PENYEDIAAN DAN PENGURUSAN DOKUMEN KONTRAK

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA BIL. 2/2009
P erutusan Ketua Setiausaha KPM
Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Saya ingin mengucapkan syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izin dan limpah kurnianya Buku Garis Panduan Perolehan dan Pengurusan Aset telah berjaya
diterbitkan.

Buku Panduan ini dihasilkan bertujuan untuk dijadikan rujukan dan panduan kepada semua pegawai di Bahagian-bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM),
Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan Sekolah-sekolah/Institusi Pendidikan bagi memastikan peraturan perolehan bekalan/perkhidmatan dan
pengurusan aset dipatuhi selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa.

Usaha ini adalah selaras dengan peranan KPM amnya dan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) khususnya untuk memberi khidmat nasihat kepada
semua peringkat pegawai KPM dalam membantu menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan dan bagi memastikan peraturan-peraturan serta proses kerja
perolehan bekalan/perkhidmatan dan pengurusan aset sentiasa dipatuhi.

Akhir kata, semoga maklumat yang diperolehi melalui buku ini dapat dikongsi dan dimanfaatkan sepenuhnya oleh semua pegawai selaras dengan usaha KPM untuk
meningkatkan lagi sistem penyampaian Kerajaan dan tadbir urus yang cemerlang.

Sekian, terima kasih.

Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
P erutusan Timbalan Ketua Setiausaha KPM

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Buku Garis Panduan Perolehan diterbitkan adalah bertujuan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dalam urusan perolehan dan pengurusan aset di semua
peringkat Bahagian, JPN, PPD, Sekolah dan Institusi Pendidikan.

Penerbitan Buku Garis Panduan ini adalah bertepatan dengan KPM di mana urusan perolehan Perkhidmatan/Bekalan, Pengurusan Aset dengan
Penyelenggaraan melibatkan lebih 10,000 buah sekolah dan Institusi Pendidikan yang perlu diberi perhatian. Buku ini boleh dijadikan panduan untuk segenap
lapisan pegawai KPM memastikan semua urusan perolehan bekalan/perkhidmatan dan penyelenggaraan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

Akhir kata saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam usaha merealisasikan penghasilan Buku Garis Panduan ini dan
diharapkan ianya dapat dimanfaatkan oleh setiap lapisan pegawai di KPM dan memastikan mutu perkhidmatan yang diberi adalah yang terbaik dan cemerlang.

Sekian, terima kasih.

Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)

Kementerian Pelajaran Malaysia
 GARIS PANDUAN PENYEDIAAN DAN PENGURUSAN DOKUMEN
TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

A. PRA KONTRAK
i. SURAT SETUJU TERIMA (SST)

1. BPPA Mendapat keputusan rasmi Lembaga Perolehan

(LP) daripada Urus Setia LP • SPP Bil. 5 Tahun 2007
(Lampiran 1, Para 45)

2. Merekodkan nombor siri SST ke dalam Buku

Daftar SST • Format SST seperti
di Lampiran A

3. Menyediakan SST mengikut format yang telah

ditetapkan
√
(3 hari)

4. Mengemukakan SST untuk ditandatangani oleh

pegawai yang diberi kuasa

• Arahan
Perbendaharaan 11

1
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

5. BPPA / Mengatur majlis penyerahan SST dengan

BAHAGIAN / persiapan seperti berikut:
JPN / INSTITUSI • Menetapkan tarikh, tempat dan masa;
PENDIDIKAN • Aturcara majlis;
• Surat panggilan ke majlis penyerahan SST
kepada Bahagian / JPN / Institusi Pendidikan
yang berkaitan; dan √
• Menghubungi kontraktor yang berjaya (3 hari)
melalui telefon / surat makluman

6. Taklimat dan majlis penyerahan SST

7. Menerima dua (2) salinan SST yang telah

√
ditandatangani oleh kontraktor untuk direkod dan
(2 minggu)
difailkan. Salinan asal disimpan oleh kontraktor

4. ii. BON PELAKSANAAN (BP)

8. BPPA Memastikan kontraktor / Bahagian / JPN / Institusi
Pendidikan menyerahkan Bon Pelaksanaan : • SPP Bil. 5 Tahun 2007
• BP (asal) bagi kontrak bernilai melebihi √ (Lampiran 1, Para 50)
RM2.5 juta; dan (2 minggu)
• BP (salinan) bagi kontrak bernilai tidak
melebihi RM2.5 juta

2
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

9. BPPA Memastikan semua BP disediakan mengikut • SPP Bil. 5 Tahun 2007

nilaian dan format yang ditetapkan (Lampiran 1, Para 50.2
dan 51.1)
• Jumlah harga kontrak setahun yang bernilai
RM200,000.00 – RM500,000.00 dikenakan • Format Bon Pelaksanaan
BP sebanyak 2.5%; atau seperti di Lampiran B

