SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

PADA PT.PELNI CABANG SEMARANG

Deskripsi Kegiatan PT.PELNI
PT.PELNI merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang penyedia jasa transportasi laut. Dalam menjalankan usahanya
agar berjalan efektif harus memperhatikan pengolahan yang menyangkut
segala aktifitas dan kegiatan perusahaan diantaranya mengenai
pengeluaran kas. Penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas pada
PT.PELNI diharapkan dapat menangani dan mengatur lajunya arus kas
keluar yang digunakan untuk membiayai kebutuhan perusahaan itu
sendiri seperti pembayaran gaji dan upah karyawan, pembayaran
pembatalan tiket kapal, pembayaran biaya-biaya atas pengeluaran
perusahaan.
Sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT.PELNI
menerapkan sistem pembayaran biaya-biaya atas
pengeluaran perusahaan dengan menggunakan sistem
voucher (Cash Bank Voucher) dibayar tunai untuk semua
pengeluaran kas baik yang jumlah nominalnya besar
maupun relatif kecil. Prosedur pengeluaran uang kas
perusahaan juga diterapkan agar semua uang kas yang
telah dikeluarkan oleh perusahaan dapat diketahui dan
ditelusuri sehingga penyelewengan, dan penggelapan
uang kas dapat dicegah.

1.Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan

Sistem Voucher
A. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
1) Bukti Kas Keluar

B.CATATAN YANG DIGUNAKAN

1) Register Bukti Kas Keluar (voucher register)
2) Register Cek ( check voucher )
C.FUNGSI YANG TERKAIT

1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Setelah fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan
permintaan cek ke fungsi akuntansi (bagian utang), maka bagian utang
akan membuat 11
bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi
cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas.
2) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek dan memintakan
otorisasi atas cek dan mengirimkan cek ke kreditur melalui via pos atau
membayarkanya langsung ke kreditur
3) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas :

a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

Fungsi ini berada ditangan bagian kartu persediaan dan bagian kartu
biaya.
b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas
atau register cek. Fungsi ini berada ditangan bagian jurnal.
c) Pembuatan bukti kas keluar, bertanggung jawab untuk melakukan
verivikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai
sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Dalam metode pencatatan
utang tertentu (full-fledget voucher system) fungsi akuntansi juga
bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar (unpaid voucher file) yang berfungsi sebagai buku
pembantu utang perusahaan. Fungsi ini berada ditangan bagian utang.

D. Pengendalian intern
Adapun pengendalian internadalah sebagai berikut :

Organisasi
a. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan
fungsi yang lain.

Prosedur Pencatatan
a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
b. Pembukuan dan penutupan rekening Bank harus mendapatkan
persetujuan dari pejabat yang berwenang.
`

c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas ( atau dalam metode

pencatatan tertentu dalam register check ) harus didasarkan bukti kas
keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan
dilampiri dengan pendukung yang lengkap.

Praktik yang sehat

a. Saldo yang ditangan harus dilindungi dari kemunginan pencurian atau
penggunaan yang tidak semestinya.
b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas
harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi
pengeluaran kas dilakukan.
c. Penggunaan koran Bank ( Bank statement ), yang merupakan
informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh
fungsi pemeriksa intern ( internal audit function) yang merupakan fungsi
yang terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan dengan imprest system.
f. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada
ditangan dengan jumlah kas menurut catatan Akuntansi.
g. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan
(cash out tansit) diasuransikan dari kerugian.

h. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) .

i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register check, almari
besi, dan strong room).
j. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.

Menurut teori
1. SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
DENGAN CEK
DESKRIPSI KEGIATAN
pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek.
Pengeluaran yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karna
jumlah nya relative kecil) dilaksanakan melalui dana kas kecil yang di
selenggarakan dengan salah satu diantara dua system: fluktuating- fundbalance system dan inprest system.
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari
pengendalian intern berikut ini:
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat
diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada
formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan cek
menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh
pihak pembayar.
2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan
transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek
dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran
kas direkam juga oleh bank yang secara periodik mengirimkan
rekening Koran bank (bank statement) kepada perusahaan
nasabahnya
3. Jika system perbankan mengembalikan cancelled chek
kepadacheck issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan
`

manfaat tambahaan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek

dengan dapat digunakannya canceled check sebagai tanda terima
kas dari pihak yang menerima pembayaran. Dengan digunakan nya
checkdalam pengeluaran kas, check issuer akan secara otomatis
menerima tanda penerimaan kas dari pihak yang menerima
pembayaran.

