Anda di halaman 1dari 25

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Pengelolaan Obat


Menurut Aditama (2006), bahwa fungsi manajemen pengelolaan obat
membentuk sebuah siklus pengelolaan (1) fungsi perencanaan dan proses penentuan
kebutuhan, mencakup aktifitas menetapkan sasaran, pedoman dan pengukuran
penyelenggaraan bidang logistik, (2) fungsi penganggaran, merupakan usaha untuk
merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, (3) fungsi
pengadaan, merupakan kegiatan memenuhi kebutuhan operasional sesuai fungsi
perencanaan dan penentuan kepada instansi pelaksana, (4) fungsi penyimpanan dan
penyaluran, diadakan melalui fungsi terdahulu untuk disalurkan kepada instansi
pelaksana,

(5)

fungsi

pemeliharaan,

merupakan

proses

kegiatan

untuk

mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris, dan (6)
fungsi penghapusan, berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban yang berlaku, serta (7) fungsi pengendalian, merupakan usaha
untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik.
2.1.1. Persediaan
Persediaan menurut Quick (1997) dalam Maimun (2008) adalah stok barang
untuk keperluan produksi, pelayanan, atau memenuhi permintaan pasien/masyarakat.
Untuk menjaga ketersediaan obat kebutuhan pasien perlu dilakkan manajemen
persediaan obat secara cermat dan penuh tanggung jawab. Selain itu persediaan obat
menjadi sangat penting karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam

Universitas Sumatera Utara

persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan
langsung terhadap perolehan kembali investasi.
Kekurangan persediaan obat akan mengakibatkan terlambatnya pelayanan
pasien. Ketersediaan item yang tepat pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat
akan membantu tujuan organisasi dalam melayani pasien, produktivitas, keuntungan
dan kembali modal. Ini bisa berlaku kepada pabrik, pedagang grosir, eceran,
pelayanan kesehatan, dan organisasi pendidikan. Dengan kata lain persediaan
merupakan aset perusahaan. Mengukur kinerja dan produktivitas berbeda untuk setiap
perusahaan, tetapi semuanya membutuhkan manajemen persediaan yang adekuat.
Pada dasarnya persediaan akan mempermudah atau memperlancar jalannya
operasi perusahaan atau rumah sakit. Mengingat besarnya investasi yang disediakan
diperlukan kebijakan yang bervariasi dan cepat tanggap terhadap perencanaan dan
gaya kepemimpinan dari top manajemen. Pengendalian manajemen persediaan
dilakukan dengan cara mengelola proses rutin pengadaan perbekalan farmasi,
termasuk di dalamnya adalah mengatur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan
pengeluaran barang sampai pada pemesanan kembali. Maka diperlukan inventory
system, yaitu suatu cara untuk menentukan bagaimana dan kapan suatu pembelian
dilakukan untuk mengisi persediaan, sehingga diperlukan pencatatan stok yang benar
dan akurat, sebagai sumber informasi, sehingga dapat digunakan untuk menghitung
kebutuhan akan barang tersebut dan untuk memperkirakan pengadaan barang
berikutnya.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Sabarguna (200), persediaan dapat dibedakan atas:


1. Batch stock atau lot size inventory ytaitu persediaan yang diadakan karena kita
membeli atau membuat bahan-bahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih
besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Terjadinya persediaan
karena pengadaan bahan/barang yang dilakukan lebih banyak dari yang
dibutuhkan.
2. Fluctuation stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Jadi apabila
terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini
dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya
permintaan tersebut.
3. Anticipation stock yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan yang diramalkan, berdasarkan pola musiman yang
terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan
permintaan yang meningkat.
4. Raw materials stock (Persediaan Bahan Baku) yaitu persediaan dari barangbarang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat
diperoleh dari sumber alam ataupun dibeli dari pemasok atau perusahaan yang
menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang menggunakannya.
5. Purchased parts/components stock (persediaan bagian produk) yaitu
persediaan barang-barang yang terdiri dari bagian-bagian yang diterima dari

