Anda di halaman 1dari 37

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr.wb
Puji dan syukur penyusun panjatkan kepada Allah SWT, karena atas rahmat dan karuniaNya Penyusun dapat menyelesaikan tugas analis System Analysis and Design Method (SADM)
yaitu Makalah tentang Hotel Prama Grand Preanger.
Penyusun mengucapkan terima kasih kepada dosen System Analysis and Design Method
(SADM), Dr.rer.pol. Hamzah Ritchie, S.E., MBIT., Ak. dan Zaldy Adrianto, S.E., M.ProfAcc.,
Ak yang telah membimbing, penyusun juga berterima kasih kepada orang tua dan semua pihak
yang terlibat dalam penulisan makalah ini.
Penyusun sudah berusaha dalam menyelesaikan makalah ini, namun jika masih ada
kesalahan penyusun mohon maaf, karena penyusun masih dalam proses pembelajaran, oleh
karena itu penyusun menerima kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Semoga
makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.
Wassalamualaikum wr.wb

Bandung, 26 April 2016

Penyusun
1
Analasis Sistem Hotel Prama Grand Preanger

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................... 1
DAFTAR ISI................................................................................................................. 2
BAB 1.......................................................................................................................... 3
1.1

Latar Belakang.................................................................................................. 3

1.2

Tujuan Penelitian............................................................................................... 3

1.3

Manfaat Penelitian............................................................................................. 3

BAB II......................................................................................................................... 4
2.1

Profil Perusahaan.............................................................................................. 4

2.1.1

Sejarah Organisasi...................................................................................... 5

2.1.2

Struktur Organisasi..................................................................................... 8

2.1.3

Job Descriptions.......................................................................................... 8

2.1.4

Proses Bisnis............................................................................................. 15

2.1.5

Penentuan Ruang Lingkup..........................................................................18

2.2

Current Logical Data dan Process Model..............................................................20

2.2.1

Decomposition Diagram..............................................................................20

2.2.2

Context Diagram....................................................................................... 21

2.2.3

Data Flow Diagram Level 1.........................................................................21

2.2.4

Data Flow Diagram Level 2.........................................................................21

2.2.5

Enterprise Relationship Diagram..................................................................24

2.3

Project Management........................................................................................ 24

2.3.1

Batasan Ruang Lingkup.............................................................................24

2.3.2

Alokasi Biaya............................................................................................ 24

2.3.3

Timeline Kerja.......................................................................................... 25

2.3.4

Teknik Perolehan Data............................................................................... 25

2.4

PIECES Framework........................................................................................ 25

2.5

Internal Control.............................................................................................. 27

2.6

Alternative Matrix and Feasibility Analysis.............................................................29

2.7

Target Logical Process dan Data Model................................................................32

2.8

Dokumentasi Sistem......................................................................................... 36

2
Analasis Sistem Hotel Prama Grand Preanger

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Masa ke masa perubahan sistem informasi dalam berbagai bidang berkembang cukup
pesat. Indutri perhotelan pun tidak luput dari perkembangan sistem informasi. Industri perhotelan
merupakan salah satu penopang pariwisata, karena pada dasarnya semakin banyak dan baik tata
kelola wisata di suatu daerah maka akan berbanding lurus dengan indusri perhotelan yang baik
pula.
Sama halnya dengan berbanding lurusnya kualitas perhotelan dan pariwisata di Bandung.
Destinasi wisata di Bandung yang terbilang cukup banyak sebanding dengan jumlah hotel yang
ada di Bandung. Hotel di Bandung cukup beragam dari kelas ekonomis hingga berbintang lima.
Hotel yang menjadi tempat istirahat khususnya bagi para wisatawan salah satunya adalah Hotel
Prama Grand Preanger Bandung dengan fasilitas lengkap didalamnya, karena merupakan hotel
berbintang empat.
Melihat bahwa Hotel Preamger merupakan salah satu destinasi penginapan bagi para
wisatawan, maka dari itu penyusun melakukan analisis terkait dengan sistem informasi di hotel
tersebut. Selain tiu, tujuan penyususn menganalisis sistem informasi pada Hotel Preanger adalah
untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah System Analysis and Design Method. Fokus sistem
yang paling utama ada pada siklus pendapatan karena kegiatan utamanya adalah penyewaan
kamar. Maka dari itu pada penelitian kali ini, penyusun akan menjelaskan mengenai sistem
informasi Hotel Prama Grand Preanger terkait dengan sistem pendapatan pada room revenue.

1.2 Tujuan Penelitian


Untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah System Analysis and Design Method

1.3 Manfaat Penelitian


Untuk menambah pengetahuan dan wawasan serta dapat mengaplikasikan ilmu yang
didapatkan dalam mata kuliah System Analysis Design Method

3
Analasis Sistem Hotel Prama Grand Preanger

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Profil Perusahaan

Nama

: Hotel Prama Grand Preanger Bandung

Alamat

: Jl. Asia Afrika No. 81 Bandung, 40111 Indonesia

Telepon

: 022-24231631

Fax

: 022-24230034
Hotel Prama Grand Preanger merupakan salah satu anak perusahaan dari PT.

