Business Blue Print

Organizational Management
Dokumen Business Blue Print ini dibuat berdasarkan
SAP R/3 Human Resource versi 4.6 C
oleh Divisi Teknologi Informasi
untuk Divisi HCPO .

1. Organizational Management

1.1Object
Object adalah komponen dasar di modul Organizational Management (OM),
yang secara satuan ataupun kolektif membentuk struktur organisasi
perusahaan secara virtual di dalam sistem. Di Pindad , object yang digunakan
adalah :
O : Organisational unit
C : Job
S : Position
P : Person
K : Cost centre
Object Person dan Cost Centre disebut juga obyek eksternal karena kedua
obyek tersebut dibentuk bukan oleh modul OM, namun oleh modul Personnel
Master Data (PA) dan Cost Centre Accounting (CO). Informasi-informasi yang
terkait dengan obyek tersebut, tersimpan di dalam infotype, yang kadangkala
dikelompokkan lagi ke dalam subtype-subtype.
1.1.1 Time Constraints
Semua obyek OM membutuhkan tanggal awal (Starting date) dan tanggal
akhir (End date). Starting Date adalah tanggal awal ditetapkannya sebuah
obyek sebagai bagian dari struktur organisasi Pindad . Apabila terkait dengan
obyek Organizational Unit, tentu berarti tanggal berdirinya Loker yang
ditetapkan dalam Surat Keputusan tertentu. Sementara End Date adalah
tanggal akhir obyek tersebut, karena misalnya ditutup, ditiadakan atau karena
hal lain sehingga dianggap dihapuskan dari struktur organisasi perusahaan.
Secara default sistem memberikan tanggal 31.12.9999.
1.2Komponen Dasar Struktur Organisasi
1.2.1 Konsep Dasar Relationship

Relationship antar obyek yang dapat terbentuk adalah A dan B. Apabila

dinyatakan A/B, itu berarti hubungannya 2 arah (bolak balik), sementara bila A
saja atau B saja berarti satu arah. Informasi yang terkait dengan hal ini
terdapat di infotype 1001 (Relationship) submodul OM.
1.2.2 O=Organizational unit
Secara umum Pindad mengenal obyek ini dengan istilah Lokasi Kerja,
Beberapa contohnya adalah:
Loc.
Lokasi
Lokasi Kerja Description
Num
Kerja

ber
111000
112000
113000
114000
115000
116000
117000
118000
119000
120000
121000
122000
123000
124000
125000
126000
127000
128000
129000
130000
131000

DJAT
DKFK
DT&C
DMI
DMUN
DHK
DBPP
DISC
SPER
SPI
DREKRS
DKEU
DRISK
DJUAL
DBANGSIS
DQA
DTI
DPURN
DHCPO
DPAM
DLEGAL

Divisi Senjata
Divisi Kendaraan Khusus
Divisi Tempa dan Cor
Divisi Mesin Industrial
Divisi Munisi
Divisi Handakom
Divisi Pengembangan Produk &
Proses
Divisi Integrated Supply Chain
Sekretaris Perusahaan
Satuan Pengawasan Intern
Divisi Perencanaan & Kinerja
Perusahaan
Divisi Akutansi dan Keuangan
Divisi Asset dan Manajemen Resiko
Divisi Penjualan
Divisi Pemasaran & Pengembangan
Bisnis
Divisi Quality Assurance
Divisi Teknologi Informasi
Divisi Layanan Purna Jual
Divisi Human Capital & General Affair
Divisi Pengamanan dan K3LH
Divisi Legal & GCG

Obyek O ini dapat terkait dengan obyek Position (S), Job (C), dan Cost Center
(K), namun tidak dapat terkait dengan Person (P). Secara struktural, obyek O
adalah seperti berikut:
1.2.3 S = Position
Dalam bahasa sehari-hari Pindad , istilah Position dikenal sebagai Posisi.
Berdasarkan terminologi SAP, position adalah sebuah tempat/pos yang
sifatnya kongkrit/nyata yang dapat diisi oleh obyek Person. Position berbeda
dengan Job. Job tidak nyata sifatnya, istilah Job bersifat umum dibandingkan
Position.
Secara konseptual, obyek Position merupakan penghubung antas Job dan
Organizational Unit. Uraian lebih jelasnya:
-

