P. 1
02. Garis Panduan Penyediaan Dan Pen Gurus An Dokumen Kontrak

02. Garis Panduan Penyediaan Dan Pen Gurus An Dokumen Kontrak

|Views: 233|Likes:
Dipublikasikan oleh niza27511

More info:

Published by: niza27511 on May 24, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/15/2014

pdf

text

original

PENYEDIAAN DAN PENGURUSAN DOKUMEN KONTRAK KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA BIL. 2/2009

P
Sekian, terima kasih.

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Saya ingin mengucapkan syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izin dan limpah kurnianya Buku Garis Panduan Perolehan dan Pengurusan Aset telah berjaya diterbitkan. Buku Panduan ini dihasilkan bertujuan untuk dijadikan rujukan dan panduan kepada semua pegawai di Bahagian-bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM), Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan Sekolah-sekolah/Institusi Pendidikan bagi memastikan peraturan perolehan bekalan/perkhidmatan dan pengurusan aset dipatuhi selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa. Usaha ini adalah selaras dengan peranan KPM amnya dan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) khususnya untuk memberi khidmat nasihat kepada semua peringkat pegawai KPM dalam membantu menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan dan bagi memastikan peraturan-peraturan serta proses kerja perolehan bekalan/perkhidmatan dan pengurusan aset sentiasa dipatuhi. Akhir kata, semoga maklumat yang diperolehi melalui buku ini dapat dikongsi dan dimanfaatkan sepenuhnya oleh semua pegawai selaras dengan usaha KPM untuk meningkatkan lagi sistem penyampaian Kerajaan dan tadbir urus yang cemerlang.

erutusan Ketua Setiausaha KPM

Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia

P
Sekian, terima kasih.

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

erutusan Timbalan Ketua Setiausaha KPM

Buku Garis Panduan Perolehan diterbitkan adalah bertujuan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dalam urusan perolehan dan pengurusan aset di semua peringkat Bahagian, JPN, PPD, Sekolah dan Institusi Pendidikan. Penerbitan Buku Garis Panduan ini adalah bertepatan dengan KPM di mana urusan perolehan Perkhidmatan/Bekalan, Pengurusan Aset dengan Penyelenggaraan melibatkan lebih 10,000 buah sekolah dan Institusi Pendidikan yang perlu diberi perhatian. Buku ini boleh dijadikan panduan untuk segenap lapisan pegawai KPM memastikan semua urusan perolehan bekalan/perkhidmatan dan penyelenggaraan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan. Akhir kata saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam usaha merealisasikan penghasilan Buku Garis Panduan ini dan diharapkan ianya dapat dimanfaatkan oleh setiap lapisan pegawai di KPM dan memastikan mutu perkhidmatan yang diberi adalah yang terbaik dan cemerlang.

Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan) Kementerian Pelajaran Malaysia

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN DAN PENGURUSAN DOKUMEN
TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

A. PRA KONTRAK i. SURAT SETUJU TERIMA (SST)
1. BPPA Mendapat keputusan rasmi Lembaga Perolehan (LP) daripada Urus Setia LP Merekodkan nombor siri SST ke dalam Buku Daftar SST Menyediakan SST mengikut format yang telah ditetapkan Mengemukakan SST untuk ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa • Arahan Perbendaharaan 11 • SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 45) Format SST seperti di Lampiran A

2.

3.

√ (3 hari)

4.

1

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

5.

BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN

Mengatur majlis penyerahan SST dengan persiapan seperti berikut: • Menetapkan tarikh, tempat dan masa; • Aturcara majlis; • Surat panggilan ke majlis penyerahan SST kepada Bahagian / JPN / Institusi Pendidikan yang berkaitan; dan • Menghubungi kontraktor yang berjaya melalui telefon / surat makluman

√ (3 hari)

6.

Taklimat dan majlis penyerahan SST Menerima dua (2) salinan SST yang telah ditandatangani oleh kontraktor untuk direkod dan difailkan. Salinan asal disimpan oleh kontraktor

7.

√ (2 minggu)

4. 8.

ii. BON PELAKSANAAN (BP)
BPPA Memastikan kontraktor / Bahagian / JPN / Institusi Pendidikan menyerahkan Bon Pelaksanaan : • BP (asal) bagi kontrak bernilai melebihi RM2.5 juta; dan • BP (salinan) bagi kontrak bernilai tidak melebihi RM2.5 juta • SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 50)

√ (2 minggu)

2

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

9.

