Anda di halaman 1dari 22

MAKALAH

MANAJEMEN OPERASIONAL-2

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING


ERP
( PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN )

Makalah ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah


Manajemen Operasional - 2

Dosen Pengampu:
Husni Muharram Ritonga, MSc
Oleh : Kelompok 2
Dikki Aprianta Ginting S
Advendra Munthe
M. Elfra Denanta Ginting
Mei Triswan Zebua
Putri Emninta Nauli
Nurul Aini Situmorang

(1415310041)
(1415310051)
(1415310058)
(1415310067)
(1415310066)
(1415310062)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN


FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI MEDAN
2016

BAB I
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang
Enterprise Resoure Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi
yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan system informasi secara
spesifik untuk departemen departemen yang berbeda pada suatu perusahaan.
ERP terdiri dari bermacam macam modul yang disediakan untuk
berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai
modul untuk distribusi. Pengguna ERP menjadikan semua system di dalam suatu
perusahaan menjadi satu system yang terintegrasi dengan satu database, sehingga
beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam melakukan komunikasi.
Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam sistem yang
utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu
sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat
menerapkan modul lain dengan refrensi modul yang sudah berhasil.
Ada beberapa software ERP yang dikenal secara umum, seperti SAP,
PeopleSoft, JDEdward dan beberapa merk lainnya. Tidak semua software tersebut
bisa dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, kadang kala
perusahaan harus merubah aturan bisnisnya untuk dapat menggunakan software
ERP tertentu.
Aturan bisnis dan kebutuhan sistem ERP berbeda dan spesifik untuk setiap
perusahaan. Perusahaan skala besar, dengan dukungan kondisi ekonomi yang
relatif besar, akan dengan mudah memilih softrware mana yang akan digunakan
sekalipun harus merubah kebutuhan bisnisnya. Namun, untuk perusahaan skala
kecil dan menengah, hal ini tentu saja sulit dilakukkan. Selain harga software ERP
yang cukup tinggi.

1.2

Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas adalah sebagai
berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

1.3

Apa pengertian dari sistemERP?


Bagaimana karakteristik sistem ERP?
Bagaimana Fase-fase dalam implementasi sistem ERP?
Bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan?
Bagaimana siklus hidup pengembangan sistem ERP ?
Apa keberhasilan dan kegagalan dari implementasi sistem ERP?
Batasan Masalah
Agar permasalahan dalam rumusan masalah lebih spesifik, maka pada

makalah ini penulis membatasi pembahasan masalah sebagai berikut:


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

1.4

Pengertian sistem ERP?


Fase fase dalam implementasi sistem ERP?
Karakteristik sistem ERP?
Konfigurasi Sistem ERP?
Resiko yang berkaitan dengan Implimentasi Sistem ERP?
Implementasi Sistem ERP Pada Suatu Perusahaan?
Keberhasilan dan Kegagalan Dari Implementasi Sistem ERP ?
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Sebagai syarat untuk memenuhi tugas matakuliah ERP


2. Agar mahasiswa mampu memahami bagaimana implementasi sistem ERP
pada suatu perusahaan.

1.5

Manfaat
Adapun manfaat dari disusunnya makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Sebagai sumber bacaan dan pengetahuan bagi mahasiswa yang mengikuti


matakuliah ERP
2. Dengan adanya makalah ini mahasiswa dapat memahami implementasi sistem
ERP

BAB II
PEMBAHASAN

2.1

Definisi Enterprise Resource Planning (ERP)


ERP

singkatan

dari

elemen

kata

yaitu,

Enterprise

(perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata


ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu
planning yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.
ERP

(Enterprise

Resource

Planning)

merupakan

software

yang

mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan, baik


departemen penjualan, HRD, produksi, atau keuangan. Konsep ERP dapat
dijalankan dengan baik jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik
hardware/software.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yang maksudnya yaitu
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical
database. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam
perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi yang dapat diakses dan
mudah disebarluaskan.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem
informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan
sumber daya perusahaan. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkooordinasikan
bisnis organisasi secara keseluruhan.
Sistem ERP merupakan seperangkat infrastruktur dan software yang tidak
dapat dilepaskan dari aspek best practices yang artinya merupakan pencerminan
cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis.
Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua
departemen/ fungsi dalam perusahaan.

