Laporan Magang

SD Muhamadiyah Condong Catur YOGYAKARTA

03 Mei - 29 Mei 2010

“BIDANG KARYAWAN “

C. Menejemen Administratif Sekolah

Bagan menejemen administratif di sekolah SD Muhamadiyah Condong Catur

Yogyakarta.

Menejemen
Administratif Sekolah

Tata Usaha Administrasi Keuangan

Administrasi Kesiswaan Administrasi SPP

Administrasi Persuratan Administrasi Tabungan

Administrasi Kepegawaian Administrai Pembukuan

Administrasi Kurukulum

Kas Masuk

Kas Keluar

A. Tata Usaha

A.1 Administrasi Siswa

Administrasi bagian kesiswaan bertanggungh jawab terhadap data-data yang

berhubungan kesiswaan, tugan dari administrasi kesiswaan dibagi menjadi 3

yaitu tahun ajaran baru, pertengahan semester, akhir tahun ajaran.

Untuk kegiatan awal tahun ajaran baru meliputi:

1. PSB (Penerimaan Siswa Baru)

Persiapan yang dilakukan di dalam PSB di SD MUH CC adalah :

 - Rapat Komite

- Pembentukan panitia

- Merencanakan program

- Melaporkan hasil program yang utama adalah anggaran (jika

sudah di acc)

- Proses PSB

2. Proses PSB

Proses PSB yang dilakukan di SD Muh CC adalah, pendaftar mendaftar

kepanitia, kemudian di minta mengisi formulir pendaftara, yang

nantinya akan dikembalikan kepanitia lagi untuk mengambil jadwal tes.

- Proses tes dilakukan oleh penguji, penguji dalam melakukan tes

harus komunikatif, tidak membebani pada anak, penguji hanya

mengulang apa yang sudah anak dapatkan di TK. Poin-poin yang

di ambil dari tes siswa adalah, umur, bidang social, kemampuan,

Kreatifitas, mental, Iqro’.

- Penerimaan siswa didasarkan pada 3 unsur, Umur, Kemampuan,

Sumbangan Peningkatan Mutu Pendidikan.

Kegiatan yang dilakukan oleh administrasi bidang kesiswaan adalah :

a. Penyusunan formulir pendaftaran

b. Penyusunan daftar calon siswa baru
c. Penyusunan daftar siswa baru
d. Penulisan Data Siswa ke Buku Induk
e. Penyusunan data siswa ke buku Klaper
f. Pengisian Buku Mutasi
g. Penyusunan data siswa tiap kelas
h. Penyedian buku daftar hadir siswa
I. Penyeragaman administrasi kelas
j. Penyediaan papan absensi kelas (format)
k. Pengadaan buku daftar nilai siswa
l. Pengadaan buku rapor
m. Pengadaan blanko surat permohonan pindah sekolah
n. Pengadaan blanko surat keterangan pindah sekolah
o. Penyusunan daftar calon peserta UAS
p. Tanda Peserta UAS dan foto calon peserta
q. Daftar peserta dan prestasi siswa dalam UAS
r. Pengadaan STTB
s. Laporan Data siswa ke Dinas
t. Arsip Alumni
u. Catatan prestasi siswa dalam lomba
v. Catatn siswa yang mendapat bea siswa
w. Catatan berbagai kegiatan ekstra
y. Menyusun edaran siswa
 A.2 Administrasi Persuratan

Kegiatan yang ada pada bidang administrasi Persuratan adalah:

a. Administrasi penerimaan pegawai

b. Mencatat surat masuk
c. Menyerahkan surat masuk sesuai dengan tujuan surat
d. Mengarsip surat masuk
e. Menyusun surat keluar
f. Mencatat surat keluar
g. Mengarsip surat keluar
h. Mengiirim surat keluar sesuai tujuan
i. Kelengkapan administrasi persuratan :
1) Buku agenda surat masuk
2) Buku agenda surat keluar
3) Buku ekspedisi
4) Tempat penyimpanan arsip surat
5) perlengkapan alat tulis kantor

