SISTEM INFORMASI: PERSPEKTIF AKUNTAN

LINGKUNGAN INFORMASI
informasi adalah salah satu sumber daya bisnis. Seperti sumber daya bisnis lainnya,
bahan mentah, modal dan tenaga kerja, informasi merupakan sumber daya vital bagi
kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer. Setiap hari dalam bisnis, arus
informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan
pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhar internal. Selain itu, informasi
mengalir keluar dari organisasi ke pemakai eksternal, sepert pelanggan, pemasok,
dan para stakeholders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan. Gambar 1-1
menyajikan suatu tinjauan tentang arus informasi internal dan eksternal ini.

APAKAH SISTEM ITU?

Bagi kebanyakan orang, istilah sistem menimbulkan gambaran mental tentang
komputer dan program. Kenyataannya, istilah ini memiliki makna yang lebih luas.
Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artifisial.
Semua bentuk kehidupan, tanaman dan binatang, adalah contoh-contoh dari sistem
alam. Sistem artifisial merupakan buatan manusia.
Elemen-elemen Sebuah Sistem
Tanpa memperhatikan asal usulnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang
sarna. Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang
saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk
mencapai tujuan yang sarna (common purpose).
Komponen Ganda. Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian.
Misalnya, sebuah yoyo yang terbuat dari satu bentuk kayu dan diikatkan dengan
benang adalah sebuah sistem. Tanpa benang, yoyo tersebut bukan sebuah sistem.
Keterkaitan (relatedness). Suatu tujuan bersarna menghubungkan semua bagian
dalarn suatu sistem. Walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama
lain, semua bagian mendukung tujuan yang sarna. Jika suatu komponen tertentu

tidak memberikan kontribusi ke tujuan bersama, maka bagian itu bukan bagian dari
sistem tersebut. Misalnya, sepasang papan seluncur es dan bola voli, keduanya
merupakan komponen. Namun, mereka tidak memiliki tujuan yang sama dan
karenanya tidak membentuk satu sistem.
Sistem versus Subsistem. Pembedaan antara istilah sistem dan subsistem
semata-mata merupakan masalah perspektif. Suatu sistem disebut subsistem ketika
ia dilihat dalam kaitannya dengan sistem yang lebih besar di mana dia menjadi
bagiannya. Sebaliknya, sebuah subsistem disebut sistem ketika ia menjadi fokus
perhatian. Binatang, tumbuhan, dan bentuk kehidupan lainnya adalah sistem.
Terdapat juga subsistem dari ekosistem di mana mereka hidup. Dari perspektif yang
berbeda, para binatang dibentuk dari subsistem-subsistem yang lebih kecil, seperti
subsistem sirkulasi dan subsistem pernapasan.
Tujuan. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat juga
melayani beberapa tujuan. Apakah suatu sistem memberikan pengukuran waktu,
daya listrik, atau informasi, memberikan tujuan bagi justifikasi dasarnya. Ketika
sebuah sistem tidak lagi dapat memenuhi tujuan, ia harus diganti.
Sebuah Contoh untuk Sistem Artifisial (Buatan)
Sebuah mobil adalah contoh dari sistem artifisial atau buatan dan memenuhi definisi
sistem yang dijelaskan di atas. Untuk penyederhanaan, diasumsikan bahwa sistem
mobil hanya melayani satu tujuan: sebagai alat pengangkutan. Untuk memenuhi
tujuan itu dibutuhkan interaksi yang harmonis di antara ratusan bahkan ribuan
subsistemnya. Untuk penyederhanaan, Gambar 1-2 menggambarkan hanya
sebagian dari subsistem tersebut.
Gambar 1-2 menjelaskan dua hal penting untuk studi sistem informasi: dekomposisi
sistem dan interdependensi (saling ketergantungan) di antara subsistem.
Dekomposisi Sistem. Dekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi bagianbagian subsistem yang lebih kecil. Ini adalah cara yang nyaman untuk memaparkan,
memandang dan memahami relasi di antara subsistem. Dengan mendekomposisi
suatu sistem, kita dapat menyajikan keseluruhan sistem sebagai suatu hierarki dan
memandang hubungan antara subsistem subordinat dengan subsistem tingkat yang
lebih tinggi. Setiap subsistem subordinat melakukan satu atau lebih fungsi tertentu
untuk membantu keseluruhan sistem tingkat yang lebih tinggi mencapai tujuannya.
Gambar 1-2 menunjukkan dekomposisi sebuah mobil menjadi empat subsistem
utama: subsistem bahan bakar, subsistem mesin pendorong, subsistem listrik, dan
subsistem rem. Setiap subsistem dengan caranya yang unik berkontribusi untuk
mencapai tujuan sistem, sebagai alat pengangkutan. Subsistem tingkat kedua ini
selanjutnya didekomposisi menjadi dua atau lebih subsistem subordinat pada tingkat
ketiga. Setiap subsistem tingkat ketiga melakukan tugasnya untuk secara langsung
mendukung sistem tingkat kedua.
Interdependensi Subsistem Kemarnpuan suatu sistem untuk mencapai tujuannya
bergantung pada efektivitas fungsi dan interaksi yang harmonis di antara
subsistemnya. Jika sebuah subsistem yang vital gagal atau rusak dan tidak lagi
dapat memeimhi tugasnya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya.
Misalnya, jika pemompa bahan bakar (merupakan subsistem yang vital dalam sistem

bahan bakar) rusak, maka sistem bahan bakar gagal memenuhi tujuannya. Dengan
kegagalan sistem bahan bakar ini (merupakan subsistem vital dari sebuah mobil),
seluruh sistem gaga!. Di sisi lain, ketika sistem non-vital gagal, tujuan utama tetap
dapat dipenuhi. Misalnya, jika radio (sebuah subsistem dari sistem listrik) rusak,
mobil dapat tetap mengangkut penumpang.
Gambar 1-2

Para desainer semua jenis sistem harus mengetahui konsekuensi kegagalan sebuah
subsistem dan menyediakan tingkat kontrol yang tepat. Misalnya, seorang desainer
sistem dapat menyediakan kontrol dengan merancang sistem pendukung (backup
system atau sistem cadangan) yang bekerja ketika sistem utama gaga!. Kontrol
harus diberikan dengan dasar biaya-manfaat (cost-benefit basis). Tidak perlu dan
juga tidak ekonomis untuk mem-backup setiap subsistem. Namun demikian, backup
sangat diperlukan ketika konsekuensikonsekuensi negatif dihasiIkan dari kegagalan
sebuah subsistem. Oleh karena itu, sesungguhnya setiap mobil modem memiliki
backup sistem rem, walaupun hanya sedikit yang memiliki backup sistem stereo.
Seperti para desainer otomobil,para desainer sistem informasi harus mengidentifikasi
subsistem-subsistem yang kritikal, mengantisipasi biaya kegagalannya, dan
mendesain prosedur yang mengontrol efektivitas biayanya (cost-effective control
procedures).
KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.
Gambar 1-3 menunjukkan sistem informasi dari sebuah perusahaan manufaktur
yang didekomposisi menjadi subsistem-subsistemnya yang utama. Perhatikan
bahwa dua kelas sistem utama muncul dari dekomposisi tersebut: sistem informasi
akuntansi (SlA) dan sistem informasi manajemen (SlM). Hal yang harus ditekankan
adalah bahwa Gambar 1-3 merupakan suatu tinjauan konseptual. Suatu sistem
informasi fisik tidak akan di organisasi dalam paket yang terpisah seperti itu. Sering

kali, aplikasi SIM dan SIA akan diintegrasikan untuk mencapai efisiensi operasional.

Gambar 1-4
Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi

Pembedaan antara subsistem SIM dan SIA berpusat pada konsep sebuah transaksi,
seperti yang digambarkan dalam Gambar 1-4. Sistem informasi menerima input,
disebut transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output
informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi. Transaksi akan
dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan.
Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi
dan diproses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja. Definisi ini
mencakup peristiwa keuangan dan non-keuangan. Karena transaksi keuangan
sangat penting khususnya bagi pemahaman akuntan akan sistem informasi.
Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva
dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam
satuan moneter.Contoh: Penjualan produk ke para pelanggan, pembelian persediaan

dari para pemasok, dan pengeluaran serta penerimaan.

Transaksi non-keuangan termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh
sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi
keuangan. Misalnya, menambah seorang pemasok baru bahan mentah dalam daftar
para pemasok yang sah merupakan sebuah peristiwa yang dapat diproses oleh
sistem informasi perusahaan sebagai sebuah transaksi. Hasil dari proses tersebut
dapat berupa keputusan untuk melakukan pemesanan baru kepada pemasok baru
tersebut.
Transaksi keuangan dan non-keuangan erat terkait dan sering kali diproses oleh
sistem fisik yang sarna. Misalnya, portofolio sistem manajemen yang mengumpulkan
dan menelusuri harga-harga stok (transaksi non-keuangan). Ketika stok mencapai
harga batas (a threshold price), sistem akan otomatis melakukan pembelian atau
menjual pesanan (transaksi keuangan).
Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem-subsistem SIA memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang
secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas
tiga subsistem utama:
(1) sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system), yang
mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan
untuk para pemakai seluruh organisasi;
(2) sistem pelaporan buku besar/keuangan (general ledger/financial reporting
system), yang menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi,
neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang
ditetapkan oleh hukum.
3) sistem pelaporan manajemen (management reporting system), yang
menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus
dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran,
laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban.
Sistem Informasi Manajemen
Pihak manajemen sering kali memerlukan informasi yang melampaui kapabilitas SIA.
Ketika sebuah organisasi bertumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, wilayahwilayah fungsional yang khusus memerlukan informasi tambahan untuk perencanaan
dan kontrol produksi, peramalan penjualan, perencanaan gudang persediaan, riset
pasar, dan lain sebagainya. Sistem informasi manajemen (SIM) memproses
transaksi non-keuangan yang biasanya tidak diproses oleh SIA tradisional. Tabel 1-1
memberikan contoh tipikal dari aplikasi SIM yang berkaitan dengan wilayah-wilayah
fungsional sebuah perusahaan.

Tabel 1-1
Contoh Aplikasi SIM dalam Wilayah-wilayah Fungsional
Fungsi

Contoh Aplikasi SIM

Produksi

Sistem Perencanaan dan Kontrol Produksi Sistem

Penjadwalan Pekerjaan

Keuangan

Sistem Manajemen Portofolio Sistem

Penganggaran Modal

Pemasaran

Analisis Pasar
Pengembangan Produk Bam Analisis
Produk
Organisasi dan Penjadwalan Gudang
Penjadwalan Pengiriman
Pemuatan Kendaraan dan Model-model Alokasi

Distribusi
Personel

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia

Sistem penelusuran keahlian pekerjaan

Sistem tunjangan pegawai

Perubahan Peran Informasi Akuntansi

Sebagian keputusan manajemen memerlukan informasi yang menyatukan data
keuangan dan non-keuangan. Misalnya, seorang manajer pembelian, mengevaluasi
kinerja para pemasok, ingin mengetahui jumlah dan nilai keuangan pemesanan
persediaan dari pemasok tertentu selama periode waktu tertentu. Selain itu, manajer
tersebut juga ingin tahu jumlah pengiriman yang melampaui waktu tunggu normal,
dan setiap kondisi habisnya persediaan yang disebabkan oleh telatnya pengiriman.
Informasi yang terintegrasi seperti itu, jika dapat disediakan semuanya, secara
tradisional dihasilkan dari aplikasi SIA dan SIM yang berfungsi secara independen.
Aplikasi SIA akan memberikan data biaya pembelian, sementara waktu pengiriman
dan data habisnya persediaan (jika ada) akan datang dari aplikasi SIM. Kedua
rangkaian data ini kemudian akan diintegrasikan dan dilaporkan kepada manajer.
Tugas untuk memberikan para manajer informasi-informasi yang terintegrasi akan
menjadi tidak efisien dan mahal ketika sistem pendukung informasinya tidak
terintegrasi. Juga, kurangnya koordinasi di antara sistem keuangan dan nonkeuangan dapat menghasilkan informasi yang tidak dapat diandalkan, yang akhirnya
akan menghasilkan keputusan manajemen yang buruk.
Untuk memperbaiki efisiensi operasional dan mendapatkan keuntungan kompetitif
dalam pasar, banyak organisasi merekayasa kembali teknologi sistem informasinya
(reengineered) untuk memasukkan kedua sistem, SIA dan SIM tersebut. Tindakan ini
telah mempengaruhi peran tradisional akuntan ketika kemudian mereka memiliki
tanggung jawab baru untuk menghasilkan data non-keuangan yang dapat
diandalkan.
Mengapa Membedakan SIA dan SIM?
Berdasarkan perubahan-perubahan yang muncul dalam akuntansi, perlukah
membedakan antara SIA dan SIM? Jawaban untuk pertanyaan ini adalah "ya".
Organisasi-organisasi yang dikelola secara publik harus menyediakan laporan
keuangan untuk pihak-pihak eksternal yang berkepentingan. Pihak manajemen, para
akuntan, dan kantor akuntan publik memiliki tanggung jawab hukum atas desain,
operasi, kontrol, dan audit dari aplikasi SIA yang mempengaruhi laporan keuangan.