Universitas Sumatera Utara

perusahaan lain, yang dapat secara langsung di assembling dengan bagianbagian lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya.
6. Supplies stock (persediaan bahan-bahan pembantu) yaitu persediaan barangbarang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk
membantu berhasilnya produksi.
7. Work in process/progress stock (persediaan barang setengah jadi/barang
dalam proses) yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap
bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu
bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang
jadi.
Manajemen persediaan merupakan suatu cara mengendalikan persediaan agar
dapat melakukan pemesanan yang tepat dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu
konsep mengelola sangat penting diterapkan oleh perusahaan agar tujuan efektifitas
maupun efisiensi tercapai. Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting yang
menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, antara lain:
a. memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan
terjadi.
b. menyeimbangkan produksi dengan distribusi.
c. memperoleh keuntungan dari potongankuantitas, karena membeli dalam
jumlah banyak biasanya ada diskon.
d. menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan
pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman.

Universitas Sumatera Utara

e. menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.


Pudjaningsih (1996) seperti yang dikutip oleh Patria Jati (2009) menyatakan
bahwa manajemen persediaan merupakan serangkaian kegiatan kompleks dan
merupakan suatu siklus yang saling terkait yang pada dasarnya terdiri atas 4 fungsi
dasar yaitu seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan.
Quick (1997) dalam Patria Jati (2009) menyatakan dalam sistim manajemen
obat, masing-masing fungsi utama terbangun berdasarkan fungsi sebelumnya dan
menentukan fungsi selanjutnya. Seleksi seharusnya didasarkan pada pengalaman
aktual terhadap kebutuhan untuk melakukan pelayanan kesehatan dan obat yang
digunakan, perencanaan dan pengadaan memerlukan keputusan seleksi dan
seterusnya. Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-faktor pendukung
manajemen (management support) yang meliputi organisasi, keuangan, atau finansial,
sumber daya manusia (SDM), dan sistim informasi manajemen (SIM). Setiap tahap
siklus manajemen obat yang baik harus didukung oleh keempat faktor tersebut
sehingga pengelolaan dapat berlangsung secara efektif dan efisien.
Pada dasarnya manajemen obat di rumah sakit adalah bagaimana cara
mengelola tahap-tahap dan kegiatan-kegiatan tersebut agar dapat berjalan dengan
baik dan saling mengisi sehingga dapat dicapai tujuan pengelolaan obat yang efektif
dan efisien agar obat yang diperlukan oleh dokter selalu tersedia setiap saat
dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup dan mutu terjamin untuk mendukung
pelayanan yang bermutu.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Subagya (1994), dalam Maimun (2009) manajemen obat sebagai


bagian dari manajemen Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni
serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat.
Bowersox (1995) dalam Zuliani (2009), manajemen logistik dapat didefinisikan
sebagai suatu proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan
penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari para pemasok, diantara
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan.
Menurut Silalahi (1989) dalam Mulyardewi (2010), bahwa prinsip dasar
manajemen obat adalah optimalisasi dana dalam rangka pengadaan obat keperluan
lain rumah sakit. Setiap rumah sakit harus mempunyai stok obat dan bahan peninjang
lainnya. Stok obat tidak bisa sampai di bawah titik aman (safety level).
2.1.2. Tujuan Manajemen Persediaan
Kementerian Kesehatan RI melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
1197/MENKES/SK/X/2004 tentangstandar pelayanan farmasi, menjelaskan bahwa
manajemen persediaan farmasi bertujuan untuk : (a) mengelola perbekalan farmasi
yang efektif dan efisien, (b) menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan, (c)
meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi, (d) mewujudkan sistim
informasi manajemen berdaya guna dan tepat guna, dan (e) melaksanakan
pengendalian mutu pelayanan.

