MAKALAH ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

PENERAPAN ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

Disusun Oleh:

Nama

: Muhammad Dicky Hidayat Latif

NIM

: 1304411261

Kelas

: Gab. 2

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK KOMPUTER
UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO
TAHUN 2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT. Karena atas rahmat dan
hidayahnyalah sehingga kami dapat menyusun makalah tugas mata kuliah
Enterprise Resource Planning mengenai Penerapan ERP Pada PT. Semen
Gresik. Makalah ini kami buat dengan tujuan menjelaskan bagaimana penerapan
ERP pada PT. Semen Gresik dilakukan dan hasil apa yang didapat setelah
penerapan dilakukan.
Kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang telah banyak
membantu, mendorong dan membina kami sehingga dapat menyelesaikan
makalah ini. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini tentu masih
banyak kekurangan dan kesalahan, karena itu para pembaca khususnya dosen
pengampuh mata kuliah ini, mohon kritikan dan saran yang bersifat mambangun
untuk menyempurnakan makalah kami selanjutnya.
Semoga bimbingan dan kebaikan yang telah diberikan kepada kami selaku
penulis akan dapat ridho Allah SWT. Amin.

Palopo,

Mei 2016

Penulis

Enterprise Resource Planning | 2

DAFTAR ISI

Kata Pengantar.................................................................................................. II
Daftar Isi........................................................................................................... III
BAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1
A. Latar Belakang...................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................................................. 2
C. Tujuan................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................. 3
A.
B.
C.
D.

Enterprise Resource Planning (ERP).................................................... 3

Perkembangan ERP.............................................................................. 4
Latar Belakang Penerapan ERP Pada PT. Semen Gresik..................... 5
Penerapan ERP Pada PT. Semen Gresik............................................... 7

BAB III PENUTUP.......................................................................................... 11

A. Kesimpulan........................................................................................... 11
B. Saran..................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA

13

Enterprise Resource Planning | 3

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Makin pesatnya perkembangan teknologi informasi akhir-akhir ini membuat
banyak organisasi dan perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi yang
terbaru untuk dapat memenangkan persaingan. Dalam era persaingan bisnis yang
dinamis dan sangat cepat berubah, teknologi informasi tidak lagi dipandang
sebagai pelengkap atau pendukung, akan tetapi sudah menjadi salah satu penentu
bagi kesuksesan bisnis suatu perusahaan.
Teknologi informasi diaplikasikan dalam perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas dan membantu pencapaian kualitas, standar waktu, dan kepuasan
baik bagi konsumen maupun karyawan, dimana dalam bisnis hal ini diwujudkan
dalam sekumpulan sistem yang terdiri atas sistem informasi dan infrastruktur
pendukungnya.
Salah satu solusi yang menjadi primadona bisnis pada saat ini adalah paket
untuk mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan atau yang umum
dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). ERP mempunyai
kemampuan untuk mengintegrasikan semua proses yang ada dalam area
fungsional perusahaan, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda.
Dengan integrasi sistem ini data yang tadinya didapat dari sistem yang berbedabeda akan diintegrasikan menjadi sistem tunggal dengan format yang standar.
Dengan demikian tidak ada lagi perbedaan proses yang terjadi antar fungsi,
antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda.
Kemampuan untuk mengintegrasikan proses bisnis di suatu perusahaan ini
yang kemudian menjadi daya tarik tersendiri bagi pihak manajemen untuk
menerapkan ERP. Hal inilah yang selanjutnya melatar belakangi banyak
perusahaan di dunia, termasuk di Indonesia berama-ramai untuk menerapkan ERP
di perusahaannya.
Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis
perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu
faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP
perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan
tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Selain itu ERP ini dapat
mengintegrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk
bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan
peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Salah satu perusahaan di Indonesia yang menerapakan ERP ialah PT. Semen
Gresik.

Enterprise Resource Planning | 1

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat ditentukan rumusan masalah
pada makalah ini yaitu:
1. Bagaimana penerapan Enterprise Resource Planning pada PT. Semen
Gresik ?
2. Bagaimana hasil penerapan Enterprise Resource Planning dapat
memperbaiki dan meningkatkan kinerja dan produktifitas pada PT. Semen
Gresik ?
C. Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui bagaimana
penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) dan hasil yang didapat setelah
penerapannya pada PT. Semen Gresik.

