Pengertian Administrasi Kepegawaian

Secara Umum
Pengertian administrasi kepegawaian Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas
atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk
mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan
seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan para
pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah
di tentukan sebelumnya.
Berikut ini Fungsi Teknis dari Administrasi Kepegawaian
Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi manajerial
dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan pikiran,misalnya seperti:
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Sedangkan fungsi teknis
berkaitan dengan berbagai macam kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti:
pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.
Baca juga artikel tentang: Pengertian administrasi secara sempit dan luas.
Dan inilah fungsi umum dari administrasi kepegawaian
Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan berbagai macam
kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan
persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan pegawai merupakan hal yang sangat penting,
sebab dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber yang di
butuhkan serta dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber yang
tersedia.
Apa itu administrasi kepegawaian?
Penorganisasian kepegawaian, yaitu menggolongkan, menetapkan dan mengatur berbagai
macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting, misalnya seperti menetapkan tugas
seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga pegawai yang bekerja di dalamnya dapat saling bekerja sama tentunya
supaya dapat memepermudah dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.
Pengarahan pegawai, banyak sekali teori dan keyakinan mengenai memotivasi pegawai, secara
keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang apa yang dapat meotivasi. Jadi sangat sulit bagi
perusahaan atau organisasi untuk sampai kepada kebijakan dan pendekatan yang akan
memuaskan para pegawainya. Selain itu bagi perusahaan atau organisasi dengan skala apaun itu,
membuat analaisis secara mendalam mengenai apa yang dapat memotivasi setiap tenaga
kerjanya adalah tidak praktis, tetapi terdapat aturan-aturan yang praktis yang bisa diikuti

setidaknya untuk dapat membantu memotivasi para pegawainya dan tentunya meningkatkan
kepuasan kerja, diantanranya seperti:

Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka
(pegawai) mengatahui apa yang diharapkan dari mereka.
Pastikan ada hubungan yang jelas tentang kinerja dan penghargaan serta pastikan juga
bahwa setiap hubungan seperti itu dapat di informasikan kepada para pegawai.

Perlakukan semua pegawai secara adil dan penilaian mengenai kinerja harus obyektif
(sesuai dengan fakta yang ada).

Kembangkan jenispenghargaan yang berbeda-beda, karena tidak semua orang bisa

dinaikan pangkatnya.

Doronglah semangat sebaik mungkin di dalam lingkungan kerja dan juga kembangkan
gaya manajemen yang mudah untuk diserap serta mampu diubah-ubah untuk
menyesuaikan orang dan lingkungannya.

Selanjutnya kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan

target yang bisa dicapai tetapi dapat terus berkembang.

Dan perhitungkan seluruh faktor lingkungan dan faktor sosial, misalnya seperti:
kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkungan kerja, interaksi sosial antar pegawai
dan lain-lain. Intinya seluruh faktor yang menjadi sumber ketidakpuasan.

Pengendalian pegawai, pengawasan (controlling) merupakan bagaian dari penegndalian yaitu

merupakan suatu proses pengukuran tingkat keefektivitasan kerja dari pegawai dalam
memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan (controlling) membutuhkan tolak ukur yang gunanya untuk mengukur tingkta
keberhasilan dalam bekerja, dalam penilaian kerja hal seperti ini basanya disebut dengan standar
pekerjaan.

Administrasi Kepegawaian
1.

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Istilah administtrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika Serikat
dipergunakan

dalam

bidang

pemerintahan,

sedangkan personnel

Management dipergunakan untuk bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan

menggunakan manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam
bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.Untuk memahami pengertian
Administrasi kepegawaian mari kita lihat pendapat beberapa pakar tentang
administrasi kepegawaian :

Felix A. Nigro mengatakan bahwa Personel administration is the art of selecting

new employees and making use of old ones in such manner that the maximum
quality

and

quantity

of

out

put

and

service

are

obtained

from

the

working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai

baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari
pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil yang maksimum). Fungsifungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro
meliputi:
a.

Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian

termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang
ditentukan dengan jelas dan tegas.

b.

Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.

c.

Penarikan tenaga kerja yang baik.

d.

Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap
dan penempatanya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

e.

Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan

pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan
pangkat.

f.

Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan

meningkatakan hasil kinerja dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap

g.

Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.

Glen O. Stahl merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan

yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasai. Fungsi-fungsi tesebut
meliputi:
a.

Penentuan yurisdiksi

b.

Pengusahaan tenaga kerja

c.

Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon

yang lulus ujian.

d.

Penyelenggaraan riset kepegawaian

e.

Penyelenggaraan latihan jabatan

f.

Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai

g.

Pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyrakat.