Tujuan Dan Peranannya Dalam Organisasi


Tujuan System ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara
keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan
untuk:
a. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
b. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
c. Menghasilkan informasi yang real-time
d. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Konsep Dasar ERP


Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini :

Evolusi Sistem ERP

Tahapan Evolusi ERP


a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
b. Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat
bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau
diganti jika diperlukan
c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen
yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi
analisis dari kebutuhan yang diperlukan
d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis
diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi
organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
e. Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih
konflek dari ERP sebelumnya.

Perusahaan Yang Mengimplementasikan ERP

Integrasi ERP Dalam Organisasi

Modul ERP

Manufacturing

Supply Chain Management

Financials

Projects

Human Resources

Customer Relationship Management

Data warehouse

Access Control

Customization

Manfaat Sistem ERP

Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan


pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien dan
Memungkinkan melakukan integrasi secara global

Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang


terjadi pada sistem yang terpisah

Memungkinkan
saja

dan

manajemen

lebih

Membantu

mampu

melancarkan

mengelola

operasi

dan tidak

memonitor

menjawab semua pertanyaan yang ada dan


pelaksanaan

manajemen rantai pasok serta

memadukannya

Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan


luar organisasi

Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara perawatan


sistem yang sah dan Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi.

Manfaat dan cara Mendapatkannya :

2.2

Fase Fase Implementasi Sistem ERP


Adapun fase fase sistem ERP adalah sebagai berikut :
a.

Fase inisisasi
Fase inisiasi yaitu berupa rencana strategis atau juga dari beberapa

kejadian yang muncul di perusahaan misalnya ada tawaran dari vendor,


pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada
peraturan dan hukum atau pemnafaatan anggaran teknologi informasi yang
lebih baik.
b.

Fase evaluasi
Pada fase ini meliputi evaluasi proses bisnis, analisa kebutuhan,

evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi


berbagai produk yang berbeda.
c.

Fase selection
Pada fase ini dapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama.

Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk


peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya
ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.

d.

Fase modifikasi
Fase modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara, cara pertama

yaitu memodifikasi apa saja yang terjadi dalam rangkaian proses analisakonfigurasi dan pengujian sampai mendapatkan hasil yang diinginkan atau
sampai batasan waktu tertentu. Cara kedua yaitu dengan melakukan
pemilihan status target tertentu kemudian menerapkan pengukuran atas
pencapaian target tertentu. Dalam fase modifikasi perlu dilakukan tahapan
pelatihan bagi para pengguna.
e.

Fase penyelesaian
Apabila semua berjalan dengan lancar, maka konsumen akan

melunasi pembayaran yang tergantung pada kontrak. Pada tahapan ini


perusahaan akan mendapatkan pelajaran serta pengalaman atas semua
kejadian selama proyek implementasi berlangsung, termasuk evaluasi
keberhasilan dan kegagalan serta peluang implementasi selanjutnya.

2.3

Karakteristik Sistem ERP


Menurut Daniel E. OLeary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai

berikut (WHL-2006):
1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk
lingkungan pelanggan pengguna server apakah itu secara tradisional atau
berbasis jaringan.
2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal
menyimpan setiap data sekali saja.
5. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata(real time).
6. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi
dan kegiatan perencanaan.
7. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat
diperlukan oleh perusahaan multinasional.

8. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan


tanpa melakukan pemrograman kembali.

2.4

Resiko Yang Berkaitan Dengan ERP


Berikut resiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP:
1. Implementasi dengan pendekatan Big-Bang dan Phased-In
Kebanyakan implementasi ERP mengalami kegagalan karena masalah
budaya dalam perusahaan yang menentang proses ini. Ada beberapa
pendekatan dalam mengimplementasikan ERP, antara lain:

Pendekatan big-bang. Pendekatan ini mencoba untuk mengalihkan operasi


dari sistem lama ke sistem baru sekaligus, tanpa adanya tahapan
pengimplementasian. Hal ini tentunya akan mendapat penentang karena
setiap orang dalam organisasi lebih familiar dengan sistem lama. Selain
itu, individu seringkali menemukan dirinya mengisi data lebih banyak
dibanding dengan saat menggunakan sistem lama. Hal tersebut dapat
menyebabkan gangguan pada operasi harian. Tetapi ketika periode
penyesuaian dapat terlewati dan munculnya budaya perusahaan baru, ERP
menjadi alat operasi dan strategik yang memberikan keuntungan
kompetitif kepada perusahaan.

