TUGAS KELOMPOK

MATA KULIAH SISTEM INFORMAS

MANAGEMENT
DISUSUN OLEH

JEMY JUNIARTO

IMAM MUSLIH

ANDIKA SYACHPUTRA

PROGARAM MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERSITAS TRISAKTI
ANGKATAN XVII TAHUN 2010
 PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dewasa ini untuk bisa bertahan dalam persaingan dunia usaha, perusahaan

membutuhkan efiensi dan melakukan inovasi-inovasi untuk mempertahankan pangsa

pasar yang sudah ada maupun untuk merebut pangsa pasar baru. Keadaan di negara

ini yang makin tidak kondusif, kekerasan semakin meningkat, suhu politik yang

memanas membuat iklim perekonomian negeri ini menjadi tidak menentu. Untuk itu,

perusahaan harus melakukan efisiensi di segala bidang agar dapat menekan biaya

untuk dapat meningkatkan daya saing.

Bisnis proses yang sekarang berjalan pada PT. Grama Bazita adalah bisnis proses

yang kurang efisien karena masih berjalan secara manual, membutuhkan berbagai

birokrasi yang lebih rumit sehingga menyebabkan bisnis proses tidak efisien. Dengan

menulis thesis ini, penulis berharap untuk dapat membantu PT. Grama Bazita

menganalisa dan membantu memperbaiki proses bisnis yang ada sehingga dapat

meningkatkan daya saing perusahaan. Walaupun secara global, penulis sadar bahwa

thesis ini merupakan kontribusi kecil dari seluruh persoalan makro yang ada di dalam

perusahaan.

Berkantor di Gedung Multika di Jl. Mampang Prapatan Raya kav 73-76, Jakarta

Selatan, PT Grama Bazita merupakan perusahaan trading yang bergerak di bidang

engineering, procuring, konstruksi, dan melayani kebutuhan akan proses industri di

Indonesia. PT Grama Bazita berdiri sejak tahun 1986. Kepemilikan sahamnya terbagi

mejadi 2 pemilik yaitu 67% dimiliki oleh PT Pratama Energi Konstruksi Teknologi

Indonesia dan sisanya 33% dimiliki oleh Bpk. M.S. Mennon. PT Grama Bazita

memiliki motto perusahaan yaitu “Provide responsive engineering that meets and
axceeds user expectations through the use of state-of-the-art engineering and man

machine interface technologies”. Mewakili beberapa produsen peralatan yang

memiliki reputasi yang baik, PT Grama Bazita membangun kekuatan ini dengan

mengembangkan dan menyediakan jasa layanan engineering secara lengkap. Dengan

pelatihan memadai untuk user, konsultan engineering dengan aplikasi dan

pengetahuan engineering yang detail dan lengkap, PT Grama Bazita memiliki

berbagai klien dari beberapa jenis industri yang berbeda seperti pulp and paper,

chemical, petrochemical, viscose, iron and steel, animal feeds, dan edible oils. PT

Grama Bazita berdedikasi untuk menyediakan layanan yang berkualitas tinggi and

fleksibel untuk mengakomodasi keperluan khusus dari masing-masing kliennya

supaya dapat membangun hubungan jangka panjang yang baik.

1.2 TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan dari penulisan thesis ini adalah:

• Mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam aktivitas pemesanan barang,

penerimaan barang, serta penerimaan invoice

• Penyederhanaan book keeping oleh departemen logistik dan accounting

• Mengurangi biaya

• Merancang suatu sistem yang dapat mempermudah para karyawan untuk dapat

berkomunikasi dan bertukar data satu sama lain secara elektronik dengan

menggunakan fasilitas intranet

Manfaat yang dapat diperoleh:

