Anda di halaman 1dari 13

2010

TUGAS
KELOMPOK

BUSINESS
PROCESS
REENGINEERING

Budi Manadri
(123091014)
Jakup
(123091030)

presario cq510
PT. Jaya readymix
5/24/2010
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

Proses bisnis
2010
24,
May. 1. Standard Operating Procedures Spare Part

Untuk menciptakan proses kerja yang terstruktur dan efektif, PT. Jaya readymix
membuat standar operating procedures spare part. Standar operasi yang dibuat
mencakup alur kerja (work flow), departemen - departemen terkait dengan penerapan
standar (related departments), dokumen yang diperlukan (documents) dan orang orang
yang terkait dengan penerapan standar operasi (people). Tujuan dibuatnya prosedur ini
adalah:

a. Meminimalisasi persediaan yang tidak terpakai (minimise obsolete stock)

b. Meminimalisasi kelebihan persediaan di gudang (minimise exsessive stock on


hand)

c. Memastikan kelangsungan usaha dengan cara memelihara kecukupan persediaan


suku cadang

d. Mamastikan bahwa proses pengadaan suku cadang telah memalui persetujuan dan
pengawasan yang memadai

e. Memastikan bahwa hubungan kerja dengan pemasok (supplier) sesuai dengan


kebijakan perusahaan secara konsisten

f. Pengadaan suku cadang sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang diinginkan

g. Pengadaan suku cadang yang dibutuhkan pada harga terendah

h. Pengendalian proses pengadaan melalui pendekatan yang disebut dengan proses


tiga langkah

Ada beberapa alur kerja dari perosedur ini. Untuk kepentingan efektivitas, kami hanya
memfokuskan pada dua alur kerja (work flow) yakni:

Page
2
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

2010
24, 1. Alur kerja (SOP) penerimaan spare part dari supplier
May.

Proses alur kerja pada flow chart diatas adalah sebagai berikut:

a. Supplier membawa spare part yang sebelumnya telah di order oleh perusahaan.
Beriringan dengan spare part tersebut, supplier juga membawa surat jalan
(delivery docket) atas spare part tersebut.

b. Di bagian gudang, supervisor gudang melakukan verifikasi delivery order


tersebut untuk dicocokkan dengan PO (purchase order).

c. Setelah cocok hasil verifikasinya, petugas gudang (warehouse staff) kemudian


membuat tanda terima barang (good receive notes) atau disingkat GRN.

d. Selain ditebitkan GRN, staff gudang membuat laporan penerimaan barang


(material received report).

Page
3
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

e. Setiap dokumen GRN kemudian dikumpulkan selama 5 hari kerja. Di akhir


2010 minggu (sabtu), petugas gudang akam melakukan input GRN yang telah
24,
May. terkumpul di data base perusahaan di kantor pusat (HO) ke dalam sistem
akuntansi perusahaan (scala).

f. Dokumen berupa GRN, Delivery order (surat jalan), dan laporan penerimaan
barang kemudian di kirimkan ke akuntansi untuk dilakukan file.

Dokumen dokumen yang terkait dengan alur kerja (SOP) diatas terdiri atas:

a. Surat jalan dari supplier (delivery order issued by supplier)

b. Surat tanda penerimaan barang (Good delivery notes issued by warehouse)

c. Laporan rekapitulasi penerimaan barang (material received report)

Personnel yang terkait dengan prposedur ini antara lain adalah:

a. Petugas pengirim barang dari supplier

b. Staff gudang (warehouse staff)

c. Supervisor gudang (warehouse supervisor)

d. Accounting staff

2. Alur kerja (SOP) pengeluaran spare part dari gudang

Page
4
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

2010
24,
May.

Proses alur kerja pada flow chart diatas adalah sebagai berikut:

a. Bagian operational (maintenance) atau setiap plant (lokasi produksi) membuat


pemintaan spare part ke bagian gudang dengan mengisi formulir material
request (permohonan pengeluaran spare part).

b. Atas dasar material request, staff gudang membuat material issued report
(dokumen pengeluaran spare part)

c. Dokumen berupa material issued, material request kemudian di input ke


accounting system setiap lima hari sekali.

d. Input ke system dilakukan di komputer head office.