Pendekatan Phased-In. Karena banyaknya tentangan atas pendekatan


diatas, maka pendekatan ini menjadi alternative favorit dalam
pengimplementasian ERP. Pendekatan ini mengimplementasikan ERP
pada unit bisnis satu demi satu. Proses dan data umum dapat disatukan
tanpa harus mengganggu operasi perusahaan. Tujuan dari pendekatan ini
adalah untuk membuat ERP dapat berjalan dengan baik bersamaan
dengan sistem lama, setelah fungsi-fungsi organisasi terkonversikan
kedalam sistem yang baru, sistem lama diistirahatkan.

Oposisi Terhadap Perubahan Budaya Bisnis


Perubahan harus dapat didukung oleh budaya organisasi itu sendiri agar
implementasi ERP dapat berhasil. Selain itu, diperlukan staf teknis untuk
sistem baru ini atau basis pengguna yang paham teknologi komputer agar
proses pembelajarannya dapat berjalan lancar.

Memilih ERP Yang Salah


Alasan umumnya dari kegagalan pengimplementasian ERP adalah ERP tidak
mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Jika salah memilih,
dibutuhkan perubahan model ERP yang luas, memakan waktu, dan juga
tentunya menghabiskan dana yang tidak sedikit. Gangguan serius dapat
terjadi dikarenakan kealpaan ini. Lebih lanjut, pengembangan dari sistem
ERP ini akan menjadi lebih sulit lagi.

Goodness Of Fit
Manajemen perlu yakin bahwa ERP yang dipilih tepat bagi perusahaan.
Untuk menemukannya diperlukan proses seleksi perangkat lunak yang
meyerupai corong, yang dimulai dari hal yang luas lalu menjadi lebih
terfokus. Tetapi, jika proses bisnis itu sangat unik, sistem ERP harus
dimodifikasi

agar

dapat

berjalan

dengan

sistem

yang

lama

atau

mengakomodasi perangkat lunak bolt-on. Isu skalabilitas sistem. Jika


manajemen memperkirakan volume bisnis yang meningkat saat penggunaan
sistem ERP, mereka memiliki isu skalabilitas yang perlu dialamatkan.
Skalabilitas adalah kemampuan dari sistem untuk berjalan secara lancar dan
ekonomis saat persyaratan pengguna bertambah. Ukuran dari skalabilitas
yang penting adalah size, speed, dan workload.

Memilih Konsultan Yang Salah


Sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian dan pengalaman
yang biasanya tidak tersedia langsung. Karena itu, kebanyakan implementasi
ERP melibatkan perusahaan konsultan yang mengkoordinasikan proyek,

membantu organisasi dalam mengenali kebutuhannya. Tetapi, dengan


banyaknya permintaan pengimplementasian sistem ERP, maka perusahaan
konsultan kekurangan sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan
penempatan individu yang tidak sesuai dengan kualifikasi. Permasalahan ini
menyebabkan banyaknya proses implementasi ERP yang gagal.
Oleh karena

itu, sebelum melibatkan sebuah konsultan luar, manajemen perlu

melakukan tahap-tahap berikut ini:

Mewawancara staf yang diusulkan kepada proyek dan buat draft yang
meyebutkan penempatan tugasnya.

Tetapkan dalam tulisan bagaimana perubahan staf ditangani.

Lakukan rujukan terhadap member staf yang diusulkan.

Selaraskan kpentingan konsultan yang organisasi itu bernegosiasi sebuah


skema pay-per- performance yang didasari pencapaian tertentu atas
proyek. Contohnya, jumlah uang yang dibayar kepada konsultan mungkin
berada di kisaran 85 sd 115 persen dan upah kontrak, tergantung dari
apakah kesuksesan proyek pengimplementasian berada sesuai jadwal atau
tidak.

Buat waktu tenggat pemutusan yang tegas kepada konsultan untuk


menghindari konsultasi yang tidak ada akhirnya, yang berakibat
ketergantungan dan upah yang mengalir tanpa henti.
Biaya tinggi dan biaya yang melebihi anggaran Resiko yang ada bebentuk

biaya yang di anggap terlalu rendah atau yang tidak diantisipasi. Masalah
yang sering muncul terjadi dalam beberapa area yaitu

Pelatihan. Biaya pelatihan selalu lebih tinggi dari yang diperkirakan


karena manajemen berfokus terutama pada niaya mengajarkan pekerja
perangkat lunak baru. Hal ini sebenarnya hanya sebagian dari pelatihan
yang dibutuhkan. Pekerja juga harus mempelajari prosedur baru, yang
seringkali diabaikan saat proses penganggaran.

