Dasar Pengelolaan Event Management

Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event.
Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan dan dapat
diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.
Unik dan spektakuler, Memorable (berkesan)
Ada penawaran istimewa
Ada yang ingin dilihat dan ditunggu
Bermanfaat bagi semua orang
Bermula dari unsur Needs and Wants.
Merupakan Tim Work.
Memadukan unsur Edukatif, Entertaiment (Edutaiment).
What are events?
Event atau lebih dikenal sebagai special event didefinisikan sebagai
fenomena yang muncul dari kejadian-kejadian yang sifatnya non rutin, yang
di dalamnya ada unsur hiburan, budaya, personal (khusus) atau tujuan
perusahaan yang merupakan bagian dari aktifitas normal/kehidupan seharihari.
Tujuannya adalah mencerahkan, merayakan, menghibur atau memberikan
pengalaman sekelompok orang (Shone, Anton & Bryn Parry, Successful Event
Management, 2004).
Definisi Event Management
Merupakan salah satu pemasaran strategis dan alat komunikasi bagi
perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Dari mulai peluncuran
produk sampai konferensi pers.
Perusahaan membuat event promosi untuk membantu mereka berkomunikasi
dengan klien dan calon klien. Mereka dapat mentargetkan audiens melalui
media, dengan harapan mendapat liputan media yang mampu menjangkau
ribuan bahkan jutaan orang. Mereka juga dapat mengundang audiens ke
event mereka dan menjangkau mereka secara langsung.]
Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer
1. Lebih hemat waktu
2. Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia)
3. Anggaran dapat disesuaikan dengan budget.
Event Manager
adalah orang yang merencanakan dan mengeksekusi suatu event.
Manajer event dan tim nya seringkali berada di balik layar selama event
berlangsung.
Manajer event dapat juga terlibat tidak hanya dalam hal perencanaan dan
eksekusi dari suatu event, tapi juga dalam membangun brand, merancang
strategi marketing dan komunikasi.
Manajer event adalah orang yang ahli dalam hal kreatif, teknis dan elemen
logistik untuk membuat suatu menjadi event sukses.
Termasuk di dalamnya mendisain event, produksi audiovisual, scriptwriting,
logistik, pembiayaan, negosiasi dan tentu saja, pelayanan pelanggan. Ini
merupakan profesi multidimensi.
Membuat judul event
Mulai dari yang Anda ingat dan sukai?

Mengundang tanya
ada apa di event tersebut?
Mengundang animo orang untuk hadir?
MODAL UTAMA : Berani memulai dan relasi (Tempat, suplier, kontraktor,
Media partner, organisasi pendukung)
Modal Lainnya
:
1. Uang (Modal usaha atau Pinjaman)
2. SDM (Team work yang solid)
3. Klien (sponsor)
Kunci sukses sebagai Event organizer
Motivasi
Database
Network
Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-financing
SDM yang dinamis, mobile, hardworker
Teamwork spirit
Creativity, imagination & Concept
Individual skill yang tepat guna
Tidak Gaptek
Personality yang baik
Inisiatif tinggi
Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan
Pemahaman karakter dan culture
Event period
Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour minus 24 Hours)
Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan
Manajemen operasional memegang peranan penting
Teamwork sangat berpengaruh
Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi
kepemimpinan (Leadership)
Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list)
Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time)
Langkah-langkah
dalam menyusun Event
1. Tetapkan tema Event
2. Amati pasar (studi Kelayakan)
3. Kumpulkan data base yang cukup
4. Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut
5. Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event
6. Penentuan kontraktor
7. Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung
8. Menentukan acara dan pendukung acara
9. Menentukan strategi pemasaran dan promosi
10.Menyusun dan menganalisa anggaran.
5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event
Why (alasan event dibuat)
Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event)
When (kapan event tersebut dilaksanakan)

 Where (lokasi event tersebut)

