Anda di halaman 1dari 16

Setelah mengikuti materi kuliah ini

mahasiswa diharapkan dapat:

Menjelaskan proses penyusunan pesan


Menentukan tujuan pesan bisnis
Melakukan analisis audiens
Menentukan ide pokok
Melakukan pemilihan saluran dan media

A. PROSES PENYUSUNAN PESAN


BISNIS

Dalam organisasi bisnis, kegiatan


komunikasi terjadi setiap saat seperti
memo, merevisi draft surat, e-mail,
membuat laporan, surat tanggapan atas
keluhan pelanggan, dll.
Oleh karena itu pesan bisnis harus lebih
menarik dan lebih baik dibandingkan
sebelumnya, mudah dibaca dan
dipahami, maka perlu kreatifitas dalam
menyusunnya.

Proses penyusunan pesan bisnis umumnya


1. Perencanaan
pesan;sederhana
meliputi penentuan
terdiri
atas tiga tahap
yaitu:
tujuan, analisis audiens, penentuan ide
pokok dan pemilihan saluran dan media.
2. Penyusunan pesan; meliputi
mengorganisasikan pesan dan
memformulasikan pesan.
3. Revisi pesan; meliputi menyunting
pesan, menulis ulang, memproduksi
pesan dan mencetak pesan.

B. PENENTUAN TUJUAN
PESAN BISNIS
1.
2.
3.

Memberi informasi (informming)


Membujuk atau persuasi (persuading)
Melakukan kerja sama atau kolaborasi
(collaborating)
Masing-masing tujuan tersebut akan
menentukan tingkat partisipasi penerima
dan tingkat pengendalian pengirim

Hubungan antara Partisipasi Komunikan


dengan Kendali Komunikator (Bovee &
Thill,2003)

Partisipasi Komunikan

tinggi

Kerjasama

Membujuk

sedang

Informasi

rendah
rendah

sedang

Kendali Komunikator

tinggi

C. ANALISIS AUDIENS
Analisis terhadap audiens sangat diperlukan karena
mereka biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda atas pesan yang mereka terima.

Mengembangkan profil audiens

Mengenali penerima primer

Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Mengukur tingkat pemahaman audiens

Memperkirakan reaksi penerima

Memenuhi kebutuhan informasi audiens

Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis


audiens

Apabila audiens belum dikenal maka


dapat digunakan petunjuk berikut
AUDIENCE (Bovee dan Thill, 2003):

Analize
: siapa pihak penerima pesan?
Understand : bagaimana pengetahuan penerima
mengenai subjek?
Demographics : Berapa umur, jenis kelamin,
pendidikan penerima?
Interest
: Apa yang menarik perhatian penerima?
Environment : Apakah penerima bersahabat atau
bermusuhan?
Needs
: Informasi apa yang diperlukan penerima?
Customize : Bagaimana penyesuaian pesan yang
diperlukan?
Expectation : Apa yang diharapkan penerima?

Lima pedoman agar pesan bisnis


mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens:

1.Temukan yang ingin diketahui audiens


2.Antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan
3.Berikan semua informasi yang
diperlukan audiens (5W+1H)
4.Pastikan bahwa informasi yang diberikan
akurat
5.Tekankan gagasan yang paling menarik
bagi audiens

D. PENENTUAN IDE POKOK

1.

2.
3.

Ada tiga teknik atau cara yang dapat


dipergunakan untuk menentukan ide
pokok yaitu:
Brainstorming penentuan ide pokok
dengan membiarkan pikiran mencari
berbagai kemungkinan ide pokok secara
leluasa.
Petunjuk atasan
Kebiasaan

E. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA


1.

Saluran komunikasi lisan; dapat


dipergunakan apabila:
diperlukan umpan balik secara langsung
dari penerima
pesan relatif sederhana dan mudah
dimengerti
tidak memerlukan catatan permanen
penerima dapat dikumpulkan dengan
mudah dan ekonomis
ingin mendorong interaksi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan

Saluran komunikasi tertulis; tepat


dipergunakan bila:

Tidak diperlukan umpan balik secara


langsung dari penerima

Pesan terinci dan kompleks

Memerlukan perencanaan yang seksama

Memerlukan catatan permanen

Penerima dalam jumlah banyak

Penerima sulit dijangkau karena tersebar


secara geografis

Ingin meminimalkan peluang distori


3. Kekayaan media
Adalah nilai dari media dalam situasi
komunikasi.
2.

Kekayaan Media (Media Richnes)

adalah nilai dari media dalam situasi


komunikasi
kemampuan media untuk menyampaikan
pesan dengan memakai lebih dari satu
isyarat, memudahkan umpan balik, dan
menetapkan fokus pribadi (Bovee dan
Thill,2003).

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya,


karena
- bersifat pribadi,
- menyediakan umpan balik verbal dan non verbal
secara langsung dan
- menyampaikan emosi di balik pesan.
Namun tatap muka juga merupakan salah satu media
yang paling terbatas, karena:
- penerima dan pengirim pesan harus berada di satu
tempat yang sama saat berkomunikasi.
- Keterbatasan itu dapat diatasi dengan penggunaan
teknologi maju berupa teleconference.

Media yang paling kaya digunakan


untuk mengirimkan pesan nonrutin
yang bersifat kompleks.
Media yang paling miskin untuk
menyampaikan pesan rutin dan
sederhana. Media paling miskin
digunakan apabila umpan balik tidak
terlalu penting.

Kontinum Kekayaan Media


Semakin kaya
Tatap wajah
Telepon, e-mail
Dokumen dengan
alamat yang dituju
(surat,memo)
Dokumen tanpa
alamat yang dituju
(selebaran)

Semakin miskin
Sumber : Bovee dan Thill, 2003

Anda mungkin juga menyukai