Universitas Sumatera Utara

2.1.3. Pengendalian Persediaan


Menurut

Aditama

(2006)

pengendalian

persediaan

bertujuan

untuk

menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Oleh karena itu hasil
stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan
waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan, atau kurang dari satu tahun.
Pengadaan barang yang dalam sehari-hari disebut juga pembelian, merupakan titik
awal dari pengendalian persediaan. Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka
pengendalian akan sulit dikontrol.
Dalam pengendalian persediaan terdapat dua jenis keseimbangan, yaitu
keseimbangan total dan keseimbangan komposisi. Keseimbangan total adalah
keseimbangan antara seluruh persediaan dan permintaan, dengan kata lain antara
seluruh pembelian dengan seluruh penjualan dilakukan secara professional. Wentz
(1994) dalam buku The AUPHA Manual of Health Service Management menyatakan
bahwa pengendalian dilakukan pada setiap tahapan proses manajemen persediaan
untuk memastikan persediaan (a) didapat dengan harga yang disetujui, (b) sesuai
dengan standar kualitas dan performa, (c) diterima dalam jumlah yang ditentukan dan
dalam kondisi yang baik, (d) ridak rusak, atau mengalami proses perusakan selama
penyimpanan, (e) aman dari pencurian, dan (f) siap untuk digunakan.

Universitas Sumatera Utara

2.2. Perencanaan Kebutuhan Obat


2.2.1. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses untuk merumuskan masalah-masalah
kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya
yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun
langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.
(Muninjaya, 2004)
Malayu (2006), perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran,
kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang
diinginkan pada masa yang akan datang. Sedangkan rencana adalah sejumlah
keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan itu.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam
manajemen, karena dengan adanya perencanaan akan menentukan fungsi manajemen
lainnya terutama pengambilan keputusan. Fungsi perencanaan merupakan landasan
dasar dari fungsi menajemen secara keseluruhan. Tanpa adanya perencanaan,
pelaksanaan kegiatan tidak akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perencanaan
merupakan suatu pedoman atau tuntunan terhadap proses kegiatan untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien (Muninjaya, 2004). Ada beberapa prinsip dalam
suatu perencanaan antara lain:
a) Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada
pencapaian tujuan (principle of contribution to objective).

Universitas Sumatera Utara

b) Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat


mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya (principle of efficiency of
planning)
c) Asas mengutamakan perencanaan (principle of primary of planning)
Perencanaan merupakan keperluan utama para pemimpin dan fungsi
manajemen lainya (organizing, staffing, directing dan controlling). Seorang
tidak akan dapat melaksanakan fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui
tujuan dan pedoman dalam menjalankan kebijaksanaan.
d) Asas

kebijaksanaan pola

kerja

(principle

of

policy frame

work).

Kebijaksanaan dapat mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja dan


program kerja tersusun.
e) Asas waktu (principle of timing). Waktu perencanaan relatif singkat dan tepat.
f) Asas

keterikatan

memperhitungkan

(the
jangka

commitment
waktu

principle).

keterkaitan

yang

Perencanaan

harus

diperlukan

untuk

pelaksanaan pekerjaan.
g) Asas fleksibilitas (the principle of flexibilility). Perencanaan yang efektif
memerlukan fleksibilitas, tetapi bukan berarti mengubah tujuan.
h) Asas alternatif (principle of alternative). Alternatif pada setiap rangkaian
kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam
pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Universitas Sumatera Utara

2.2.2. Kebutuhan Obat


Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang
digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan
patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan,
peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia (Kementerian Kesehatan RI,
2009b).
Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses kegiatan dalam pemilihan
jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan
anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang
dapat dipertanggungjawabkan. Dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara
lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
disesuaikan dengan anggaran persediaan. Pedoman Perencanaan antara lain (a)
DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, (b) ketentuan setempat
yang berlaku, (c) data catatan medik, (d) anggaran yang tersedia, (e) penetapan
proritas, (f) siklus penyakit, (g) sisa persediaan, (h) data pemakaian periode lalu, dan
(i) rencana pengembangan.
Sistem Kesehatan Nasional (SKN) tahun 2012 bahwa tujuan subsistem obat
dan perbekalan kesehatan adalah tersedianya obat dan perbekalan kesehatan yang
mencukupi, terdistribusi secara adil dan merata serta termanfaatkan secara berdaya
guna dan berhasil guna, untuk menjamin terselenggaranya pembangunan kesehatan
guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Unsur