Aerowisata. Hotel ini merupakan salah satu hotel tertua yang ada di Kota Bandung dan
merupakan hotel berbintang lima. Hotel ini berlokasi di Jl. Asia Afrika No. 81 Bandung
dan dekat dengan pusat kota Bandung. Hotel ini memiliki bangunan dengan gaya
arsitektural Belanda. Hotel Prama Grand Preanger menjalankan aktivitas bisnis berupa
penyewaan kamar, restaurant, penyewaan ballroom dan meeting room, Club Arena Spa
and Fitness Center dan pool.

4
Analasis Sistem Hotel Prama Grand Preanger

2.1.1

Sejarah Organisasi
Hotel Prama Grand Preanger Bandung merupakan salah satu hotel tertua
di Bandung sehingga memiliki sejarah yang cukup unik. Pada tahun 1884, ketika
para priangan planters mulai berhasil dalam usaha pertanian dan perkebunan di
sekitar kota Bandung mulai sering datang untuk menginap dan berlibur ke
Bandung. Kebutuhan disediakan oleh toko di jalan Groote Postweg (sekarang
jalan Asia Afrika), tetapi kemudian toko itu bangkrut, sehingga pada tahun 1897
oleh seorang Belanda bernama W.H.C. Van Deeterkom toko itu diubah menjadi
sebuah hotel dan diberi nama hotel Preanger.
Pada tahun 1957, muncul CV. Haruman milik Idji Hartadji, seorang putra
Leles (Garut) yang kemudian mengambil alih pengelolaan Hotel Prama Grand
Preanger Bandung dari NV. Saut. Namun akhirnya CV. Haruman mengalami
kegagalan untuk memenuhi komitmen dan kewajibannya kepada Pemda Tk. I
Jawa Barat.
Pada tahun 1987, Pengelolaan administrasi, Bisnis, Manajemen, dan
Pelayanan Hotel Prama Grand Preanger Bandung diserahkan kepada PT Bina Inti
Dinamika, anak perusahaan PT. Aerowisata dimana PT. Aerowisata sendiri
merupakan anak perusahan PT. Garuda Indonesia.

Visi Hotel Prama Grand Preanger


Visi Hotel Prama Grand Preanger Bandung adalah untuk menjadi yang terbaik
dari hotel bersejarah di Indonesia.
Misi Hotel Prama Grand Preanger
Misi Hotel Prama Grand Preanger Bandung adalah berkomitmen untuk secara
konsisten melampaui harapan para tamu menyeluruh inovatif kami, pelanggan
terfokus, layanan peduli dan berusaha untuk menjadi salah satu dari tiga hotel
besar di Bandung dalam persentase hunian dan tarif kamar rata-rata.

5
Analasis Sistem Hotel Prama Grand Preanger

Produk
1. Kamar Hotel
N

ROOM TYPE

KING SIZE

O
1
2

GARUDA SUITE
PANDAWA

TOTAL

LUAS

PUBLISH RATE

1
1

1
1

364 M2 (TERRACE)
167 M2

Rp 11.495.000,- net
Rp 7.865.000,- net

SUITE
PRIANGAN

194 M2 (TERRACE)

Rp 6.655.000,- net

SUITE
MALABAR

135 M2

Rp 6.050.000,- net

5
6
7
8

SUITE
SADEWA SUITE
NAKULA SUITE
NARIPAN SUITE
ASIA AFRIKA

1
1
22
1

1
1
22
2

126 M2
126 M2
77 M2
55 M2

Rp 5.445.000,- net
Rp 4.840.000,- net
Rp 3.025.000,- net
Rp 3.025.000,- net

9
10

SUITE
EXECUTIVE
GRAND

11
5

20
5

55 M2
47 M2

Rp 2.117.500,- net
Rp 1.694.000,- net

37
29

4
44

50
82

32 M2
32 M2

Rp 1.058.000,- net
Rp 1.210.000,- net

11
12

DELUXE (#22)
DELUXE
SUPERIOR
TOTAL

111

TWIN

HWOOD

58

9
9
18

187

2. Restaurant

Preanger Brasserie

La Pattisiere

Preanger Lounge and Wine Corner

3. Penyewaan ballroom dan meeting room

4. Club Arena Spa and Fitness Center

5. Pool

2.1.2

Struktur Organisasi

2.1.3

Job Descriptions

1. General Manager
General Manager merupakan pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi
Hotel Prama Grand Preanger Bandung mempunyai fungsi menerapkan dan
mengawasi kebijaksanaan, memimpin, menyetujui dan mengoordinasi
pelaksanaan/operasional dari tujuan usaha hotel.
Tugas:
a. Bersama

EAM

(Executive

Assistant

Manager),

menyusun

kebijaksanaan hotel.
b. Menerima dan menganalisis laporan yang diterima dari EAM
berdasarkan hasil kegiatan hotel.

