BAB IV
BENTUK PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA
PLN
4.1 Persyaratan Pengadaan Barang dan Jasa di PLN
4.1. 1 Persyaratan Peserta Pengadaan Barang dan Jasa
Untuk menjadi peserta dalam proses pengadaan barang dan jasa di PLN,
haruslah masuk ke dalam DPT. DPT ialah Daftar Penyedia Barang/Jasa Terseleksi
yang mana diseleksi oleh Pejabat Perencana Pengadaan PLN dan DPT ini berlaku
selama 3 tahun. Syarat syarat yang harus dipenuhi untuk masuk ke dalam DPT
dan diperbolehkan
77
e. Direksi/ pengurus yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak
masuk dalam daftar Penyedia barang/ jasa yang terkena daftar hitam
(blacklist);
f. Telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan
melampirkan fotokopi bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak
tahunan (SPT), Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan fotokopi Surat
Setoran pajak (SSP) PPH Pasal 29 atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
sekurang kurangnya 3 (tiga) bulan terakhir;
g. Dalam
hal
Penyedia
barang/jasa
berbentuk
persekutuan
usaha
78
integritas
moral,
disiplin
dalam
melaksanakan tugas;
b. Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan, memahami isi
dokumen pengadaan/metoda dan prosedur pengadaan berdasarkan
ketentuan yang berlaku;
c. Memiliki sertifikat keahlian Pengadaan Barang/jasa
79
banyak
peserta
lelang
maka
semakin
kecil
peluang
untuk
Alfian Malik, 2010, Pengantar Bisnis Jasa Pelaksana Konstruksi, Penerbit Andi,
Yogyakarta, h.97
80
Dalam pengadaan barang dan jasa di PLN berdasar pada ketentuan atau
SOP (Standard Operating Procedures). SOP ialah sekumpulan manual pekerjaan
yang mencerminkan langkah langkah aktivitas, arus data dan personil yang
mengerjakannya dalam suatu organisasi.
81
kebutuhan Kantor Pusat dan Unit Induk/Unit Penunjang PT PLN atas barang dan
jasa, lengkap dengan kuantitas/volume, waktu kebutuhan/waktu penyerahan,
estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan
dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement/sentralisasi/desentralisasi.
Rencana Pengadaan Barang dan jasa disusun berdasarkan RKAP (Rencana
Kerja Anggaran Perusahaan) dan telah memeperhitungkan potensi konsolidasi di
tingkat korporat. Tujuan dari penyusunan Rencana Pengadaan Barang dan Jasa
kantor Pusat dan Unit Induk/Unit Penunjang adalah untuk :
a. Mendapatkan proses pengadaan yang terkoordinasi dan terintegrasi, baik
yang dikonsolidasikan di direktoran pengadaan di Kantor Pusat atau
didelegasikan ke Unit Induk/Unit Penunjang, atau didesentralisasikan ke
Unit Induk/Unit Penunjang dan unit pelaksana di bawahnya.
b. Mendapatkan proses Pengadaan Barang dan jasa yangs esuai dengan
kaidah dan prinsip Pengadaan Barang dan jasa serta mendapatkan
barang/jasa yang berkualitas.
Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa dilakukan di unit masing
masing dan disusun dalam setiap periode 1 (satu) tahun anggaran. Dalam hal
efisiensi, rencana pengadaan barang dan jasa dapat disusun dalam jangka waktu
lebih dari 1 (satu) tahun anggaran dengan Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang.
Penyusunan Rencana pengadaan Barang dan Jasa Unit Induk menjadi tugas dan
tanggungjawab Pejabat Perencana Pengadaan bekerjasama dengan Wakil
82
pekerjaan,
kepastian
kuantitas/volume,
waktu
kajian
strategi
pengadaan
yang
tepat
83
84
85
86
yang
dilimpahkan
kepada
Penyedia
Barang/Jasa,
87
harga/tarif
barang/jasa
yang
dikeluarkan
oleh
asosiasi
penyusunan
HPS
wajib
memperhitungkan
PPN
(Pajak
jasa. Menurut
Suswinarno, HPS
disusun dengan
88
89
1.
2.
menunjang
pelaksanaan
tugas
konsultan,
antara
lain
Pelelangan Terbatas
90
Undangan.
2)
3)
Pemberian Penjelasan
4)
Pemasukan Dokumen
5)
Pembukaan Dokumen
6)
Penawaran.
7)
8)
9)
91
12) Sanggah
13) Jawaban Sanggah
14) Sanggah Banding
15) Jawaban Sanggah Banding
16) Penunjukan Pemenang
17) Contract Discussed Agreement (CDA) bila diperlukan
18) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan
19) Perjanjian/Kontrak.