Pengujian dan penyatuan sistem. ERP merupakan model keseluruhan yang


dalam teorinya satu sistem yang menggerakkan seluruh organisasi. Pada
kenyataannya, banyak organisasi menggunakan ERP sebagai tulang

punggung yang terikat pada sistem lama dan perangkat lunak bolt-on,
yang mendukung kebutuhan khusus perusahaan. Menggabungkan sistem
yang tidak sama ini dengan sistem ERP dapat melibatkan penulisan
program konversi atau bahkan memodifikasi kode internal dari ERP.
Penggabungan dan pengujian dilaksanakan dengan basis case-by-case, jadi
biayanya sangat sulit ditaksir sebelumnya.

Konversi basis data. Sebuah sistem ERP baru biasanya berarti basis data
baru. Konversi data merupakan proses mengalihkan data dari sistem lama
kepada basis data ERP. Jika data sistem lama handal, proses konversi
dilaksanakan lewat prosedur yang otomatis. Meskipun dengan kondisi
ideal, pengujian dan rekonsiliasi manual dibutuhkan untuk menjamin
bahwa pemindahan telah lengkap dan akurat.

Proses implementasi ERP ini memerlukan biaya yang besar sedangkan


manfaatnya tidak dapat dirasakan dalam jangka waktu yang pendek. Untuk itu,
manajemen

harus

pandai

menaksir

kuntungan

yang

didapat

dari

pengimplementasian ini agar tidak mengalami kerugian akibat proses ini.


Gangguan Operasi Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang
memasangnya. Hal ini disebabkan sistem ERP ini terlihat asing dibandingkan
dengan sistem lama sehingga memerlukan periode penyesuaian untuk
memperlancar proses implementasi ini.

2.5

Implikasi Terhadap Kontrol Internal Dan Audit


Beberapa perhatian penting atas isu kontrol internal dan audit, antara lain:
1. Otorisasi transaksi
Kontrol perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi
sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor adalah
memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan pengetahuan yang
terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan pengertian yang seksama atas
proses bisnis dan arus informasi antara komponen sistem.

2. Pemisahan Tugas
Keputusan operasional organisasiberbasis ERP berusah didekatkan dengan
sumber dari kejadiannya. Proses manual yang memerlukan pemisahan tugas
seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP. Hal ini menimbulkan
permasalahan baru bagaimana mengamankan, mengontrol suatu sistem agar
dapat menjamin pemisahan tugas berjalan dengan baik. Untuk memecahkan
masalah ini, SAP memperkenalkan teknik user role. Seiap role diberikan
suatu set aktivitas yang ditugaskan pada pengguna yang berwenang dalam
sistem ERP. Auditor perlu memastikan apakan role ini diberikan sesuai
dengan tanggung jawab kerjanya.
3. Pengawasan
Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan manajemen
tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali, setelah
ERP berjalan, hanya tim implementasi yang mengerti cara kerjanya. Karena
peran tradisional akan diganti, supervisor perlu mendapatkan pengertian
teknis dan operasional yang mendalam atas sistem baru ini. Supervisor
seharusnya

memiliki

waktu

untuk

mengelola

melalui

kemampuan

pengawasan yang ditingkatkan serta meningkatkan rentang kontrol mereka.


4. Accounting Records
Dalam sistem ini data OLTP dapat dengan mudah diproses menjadi
berbagai macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat diminimalkan
dengan meningkatkan akurasi entri data. Tetapi, Walaupun menggunakan
teknologi ERP, beberapa resiko atas akurasi accounting records masih
muncul. Hal ini disebabkan karena data yang rusak atau tidak akurat akibat
melewati sumber eksternal. Data ini dapat berisi duplicate records, nilai yang
tidak akurat, atau fields yang tidak lengkap. Oleh karena itu dibutuhkan
pembersihan data untuk mengurangi resiko dan menyakinkan data yang
paling akurat dan terkini yang diterima.
5. Kontrol akses
Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP. Tujuan
dari security ini untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran, dan ketersediaan

informasi yang dibutuhkan. Apabila security lemah, dapat menyebabkan


pembeberan rahasia dagang kepada pesaing dan akses tanpa izin.