c. Bersama-sama EAM mengetahui dan menyetujui penambahan


karyawan baru dan asisten penggajiannya.
d. Merencanakan dan menjaga likuiditas dan keuangan perusahaan agar
operasional tidak terganggu.
e. Bersama-sama EAM mengembangkan dan mengendalikan fungsi
pemasaran, pelayanan terhadap tamu dan fungsi pembelian secara
efisien dan efektif.
f. Bersama-sama EAM mengoordinir tujuan yang telah di setujui oleh
direksi dan komisaris.
g. Mengimplementasikan

kebijakan

perusahaan,

serta

melakukan

pengawasan.
h. Memberikan laporan perkembangan perusahaan kepada Direktur.
i. Bersama-sama EAM menyusun budgeting dan hasilnya dilaporkan
kepada Direksi.
Wewenang:
a. Menandatangani pengajuan untuk kepentingan hotel.
b. Menyetujui pengeluaran cek atau giro batas maksimum.
c. Mengusulkan pengembangan usaha baru kepada Komisaris dan
Direksi.
d. Memeriksa dan menyetujui surat berita acara.
e. Memeriksa dan menandatangani bukti penarikan aktiva tetap dan surat
permintaan aktiva tetap.
f. Menandatangani bukti bank keluar.
g. Menandatangani bukti penerimaan dan pengeluaran cek atau giro.
h. Menandatangani laporan bank kas harian.
i. Menandatangani laporan harian kas kecil.
j. Menandatangani kontrak dan pembayaran hutang.

2. Executive Assistant Manager


Executive Assistant Manager merupakan bagian dari struktur organisasi
Hotel Prama Grand Preanger Bandung menpunyai fungsi membantu
General

Manager

dalam

pelaksanaan

perencanaan,

budgeting

pengendalian dan pengembangan usaha hotel.


Tugas:
a. Mengontrol dan mengawasi seluruh kegiatan pekerjaan di lingkungan
hotel.
b. Membantu perencanaan.
c. Membantu budgeting.
d. Melakukan pengendalian.
e. Melakukan pengkoordinasian kepada tiap-tiap Manager.
f. Menandatangani surat jalan service.
g. Mengetahui pembuatan surat bukti penarikan aktiva tetap.
h. Mengatasi permasalahan yang tidak bisa di tangani Manager.
i. Mengikuti meeting baik internal maupun eksternal.
j. Mengembangkan, mengawasi dan mengontrol fungsi pemasaran serta
fungsi pelayanan terhadap tamu dan fungsi pembelian secara efisien
dan efektif.
Wewenang:
a. Menegur dan memberi masukan kepada para Manager dalam
mengembangkan tugas sesuai dengan kebijakan perusahaan.
b. Dapat memberikan keputusan apabila dalam keadaan mendesak.
c. Memperoleh laporan yang di anggap perlu.
d. Mengajukan usulan kepada General Manager.
e. Memeriksa dan menandatangani surat perjanjian free pass.

3. Human Resources Manager


Human Resources Manager merupakan bagian dari struktur organisasi
Hotel Prama Grand Preanger Bandung mempunyai fungsi mengorganisir
dan mengontrol kegiatan operasional di lingkungan personalia dan
mengawasi serta mengurus tentang ketenagakerjaan dan pembayaran
upah, gaji, serta lembur.
Tugas:
a. Membuat kebijaksanaan bidang ketenagakerjaan.
b. Menyusun rencana program pengadaan dan pengembangan karyawan.
c. Melakukan seleksi terhadap calon karyawan.
d. Menyusun kebijakan pelatihan.
e. Menyusun kebijakan penempatan mutasi dan promosi karyawan.
f. Memberikan pelatihan dan bimbingan kepada karyawan.
g. Membuat daftar gaji dan service data pelatihan karyawan dan data
karyawan.
Wewenang:
a. Memeriksa dan menandatangani rekapitulasi daftar hadir.
b. Memeriksa dan menandatangani rekapitulasi daftar gaji dan lembur.
c. Memeriksa dan menandatangani daftar upah karyawan.
4. Account & Finance Manager
Account & Finance Manager bagian dari struktur organisasi Hotel Prama
Grand

Preanger

Bandung

mempunyai

fungsi

merencanakan,

mengorganisir, melaksanakan serta mengontrol kegiatan operasional di


lingkungan accounting dan bertanggung jawab atas laporan keuangan
yang akurat.

Tugas:
a. Membuat laporan keuangan.
b. Mengurus mengenai perpajakan.
c. Menangani elektronik data processing.
d. Mengontrol biaya langsung dan biaya tidak langsung di bagian
accounting.
e. Mengawasi kegiatan di seluruh bagian accounting dan cashier.
f. Melaksanankan rapat secara periodik di kalangan Staf accounting
untuk membahas masalah yang timbul.
g. Menganalisa laporan keuangan dan menyampaikan kepada atasan.
Wewenang:
a. Memeriksa dan menandatangani surat pengajuan cek atau giro, daftar
tagihan, surat tagihan dan daftar umur piutang.
b. Memeriksa dan menandatangani bukti bank keluar, bukti penerimaan,
bank buku penerimaan dan pengeluaran cek atau giro buku bank dan
laporan posisi kas dan bank harian.
c. Memeriksa dan menandatangani daftar hutang, kontra bon, cash
receivable, account payable mutation report dan account payable
aging report.
5. Sales & Marketing Manager
Sales & Marketing Manager merupakan bagian dari struktur organisasi
Hotel Prama Grand Preanger Bandung mempunyai fungsi mengawasi dan
mengoordinir kegiatan marketing sehingga tingkat penjualan hotel
menjadi meningkat.
Tugas:
a. Menjual seluruh produk hotel.
b. Mengoordinir kerja sales executive dan member executive.