Organizational unit
Job
Position

: Divisi HCPO
: Kepala Divisi HCPO
: Kadiv HCPO

Di SAP, setiap posisi terkait langsung dengan orang yang menjabat posisi
tersebut. Hanya orang yang mendapat posisi yang akan dihitung gajinya. Oleh
karena itu bila ada 100 orang yang memiliki posisi Kepala Seksi, bukan dibuat
1 (satu) obyek S bernama Kepala Seksi, lalu ke-100 orang tersebut dikaitkan
dengan posisi tersebut. Namun, buat 100 obyek posisi di struktur dalam sistem
SAP bernama Kepala Seksi, lalu kaitkan ke-100 orang tersebut (obyek Person)

ke 100 posisi (obyek Position) tersebut. Dengan terbentuknya obyek-obyek

tersebut dan dengan membuat hubungan (relationship) di antara masingmasing obyek, maka akan terbentuk struktur organiasasi.
Di dalam sistem. Obyek S ini dapat terkait dengan obyek Organizational unit
(O), Job (C), Person (P), dan Cost Center (K).
1.2.4 C =Job
Berlawanan dengan posisi, Job merupakan klasifikasi umum fungsi-fungsi
posisi di dalam perusahaan. Job juga berguna sebagai job description yang
dapat diterapkan pada beberapa posisi dengan tugas dan karakteristik yang
sama.
Pada penggunaan Personnel Development (submodul Career & Succession
Planning, Appraisal, Training Event Management), fungsi Job akan semakin
penting. Untuk itu perlu dibuat pengelompokan posisi yang memiliki sifat kerja
yang sama untuk dimasukkan ke dalam 1 jenis Job.
Obyek ini dapat terkait dengan obyek Position (S) dan Organizational Unit (O).
Keterkaitan antara obyek Job dan Position terlihat di gambar berikut:
JOB
Kepala Divisi
Kepala Departemen
Kepala Sub. Departemen
ORGANISATION
Bidang
Bagian
Bagian

UNIT
SDM Divisi HCPO
Administrasi SDM Divisi HCPO
Pengembangan SDM Divisi HCPO

POSITION
Kepala Bidang SDM Divisi HCPO
Kepala Bagian Adm.SDM Divisi HCPO
Kepala Bagian Pengembangan SDM Divisi HCPO

Organization Structure
Job
Kepala
Divisi
Kepala
Departeme
n Kepala
Sub.
Departeme
n

Organisation Unit
Bidang SDM Divisi
HCPO
Bagian Administrasi
SDM Divisi HCPO
Bagian Pengembangan
SDM Divisi HCPO

Position

Kepala Bidang SDM

Divisi HCPO

Kepala Bagian
Adm.SDM Divisi HCPO

Kepala Bagian
Pengembangan SDM
Divisi HCPO

1.2.5 P = Person
Istilah Person terkait dengan terminologi SAP adalah seseorang yang
menduduki atau menjabat (hold) posisi (Position). Person dapat terkait
dengan obyek Position, tapi tidak dapat terkait dengan Job. Obyek ini agak
berbeda dengan obyek lainnya (O, S, K, dan C), di mana data-data yang
terkait dengannya bukan terletak di dalam infotype OM, tapi di infotype
Personnel dministration. Dilihat dari kacamata modul PA, maka
penempatan orang tersebut berada di infotype 0001 (Organizational
Assignment), dalam Enterprise Structure. Data-data yang terkait dengan
obyek Person di PA, antara lain:

Company Code tempat pegawai bekerja;

Personnel Area dan Personnel Subarea tempat dia bekerja;
Employee group dari pegawai tersebut;
Employee subgroup dari pegawai tersebut;
Posisi dari pegawai yang bersangkutan;
Serta Job dari yang bersangkutan.