• Mempermudah pencarian data-data yang dibutuhkan oleh departemen accounting,

sales, serta logistik

• Biaya yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada

proses yang lama

• Waktu yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada

proses yang lama

1.3 Rumusan Permasalahan

Penulis memilih topik ini karena permasalahan yang terjadi di PT. Grama Bazita

terjadi lebih karena adanya proses bisnis yang kurang efektif. Dibutuhkan waktu yang

cukup lama untuk berpindah dari satu aktifitas ke aktifitas lain yang membutuhkan

pertukaran data antar departemen. Seringkali terjadi kesalahpahaman antar

departemen dalam menginstruksikan suatu tugas. Departemen accounting juga

terbebani dengan begitu banyaknya dokumen yang harus disimpan. Untuk mencari

dokumen-dokumen lama yang dibutuhkan pun perlu waktu yang tidak sedikit, juga

dibutuhkan ruangan yang cukup untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut.

Situasi ini mengakibatkan kinerja perusahaan tidak efektif, dan akan timbul biaya

yang diakibatkan dari proses yang tidak efisien. Secara singkat, masalah-masalah

yang terjadi dapat dirumuskan seperti dibawah ini:

• Sebenarnya seberapa besar waktu yang terbuang sia-sia karena proses

bisnis yang tidak efisien ini ?

• Dimana letak proses yang tidak efisien ?

• Bagaimana cara memperbaiki proses yang tidak efisien

tersebut ?

1.4 Ruang Lingkup

Penulisan thesis ini hanya dibatasi pada masalah-masalah seperti tersebut di bawah

ini:

• Penulis hanya berfokus pada kegiatan-kegiatan yang terdapat pada departemen

accounting, sales, dan logistik

• Kegiatan yang diamati oleh penulis adalah pembuatan incoming PO oleh sales

sampai pengiriman outgoing purchase order kepada vendor, penerimaan

barang dan pengecekan dengan outgoing purchase order serta penerimaan

invoice dari vendor.

• Penulis hanya berfokus pada masalah-masalah yang terjadi pada internal

perusahaan saja.
 PEMBAHASAN

2. Proses yang sedang berjalan

2.I Gambaran umum proses yang sedang berjalan

Untuk merancang sistem baru yang lebih baik, perlu dilakukan anlisa proses-

proses yang sudah berjalan. Langkah ini sangat penting karena kita dapat

menentukan proses-proses mana saja yang tidak efisien dan perlu diperbaiki

dan tahapan apa yang perlu ditambah guna mencapai hasil yang maksimal.

Berikut ini adalah proses bisnis pada bagian penjualan, logistik, dan akunting

PT. Grama Bazita.

Penerimaan
Pemesanan Pengiriman Barang Penerimaan
INCOMING PO Invoice
Barang oleh Vendor Barang
dari Vendor

Rekayasa ulang

Penagihan Pengiriman Barang Pembayaran

Customer ke Customer Vendor

Gambar 2.1 Proses Bisnis Umum pada Bagian Sales, Logistik,

danAccounting

Karena proses pengiriman barang dari vendor adalah faktor eksternal dan tidak

dapat dikontrol oleh PT. Grama Bazita, maka proses rekayasa ulang hanya

difokuskan pada proses-proses yang dapat dikontrol oleh PT. Grama Bazita.

Dengan mengoptimalkan kinerja proses-proses tersebut, secara langsung akan

mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan. Berikut ini gambaran proses-

proses lama yang akan direkayasa ulang.

Start
Penyimpanan
Incoming PO
SALES

Buat Incoming
PO
Penyerahan Sesuai
Incoming PO dengan
Perlu Down
untuk Incoming
Payment ?
Incoming didistribusikan PO ?
PO

YES
NO
MANAGEMENT

YES
Approve ?
Approve ?
Approve ? NO
NO NO

Pendistribusian
Incoming PO
YES
YES Membuat
NO Outgoing
Outgoing
Purchase PO
Order
LOGISTIK

Draft
Pembuatan
Outgoing
Draft Outgoing
Purchase
Purchase
Order Order Kirim
Outgoing
Filling PO
PO ke
Vendor