c. Maintenance costumer hotel.


d. Membuat promosi-promosi penjualan produk hotel (di dalam dan di
luar hotel).
e. Membuat sales call report.
f. Mengontrol kegiatan marketing.
g. Menerima pengajuan pemberian voucher dan dapartement head.
h. Memeriksa dan menandatangani banquet aggrement.
i. Menghandel komplain tamu.
Wewenang:
a. Menolak pengajuan pemberian voucher.
b. Menegur bawahan yang lalai dalam menjalankan tugas.
c. Membuat promosi-promosi penjualan produk hotel.
6. F ood & Beverage Manager
Food & Beverage Manager merupakan bagian dari struktur organisasi
Hotel

Prama

Grand

Preanger

Bandung

mempunyai

fungsi

mengimplementasi kebijakan manajemen dalam pelaksanaan kegiatan di


lingkungan serta melakukan pengawasan dan pengontrolan.

Tugas:
a. Mengawasi kegiatan di seluruh food and beverage outlet.
b. Mengontrol biaya langsung dan tidak langsung di bagian Food and
Beverage sesuai dengan standar yang di tetapkan manajemen.
c. Membuat analisa laporan operasional dari restaurant dan bar manager
dan chief sebagai bahan pengambilan keputusan.
Wewenang:
a. Memeriksa dan menandatangani function order.
b. Memeriksa dan menandatangani rekapitulasi bar.

c. Memeriksa dan menandatangani laporan pemakaian barang dan hasil


produksi.
7. Chief Engineer
Chief Engineer merupakan bagian dari struktur organisasi Hotel Prama
Grand

Preanger

Bandung

mempunyai

fungsi

merencanakan,

mengorganisir, melaksanakan serta mengontrol kegiatan operasional


mechanic engineering dan bertanggung jawab atas perawatan dan
perbaikan masing-masing bangunan dan peralatan operasional lainnya.
Tugas:
a. Melakukan pengawasan kegiatan pekerjaan.
b. Membuat jadwal kegiatan dan lapangan kerja.
c. Menganalisis hasil sebagai kegiatan kerja di lingkungan berdasarkan
laporan hasil kegiatan pengambilan keputusan.
Wewenang:
a. Memeriksa dan menandatangani surat permintaan dan pengeluaran
barang.
b. Menyusun surat permohonan cuti.
c. Memeriksa dan menandatangani rencana kebutuhan barang.
8. Front Office Manager
Front Office Manager merupakan bagian dari struktur organisasi Hotel
Prama Grand Preanger Bandung mempunyai fungsi melaksanakan dan
mengimplementasikan serta mengawasi kegiatan kerja yang di berikan
atasan di lingkungan kerja front office.
Tugas:
a. Mengontrol pelaksanaan reservasi.
b. Mengontrol pelaksanaan telepon operator.

c. Mengontrol pelaksanaan tugas bell boy.


d. Mengontrol kebersihan area front office.
e. Menangani masalah room discrepancy.
Wewenang:
a. Mengontrol pelaksanaan reservasi, telepon operator, dan tugas bell
boy.
b. Menegur para bawahan yang lalai dalam pelaksanaan tugas.
9. Executive Housekeeper
Executive Housekeeper merupakan bagian dari struktur organisasi Hotel
Prama Grand Preanger Bandung mempunyai fungsi mengimplementasikan
kebijaksanaan manajemen dalam melaksanaakan kegiatan di lingkungan
housekeeping serta melakukan pengawasan dan pengontrolan.
Tugas:
a. Mengawasi kegiatan di seluruh kegiatan housekeeping.
b. Mengontrol biaya langsung dan biaya tidak langsung di Bagian
housekeeping sesuai dengan standar yang telah di tetapkan
manajemen.
c. Menganalisis laporan-laporan dari keeping public area laundry sebagai
bahan pengambilan keputusan.
Wewenang:
Memeriksa dan menandatangani rencana kebutuhan barang dan surat
permintaan dan pengeluaran barang.

2.1.4

Proses Bisnis
Pendapatan Hotel Prama Grand Preanger Bandung berasal dari dua
sumber, yaitu kegiatan perhotelan dan non-perhotelan. Kegiatan
perhotelan dibagi menjadi tiga bagian yaitu, pendapatan kamar (room),