Universitas Sumatera Utara

utama subsistem obat dan perbekalan kesehatan terdiri dari perencanaan, pengadaan,
pemanfaatan dan pengawasan, yakni :
1. Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya penetapan jenis,
jumlah dan mutu obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan kebutuhan
pembangunan kesehatan
2. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan
kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis, jumlah dan
mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan
3. Pemanfaatan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemerataan dan
peningkatan keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan.
4. Pengawasan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya menjamin
ketersediaan, keterjangkauan, keamanan serta kemanfaatan obat dan
perbekalan kesehatan

2.3. Langkah Langkah Perencanaan Kebutuhan Obat


Perencanaan kebutuhan obat merupakan kegiatan utama sebelum melakukan
proses pengadaan obat. Langkah-langkah yang diperlukan dalam kegiatan
perencanaan kebutuhan obat antara lain :
2.3.1.Tahap Pemilihan Obat
Fungsi pemilihan/seleksi obat adalah untuk menentukan jenis obat yang
benar-benar diperlukan sesuai dengan pola penyakit. Dasar-dasar seleksi kebutuhan
obat meliput i :

Universitas Sumatera Utara

a) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang memberikan
efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan risiko efek samping yang
ditimbulkan
b) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari duplikasi dan
kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan indikasi sama dalam jumlah
banyak, maka kita memilih berdasarkan drug of choice dari penyakit yang
prevalensinya tinggi
c) Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi yang lebih baik.
d) Menghindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi
tersebut mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal
Hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan obat adalah: (a) obat yang
dipilih sesuai dengan standar mutu yang terjamin, (b) dosis obat sesuai dengan
kebutuhan terapi, (c) obat mudah disimpan, (d) obat mudah didisitribusikan, (e) obat
mudah didapatkan/diperoleh, (f) biaya pengadaan dapat terjangkau, (g) dampak
administrasi mudah diatasi. Beberapa kriteria yang dipergunakan sebagai dasar acuan
dalam pemilihan obat yakni :
a) obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit;
b) obat memiliki keamanan dan khasiat yang didukung dengan bukti ilmiah;
c) obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari segi stabilitas maupun
bioavaibilitasnya (ketersediaan hayati);
d) biaya pengobatan mempunyai rasio antar manfaat dan biaya yang baik;

Universitas Sumatera Utara

e) bila pilihan lebih dari satu, dipilih yang paling baik, paling lengkap data
ilmiahnya dan farmakokinetiknya paling menguntungkan;
f) mudah diperoleh dan harga terjangkau;
g) obat sedapat mungkin sediaan tunggal.
2.3.2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Beberapa Informasi yang diperoleh dari kompilasi pemakaian obat adalah : a).
jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan kesehatan, b)
persentase (%) pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh
unit pelayanan kesehatan, c) pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat pada tingkat
kabupaten/kota.
Manfaat informasi yang diperoleh dari kompilasi pemakaian obat diantaranya
adalah sebagai sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian
tahun mendatang dan menghitung stok/persediaan pengaman dalam rangka
mendukung penyusunan rencana distribusi.
2.3.3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat yang senantiasa
dihadapi oleh apoteker dan tenaga farmasi yang bekerja di sarana pelayanan
kesehatan. Baik kekosongan maupun kelebihan jenis obat tertentu dapat terjadi
apabila perhitungan hanya berdasarkan teoritis. Dengan koordinasi dan proses
perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui beberapa tahapan
seperti di atas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat baik ditinjau dari