Penagihan
Down Payment
ke Customer
ACCOUNTING

NO

Down Membuat Invoice untuk

Payment YES Invoice untuk Customer
Paid ? Customer
CUSTOMER

Penerimaan
End
Invoice

Gambar 2.2 Model Proses Pemesanan Barang Lama

Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang

 Start

Koreksi

VENDOR
Penerimaan End
Invoice
PO

Order Terima
Penyerahan Konfirmasi
Acknowledge
Barang
ment
FORWARDER

Terima Barang

Pengiriman
Barang

Pengecekan Filling
Penerimaan Barang dan Delivery
Terima Verifikasi
Barang dan Delivery Note Note
Konfirmasi Pesanan
Delivery Note dengan Outgoing
PO

Koreksi Outgoing
PO
LOGISTIK

YES Sesuai ? NO

Filling Konfirmasi
Terima Terima Barang Barang Tidak
Delivery
Barang dengan Catatan Sesuai dengan
Note
Outgoing PO

Pengiriman Barang Notifikasi

Re-order Beserta Invoice ke
Barang Sales Barang
Customer Salah Kirim
ACCOUNTING

Membuat
Invoice untuk
Invoice
Customer
untuk
Customer

Penerimaan
CUSTOMER

Barang

Terima
YES
Barang?

NO
SALES

Pemberitahuan
ke Customer

Gambar 2.3 Model Proses Penerimaan Barang Lama

Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang
 Start

VENDOR
Pengiriman
Koreksi
Invoice

Simpan data-
data Invoice End
Penerimaan
yang diterima
ACCOUNTING

Invoice

YES

Pencocokan
Penyerahan
kembali
Invoice kepada NO Sesuai ?
Invoice
Logistik
dengan PO

Pencocokan Invoice
dengan PO
LOGISTIK

Sesuai ? YES

NO

Cross Check
Invoice
dengan
Vendor

Gambar 2.4 Model Proses Penerimaan Invoice Lama

Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang

2.II. Rincian Proses Bisnis Lama

 Proses Pemesanan Barang SDM Lama Waktu
1 Pembuatan incoming PO 1 5 menit
2 Persetujuan incoming PO oleh management 3 1 hari
3 Penagihan down payment ke customer 1 2-4 minggu
4 Pembuatan invoice untuk customer 1 5 menit
5 Pembuatan draft outgoing PO 1 2 hari
6 Pencocokan draft outgoing PO dengan incoming PO 1 2 hari
7 Persetujuan draft outgoing PO oleh management 3 1 hari
8 Membuat outgoing purchase order 2 1 hari
9 Persetujuan outgoing PO oleh management 3 3 hari
10 Pengiriman outgoing PO kepada vendor 2 5 menit
Proses Penerimaan Barang
1 Verifikasi pesanan barang 3 15 menit
Pengecekan barang dan delivery note dengan outgoing
2 PO 3 1 hari
3 Pengiriman konfirmasi ke vendor bahwa barang tidak
sesuai outgoing PO 1 5 menit
4 Koreksi outgoing PO 1 1 hari
5 Notifikasi sales bahwa barang salah kirim 1 5 menit
6 Pemberitahuan pada customer bahwa barang salah kirim 2 10 menit
7 Pembuatan invoice untuk customer 1 10 menit
8 Pengiriman barang ke customer 2 1 hari
Proses Penerimaan Invoice
1 Pencocokan invoice dengan outgoing PO 1 1 hari
2 Cross check invoice dengan vendor 1 1 hari
3 Pencocokan kembali invoice dengan outgoing PO oleh
bagian accounting 1 1 hari

Pembahasan proses bisnis lama

2.II.1Rincian proses bisnis lama

Proses pemesanan barang, terdiri dari:

1. Pembuatan incoming PO oleh sales

Sales membuat incoming PO sesuai dengan kebutuhan pelanggan lalu

dicopy dan didistribusikan ke bagian logistik. Selanjutnya bagian logistik

yang akan mendistribusikan incoming PO tersebut kepada bagian

accounting dan finance serta kemudian dimintakan persetujuan kepada

manajemen. Pembuatan incoming PO memakan waktu 5 menit sedangkan

persetujuan incoming PO oleh manajemen memakan waktu 1 hari.