OM terintegrasi dengan PA, tercermin dari proses penempatan pegawai

(yang dilakukan melalui proses Personnel Action) yang terrefleksi di
Infotype 0001.
1.2.6 K=Cost Center
Penentuan dan pembuatan ibyek Cost Center pada dasarnya dibuat oleh
departemen Keuangan (Finance). Pada sistem SAP obyek ini dilakukan
melalui modul Controlling. Submodul Organizational Management dari
modul Human Resource hanya mengkaitkan obyek O dengan K saja
(create relationship), bukan untuk membuat (create object) obyek K.

Cost center yang terkait dengan Lokasi Kerja di mana pegawai berada
akan menjadi wadah penampungan hal-hal yang berhubungan dengan
biaya yang terkait dengan pegawai.

1.3Proses Bisnis
1.3.1.1

Create-Modify Organizational Unit

1.3.1.2

Create Job

1.3.1.3

Create-Modify Positions

1.3.1.4

Organizational Unit Account Assignment

1.3.1.5

Maintain Position Attribute

1.3.1.6

Preview Organizational Unit Report

1.3.1.7

Preview Job Report

1.3.1.8

Preview Position Reports

1.3.1.9

Display Organizational Structure

1.3.1.10 Menambah Job Struktur

1.3.1.11 Menambah Posisi Sruktur

1.3.1.12 Merubah Pembebanan Struktur Organisasi

1.3.1.13 Merubah Atribut Posisi

1.3.1.14 Mencetak Laporan Struktur Organisasi

1.3.1.15 Mencetak Laporan Job

1.3.1.16 Mencetak Laporan Posisi

1.3.1.17 Melihat Data Struktur Organisasi

2. SAP Basic Settings & Integration

2.1Number Range
SAP sangat menyarankan untuk membuat nomor obyek yang di-generate
oleh sistem sendiri. Dengan menyerahkan proses penomoran ke sistem,
maka user dapat lebih memfokuskan pekerjaannya pada pembuatan nama
obyek, yang juga akan mempermudah mereka dalam menggunakan
pencarian obyek melalui struktur organisasi dan penggunaan karakter
asterisk (*).
3. Reporting
Pada umumnya user mengharapkan ada suatu tool untuk mempermudah
mereka dalam
pembuatan report/laporan. SAP memiliki standar tool untuk membuat query.
Beberapa
di antaranya adalah:

Organizational Unit
o Existing Organizational Units
o Staff Functions for Organizational Units
o Organizational Structure
o Organizational Structure
o Organizational Structure with Position
o Organizational Structure with Person
o Organizational Structure with Work Centers

Job
o
o
o
o
o

Position
o Periods When Position Are Unoccupied per Organizational Units
o Existing Positions
o Staff Assignments
o Position Description
o Task Description for Position
o Staff Function for Position
o Authorities and Resources
o Planned Labor Costs

Vacant Positions
o Correct Vacancies
o Obsolete Positions
o Complete Position Description
o Report Structure
o Report Structure Without Persons

Existing Job
Job Index
Job Description
Task Description for Jobs
Complete Job Description

Report Structure With Persons

Tasks
o Existing Task
o Activity Profile
o Characterization
o Character of Task in Organization Structure
o Character of Individual Task

General
o Existing Objects
o Structure Display/Maintenance
o Structure Navigation Instrument
o PD Graphing Interface
o Display and Maintain Infotype
o Infotype Reporting
o HR Master Data
o Start HR Reporting via Personnel Planning Structures

4. Authorization (Role)
Melalui submodul Organizational Management user dapat membuat batasan
kewenangan (authorization) di SAP. Pada versi 4.6C kewenangan pembuatan
otorisasi
ada di modul Human Resource, karena pada praktek sehari-hari departemen
SDM-lah
yang memberi kewenangan penugasan tersebut. Melalui menu
Organizational Plan pula
administrator dapat membuat relationship otorisasi (authorization object)
dengan obyek
di OM. Tentunya rincian pembuatan authorization object telah di-create
dahulu
sebelumnya.