Universitas Sumatera Utara

jenis, jumlah maupun waktu. Untuk menentukan kebutuhan obat dilakukan


pendekatan perhitungan melalui metode konsumsi dan atau morbiditas.
1. Metode Konsumsi
Perhitungan dengan metode konsumsi adalah perhitungan berdasarkan atas
analisa konsumsi obat pada tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang
dibutuhkan dengan metode konsumsi perlu diperhatikan beberapa faktor antara lain:
(a) pengumpulan dan pengolahan data, (b) analisa data untuk informasi dan evaluasi,
(c) perhitungan perkiraan kebutuhan obat, (d) penyesuaian jumlah kebutuhan obat
dengan alokasi dana yang tersedia.
Analisa trend pemakaian obat 3 (tiga) tahun atau lebih sebelumnya perlu
dilakukan guna memperoleh kebutuhan obat yang mendekati tepat. Untuk itu data
yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode konsumsi antara lain (a) daftar
obat, (b) stok awal, (c) penerimaan obat, (d) pengeluaran obat,(e) sisa stok, (f) obat
hilang/rusak, kedaluwarsa, (g) kekosongan obat, dan (h) pemaikaian ratarata/pergerakan obat per tahun, (i) lead time (waktu tunggu), (j) stok pengaman, dan
(k) perkembangan pola kunjungan
2. Metode Morbiditas atau Epidemiologi
Perhitungan kebutuhan obat dengan metode morbiditas adalah kebutuhan obat
berdasarkan pola penyakit. Faktor yang perlu diperhatikan adalah perkembangan pola
penyakit dan lead time. Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam metode ini
antara lain :
a. Menyediakan pedoman pengobatan yang digunakan.

Universitas Sumatera Utara

b. Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.


c. Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.
d. Menghitung perkiraan kebutuhan obat.
Adapun data yang perlu dipersiapkan dalam perhitungan metode morbiditas adalah :
a. Perkiraan jumlah populasi penduduk yang diklasifikasikan berdasarkan
jenis kelamin dan umur antara 0-4 tahun, 5-14 tahun, 15-44 tahun dan > 45
tahun
b. Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur.
c. Kejadian masing-masing penyakit per tahun untuk seluruh populasi pada
kelompok umur yang ada
d. Menghitung perkiraan jenis dan jumlah obat untuk setiap diagnosa yang
sesuai dengan pedoman pengobatan
e. Frekuensi kejadian masing-masing penyakit per tahun untuk seluruh
populasi pada kelompok umur yang ada
f. Menghitung perkiraan jumlah obat tertentu dan jenis obat tertentu untuk
setiap diagnosa yang dibandingkan dengan standar pengobatan
g. Untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat
dapat dipergunakan pedoman pengobatan yang ada
h. Menghitung

jumlah

kebutuhan

obat

yang

akan

datang

dengan

memperhitungkan faktor perkembangan pola kunjungan, lead time dan stok


pengaman
i.

Menghitung jumlah yang harus diadakan tahun anggaran yang akan datang

Universitas Sumatera Utara

Instalasi Farmasi RS perlu mendata sepuluh besar penyakit dari unit terkait.
Data ini bermanfaat untuk menentukan skala prioritas dalam menyesuaikan rencana
pengadaan obat dengan dana yang tersedia.
2.3.4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain :
a) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok
akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan
estimasi pemakaian rata-rata per bulan ditambah stok penyangga.
b) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang.
Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan:

Keterangan :

= + +

a. Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang


b. Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (sesuai dengan tahun anggaran
yang bersangkutan)
c. Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d. Rancangan stok akhir tahun (lead time dan buffer stock)
e. Stok awal periode berjalan / stok per 31 Desember di Gudang Farmasi
f. Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari - Desember)
c) Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara
sebagai berikut :

Universitas Sumatera Utara

1) Melakukan analisis ABC VEN (vital, esensial, non esensial)