pendapatan penjualan makanan dan minuman (FnB) dan pendapatan


others department. Kegiatan non-perhotelan berasal dari pendapatan usaha
lain-lain diluar kegiatan operasional perhotelan.
Pendapatan kamar (room) adalah pendapatan yang berasal dari
penyewaan kamar hotel, pendapatan ini merupakan unsur utama dari
penerimaan perusahaan.
Pelanggan dapat melakukan transaksi penyewaan kamar melalui tiga
cara antara lain, via website aerowisata dan langsung (walk-in). Transaksi
penyewaan kamar via website aerowisata dimulai dari pelanggan
melakukan pemesanan online dengan melakukan pemesanan kamar dan
pengisian reservation summary yang berisi data diri, tipe kamar, jumlah
pembayaran dan payment option. Setelah pelanggan melakukan pengisian
tersebut pelanggan mendapatkan hotel voucher yang dikirimkan via email,
kemudian pelanggan menunjukan hotel voucher dan kartu identitas.
Sebelum mendapatkan kunci kamar, pelanggan melakukan deposit terlebih
dahulu ke bagian receiptionist, kemudian pelanggan dapat melakukan
check in kamar. Transaksi penyewaan kamar secara langsung (walk-in)
diawali dengan pengisian data diri, pemilihan tipe kamar dan pembayaran
deposit. Setelah itu pelanggan dapat melakukan check in kamar.
Pembayaran dilakukan saat pelanggan check out.
Pendapatan penjualan makanan dan minuman (FnB) berasal dari
penjualan makanan dan minuman yang ada di restaurant untuk pelanggan
yang menginap dan untuk event tertentu seperti acara pernikahan dan
meeting oleh instansi-instansi tertentu yang dilaksanakan di Hotel Prama
Grand Preanger Bandung. Proses pembayaran makanan dan minuman di
restaurant dilakukan secara langsung di kasir. Namun, untuk makanan dan
minuman atas event tertentu biasanya dilakukan pemesanan terlebih
dahulu dan pembayaran dilakukan sesuai dengan perjanjian kedua belah
pihak. Setelah melakukan pemesanan tersebut, pelanggan mendapatkan
invoice, kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan perjanjian yang
dilakukan sebelumnya.

Pendapatan other department adalah pendapatan yang diperoleh dari


penjualan berupa jasa yang diberikan oleh Hotel Prama Grand Preanger
Bandung guna menambah kenyamanan para pelanggan, seperti gym,
swimming pool dan spa. Tidak hanya pelanggan yang menginap di hotel
saja yang dapat menikmati fasilitas yang ada di other department ini,
namun pelanggan dari luar pun dapat menggunakan fasilitas ini. Untuk
pelanggan yang menginap di hotel, biaya penggunaan fasilitas yang ada di
other department dibayarkan langsung pada saat pelanggan menggunakan
fasilitas other department begitu pula dengan costumer biasa (yang tidak
menginap di hotel).
Pendapatan others merupakan pendapatan yang diperoleh dari usaha
penyewaan ruangan, seperti penyewaan ruangan ATM, tower pemancar
saluran telephone dan penyewaan ballroom hotel. Proses pembayaran
sewa ruangan di Hotel Prama Grand Preanger Bandung ini bergantung
pada perjanjian kedua belah pihak, yaitu antara penyewa ruangan dan
management hotel. Pada umumnya penyewa ruangan memberikan down
payment atas penyewaan ruangan tersebut.
Pengeluaran di Hotel Prama Grand Preanger Bandung dibagi menjadi
dua yaitu, pengeluaran yang bersifat besar dan pengeluaran operasioanl
(daily). Pengeluaran yang bersifat besar, management tidak melakukan
lelang melainkan melakukan pembelian terbatas dan itu pun dilakukan
oleh PT. Bina Inti Dinamika secara langsung. Setelah purchase
reacquisition dibuat oleh staf gudang kemudian di otorisasi oleh manager
finance juga oleh general manager dan penunjukan supplier maka
muncullah purchase order. Setelah barang diterima oleh bagian gudang,
kemudian dilakukan pencocokan antara purchase order dan receiving
order. Jika barang yang dipesan tidak sesuai dengan yang diterima, barang
tersebut akan di-reject dan akan dikembalikan pada saat itu juga.
Pengeluaran operasional (daily), bagian pembelian melakukan
pembelian langsung setelah itu semua pembelian terpenuhi semua lalu
dilakukan pencocokan antara realisasi dan budget pengeluaran.

Payroll di Hotel Prama Grand Preanger Bandung tersentralisasi di


Human Capital. Sistem payroll sendiri pada satu minggu sebelum
penggajian dilakukan, setiap divisi melakukan pendokumentasian list
nama pekerja juga lama bekerja dalam bulan tersebut setelah
pendokumentasian selesai dilakukan approval oleh staf payroll. Setelah
itu, staf payroll yang telah ditunjuk untuk setiap divisinya menerbitkan
payment request atas gaji yang akan dibayarkan untuk setiap karyawan
disetiap divisinya. Semua payment request tersebut kemudain di approve
oleh General Manager. Pembayaran gaji dilakukan via transfer.
Sistem pelaporan Hotel Prama Grand Preanger Bandung
tersentralisasi dengan Aerowisata Grup dan server utama terdapat di
Garuda Indonesia. Pencatatan internal hotel sendiri dibagi menjadi dua,
yaitu front office dan back office. Semua pendapatan pada hari
bersangkutan akan dicatatat pada sistem yang ada di front office dan
pengakuan income terjadi pada sistem yang ada di back office yang
dilaksanakan pada pukul 02.00 pagi disetiap harinya.