2.
Pelelangan Terbuka
a. Pelelangan Terbuka dilakukan dengan cara mengundang Penyedia
Barang/Jasa, yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan
kepada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi melalui proses
prakualifikasi maupun pascakualifikasi untuk mengikuti pelelangan.
b. Pelelangan Terbuka dapat berupa pelelangan internasional, nasional,
dan lokal
c. Tahapan pelelangan terbuka;
a) Metode Pelelangan Terbuka dengan Prakualifikasi
1) Pengumuman dan undangan kualifikasi;
92
93
94
7) Pembuktian kualifikasi;
8) Klarifikasi dan Negosiasi;
9) Usulan penetapan pemenang;
10) Penetapan pemenang;
11) Pengumuman pemenang;
12) Sanggah;
13) Jawaban Sanggah (apabila ada);
14) Sanggah Banding (apabila ada);
15) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada);
16) Penunjukan pemenang;
17) Contract Discussed Agreement (CDA);
18) Penyerahan jaminan pelaksanaan;
19) Perjanjian/Kontrak.
3.
Penunjukan Langsung
Metode ini dilakukan dengan cara menunjuk langsung penyedia
barang/jasa berdasarkan riset pasar, due diligence dan DPT. Penunjukan langsung
pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa lainnya dapat dilakukan dalam hal :
95
96
menerus
dibutuhkan
sepanjang
harga
yang
ditawarkan
dengan
kajian
yang disahkan
oleh
Pengguna
Barang/Jasa
b). Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan Pelelangan
Terbatas/Pelelangan Terbuka terhadap jasa lainnya yang secara
terus menerus dibutuhkan sepanjang harga yang ditawarkan
menguntungkan dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan
dilengkapi dengan kajian yang yang disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa, hanya dapat dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali
berturut-turut; atau
c). Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan Pelelangan
Terbatas/Pelelangan Terbuka dan Perjanjian/Kontraknya Jangka
Panjang, terhadap jasa lainnya yang terus menerus dibutuhkan
sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas
jasa sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang
disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, dapat dilakukan (satu) kali
dengan jangka waktu maksimal sama dengan Perjanjian/Kontrak
Jangka Panjang sebelumnya.
b. Tahapan Penunjukan Langsung ialah
1) Undangan kepada Penyedia Barang/Jasa yang akan ditunjuk disertai
dengan Dokumen Pelelangan/RKS.
97
98
b)
c)
d)
99
f)
g)
i)
Pengawasan Kontrak/Perjanjian
100
4.
Pengadaan Langsung
2)
rupiah).
2) Pengadaan Langsung untuk barang/jasa yang bernilai sampai dengan Rp
100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dapat dibuktikan dengan kuitansi, dan
di atas Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) harus dengan Surat
Perintah Kerja (SPK).
3) Dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa, Pejabat Pelaksana Pengadaan
telah mempunyai data pembanding, baik teknis maupun harga.
101
4) Pengguna
Barang/Jasa
yang
mewakili
menyampaikan
102
dan
Pengambilan
Dokumen
Kualifikasi/Dokumen
sebelum
batas
akhir
pemasukan
Dokumen
Aplikasi
Kualifikasi/Dokumen Penawaran.
e) Masa
Sanggah
diberikan
selama
(tiga)
hari
kerja
sejak
pengumuman/pemberitahuan pemenang.
f)
103
104
Calon
Penyedia
Barang/Jasa
dan
pengambilan
Dokumen
Pelelangan/RKS hanya dilakukan pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan
oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
Penjelasan
diberikan
kepada
semua
Calon
Penyedia
105
c. Penjelasan
dapat
pula
dilakukan
secara
elektronik
(video
conference/teleconference).
106
dokumen
penawaran,
dokumen
penawaran
memuat
107
108
3) Dua Tahap
109
dan
akan
mempengaruhi
lingkup,
kualitas,
dan
110
hasil/kinerja/performance pekerjaan.
2) Adanya penawaran dari Penyedia Barang/Jasa dengan persyaratan
tambahan di luar ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS yang akan
menimbulkan persaingan tidak sehat dan/atau tidak adil di antara
Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
d. Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, apabila:
1) Syarat-syarat yang diminta berdasarkan Dokumen Pelelangan/RKS
dipenuhi/dilengkapi dan isi setiap dokumen benar serta dapat
dipastikan bahwa dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang
berwenang.
2) Jaminan penawaran memenuhi persyaratan sesuai ketentuan Dokumen
Pelelangan/RKS. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau
meragukan dalam jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak
yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran.
3) Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi teknis terhadap
semua penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi.