Pada dasarnya, aplikasi SIM juga penting bagi perusahaan. Namun demikian,
standar hukum dan profesi yang mencirikan SIA jelas membedakannya dari SIM.
Dengan meningkatnya integrasi antara sistem keuangan dan non-keuangan, maka
manajemen organisasi, profesional sistem dan para akuntan membutuhkan sebuah
model konseptual yang merefleksikan perbedaan yang penting ini.
SUBSISTEM SIA
Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)
Sistem Pemrosesan Transaksi (transaction processing system) merupakan pusat
dari seluruh fungsi sistem informasi dengan:
Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan
Mencatat transaksi keuangan dalam record akuntansi (jurnal dan buku besar)
Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk
mendukung kegiatan operasi harian mereka.
Sistem pemrosesan transaksi menangani peristiwa-peristiwa bisnis yang muncul
secara berkala. Pada situasi seperti sekarang ini, sebuah perusahaan dapat
berhadapan dengan ribuan transaksi. Untuk dapat secara efisien menangani volume
transaksi sebesar itu, jenis-jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan dalam siklus
transaksi. SPT terdiri atas tiga siklus transaksi: sikus pendapatan, siklus
pengeluaran, dan siklus konversi. Setiap siklus menangkap dan memproses jenis
transaksi keuangan yang berbeda.
Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan (General Ledger/Financial Reporting
System)
Sistem buku besar (SBB) dan sistem pelaporan keuangan (SPK) adalah dua
subsistem yang saling erat terkait. Namun demikian, karena interdependensi
operasional mereka, keduanya dipandang sebagai suatu sistem tunggal yang
integratif (SBB/PK). Besarnya input ke SBB datang dari siklus 'transaksi. Rangkuman
aktivitas siklus transaksi ini diproses oleh SBB untuk memperbarui akun-akun kontrol
buku besar. Transaksi lainnya yang tidak terlalu sering, seperti transaksi stok,
merger, dan penyelesaian tuntutan hukum, di mana mungkin siklus pemrosesan
formal tidak terjadi, juga memasuki SBB melalui sumber alternatif.
Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan status sumber daya
keuangan dan perubahan dalam sumber daya-sumber daya tersebut. SPK
mengkomunikasikan informasi ini terutama kepada pemakai eksternal. Jenis
pelaporan ini disebut nondiscretionary (tidak bebas untuk menentukan) karena
organisasi memiliki sedikit atau tidak ada sama sekali pilihan dalam informasi yang
disediakannya. Kebanyakan dari informasi ini terdiri atas laporan keuangan
tradisional, pengembalian pajak, dan dokumen hukum lainnya.
Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)
Sistem pelaporan manajemen (SPM) menyediakan informasi keuangan internal yang
diperlukan untuk memanajemen sebuah bisnis. Para manajer harus segera
menangani banyak masalah bisnis hari demi hari, juga rencana dan kontrol atas
kegiatan operasi mereka. Para manajer memerlukan informasi yang berbeda untuk
berbagai jenis keputusan yang harus dilakukan. Laporan-laporan tipikal yang
diproduksi oleh SPM meliputi anggaran, laporan varian, analisis biaya-volume-laba,

dan laporan-laporan yang menggunakan data biaya lancar (bukan yang historis).
Jenis pelaporan ini disebut pelaporan discretionary (bebas untuk menentukan)
karena organisasi dapat memilih informasi apa yang ingin dilaporkan dan bagaimana
menyajikannya.
SEBUAH MODEL UMUM UNTUK SIA
Gambar 1-5 menyajikan model umum untuk mengkaji aplikasi SIA. Model ini
merupakan model umum karena ia menggambarkan semua sistem informasi, tanpa
memperhitungkan arsitektur teknologinya. Elemen-elemen model umum ini adalah
pemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data, manajemen
database, penghasil informasi dan umpan balik.
Gambar 1-5
Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi

Pemakai Akhir (End User)

Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok umum: eksternal dan internal. Pemakai
eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial,
agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan pelanggan.
Pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel
operasi. Berlawanan dengan pelaporan eksternal, organisasi memiliki cukup
kebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai internal. Walaupun terdapat
konvensi-konvensi dan praktik-praktik yang telah diterima dengan baik, pelaporan
internal ditentukan terutama oleh apa yang membuat pekerjaan terselesaikan. Para
desainer sistem, termasuk para akuntan, harus menyeimbangkan keinginan para
pemakai internal dengan kebutuhan hukum dan ekonomi. seperti misalnya kontrol
yang cukup dan keamanan, pertanggungjawaban yang benar, dan biaya untuk
menyediakan informasi dalam bentuk alternatif. Jadi, pelaporan internal menghadapi
tantangan yang tidak terlalu terstruktur dan pada umumnya lebih sulit dari pelaporan
eksternal. Di sisi lain, pelaporan ini merupakan ladang yang terbuka untuk
percobaan, penemuan, dan inovasi.

Data Versus Informasi

Data adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum, atau
diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Sebaliknya,
informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan
atau tidak dilakukan. Informasi sering kali didefinisikan sebagai data yang diproses.
Definisi ini tidak memadai. Informasi ditentukan oleh efeknya pada para pemakai,
bukan oleh bentuk fisiknya. Misalnya, seorang agen pembelian menerima laporan
harian daftar item-item persediaan bahan mentah pada tingkat yang rendah. Laporan
ini menyebabkan agen tersebut melakukan pemesanan yang lebih untuk persediaan.
Fakta dalam laporan ini memiliki kandungan informasi untuk agen pembelian. Namun
demikian, laporan yang sama di tangan manajer personel semata-mata merupakan
kumpulan fakta, atau data, tidak menyebabkan tindakan apa pun dan tidak memiliki
kandungan informasi.
Kita dapat melihat dari contoh ini bahwa informasi bagi seseorang dapat merupakan
data bagi orang lain. Jadi, informasi bukan sekadar fakta yang diproses dalam suatu
laporan formal. Informasi memungkinkan para pemakainva melakukan tindakan yang
menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian, dan melakukan keputusan. Kita
harus memperhatikan bahwa tindakan tersebut tidak niscaya merupakan tindakan
fisik. Misalnya, seorang agen pembelian yang menerima laporan yang menunjukkan
tingkat persediaan yang cukup akan merespons dengan tidak melakukan apa-apa.
Tindakan agen itu untuk tidak melakukan apa-apa adalah suatu keputusan yang
sadar, dipicu oleh informasi dan berbeda dengan tidak melakukan apa-apa karena
tidak diberi informasi.
Distingsi antara data dan informasi memiliki implikasi yang luas dalam
mempelajari sistem informasi. Jika output dari sistem informasi gagal menyebabkan
pemakainya melakukan tindakan, sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhan
apapun dan telah gagal dalam memenuhi tujuan utamanya.
Sumber Data
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari
sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan sumber
data yang umum bagi kebanyakan organisasi. Termasuk dalam transaksi ini adalah
pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luar
perusahaan. Misalnya, penjualan barang-barang dan jasa, pembelian persediaan,
penerimaan kas, dan pengeluaran kas (termasuk gaji). Transaksi keuangan internal
melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam organisasi. Termasuk
dalam transaksi ini adalah pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses
(WIP), aplikasi tenaga kerja dan overhead ke WIP, transfer WIP ke persediaan
barang jadi, serta penyusutan pabrik dan peralatan.
Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki
sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. Dalam banyak hal,
tahap ini merupakan tahap penting dalam sistem. Jika transaksi yang salah
memasuki pengumpulan data tanpa terdeteksi, sistem mungkin akan memproses
kesalahan dan menghasilkan output yang keliru dan tidak dapat diandalkan. Hal ini,
akhirnya, dapat menghasilkan tindakan yang salah dan keputusan yang buruk dari
pihak pemakai.

Terdapat dua aturan yang mengatur desain prosedur pengumpulan data: relevan dan
efisiensi. Sistem informasi seharusnya hanya menangkap data-data yang relevan.
Tugas mendasar dari seorang sistem desainer adalah untuk menentukan apa yang
relevan dan apa yang tidak relevan. la melakukannya dengan menganalisis
kebutuhan pemakai. Akhirnya, hanya data yang memberi kontribusi pada informasi
(seperti yang didefinisikan sebelumnya) yang relevan. Tahap pengumpulan data
harus didesain untuk menyaring fakta-fakta yang tidak relevan dari sistem.
Prosedur pengumpulan data yang efisien didesain untuk mengumpulkan data hanya
sekali. Data-data ini kemudian dapat digunakan untuk banyak pemakai. Menangkap
data yang sama lebih dari satu kali dapat mengarah ke pemborosan dan tidak
konsisten. Sistem informasi memifiki pengumpulan, pemrosesan, dan kapasitas
penyimpanan data yang terbatas. Data yang berlebihan akan membuat fasilitas
kelebihan beban dan mengurangi efisiensi sistem secara keseluruhan. Inkonsistensi
di antara data-data yang berlebihan dapat menimbulkan tindakan yang tidak tepat
dan keputusan yang buruk.
Pemrosesan Data
Sekali dikumpulkan, data biasanya perlu diproses untuk menghasilkan informasi.
Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai
kompleks. Misalnya, algoritma matematika (seperti model program linear) digunakan
untuk aplikasi penjadwalan produksi; teknik-teknik statistik untuk peramalan
penjualan; dan prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan yang
digunakan dalam aplikasi akuntansi.
Manajemen Database
Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan nonkeuangan. Kami menggunakan istilah database dalam arti umum. la dapat berupa
filing cabinet atau sebuah disket komputer. Tanpa memperhatikan bentuk fisik
database, kita dapat menampilkan isinya dalam hierarki yang logis. Tingkat-tingkat
dalam hierarki dataatribut, record, dan filediilustrasikan dalam Gambar 1-6.
Atribut Data. Atribut data merupakan bagian berpotensi menjadi data yang berguna
dalam database. Sebuah atribut merupakan karakteristik yang logis dan relevan dari
sebuah entitas tentang apa yang ditangkap sebuah perusahaan dari data. Atributatribut yang ditunjukkan dalam Gambar 1-6 adalah logis karena mereka semua
secara masuk akal berkaitan dengan suatu entitas umumpiutang dagang. Setiap
atribut tersebut relevan karena ia menyumbang ke isi informasi dari seluruh
rangkaian. Buktinya, tidak adanya satu atribut yang relevan akan mengurangi atau
menghancurkan kandungan informasi dari rangkaian tersebut. Tambahan data yang
tidak relevan dan tidak logis tidak akan menambah nilai kandungan informasi
rangkaian tersebut.

Record. Sebuah record merupakan satu rangkaian atribut yang lengkap untuk satu
peristiwa dalam satu kelas entitas. Misalnya, nama, alamat dan saldo dari pelanggan
tertentu1 merupakan satu peristiwa (atau record) dalam kelas piutang dagang. Untuk
menemukar. record khusus dalam database, kita harus mampu mengidentifikasinya
secara berbeda. Karenanya, setiap record dalam database harus unik setidaknya
dalam satu atribut. x Alat untuk mengidentifikasi yang unik ini merupakan primary key
(kunci utama). Karena tida ada atribut alami (seperti nama pelanggan) yang dapat
menjamin keunikan, kita biasanya membuat kunci-kunci buatan untuk record-record
tersebut. Kunci untuk record piutang dagang dalam Gambar 1-6 adalah nomor akun
pelanggan. Ini merupakan satu-satunya alat untuk mengidentifikasi keunikan dalan
kelas tersebut. Atribut lainnya memiliki nilai yang jugaj dapat muncul dalam record
lainnya. Misalnya, pelanggan yang banyak mungkin memiliki nama, jumlah
penjualan, batas kredit, dan saldo yang sama. Menggunakan salah satu atribut ini
sebagai kunci untuk menemukan suatu record dalam database yang besar
merupakan pekerjaan yang sulit. Namun demikian, atribut-atribut yang tidak unik ini
sering
digunakan
sebagai
secondary
keys
(kunci
sekunder)
untuk
mengkategorisasikan data. Misalnya, atribut saldo dapat digunakan untuk
menyiapkan satu daftar pelanggan dengan saldo yang lebih besar dari $10,000.
File. Sebuah file merupakan satu rangkaian record yang lengkap dari sebuah kelas
identik. Misalnya, semua record piutang dagang dari organisasi membentuk file
piutang dagang. Dengan cara yang sama, file-file dibentuk untuk kelas-kelas record
lainnya seperti persediaan. utang dagang, dan gaji. Database organisasi merupakan
keseluruhan kumpulan file-file tersebut...
Tugas Manajemen Database (database management tasks). Manajemen
database memiliki tiga tugas mendasar, yaitu penyimpanan, perbaikan {retrieval),
danpenghapusan. Tugas penyimpanan menetapkan kunci-kunci untuk record-record
yang baru dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database. Perbaikan
merupakan tugas untuk menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada dari
database untuk diproses. Setelah pemrosesan selesai, tugas penyimpanan