Enterprise Resource Planning | 2

BAB II
PEMBAHASAN

A. Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprice Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber daya
perusahaan merupakan sebuah sistem informasi yang digunakan oleh sebuah
perusahaan barang atau jasa yang berguna untuk mengintegrasikan semua proses
jalannya perusahaan dari segala aspek baik proses produksi, operasional,
distribusi, dan proses lainnya dari produk atau jasa dari perusahaan tersebut. ERP
dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktivitas
yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada
database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP berupa
sebuah software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu
perubahan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari penjualan, HRD, produksi atau keuangan (OBrien, 2005).
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yaitu menggabungkan berbagai
kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan
semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)

Tujuan dari sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis,

2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise,

3. Menghasilkan informasi yang real-time, dan
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin familiar dikalangan para
pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang ditawarkan oleh Teknologi Informasi,
membuat para pengusaha merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses
manajemen di perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan
pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan Teknologi Informasi
dalam proseskerjanya. Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat
Enterprise Resource Planning | 3

mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi

finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah
berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan
semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh
semua bagian yang membutuhkan.
Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan, ERP merupakan fungsi
sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan
bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori,
meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan
produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit
(profit) perusahaan.
Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa, ERP mempunyai
keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan
dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang
lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas,
penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi.
Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan
ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai
berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Penerapan ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya penerapan ERP yang sangat mahal.
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi
tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental
maupun keahliannya.
B. Perkembangan ERP
Tahun 1960-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP
(Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan
penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun 1970-an merupakan close
loop MRP yaitu menjadi tahap selanjutnya dari MRP dan merupakan sederetan
fungsi yang tidak hanya terbatas pada MRP. Tahun 1980-an MRP berkembang
menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan
konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber
daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal
dari perkembangan ERP dimulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan
IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk
menyatukan solusi bisnis. Dan pada saat ini, ERP berevolusi menjadi Extended

Enterprise Resource Planning | 4

ERP (ERP II) yang diluncurkna pada tahun 2000-an. Ruang lingkup Extended
ERP lebih luas dan lebih komplek dari ERP. Pada dasarnya ERP adalah
penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi
para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.
Berikut tahapan-tahapan perkembangan ERP :
1. Tahap I: Material Requirement Planning (MRP) merupakan cikal bakal dari
ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material. Produk apa yang akan
dibuat, apa yang diperlukan untuk membuat produk, apa yang sudah dimiliki,
apa yang harus disediakan, berapa jumlahnya dan kapan pelaksanaannya.
2. Tahap II: Close-Loop MRP merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya
terbatas pada MRP, terkait dengan perencanaan kapasitas, perencanaan dan
eksekusi, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya
rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan.
3. Tahap III: Manufacturing Resource Planning (MRP-II) merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis
dari kebutuhan yang diperlukan.
4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan perluasan dari
MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi
keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga
perusahaan dengan dilakukan secara mudah. Bertujuan agar perusahaan dapat
beroperasi dengan baik pada kondisi yang cepat berubah dan lebih kompetitif.
5. Tahap V : Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.
Melingkupi perluasan yang menjebatani pemasok sampai dengan konsumen
dan difokuskan pada konsumen dan integrasi dengan supplier.
C. Latar Belakang Penerapan ERP Pada PT. Semen Gresik
PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang
didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung
mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang
bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik
dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi.
Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi
(TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya
sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.
Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis
proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di
bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, penerapan dilakukan di bagian
penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Enterprise Resource Planning | 5

Ada beberapa hal yang melatar belakangi PT. Semen Gresik untuk menerapkan
ERP (Garside, 2004), yaitu :
1. Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan
informasi yang relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna
mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong
adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :
Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen
Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga
membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar
order dapat segera diproses dan dipenuhi.
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga
gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh
Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun
gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi
diantara pabrik, gudang dan distributor.
Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur
untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik,
menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi
yang
berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak
Ekspeditur.
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (inhouse development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989.
Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang
operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara
satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi
kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus
berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam
praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.
Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi
baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup
Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai
untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus
mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai
bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan
unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk
merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi
Grup Semen Gresik.

Enterprise Resource Planning | 6

D. Penerapan ERP Pada PT. Semen Gresik

1. Proses Penerapan ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan
perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan
sebaik- baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem
Informasi Perusahaan.
d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang
ditetapkan oleh direksi.
f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi
proyek.
Setelah melalui proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards.
Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan
mudah diterapkan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia
menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement,
Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diterapkan, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh
mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera
diterapkan. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada
yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak
yang menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware
yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun
jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di
beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.
Proses penerapan modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000.
Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001.
Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales
Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan
efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca
HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10
tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang
paling rumit terjadi adalah pada saat penerapan modul Sales Order &
Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan

Enterprise Resource Planning | 7

internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko,
dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya
sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya
justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu,
sebelum penerapan, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan
mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka.
Setelah proses penerapan selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat
teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per
satu.
PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih.
Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem
dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen
Tonasa.
Anggaran Penerapan ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar. c.
Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
c. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar. e. Umum & Administrasi: Rp 800
juta.
d. Tata Ruang: Rp 400 juta.
Dalam menerapkan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang
dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
a.
b.
c.
d.
e.