4) Penawaran
dinyatakan
memenuhi
persyaratan
teknis,
apabila
111
112
responsiveness/compliance/acceptability
dapat
harga
dalam
responsiveness/compliance/
113
bersifat
Strategis/Complex,
dimana
tingkat
Penyedia
Barang/Jasa
dalam
hal
meningkatkan
kualitas
114
b.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
115
7)
116
For
Money
memberikan
rekomendasi
kepada
Pengguna
Penetapan Pemenang
Pemenang pengadaan ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa berdasarkan
117
5)
118
PLN serta dimasukkan dalam Daftar Hitam (Black List) PLN, dan
dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
c. Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan pertama yang ditunjuk
sebagai Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri atau tidak dapat
memenuhi Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ), maka
penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa urutan kedua (apabila ada) sesuai dengan harga
penawarannya, dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Penetapan pemenang pengadaan kedua tesebut harus terlebih
dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari pengguna barang/
jasa;
2) Masa berlaku penawaran dan jaminan penawaran calon pemenang
pengadaan urutan kedua masih berlaku atau sudah diperpanjang
masa berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu
memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan
jaminan penawaran yang baru;
3) Apabila calon pemenang kedua ini mengundurkan diri atau tidak
dapat memenuhi dokumen seperti calon pemenang urutan
pemenang di atas maka penunjukan penyedia barang/jasa urutan
ketiga sesuai dengan harga penawaran dengan ketentuan sama
seperti jika calon pemenang pertama digantikan pemenang kedua.
Jika calon pemenang ketiga mengundurkan diri maka pengadaan
119
dinyatakan gagal.
13. Pengadaan gagal dan pengadaan ulang
Pengadaan dinyatakan gagal oleh pengguna barang/jasa, dalam hal :
1) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil mencapai kesepakatan
2) Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan
teknis
3) Terjadi perubahan rencana kerja dan mengakibatkan perubahan
kebutuhan barang/jasa
4) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil menurunkan harga
penawaran maksimal sama dengan HPS.
5) Adanya indikasi kuat persaingan usaha yang tidak sehat
6) Adanya indikasi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN)
7) Sanggahan dari calon penyedia barang/jasa ternyata benar.
8) Berdasarkan rekomendasi dari value for money committee atas
usulan Pejabat Pelaksana Pengadaan, pengguna barang/jasa,
pejabat pengawasan, atau pejabat lain yang terkait
9) Akibat adanya penetapan pengadilan.
Dalam hal pengadaan gagal, Pejabat Pelaksana Pengadaan Barang dan
Jasa wajib menyampaikan kepada calon penyedia bang dan jasa. Setelah
ditetapkan sebagai pengadaan gagal, maka selanjutnya adalah pengadaan ulang
yang mana Dokumen Pengadaan/RKS dapat di amandemen ataupun tidak.
120
team
members,
vocal
points,
subcontracting
arrangements;
Tahap terakhir ialah pembuatan kontrak Perjanjian/Kontrak dipersiapkan
dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku
dan tata kelola perusahaan yang baik, serta prinsip kehati-hatian dalam
121
122
123
efisiensi serta efektivitas waktu dan biaya, maka saat aanjwizing (Penjelasan)
dilakukan, dijelaskan bahwa adanya permakluman dari Pengguna bahwa calon
penyedia barang dan jasa dapat menggunakan laporan yang belum di audit.
3. Perencanaan pengadaan tidak lepas dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
dan Harga Perkiraan Engineering (HPE), yang menjadi masalah ialah para
staff yang duduk di fungsional tidak semuanya latar pendidikannya dari
bidang yang sesuai dengan barang/jasa diperlukan karena terdiri dari latar
pendidikan yang berbeda. Sehingga solusinya ialah semakin sering adanya
pelatihan menyusun HPS dan HPE, untuk HPE mengikuti HPE yang diberikan
oleh pengguna barang/jasa sepanjang memenuhi ketentuan atau kriteria
kebutuhan dan dianggap yakin serta benar.
4. Untuk penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT) seperti yang
disyaratkan dalam Ketentuan Pengadaan Barang/Jasa PT PLN yaitu SK
Direksi 620/2013 serta perubahannya, namun saat peralihan aturan dari SK
Direksi sebelumnya yang belum mengatur DPT dan dibutuhkan waktu untuk
membuat DPT supaya pengadaan barang/jasa tetap berlangsung maka
pemecahan masalahnya ialah saat belum ada DPT digunakan sistem lelang
terbuka agar proses kualifikasi calon penyedia barang/jasa lebig transparan
dan dapat dikualifikasi lebih cermat.