menyimpan kembali data yang sudah diperbarui itu untuk ditempatkan dalam
database. Penghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanen
record yang sudah usang atau berlebihan dari database.
Penghasil Informasi
Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan
menyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi dapat berupa dokumen
operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesan di
layar komputer. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna
memiliki karakteristik berikut ini: relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan
merupakan rangkuman.
Relevan. Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan
demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajef atau tugas petugas
administrasi. Kita telah menentukan bahwa hanva data yang relevan dengan
tindakan pemakai yang memiliki kandungan informasi. Oleh karena itu, sistem
informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporannya. Laporan
yang berisi data tidak relevan hanya memboroskan sumber daya dan tidak produktif
bagi pemakai. Data yang tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporan
yang sebenarnya dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak
benar.
Tepat waktu. Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan
kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang
didukungnya. Misalnya, jika seorang manajer melakukan keputusan setiap hari untuk
membeli persediaan dari seorang pemasok berdasarkan status laporan persediaan,
maka informasi dalam laporan itu harus berumur tidak lebih dari sehari.
Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun
demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikuantifikasi. Materialitas
tidak memiliki nilai yang absolut; ia merupakan konsep masalah-spesifik {problemspesific concept). Ini berarti bahwa, dalam beberapa kasus, informasi harus akurat
sempurna. Pada kejadian lain, tingkat akurasi mungkin lebih rendah. Kesalahankesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan
pemakai melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang
diperlukan. Kita kadang-kadang harus mengorbankan keakuratan yang absolut untuk
memperoleh informasi yang tepat waktu. Sering kali, informasi yang sempurna tidak
dapat disediakan dalam kerangka waktu keputusan pemakai. Oleh karena itu, dalam
menyiapkan informasi, para desainer sistem mencari keseimbangan antara informasi
seakurat mungkin, tetapi tetap cukup tepat waktu, agar berguna.
Lengkap. Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan
keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Misalnya, sebuah laporan harus
menyajikan semua perhitungan yang diperlukan dan menyajikan pesannya dengan
jelas dan tanpa ambigu.
Rangkuman. Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Manajer tingkatlebih rendah cenderung memerlukan informasi yang sangat rinci.
Semakin arus informasi mengalir ke atas melalui organisasi ke manajemen atas,
semakin ia dirangkumkan. Nanti di bagian selanjutnya dalam bab ini, kita akan

melihat dengan lebih dekat efek dari struktur organisasi dan tingkat manajerial
terhadap pelaporan informasi.
Umpan Balik
Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai
suatu sumber data. Umpan balik dapat bersif at internal atau eksternal dan
digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses. Misalnya, status laporan
persediaan menandakan kepada petugas kontrol persediaan bahwa item-item
persediaan telah jatuh pada tingkat minimum yang diizinkan, atau bahkan lebih
rendah. Umpan balik internal dari informasi ini akan memulai proses pemesanan
untuk mengisi persediaan. Dengan cara yang sama, umpan balik eksternal tentang
tingkat tertagihnya utang pelanggan dapat digunakan untuk menyesuaikan kebijakan
pemberian kredit perusahaan
Tujuan Sistem Informasi
Setiap organisasi harus menyesuaikan sistem inf ormasinya dengan kebutuhan
pemakainya. Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun demikian, terdapat tiga tujuan
utama yang umum bagi semua sistem. yaitu:
1. Untuk
mendukung
fungsi
kepengurusan
(stewardship)
manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber
daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang
kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan
tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak
manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan
pertanggungjawaban.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi
memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan
tanggung jawab pengambilan keputusan.
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi
menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka
melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
AKUISISI SISTEM INFORMASI
Kami menyimpulkan bagian ini dengan diskusi singkat tentang bagaimana organisasi
memperoleh sistem informasi. Biasanya, mereka melakukannya dengan dua cara:
(1) mereka mengembangkan sistem yang dibakukan dari awal melalui aktivitas
pengembangan sistem in-house dan (2) mereka membeli sistem komersial yang
sudah diprogram dari para pemasok perangkat lunak. Organisasi-organisasi besar
dengan kebutuhannya yang unik dan berubah secara berkala perlu terlibat dalam
pengembangan in-house. Proses formal yang dapat mewujudkannya disebut siklus
hidup pengembangan sistem (system development life cycle). Perusahaanperusahaan yang lebih kecil dan firma-firma lebih besar yang membutuhkan
informasi terstandardisasi merupakan pasar utama dari perangkat lunak komersial.
Tiga jenis perangkat lunak komersial adalah turnkey system, backbone system, dan
vendor-supported system.

Turnkey systems merupakan sistem yang sudah selesai dan sudah diuji dan siap
untuk diimplementasikan. Biasanya, mereka merupakan sistem dengan tujuan-umum
{general-purpose system) atau sistem yang dibakukan untuk industri spesifik. Dalam
kasus lain, pemakai akhir harus memiliki praktik bisnis standar yang memungkinkan
penggunaan sistem "canned" atau sistem "off-the-shelf. Namun, sistem turnkey yang
lebih baik memiliki opsi perangkat lunak built-in yang memungkinkan pemakainya
membakukan input, output, dan memprosesnya melalui pilihan-pilihan menu. Namun
demikian, mengkonfigurasi sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai merupakan
tugas yang sulit. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan {enterprise resource
planning systemsERP) seperti Oracle, SAP, J.D. Edwards dan People Soft
merupakan contoh-contoh pendekatan ini untuk mengimplementasikan sistem.
Sistem ERP didiskusikan kemudian dalam bab ini.
Backbone systems terdiri atas sebuah struktur sistem dasar untuk dibangun.
Logika pemrosesan utamanya adalah pra-pemrograman, dan pemasoknya
kemudian mendesain perangkat pemakai untuk disesuaikan dengan kebutuhan unik
setiap kliennya. Sebuah backbone system merupakan suatu kompromi antara
custom system dan turnkey system. Pendekatan ini dapat memproduksi hasil yang
sangat memuaskan, tetapi membakukan sistemnya bisa menuntut biaya besar.
Vendor-supported systems merupakan sistem baku (atau dibakukan) yang dibeli
organisasi secara. komersial, bukannva dikembangkan secara in-house. Di bawah
pendekatan ini, pemasok perangkat lunaknya mendesain, mengimplementasikan,
dan memelihara sistem untuk klien-kliennya. Ini merupakan pilihan yang populer di
kalangan organisasi kesehatan dan jasa hukum yang membutuhkan sistem yang
kompleks tetapi ukurannya tidak memadai untuk membenarkan penyewaan seorang
staf pengembangan sistem in-house. Tentu saja, ini menjadi pilihan yang populer
bagi banyak organisasi yang secara tradisional bergantung pada pengembangan
sistem in-house tetapi kemudian memilih untuk dikerjakan oleh pihak luar. Pada
tahun-tahun terakhir, kantor akuntan publik telah memperluas keterlibatan mereka
dalam vendor-supported market.
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan
akuntabilitas (pertanggungjawaban) seluruh organisasi. Arus ini digambarkan dalam
Gambar 1-7. Perusahaan mencapai seluruh tujuannva dengan membangun tujuan
yang dapat diukur secara keuangan untuk unit-unit operasionalnya. Misalnya,
informasi anggaran mengalir ke bawah. Ini merupakan mekanisme di mana
manajemen senior membawa standar yang harus dipenuhi oleh subordinatnya,
untuk kemudian diukur pada periode yang akan datang. Hasil dari tindakan
subordinat, dalam bentuk informasi kinerja, mengalir ke atas ke manajemen senior.
Pemahaman akan pola distribusi tanggung jawab, otoritas, dan pertanggungjawaban
merupakan hal yang mendasar untuk menilai kebutuhan informasi pemakai.
SEGMEN BISNIS
Organisasi bisnis terdiri atas unit-unit atau segmen-segmen fungsional. Perusahaan
melakukan organisasi ke dalam segmen-segmen untuk mempromosikan efisiensi
internal melalui spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumber daya biaya-efektif
(cost-effective resource allocation). Para manajer dalam suatu segmen dapat
memusatkan perhatian mereka pada wilayah tanggung jawab yang sempit untuk

mencapai tingkat efisiensi operasi yang lebih tinggi.

Gambar 1-7
Arus Tanggung jawab, Otoritas, dan Pertanggungjawaban dalam Organisasi

Terdapat beberapa cara untuk mensegmentasikan sebuah perusahaan. Tiga

pendekatan yang paling umum meliputi segmentasi dengan:
1. Lokasi Geografis. Banyak organisasi memiliki kegiatan operasional yang
menyebar di seluruh negara dan dunia. Mereka melakukannya untuk
mendapatkan akses ke sumber daya, pasar, atau jalur distribusi. Salah satu cara
yang nyaman untuk mengatur kegiatan operasi ini adalah dengan
mengorganisasikan manajemen perusahaan di sekitar segmen geografis sebagai
suatu entitas kuasi-otonomi (kuantitas setengah otonom).
2. Jalur Produk. Perusahaan yang memproduksi produk dengan tingkat diversifikasi
tinggi sering mengorganisasi di sekitar jalur produk, menciptakan divisi terpisah
untuk tiap jalur produk. Segmentasi produk memungkinkan organisasi untuk
mengabdikan spesialisasi manajemen, tenaga kerja, dan sumber daya untuk
mensegmentasikan secara terpisah, hampir seolah-olah mereka merupakan
perusahaan yang terpisah.
3. Fungsi Bisnis. Segmentasi fungsional membagi organisasi menjadi wilayahwilayah tanggung jawab yang terspesialisasi berdasarkan tugas. Wilayah-wilayah
fungsional ini ditentukan menurut arus sumber daya utama di seluruh
perusahaan. Contoh'-contoh segmen fungsi bisnis adalah pemasaran, produksi,
keuangan, dan akuntansi.
Sebagian perusahaan menggunakan lebih dari satu metode segmentasi. Misalnya,
konglomerat internasional dapat mensegmentasikan kegiatan operasionalnya
pertama-tama secara geografis, kemudian menurut produk dalam tiap wilayah
geografis, dan kemudian secara fungsional dalam tiap segmen produk.
SEGMENTASI FUNGSIONAL

Segmentasi menurut fungsi bisnis merupakan metode pengorganisasian yang paling umum. Untuk
menggambarkannya, kita akan mengasumsikan sebuah perusahaan manufaktur yang menggunakan
sumber daya-sumber daya berikut ini: bahan baku, tenaga kerja, modal keuangan, dan informasi. Tabel
1-2 menunjukkan hubungan antara segmen-segmen fungsional dan sumber dayanya.
Judul fungsi dan bahkan fungsi itu sendiri sangat bervariasi di antara organisasi, bergantung pada
ukuran dan jalur bisnis tersebut. Suatu entitas yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat (public
utility) mungkin lingkup pemasarannya lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan manufaktur
mobil. Sebuah organisasi jasa mungkin tidak memiliki fungsi produksi formal dan sedikit pekerjaan
untuk mengatur persediaan. Sebuah perusahaan mungkin menvebut sumber daya tenaga kerjanya
sebagai personel sementara yang lain menggunakan istilah sumber daya manusia (human resources).
Ingatlah variasi-variasi ini, kita nanti akan mendiskusikannya secara singkat area-area fungsional dari
perusahaan hipotetis seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 1-8. Karena pentingnya mempelajari
sistem informasi ini, fungsi akuntansi dan jasa komputer dipaparkan secara terpisah dan lebih
mendetail.
Tabel 1-2