Dokumen dokumen yang terkait dengan prosedur diatas adalah:

a. Material requesition

b. Material issued

Page
5
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

2010
24, Personnel yang terlibat dalam prosedur diatas diantaranya adalah:
May.

a. Staff maintenance

b. Supervisor maintenance

c. Staff gudang

d. Supervisor gudang

3. Alum kerja (SOP) Electronic Data Process di departement akuntansi

Page
6
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

2010
24,
May.

Proses alur kerja pada flow chart diatas adalah sebagai berikut:

a. Doket yang dihasilkan oleh departemen produksi, bagian produksi melaui staffnya
membuat daily production sheet (DPS) yang berisikan rangkuman harian
pengiriman barang ke customer.

b. Jika DPS dan doket yang dihasilkan bagian produksi telah lengkap, kemudian
diinput oleh staff EDP (electronic data process).

c. Prosess penginputan di EDP adalah setelah doket dan DPS diterima. Rata-rata
dokumen sampai ke EDP (di head office) adalah 1 hari untuk plant-pant yang
dekat dan 2 hari untuk plant – plant yang jauh.

Page
7
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

d. Doket dan DPS kemudian di input oleh staff EDP ke dalam data base perusahaan
2010 dan di print.
24,
May.

Dokumen – dokumen yang terkait antara lain:

a. Docket

b. DPS (dailiy production Sheet)

Personnel yang terkait adalah antara lain:

a. Staff produksi

b. Supervisor produksi

c. Staff EDP

d. Supervisor EDP

A. Rekomendasi Perbaikan

1. Proses bisnis penerimaan spare part

Pada dasarnya, SOP yang telah ditetapkan cukup baik. Namun, SOP tersebut
menyimpan permasalahan berupa adanya proses pengendalian yang kurang memadai,
kemungkinan adanya transaksi bisnis yang belum tercatat karena jeda waktu
pengiputan data yang terlalu lama.

Melihat standar operasi yang di pakai saat ini, solusi perbaikan yang kami tawarkan
yaitu melakukan reengineering process melalui penambahan infrasturktur berupa
komputer yang terintegrasi dengan server. Komputer yang terintegrasi dengan server
akan memudahkan staff gudang menginput GRN setiap hari tanpa perlu ke kantor

Page
8
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

pusat. Tujuan lain dengan dengan disediakannya komputer di gudang yang terintegrasi
2010 dengan server adalah meminimalisasi kemungkinan spare part yang tidak tercatat
24,
May. penerimaanya.

2. Proses bisnis penerimaan spare part

Rekomendasi perbaikan atas standar operasi pengeluaran barang sama dengan yang
kami tawarkan diatas. Dengan adanya komputer yang terintegrasi dengan server,
minimal akan menurunkan resiko atas kealfaan pencatatan transaksi pengeluaran
barang. Kami telah melakukan riset terhadap SOP yang selama ini dijalankan oleh
perusahaan. Hasil riset kami akan kami tuangkan dalam cost and benefit analysis.

3. Proses electronic data process

Standar operasi yang dijalankan selama ini menimbulkan jeda waktu pengakuan
penghasilan perusahaan. Jeda waktu yang dimaksudkan adalah keterlambatan
penginputan transaksi penjualan (1 – 2 hari). Keterlambatan ini terjadi disebabkan oleh
pengiriman docket dan DPS ke kantor pusat. Informasi yang dihasilkan oleh
departemen akuntansi secara langsung berimbas pada “miss statement” pada penjualan.
Pengakuan pendapatan perusahaan adalah pada saat dikirimkannya concrete ke
customer. Dasarnya adalah doket yang diterbitkan oleh departement produksi. Kami
menawarkan solusi berupa penginputan DPS dan docket tidak dilakukan di head office.
Input docket dan DPS dilakukan di plant-plant masing-masing.

Imbas dari solusi ini adalah dibutuhkannya penambahan jaringan infrastruktur berupa
komputer dan server.