2. Penagihan down payment kepada customer

Setelah incoming PO disetujui oleh manajemen maka sales akan

menentukan apakah customer perlu membayar down payment terlebih

dahulu atas pesanannya. Biasanya sales akan melakukan konfirmasi

dengan accounting untuk menentukan. Customer baru serta customer

dengan track record pembayaran yang kurang baik akan dipersyaratkan

untuk membayar down payment terlebih dahulu. Jika diperlukan down

payment dari customer maka sales akan menagihnya terlebih dahulu.

Biasanya customer akan membayar down payment dalam waktu 2 – 4

minggu. Jika customer sudah membayar down payment maka accounting

akan menerbitkan invoice untuk customer. Pembuatan invoice untuk

customer memakan waktu 5 menit. Jika down payment tidak diperlukan

maka logistik akan langsung mempersiapkan pembuatan draft outgoing

purchase order.

3. Pembuatan draft outgoing purchase order

Dalam pembuatannya, draft outgoing purchase order ini harus dimintakan

persetujuan kepada manajemen, selain itu, pihak finance sudah harus

memastikan bahwa customer telah membayar down payment atas order

yang dibuatnya. Pertimbangan manajemen dalam menyetujui atau tidaknya

draft outgoing purchase order ini didasarkan pada pertimbangan-

pertimbangan tertentu, seperti penghitungan margin yang akan diterima,

apakah barang yang dipesan oleh customer tersedia pada vendor, dan

pertimbangan lainnya. Pembuatan draft outgoing purchase order biasanya

memakan waktu kira-kira 2 hari. Sales juga akan mengecek apakah draft

outgoing PO ini sudah sesuai dengan incoming PO dari customer.

Pengecekan draft outgoing PO dengan incoming PO ini memakan waktu 2

 hari, sedangkan proses persetjuan draft outgoing PO oleh manajemen

memakan waktu 1 hari. Jika sudah disetujui oleh manajemen dan sesuai

dengan incoming PO maka logistik akan membuat outgoing purchase

order. Draft outgoing purchase order ini biasanya dibuat dalam kertas

bekas yang tidak terpakai.

4. Membuat outgoing purchase order

Setelah draft outgoing purchase order telah disetujui oleh manajemen

maka bagian logistik akan membuat outgoing purchase order yang

selanjutnya akan dikirim ke vendor. Sebelum outgoing PO ini dikirim ke

vendor, outgoing PO tersebut harus disetujui oleh manajemen terlebih

dahulu. Pembuatan outgoing purchase order memakan waktu kira-kira 1

hari sedangkan persetujuan manajemen atas outgoing PO membutuhkan

waktu 3 hari. Pengiriman outgoing PO kepada vendor ini memakan waktu

kira-kira 5 menit. Pengiriman outgoing PO ini menggunakan e-mail.

Sementara outgoing PO dalam bentuk fisik akan disimpan oleh bagian

logistik untuk arsip.

Proses penerimaan barang, terdiri dari:

1. Verifikasi pesanan barang

Sebelum vendor mengirimkan barang kepada perusahaan, vendor akan

terlebih dahulu mengirimkan order acknowledgement. Order

acknowledgement ini merupakan notifikasi dari vendor kepada perusahaan

atas barang yang dipesan, hanya untuk memastikan bahwa barang yang

dipesan sudah benar spesifikasi serta jumlahnya dan biasanya memuat

tentang kira-kira berapa lama barang dapat diterima oleh perusahaan.

 Pengiriman barang biasanya memakan waktu sekitar 1 – 2 minggu setelah

outgoing PO diterima. Barang biasanya datang tepat waktu sesuai dengan

order acknowledgement atau paling lambat tiba 1 – 2 minggu lebih lama

dari waktu yang dijanjikan oleh vendor. Verifikasi pesanan ini

memerlukan waktu 15 menit.

