Anda di halaman 1dari 9

a

b
c

d
e
f
g
h
i
j
k
l
2.

n
o
p
s.k.
q
r

SURAT RASMI
Objektif
Pada akhir kursus ini para peserta dapat
1. menyediakan surat rasmi dalam urusan rasmi Jabatan Kerajaan mengikut
format yang betul
2. menggunakan bahasa yang sesuai dan tepat dengan jenis surat yang
ditulis supaya senang difahami oleh penerima
Menyediakan surat dan salinannya
FORMAT
a) Alamat Pengirim
Urusan Jabatan gunakan kepala surat yang sudah siap dicetak dengan nama
dan alamat jabatan

gunakan HURUF BESAR


jangan letakkan koma di akhir setiap baris
jangan letakkan nokhtah di akhir baris terakhir
gunakan 1 jarak ke bawah sahaja
gunakan kepala surat hanya untuk muka surat pertama sahaja

Urusan Peribadi taipkan nama dan alamat sendiri:

gunakan HURUF BESAR


jangan letakkan koma di akhir setiap baris
jangan letakkan nokhtah di akhir baris terakhir
gunakan satu jarak ke bawah sahaja
tidak perlu diitaipkan nama/alamat pengirim pada muka surat kedua dan
seterusnya.

b) Nombor kawat / telefon

biasanya tercetak jika menggunakan kepala surat rasmi jabatan.


jika surat urusan peribadi bolehlah taipkan nombor telefon di mana
pengirim boleh dihubungi

c) Garis Pemisah

Fungsi garis ini ialah sebagai pemisah kepada:


bahagian yang mengandungi maklumat statik di sebelah atas
garisan dan
maklumat yang berubah-ubah dengan surat yang ditulis, di
sebelah bawah garisan

d) Rujukan Tuan

Gunakan nombor rujukan dari surat yang telah diterima apabila


menjawab surat itu
Jika dicatat nombor rujukan di ruang ini, penulis tidak perlu lagi
menyebut nombor rujukan itu dalam isi surat

d) Rujukan Kami

Dua jarak ke bawah taipkan nombor rujukan pengirim


Dapatkan nombor rujukan dari fail dan tinggalkan nombor dalam
kurungan buat sementara waktu, jika tidak pasti nombornya.

f) Tarikh

2 jarak ke bawah taipkan tarikh surat ditulis


Taipkan tarikh tanpa menggunakan hb
Gunakan HURUF BESAR untuk mengeja nama bulan (contoh: MEI,
JUN dll)
Jangan gunakan koma, nokhtah pada tarikh
Jika menggunakan tarikh kalendar Islam juga, pastikan tarikh dan
tahunnya betul

(Contoh : 23 MEI 2000


18 SAFAR 1421)
g) Nama dan Alamat Penerima

Jika surat rasmi jabatan, alamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut


gelaran rasminya (nama penjawat jawatan itu boleh juga ditulis tetapi
jika betul-betul pasti namanya dieja dengan betul dan kadang-kadang
timbul masalah jika penerima itu tiada di pejabat kerana berada di luar
ibu pejabat/negara bagi tempoh yang lama, kerani mungkin tidak
berani membuka surat itu)

Jangan gunakan koma pada hujung baris dan nokhtah pada akhir baris
terakhir
Gunakan 1 jarak ke bawah untuk nama / alamat penerima

h) Untuk Perhatian

Taipkan u.p. dalam kurungan selepas baris terakhir alamat penerima


jika dikehendaki seseorang tertentu mengambil tindakan atas surat itu,
contoh:
(u.p. Puan Sharifah Shipak, Ketua Jabatan HEP)

Jangan taipkan nama Ketua Jabatan / jawatannya di ruang ini.

i) Melalui dan Salinan

Pada kebiasaanya surat rasmi mestilah ditulis kepada ketua jabatan


tetapi jika ditulis terus kepada seseorang penerima yang bukan ketua
jabatan, pengirim surat mestilah menulis kepada penerima melalui
ketua jabatannya dan diberi satu salinan untuk simpanan fail

Sekiranya terdapat dua ataupun lebih orang yang dialamatkan melalui


dan salinan, orang yang dibawah sekali ialah orang yang paling dekat
dengan penulis surat

Selepas surat ditandatangani, penulis surat akan membawa surat itu


untuk (ditulis dipanjangkan dan) ditandatangani oleh ketua jabatan
sebelum dihantar kepada orang yang seterusnya dalam senarai
Melalui dan Salinan

Alamatkan surat itu kepada Ketua Jabatan, bukan kepada penerima itu
terus

Ketua Jabatan akan membuka, membaca dan meminitkan surat itu


kepada pegawainya yang berkenaan, dan menyimpan salinan jika
disertakan salinannya.

Sepatutnya Ketua Jabatanlah yang menguruskan penghantaran surat


itu

k) Tajuk Surat

2 jarak ke bawah taipkan pembukaan surat


Jika menjawab surat gunakan tajuk yang sama seperti surat yang
diterima
Tentukan surat mempunyai satu tajuk sahaja

Untuk menarik perhatian, tajuk surat boleh


digaris baris terakhir mengikut garis yang terpanjang jika lebih
daripada 1 baris
dihitamkan keseluruhan tajuk
ditulis dengan huruf besar tanpa dihitamkan ataupun digariskan

Jangan letakkan nokhtah di akhir tajuk


Gunakan huruf besar untuk permulaan perkataan sahaja

l) Perenggan Pertama

2 jarak ke bawah mulakan perenggan pertama


Jangan gunakan indentasi
Jangan gunakan nombor 1 untuk perenggan pertama
Mulakan dengan kata-kata Saya adalah diarah dengan hormatnya
memaklumkan ...., Saya adalah diarah dengan hormatnya memohon
perhatian kepada surat tuan ...., Saya adalah diarah dengan
hormatnya memohon perhatian kepada perkara di atas.....

m) Perenggan Kedua dan Seterusnya

...