Manajemen Bahan Baku

Tujuan dari manajemen bahan baku adalah untuk merencanakan dan mengontrol persediaan bahan
baku perusahaan. Sebuah perusahaan manufaktur harus memiliki persediaan yang cukup di tangan
untuk memenuhi kebutuhan persediaarmya dan tetap harus menghindari tingkat persediaan yang
berlebih. Setiap dolar yang diinvestasikan dalam persediaan merupakan satu dolar yang tidak
memberikan pendapatan. Selanjutnya, persediaan yang menganggur dapat menjadi usang, hilang, atau
dicuri. Idealnya, sebuah perusahaan akan mengkoordinasi persediaan yang datang dari pemasok
sedemikian sehingga mereka langsung dipindahkan ke proses produksi. Namun demikian, sematamata agar praktis, kebanyakan organisasi mempertahankan persediaan pengaman untuk menyimpan
persediaan itu selama waktu tunggu, antara waktu pemesanan persediaan dengan waktu datangnya
persediaan. Kita lihat dalam Gambar 1-8 bahwa manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi:
Pembelian bertanggung jawab untuk memesan persediaan dari para pemasok ketika tingkat

persediaan mencapai titik pemesanan kembali (reorder poin t). Hakikat tugas ini bervariasi di
ant organisasi. Pada sebagian kasus, pembelian tidak lebih dari sekadar mengirimkan pemesan
pembelian ke pemasok yang ditunjuk. Pada kasus lainnya, tugas ini meliputi juga pengaju

penawaran harga di antara pada pemasok yang berkompetisi. Hakikat bisnis dan jenis persedia
menentukan cakupan fungsi pembelian.
Penerimaan adalah tugas untuk menerima persediaan yang sebelumnya dipesan oleh bagian
pembelian. Aktivitas penerimaan meliputi perhitungan dan pengecekan kondisi fisik itemitem tersebut. Kegiatan ini mungkin merupakan kesempatan pertama perusahaan, mungkin
hanya satu-satunya, untuk mendeteksi pengiriman yang tidak lengkap dan barang dagang
yang rusak sebelum mereka dipindahkan ke proses produksi.
Penyimpanan meliputi pengawasan fisik atas persediaan yang diterima dan mengeluarkan
persediaan tersebut ke proses produksi, sesuai kebutuhan.
Produksi
Aktivitas produksi muncul dalam siklus konversi (conversion cycle) di mana bahan baku
mentah, tenaga kerja, dan aktiva pabrik digunakan untuk menciptakan produk jadi. Aktivitasaktivitas spesifik ditentukan oleh sifat dasar produk yang dimanufaktur. Secara umum,
aktivitas-aktivitas tersebut dibagi menjadi dua kelas utama: (1) aktivitas manufaktur utama
dan (2) aktivitas pendukung produksi. Aktivitas manufaktur utama membentuk dan merakit
bahan baku mentah menjadi produk jadi. Aktivitas pendukung produksi memastikan bahwa
aktivitas manufaktur utama beroperasi secara efisien dan efektif. Dalam hal ini termasuk,
tetapi tidak dibatasi, jenis-jenis aktivitas berikut ini:
Perencanaan produksi meliputi penjadwalan arus bahan baku, tenaga kerja, dan mesin-mesin
agar memenuhi kebutuhan produkssi secara efisien. Hal ini memerlukan informasi tentang
status pesanan penjualan, persediaan bahan baku mentah, persediaan barang jadi, mesin, serta
ketersediaan tenaga kerja.
Kontrol kualitas memonitor proses manufaktur pada berbagai titik untuk memastikan bahwa
produk jadi memenuhi standar kualitas perusahaan. Kontrol kualitas yang efektif akan
mendeteksi masalah lebih cepat untuk memfasilitasi tindakan perbaikan. Gagal melakukannya
akan menghasilkan pemborosan yang berlebihan dari bahan baku dan tenaga kerja.
Pemeliharaan menjaga mesin-mesin perusahaan dan fasilitas manufaktur lainnya dalam
menjalankan pesanan. Proses manufaktur bergantung pada pabrik dan peralatannya dan tidak
bisa mentolerir kerusakan selama periode-periode puncak produksi. Oleh karena itu, kunci
kegiatan pemeliharaan adalah pencegahanpenjadwalan pemindahan peralatan dari kegiatan
operasi ke kegiatan pembersihan, dan perbaikan. Banyak perusahaan manufaktur telah
mengembangkan program pemeliharaan preventif. Untuk merencanakan dan
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini, para teknisi pemeliharaan memerlukan informasi
yang ekstensif tentang sejarah pemakaian peralatan dan jadwal produksi yang akan datang.
Pemasaran
Pasar perlu mengetahui dan memiliki akses ke produk-produk perusahaan. Fungsi pemasaran
berkaitan dengan masalah-masalah strategis dari promosi produksi, iklan, dan riset pasar. Pada tingkat
operasional, pemasaran melakukan kegiatan-kegiatan setiap hari seperti memasukkan pesanan
penjualan.

Distribusi
Distribusi merupakan kegiatan untuk mengirimkan produk ke pelanggan setelah penjualan. Kegiatan
ini merupakan langkah yang kritikal. Kebanyakan dapat melakukan kesalahan sebelum pelanggan
memiliki produk tersebut. Perbedaan yang terlalu jauh antara penerimaan pesanan dan pengisian
pesanan, pengiriman yang salah, atau barang dagang yang rusak, dapat menimbulkan ketidakpuasan

pelanggan dan kehilangan penjualan. Pertama-tama, sukses bergantung pada pengisian pesanan secara
akurat di gudang, pengepakan barang secara benar, dan mengirim pesanan tersebut secepatnya kepada
pelanggan.

Personel
Pegawai yang kompeten dan dapat diandalkan merupakan sumber daya yang berharga bagi sebuah
bisnis. Tujuan fungsi personel adalah dengan efektif mengatur sumber daya ini. Fungsi. personel yang
dikembangkan dengan baik meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan yang berkelanjutan, konseling,
evaluasi, relasi tenaga kerja; dan administrasi kompensasi.

Keuangan
Fungsi keuangan memanajemen sumber daya keuangan perusahaan melalui kegiatan perbankan dan
perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran kas, dan penerimaan kas. Karena
hakikat siklus bisnis, kebanyakan perusahaan berada antara posisi kelebihan dana dan kekurangan kas.
Dalam menanggapi pola arus kas ini, perencanaan keuangan mencari investasi yang menguntungkan
dalam saham dan aktiva-aktiva lainnya serta jalur kredit yang berbiaya rendah dari bank. Fungsi
keuangan juga mengadministrasi arus kas masuk dan keluar setiap hari perusahaan.

FUNGSI AKUNTANSI
Fungsi akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan. Dalam hal ini, fungsi ini
memainkan dua peran penting dalam pemrosesan transaksi. Pertama, akuntansi menangkap dan
mencatat efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan. Dalam hal ini termasuk peristiwa-peristiwa
seperti pergerakan bahan baku mentah dari gudang ke produksi, pengiriman produk jadi ke pelanggan,
dan pembebanan kewajiban keuangan.
Kedua, fungsi akuntansi mendistribusikan informasi transaksi ke personel-personel operasi untuk
mengkoordinasi tugas-tugas utama mereka. Kegiatan akuntansi yang secara langsung memberikan
kontribusi ke operasi bisnis antara lain kontrol persediaan, akuntansi .biaya, penggajian, utang dagang,
piutang dagang, penagihan, akuntansi aktiva tetap, dan buku besar. Kita akan membicarakan setiap
kegiatan ini secara spesifik di bab-bab setelah ini. Namun, untuk saat ini, kita perlu mempertahankan
pandangan yang luas terhadap akuntansi untuk memahami peran fungsionalnya dalam organisasi.

Nilai Informasi
Nilai informasi bagi seorang pemakai ditentukan oleh reliabilitas (keandalan) informasi tersebut.

Kita telah melihat sebelumnya bahwa tujuan informasi adalah mengarahkan pemakai ke
tindakan yang diperlukan. Agar hal itu terjadi, informasi harus memiliki atribut-relevan,
lengkap, merupakan rangkuman, dan tepat waktu. Ketika atribut-atribut ini secara konsisten
disajikan, informasi memiliki reliabilitas (dapat diandalkan) dan bernilai bagi pemakai.
Informasi yang tidak dapat diandalkan tidak memiliki nilai. Paling tidak, ia telah
memboroskan sumber daya. Implikasi yang lebih negatif dari informasi yang tidak dapat
diandalkan adalah bahwa ia dapat mengarahkan ke keputusan yang disfungsional. Perhatikan
contoh berikut ini:
Seorang manajer pemasaran menandatangani sebuah kontrak dengan seorang pelanggan
untuk menyediakan suatu produk dalam jumlah besar pada tanggal tertentu. Ia melakukan
keputusan ini berdasarkan informasi dari tingkat persediaan barang jadi. Namun
demikian, karena pencatatan yang salah, informasi ini menjadi tidak benar. Tingkat
persediaan aktual dari produk tersebut tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan, dan
kuantitas yang diperlukan tidak dapat dimanufaktur pada tanggal yang ditentukan. Gagal
untuk memenuhi syarat kontrak dapat mengakibatkan litigasi (tuntutan hukum).

Keputusan penjualan yang buruk ini merupakan hasil dari informasi yang cacat. Keputusan
yang efektif memerlukan informasi yang memiliki tingkat reliabilitas tinggi.
Independensi Akuntansi
Kebutuhan untuk memastikan reliabilitas informasi akuntansi menempatkan fungsi akuntansi
dalam posisi yang unik dalam organisasi. Reliabilitas informasi terletak terutama pada konsep
akuntansi independensi. Secara sederhana dikatakan, kegiatan aiuntansi harus terpisah dan
independen dari wilayah-wilayah fungsional lainnya untuk mempertahankan pengawasan
sumber daya fisik. Misalnya, akuntansi memonitor dan mencatat pergerakan bahan baku
mentah ke produksi dan penjualan barang jadi ke pelanggan. Akuntansi mengotorisasi
pembelian bahan baku mentah dan pengeluaran pembayaran kas kepada para pemasok dan
pegawai. Akuntansi mendukung fungsi-fungsi ini dengan informasi tetapi tidak secara aktif
berpartisipasi dalam kegiatan fisiknya. Keputusan pemakai yang efektif memerlukan
informasi vital seperti itu, yang diberikan oleh sumber independen, untuk memastikan
integritas informasi.
FUNGSI JASA KOMPUTER
Kembali ke Gambar 1-8, wilayah terakhir untuk didiskusikan adalah fungsi jasa komputer
(computer service function). Seperti akuntansi, fungsi jasa akuntansi berkaitan dengan sumber
daya informasi. Kegiatan-kegiatannya dapat diorganisasikan dalam sejumlah cara yang
berbeda. Salah satu strukrur yang ekstrim adalah pendekatan pemrosesan data terpusat (centralized data processing); pada titik ekstrim yang lain adalah pendekatan pemrosesan data
distribusi (distributed data processing). Kebanyakan struktur organisasi terletak di antara
kedua ekstrim ini dan menerapkan elemen-elemen dari kedua pendekatan.
Pemrosesan Data Terpusat
Di bawah model pemrosesan data terpusat, semua pemrosesan data dilakukan oleh satu atau
lebih komputer besar yang ditempatkan di bagian tengah yang melayani semua pemakai dalam
organisasi. Gambar 1-9 menggambarkan pendekatan ini di mana kegiatan jasa komputer
dikonsolidasikan dan diatur sebagai sumber daya organisasi yang digunakan bersama. Pemakai akhir
berkompetisi untuk sumber daya ini menurut kebutuhan. Fungsi jasa komputer biasanya diperlakukan
sebagai sebuah pusat biaya yang biaya operasionalnya dibebankan kembali ke pemakai akhir. Gambar
1-8 mengilustrasikan sebuah fungsi jasa komputer terpusat. Gambar 1-10 menunjukkan wilayahwilayah operasi jasa komputer secara lebih rinci. Termasuk dalam hal ini adalah administrasi
database, pemrosesan data, serta pengembangan dan pemeliharaan sistem. Fungsi kunci dari setiap
wilayah ini dijelaskan kemudian.
Gambar 1-9
Pendekatan Pemrosesan Data Terpusat

Administrasi Database. Perusahaan yang diorganisasi secara terpusat mempertahankan sumber daya
data mereka pada lokasi sentral yang digunakan bersama oleh semua pemakai akhir. Dalam
pengaturan pemakaian bersama data ini, satu kelompok independen administrasi databaseyang
dipimpin oleh administrator database bertanggung jawab atas keamanan dan integritas database. Kita
akan mengkaji konsep database dan peranan administrator database dalam Bab 9.
Pemrosesan Data. Kelompok pemrosesan data mengatur sumber daya komputer yang digunakan
untuk melakukan pemrosesan transaksi hari demi hari. Fungsi ini terdiri atas fungsi-fungsi organisasi
berikut: kontrol data, konversi data, operasi komputer, dan perpustakaan data.
Sebagian organisasi memiliki kelompok data kontrol sebagai penghubung antara pemakai akhir dan
pemrosesan data. Kontrol data bertanggung jawab untuk menerima sekumpulan dokumen transaksi
untuk pemrosesan dari pemakai akhir dan kemudian mendistribusikan output komputer (dokumen atau
laporan) kembali ke pemakai tersebut. Fungsi konversi data merekam data transaksi dari kertas
dokumen ke media magnetik (kaset atau disket) untuk dapat disesuaikan dengan pemrosesan
komputer. Dokumen orisinil dikembalikan kepada pemakai. File-file transaksi magnetik yang
diproduksi dalam langkah ini kemudian diproses oleh komputer pusat, yang di manajemen oleh group
operasi komputer (computer operations group). Aplikasi akuntansi biasanya dijalankan menurut jadwal
yang ketat yang dikontrol oleh komputer pusat.
Perpustakaan data adalah suatu ruang yang berdekatan dengan pusat komputer, yang menjadi tempat
penyimpanan aman bagi file-file data off-line, seperti kaset magnetik dan paket disket yang dapat
dipindahkan. Seorang petugas perpustakaan data adalah orang yang bertanggung jawab untuk
menerima, menyimpan, mengambil kembali, dan mengawasi akses kontrol file-file data ke
perpustakaan. Petugas perpustakaan mengeluarkan kaset untuk operator komputer dan melakukan
pengawasan terhadap file-file tersebut ketika pemrosesan selesai dilaksanakan. Pada tahun-tahun
belakangan ini trend ke arah pemrosesan real-time (waktu nyata) dan meningkatnya pemakaian akses

langsung (didiskusikan dalam Bab 2) mengurangi atau menghapus peran petugas perpustakaan data
dalam banyak organisasi.

