Anda di halaman 1dari 7

Administrasi Kontrak dan Keuangan

sipil Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya perlu
mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif. Di kantor pusat, melalui
perencanaan dan pengendalian yang matang kontraktor mengorganisir tenaga ahli dan spesialis
untuk mengerjakan desain engineering terinci, pembelian dan subkontrak, sedangkan di lokasi
proyek dilakukan persiapan mobilisasi tenaga kerja dan mendirikan fasilitas sementara. Pihak
pemilik mulai melengkapi tim proyek dengan personil dan perangkat lain untuk mengelola
proyek. Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan interaksi pihak pemilik dengan
kontraktor yang meliputi kegiatan :
1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang diisyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Klaim
6. Pengelolaan

Dokumen yang diisyaratkan


Dokumen yang diisyaratkan harus disiapkan kontraktor (jika perlu disetujui oleh pemilik) dalam
dokumen kontrak antara lain:
1. Tanda jaminan
2. Jaminan lelang
3. Jaminan kinerja
4. Jaminan peralatan
5. Jaminan pembayaran
6. Jaminan subkontraktor
7. Sertifikat asuransi
8. Asuransi builder all risk

9. Asuransi transit
10. Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak disebutkan

Surat menyurat dan sistem arsip


Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan pencarian kembali,
sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan kontrak dalam hal :
1. Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak penanda
tangan kontrak
2. Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu
3. Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek
4. Melakukan progress payment, change order, dan back charge
5. Melakukan korespondensi
Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi
1. Masa perencanaan dan pembentukan

Perencanaan strategi dan jadwal kontrak

Prakualifikasi peserta lelang

Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek

Rancangan kontrak

RFP atau dokumen lelang

Dokumen proposal peserta lelang

Hasil evaluasi proposal

Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang

Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada

Letter of intent

2. Masa eksekusi kontrak, yang penting disini :

Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan

Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala

Pembayaran butir-butir reimbursable

Pengajuan change order

Dokumen evaluasi dan persetujuan change

Pembayaran change order

Dokumen pembayaran back order

Dokumen pembayaran serta evaluasi klaim

Pembayaran dan sertifikat asuransi

Proses dan hasil atau penemuan audit

3. Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala; mengatur hal mengenai surat menyurat seperti
format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek (mingguan, bulanan, dll) dan sistem
penyimpanan arsip
4. Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman seperti prosedur realisasi sampai masalah
pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur terpisah dari administrasi umum.

Pengelolaan Pembayaran
Perlu memperhatikan keinginan para pihak
1. Kontraktor tidak akan melakukan pre financing pekerjaan yang telah diserahkan
kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah itu, seperti
bunga dll)
2. Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih, berarti
membayar sesuai kinerja
Ada beberapa cara perhitungan pembayaran
1. Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan

2. Kurun waktu tertentu secara periodic


3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai

Metoda milestone adalah pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus proyek,


sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah dilakukan untuk
mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai persentase dari total kontrak

Metoda milestone dengan persentase penyelesaian; disamping dikaitkan dengan


milestone, juga dikaitkan dengan volume pekerjaan

4. Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang

Arus Pembayaran Berkala

Change order

Change order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. Hal ini tidak
dapat dihindari, maka harus dikelola dengan baik karena penambahan mesti meningkatkan biaya.
Timbulnya change order bisa jadi dari pemilik, kontraktor atau subkontraktor. Beberapa
penyebab perubahan lingkup
1. Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik ingin
memasukkan kemajuan teknologi itu
2. Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu prakomisi
3. Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian terdahulu
4. Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang berlainan
antara kontraktor dan pemilik
5. Keinginan mempercepat jadwal
Proses change order
1. Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup
2. Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup
3. Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup besar
4. Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk meyakinkan
bahwa perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik-baiknya
Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak dari perubahan
lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak mengerjakan sebagian porsi
pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka pemilik mengerjakan sendiri atau
menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya dibebankan kepada kontraktor, ini disebut sebagai
back change

Klaim
Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal diluar kontrak.
Penyebab timbulnya klaim
1. Material atau peralatan yang cacat
2. Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil test kurang akurat
3. Perubahan peraturan yang tidak diduga
4. Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas

Proses menangani klaim


1. Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi
2. Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak
3. Perkiraan biaya kompensasi
4. Negosiasi

Pengelolaan keuangan proyek


1. Proyeksi keperluan dana
Faktor yang perlu diperhatikan :

Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani

Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan

Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek

Kontijensi

2. Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek


Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya :

Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain dalam proses
perencanaan desain engineering, pengadaan dan konstruksi

Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti engineering (per
disiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan)

Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material

Pengaturan arsip dan korespondensi

Untuk catatan aset pada akhir proyek

Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. Tapi jangan sampai mengubah
sistem kode biaya yang sudah ada. Format dan tata letak kode identifikasi yang baik harus dapat
memberi informasi maksimal pada tempat minimal dengan beberapa atribut

Fungsi; menjelaskan fungsi yang diwakili

Area; identifikasi area yang akan dikerjakan

Disiplin; menjelaskan macam disiplin pekerjaan

Dokumen; nomor dokumen yang berkaitan

Macam biaya; menjelaskan macam biaya

3. Operasi keuangan
Menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana pinjaman; mengelola pembayaran;
pengendalian cash flow.
Operasi keuangan terdiri dari

Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman dan/atau dari
perusahaan induk

Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan yang sedang
berjalan

Pengendalian dana/cash flow, agar jumlah dana yang telah ditentukan tidak dilampaui.
Aliran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau diperhitungkan nilai tukar

4. Laporan penutupan keuangan membuat catatan asset


Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat asset

Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk

Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan


pengendalian proyek

Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam


pengelompokkan daftar milik yang standar

5. Menyiapkan data dan pembukuan milik yang standar