Selanjutnya hasil wawancara dengan Ketut Mindiawan selaku Pejabat
Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa pada tanggal 8 Mei 2015 ialah :
1.
124
hanya menawar 1 material kemudian jika menang hanya 1 material saja yang
tercapai sedangkan 1 material lainnya tidak terpenuhi. Sehingga solusinya
ialah, jika diperlukan 2 material yang berkaitan maka pengadaannya dilakukan
sekaligus terhadap 2 material tersebut tanpa pengecualian untuk menghindari
pemborosan waktu ataupun anggaran guna memenuhi efisiensi dan pengadaan
yang efektif.
2.
PT PLN hal ini diantisipasi dengan HPS yang matang sehingga Pejabat
Pelaksana dan Pejabat Persencana selalu mengadakan komunikasi untuk
menghindari kecurangan yang mungkin terjadi.
Untuk wawancara yang ketiga dengan I Gde Arie Widyantara Partha
selaku SPV Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa Area Bali Selatan, memaparkan
permasalahan yang biasa terjadi ialah :
1. Saat persediaan material di salah satu unit PT PLN habis dan material
tersebut harus segera diadakan untuk menghidari penumpukan antrian pelanggan
sedangkan material tersebut menunggu justifikasi dari PT PLN , dimana unit
unit yang membutuhkan material tersebut secara segera. Pemecahan masalah ini
ialah unit unit ini diberikan kewenangan untuk memesan material tanpa
justifikasi berlandaskan pada pengadaan darurat yang diatur dalam SK Direksi ,
didasarkan pada pemilik perusahaan yaitu pemegang saham yang diwakilkan oleh
General Manager untuk tingkat distribusi memberikan kekuasaan kepada Manajer
untuk unit yang lebih kecil dimana Manajer Manajer ini perpanjangan tangan
untuk melayani pelanggan sehingga kewenangan yang diberikan adalah untuk
125
126
127
pengadaan barang dan atau jasa itu sendiri, misalnya saat pendaftaran keikutsertaan
dalam E-Procurement, vendor telah mendaftarkan dirinya tetapi belum mengambil
dokumen pengadaan tersebut, sehingga pada saat waktu yang ditentukan vendor ini
tidak mau untuk digugurkan, padahal proses pengadaan ini memerlukan waktu
yang sangat singkat. Kemudian, adanya calon Penyedia Barang/ Jasa yang sudah
tahu perusahaanya tidak memenuhi kualifikasi dan proses pengadaan yang
berlangsung tidak memperkenankan adanya konsorsium tetapi tetap memaksa ikut
serta dalam proses pengadaan tersebut sehingga sering menyebabkan terhambatnya
proses ini. Selain itu, dalam pengadaan barang dan jasa sering kali ada persepsi
dari pihak eksternal dan internal PT PLN bahwa harga termurah dalam suatu
pelelangan terbuka yang kompetitif dapat mengalahkan aspek lainnya seperti,
kualitas. Sehingga sering terjadi jika calon penyedia barang/ jasa dapat
menawarkan harga sangat murah dengan menurunkan kualitas barang/ jasa ataupun
128
aspek lainnya. Solusi dalam hal seperti ini ialah Pelaksana Pengadaan memberikan
teguran kemudian catatan khusus pada rekanan tersebut. Untuk penawaran harga
yang terlalu murah, pejabat pelaksana pengadaan didukung oleh SK Direksi
620/2013 mengatur bahwa untuk mendukung pelaksanaan GCG, pemenang tidak
hanya berdasarkan nilai terendah melainkan didukung oleh spesifikasi barang/jasa
yang berkualitas sehingga adanya pemenuhan unsur kewajaran (fairness).
Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa juga tidak lepas dari
kemungkinan adanya kecuranagan kecurangan. Jenis tindakan kecurangan yang
dilakukan ialah persekongkolan tender. Persekongkolan dalam pengadaan barang
dan jasa adalah suatu konspirasi usaha, yakni suatu bentuk kerjasama diantara
pelaku usaha dengan maksud untuk menguasai pasar yang bersangkut bagi
kepentingan pelaku usaha yang bersekongkol tersebut7. Sehingga pelaku usaha
lainnya tidak mendapat kesempatan untuk memenangkan tender tersebut. 8 Dalam
A Framework for Design and Competition of Law and Policy ada 3 ( tiga) variasi
persekongkolan yang biasa dilakukan dalam proses tender oleh para peserta,
yaitu9 :
a. Bid suppression, bentuk persekongkolan ini ialah dengan cara
menekan peserta lain untuk menahan diri dalam mengajukan
penawaran, atau meminta pesera tender untuk menarik diri.
129
130