BPPA

Memastikan semua BP disediakan mengikut nilaian dan format yang ditetapkan • Jumlah harga kontrak setahun yang bernilai RM200,000.00 – RM500,000.00 dikenakan BP sebanyak 2.5%; atau Jumlah harga kontrak setahun yang bernilai melebihi RM500,000.00 dikenakan BP 5%; dan Tempoh sah laku hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian

SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 50.2 dan 51.1) Format Bon Pelaksanaan seperti di Lampiran B SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 50.2 dan 51.1)

• • Sentiasa dipatuhi

• •

10.

Memastikan kontraktor menyerahkan BP bagi kontrak yang bernilai RM2.5 juta ke atas Mengeluarkan surat peringatan selepas tempoh yang ditetapkan sekiranya kontraktor gagal mengemukakan BP

√ (2 minggu)

11.

3

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN / LAMPIRAN

12.

Menyemak dan mengeluarkan surat pengesahan kepada pihak bank/syarikat kewangan/insurans akan kesahihan BP yang dikemukakan oleh kontraktor

• •

SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 52) Format surat pengesahan seperti di Lampiran C

13.

BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN

Memastikan kontraktor menyerahkan BP bagi kontrak yang bernilai tidak melebihi RM2.5 juta Menyimpan BP dalam peti besi Mengeluarkan surat peringatan selepas tempoh yang ditetapkan sekiranya kontraktor gagal mengemukakan BP Menyemak dan mengeluarkan surat pengesahan kepada pihak bank / syarikat kewangan / insurans akan kesahihan BP yang dikemukakan oleh kontraktor

√ (2 minggu) Sentiasa dipatuhi • Arahan perbendaharaan 126(a) dan 129

14.

15.

16.

4

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

B. PENYEDIAAN DOKUMEN KONTRAK i. PEMATUHAN PERATURAN
1. BPPA / BAHAGIAN Memastikan syarat-syarat am, syarat-syarat khas dan syarat-syarat tambahan yang terdapat dalam dokumen tender dan SST dinyatakan dalam dokumen kontrak • Sentiasa dipatuhi • • • 2. BPPA / BAHAGIAN Menyediakan deraf dokumen kontrak dengan mengambil kira kepentingan Kerajaan dan memastikan dokumen-dokumen sokongan disertakan bersama dalam dokumen kontrak seperti: • Jadual Harga • Jadual Spesifikasi • Katalog • Salinan Bon Pelaksanaan / Jaminan Bank / Insurans • Senarai Agihan • Salinan Surat Setuju Terima (SST) • Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) • Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) √ (1 minggu) SPP Bil. 8 Tahun 1995 SPP Bil. 5 Tahun 2007 SPP Bil. 6 Tahun 2008 SPP Bil. 5 Tahun 2009

5

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

3.

Membuat semakan secara terperinci bersama Jabatan Pengguna sebelum mengemukakan deraf dokumen kontrak kepada Penasihat Undang-Undang (PUU)

√ (1 minggu)

4.

Mengemukakan deraf dokumen kontrak kepada PUU

√ (1 hari)

5.

PUU KPM

Menyemak deraf dokumen kontrak

√ (1 bulan) √ (1 hari)

Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 46 dan Para 47)

6.

BPPA / BAHAGIAN

Menerima dokumen kontrak yang telah disemak daripada PUU

7.

Membuat pindaan (sekiranya ada daripada PUU) pada deraf dokumen kontrak

√ (3 hari)

8.

Mengemukakan semula deraf dokumen kontrak yang telah dipinda kepada PUU untuk semakan semula

√ (1 minggu)

6

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

9.

Menerima semula dokumen kontrak yang telah diluluskan oleh PUU

√ (1 minggu)

ii. MENANDATANGANI DOKUMEN KONTRAK
10. BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN Menyerahkan tiga (3) SALINAN ASAL dokumen kontrak kepada kontraktor untuk dijilid kekal dan ditandatangani • Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 46 dan Para 47)

• Menerima enam (6) dokumen kontrak yang telah dijilid kekal dan ditandatangani oleh pihak kontraktor Nota : Tiga (3) SALINAN ASAL dan tiga (3) SALINAN dokumen kontrak

11.

√ (1 minggu)

7

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

12.