• Jumlah harga kontrak setahun yang bernilai • SPP Bil. 5 Tahun 2007
melebihi RM500,000.00 dikenakan BP 5%; Sentiasa dipatuhi (Lampiran 1, Para 50.2
dan dan 51.1)
• Tempoh sah laku hendaklah dari tarikh
ianya dikeluarkan sehingga 12 bulan
selepas tarikh tamat kontrak atau selepas
obligasi terakhir, mengikut mana yang
terkemudian

10. Memastikan kontraktor menyerahkan BP bagi kontrak

yang bernilai RM2.5 juta ke atas
√
(2 minggu)
11. Mengeluarkan surat peringatan selepas tempoh
yang ditetapkan sekiranya kontraktor gagal
mengemukakan BP

3
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN / LAMPIRAN
TAHUN

• SPP Bil. 5 Tahun 2007

12. Menyemak dan mengeluarkan surat pengesahan
(Lampiran 1, Para 52)
kepada pihak bank/syarikat kewangan/insurans
akan kesahihan BP yang dikemukakan oleh
• Format surat
kontraktor
pengesahan seperti
di Lampiran C

13. BAHAGIAN / JPN / Memastikan kontraktor menyerahkan BP bagi √

INSTITUSI kontrak yang bernilai tidak melebihi RM2.5 juta (2 minggu)
PENDIDIKAN
Sentiasa dipatuhi • Arahan perbendaharaan
14. Menyimpan BP dalam peti besi
126(a) dan 129

Mengeluarkan surat peringatan selepas tempoh

yang ditetapkan sekiranya kontraktor gagal
15. mengemukakan BP

16. Menyemak dan mengeluarkan surat pengesahan

kepada pihak bank / syarikat kewangan / insurans
akan kesahihan BP yang dikemukakan oleh
kontraktor

4
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

B. PENYEDIAAN DOKUMEN KONTRAK

i. PEMATUHAN PERATURAN
• SPP Bil. 8 Tahun 1995
1. BPPA / Memastikan syarat-syarat am, syarat-syarat khas
BAHAGIAN dan syarat-syarat tambahan yang terdapat dalam • SPP Bil. 5 Tahun 2007
dokumen tender dan SST dinyatakan dalam Sentiasa dipatuhi
dokumen kontrak • SPP Bil. 6 Tahun 2008

• SPP Bil. 5 Tahun 2009

2. BPPA / Menyediakan deraf dokumen kontrak dengan √

BAHAGIAN mengambil kira kepentingan Kerajaan dan (1 minggu)
memastikan dokumen-dokumen sokongan disertakan
bersama dalam dokumen kontrak seperti:
• Jadual Harga
• Jadual Spesifikasi
• Katalog
• Salinan Bon Pelaksanaan / Jaminan Bank /
Insurans
• Senarai Agihan
• Salinan Surat Setuju Terima (SST)
• Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
• Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP)

5
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

3. Membuat semakan secara terperinci bersama Jabatan √

Pengguna sebelum mengemukakan deraf dokumen (1 minggu)
kontrak kepada Penasihat Undang-Undang (PUU)

4. √
Mengemukakan deraf dokumen kontrak kepada PUU
(1 hari)

• Seksyen 2 Akta Kontrak

5. PUU KPM Menyemak deraf dokumen kontrak √ Kerajaan 1949
(1 bulan) (Disemak 1973)

• SPP Bil. 5 Tahun 2007

6. BPPA / Menerima dokumen kontrak yang telah disemak (Lampiran 1, Para 46
√
BAHAGIAN daripada PUU dan Para 47)
(1 hari)

7. Membuat pindaan (sekiranya ada daripada PUU)

√
pada deraf dokumen kontrak
(3 hari)

8. Mengemukakan semula deraf dokumen kontrak yang

telah dipinda kepada PUU untuk semakan semula
√
(1 minggu)

6
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

9. Menerima semula dokumen kontrak yang telah diluluskan √

oleh PUU (1 minggu)

ii. MENANDATANGANI DOKUMEN KONTRAK

10. BPPA / Menyerahkan tiga (3) SALINAN ASAL dokumen • Seksyen 2 Akta
BAHAGIAN / kontrak kepada kontraktor untuk dijilid kekal dan Kontrak Kerajaan 1949
JPN / INSTITUSI ditandatangani (Disemak 1973)
PENDIDIKAN
• SPP Bil. 5 Tahun 2007
(Lampiran 1, Para 46
11. Menerima enam (6) dokumen kontrak yang telah dan Para 47)
dijilid kekal dan ditandatangani oleh pihak kontraktor √
(1 minggu)
Nota : Tiga (3) SALINAN ASAL dan tiga (3) SALINAN
dokumen kontrak

7
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

12. Menandatangani semua dokumen kontrak

tersebut bagi pihak Kerajaan

Nota : √
Dokumen kontrak hendaklah disediakan dan (4 hari)
ditandatangani secepat mungkin dan selewat-
lewatnya empat (4) bulan dari tarikh SST