Gambar 1-10
Organisasi Fungsi Jasa Komputer dalam Sebuah Sistem Terpusat

Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem. Kebutuhan pemakai akan sistem informasi dipenuhi oleh
dua fungsi yang saling terkait: sistem pengembangan dan sistem pemeliharaan. Sistem pengembangan
bertanggung jawab untuk menganalisis kebutuhan pemakai dan mendesain sistem yang baru untuk
memuaskan kebutuhan-kebutuhan tersebut. Partisipasi dalam sistem pengembangan terdiri atas
profesional sistem, pemakai akhir, dan stakeholders.
Profesional sistem meliputi analis sistem, desainer database, dan programmer yang mendesain dan
membangun sistem. Profesional sistem mengumpulkan fakta-fakta tentang masalah pemakai,
menganalisis fakta, dan memformulasi solusi. Produk dari usaha mereka dalah sistem informasi yang baru.
Pemakai akhir (end user) adalah mereka vang dituju oleh pembangunan suatu sistem. Mereka adalah para

manajer yang menerima laporan dari sistem dan personel operasi yang bekerja secara
langsung dengan sistem sebagai bagian dari tanggung jawab mereka sehari-hari.
Stakeholders adalah para individu di dalam dan di mar perusahaan yang berkepentingan
dalam sistem tersebut, tetapi bukan merupakan pemakai akhir. Termasuk dalam kelompok ini
adalah para akuntan, auditor internal, auditor eksternal, dan lain-lain yang mengawasi
pengembangan sistem.
Sekali sebuah sistem bam telah didesain dan diimplementasikan, kelompok pemelfharaan
sistem mengasumsikan tanggung jawab untuk menjaganya tetap mutakhir (up to date) bagi
pemakai akhir. Selama hidup sistem tersebut (sering kali beberapa tahun), antara 80 dan 90
persen dari total biayanya akan dapat diatributkan ke kegiatan pemeliharaan.

Pemrosesan Data Distribusi

Selama bertahun-tahun, skala ekonomi menguntungkan komputer-komputer yang besar dan
kuat dan pendekatan pemrosesan terpusat. Perkembangan akhir-akhir ini dalam sistem yang
tidak mahal, kuat, dan kecil telah mengubah gambar ini secara dramatis. Sebagai alternatif

terhadap model terpusat adalah -pemrosesan data distribusi (PDD). Topik PDD cukup luas,
menyentuh topik-topik yang berkaitan dengan perhitungan pemakai akhir, perangkat lunak
komersial, jaringan kerja, dan otomatisasi kantor. Secara sederhana dikatakan, PDD
melibatkan pengorganisasian kembali fungsi jasa komputer ke unit-unit pemrosesan
informasi-UPI (information processing units) yang lebih kecil, yang kemudian didistribusikan
ke pemakai akhir dan ditempatkan di bawah kontrol mereka. Tingkat di mana jasa komputer
didistribusikan akan bervariasi bergantung pada filosofi dan tujuan dari manajemen
organisasi. UPI dapat didistribusikan sesuai dengan fungsi bisnis, lokasi geografis, atau
keduanya. Setiap atau semua kegiatan jasa komputer yang disajikan kembali dalam Gambar
1-10 dapat didistribusikan. Gambar 1-11 menunjukkan struktur organisasi yang baru,
mengikuti distribusi semua tugas pemrosesan data ke wilayah pemakai akhir.
Perhatikan bahwa fungsi jasa komputer pusat telah dihilangkan dari struktur organisasi.
Wilayah operasional individual yang sekarang melaksanakan peran ini. Pada tahun-tahun
terakhir, PDD telah menjadi kelayakan ekonomi dan operasional yang memiliki operasi bisnis
revolusioner. Namun, PDD merupakan campuran dari kekuatan dan kelemahan. Sebagian hal
yang lebih penting didiskusikan di bab selanjutnya.
Kelemahan PDD. Kita harus menanamkan dalam pikiran bahwa kelemahan PDD dapat juga
dideskripsikan sebagai kekuatan pendekatan terpusat. Diskusi ini akan terfokus pada isu-isu
penting yang membawa implikasi kontrol yang harus diketahui oleh para akuntan. Hilangnya
kontrol merupakan salah satu kelemahan PDD yang paling serius. Masalah potensial lainnya
meliputi penggunaan sumber daya yang tidak efisien, kerusakan jejak audit, pemisahan tugas
yang tidak ef ektif, meningkatnya potensi kesalahan pemrograman dan kegagalan sistem, serta
kurangnya standar. Masalah-masalah spesifik akan dibahas di bawah ini.
Salah manajemen (mismanagement) terhadap sumber daya organisasi. Sebagian berargumentasi
bahwa ketika sumber daya organisasi melampaui batas jumlah, misalkan 5 persen dari total
anggaran operasi, mereka harus dikontrol dan dimonitor secara terpusat. Jasa pemrosesan
informasi (seperti operasional komputer, pemrograman, konversi data, dan manajemen
database) mewakili pengeluaran yang signifikan bagi banyak organisasi. Mereka yang
menentang PDD berargumentasi bahwa tanggung jawab distribusi untuk sumber daya ini
tidak dapat dihindari akan mengarah ke salah manajemen (mismanagement) dan utilisasi
(penggunaan) yang tidak optimal.
Ketidakcocokan Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software).
Mendistribusikan tanggung jawab pembelian perangkat keras dan perangkat lunak ke
manajemen pemakai dapat menghasilkan keputusan yang tidak terkoordinasi dan buruk.
Bekerja secara independen, pengambil keputusan dalam menetapkan sistem operasi,
kebijakan teknologi, program spreadsheet, prosesor kalimat, dan paket database yang tidak
sama dan tidak cocok. Ketidakcocokan perangkat keras dan perangkat lunak dapat
menurunkan dan mengganggu komunikasi di antara unit-unit organisasi.
Tugas yang Berlebihan. Kegiatan-kegiatan pengembangan sistem otomatis yang
didistribusikan di seluruh perusahaan dapat mengakibatkan diciptakannya kembali roda di
setiap wilayah pemakai. Misalnya, aplikasi program yang diciptakan oleh seorang pemakai,
yang dapat digunakan dengan sedikit atau tanpa perubahan sama sekali oleh pemakai lainnya,
akan didesain kembali dari awal dan bukannya dipakai bersama. Demikianjuga, data yang
umum bagi banyak pemakai dapat diciptakan kembali di setiap UPI, menghasilkan tingkat
kelebihan data yang tinggi. Hal ini juga berpengaruh pada keakuratan dan konsistensi data.

Konsolidasi kegiatan-kegiatan yang tidak cocok. Distribusi fungsi jasa komputer ke wilayah
pemakai individual dapat menghasilkan diciptakannya unit-unit yang sangat kecil yang tidak
memungkinkan pemisahan yang perlu dilakukan atas fungsi-fungsi yang tidak cocok.
Misalnya, dengan UPI tunggal, orang yang sama dapat memprogram aplikasi, dan
mengoperasikan peralatan komputer. Situasi ini menunjukkan pelanggaran mendasar atas
kontrol internal. Namun demikian, mencapai pemisahan yang memadai di antara tugas-tugas
yang ada tidak selalu mungkin dilakukan di lingkungan pendekatan distribusi.
Mempekerjakan profesional berknalitas. Manajer pemakai akhir (end-user managers) mungkin
memiliki pengetahuan yang kurang untuk mengevaluasi dapat dipercaya atau tidaknya
seorang teknisi dan pengalaman-pengalaman yang relevan dari para kandidat yang melamar
untuk posisi profesional komputer. Juga, jika unit organisasional yang dimasuki pegawai baru
itu kecil, kesempatan untuk pertumbuhan personal, pendidikan yang berkelanjutan, dan
promosi dapat menjadi terbatas. Untuk alasan-alasan ini, manajer UPI kadang-kadang
mengalami kesulitan untuk menarik personel yang berkualitas tinggi. Masalah ini menjadi
besar di wilayah akuntan dan profesional. Ris'iko kesalahan pemrograman dan kegagalan
sistem meningkat langsung dengan pegawai yang tidak kompeten.
Kurangnya standar. Karena distribusi tanggung jawab dalam lingkungan PDD, standar untuk
mengembangkan dan mendokumentasikan sistem, memilih bahasa program, membeli
perangkat keras dan lunak, dan mengevaluasi kinerja, dapat diterapkan secara tidak merata
atau justru sama sekali tidak ada. Mereka yang menentang PDD berargumentasi bahwa risiko
yang berkaitan dengan desain dan sistem pemrosesan data dapat ditolerir hanya jika standarstandar seperti itu diterapkan secara konsisten. Hal ini memerlukan standar yang dapat
dipaksakan secara terpusat. Banyak vang dapat dikatakan untuk argumentasi ini. Dalam kajian
kita tentang audit dan kepastian sistem informasi dalam Bab 17, kita akan melihat bagaimana
aplikasi standar berperan penting dalam evaluasi auditor akan kontrol internal.
Kekuatan PDD. Hal yang paling umum dikatakan dengan PDD berkaitan dengan
penghematan biaya, meningkatkan kepuasan pemakai, dan memperbaiki efisiensi operasional.
Isu-isu spesifik didiskusikan di bawah ini:
Pengurangan biaya. Di masa lalu, mencapai skala ekonomi merupakan pembenaran prinsip
untuk pendekatan terpusat. Pemrosesan data vang ekonomis memerlukan komputer yang
berdaya tinggi, mahal, dan besar. Kebutuhan banyak dan bervariasi sehingga sistem terpusat
harus memuaskannya dengan komputer-komputer yang tingkat pembakuannya tinggi dan
menerapkan sistem operasional yang kompleks.
Komputer mikro dan komputer mini yang berdaya tinggi namun tidak mahal, dapat
menjalankan fungsi-fungsi khusus dengan efektif, telah mengubah nilai ekonomis pemrosesan
data secara dramatis. Selain itu, unit penyimpanan data biaya, yang dulunya merupakan
pembenaran untuk data konsolidasi di lokasi sentral, tidak lagi dijadikan pertimbangan utama.
Lagi pula, perpindahan ke PDD dapat mengurangi biaya dalam dua wilayah: (1) data dapat
dimasukkan dan diedit di UPI sehingga mengurangi tugas persiapan dan pengontrolan data
yang dilakukan secara sentral; dan (2) kompleksitas aplikasi dapat dikurangi, yang nantinya
akan mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan.
Meningkatkan tanggung jawab kontrol biaya. Para manajer mengasumsikan tanggung jawab
untuk kesuksesan keuangan kegiatan operasional mereka. Hal ini mensyaratkan bahwa
mereka diberi kekuasaan secara tepat dengan otoritas untuk melakukan keputusan atas sumber
daya yang mempengaruhi kesuksesan mereka keseluruhan. Ketika para manajer dihalangi
membuat keputusan yang diperlukan untuk mencapai tujuan mereka, kinerja mereka dapat

dipengaruhi secara negatif. Siruasi ini juga dapat menimbulkan manajemen yang kurang
agresif dan kurang efektif.
Jika kapabilitas pemrosesan informasi menjadi kritikal bagi kesuksesan operasi bisnis, maka
tidak seharusnyakah manajemen diberi kontrol atas sumber daya tersebut? Argumentasi ini
melawan argumen yang disebutkan sebelumnya mengenai keuntungan sentralisasi sumber
daya organisasi. Pendukung PDD berargumentasi bahwa manfaat dari perbaikan sikap
manajemen lebih penting dari tambahan biaya yang muncul karena pendistribusian sumber
daya tersebut.
Meningkatkan kepuasan pemakai. Mungkin hal yang paling sering dikatakan dengan manfaat
PDD adalah meningkatkan kepuasan pemakai. Hal ini berasal dari tiga wilayah kebutuhan
yang sering kali tidak dipuaskan dalam pendekatan terpusat: (1) seperti yang dikatakan
sebelumnya, para pemakai ingin mengontrol sumber daya yang mempengaruhi profitabilitas
mereka; (2) para pemakai menginginkan profesional sistem (analis, programmer, dan operator
komputer) yang bertanggung jawab atas situasi spesifik mereka; dan (3) para pemakai ingin
terlibat secara lebih aktif dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sistem mereka
sendiri. Para pendukung PDD berargumentasi bahwa menyediakan dukungan yang lebih
dibakukanlayak hanya dalam lingkungan distributifsecara langsung bermanfaat bagi
moral dan produktivitas pemakai.
Pendukung. Argumentasi terakhir tentang kekuatan PDD adalah kemampuan untuk
mendukung (back up) fasilitas komputer dengan melindunginya dari musibah-musibah
potensial seperti api, banjir, sabotase, dan gempa bumi. Salah satu solusi adalah membangun
kapasitas yang berlebih di setiap UPI. Jika suatu musibah menghancurkan satu situs,
transaksinya dapat diproses oleh UPI yang lain. Hal ini memerlukan koordinasi yang dekat di
antara pengambil keputusan untuk memastikan bahwa mereka tidak mengimplementasikan
perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak cocok satu sama lain dalam situs-situs
mereka.
Perlunya Analisis yang Hati-hati
PDD membawa nilai prestise tertentu yang, selama analisis pro dan kontranya, dapat
menenggelamkan pe.rtimbangan penting akan manfaat ekonomis dan kelayakan
operasionalnya. Sebagian organisasi telah pindah ke PDD tanpa sepenuhnya
mempertimbangkan apakah struktur organiasi distributif akan mencapai tujuan bisnis mereka
dengan lebih baik. Sebagian inisiatif PDD telah terbukti tidak efektif, dan bahkan tidak
produktif (counterproductive), karena pengambil keputusan melihat keunggulan nilai dalam
sistem ini lebih bersifat simbolik daripada nyata. Sebelum mengambil langkah yang agresif,
pengambil keputusan harus menilai nilai sebenarnya dari PDD untuk organisasi mereka. Para
akuntan memiliki kesempatan dan kewajiban untuk berperan penting dalam analisis ini.