Akses Kepada Data Warehouse


Kontrol dari akses merupakan fitur penting data warehouse yang dibagi
kepada konsumen dan pemasok. Organisasi seharusnya membangun prosedur
untuk mengawasi otorisasi individual ditempat konsumen dan suplier yang
akan diberi akses kedalam data warehouse-nya.
Perencanaan Kontingensi
Organisasi harus mempunyai rencana kontingensi yang rinci dapat digunakan
sewaktu-waktu bila terjadi bencana yang dikembangkan untuk operasi
komputer dan bisnis. Rencana ini perlu dikembangkan sebelum sistem ERP
berjalan. Organisasi yang memiliki unit bisnis yang sangat terintegritas
mungkin memerlukan satu system ERP yang dapat diakses melalui internet
atau private line dari seluruh dunia untuk mengkonsolidasikan data dari
sistem sekunder. Sedangkan perusahaan dengan unit organisasi yang berdiri
sendiri dan tidak berbagi konsumen, pemasok, atau produk yang sama
seringkali memilih untuk memasang server regional.
Verifikasi Independen
Fokus verifikasi independen atas sistem ini tidak tertumpu pada tingkatan
transaksi, tetapi secara keseluruhan. Hal ini menyebabkan usaha verifikasi
independen hanya dapat dilakukan oleh tim yang mahir teknologi ERP.
6. Mengaudit data warehouse
Dalam mengaudit sistem informasi, auditor harus dapat mendesain
prosedur untuk mengumpulkan bukti atas asersi manajemen yang
berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan. Data yang terkandung
dalam data warehouse merupakan sumber yang sangat baik dalam
menyelenggarakan analisis time-series dan ratio. Walaupun demikian, auditor
perlu memahami prosedur dalam mempopulasi warehouse. Pembersihan data
merupakan tahapan penting dalam mengelola warehouse agar berguna dengan
baik. Jadi, auditor harus berhati-hati menggantungkan diri pada warehouse.

2.6

Implementasi Sistem ERP


Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup

dari perubahan dan peran serta pelanggan. Penerapan ERP banyak ditemukan
pada industri manufaktur. Penerapan ERP tersebut menggunakan berbagai
aplikasi atau software ERP. Software ERP yang banyak beredar di pasaran yaitu
SAP, JDE, Baan, Protean, Compiere, Magic, dll.
Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya
adalah:
1.

Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluiruh


Perusahaan mengganti sitem lama dengan sitem ERP. Cara ini juga
mengandung resiko, seperti kesiapan perusahaan dengan adanya pergantian
sistem yag baru.

2.

Melakukan strategi franchise


Cara ini dilakukan dengan mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang
berbeda pada setiap unit perusahaan. Implementasi biasanya fokus pada satu
unit terlebih dahulu. Cara Ini mengurangi resiko kegagalan sambil menguji
sistem ERP pada unit itu apakah bisa berjalan dengan baik atau tidak. Apabila
hasilnya memuaskan, maka sistem ERP dapat diimplementasikan ke unit yang
lain secara bertahap berdasarkan referensi percobaan sebelumnya.

2.6.1

Studi Kasus Implementasi Sistem ERP


PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis
makanan dan minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan
tahun 1990 oleh sudono salim dengan nama Panganjaya Intikusuma.
Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total
Food Solutions.

a. Permasalahan yang dihadapi :

Indofood Tbk adalah perusahaan dengan cakupan bisnis yang sangat luas

Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis olahan pangan

Aktivitas bisnis dilakukan dalam skala besar

b.

Penerapan ERP di Indofood Tbk. :

SAP R/3 sebagai solusi ERP

SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply
Chain Management (SCM)

c. Manfaat implementasi ERP di PT Indofood Tbk. :

Menyesuaikan minat konsumen

Distribusi informasi

Pengarsipan dokumen

d.

Tantangan yang dihadapi :

Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi
mimpi buruk

ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi


jaminan berhasil diperusahaan yang lain

Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat

Orang orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan


sistem yang baru.

2.7

Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem ERP

2.7.1

Keberhasilan
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi

ERP, yaitu:
1. Proses bisnis yang matang
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak dapat diimplementasikan pada
perusahaan yang tidak memiliki proses bisnis yang jelas.
2. Change management yang baik
Implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan
kebiasaan pada perusahaan tersebut.
Change management sangat diperlukan untuk memberikan pelatihan
kepada pengguna, operator atau pihak yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem yang baru.