A.2.1 Penanganan Sura Masuk

Prosedur penerimaan surat yang masuk di SD Muhamadiyah

Condong Catur adalah meliputi :

- mengisi buku daftar surat masuk. Format dari buku daftar surat masuk adalah (No,

Tanggal, No Surat, Isi Surat, Keterangan, Tandatangan/paraf)

- kemudian diterima oleh petugas TU bidang karyawan dan diserahkan kepada pihak yang

berkepentingan.

A.2.2 Penanganan Surat Keluar

Prosedur penanganan pengiriman surat atau surat keluar yang

diterapkan di SD Muhamadiyah Condong Catur adalah Sebagai

berikut:

- Mengisi buku daftar surat keluar dengan format bukunya adalah

( No, No Surat, isi Surat, Tujuan, Keterangan)

- Pengiriman surat dilakukan oleh petugas, dan di sertai atau

membawa buku expedisi. Buku expedisi digunakan sebagai bukti bahwa surat yang telah

dikirim sudah sampai di tempat tujuan. Format dari buku expedisi adalah (No, Tanggal,

Tujuan/Untuk, Uraian, Jumlah).

A.3 Administrasi kepegawaian

Program kerja dari Bidang kepegawaian antara lain

.1 Administrasi Kepegawaian
 .2 Menghimpun Lamaran Pegawai

.3 Menyusun Format dan mengisi

a. Buku Induk Pegawai

b. Buku catatan penilaian pegawai

c.Buku kenaikan pangkat dan gaji

d. Daftar urutan kepangkatan

e.Uraian tugas guru dan karyawan

f. Daftar hadir guru dan karyawan

g. Mutasi pegawai

h. Catatan kebutuhan perencanaan pegawai

i. Jadual dan tugas piket

.4 Menghimpun Surat-Surat

.a Surat permintaan cuti

.b Surat ijin pegawai

.5 Berkas Kepegawaian

.a FC STTB,Sertifikat,tanda jasa

.b FC SK Pengangkatan Capeg

.c SK Pengangkatan Pegawai

.d SK Kenaikan Gaji

.e SK Mutasi Pegawai

.f SK-SK lainnya

.6 Membuat edaran data kelengkapan pegawai

.7 laporan keadaan guru dan karyawan

.8 Foto-foto pegawai

.9 Buku piket

.10 Papan Daftar urutan kepangkatan

A,4 Admistrasi Kurikulum

Kegiatan yang dilakukan oleh bidang administrasi kurikulum adalah:

a. Mempersiapkan kalender pendidikan

b. Membuat kalender pendidikan sekolah
c. Mencatat analisa hari efektif
d. Menghimpun jadual pelajaran semua kelas
e. Mencatat pembagian tugas guru mengajar
f. Mencatat/menghimpun program th/sem
 g. Membuat format persiapan mengajar
h. Mencatat rencana dan pelaksanaan THB
I. Mencatat rencana dan pelaksanaan UAS
j. Pengetikan soal UH,THB,UAS
k. Penataan arsip soal
l. Rekapitulasi nilai/leger

B. KEUANGAN

B.1 SPP

SD Muhamadiyah Condong Catur memiliki jumlah siswa sebanyak 983

siswa, dengan jumlah tersebut maka untuk mengelola biaya spp siswa

maka digun system komputerisasi pembayaran SPP.

Tahun 2007 penanganan biaya SPP masih menggunakan system manual,

Karena data yang di tangani belum sebesar saat ini, dengan

berkembangnya jumlah siswa di SD MUH CC maka agar dapat

memberrikan pelayanan yang baik dan cepat terhadap pembayaran SPP

maka pada tahun 2007 akhir mulai mengujicobakan system komputerisasi

pembayaran SPP di SD MUH CC selama + 6 bulan.