2. Pengecekan barang yang dikirim oleh vendor

Jika barang telah siap maka vendor akan menyerahkan kepada forwarder

untuk selanjutnya dikirimkan kepada perusahaaan. Bagian logistik

bertanggung jawab atas penerimaan barang yang telah dipesan sesuai

dengan outgoing purchase order. Barang yang sudah diterima selanjutnya

dipersiapkan untuk dikirimkan kepada pelanggan dilengkapi dengan surat-

surat pendukungnya seperti invoice dan surat jalan. Biasanya invoice

sudah disiapkan terlebih dahulu sebelum barang dari vendor tiba.

Pembuatan invoice ini menghabiskan waktu kira-kira 10 menit.

3. Pengiriman barang ke pelanggan

Setelah semua surat-surat pendukung siap, maka barang siap untuk

dikirimkan ke pelanggan. Pengiriman barang ke customer biasanya akan

langsung dilakukan pada hari itu juga saat barang dari vendor tiba. Untuk

customer dalam kota (Jabodetabek) pengiriman barang memakan waktu 1

hari, sementara untuk customer dari luar kota biasanya membutuhkan

waktu kira-kira 2-3 hari.

Proses penerimaan invoice, terdiri dari:

1. Penerimaan invoice dan pencocokan dengan PO

Setelah vendor menyerahkan barang kepada forwarder, pada saat yang

bersamaan vendor juga mengirimkan invoice kepada perusahaan.

Walaupun pengiriman barang dan invoice yang dilakukan merupakan

proses yang terpisah, invoice biasanya akan tiba bersamaan dengan

barang. Sebenarnya, pada saat penyerahan barang untuk dikirim kepada

forwarder, vendor juga mengirimkan copy original invoice, untuk dasar

penghitungan pajak impor oleh bea dan cukai. Untuk pencocokan dengan

outgoing PO, maka accounting harus menyerahkan invoice tersebut

kepada bagian logistik, proses pengecekan invoice dengan outgoing PO

oleh bagian logistik memakan waktu 1 hari.

2. Pencocokan kembali invoice dengan PO oleh bagian accounting

Setelah menerima invoice dari bagian accounting maka logistik akan

membuka kembali data-data outgoing PO yang pernah dikirim ke vendor.

Setelah itu invoice yang diterima tersebut akan dicocokan dengan outgoing

PO yang ada, jika invoice yang diterima ternyata tidak cocok dengan data

outgoing PO yang ada maka bagian logistik akan melakukan cross check

dengan vendor dan vendor akan melakukan koreksi terhadap invoice

tersebut, untuk berhubungan dengan vendor, bagian logistik menggunakan

e-mail. Jika invoice tersebut cocok dengan data outgoing PO yang ada,

maka bagian logistik akan memvalidasinya dan menyerahkan invoice

tersebut kembali ke bagian accounting.

2.III Permasalahan yang dihadapi

Pada proses yang berjalan selama ini di perusahaan terdapat beberapa

permasalahan yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi kinerja

perusahaan.

• Proses Pemesanan Barang

Permasalahan yang umum dihadapi adalah ketika incoming PO tidak

disetujui oleh manajemen dikarenakan barang yang dipesan oleh

customer tidak tersedia, sales tidak langsung menghubungi customer dan

mengkonfirmasikan bahwa barang tersebut tidak ada, melainkan sales

langsung merubah incoming PO sesuai dengan barang yang tersedia di

vendor tanpa memberitahukan customer. Akibatnya, jika barang datang

dan dikirim ke customer, customer akan menolak barang tersebut karena

tidak sesuai dengan apa yang dipesan.

• Proses Penerimaan Barang

Pada saat penerimaan barang yang dikirim oleh vendor, sesuai atau tidak

dengan outgoing PO maka bagian logistik akan menerima barang

tersebut. Jika barang tidak sesuai dengan outgoing PO, logistik hanya

akan mengirimkan konfirmasi kepada vendor bahwa barang yang

dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun barang tersebut tetap akan

diterima dan menjadi inventory. Dengan alasan jika perusahaan

mengirim barang tersebut kembali ke vendor, maka ongkos yang

ditanggung akan lebih memberatkan perusahaan daripada harus

menjadikan barang tersebut sebagai inventory.