1. Dokumen yang Digunakan:

1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek (check request)

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Jurnal pengeluaran kas(cash disbursement journal)
Dalam pencatatan utang dengan account payable
system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan
system jurnal pembelian dan untuk mencatatat
pengeluaran kas digunakan jurnalpengeluaran kas.
2. Register cek(check register)
Digunakan untuk mencatat cek cek perusahaan yang
dikeluarkan untuk pembayaran parakreditur perusahaan
atau pihak lain.

3.

Fungsi yang Terkait

a. Fungsi yang memerlukan pengeluran kas

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Fungsi ini biasanya

mengajukan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika
memerlukan pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan.
Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi
yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan
voucher payable system
maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan
bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi
yang memerlukan pengeluaran kas.
b. Fungsi kas
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek,
memintakan otorisasi cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos
atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau melakukan
pemindahbukuan melalui jasa perbankan.

c. Fungsi akuntansi
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas (a) pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan, pencatatan
transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register
cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen
tersebut.

4. Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas
secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo
kas menurut catatan akuntansi. Selain itu, fungsi ini juga melakukan
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan
dan membuat rekonsiliasi secara periodic

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Berikut merupakan jaringan
prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek:
a. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Tidak Memerlukan
Permintaan Cek.
Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan
kirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar pembuatan BKK.

b. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Memerlukan Permintaan

Cek.
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian ,
dokumen pendukung seperti kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yg
memerlukan jasa tersebut

c. Prosedur Pembuatan BKK

Dalam prosedur ini, bagian utang (Fungsi akuntansi) membuat BKK. BKK ini
berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sejumlah yang
tercantum pada dokumen cek dan mengirimkan cek kepada kreditur yang namanya
ditulis dalam dokumen cek tersebut.

d. Prosedur Pembayaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada
pejabat berwenang dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya
tercantum BKK.

e. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas ke dalam jurnal
pengeluaran kas dan register cek

f. Prosedur Permintaan Cek

`

Dalam prosedur yg memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan

pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek . dokumen ini diminta otorisasi
dari kepala fungsi yg bersangkutan dan dikirim ke fungsi akuntansi.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN

Dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut :
1. Semua Penerimaan kas harus di setor penuh ke bank pada hari yg sama
dengan penerimaan pada hari kerja berikutnya.
2. Semua Pengeluaran kas dilakukan dengan cek
3. Pengeluaran kas yg tidak dapat dilakukan dengan cek

Penjelasan Unsur Pengendalian Intern

ORGANISASI
Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi . agar data
akuntansi yg dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya . Dalam fungsi
kas , fungsi penyimpanan kas yg di pegang bagian kas harus dipisahkan dengan
fungsi akuntansi kas yg di pegang oleh bagian jurnal , yg menyelenggarakan
register cek atau jurnal pengeluaran kas dan jurnal penerimaan kas.
Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri oleh Bagian
Kas Sejak Awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi lain.
Unsur pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap traksaksi oleh lebih
dari fungsi agar tercipta internal check. Bagian kas adalah pemegang fungsi
penerimaan kas , dan fungsi penyimpanan kas.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang.

 Pembukaan dan Penutupan rekening

persetujuan dari pejabat berwenang.

Bank

harus

mendapat

Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan atas bukti

kas keluar yg telah mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang dan
di lampiri dokumen pendukung yg lengkap.
Saldo kas yg ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yg tidak semestinya.
Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas
harus dibubuhi cap LUNAS
Penggunaan rekening koran bank.
Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerima pembayaran.
Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah kas kecil, pengeluaran
ini dilakukan melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan
dengan imprest system.
Diadakan pencocokan jumlah fisik yg di tangan dengan jumlah kas
menurut catatan.
Kas yg ada di tangan dan kas yg ada di perjalanan diasuransikan dari
kerugian.
Kasir diasuransikan.