EVOLUSI MODEL- MODEL SISTEM INFORMASI

Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah disajikan dalam sejumlah
model atau pendekatan yang berbeda. Setiap model yang baru berkembang karena kelemahan
dan keterbatasan model sebelumnva. Satu hal yang menarik dalam evolusi ini adalah modelmodel yang lebih tua tidak segera diganti oleh teknik-teknik yang baru. Jadi, pada titik-titik
tertentu, berbagai generasi sistem memasuki organisasi-organisasi yang berbeda dan bahkan
dapat hadir bersama-sama dalam satu perusahaan. Seorang akuntan modern harus mengenai
dengan baik bentuk-bentuk operasional semua pendekatan SIA yang dihadapinya. Buku ini
terutama mengkaji secara mendalam lima model: proses manual, sistem file mendatar (flat
file), pendekatan database, model REA (resources, events, and agents), dan model ERP
(enterprise resource -planning). Setiap model ini akan dibahas secara singkat di bawah ini.
MODEL PROSES MANUAL
Model proses manual adalah bentuk yang paling tua dan tradisional dari sistem akuntansi. Sistem
manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya, dan personel yang mencirikan kebanyakan
proses bisnis. Dalam hal ini termasuk tugas-tugas seperti pengambilan pesanan, penyimpanan bahan
baku di gudang, barang-barang yang dimanufaktur untuk dijual, pengiriman barang-barang ke
pelanggan, dan menempatkan pesanan pada pemasok. Secara tradisional, dalam model ini termasuk
juga tugas fisik memelihara pencatatan. Sering kali pemeliharaan record manual digunakan untuk
mengajar prinsip-prinsip akuntansi kepada murid-murid bisnis. Namun demikian, pendekatan ini
semata-mata merupakan bantuan pelatihan. Pada saat ini record manual jarang digunakan dalam
praktik.
Akan tetapi, ada juga nilainya mempelajari model proses manual sebelum menguasai sistem yang
berdasarkan komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu membangun hubungan
penting antara SIA dan bidang akuntansi lainnya. Bidang SIA sering kali merupakan satu-satunya
bidang akuntansi di mana para murid melihat dari mana asalnya data tersebut, bagaimana mereka
dikumpulkan, serta bagaimana dan di mana informasi digunakan untuk mendukung operasional setiap
hari. Dengan mengkaji arus informasi, tugas kunci, dan penggunaan record akuntansi tradisional
dalam pemrosesan transaksi, fokus para murid ditransformasi ke perspektif proses bisnis.

Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika ia tidak diselubungi oleh teknologi.
Informasi yang diperlukan untuk memicu dan mendukung peristiwa- peristiwa seperti penjualan,
penyimpanan dalam gudang, dan pengiriman, sangat mendasar dan tidak bergantung pada teknologi
yang mendasari sistem informasi. Misalnya, nota pengiriman, memberi informasi tentang proses
penagihan dari produk-produk yang telah dikirimkan, melayani tujuan tersebut baik diproses dan
diproduksi secara manual maupun elektronik. Sekali murid-murid memahami tugas-tugas yang
diperlukan untuk dikerjakan, mereka lebih baik dilengkapi dengan teknologi untuk mempelajari caracara yang berbeda dan lebih baik dalam melakukan tugas-tugas tersebut.
Terakhir, prosedur manual memf asilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan
fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak audit, dan kontrol akses. Karena hakikat
manusia terletak pada banyak isu-isu kontrol internal, kita tidak akan lebih jauh melihat pentingnya
aspek ini dari sisi sistem informasi.

Model Flat File

Pendekatan flat file sering kali berkaitan dengan sistem yang disebut sebagai sistem warisan (legacy
systems). Sistem ini merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (large
mainframe systems) yang diterapkan pada akhir 1960 sampai 1980-an. Organisasi-organisasi masa
sekarang masih secara luas menggunakan sistem ini. Pada akhirnya, sistem ini akan digantikan dengan
sistem manajemen database modern, tetapi untuk sementara ini para akuntan harus tetap berurusan
dengan teknologi sistem warisan.
Flat file model menjelaskan suaru lingkungan di mana file-file data individual tidak berkaitan dengan
file-file lainnva. Pemakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak
menggunakannya bersama-sama dengan pemakai lainnya. Karenanya, pemrosesan data dilakukan oleh
aplikasi yang berdiri sendiri, bukan oleh sistem yang terintegrasi.

Gambar 1-12
Model File Mendatar (Flat File)

Ketika para pemakai majemuk memerlukan data yang sama untuk tujuan yang berbeda, mereka harus
memperoleh rangkaian data terpisah yang distrukturisasi untuk kebutuhan mereka yang spesifik.
Gambar 1-12 menggambarkan bagaimana data penjualan pelanggan dapat disajikan kepada tiga
pemakai yang berbeda dalam organisasi retail barang-barang tahan lama. Fungsi akuntansi
memerlukan data penjualan pelanggan yang diorganisir dengan angka akun dan distrukturisasi untuk
menunjukkan saldo saat ini. Ini digunakan untuk penagihan pelanggan, pemeliharaan piutang dagang,
dan persiapan laporan keuangan. Pemasaran memerlukan data historis penjualan pelanggan yang
diorganisir dengan kunci-kunci demografis. Mereka menggunakannya untuk promosi produk baru dan
untuk penjualan produk. Kelompok servis produk memerlukan data penjualan pelanggan yang
diorganisir menurut produk dan distrukturisasi untuk menunjukkan bagaimana tanggal-tanggal jadwal
servis. Informasi-informasi tersebut digunakan untuk kontak setelah penjualan dengan para pelanggan,
untuk menjadwalkan pemeliharaan preventif dan untuk mengajukan permohonan penjualan
persetujuan servis. .

Kelebihan data yang ditunjukkan dalam contoh ini memberi kontribusi pada tiga masalah signifikan
dalam lingkungan flat file: penyimpanan data, pembaruan data, dan informasi mata uang.
Masalah-masalah ini dan yang lainnya yang berkaitan dengan flat files didiskusikan dalam bagian
berikut ini.

Penyimpanan Data
Sebuah sistem informasi yang efisien menangkap dan menyimpan data hanya sekali dan
menjadikannya sumber data tunggal yang tersedia bagi semua pemakai yang memerlukannya. Dalam
lingkungan flat file, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan data privat para pemakai,
organisasi harus membuat prosedur biaya pengumpulan majemuk dan penyimpanan majemuk.
Sebagian biasanya menggunakan data yang dapat diduplikasi menjadi selusin, ratusan, atau bahkan
ribuan kali.

Pembaruan Data
Organisasi-organisasi yang memiliki sejumlah besar data yang disimpan dalam file-file memerlukan
pembaruan periodik untuk mencerminkan perubahan. Misalnya, perubahan nama dan alamat
pelanggan harus direfleksikan dalam file induk yang benar. Ketika para pemakai mempertahankan
file-file yang terpisah, semua perubahan harus dibuat secara terpisah untuk setiap pemakai. Hal ini
menambah secara signifikan tugas-tugas dan biaya manajemen data.

Peredaran Informasi
Berlawanan dengan masalah melakukan pembaruan majemuk adalah masalah kegagalan memperbarui
(update) untuk semua file pemakai yang dipengaruhi oleh perubahan status. Jika pembaruan informasi
tidak secara benar disebarkan, perubahan tidak akan direfleksikan pada sebagian data pemakai,
akibatnya menghasilkan keputusan berdasarkan informasi yang sudah ketinggalan jaman.

Ketergantungan Tugas-Data (Task-Data Dependency)

Masalah lain dari pendekatan/Zaf file adalah ketidakmampuan pemakai untuk mendapatkan tambahan
informasi ketika kebutuhannya berubah. Masalah ini disebut task-data dependency (ketergantungan
tugas-data). Rangkaian informasi pemakai dibatasi oleh data yang ia miliki dan kontrol. Para pemakai
bertindak secara independen, dan bukan sebagai anggota komunitas. Dalam lingkungan yang seperti
itu, menjadi sulit membangun sebuah mekanisme pemakaian data bersama-sama secara formal
(formal sharing of data). Oleh karena itu, kebutuhan informasi baru cenderung dipuaskan oleh
perolehan file data baru juga. Hal ini memerlukan waktu, menghambat kinerja, menambah kelebihan
data, dan mendorong biaya manajemen data menjadi lebih tinggi.

Flat Files Membatasi Integrasi Data

Pendekatan/Zflf file merupakan model dengan pandangan tunggal (single-view model). File-file
distrukturisasi, diformat, dan diatur untuk sesuai dengan kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai
utama data. Namun demikian, strukturisasi seperti itu dapat mengesampingkan atribut data yang
berguna untuk pemakai lain, jadi menghambat keberhasilan integrasi data di dalam organisasi.
Misalnya, karena fungsi akuntansi merupakan pemakai utama data akuntansi, data-data sering
ditangkap, diformat, dan disimpan untuk mengakomodasi pelaporan keuangan dan GAAP (prinsipprinsip akuntansi yang diterima umum). Namun, struktur ini dapat menjadi tidak berguna bagi
pemakai lain (non-akuntansi) di dalam organisasi yang menggunakan data akuntansi tersebut, seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan fungsi rekayasa teknologi. Pemakai-pemakai ini diberikan tiga
pilihan: (1) tidak menggunakan data akuntansi untuk mendukung keputusan mereka; (2) memanipulasi
dan mengubah struktur data yang ada untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka; atau (3)
mendapatkan tambahan rangkaian data khusus serta memunculkan biaya dan masalah operasional
berkaitan dengan kelebihan data.

Lepas dari keterbatasan-keterbatasan yang inheren ini, banyak organisasi masih menggunakan flat
files untuk buku besar dan sistem keuangan mereka lainnya. Kebanyakan anggota komunitas
pemrosesan data berasumsi bahwa pada akhir abad ini mereka akan melihat akhir dari legacy systems.
Tetapi vang terjadi adalah perusahaan besar Amerika melakukan investasi miliaran dolar untuk
menyesuaikan sistem ini pada tahun-2000 (Y2K). Legacy systems tetap ada karena mereka menambah
nilai bagi pemakainya dan tidak akan diganti sampai mereka berhenti memberikan tambahan nilai
tersebut. Para murid yang mungkin harus bekerja dengan sistem ini dalam praktiknya harus sadar
dengan bentuk-bentuk kuncinya.

MODEL DATABASE
Sebuah organisasi dapat mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan flat files dengan
mengimplementasikan model database ke manajemen data. Gambar 1-13 menggambarkan bagaimana
pendekatan ini memusatkan organisasi data ke sebuah database umum yang dipakai bersama-sama
oleh para pemakai. Dengan organisasi data yang berada di lokasi sentral, semua pemakai memiliki
akses ke data yang mereka perlukan untuk memenuhi tujuan mereka. Akses ke sumber data dikontrol
oleh sistem manajemen database (database management systemDBMS). DBMS merupakan sistem
perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi
setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang
kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan tingkat otoritas

pemakai. Jika pemakai meminta data di mana ia tidak memiliki otoritas akses atas data
tersebut, permintaan akan ditolak. Jelas bahwa prosedur organisasi untuk menetapkan otoritas
pemakai merupakan isu kontrol yang penting untuk diperhatikan oleh para auditor.
Perbedaan yang paling menyolok antara model database dan model flat file adalah
pengelompokan data ke sebuah database umum yang dapat dipakai bersama-sama oleh semua
pemakai di organisasi. Dengan akses penuh ke wilayah data, perubahan kebutuhan informasi
pemakai dapat dipenuhi tanpa mendapatkan tambahan rangkaian data privat. Para pemakai
hanya dibatasi oleh keterbatasan ketersediaan data entitas dan legitimasi kebutuhan mereka
untuk mengaksesnya. Melalui pemakaian data bersama, masalah tradisional berikut yang
berkaitan dengan pendekatan flat file mungkin dapat diatasi.
Penghapusan kelebihan data. Setiap elemen data disimpan hanya sekali sehingga menghapus
kelebihan data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanan data. Misalnya, data
pelanggan ada hanya sekali, tetapi dipakai bersama oleh bagian akuntansi, pemasaran, dan
servis produk. Untuk mencapai ini, data disimpan dalam format generik yang mendukung
pemakai majemuk.
Pembaruan (updating) tunggal. Karena setiap elemen data ada hanya pada satu tempat, model
ini memerlukan hanya satu kali prosedur updating. Hal ini mengurangi waktu dan biaya untuk
mempertahankan database tetap mutakhir (up to date).
Nilai lancar. Satu perubahan tunggal pada atribut database secara otomatis akan tersedia bagi
semua pemakai atribut tersebut. Misalnya, seorang pelanggan menunjukkan perubahan yang
segera dimasukkan datanya oleh petugas penagihan akan segera direfleksikan dalam
perspektif pemasaran dan servis produk.
Flat file dan sistem database sebelumnya disebut sebagai sistem tradisional. Dalam konteks
ini, istilah "tradisional" berarti aplikasi sistem informasi organisasi (program-programnya)
berfungsi secara independen satu sama lain, bukan sebagai satu kesatuan. Sistem manajemen
database sebelumnya didesain untuk berhubungan secara langsung dengan program flat file
yang ada. Jadi, ketika sebuah organisasi mengganti flat file-nya dengan database, ia tidak