 • Proses Penerimaan Invoice

Penerimaan invoice dilakukan oleh accounting namun untuk pencocokan

dengan outgoing PO dilakukan oleh bagian logistik. Efisiensi waktu

akan bisa didapat jika bagian accounting sebagai penerima invoice juga

melakukan pencocokan invoice yang diterima dengan data-data outgoing

PO yang ada. Selain itu, dalam proses yang sedang berjalan, setelah

melakukan pencocokan invoice dengan outgoing PO, logistik akan

mengirimkan invoice tersebut kembali kepada accounting, dan

accounting akan kembali melakukan pencocokan invoice dengan

outgoing PO, ini merupakan pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan

sekali saja.

2.IV Rancangan Solusi yang Diusulkan

Setelah melihat permasalahan yang dihadapi pada proses yang lama maka

penulis mengusulkan beberapa solusi yang dapat dipakai untuk memperbaiki

proses yang ada. Untuk lebih mengoptimalkan kinerja masing-masing

departemen, penulis merancang sebuah program sederhana memakai visual

basic untuk membantu komunikasi data antar departemen dan mengurangi

paper based document.

• Proses Pemesanan Barang

No Sub proses Permasalahan Solusi

1 Pembuatan incoming PO
Pembuatan incoming PO masih
dalam bentuk kertas sehingga
harus dicopy terlebih dahulu jika
ingin didistribusikan ke bagian
lainnya
Dengan program yang ada, sales dapat
melakukan entry incoming PO ke dalam
sistem sehingga bagian lain yang
biasanya menerima copy incoming PO
bisa mengecek ke dalam database jika
berkepentingan dengan dokumen tersebut

2 Incoming PO tidak Sales cenderung merubah Dengan adanya order acknowledgement

mendapatkan persetujuan incoming PO agar cepat disetujui bagi customer maka customer akan
 dari manajemen manajemen tanpa memberitahu
3 Persetujuan manajemen Manajemen harusnya tidak perlu
dalam pembuatan draft melakukan persetujuan dalam
outgoing purchase order proses ini, cukup melakukan
persetujuan saat outgoing
purchase order jadi
4 Pembuatan outgoing Selain dikirimkan ke vendor dalam
purchase order bentuk e-mail, outgoing purchase
order juga dicetak untuk dijadikan
arsip bagi logistik.
• Proses Penerimaan Barang
No Sub Proses Permasalahan
1 Pengecekan barang Masih dilakukan secara manual
dengan outgoing PO sehingga harus membuka arsip
data-data outgoing PO yang ada
2 Penerimaan barang yang Jika barang yang salah kirim
tidak sesuai dengan tersebut diterima perusahaan
outgoing PO dengan harga normal akan
mengakibatkan kerugian
perusahaan (karena barang
tersebut akan menjadi inventory),
sebab ini bukan merupakan
kesalahan dari pihak perusahaan
melainkan kesalahan vendor.
Untuk menemukan customer yang
mau membeli barang tersebut juga
bukan pekerjaan yang mudah.
3 Koreksi outgoing PO Jika barang yang datang tidak
sesuai dengan outgoing PO,
logistik harus melakukan koreksi
terhadap outgoing PO yang berarti
logistik harus membuka arsip data-
data outgoing PO yang ada
mengetahui dan melakukan konfirmasi jika
barang tersebut tidak sesuai dengan
Persetujuan manajemen pada proses ini
sebaiknya dihilangkan karena tidak
penting
Dengan program yang ada, outgoing PO
tidak perlu dicetak, logistik hanya perlu
input data outgoing PO ke dalam sistem
dan data outgoing PO tersebut dapat
dishare dengan departemen lainnya. Data
dapat disimpan dalam database system
Solusi
Dengan program yang ada, outgoing PO
tidak perlu dicetak sehingga dalam
pencocokan barang yang datang dengan
outgoing PO, logistik hanya perlu untuk
mengecek database outgoing PO yang
sudah di-input
Mengadakan perjanjian dengan vendor,
jika barang yang diterima tidak sesuai
dengan outgoing PO maka perusahaan
hanya akan menerima barang tersebut
dengan harga discount, bukan
membelinya dengan harga normal
Dengan program yang ada pengkoreksian
outgoing PO dapat dilakukan dengan
mengubah database yang sudah ada
 • Proses Penerimaan Invoice

