ALIH MEDIA INFORMASI DARI ARSIP KERTAS KE

DALAM MEDIA KOMPUTER

Oleh Cornelius Djati Kusrianto, S.E.,M.Si.

emahaman Arsip sebagai catatan

tertulis

atau

bergambar

memuat

keterangan

yang

mengenai

suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang

untuk

membantu

Gie,1978:211)

ingatannya

memberi

(The

pemahaman

Liang
yang

jelas bahwa arsip merupakan sarana untuk

menyimpan

informasi,

sehingga

harus

disimpan dengan baik, sebab informasi akan

dipergunakan pimpinan organisasi untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan
bisnis sehari harinya (Betty R. Ricks, 1992:101-102)
Banyak pandangan dan pendapat yang salah dari para pelaku bisnis
maupun organisasi bahwa bila mereka menghadapi kendala dalam hal
penyimpanan berkas atau arsip dengan kondisi yang berantakan, maka jalan
keluarnya

adalah

menggunakan

perangkat

komputer

untuk

membantu

membereskannya, sehingga arsip yang berantakan akan tertata rapi.

Apabila memerlukan data dan informasi,

dengan bantuan perangkat

komputer dapat dengan cepat menemukan kembali data yang dibutuhkan.

Berdasarkan sudut pandang dimaksud, yang perlu menjadi perhatian adalah
bahwa perangkat komputer hanya berfungsi sebagai media penyimpanan
Informasinya

saja,

bukan

kertasnya,

sehingga

fokus

utama

di

dalam

penyimpanan dan penemuan kembali data dan informasi titik sentralnya adalah
pada penataan berkas kertasnya (paper based information system), hal ini dapat
dipahami karena pertumbuhan organisasi selalu diikuti oleh pertumbuhan jumlah
dokumennya (paperwork is increasing faster, than digital technology can
eliminate it, Bill Gates @ the speed

of thought)

Pemanfaatan teknologi

komputer hanyalah sebagai alat bantu kecepatan penemuan kembali, tanpa

perlu membongkar informasi kertas yang disimpan, sebagai gambaran

ilustrasinya adalah seperti berikut ini ;

Sumber: Datascrip DVTDM Product

Menjadi jelas bahwa semakin bertumbuh dan berkembangnya organisasi

akan semakin bertambah dokumen yang harus dikelola, untuk mencari informasi
dibutuhkan kecepatan dan ketepatan penemuan kembali, sehingga menjadi
penting dokumen yang dikelola organisasi dialih mediakan kedalam bentuk
digital database dan bukan hanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali
saja yang menjadi mudah, namun dengan komputerisasi penyimpanan dokumen
akan memudahkan organisasi untuk melaksanakan penyusutan dokumen secara
berkala sesuai amanat Undang Undang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah
No. 34 Th. 1979. Hal ini menjadi penting karena pada dasarnya dokumen
mempunyai daur kehidupan seperti berikut ini;

Document Life Cycle

duplikasi
distribusi

Penciptaan/
Penerimaan

akses

indexing

Pemusnahan

pemeliharaan

penyimpanan
n

Menjadi jelas bahwa daur kehidupan dokumen akan memberikan ruang

yang cukup bagi informasi atau dokumen berikutnya, bila aplikasinya dapat
dilakukan dengan benar akan banyak manfaat yang akan diperoleh, terutama
bagi dokumen yang terbarukan akan dapat terhindar dari in efisiensi kerja,
seperti :

Waktu untuk mencari dokumen

Tenaga yang terpakai untuk mengelola dokumen

Ruang yang dipergunakan untuk penyimpanan

Kertas, tinta dan peralatan arsip yang dibeli

Kesempatan peluang bisnis

Pada banyak kasus yang terjadi dalam penyimpanan dokumen atau arsip

secara manual dengan menggunakan sistem tradisional, akan banyak resiko

yang selalu dihadapi para pengelola dokumen tersebut untuk menemukan
kembali dokumen yang dicari dengan cepat -akurat, diantaranya adalah ;

Terselip, tercuri, tertukar, tersiram

Terendam banjir, terkena bocoran air hujan

Luntur, dimakan rayap, PH asam tinggi

Dengan pengelolaan dokumen secara terintegrasi dan terpadu (sistem

manual kertas dengan sistem komputerisasi) disemua bagian administrasi
perkantoran sejak dini saat dokumen diciptakan, dapat diperoleh manfaat yang
besar,

seperti

pengurangan

waktu

pencarian,

mengurangi

duplikasi,

mempermudah pengawasan secara menyeluruh, memudahkan pembuatan

back-up serta optimalisasi tempat penyimpanan yang memenuhi aturan
maupun standar penyimpanan berkas. Semua ini akan menjawab tantangan
globalisasi dalam pemenuhan standar ISO 15489: INFORMATION AND
DOCUMENTATION RECORDS MANAGEMENT yang telah dirilis sejak 2001,
banyak organisasi yang telah mengaplikasikan program ISO bagi standar mutu
manajemen, dimana arsip mengambil peran yang sangat strategis dalam
memenangkan persaingan yang semakin ketat dengan penyediaan informasi
terkini, dimana informasi yang cepat dan akurat memberi inspirasi tindakan
bisnis yang harus diambil untuk memenangkan persaingan.

Daftar pustaka :
Abubakar, Hadi, 1982; Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Jakarta:
Cahaya Aksara Agung
Amsyah, Zulkifli, 2001; Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka
Utama
Cook, Michael, 1980; Archieves and the computer, London: Butterworth
Datascrip, 2008; Data Viewer Total Document Management, Jakarta
Gunarto, Imam, 1997; Sistem Filing Suatu Pendekatan Aplikatif, Jakarta:
Chandra Pratama
Higgins, Sarah, 2008; ISO 15489 Information and Documentation, University of
Edinburg
Kusrianto, Djati, Materi Perkuliahan Manajemen Kearsipan, STIKS Tarakanita
Jakarta