Menerapkan sofware J.D.Edwards

Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
Membangun infrastruktur server dan database
Membangun tata ruang sistem informasi
Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada

khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong penerapan ERP
adalah :
a. Komitmen manajemen agar penerapan berhasil sehingga yang
dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang The Best.
b. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak
sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari
proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen
Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang
dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek
terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses
pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis
proses J.D.Edwards.

Enterprise Resource Planning | 8

c. Perubahan bisnis proses dan penerapan ERP menyebabkan perubahanperubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription
dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung penerapan ERP.
d. Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan
yang terjadi dengan adanya penerapan ERP.
2. Kendala-kendala dalam Penerapan ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam penerapan
dikategorikan menjadi 3 aspek :
a. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy
menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi
istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan
lain- lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai
istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan
yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan
dengan
menggunakan model
hard
copy dimana
Manajer
menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk
membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media
tersebut (model display).
b. Budaya, penerapan ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya
harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu
update data).
c. Politik, kendala yang menghambat penerapan berasal dari dalam tubuh
departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena

digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum
penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab
untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user
disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga
merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian
pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya
bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diterapkan
software karena adanya unsur ketidakpercayaan terhadap departemen IT.
Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau
laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku
administrator.

a. Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan
pihak Semen Gresik :

Enterprise Resource Planning | 9

b. Penerapan Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam penerapan ERP.
c. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui
presentasi- presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan penerapan
sistem tersebut.
3. Hasil Penerapan ERP
Dengan penerapan yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa
perbaikan yang diperoleh diantaranya :
a. Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu
meningkatkan penjualan semen.
b. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya
per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
c. Meningkatkan keakuratan informasi
d. Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien.
Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara
cepat dan tepat.
e. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu
pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live,
umumnya user mengaku puas.

Enterprise Resource Planning | 10

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Penerapan ERP di PT. Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan
budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan
dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan
oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak
Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih
siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Penerapan ERP di Semen Gresik
dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan
dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat penerapan
dengan mengadopsi CAP.
2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen
yang akan
diterapkan untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk
meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa
kesuksesan penerapan ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana
dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem
ini.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah
bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau
sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan menerapkan ERP
tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan
dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis
proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan
yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada
yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.
Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor
kunci kesuksesan penerapan ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang
matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen
sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil
mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people
dan IT.

B. Saran
Enterprise Resource Planning | 11

Penerapan ERP memang membutuhkan perlu mempertimbangkan tiga

komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT.
Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management, project
leader yang veteran (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk
memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang
dipersiapkan secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana
manajemen mampu menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan
dengan progress dari project tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat
sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi strategis yang dapat membawa
perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.
Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga
ada tiga alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/meodifikasi aplikasi, mengikuti
aplikasi yang ada dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya
memang mengikuti aplikasi yang ada karena sesuai dengan best practice (desain
yang terbaik dalam industri) dan mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan.
Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk diterapkan, kecuali jika business
process-nya unik. Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor,
proses demo, adanya referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim
yang berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya
(perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan adanya beberapa penyesuaian dan
pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar, sehingga hal ini sudah
jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat. Vendor yang
dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya. RFP
yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk
mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.
Yang paling penting adalah bagaimana penerapan ERP diterima oleh user dan
user merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya
kepada mereka. Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba
dengan vendor sehingga mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM
disini menjadi salah satu faktor kritis, karena berbicara tentang ERP adalah
tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika terjadi kesalahan di
berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan.
Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi
juga bisa sebagai business enabler.

Enterprise Resource Planning | 12

DAFTAR PUSTAKA
Adithiajaya.2009. ERP is Interprise Resource Planning. http://slide
share.com/2009/03/22/erp-is-interprise-resource-planning. [Online]. Diakses
12 Mei 2016.
Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise
Resource Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.
Jogiyanto, Hartono. 2003. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Ofset.
Lesmono.
OBrien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan
Manajerial. Jakarta: Salemba Empat.

Enterprise Resource Planning | 13