No Sub Proses Permasalahan Solusi

1 Pencocokan invoice Pada saat menerima invoice, untuk
dengan outgoing PO pencocokan pertama invoice
dengan outgoing PO, accounting
harus menyerahkan invoice
kepada logistik terlebih dahulu.
Kemudian pada pencocokan
kedua, accounting akan
mencocokan kembali invoice
dengan outgoing PO
Invoice yang diterima oleh accounting
langsung dicocokan dengan outgoing PO.
Proses pencocokan invoice dengan
outgoing PO yang dilakukan logistik
sebaiknya dihilangkan. Untuk cross check,
logistik dapat melihat pada database
tentang data pencocokan tersebut

2. V. Rincian Proses Bisnis yang Diusulkan

Proses pemesanan barang, terdiri dari:

1. Pembuatan incoming PO oleh sales

Setelah sales mendapatkan order dari customer, sales dapat melakukan input

incoming PO tersebut ke dalam database. Incoming PO tidak perlu di-copy untuk

didistribusikan ke departemen lain, data yang ada dapat disharing ke seluruh

departemen yang ada yaitu logistik, accounting dan finance. Untuk persetujuan

incoming PO oleh manajemen dapat diotorisasi dalam program tersebut.

Management memberikan tanda “approval” pada pada kolom yang tersedia jika

menyetujui incoming PO ini, jika tidak maka tanda “approval” akan tetap

dibiarkan bertulisan “No”.

2. Melakukan konfirmasi order acknowledgement kepada customer

Untuk memastikan bahwa barang yang tercantum dalam incoming PO adalah

barang pesanan dari customer, logistik dapat melakukan konfirmasi pesanan

kepada customer. Ini untuk menghindari kesalahan yang dilakukan oleh sales.

Order acknowledgement ini dikirim lewat e-mail kepada customer. Proses ini

memakan waktu 5 menit.

3. Penagihan down payment kepada customer

Jika customer perlu membayar down payment terlebih dahulu atas pesanannya,

maka accounting akan menagih pembayaran DP ini ke customer. Selanjutnya jika

customer sudah membayar DP maka accounting akan menerbitkan invoice

sebagai bukti pembayaran. Jika DP tidak diperlukan (biasanya customer lama

tidak perlu membayar DP) maka logistik akan langsung mempersiapkan

pembuatan draft outgoing purchase order. Biasanya customer akan melunasi

pembayaran DP-nya dalam waktu 2 – 4 minggu.

4. Pembuatan draft outgoing purchase order

Bila customer sudah melunasi DP-nya maka pihak accounting akan melakukan

pemberitahuan kepada logistik dan logistik akan mempersiapkan untuk membuat

draft outgoing purchase order. Draft outgoing purchase order ini juga akan dicek

oleh sales, apakah sudah sesuai dengan incoming PO yang mereka ajukan. Draft

outgoing purchase order akan tetap dibuat pada lembaran kertas bekas, untuk

mencocokannya sales akan membuka database incoming PO, jika sesuai dengan

incoming PO maka sales akan memvalidasi draft outgoing purchase order

tersebut. Pembuatan draft outgoing purchase order ini memakan waktu 1 jam,

sedangkan pengecekan draft outgoing purchase order dengan incoming PO oleh

sales memakan waktu 1 jam.