Sistem komputerisasi di SD MUH CC menggunakan program

komputerisasi yang dibeli atau dipesan dari programmer, dengan biaya

yang dikeluarkan + Rp. 3.000.000 dengan masa percobaan program

selama 6 bulan, jika dalam masa uji coba tersebut mengalami gangguan

atau eror maka akan dibenahi oleh programmer dengan biaya service free.

Prosedur pembayaran dilakukan sebelum tanggal 10, namun masih

banyak orang tua yang membayar biaya SPP lebih dari tanggal yang telah

ditetapkan, hal tersebut ditangani dengan menjalin komunikasi dengan

orang tua lewat wali kelas. Jika ada yang membayar sampai telat selama 3

bulan baru dari bagian keuangan SPP menagih kepada orang tua lewat

wali kelas anak masing-masing

Besaran biaya SPP untuk masing-masing siswa berbeda, ini didasarkan

pada tingkatan kelas anak dan golongan anak, golongan anak dibagi

menjadi 2 yaitu anak golongan A yang berarti bagi siswa baru yang tidak

mempunyai saudara kandung di SD Muh, Condongcatur Group. Untuk

anak golongan B berarti bagi siswa baru yang memiliki saudara kandung
 di SD Muh Condongcatur Group. Buku SPP juga dibedakan ini untuk

memudahkan dalam pencarian, misal untuk kartu SPP kelas 6 berwarna

orange.

Laporan keuangan dari SPP di posting setiap hari kemudian dilaporkan

kepada koordinator pencatatan kas masuk dan kas keluar.

B.2 TABUNGAN

Menabung, merupakan suatu pembiasaan yang baik terhadap anak. DI SD

Muh CC kebiasaan menabung telah di adakan sejak lama, hal ini agar

anak terbiasa menabung, namun tidak sedikit orang tua juga ikut

menabung.

Menabung di SD MUH CC bias dilakukan setiap hari, besaran jumlah

yang akan ditabungpun tidak dibatasi. Dan siswa dapat mengambil

tabungan kapanpun.

Menejemen pengelolan yang dilakukan dalam menangani tabungan ini

masih menggunakan system manual. Menggunakan 2 buku, 1 buku untuk

orang tua yang digunakan untuk pegangan dan 1 untuk petugas tabungan

digunakan sebagai control terhadap kumingkinan kecurangan.

Petugas setiap hari mencatat semua transaksi yang terjadi selama 1 hari

tersebut, kemudian melakukan posting untuk laporan keuangan.

B.3 PEMBUKUAN

B3.1 Uang Masuk

Menejemen keuangan yang diterapkan di SD MUH CC adalah

sistemterpusat, jadi prosedur pengeluaran kas dan penerimaan kas

melalui bagian keuangan pusat. Gambar prosedur penerimaan kas

dan pengeluaran nya.

SD MUH CC PUSAT

Bagian Keuangan Pusat BUMS

Pencatatan kas Masuk

dan Keluar (Bagian
Akuntansi)
 Koordinator
Pencatatan kas Masuk
dan Keluar

Membuat Proposal

Butuh
Dana

SD MUH CC SD MUH CC SD MUH CC SD MUH CC

PUSAT PRAMBANAN PAKEM KADISOKO

Bag. SPP Bag. Tabungan Bag. Lain-lain

Biaya Extra Biaya Qurban Dll

B.3.2 Uang Keluar

Prosedur yang dilajukan untuk pengendalian pengeluaran uang

yang diterapkan di SD MUH CC dapat kita lihat pada gambar

diatas, setiap sd baik pusat maupun cabang apabila

membutuhkab dana, maka untuk mendapatkan dana tersebut

harus mengajukan proposal yang ditandatangani oleh kepala

sekolah SD yang bersangkutan dan kepala sekolah SD MUH CC

sebagai pusatnya. Baru kemudian diserahkan kepada coordinator

pencatatan kas masuk dan kas keluar.