Menandatangani semua dokumen kontrak tersebut bagi pihak Kerajaan Nota : Dokumen kontrak hendaklah disediakan dan ditandatangani secepat mungkin dan selewatlewatnya empat (4) bulan dari tarikh SST

√ (4 hari)

13.

BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN

Menyerahkan semula dokumen kontrak yang telah ditandatangani kepada pihak syarikat untuk dimatikan setem di Jabatan Hasil

√ (1 minggu)

8

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

14.

Menerima semula dokumen kontrak yang telah dimatikan setem kepada pihak Kerajaan untuk dibuat edaran kepada institusi-institusi yang terlibat • BPPA • Kontraktor • Bahagian / JPN • PPD / Institusi Pendidikan • Bahagian Audit Dalam • Jabatan Akauntan Negara Nota : Pihak Bahagian / PPD dipohon untuk membuat salinan untuk institusi pendidikan / sekolah

√ (1 minggu)

Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973) SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 46 dan Para 47)

iii. PENGEDARAN DOKUMEN KONTRAK
15. BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN Mengedarkan kesemua dokumen kontrak kepada agensi-agensi yang terlibat untuk panduan / makluman / tindakan

√ (1 minggu)

• SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 48)

9

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

C. PASCA KONTRAK i. LEBIHAN BAYARAN
1. BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN Memastikan pembayaran yang dibuat tidak melebihi nilai kontrak sebenar √ (3 hari) • Arahan Perbendaharaan 93 (i)

2.

Sekiranya berlaku lebihan bayaran, perlu membuat justifikasi tentang perkara tersebut berserta dokumen sokongan seperti surat tambahan senarai agihan

√ (2 minggu)

3.

Mengemukakan permohonan kelulusan pertambahan nilai kontrak ke Kementerian Kewangan

√ (2 minggu)

Arahan Perbendaharaan 201.1

4.

Membuat addendum berdasarkan kelulusan yang diperolehi dan dibaca bersama dengan kontrak asal

√ (3 minggu)

10

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

ii. PENGESAHAN PELEPASAN OBLIGASI KONTRAK
5. BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN Mengenalpasti kerosakan / kecacatan yang belum diselesaikan / diperbaiki oleh kontraktor Sentiasa dipatuhi • • • • • 6. Memaklumkan secara rasmi kepada kontraktor tentang kerosakan / kecacatan yang perlu diperbaiki/diselasaikan (jika ada) √ (1 minggu) Dokumen kontrak yang sedang berkuatkuasa SPP Bil. 8 Tahun 1995 SPP Bil. 5 Tahun 2007 SPP Bil. 6 Tahun 2008 SPP Bil. 5 Tahun 2009

7.

Memastikan kontraktor menyelesaikan semua tuntutan

√ (1 bulan)

8.

Menyediakan anggaran gantirugi sebenar kerosakkan / kecacatan sekiranya kontraktor gagal menyelesaikan tuntutan

√ (2 minggu)

11

TEMPOH TINDAKAN BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN
1

TAHUN

/2

TAHUNAN

RUJUKAN

9.

10.

BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN

Memaklumkan kepada kontraktor tentang pemotongan gantirugi daripada BP Mengeluarkan surat pemotongan BP kepada pihak bank berdasarkan jumlah gantirugi

√ (1 minggu) √ (1 minggu) √ (1 minggu) • √ (3 hari) • SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 53.1) Format surat pelepasan seperti di Lampiran D

11.

Membuat tuntutan gantirugi lebihan daripada kontraktor sekiranya gantirugi tersebut melebihi nilai jumlah BP Mengeluarkan surat pelepasan tanggungan kepada pihak pemegang BP jika tiada tuntutan atau selepas selesai membuat tuntutan

12.

iii. PEMULANGAN BP
13. BPPA / BAHAGIAN / JPN / INSTITUSI PENDIDIKAN Menyediakan surat pelepasan BP setelah mendapat pengesahan pelepasan daripada Agensi Pengguna √ (3 hari) • SPP Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran 1, Para 53)

14.

Merekodkan BP yang telah dipulangkan

√ (1 hari)

12

LAMPIRAN A

13

14

LAMPIRAN B

15

LAMPIRAN C

16

BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ARAS 5, BLOK E2, KOMPLEKS E, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA http://www.moe.gov.my/bppa

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->