Anda di halaman 1dari 20

SISTEM MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

MAKALAH

Disusun untuk memperbaiki nilai dan memenuhi salah satu tugas


mata kuliah Manajemen Kearsipan

oleh:
Putri Nirmalasari (1401259)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN


FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2016

KATA PENGANTAR
Tiada kata yang patut kita ucapkan selain Alhamdulillah, atas segala nikmat dan
hidayah yang tak henti-hentinya Allah SWT berikan kepada penyusun, puji syukur hanya
bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan sedikit ilmu-NYA kepada ummat manusia.
Salawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW yang telah
membawa sedikit ilmu Allah dan memberi contoh bagaimana mengamalkan ilmu itu, yang
telah menghamparkan permadani yang indah dan menggulung tikar-tikar kebatilan, kemudian
semoga terlimpahkan pula keselamatan bagi keluarga dan sahabat Nabi.
Dalam penyusunan makalah ini, penyusun pastinya menemui banyak hambatan dan
kesulitan. Namun, berkat semangat dan bantuan serta dukungan dari semua pihak, hambatan
dan kesulitan itu bisa teratasi. Penyusunan makalah ini sebagai tugas individu untuk
memenuhi salah satu tugas pada mata kuliah Manajemen Kearsipan. Penyusun
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses
penyusunan dan penyelesaian makalah ini.
Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, karena
manusia biasa itu tidak luput dari khilaf dan tempatnya salah. Maka dari itu penyusun
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini
kedepannya.

Bandung, Juni 2016

Penyusun

Pengelolaan Arsip Elektronik | 2

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................................................2
DAFTAR ISI..............................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................4
1.1

Latar Belakang.............................................................................................................4

1.2

Rumusan Masalah.......................................................................................................5

1.3

Tujuan..........................................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................6
2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik.........................................................................6
2.2 Proses Penciptaan Arsip...................................................................................................8
2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik...........................................................................................9
2.3.1

Penyimpanan Arsip Elektronik..........................................................................10

2.3.2

Pemeliharaan Arsip Elektronik...........................................................................11

2.3.3

Penemuan Kembali Arsip Elektronik.................................................................12

2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik..................................................................13


2.5 Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Elektronik............................................................14
2.5.1 Pengertian................................................................................................................14
2.5.2 Tahapan Kerja.........................................................................................................15
2.5.3 Karakteristik............................................................................................................15
2.5.4 Proses Kerja............................................................................................................16
BAB III PENUTUP..................................................................................................................17
3.1 Kesimpulan....................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................19

Pengelolaan Arsip Elektronik | 3

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai
dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan
berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak
khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang
kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang
secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar,
teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan
perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar,
sehingga produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru
dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat
pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah
memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta
pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan
mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui
media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip
merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah
dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip
yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara
online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.
Dengan meluasnya penggunaan elektronik untuk merekam informasi dalam bentuk
media magnetic digital/optic dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui
mesin computer, seperti misalnya pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian
dan pengaturan untuk mengakses informasi yang berasal dari arsip. Dalam hal ini
diperlukannya sistem manajemen untuk arsip elektronik untuk menunjang pekerjaan
kearsipan.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 4

Oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip
elektronik perlu mengkaji prioritas-prioritas implementasi arsip elektronik, ini disesuaikan
dengan perkembangan jaman, perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan
organisasi terutama dalam menghadapi tuntuta untuk memberikan layanan prima kepada
masyarakat, manfaat yang diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian yang matang
dan terencana, diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik sesuai
dengan tahapan kebuthan organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah, yaitu.
1. Apa pengertian dan konsep arsip elektronik?
2. Bagaimana Proses Penciptaan arsip elektronik?
3. Bagaimana pengelolaan arsip elektronik?
4. Apa saja kelebihan dan kelemahan dari arsip elektronik?
5. Apa pengertian Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?
6. Apa saja Karakteristik Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?
7. Bagaimana Proses Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini, yaitu:
1. Mendeskripsikan pengertian dan konsep dari arsip elektronik.
2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik.
3. Menjelaskan pengelolaan arsip elektronik
4. Memberitahukan kelemahan dan kelebihan.
5. Menjelaskan mengenai konsep dari Sistem Manajemen Arsip Eelektronik