2 jarak ke bawah taipkan perenggan kedua, ketiga, keempat dan


seterusnya, jika ada
Jangan gunakan indentasi
Gunakan nombor 2 bagi perenggan kedua, 3 untuk perenggan ketiga
dan seterusnya
Bagi perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan,
pemberian nombor diberi mengikut peringkat, pecahan pertama seperti
2.1, 2.2 dan seterusnya
Pecahan perenggan dalam satu surat jangan melebihi dua peringkat
pecahan
Taip tiga titik (...) di tepi sebelah kiri, dalam ruang tepi jika ada lampiran,
bersetentang dengan perkataan bersama-sama ini. Contoh
Bersama-sama ini dilampirkan borang ......

n) Perengan Terakhir

2 jarak ke bawah taipkan perenggan akhir surat


Biasanya surat diakhiri dengan kata-kata Sekian, terima kasih.
Perenggan akhir tidak diindentasi dan tidak diberi nombor

o) Cogan

2 jarak ke bawah taipkan cogan rasmi kerajaan


Akhiri surat rasmi dengan kata-kata
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
dengan menggunakan dua pengikat kata dan HURUF BESAR

Cogan kedua (opsional) yang biasa digunakan ialah:


Cintailah Bahasa Kita
dengan satu pengikat kata dan Huruf Kecil, ditaip 2 jarak ke bawah
cogan pertama

p) Rujukan Diri

2 jarak ke bawah ditaipkan rujukan diri penulis di garisan tepi


Surat rasmi biasanya diakhiri dengan rujukan diri bersifat rasmi iaitu
Saya yang menurut perintah
Saya yang menjalankan tugas
4 jarak ke bawah, taipkan titik-titik untuk ruang tandatangan penulis
Di bawah titik-titik ini taipkan nama penulis dalam kurungan dengan
menggunakan HURUF BESAR
Taipkan gelaran jawatan penulis ataupun b/p Ketua Jabatannya
Taipkan di bawah itu nama/alamat pejabat
Kesemua ini ditulis tanpa indentasi, 1 jarak ke bawah
Contoh:
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Cintailah Bahasa Kita
Saya yang menurut perintah,

...........................................
(MOHD AMIR BIN OTHMAN)
b.p.Pengarah Imigresen Negeri
Perlis.
q) Salinan Kepada

2 jarak ke bawah taipkan singkatan s.k. jika ada salinan surat untuk
pihak/fail tertentu
Taipkan nama dan alamat penuh orang yang hendak diberi salinan surat
itu

Jangan gunakan nombor jika terdapat 2 ataupun lebih orang yang


hendak diberi salinan
Jangan gunakan indentasi

r) Pengarang (Penulis/Jurutaip)

Di ruang yang terbawah di sebelah kiri dalam surat itu taipkan huruf
ringkas (initials) nama penulis dengan HURUF BESAR dan huruf ringkas
nama jurutaip dengan huruf kecil contoh:
SSA/ssa

Peringatan
Jika ada lampiran

Taipkan nombor lampiran mengikut urutan ( Lampiran I atau A, Lampiran


II atau B dan seterusnya)
Jangan lupa memasukkan lampiran dalam sampul surat

Sampul Surat

Taip atas sampul surat nama gelaran jawatan penerima (ketua jabatan)
mengikut gelaran rasmi jawatannya dan alamat yang terbaru sekiranya
tidak menggunakan sampul jendela

Jangan gunakan sampul jendela:


Jika surat itu dialamatkan kepada lebih daripada seorang penerima
Jika surat itu mengandungi bahan/maklumat sulit, rahsia, berharga
atau yang mengandungi cek/wang pos

Saiz sampul mestilah sesuai dengan surat

Taipkan atau copkan di bahagian atas sebelah kiri sampul surat


BERDAFTAR, SULIT, DENGAN TANGAN, DLL

Dua sampul mestilah digunakan bagi surat terperingkat keselamatan dan


satu daripadanya ditaipkan RAHSIA atau SULIT dan dilakri

MENGIRIM SURAT RASMI


Semak surat dan sampul sebelum dikirim
Tentukan perkara-perkara berikut betul:

Format surat adaah format yang terkini

Semua ejaan menepati ejaan yang terkini dan betul

Tarikh tepat dan betul

Bilangan rujukan dmasukkan dan betul nombornya

Gelaran/Nama/Alamat Penerima betul

Pemerengganan betul

Tandatangan telah diturunkan

Melalui dan Salinan telah diuruskan jika ada

Lampiran-lampiran ditandakan nombor turutan dan ada dikepilkan

Alamat di sampul surat betul dan jelas

Pastikan surat yang betul dimasukkan ke dalam sampul yang betul

Jika perlu setem, setem yang betul nilainya telah dilekatkan

Jangan lupa menghantarnya

SESAT DIHUJUNG JALAN BALIK KE


PANGKAL JALAN