2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan
anggaran yang tersedia
3) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan
10 besar penyakit.
d) Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran dengan melakukan
kegiatan (1) menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat per
sumber anggaran, (2) menghitung persentase (%) belanja untuk masingmasing obat terhadap masing-masing sumber anggaran, (3) menghitung
persentase (%) anggaran masing-masing obat terhadap total anggaran dari
semua sumber.
Pada tahap proyeksi kebutuhan obat, jenis data yang diperlukan adalah lembar
kerja perhitungan perencanaan pengadaan obat pada tahun anggaran yang akan
datang untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan :
a. Jumlah kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang
b. Jumlah persediaan obat di Gudang Farmasi Kabapaten / Kota
c. Jumlah obat yang akan diterima pada tahun anggaran berjalan
d. Rencana pengadan obat untuk tahun anggaran berikutnya berdasarkan sumber
anggaran
e. Tingkat kecukupan setiap jenis obat.
Suciati dan Adisasmito (2006) dalam penelitiannya mengenai analisis
Perencanaan Obat Berdasarkan ABC indeks kritis di Instalasi Farmasi, menyatakan

Universitas Sumatera Utara

analisis data dalamanalisis ABC dan indeks kritis ABC dilakukan melalui langkahlangkah berikut ini ;
1) Menghitung nilai pakai
a) Menghitung total pemakaian obat
b) Data pemakaian obat dikelompokkan berdasarkan jumlah pemakaian.
c) Diurutkan pemakaian terbesar sampai terkecil
d) Kelompok A dengan pemakaian 70% dari keseluruhan pemakaian obat.
e) Kelompok B dengan pemakaian 20% dari seluruh pemakaian obat.
f) Kelompok C dengan pemakaian 10% dari seluruh pemakaian obat.
2) Menghitung nilai investasi
Dikelompokkan berdasarkan nilai investasi obat. Diurutkan dari nilai investasi
terbesar sampai terkecil, yaitu
1. Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.
2. Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item
tapimempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.
3. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati,
2006).
Menurut Heizer and Reinder (1991) seperti yang dikutip oleh Zuliani (2009)
hasil analisis ABC harus diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan antara
lain :

Universitas Sumatera Utara

a) Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar dari pada item
lain.
b) Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat dibandingkan
kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan
lebih sering.
c) Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar jangan terjadi
keterlambatan pengiriman.
d) Cycle counting merupakan verifikasi melalui internal audit terhadap pencatatan
yang ada, dilaksanakan lebih sering untuk kelompok A yaitu 1 bulan 1 kali untuk
kelompok B tiap 4 bulan sedangkan kelompok C tiap 6 bulan.
3) Menentukan nilai kritis obat melalui upaya penyusunan kriteria nilai kritis obat,
dan membagikan kusioner berupa daftar obat kepada dokter untuk mendapatkan nilai
kritis obat dengan kriteria yang telah ditentukan. Dokter yang mengisi kuesioner
tersebut adalah dokter yang berpengaruh terhadap peresepan obat.
Kriteria nilai kritis obat adalah :
a) Kelompok X atau kelompok obat vital adalah kelompok obat yang essensial
atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab
kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Kelompok ini tidak
boleh terjadi kekosongan.
b) Kelompok Y atau kelompok obat essensial adalah obat yang bekerja kausal
yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, logistik farmasi yang

Universitas Sumatera Utara

banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat


kelompok ini dapat ditolerir kurang dari 48 jam.
c) Kelompok Z atau kelompok obat non essensial adalah obat penunjang agar
tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk kenyamanan atau
mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini data ditolerir lebih dari 48
jam.
4) Untuk menentukan nilai indeks kritis obat dapat digunakan rumus :
NIK=Nilai Pakai+Nilai Investasi+(2x Nilai Kritis)
5) Obat kemudian akan dikelompokkan dalam kelompok ABC dengan kriteria :
a) Kelompok A dengan NIK : 9,5 12;
b) Kelompok B dengan NIK : 6,5 9,4, dan
c) Kelompok C dengan NIK : 4 6,4
Menurut Calhoun dan Campbell (1985) seperti yang dikutip oleh Zuliani
(2009), dalam mengontrol persediaan diperlukan manajemen dan teknik kontrol yang
berbeda untuk setiap kelompok. Biasanya kelompok A dikendalikan dengan model
manajemen kontrol yang berbeda untuk setiap kelompok. Biasanya kelompok A
dikendalikan dengan model manajemen kontrol seperti Economic Order Quantity
(EOQ) dan Reorder Point (ROP) dengan menentukan kemungkinan dari perhitungan
permintaan persediaan. Untuk kelompok B dapat digunakan model EOQ, tapi untuk
ROP biasanya sudah diperkirakan. Sedangkan kelompok C dikendalikan dengan
standarisasi persediaan dan mengacu pada EOQ dan ROP yang telah direncanakan
pihak manajemen rumah sakit.