perlu mengeluarkan jutaan dolar untuk menulis kembali program-program yang ada. Tentu
saja, aplikasi database sebelumnya memiliki independensi yang pada dasarnya sama dengan
flat file. Faktor lain yang membatasi integrasi adalah model database terstruktur pada saat itu.
Model ini tidak fleksibel dan tidak memungkinkan pembagian data seperti yang ditemukan
dalam sistem database modern. Sementara tingkat integrasi tertentu dicapai dengan jenis
database ini, keuntungan utama dan segera bagi organisasi adalah pengurangan kelebihan
data.
Namun demikian, integrasi yang sesungguhnya tidak mungkin terjadi sampai datangnya
model database relasional (relational database model). Pendekatan database yang fleksibel
ini memungkinkan desain aplikasi sistem yang terintegrasi, yang mampu mendukung
kebutuhan informasi pemakai majemuk dari rangkaian tabel-tabel database umum. Namun,
kita harus memperhatikan bahwa model database relasional hanya memungkinkan munculnya
integrasi; integrasi itu sendiri tidak dijamin. Desain sistem yang buruk dapat muncul di setiap
model. Pada kenyataannya, saat ini kebanyakan organisasi menggunakan suatu database
relasional yang menjalankan aplikasi yang didesain secara tradisional dan tidak menggunakan
teknologi relasional sepenuhnya. Dua model tersisa yang akan didiskusikan (REA dan ERP)
menggunakan teknologi database relasional secara lebih efektif.
Gambar Model Database

MODEL REA
REA adalah kerangka akuntansi untuk membuat model Resources, Events, dan Agents yang
kritikal dalam organisasi dan relasi di antara mereka. Sekali sudah dispesifikasi, data akuntansi
dan non-akuntansi tentang fenomena ini dapat diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam
sebuah database relasional. Dari tempat penyimpanan, perspektif pemakai dapat dikonstruksi
untuk memenuhi kebutuhan semua pemakai dalam organisasi. Ketersediaan perspektif yang
majemuk memungkinkan data-data transaksi digunakan secara fleksibel dan memungkinkan
pengembangan sistem informasi akuntansi yang mempromosikan integrasi, bukan yang
menghalanginya.
Model REA diajukan pada tahun 1982 sebagai model teoritis untuk akuntansi. 2 Kemajuan
teknologi database telah memfokuskan diri pada pembaruan REA sebagai alternatif praktis dari
kerangka kerja akuntansi klasik. Elemen-elemen kunci dari model REA dirangkumkan sebagai
berikut.

Sumber Daya (Resources)

Sumber daya ekonomi adalah aktiva dari organisasi. Mereka didefinisikan sebagai objek-objek
yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan. Definisi ini berangkat dari model tradisional
karena definisi ini tidak memperhitungkan piutang dagang. Sebuah akun piutang dagang adalah
sebuah record buatan yang digunakan semata-mata unruk menyimpan dan mentransmisi data.
Karena akun ini bukan merupakan elemen yang esensial dalam sistem, ia tidak perlu dimasukkan
dalam database. Melainkan, piutang dagang diambil dari perbedaan antara penjualan ke
pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran penjualan.
Peristiwa (Events)
Peristiwa-peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya.
Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan
distribusi. Peristiwa-peristiwa ekonomi merupakan elemen informasi yang kritikal dari sistem
akuntansi dan harus ditangkap secara rinci untuk menyediakan database yang lengkap.
Agen (Agents)
Agen-agen ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam
peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak dari dalam dan luar organisasi dengan
kekuasan yang tak terbatas untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi. Contoh
dari agen-agen ini antara lain petugas penjualan, pekerja produksi, petugas pengiriman,
pelanggan, dan para pemasok.
Model REA mensyaratkan bahwa fenomena akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan
pengembangan perspektif pemakai majemuk. Data bisnis tidak harus di pra-format atau secara
artifisial dibatasi dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dengan peristiwa-peristiwa
ekonomi yang mendasarinya. Dengan demikian, prosedur dan database REA distrukturisasi di sekitar
peristiwa-peristiwa bukannya di seputar produk-produk akuntansi seperti jurnal, buku besar, akunakun, dan akuntansi berpasangan (double-entry accounting). Di bawah model REA, organisasi bisnis
menyiapkan laporan keuangan secara langsung dari database peristiwa. Peristiwa penjualan dan
penerimaan kas dari perusahaan retail rekaan berikut ini dapat digunakan untuk menggambarkan
perbedaan inheren antara akuntansi klasik dan REA:
1 Sept.: Dijual 5 unit produk X21 @ $30 per unit dan 10 unit produk Y33 @ $20 per unit kepada
pelanggan Smith (Total penjualan = $350). Biaya per unit persediaan adalah $16 dan $12, berturutturut (Total harga pokok penjualan = $270)
30 Sept.: Menerima $200 kas dari pelanggan Smith, nomor cek 451.
Dalam flat file atau sistem database nonREA, kedua peristiwa tersebut akan dicatat dalam
rangkaian akun klasik seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 1-14. Hal ini melibatkan perangkuman
peristiwa-peristiwa untuk mengakomodasi struktur akun. Namun, rincian transaksi-transaksi tersebut
tidak ditangkap di bawah pendekatan ini.
Gambar 1-14
Record Akuntansi Klasik dalam Sistem non-REA
File Piutang Dagang
Nama
Nomor
Pelanggan
Pelanggan

Debit

Kredit

Saldo

23456

Smith

File Harga Pokok Penjualan

Nomor
Debit
Akun
2734

File Penjualan
Nomor
Akun
4975

350

Kredit

270

Kredit
350

Gambar 1-15
Database Peristiwa dalam Sistem REA

200

150

Sistem akuntansi REA akan menangkap transaksi-transaksi ini dalam serangkaian tabel database yang
saling berkaitan, yang menekankan peristiwa-peristiwa daripada akun-akun. Hal ini digambarkan
dalam Gambar 1-15. Setiap tabel berkaitan dengan sebuah aspek terpisah dari transaksi tersebut. Data
tentang pelanggan, faktur, item-item spesifik yang dijual, dan Iain-lain, dapat ditangkap untuk
penggunaan dan pemakai majemuk. Tabel-tabel database tersebut dihubungkan dengan atribut-atribut
umum yang disebut kunci primerKP (primary keys) dan kunci asingKA (foreign keys) yang
ditanamkan yang memungkinkan integrasi. Berlawanan dengan itu, file-file dalam sistem tradisional
adalah independen satu sama lain dan karenanya tidak dapat mengakomodasi pengumpulan data
secara rinci seperti itu. Akibatnya, sistem tradisional harus merangkumkan data-data peristiwa dengan
kerugian hilangnya fakta-fakta penting.
Record akuntansi tradisional termasuk jurnal, buku besar, dan akun-akun tidak hadir sebagai filefile atau tabel-tabel secara fisik di bawah model REA. Untuk tujuan pelaporan keuangan,
pandangan-pandangan dan gambaran-gambaran record akuntansi tradisional dikonstruksi dari
tabel-tabel peristiwa. Misalnya, jumlah saldo piutang dagang Smith diambil dari {total penjualan
(jumlah unit terjual * Harga Jual) dikurang penerimaan kas (Jumlah) = (350 - 200) = 150}. Jika
perlu atau diinginkan, ayat jurnal dan jumlah buku besar dapat diambil dari tabel-tabel ini.

Misalnya, akun kontrol harga pokok penjualan adalah (Jumlah unit terjual*Biaya per unit)
dijumlah untuk semua transaksi untuk periode tersebut.
REA merupakan sebuah model konseptual, bukan sistem fisik. Namun, banyak dari prinsipprinsipnya ditemukan dalam sistem database yang sudah maju. Aplikasi yang paling penting dari
filosofi REA dilihat dalam perkembangan sistem ERP, yang akan didiskusikan setelah ini.

SISTEM ERP
Enterprise resource planningERP (perencanaan sumber daya perusahaan) merupakan sebuah
model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan
mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya. ERP memecahkan dua hambatan fungsional
tradisional dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi, dan dengan
memperkenalkan praktik-praktik bisnis umum di antara semua pemakai organisasi. Penerapan
sistem ERP dapat menjadi pelaksanaan yang besar-besaran, dan memerlukan waktu beberapa
tahun. Karena kompleksitas dan ukurannya, hanya sedikit organisasi yang mau atau mampu
untuk berkomitmen pada sumber daya keuangan dan fisik yang diperlukan dan pada risiko dalam
mengembangkan sistem ERP in-house. Oleh karena itu, secara virtual semua ERP merupakan
produk komersial. Pemimpin pasar yang diakui adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards & Co.,
dan PeopleSoft Inc.
Paket-paket ERP dijual ke organisasi-organisasi klien dalam modul-modul yang mendukung
proses standar. Sebagian modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah:
Manajemen Aktiva
Akuntansi Keuangan
Solusi Industri-Spesifik
Pemeliharaan Pabrik
Perencanaan Produksi
Manajemen Kualitas
Penjualan dan Distribusi
Manajemen Persediaan
Salah satu masalah dengan modul-modul yang terstandardisasi adalah bahwa mereka mungkin tidak
selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur tekstil
di India mengimplementasikan sebuah paket ERP hanya untuk menemukan bahwa modifikasi yang
ekstensif, tidak diharapkan, dan mahal harus dilakukan untuk sistemnya. ERP tidak mengizinkan
pemakainya menetapkan harga yang berbeda untuk jenis kain yang sama. Perusahaan manufaktur
tersebut membebankan satu harga untuk konsumsi domestik, tetapi harga lain (empat kali lebih tinggi)
untuk produk ekspor. Namun, sistem ERP tertentu tersebut tidak memberikan jalan untuk menetapkan
dua harga pada item yang sama dalam mempertahankan pencatatan persediaan yang akurat.
Organisasi yang berharap dapat mengimplementasikan ERP dengan sukses akan perlu memodifikasi
proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan bisnis mereka, atau
yang lebih disenangi, memodifikasi keduanya. Sering kali,' tambahan aplikasi perangkat lunak perlu
dihubungkan dengan ERP untuk menangani fungsi bisnis yang unik, khususnya rugas-tugas industri
tertentu. Aplikasi-aplikasi ini, sering kali disebut bolt-ons, tidak selalu didesain untuk berkomunikasi
dengan paket ERP. Proses penciptaan satu kesatuan yang harmonis dapat sangat kompleks dan
kadang-kadang gagal, menghasilkan kerugian yang signifikan bagi organisasi tersebut. Paket ERP
sangat mahal, tetapi penghematannya dalam efisiensi juga signifikan. Manajemen organisasi harus
sangat hati-hati dalam memutuskan, jika memang ada, apakah ERP merupakan solusi terbaik bagi
mereka.

Evolusi model-model informasi sistem yang diterangkan dalam bagian ini memberikan kerangka
yang diperlukan untuk buku ini. Bab 2 sampai 8 berkaitan dengan proses bisnis, keamanan,
kecurangan, kontrol, dan berbagai isu lainnya yang berkaitan dengan sistem tradisional (manual, flat
file, dan sistem database sebelumnya). Bab 9 sampai 12 mengkaji sistem database yang lebih maju,
yaitu model REA, ERP dan teknologi lainnya yang ada.

PERAN AKUNTAN
Bagian terakhir dari bab ini berkaitan dengan hubungan akuntan dengan sistem informasi. Para
akuntan pertama-tama terlibat dengan tiga cara: sebagai pemakai sistem, sebagai desainer sistem, dan
sebagai auditor sistem.

AKUNTAN

SEBAGAI

PEMAKAI

Dalam kebanyakan organisasi, fungsi akuntansi merupakan pemakai tunggal yang paling besar dari
jasa komputer. Semua sistem yang memproses transaksi keuangan dalam berbagai cara
mempengaruhi fungsi akuntansi. Sebagai pemakai akhir, para akuntan harus memberikan gambaran
yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para profesional yang mendesain sistem mereka.
Misalnya, akuntan harus menspesifikasi peraturan-peraturan akuntansi dan teknik-teknik yang
digunakan, persyaratan kontrol internal-, dan algoritma-algoritma khusus seperti model penyusutan.
Partisipasi akuntan dalam pengembangan sistem harus aktif, bukannya pasif. Penyebab prinsip dari
kesalahan desain yang menghasilkan kegagalan sistem adalah absennya keterlibatan pemakai.