What (apa yang disuguhkan event Itu)
How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut
Lokasi
Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran
dan infrastruktur yang ada.
Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall,
function hall di business area/office building, convention center, dsb.)
Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan
periksalah pada saat kunjungan.
Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat
administrasi secepatnya.
Pemilihan lokasi Event
1. Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal
2. Terjaga kebersihan dan kenyamanan
3. Terjamin keamanan
4. Tersedianya lahan parkir yang memadai
5. Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu
kredit, public telpon, press room.
Tema dan waktu
Ikut trend atau menciptakan trend baru
Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target
pengunjung
Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan
berpartisipasi dalam sebah event.
Timing harus tepat sesuai dengan tema
Waktu persiapan cukup
Data Base
1. Dari katalog
2. Dari iklan di berbagai media massa
3. Dari Event atau pameran sebelumnya
4. Dari searching di Internet
5. Dari brosur-brosur
6. Dari buku kuning/Yellow pages
7. Dari literatur lainnya
8. Dan sumber lainnya.
Apakah lokasi menyediakan jasa boga
Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini;
sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering.
Prasmanan atau served (dibantu pelayan)
Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya?
Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu.
Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk
pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur
dari peserta.
Apakah lokasi menyediakan jasa boga
Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini;
sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering.
Prasmanan atau served (dibantu pelayan)

 Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya?

Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu.
Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk
pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur
dari peserta.
Acara
Susunlah dengan seksama dan terperinci lengkapi dengan technical Run
Down termasuk durasi tiap mata acara
Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak
hours) dan sebagainya
Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer, pembicara)
yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen.
Siapkan agenda alternatif (Plan B )
Menggolkan proposal
Konsep unik merupakan plus point
Target jelas
Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju
Lokasi mudah diakses
Timing yang tepat
Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu
kredit, dsb.
Benefit jelas untuk para sponsor
Keberhasilan meraih sponsor
1. Berkaitan dengan tema event
2. Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3
bulan belakangan
3. Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda
mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program
promosi mereka)
Keberhasilan meraih sponsor
1. Berkaitan dengan tema event
2. Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3
bulan belakangan
3. Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda
mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program
promosi mereka)
Pemanfaatan teknologi informasi
Database modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung,
sponsor dsb.
Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional
Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan
waktu
Mailist penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan
mekanisme eMail
Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database.
SMS Blast/Bomber
Scheduling/penjadwalan
Berapa lama (bulan) persiapan sebuah event?
Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pre event, event, post event)

 Target dan hasil akhir yang mau diraih

Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan
banyak terdapat kendala.
Buatlah rangkaian perkerjaan itu mudah dan sederhana untuk dimengerti.
Stake Holders
Media massa
Organisasi Profesi
Perusahaan swasta
Instansi pemerintahan yang terkait
Organisasi kemasyarakatan yang ada
Organisasi hobi
Kalangan akademis
Advertising agencies
Hotel, travel, catering dan sebagainya
Dekorasi dan perlengkapan
Apakah dekorasi diperlukan?
Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan
Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator
Membuatnya atau menyewa yang sudah ada?
Dekorasi apa yang tersedia di lokasi
Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tata suara, penata pentas, pemandu
acara dll. ?
Post Event
Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit),
termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya.
Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references,
database, network, pengakuan/endorsement, dsb)
Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat
Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis
Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.
Press & media
Special deal with media relation/PR Firm
Press/News Release, Press Kit
Press Conference/gathering
Press Center
Special admission Pas for Press
Printed Materials
Invitation
Ticket
Site plan
Directory
Daily news letter
Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc
PaS (promotion at Show)
Outdoor Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll.
Indoor Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb.
Electronic TV News, talk show, web site, advertisement
Printed iklan, advertorial, berita dsb.

Evaluation
Financial, participants, program complaints,
transaction, coment, request
Prime target Zero Compalint
Second target Profit at least Break Event Point.

compliments,

bussiness

MOTTO EVENT ORGANIZER: ZERO COMPLAINTS IS THE TARGET !!!