5. Pembuatan outgoing purchase order

Segera setelah draft outgoing purchase order tersebut divalidasi oleh sales maka

draft tersebut akan menjadi outgoing purchase order yang kemudian akan

dikirimkan kepada vendor. Sebelum pengiriman kepada vendor, outgoing

purchase order tersebut harus mendapat persetujuan oleh manajemen. Pengiriman

outgoing purchase order kepada vendor dengan menggunakan e-mail memakan

waktu 5 menit. Outgoing purchase order tidak perlu lagi dicetak untuk kemudian
 diarsipkan, outgoing PO dapat diinput ke dalam database yang datanya dapat di-

share antar departemen. Pembuatan ougoing purchase order ini memakan waktu 1

jam. Sedangkan persetujuan manajemen bisa didapat dalam waktu 1 hari.

Proses Penerimaan Barang terdiri dari:

1. Pengecekan barang dan delivery note dengan outgoing PO

2. Pengiriman barang ke customer

Proses penerimaan invoice terdiri dari:

1. Pengecekan invoice yang diterima dengan outgoing PO

2. Cross check invoice dengan vendor dan konfirmasi pada logistik

2.VI. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan

Hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis lama dan proses bisnis yang

diusulkan dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 2.VI.1 Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan

Proses Bisnis Lama Proses Bisnis Baru

Waktu rata- Resources Waktu rata- Resources
rata Cost SDM rata Cost SDM
Proses Pemesanan
Barang 57615 menit $301,858.17 12 orang 46280 menit $108,874.52 12 orang
Proses Penerimaan
Barang 4365 menit $43,533.16 14 orang 1560 menit $14,430.40 14 orang
Proses Penerimaan
Invoice 4320 menit $97,539.75 3 orang 1475 menit $20,897.02 3 orang

Perbandingan Waktu Rata-rata Proses Bisnis Lama dan Proses

Bisnis yang Diusulkan

60000
50000
40000
Menit 30000 Proses Bisnis lama
20000 Proses Bisnis yang diusulkan
10000
0
Pemesanan Penerimaan Penerimaan
Barang Barang Invoice
Gambar 2.VI.1 Perbandingan Waktu Rata-rata Proses Bisnis Lama dan

Proses Bisnis yang Diusulkan

Perbandingan Resources Costs Proses Bisnis Lama dan Proses

Bisnis yang Diusulkan

$350,000.00
$300,000.00
$250,000.00
Proses Bisnis Lama
$200,000.00
US$

$150,000.00 Proses Bisnis yang

Diusulkan
$100,000.00
$50,000.00
$0.00
Pemesanan Barang Penerimaan Barang Penerimaan Invoice

Gambar 2.VI.2 Perbandingan Resource Cost Proses Bisnis Lama dan

Proses Bisnis yang Diusulkan

Dari tabel dan gambar diatas dapat digambarkan bahwa proses bisnis yang

diusulkan memberikan penghematan waktu yang signifikan. Sementara untuk

penggunaan SDM, proses bisnis yang diusulkan menggunakan SDM sebanyak

proses bisnis lama, namun proses pemesanan barang, pada kegiatan

persetujuan incoming PO oleh manajemen yang biasanya dilakukan oleh 3

orang, dalam proses bisnis yang diusulkan, kegiatan ini hanya dilakukan oleh

2 orang saja. Pada proses bisnis yang diusulkan hampir seluruh kegiatan dalam

proses-proses yang ada sudah terkomputerisasi, dan aliran data dapat

dilakukan secara elektronik.

Sementara itu, untuk perbandingan resources costs antara proses bisnis lama

dan proses bisnis yang diusulkan terdapat perbedaan biaya yang cukup

signifikan. Dalam hal ini, penulis menggunakan mata uang US$ untuk

pengukuran resources costs dan menggunakan asumsi bahwa 1 US$ senilai

dengan Rp. 10.000. Pada proses penerimaan barang, dapat dilihat bahwa
resource cost untuk proses yang diusulkan lebih besar daripada proses lama

karena penggunaan komputer yang semakin sering, sedangkan cost untuk

worker lebih berkurang, jadi dapat disimpulkan bahwa pada proses-proses

yang diusulkan ini, pemakaian resource berupa komputer lebih meningkat dan

penggunaan resource berupa worker penggunaannya menurun secara drastis.