Sementara

itu Arifin

Abdulrachman mengatakan

bahwa

administarsi

kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi Negara yang berkaitan
dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai Negara. Kegiatankegiatan administrasi kepegawaian meliputi:
a.

analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan efaluasi jabata

b.

rekrutmen, ujian dan penempatan

c.

training

d.

penggajian

e.

employee counseling

f.

personnel relation

g.

disipilin dan moral

h.

catatan kepegawaian
Burhannudin

A.Tayibnapis

(1994,26) memberi

batasan

batasan

administrasi kepegawaian sebagai upaya memperoleh pegawai negeri sipil yang

setia dan loyal pada pancasila,Undang Undang Dasar 1945, cakap dan terampil
serta

jujur

dan

berdisiplin

dalam

melaksanakan

pokok

pemerintahan

dan

pembangunan
Paul

pigos

dan

administrationmemberikan

Charles

definisi

adminisrasi

Myers dalam personnel

kepegawaian

sebagai

seni

memperoleh, memajukan, dan memilihara kecakapan kekuatan kerja sedemikian

rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan
ekonomis yang maksimum.
Menurut Lawrence A. Appley, manajamen administrasi kepegawaian adalah
satu, tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula
menjadi

bagian

dari

manajamen

ilmiah

terutama

dalam

hubunganya

dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah, dan penilaian hasil kerja.
Pada sisi lain manajamen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui
orang-orang.
Jadi administrasi kepegawaian adalah proses pelaksanaan kerja sama yang
didukung oleh sekelompok orang yang bekerja sama tersebut dan memiliki tujuan
yang ingin dicapai secara bersama-sama.

I.

Formasi Kepegawaian
Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik
perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya
tehnologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apaapa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini
dapat digunakan berbagai system formasi kepegawaian, antara lain sistem kawan,
sistem kecakapan, dan sistem karier.
A. Sistem Formasi Kawan (Patronage System)
Sistem

kawan

merupakan

suatu

sistam

kepegawaian

yang

bersifat

subyektif,artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan

pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian
yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat
nonpolitis. Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil
dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof
war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini
pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai.
Sistem

kepegawaian

yang

bersifat

nonpolitis

biasa

dikenal

dengan

istilah

nepotisme. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism, yang akar katanya
nepos atau kemenakan.
B.

Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)

Berbeda

dengan

sistem

kawan,

sistem

kecakapan

bersifat

obyektif.

Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran

awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah
yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek kepegawaian, sistem ini
bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda
pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji,
kenaikan tingkat, dan sebagainya.
C.

Sistem Formasi Karier (Career System)

Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena
pertimbangan
kecakapan

kecakapan.

terbuka selama

Kesempatan
pegawai

untuk

mampu

mengembangkan
bekerja.

bakat

serta

Pangkatnyapun

dapat

dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system
kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.

III. PENGADAAN PEGAWAI

1.

Perencanaan dan Rekrutmen

Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan
pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping
itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan
jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan
serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang
memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai
macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa
hambatan

yang

perencanaan

dapat

bersumber

sumber daya

dari

manusia.

kebijakan

Dalam

organisasi

ketentuan

maupun

dari

perundang-undangan

Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan

Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh
suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang
dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan
tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.
2.Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari
sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses
pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang
telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum
yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting

terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali
seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi
pegawai tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi,
pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah
program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan
baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab
yang akan dikerjakannya.
IV.

Cara

Penanganan

dan

Pemeliharan

Dokumen

Administrasi

Kepegawaian
1.

Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
a.
Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum
b.

di klasifikasikan penghimpunannya.
Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan
tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca,

dikirim, dan disimpan.

c.
Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d.
Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan
f.

alat dan perantara.

Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu
dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa
digunakan suatu saat jika diperlukan.

2.
a.

Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya

adalah

penyimpanan

dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan
dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

b.

Data Digital
Penyimpanan

dokumen

berupa

data

digital

merupakan

penyimpanan

dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat
Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian
Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record
Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan
migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file
berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian
(scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image
dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan
memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate
akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik,
transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal
bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan
dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu
dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian
1.

permasalahan tersebut karena:

Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari
sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat

2.

dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.

Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat,
karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka

akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up
yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional
jika
4.

dilakukan

back-up

data

akan

berakibat

penambahan

ruang

tempat

penyimpanan data.
Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada
penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada

proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
5.

dibangun.
Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible
dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai
kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak
cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian
dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian
oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan

hak

cipta

dan

sebagai

autentikasi

data

digital

dengan

mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu

teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan
didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya.
Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta
seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi
adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai
macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.