AKUNTAN SEBAGAI DESAINER SISTEM

Apresiasi terhadap tanggung jawab akuntan untuk suatu desain sistem memerlukan perspektif historis
yang mendahului komputer sebagai alat informasi bisnis. Secara tradisional, para akuntan
bertanggung jawab untuk aspek-aspek kunci dari sistem informasi, termasuk menilai kebutuhan
informasi pemakai, mendefinisikan isi dan format output laporan, menspesif ikasi sumber data,
memilik peraturan akuntansi spesifik, dan menentukan kontrol yang diperlukan untuk menjaga
integritas dan efisiensi sistem informasi.
Sistem tradisional ini bersif at fisik, dapat diobservasi, dan tidak ambigu (bermakna dua). Prosedur
untuk pemrosesan informasi adalah manual, dan media untuk mentransmisi dan menyimpan data
adalah kertas. Dengan adanya komputer, prosedur manual dapat diganti dengan program komputer,
dan record-record disimpan secara magnetis. Peran yang dimainkan oleh para akuntan dalam era baru
ini adalah menjadi subjek yang penuh kontroversi. Kurangnya keahlian komputer, para akuntan
biasanya tidak yakin dengan status mereka dan tidak mau mempelajari kemajuan teknologi tersebut.
Banyak akuntan melepaskan tanggung jawab tradisional mereka ke generasi baru profesional
komputer yang muncul dalam organisasinva. Para programmer komputer, sering kali dengan tanpa
pelatihan akuntansi dan bisnis, diasumsikan bertanggung jawab penuh atas desain sistem informasi
akuntansi. Akibatnya, banyak sistem melanggar prinsip-prinsip akuntansi dan kurang kontrol yang
diperlukan. Kegagalan sistem yang besar dan kecurangan komputer menandakan periode ini dalam
sejarah akuntansi. Pada pertengahan 1970-an, untuk menanggapi masalah ini, profesi akuntansi mulai
menilai kembali tanggung jawab profesional dan hukum akuntan untuk sistem yang berdasarkan
komputer.
Pada masa sekarang, kita mengakui bahwa tanggung jawab desain sistem dibagi di antara akuntan dan
profesional komputer sebagai berikut: fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk sistem konseptual,

dan fungsi komputer bertanggung jawab untuk sistem fisik-nya. Untuk menggambarkan distingsi
antara sistem konseptual dan sistem fisik, perhatikan contoh berikut ini:
Departemen kredit dari sebuah bisnis retail memerlukan informasi tentang akun-akun yang tidak
bertanggung jawab dari departemen piutang dagang. Informasi ini mendtikung keputusan yang
dibuat oleh manajer kredit berkaitan dengan kelavakan kredit para pelanggan.
Desain dari sistem konseptual melibatkan kriteria-kriteria spesifik untuk mengidentifikasi pelanggan
yang melanggar dan informasi yang perlu dilaporkan. Akuntan menentukan hakikat informasi yang
diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi yang perlu diterapkan. Sistem
fisik merupakan media dan metode untuk menangkap dan menyajikan informasi tersebut. Para
profesional komputer menentukan teknologi yang paling ekonomis dan efektif untuk menjalankan
tugas tersebut. Oleh karenanya, desain sistem harus merupakan upava kolaborasi. Karena keunikan
setiap sistem dan kerentanan sistem untuk mengalami kesalahan yang serius bahkan kecurangan,
keterlibatan para akuntan dalam desain sistem harus ditingkatkan. Pada bab-bab terakhir, kita akan
melihat bahwa partisipasi aktif para akuntan sangat mempengaruhi kesuksesan sebuah sistem.

AKUNTAN SEBAGAI AUDITOR SISTEM

Auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen yang dilakukan oleh seorang ahli auditor
yang menunjukkan pendapatnva tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan. Keyakinan
publik kepada reliabilitas laporan keuangan yang dihasilkan secara internal terletak pada validasi yang
dilakukan oleh seorang auditor ahli dan independen. Jasa ini sering kali disebut sebagai fungsi
pembuktian (attest fmiction). Para auditor membentuk opini mereka berdasarkan proses sistematik
yang akan dijelaskan dalam Bab 17.
Audit dilakukan baik oleh auditor internal maupun eksternal. Auditing eksternal sering disebut sebagai
"auditing independen" karena dilakukan oleh perusahaan akuntansi publik vang bersertifikat (CPA)
yang independen dari manajemen organisasi. Auditor eksternal mewakili kepentingan stakeholders
pihak ketiga dalam organisasi, seperti pemegang saham, kreditur, dan agen-agen pemerintah.

Auditing Eksternal
Secara historis, tanggung jawab akuntan eksternal sebagai seorang auditor sistem terbatas pada
fungsi pembuktian yang disebutkan sebelumnya. Pada tahun-tahun belakangan ini, peran ini telah
diperluas ke konsep yang lebih luas, yakni kepastian (assurance).
Assurance. Assurance service adalah jasa profesional, termasuk fungsi pembuktian, yang
didesain untuk meningkatkan kualitas informasi, baik keuangan maupun non-keuangan, yang
digunakan oleh para pengambil keputusan. Wilayah assurance service dengan sengaja tidak
terikat sehingga tidak membatasi pertumbuhan jasa di masa datang yang saat ini tidak dapat
diramalkan. Misalnya, assurance service, ditujukan untuk membantu para pihak membuat
keputusan yang lebih baik dengan meningkatkan informasi. Informasi dapat datang sebagai hasil
sampingan fungsi pembuktian, atau dapat dihasilkan secara independen.
Evolusi profesi akuntansi diharapkan mengikuti model jasa assurance. Semua perusahaan jasa
profesional "Big Five" sekarang telah menamakan kembali fungsi audit tradisional mereka
sebagai "Assurance Service". Unit organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan audit
teknologi informasi (TI) dinamakan sebagai Manajemen Risiko TI, Manajemen Risiko Sistem
Informasi, atau Manajemen Risiko Sistem Operasional (MRSO) dan biasanya merupakan salah
satu divisi dari assurance services.

Auditing TI. Auditing TI (Teknologi Informasi) biasanya dilakukan sebagai bagian dari audit
keuangan. Auditor TI membuktikan integritas elemen-elemen dari sistem informasi organisasi
yang semakin kompleks dengan adanya teknologi komputer. Secara periodik, auditor harus
mengevaluasi komponen-komponen yang terpilih dari sistem informasi akuntansi untuk
membangun tingkat kesesuaian dengan tujuan organisasi dan standar kontrol internal. Karena
kebanyakan sistem akuntansi organisasi sampai batas-batas tertentu dikomputerisasi, audit TI
mendapat porsi yang besar dari total audit. Kita akan mengkaji isu-isu auditing TI dan
mendiskusikan beberapa teknik spesifik dalam Bab 17.

Auditing Internal
Auditing internal merupakan fungsi penilaian dalam organisasi. Auditor internal melakukan
serangkaian kegiatan atas nama organisasi, termasuk di antaranya melakukan audit laporan
keuangan, mengkaji kesesuaian kegiatan operasi dengan kebijakan organisasi, mempelajari
kesesuaian organisasi dengan kewajiban hukum, mengevaluasi efisiensi operasional, mendeteksi
dan mengejar kecurangan dalam perusahaan, dan melakukan audit TI.
Seperti yang Anda dapat lihat, tugas-tugas yang dilakukan oleh auditor eksternal dan internal itu
serupa. Ciri-ciri yang paling jelas membedakan kedua kelompok ini adalah pihak yang
diwakilinya. Auditor eksternal mewakili pihak ketiga dari luar, sementara auditor internal
mewakili kepentingan manajemen. Kami tidak akan berusaha membedakan kedua kelompok ini
dengan menempatkan batas peran mereka. Jadi, di bab-bab berikutnya, kami akan merujuk
auditor internal, eksternal, atau TI sebagai "auditor" saja atau "akuntan" saja.

RANGKUMAN
Bagian pertama dari bab ini memperkenalkan dasar-dasar konsep sistem dan menyajikan suatu
kerangka kerja untuk membedakan antara sistem informasi akuntansi dan sistem informasi
manajemen. Aplikasi SIA memproses transaksi keuangan, dan aplikasi SIM memproses transaksi nonkeuangan. Bagian ini kemudian menyajikan model umum untuk sistem informasi akuntansi. Model
tersebut merangkum empat tugas utama yang ada dalam semua aplikasi SIA: pengumpulan data,
pemrosesan data, manajemen database, dan menghasilkan informasi. Perbedaan antara data dan
informasi merupakan hal yang penting. Data adalah fakta; informasi menyebabkan pemakai
melakukan tindakan. Produk-produk dari sistem informasi harus secara berkala dinilai dalam hal
kandungan informasinya. Bagian pertama ini menyajikan tiga rujuan utama dari sistem informasi
akuntansi. SIA harus:
1.
2.
3.

Mendukung fungsi pengurusan (stewardship) dari manajemen.

Mendukung proses pengambilan keputusan para manajer.
Mendukung operasional hari demi hari perusahaan.

Organisasi memperoleh sistem informasi dalam dua cara umum: mereka mengembangkan sistem inhouse, dan mereka membeli sistem komersial dari para pemasok. Ada tiga jenis pilihan perangkat
lunak komersial yang didiskusikan.
Bagian yang kedua membahas relasi antara struktur organisasi dan sistem informasi. Bagian ini fokus
pada segmentasi fungsional sebagai metode yang sebelumnya mendominasi strukturisasi bisnis dan
mengkaji fungsi-fungsi dari perusahaan manufaktur pada umumnya. Bagian ini menyajikan dua
metode umum dalam mengorganisasi fungsi jasa komputer: pendekatan terpusat dan pendekatan
distribusi. Pendekatan terpusat mempertahankan sumber daya komputer perusahaan dalam suatu
lokasi sentral, yang digunakan bersama-sama oleh wilayah fungsional lainnya. Pendekatan distribusi
menempatkan sumber daya komputer di bawah kontrol langsung pemakai akhir. Keeenderungan ini

dalam mengorganisasi sistem informasi melibatkan penggunaan yang ekstensif akan jaringan kerja
untuk memungkinkan komunikasi antarpemakai dalam berbagai wilayah fungsional.
Bagian yang ketiga membahas evolusi model-model sistem informasi. Sistem informasi akuntansi
telah disajikan dalam sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Setiap model baru berevolusi
karena kelemahan dan keterbatasan model atau pendekatan sebelumnya. Namun, ketika sebuah
pendekatan baru berevolusi, pendekatan sebelumnya atau sistem warisan (legacy systems) sering kali
tetap dipakai. Jadi, pada suatu waktu tertentu, berbagai generasi sistem muncul dalam organisasi yang
berbeda dan bahkan dapat muncul bersama-sama dalam satu perusahaan tunggal. Lima model
dipelajari: proses manual, sistem flat file, pendekatan database, model REA, dan sistem ERP.
Bagian yang terakhir dari .bab ini membahas relasi akuntan dengan sistem informasi, yang
didefinisikan dalam tiga peran: pemakai sistem informasi, desainer sistem informasi, dan auditor
sistem informasi.
Dalam kebanyakan organisasi, fungsi akuntansi merupakan pemakai tunggal jasa komputer yang
paling besar jumlahnya. Sebagai pemakai akhir sistem informasi, para
akuntan harus memberikan gambaran yang jelas akan kebutuhan mereka kepada para profesional
yang mendesain sistem informasi tersebut. Mereka harus menspesifikasi teknik-teknik akuntansi
yang digunakan, persyaratan kontrol internal, dan peraturan keputusan khusus. Partisipasi para
akuntan dalam peran ini harus aktif, bukan pasif.
Suatu distingsi yang penting dilakukan antara tanggung jawab fungsi jasa (servis) komputer
dengan fungsi akuntansi untuk mendesain sistem informasi. Fungsi jasa komputer bertanggung
jawab untuk sistem fisik; fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk sistem konseptual.
Akhirnya, bagian terakhir ini membahas tentang peran akuntan sebagai auditor sistem informasi.
Auditing merupakan pembuktian independen yang dilakukan oleh auditor, yang menyatakan
opininya tentang kejujuran (fairness) laporan keuangan perusahaan. Audit dilakukan oleh auditor
internal dan eksternal. Auditing eksternal sering kali disebut sebagai "auditing independen"
karena dilakukan oleh kantor akuntan publik bersertifikat atas nama pihak ketiga stakeholders
dalam organisasi. Secara historis, tanggung jawab auditor eksternal terbatas pada fungsi
pembuktian (attest function). Pada tahun-tahun terakhir peran ini diperluas oleh konsep
assurance yang lebih luas. Assurance service merupakan jasa profesional, di dalamnya termasuk
fungsi pembuktian, yang didesain untuk memperbaiki kualitas informasi yang digunakan oleh
para pembuat keputusan. Auditing internal merupakan fungsi penilaian ke dalam organisasi yang
melakukan serangkaian jasa untuk manajemen. Salah satu bentuk auditing yang dilakukan oleh
auditor eksternal dan internal adalah audit teknologi informasi (TI). Para auditor TI membuktikan
integritas elemen-elemen dalam sistem informasi organisasi yang menjadi semakin kompleks
dengan adanya teknologi komputer.