2.1.5

Penentuan Ruang Lingkup


Siklus Operasi bisnis yang dijadikan fokus utama dalam penelitian ini
adalah siklus pendapatan dari Hotel Prama Grand Preanger (room
revenue). Penentuan ruang lingkup ini didasarkan karena kegiatan utama
perusahaan ini berasal dari pendapatan penyewaan kamar.

Proses Bisnis Pendapatan Kamar pada Hotel Prama Grand Preanger


Pemesanan kamar yang dilakukan oleh calon pelanggan dapat dilakukan via
website Aeorowisata atau dapat pula langsung (walk-in) mendatangi Hotel Prama Grand
Preanger melalui receiptionist.

Pelanggan yang melakukan reservasi kamar secara

online (website) dimulai dengan pelanggan mengisi tanggal check-in dan check-out,
sedangkan pelanggan yang memesan secara langsung (walk-in) dapat melakukan inquiry
atau menanyakan spesifikasi kamar langsung kepada receiptionist. Kemudian pelanggan,
baik pelanggan online maupun walk-in mengisi data reservasi yang berisi data diri
pelanggan, tipe kamar, jumlah kamar, jumlah orang dewasa per kamar, jumlah anak per

kamar (jika ada). Kemudian pelanggan yang memesan melalui website memilih
payment option, yaitu berupa cara pembayaran yang harus dilakukan (melalui kartu
kredit), dimana ketentuannya sama dengan pelanggan walk in. Besarnya jumlah yang
harus dibayar oleh pelanggan yang melakukan pemesanan melalui website,
ketentuannya sama dengan pelanggan walk-in, yaitu membayar deposit terlebih dahulu.
Deposit yang dibayarkan adalah sebesar harga sewa kamar selama satu hari dan mini
bar. Dimana pembayaran mini bar adalah sebesar Rp 300,000.
Bagi pelanggan yang melakukan pemesanan secara online, pelanggan harus
melakukan konfirmasi reservasi setelah melakukan pembayaran (kartu kredit), kemudian
pelanggan akan diberikan voucher untuk kemudian diserahkan kepada receiptionist
sebagai bukti telah melakukan reservasi kamar saat pelanggan datang ke hotel. Bagi
pelanggan yang melakukan pemesanan secara langsung (walk in), setelah memilih tipe
kamar dan mengisi data reservasi, pelanggan membayar deposit pada saat check in.
Setelah itu maka pelanggan dapat mengakses kamar.
Pada tanggal check out, pelanggan harus meninggalkan kamar maksimal pukul
12.00 malam. Ketika check out, pelanggan akan diberikan faktur berupa rincian
pengeluaran yang meliputi total sewa kamar. Kemudian pelanggan melakukan
pembayaran sesuai dangan faktur yang diberikan.

2.2 Current Logical Data dan Process Model


2.2.1

Decomposition Diagram

2.2.2

Context Diagram

2.2.3

Data Flow Diagram Level 1

2.2.4

Data Flow Diagram Level 2

Pemesanan kamar

Pendapatan lain lain (others revenue)

Penagihan

Penerimaan kas

2.2.5

Enterprise Relationship Diagram

2.3 Project Management


2.3.1 Batasan Ruang Lingkup
Batasan ruang lingkup penelitian sistem operasi bisnis Hotel Prama
Grand Preanger yaitu siklus pendapatan yang berfokus pada room
revenue. Penentuan ruang lingkup ini didasarkan karena kegiatan utama
perusahaan ini berasal dari pendapatan kamar.

2.3.2 Alokasi Biaya


Keterangan
Pulsa

Harga
Rp 11.000

Pertamax
Makan & Minum
Programmer fee

Rp 7.050/liter
Rp 60.000/meeting
Rp 300.000

Kuantitas
@ 2 kali
pengisiaan
@ 4 liter
@ 4 kali meeting
@ 1 sistem

Total
Rp 22.000
Rp 28.200
Rp 240.000
Rp 300.000

Total Amount

Rp 590.200

2.3.3 Timeline Kerja


Activities

Start

Finish

Pencarian Industri
Pencarian Data
Analisis Industri
Penentuan Ruang
Lingkup
Pembuatan DFD
Pembuatan ERD
Pembuatan Matrix
PIECES SWOT
Analisis Internal Control
Finalisasi Model Data
Perancangan Aplikasi
Dokumentasi Sistem

7/3/2016
14/3/2016
4/4/2016

25/3/2016
26/4/2016
26/4/2016

4/4/2016
5/4/2016
25/4/2016

5/4/2016
26/4/2016
26/4/2016

4/4/2016
25/4/2016
25/4/2016
22/4/2016
26/4/2016

26/4/2016
26/4/2016
26/4/2016
26/4/2016
26/4/2016

2.3.4

1st
wee
k

March
3rd
2nd
wee
week
k

April
4th
wee
k

1st
wee
k

Teknik Perolehan Data


Mengunjungi hotel untuk mendapatkan data-data
Menggunakan media elektronik untuk menambah data
Melakukan interview dengan pihak hotel mengenai proses bisnis dari
hotel tersebut
Melakukan observasi terkait proses bisnis hotel