13. BPPA / Menyerahkan semula dokumen kontrak yang telah

BAHAGIAN / ditandatangani kepada pihak syarikat untuk dimatikan
√
JPN / INSTITUSI setem di Jabatan Hasil
(1 minggu)
PENDIDIKAN

8
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

14. Menerima semula dokumen kontrak yang telah √ • Seksyen 2 Akta Kontrak
dimatikan setem kepada pihak Kerajaan untuk dibuat (1 minggu) Kerajaan 1949
edaran kepada institusi-institusi yang terlibat (Disemak 1973)
• BPPA
• Kontraktor • SPP Bil. 5 Tahun 2007
• Bahagian / JPN (Lampiran 1, Para 46
• PPD / Institusi Pendidikan dan Para 47)
• Bahagian Audit Dalam
• Jabatan Akauntan Negara

Nota : Pihak Bahagian / PPD dipohon untuk membuat

salinan untuk institusi pendidikan / sekolah

iii. PENGEDARAN DOKUMEN KONTRAK

15. BPPA / Mengedarkan kesemua dokumen kontrak kepada • SPP Bil. 5 Tahun 2007
BAHAGIAN / agensi-agensi yang terlibat untuk panduan / (Lampiran 1, Para 48)
JPN / INSTITUSI makluman / tindakan √
PENDIDIKAN (1 minggu)

9
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

C. PASCA KONTRAK
i. LEBIHAN BAYARAN
1. BPPA / Memastikan pembayaran yang dibuat tidak melebihi
BAHAGIAN / nilai kontrak sebenar √ • Arahan
JPN / INSTITUSI (3 hari) Perbendaharaan 93 (i)
PENDIDIKAN

2. Sekiranya berlaku lebihan bayaran, perlu membuat √

justifikasi tentang perkara tersebut berserta dokumen (2 minggu)
sokongan seperti surat tambahan senarai agihan

3. Mengemukakan permohonan kelulusan pertambahan • Arahan

√
nilai kontrak ke Kementerian Kewangan Perbendaharaan
(2 minggu)
201.1

4. Membuat addendum berdasarkan kelulusan yang √

diperolehi dan dibaca bersama dengan kontrak asal (3 minggu)

10
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

ii. PENGESAHAN PELEPASAN OBLIGASI KONTRAK

5. BPPA / Mengenalpasti kerosakan / kecacatan yang belum

Sentiasa dipatuhi • Dokumen kontrak yang
BAHAGIAN / diselesaikan / diperbaiki oleh kontraktor
sedang berkuatkuasa
JPN / INSTITUSI
PENDIDIKAN • SPP Bil. 8 Tahun 1995

• SPP Bil. 5 Tahun 2007

• SPP Bil. 6 Tahun 2008

• SPP Bil. 5 Tahun 2009

6. Memaklumkan secara rasmi kepada kontraktor tentang √

kerosakan / kecacatan yang perlu diperbaiki/diselasaikan (1 minggu)
(jika ada)

7. Memastikan kontraktor menyelesaikan semua tuntutan √

(1 bulan)

8. Menyediakan anggaran gantirugi sebenar kerosakkan / √

kecacatan sekiranya kontraktor gagal menyelesaikan (2 minggu)
tuntutan

11
 TEMPOH TINDAKAN

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN /2
1
TAHUNAN
RUJUKAN
TAHUN

9. BPPA / Memaklumkan kepada kontraktor tentang pemotongan √

BAHAGIAN / gantirugi daripada BP (1 minggu)
JPN / INSTITUSI
PENDIDIKAN
10. Mengeluarkan surat pemotongan BP kepada pihak
√
bank berdasarkan jumlah gantirugi
(1 minggu)

11. Membuat tuntutan gantirugi lebihan daripada kontraktor √

sekiranya gantirugi tersebut melebihi nilai jumlah BP (1 minggu)

Mengeluarkan surat pelepasan tanggungan kepada • SPP Bil. 5 Tahun 2007

12.
pihak pemegang BP jika tiada tuntutan atau selepas (Lampiran 1, Para 53.1)
√
selesai membuat tuntutan (3 hari) • Format surat pelepasan
seperti di Lampiran D

iii. PEMULANGAN BP

13. BPPA / Menyediakan surat pelepasan BP setelah mendapat √ • SPP Bil. 5 Tahun 2007
BAHAGIAN / pengesahan pelepasan daripada Agensi Pengguna (3 hari) (Lampiran 1, Para 53)
JPN / INSTITUSI
PENDIDIKAN
√
14. Merekodkan BP yang telah dipulangkan (1 hari)

12
LAMPIRAN A

13
14
LAMPIRAN B

15
 LAMPIRAN C

16
BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
ARAS 5, BLOK E2, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62604 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
http://www.moe.gov.my/bppa