Universitas Sumatera Utara

Perkiraan kebutuhan obat dalam suatu populasi harus ditetapkan dan ditelaah
secara rutin agar penyediaan obat sesuai dengan kebutuhan. Ada tiga metode untuk
memperkirakan kebutuhan obat dalam populasi : (Kristin, 2002)
1. Berdasarkan prevalensi penyakit dalam populasi (population based).
Population

based

merupakan

metode penghitungan kebutuhan obat

berdasarkan prevalensi penyakit dalam masyarakat dan menggunakan


pedoman pengobatan yang baku untuk memperkirakan jumlah obat yang
diperlukan. Penghitungan dengan metode ini diperlukan data akurat mengenai
data prevalensi penyakit yang sering diderita oleh masyarakat termasuk
kelompok umur yang rentan terhadap masing-masing penyakit. Hal ini tentu
diperlukan survai atau pengumpulan data rutin mengenai pola epidemiologi
penyakit (morbiditas dan mortalitas) di daerah setempat. Population based
merupakan metode ideal untuk menghitung kebutuhan obat secara riil. Untuk
dapat menggunakan metode ini diperlukan ketersediaan dana yang cukup
untuk mengatasi setiap morbiditas penyakit secara adekuat.
2. Berdasarkan jenis pelayanan kesehatan (service based). Service based
merupakan metode penghitungan kebutuhan obat berdasarkan jenis pelayanan
kesehatan yang tersedia serta jenis penyakit yang pada umumnya ditangani
oleh masing-masing sarana pelayanan kesehatan. Berbeda dengan metode
population based yang berdasarkan pola epidemiologi penyakit, service based
lebih mendasarkan pada jumlah dan jenis pelayanan kesehatan yang ada.
Secara teknis metode ini lebih tertuju pada kondisi penyakit tertentu yang

Universitas Sumatera Utara

ditangani oleh unit pelayanan kesehatan yang ada, yang biasanya hanya
menyediakan jenis pelayanan kesehatan tertentu saja. Metode ini kurang
menggambarkan kebutuhan obat dalam populasi yang sebenarnya, karena pola
penyakit masyarakat yang tidak berkunjung ke pusat pelayanan kesehatan
tidak tergambarkan dengan baik.
3. Berdasarkan pemakaian obat tahun sebelumnya (consumption based)
Consumption based merupakan penghitungan kebutuhan obat berdasarkan
pada data pemakaian obat tahun sebelumnya. Perkiraan kebutuhan obat
dengan metode ini pada umumnya bermanfaat bila data penggunaan obat dari
tahun ke tahun tersedia secara lengkap dan konsumsi di unit pelayanan
kesehatan bersifat konstan atau tidak fluktuatif.

2.4. Landasan Teori


Berdasarkan tujuan penelitian dan tinjauan pustaka, maka dapat dirumuskan
beberapa landasan teori untuk penelitian perencanaan kebutuhan obat. Berdasarkan
Pedoman Pengelolaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Kementerian Kesehatan RI
(2008), serta Standar Pelayanan Farmasi (2004), menjelaskan bahwa Perencanaan
kebutuhan obat merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari
kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan
dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan.