2.4 PIECES Framework


Performanc
e

Strength

Weakness

Semua kegiatan
termasuk
didalamnya
siklus
pendapatan
(back office dan
front
office)
sudah
terintegrasi dan
terkomputerisas
i

Proses
pengambilan
keputusan
sistem
terlampau lama
karena
harus
ada persetujuan
general
manager

Opportunity
Kinerja user
system lebih
efektif dan
efisien karena
user sudah
terlatih

Threats
Semakin
banyaknya
pesaing yang
memiliki
sistem yang
terintegrasi
secara otomatis
dan
mengefektifka
n layanan lebih
baik

2nd
3rd
week week

Information

Sistem
informasi data
pelanggan serta
data tagihan
sudah
terintegrasi
antara front
office dengan
back office

Pada website
masih terdapat
kekurangan
berupa tulisan
yang tidak
terlihat
dikarenakan
background
sehingga
informasi tidak
terlihat jelas

Tidak perlu
adanya double
input data
dikarenakan
sistem sudah
terotomatisasi

Pelanggan sulit
mendapatkan
informasi pada
laman web
sehingga dapat
menyebabkan
penurunan
kuantitas
pelanggan
Hotel Prama
Grand
Preanger

Economics

Karena sistem
sudah otomatis,
tidak
dibutuhkan
biaya yang
banyak dalam
penjalanan
sistem

Pembentukan
sistem yang
terintegrasi dan
terkomputerisas
i mahal dalam
segi
pembiayaan

Terintegrasinya
sistem di Hotel
Prama Grand
Preanger
dengan
Aerowisata
Grup sehingga
akses
perubahan
sistem lebih
ekonomis

Dikarenakan
sistem yang
terintegrasi
antara
Aerowisata
grup dengan
Grand
Preanger maka
pembiayaan
perubahan
sistem harus
mendapatkan
persetujuan
juga dari
Aerowisata
Grup

Control

Sistem
pendapatan di
kontrol oleh
night audit
sehingga sesuai
dengan
transaksi yang
terjadi

Tidak
terdapatnya
Internal Auditor
sehingga
mempengaruhi
kontrol pada
sistem tersebut

Karena
terkontrol oleh
night audit,
sistem yang
dimiliki Grand
Preanger
terkendali dari
error hingga
salah
pencatatan

Terdapat
kemungkinan
terjadinya
fraud cukup
besar karena
tidak adanya
Internal
Auditor pada
sistem
perusahaan

Efficiency

Input dari
sumber daya
manusia
terhadap sistem
sedikit dan

Sistem memiliki
ketergantungan
terhadap daya
listrik sehingga
ketika terdapat

Banyaknya
travel agent
yang bersedia
menyediakan
jasa layanan

Terdapat
penurunan
keuntungan per
unit karena
tarif yang

Service

output (service)
yang diberikan
cepat

gangguan listrik
maka sistem
tidak dapat
beroperasional
secara efisien

order kamar
Grand
Preanger via
website
sehingga
menurunkan
biaya promosi

diberikan
kepada travel
agent lebih
kecil
dibandingkan
dengan yang
ditawarkan
langsung dari
Hotel Prama
Grand
Preanger via
web

Sistem sudah
menyediakan
pelayanan yang
berbasis online
dan
terotomatisasi

Sistem
pelayanan Hotel
Prama Grand
Preanger masih
kurang menarik
dari segi
interface

Mempermudah
perusahaan
untuk
mendapatkan
pelanggan baru

Beberapa hotel
sudah memiliki
aplikasi
service selama
berada di hotel
di integrasikan
dengan kamar
hotel (cth:
connectivity by
Pullman)

2.5 Internal Control


Berdasarkan analisis kami, pengendalian internal yang diterapkan di dalam Hotel
Prama Grand Preanger berdasarkan COSO, sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Seluruh karyawan Hotel Prama Grand Preanger telah menunjukkan komitmen
terhadap integritas dan kepatuhan atas Standard Operating Procedure yang telah
dibuat. Accounting and Finance Manager mengawasi pengendalian internal
setiap transaksi yang dilakukan Hotel Prama Grand Preanger.
2. Penilaian Risiko (Risk Assesment)
Hotel Prama Grand Preanger sudah menerapkan sistem pengendalian risiko
mulai dari risiko strategik, operasional, pelaporan dan kepatuhan dalam setiap
aktivitas yang dilakukan.

3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)


Otorisasi setiap aktivitas transaksi dilakukan oleh Accounting and Finance
Manager serta harus melalui persetujuan General Manager. Hotel Prama Grand
Preanger sudah memiliki Standard Operating Procedure (SOP) dalam setiap
aktivitas dan juga transaksi yang terjadi.
4. Informasi dan Komunikasi (Information & Communication)
Semua informasi yang terkait dengan karyawan telah terinformasikan dengan
baik dikarenakan komunikasi antar manager divisi sudah baik.
Tidak terdapat kesalahan penyajian informasi keseluruhan pendapatan dan
pengeluaran kepada pihak eksternal mulai dari PT Aerowisata sebagai
perusahaan induk serta travel agent mengenai informasi kamar dan harga kamar.
5. Pemantauan (Monitoring)
Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT Aerowisata sebagai perusahaan induk
sudah baik.
Kelemahan Pengendalian Internal (Internal Control):
Semua data reservasi kamar, penagihan dan pengakuan pendapatan dilakukan
oleh front office, namun penginputan dan pelaporan kebagian back office
(accounting and finance department) baru dilakukan pada pukul 02.00 pagi.