3. Komitmen
Implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu
dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan hingga pengguna yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem sangat diperlukan.
4. Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik anatara internal perusahaan
maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan
inplementasi. Konsultan dan pengguna sudah menyatukan visi untuk
keberhasilan implementasi.
5. Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat
berpengaruh dalam implementasi.

2.7.2

Kegagalan Penerapan Sistem ERP


Dari berbagai implementasi di perusahaan dapat disimpulkan bahwa

yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini


adalah beberapa faktor yaitu:
1.

Ketika tidak ada atau kurangnya dukungan dari pimpinan


Instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus
diambil oleh pimpinan. Orang-orang harus mempunyai komitmen yang
tegas untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang
orang yang dimasukkan dalam proyek akanmeluangkan waktunya
sebagian besar untuk proyek ini yang pada awalnya kelihatan seperti hal
yang tidak berguna. Disinilah dibutuhkan dukungan dari pimpinan.

2.

Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja


Proyek tidak akan berjalan sebagaimana mestinya jika ada asumsi bahwa
proyek ini hanya milik satu bagian/departemen saja. Padahal dengan ERP
ini nantinya akan terjadi keterkaitan antara departemen yang satu dengan
departemen yang lain.

3.

Ketika tidak ada yang diserahi tugas untuk menjadi Person in charge
(PIC).

Untuk satu proyek seperti ini sangat dibutuhkan seseorang yang


ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager. Hal ini untuk
meningkatkan komitmen agar terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan
jadwal yang sudah direncanakan. Implementasi dan instalasi ini
membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang tidak sedikit sehingga
dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.
4.

Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan


kepada tim IT saja.
Hal ini umum terjadi, dimana anggota tim yang terlibat proyek
implementasi hanya menyerahkan pengambilan keputusan atau perubahan
prosedur kepada pihak IT saja dengan alasan mereka orang yang secara
teknik menguasai bidang tersebut. Padahal yang mengetahui prosedur
yang benar di bagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama di
dalamnya.

5.

Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki


kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi
dan instalasi
Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan implementasi dan instalasi
yang sudah mengetahui kira-kira masalah yang akan muncul dan memiliki
kemampuan untuk memecahkan masalah sesuai dengan pengalaman yang
dimiliki.

BAB III
PENUTUP
3.1

Kesimpulan
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan dan sangat penting untuk

kelangsungan

hidup

perusahaan.

ERP

merupakan

Sistem

Informasi

untuk

mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk
digunakan, dibuat, dikirim dan dihitung secara efisien dan merespon kebutuhan
pelanggan dengan baik.
Implementasi ERP mencakup mengenai Pembuatan common database. [Semua
information seperti customers, suppliers, employees, transactions dsb. Dapat disimpan di
satu tempat.] Manfaatnya yaitu Efisiensi proses bisnis, Menawarkan sistem terintegrasi
di dalam

perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan

secara lebih efektif dan efisien dan Memungkinkan melakukan integrasi secara global dan
Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar
organisasi.
Tujuan dari implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing
perusahaan. Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara
signifikan pada perubahan budaya perusahaan. Untuk mengkoordinasikan bisnis
organisasi. Secara keseluruhan ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis, Membagi
database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise, Menghasilkan informasi yang
real-time dan Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

3.2

Saran
Sebaiknya dalam implementasi sistem ERP memperhatikan hal hal apa saja

yang berpengaruh seperti ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta
pelanggan, Juga alternatif alternatif apa saja yang bisa digunakan karena sistem ERP
pada setiap unit perusahan berbeda beda.

DAFTAR PUSTAKA
http://deniarib.blogspot.co.id/2014/06/makalah-erp-enterprise-resourceplanning.html
https://killuazoldyck10.wordpress.com/2013/08/03/konsep-dasar-erp/
http://yudhistira-kardin.blogspot.co.id/2015/09/erp-enterprise-resourceplanning.html
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Dhyah%20Setyorini,%20M.Si.,
%20Ak./BAB%206%20SISTEM%20PERENCANAAN%20SUMBER%20DAY
A%20PERUSAHAAN.pdf
http://jinywulandhari.blogspot.co.id/2015/03/implementasi-sistem-erp.html