Pengelolaan Arsip Elektronik | 5

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik
Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter
R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah
membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generally consist of any
collection of information.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored
on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada
umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang
dapat disimpan

pada komputer

dan

dalam

beberapa

media untuk

dilihat

kembali

dan dipergunakan.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on
some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada
umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat
disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.
Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records,
arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas,
dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem
komputer. ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms,1984,
mendefinisikan arsip elektronik sebagai Machine-Readable Record: Coded information
which to be understood, must betranslated by a computer, (Arsip terbacakan mesin:
Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu
dengan komputer). International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic
Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation
Draft), 1996. Mendefinisikan arsip elektronik sebagai an electronic record is a record that is
suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer, ( arsip
elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan
menggunakan komputer digital.)
Kemudian, Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,
diteruskan,

dikirimkan,

diterima, atau

disimpan

dalam

bentuk

analog, digital,

elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar
melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
Pengelolaan Arsip Elektronik | 6

gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic
mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau
perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang
mampu memahami. Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh

lembaga

negara, pemerintahan daerah,

lembaga

pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan


bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip
elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh
karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun
dokumen

elektronik. Pengertian

arsip

elektronik

adalah kumpulan

informasi

yang

direkam menggunakan teknologi computer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan
dipergunakan kembali.
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan
menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital
merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi
lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik
disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu
dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam
dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini
dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang
meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Ada
empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik menurut
International Council on Archives :
1. Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan
arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya
2.

dan terpelihara.
Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya
dan terpelihara.
Pengelolaan Arsip Elektronik | 7

3. Adanya proses penilaian arsip elektronik.


4. Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik
dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
2.2 Proses Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penciptaan secara
elektronik atau otomatis dan penciptaan dengan transformasi digital.
1. Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video,dan
khususnya adalah komputer.
2. Penciptaan dengan transformasi digital sering disebut dengan proses digitalisasi dimana
pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses
digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan
yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan.
Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Waktu
terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan
pembuatan daftar arsip elektyronik karena kesalahan dalam penulisan data arsip
elektronik tersebut kehilangan keotentikannya. Digitalisasi adalah proses merubah arsip
konvensional menjadi arsip elektronik. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip
elektronik melalui beberapa tahapan berikut
1). Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip
dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,
berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan
apa tidak.

Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan

mempertimbangkan isi kandungan informasi

arsip. Dan pemilihan berdasar

penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain


buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian

Pengelolaan Arsip Elektronik | 8

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada
prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses
pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian
mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum
adalah scanxxxxx dengan xxxxx adalah nomor urut pemindaian. Nama file
tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan
pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi
tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA).
Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang
dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip
yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional

kedalam

arsip

elektronik.

Dalam

tahap

ini

mencantumkan

penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis


perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik
Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti
atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :
1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan
program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 9

2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan
arsip elektronik.
3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh
arsiparis dan programer komputer.
4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau
kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip
secara modular. Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis
sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :
a. Melakukan input data, scanning dan recognation

elektronik

besar operasional
terhadap

surat

menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.


b. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif)
pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.
c. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif)

pada

records processing centre, dengan menggunakan e-records.


b. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data
processing centre menggunakan modul e-archives. pola operasionalisasi
sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan. Demikian gambaran
bagaimana.
2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan
pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.
Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi.
Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media
penyimpanan, antara lain.
a). Media Magnetik (magnetic Media)
b). Disk Magnetik (magnetic disk)
c). Pita magnetik (magnetic tape)
d). Kaset (cassette)
e). Media optik ( Optical Media)

Pengelolaan Arsip Elektronik | 10

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang
memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat
dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai
mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama
file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama
pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar,
jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti
floppy disk, hard disk dan sebagainya. Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun
internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali
informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem
pengindekan.
Adapun penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:
1. Online/terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak
membutuhkan interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan
maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak
lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik
secara online adalah harddisk lokal komputer. Harddisk jaringan adalah tempat simpan
dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung
dalam jaringan.
2. Offline/terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan
interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna
tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari pihak lain
karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya, misalnya surat izin dari pemilik
arsip. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik
secara offline adalah Compark Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD).
3. Nearline/semi terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik masih sedikit
membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan
maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya tetapi harus mengambil media simpan
tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya
registrasi maupun administrasi atau bisa langsung diambil. Media yang cocok untuk
digunakan adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan yaitu
tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan
sehingga tidak terhubungdalam jaringan.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 11

2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik


Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,
dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia
ataui dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu usia atau daya
tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin
sering digunakan oleh banyak pengguna. Informasi arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca
dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu
database, komputer bisa diakses untuk melihat file yang ada. Bahkan mungkin pula merubah
atau menghapus file.
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung
jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan
informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1.Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan
terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang
tidak berhak.
2.Melakukan pemeliharaan perangkat keras(hardware), dan melakukan penyesuaian
teknologi secara berkala.
3.Melakukan pemeliharaan perangkat lunak(software), dan melakukan penyesuaian
berkala.
Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip
rusak biasan ya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut
cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:
1.Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik
sesuai prosedur.
2.Menggunakansoftware asli (bukan bajakan)
3.Memback up data secara berkala
4.Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu,
panas yang berlebihan, dan air.
5.Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata rata antara 11-22 C dan
kelembapan antara 45-65% RH.