Hal tersebut menyebabkan kemungkinan terjadinya fraud.


Hotel Prama Grand Preanger tidak memiliki fungsi Internal Auditor sehingga
independensi terhadap pengawasannya tidak terjadi secara optimum dan
dapat menyebabkan fraud.

Saran perbaikan Pengendalian Internal (Internal Control):

Pengakuan pendapatan oleh front office diakui pada saat transaksi tersebut

terjadi.
Pengakuan pendapatan tersebut dilakukan melalui sistem yang terintegrasi

antara front office dengan back office (accounting and finance department).
Sistem tersebut hanya dapat diakses oleh front office manager dan back
office manager (accounting and finance department) untuk meminimalisir

terjadinya fraud.
Sebaiknya Hotel Prama Grand Preanger membentuk Tim Internal Audit.

2.6 Alternative Matrix and Feasibility Analysis


Karakteristik
Jenis sistem yang akan digunakan
Bahasa yang digunakan

Cara mendapatkan sistem tersebut

Biaya
Keuntungan

Kerugian

Kandidat 1
Web Based
PHP
MYSQL
Javascript
Dengan membeli source code hotel
kemudian di costumization oleh penjual
Rp 7.500.000 Rp 30.000.000
Aplikasi dapat meng-cover kebutuhan
sistem dan cepat dalam proses
pengimplementasianya
Biaya yang dikeluarkan cukup mahal dan
resiko kegagalan dalam proses
customization cukup tinggi

Kandidat 2
Web Based
PHP
MYSQL
Javascript
Dengan membeli source code
hotel kemudian di costumization
oleh programmer
Rp 300.000
Aplikasi dapat meng-cover
kebutuhan sistem dan biaya yang
dikeluarkan cukup terjangkau.
Interface dari sistem tersebut
kurang menarik dan terdapat
kemungkinan terjadinya
kegagalan dalam proses
implementasi

Weighted
Description

Candidate 1
Membeli sourcecode

Candidate 2
Mengembangkan

hotel dan customization

prototype dari

oleh penjual. Bahasa

programmer. Bahasa

yang digunakan php,

yang digunakan php,

mysql, javascript. Jenis

mysql, javascript, ajax,

sistem yang digunakan

css. Jenis sistem yang

adalah web based

digunakan adalah web


based

Operational

30%

Feasibility

Technical

30%

Feasibility

Score : 100
Para pegawai setuju

Score : 60
Para pegawai setuju

untuk melakukan suatu

untuk memperbaiki

peralihan dalam

sistem pengelolaan

penggunaan programnya pendapatannya dengan


dengan menggunakan

penggunaan Microsoft

software

Office yang lebih


optimal

Economic

20%

Feasibility

Score : 90
Biaya yang dikeluarkan

Score : 55
Biaya yang dikeluarkan

dalam pembuatan

dalam pembuatan

program ini adalah Rp

program ini adalah Rp

300.000 dengan estimasi 150.000 dengan estimasi

Schedule
Feasibility
Weighted Score

20%

pengerjaan 1,5 bulan

pengerjaan 1,5 bulan

Score : 85
2-3 bulan.

Score : 70
Kurang dari dua bulan.

Score : 100
93,75

Score : 85
67,5

Berdasarkan Feasibility Analysis yang dilakukan oleh penyusun, kami


mendapatkan satu alternatif yang layak, yaitu pada kandidat 2. Alasan
pemilihan Kandidat 2 sebagai alternatif karena mudah diterapkan, proses
pembuatan sistem cukup singkat, lalu dari sisi ekonomis cukup terjangkau.

2.7 Target Logical Process dan Data Model

Decomposition Diagram

Context Diagram

DFD Level 0 Siklus Pendapatan kamar

DFD Level 1 1.0 Memesan Kamar

DFD Level 1 2.0 Melakukan Check in

DFD Level 1 3.0 Menagih

DFD Level 1 4.0 Menginput Kas

DFD Level 1 5.0 Membuat Laporan Penerimaan

2.8 Dokumentasi Sistem

Halaman Utama (Pelanggan)

Halaman Utama (Admin)

Analisis Sistem
Sistem informasi yang saat ini berjalan di Hotel Prama Grand Preanger
terutama untuk siklus pendapat dapat dikatakan baik, karena sistem informasi
tersebut telah mencakup semua aspek siklus pendapatan. Namun sistem
tersubut masih saja terdapat kekurangan, pasalnya booking online hanya bisa
dilakukan via web aerowisata dan via travel agent. Sedangkan Hotel Prama
Grand Preanger tidak memiliki web secara terpisah.

Saran perbaikan
Pada sistem yang penyusun buat, Hotel Prama Grand Preanger mempunyai
web tersendiri yang mana pelanggan dapat melakukan booking online langsung
tanpa harus masuk melalui web aerowisata.