C. BUMS (Badan Usaha Milik Sekolah)

SD Muhamadiyah Condong Catur memiliki BUMS yang berwujud unit

koperasi yang dikelola oleh sekolah, latar belakang terbentuknya unit koperasi
 ini adalah untuk menanggulangi atau sebagai solusi dari banyaknya anak yang

jajan di luar.

Unit koperasi yang ada di SD Muhamadiyah Codong Catur menyediakan

barang-barang untuk kebutuhan siswa, guru serta karyawan, ada jajanan untuk

siswa yang telah memenuhi standart kesehatan, dan yang menarik unit koperasi

SD MUH CC menyediakan buku-buku untuk siswa. Buku yang ada dikoperasi

di kelompokkan menjadi dua, buku untuk kelas 1 dan 2 serta buku untuk kelas 3

sampai 6, perbedaan dari kedua buku tesebut terdapat pada isinya, untuk buku

kelas 1 dan 2 dengan format isi buku halus, ini bertujuan untuk melatih agar

anak terbiasa menulis dengan rapi dan bagus. sedangkan untuk format buku

kelas 3 sampai 6 seperti buku-buku biasa pada umumnya.

Unit koperasi SD MUH CC berkerja sama dengan penerbit untuk pengadaan

buku-buku tersebut. Sampul buku didesain sangat menarik dengan memberi

warna yang berbeda-beda sesuai dengan mata pelajarannya, missal mata

pelajaran kemuhamadiyahan dengan buku warna hijau. Disamping dua buku itu

tadi terdapat buku kegiatan siswa sebagai control dan alat komunikasi antara

guru dengan orang tua.

Menejemen koperasi di kelola oleh keuangan sekolah melalui pengurus koperasi

yang di laporkan setiap 1 tahun sekali oleh petugas kepada bagian keuangan

pusat.

D. PERPUSTAKAAN

Untuk menejemen pengelolaan perpustakaan masih manual. Seting dari

perpustakaan di SD MUH CC antara lain.

1. Latar belakang pembentukan perpustakaan ( Terlampir)

2. Jenis koleksi di perpustakaan (Terlampir)

3. Fungsi dari perpustakaan (Terlampir)

4. Janis-jenis layanan (Terlampir)

5. Contoh program kerja perpustakaan (Terlapir)

6. Alur kerja peminjaman buku (Terlampir)

7. Alur kerja keanggotaan (Terlampir)

8. Alur kera pengoahan buku (Terlampir)

 9. Alur kerja pengembalian buku (Terlampir)

10. Tata tertib peminjam (Terlampir)

11. Tata tertib (Terlampir)

E. ADMINISTRASI IT (Information Tekhnologi)

SD MUH CC merupakan sekolah yang menjadi piloting sekolah-sekolah lain

terutama dalam pemanfaatan IT untukmedia pembelajaran. Awal dari pembuatan

web inranet di SD MUH CC dimulai pada tahun 2003 dengan tim yang

beranggotakan 1 orang, mengoptimalkan segala fasilitas yang ada ahirnya sampai

sekarang web intranet terus berkembang. IT di SD MUH CC dikelola oleh tim

pengembangan IT, tim ini bertuas untuk megelola web sekolah baik yang onlie

ataupun yang ofline (Intranet), dari tim tersebut ada ang dinamakan ADMIN IT

yang mempunyai tigas untuk mendokumentasikan kegiatan sekolah secara digital

yang kemudian di upload di web sekoah baik yang online maupun yang ofline

(intranet), setiap pagi tim ini sudah berada di lab multimedia untuk membuka atau

mengapload informasi terbaru yag ada di SD MUH CC. dengan ketua tim yang

sudah ahli dibidang It sekaligus menjabat sebagai guru computer di SD MUH CC

merupakan hal terpenting karena tim lain yang belum ahli dapat saling sering

memberitahu apa yang belum diketahuinya.