2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik


Dalampenemuanarsipkembaliterdapat2aspekpengertian,yaitu:

Pengelolaan Arsip Elektronik | 12

a. Penemuankembali secara fisik/manual/konvensional. Artinyabahwapenemuan,


flashdiskdanmemorycard.Apabilaadapihaklainyangmeminta/meminjamarsip
yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkahlangkah sebagai berikut :
Menanyakanjenisarsipyangdisimpankembaliarsipdilakukanmelaluikemampuan
manusiatanpamenggunakantenagamesin
b. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional artinya bahwa
penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi
denganmenggunakansaranaelektronik(computer).Fisikarsipdiambildengancara
manual,jikahanyainginmengetahuiinformasinyamakadilihatarsipyangterpilih.
Cara penyimpanannya misalnya melalui optical, apabila ada pihak lain yang
meminta/meminjamarsipyangdisimpan,petugasarsipharusmenempuhlangkah
langkahsebagaiberikut:
A.Menanyakanjenisarsipyangdisimpan
B.Menentukankodeberdasarkannamayangtelahdiindeks
C.MelihatkartuIndeksuntukmelihatkodearsip
D.Mengambilarsipdaritempatpenyimpanannya,berdasarkankodedanmengantinya
denganBonPinjamarsip.
2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan
serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional.
Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang
telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama
dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur
unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan
mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak 7000 lembar (1 lembar
Pengelolaan Arsip Elektronik | 13

setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau 700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb
dalam format JPEG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena
usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun
akan aman karena disimpan secara digital.
g. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien
akan mudah dilakukan memalui internet.
h. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada
buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai
otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
i. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media
penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas
yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan
akan sulit dilakukan lagi.
Selain kelebihan, berikut ini ada beberapa kelemahan penyimpanan arsip elektronik.
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi,
atau menghapus) dalam segala cara.
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun
akses untuk berbagi file dengan yang lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena
tidak sengaja.
Problema Legalitas Arsip Elektronik
Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan
Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :
a. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang
pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.
b. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan
tercipta di lingkungan.
2.5 Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Elektronik
2.5.1 Pengertian
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan
dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format
digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di
upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian
dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui
Pengelolaan Arsip Elektronik | 14

sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu
yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen
yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.
Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :
1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya
yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain
sebagainya.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara
elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi
lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang
digunakan.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan
dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman
arsip.
2.5.2 Tahapan Kerja
Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan
sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan
beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual
dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu:
1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC,
scanner, hub dll. apabila belum tersedia.
2. Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 15

3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum
tersedia.
2.5.3 Karakteristik
Ada beberapa arakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :
Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk
pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document
imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan
import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat
dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan
meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan
relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen,
volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang
dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik
akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index
dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan
membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada
dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses
sistem.
2.5.4 Proses Kerja
Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh
pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut:
1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau
auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 16

2.

Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer,
no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template
index

3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software DMS ;


yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya.
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS
tersebut dapat dihubungkan dengan LAN / Network.
5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen
yang diinginkan.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 17

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan
konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar
dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis
lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas,
perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip
Nasional

Republik Indonesia

(ANRI)

selaku

pembina kearsipan

nasional,

segera

membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan
pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik
untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan
menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini
tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik. Arsip elektronik merupakan
informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau
dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu
format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan dengan Arsip
konvensional (kertas), arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataranya:
a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user)
dalam waktu yang bersamaan.
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat.
d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
Kelemahan Arsip Elektronik
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 18

Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan


dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks,
penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email
bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya. Sistem Manajemen Dokumen
Elektronik memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain
dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih
akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga
dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 19

DAFTAR PUSTAKA
Martono, Boedi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik.
Yogyakarta :Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik.
www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada
tanggal 20 Juni 2016
Read-Smith, 2002, record management, South-Western Thomson Learning : United States
Sedarmayanti. (1992). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Ilham Jaya Offset.
Surya

Pradana

(2009)

Keunggulan

Pengelolaan

Arsip

Elektronik.

http://surya-

pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal


: 20 Juni 2016
Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan 1 & 2. Yogyakarta: Kanisius.

Pengelolaan Arsip Elektronik | 20