 Kasir dilengkapi dengan alat yg mencegah terjadi nya pencurian

terhadap kas yg ada di tangan.
Semua nomor cek harus di pertanggungjawabkan oleh bagian kas.

BAGAN ALIR PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi 4 macam :
1. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Account Payable
System
2. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Voucher Payable
System
a. One-Time Voucher Payable System dengan cash basis.
b. One-Time Voucher Payable System dengan accrual basis.
c. Built-Up Voucher Payable System.

Bagan Alir Dokumen Sistem

Pengeluaran Kas dengan Cek dalam
Accout Payable System

Bagan Alir Dokumen One-Time Voucher Payable

System dengan Cash Basis

Bagan Alir Dokumen One-Time Voucher Payable System

dengan Accrual Basis

Bagan Alir Dokumen Built-Up Voucher Payable System

2. SISTEM DANA KAS KECIL

Deskripsi Kegiatan:

Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi

pengeluaran dengan nominal kecil. Sistem ini dilakukan dengan dua
cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
dan sistem saldo tetap (imprest system). Flowchart pengeluaran kas
dengan dana kas kecil disajikan dalam lampiran. Penyelenggaraan dana
kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi dilakukan dengan prosedur
sebagai berikut :
1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana
Kas Kecil
2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana
Kas Kecil sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai
keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
Dalam sistem saldo tetap, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan
dengan prosedur sebagai berikut:
1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat
mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo ini tidak boleh berubah dari
yang telah ditetapkan sebelumnya kecuali jika saldo yang ditetapkan
telah dinaikkan atau dikurangi.
2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (rekening Dana
Kas Kecil tidak dikredit). Bukti-bukti mengenai pengeluaran dana kas
kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan
oleh pemegang dana kas kecil.
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.
Berikut dokumen, catatan akuntansi, fungsi terkait dan jaringan prosedur
yang membentuk sistem dana kas kecil :

1 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil antara lain:
a Bukti Kas Keluar
`

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi

akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum. Dokumen ini
diperlukan saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian
kembali dana kas kecil.
b) Cek
Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada pihak / orang yang tercatum dalam
dokumen tersebut.
c) Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta
uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti
telah dikeluarkannya dana kas kecil bagi pemegang dana kas kecil dan
selanjutnya diarsip menurut nama pemakai dana kas kecil.
d) Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dalam sistem
saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan dokumen
pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana
kas kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem
saldo berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen
pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada
fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
e) Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oelh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utnag agar membuat BKK untuk pengisian kembali dana
kas kecil. Dalam sistem saldo tetap maka jumlah pengisian kembali dana
kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang
tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam
arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi,
pengisian kembali didasarkan sesuaikebutuhan pengeluran uang tunai
yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.
`

2 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil
diantaranya :
a) Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam
pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil.
b) Register Cek
Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan
untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana
kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul
sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini digunakan hanya
dalam sistem saldo berfluktuasi.

3 Fungsi Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah :
a Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi
cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat
pembentukan dan pengisisan kembali dana kas kecil.
b Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang
menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan
dan pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas
kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dan pembuatan BKK yang
`

memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek

sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
c Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu
yang ditunjuk, dan permintaan kembali dana kas kecil.
d Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai
Fungsi ini mengajukan permintaan untuk melakukan pembayaran tunai
yang menggunakan dana kas kecil.
e Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara
periodic dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.

4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas
antara lain:
a Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur dalam sistem saldo tetap dan berfluktuasi tidak berbeda jauh.
Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil dengan mendebet
Dana Kas Kecil dan mengkredit BKK yang akan dibayar. BKK tersebut
dilampiri dengan Seurat keputusan pembentukan dana kas kecil yang
diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Selanjutnya bagian kasa
membuat cek atas nama dan memintakan otorisasi. Cek tersebut
kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan BKK
diserahkan kepada bagian jurnal stelah dibubuhi cap lunas oleh bagian
kasa. Bagian jurnl selanjutnya mencatat pengeluaran kas dalam register
cek.

b Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban

Pengeluaran Dana Kas Kecil.
Prosedur dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap sedikit
berbeda dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap,
pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi,
pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan
pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil.
Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam
buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan
pemakaian dana kas kecil.

c Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap
berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam
saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan
menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi
didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh
pemegang dana kas kecil.