Universitas Sumatera Utara

Metode perencanaan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan metode


konsumsi, dan metode morbiditas atau epidemiologi. Metode konsumsi dilakukan
dengan mengevaluasi penggunaan obat masa lalu sebagai dasar penentuan perkiraan
kebutuhan, kemudian disesuaikan dengan rencana strategis dari rumah sakit maupun
farmasi rumah sakit, sehingga hasil akhir adalah daftar kebutuhan obat. Metode
morbiditas atau epidemiologi dilakukan dengan melihat berapa episode masalah
kesehatan yang ada, standar terapi, tingkat kepatuhan terhadap standar terapi,
sehingga diperoleh jumlah obat yang dibutuhkan. Metode ini cukup sulit dipakai
sebagai pilihan karena faktor sistem informasi yang belum tertata dengan baik
demikian juga karena adanya ketidakpatuhan terhadap standar terapi dan penentuan
masalah kesehatan yang ada beserta penentuan jumlah episode. Sebenarnya metode
lebih menjanjikan ketepatannya tetapi karena sulit dilaksanakan maka dipilih metode
konsumsi dengan kombinasi metode ABC-VEN (Vital Esensial dan Non Esensial),
karena dapat disesuaikan dengan anggaran yang ada.
Adapun siklus manajemen obat adalah terdiri perencanaan, pengadaan,
penyimpanan dan distribusi, seperti pada gambar siklus berikut ini:

Perencanaan

Distribusi

Pengadaan

Penyimpanan
Gambar 2.1. Siklus Manajemen Obat

Universitas Sumatera Utara

Pedoman Perencanaan antara lain (a)

DOEN, formularium rumah sakit,

standar terapi rumah sakit, (b) ketentuan setempat yang berlaku, (c) data catatan
medik, (d) anggaran yang tersedia, (e) penetapan proritas, (f) siklus penyakit, (g) sisa
persediaan, (h) data pemakaian periode lalu, dan (i) rencana pengembangan.

2.5. Kerangka Teori


berdasarkan latar belakang, dan tujuan penelitian, maka kerangka teori dalam
penelitian ini adalah seperti pada Gambar 2.2.
Masukan
(1) Jenis&Kuantitas Obat
(2) Pemakaian Obat
(3) Sumber Daya Manusia
a. Kuantitas SDM
b. Kualitas SDM
(4) Anggaran
a. Sumber Dana
b. Jumlah Dana
(5) Fasilitas Penyimpanan
Obat

Proses
(1) Pemilihan/Seleksi Obat
(2) Kompilasi Pemakaian Obat
(3) Perhitungan Kebutuhan Obat

Keluaran
Dokumen
Perencanaan
Kebutuhan
ObatObat

Metode ABC-VEN

Gambar 2.2. Kerangka Teori


Gambar 2.2. di atas menunjukkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di UPT
Propinsi Sumatera Utara didasarkan pada konsep sistem yang terdiri dari masukan,
proses dan keluara, artinya perencanaan kebutuhan obat yang dilakukan didasarkan
pada keadaan jenis dan kuantitas obat yang digunakan tahun sebelumnya, pemakaian
obat pada tahun sebelumnya di setiap UPT, ketersediaan sumber daya manusia,
anggaran dan fasilitas penyimpanan obat. Pada proses, adanya dapat diketahui proses

Universitas Sumatera Utara

pemilihan obat, kompilasi pemakaian obat dan perhitungan kebutuhan obat. Hal ini
merupakan kegiatan inti dari perencanaan kebutuhan obat yang menghasilann
dokumen rencana kebutuhan obat setiap UPT.

2.6. Kerangka Konsep Penelitian


Berdasarkan kerangka teori tersebut, maka kerangka konsep dalam penelitan seperti
pada Gambar 2.3 berikut:
Perencanaan Kebutuhan Obat
1. Identifikasi permasalahan
a. Seleksi Obat
b. Kompilasi Pemakaian Obat
2. Penyusunan Kebutuhan Obat
a. Metode ABC-VEN

Dokumen Perencanaan
Kebutuhan Obat UPT

Gambar 2.3. Kerangka Konsep Penelitian

Universitas Sumatera Utara