B. Analisa Cost and Benefit

Page
9
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

Kami telah melakukan evaluasi atas hasil stock take pada gudang spare part. Internal audit
2010 telah melakukan phisical stock take pada bulan maret 2010. Hasilnya menunjukkan adanya
24,
May. perbedaan yang cukup signifikan atas data stock take di sistem akuntansi dengan hasil
verifikasi. Objek yang dilakukan verifikasi meliputi spare part kendaraan (truck mixer,
loader, excavator, dump truck, cement tangker dan kendaraan operasional tiap
departemen), oil and grease (pelumas), dan ban luar dan dalam (truck mixer, loader,
excavator, dump truck, cement tangker dan kendaraan operasional).

Secara garis besar hasil stock take menyatakan adanya perbedaan yang cukup signifikan
pada persediaan spare part, oil, grease, dan ban. Total perbedaan antara stock take dengan
pencatatan di akuntansi. Total selisih dari ketiga persediaan tersebut adalah senilai Rp.
120.017.333,68 dengan quantitas sebanyak 1.961. berikut gambaran singkat hasil stock
take yang dilakukan oleh internal audit.

PT xxxxxxxxxxx

West Java Area

Kebon Nanas Batching Plant

Spare Part Stock Taking

Data as at 29 March 2010

Diff
No. Descrption Acounting Stock Take
Qty Amount

Total Oil & Lub 5,209.88 7,086.00 1,876.12 30,945,634.30

Total Spare Part 10,965.75 7,212.50 (3,753.25) (105,877,240.92)

Total Tyre 199.00 115.00 (84.00) (45,085,427.07)

Grand Total 16,374.63 14,413.50 (1,961.13) (120,017,033.68)

Page
10
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

Hasil evaluasi ditemukan, penyebab utama perbedaan yang cukup signifikan tersebut
2010 adalah ditemukannya transaksi penerimaan dan pengeluaran yang tidak tercatat di sistem
24,
May. akuntansi perusahaan. Penyebab kealfaan ini disebabkan banyaknya dokumen penerimaan
dan pengeluaran barang yang hilang yang berimbas pada jumlah yang tercatat di
pembukuan perusahaan.

Solusi yang kami tawarkan diatas menjadi rasional mengingat dampak yang ditimbulkan
cukup besar. Memang perusahaan akan kembali mengeluarkan capex (capital expenditure)
yang cukup besar untuk pengadaan komputer dan server. Namun, pengeluaran capex
menjadi minor jika dibandingkan dengan besarnya kerugian akibat “salah urus dokumen”.

Melalui perbandingan cost dan benefit, solusi yang kami tawarkan memberikan benefit
tidak hanya dari sisi materi. Pengawasan dan keakuratan penyajian laporan keuangan
menjadi faktor penting lainnya yang menambah benefit perusahaan.

Solusi perbaikan yang kami tawarkan dalam proses EDP menyebabkan perubahan readikal
dalam SOP perusahaan. Benefit dari solusi yang kami tawarkan, disamping mendapatkan
keakuratan laporan keuangan, perusahaan juga akan memotong proses bisnis yang
inefisien. Solusi yang kami tawarkan juga membutuhkan perangkat hardware, software dan
cost bagi pelatihan peningkatas SDM. Dampak negatif lainnya dari solusi ini adalah
kemungkinan adanya resistensi dari personnel EDP yang menghilangkan tugas mereka dan
personnel yang merasa pekerjaannya semakin menumpuk.

Berikut ini adalah tabel perbandingan antara cost dan benefit atas solusi yang kami
tawarkan.

No Cost Benefit
1 Biaya pemasangan dan perawatan Informasi yang dihasilkan relatif akurat
komputer, server, dan peralatan karena transaksi tercatat berbasis harian
jaringan cukup besar tanpa harus menunggu doket dan DPS
sampai ke departemen akuntansi (EDP)
2 Kemungkinan resistensi dari Proses bisnis akan dipersingkat dan
employee yang merasa lahan efektivitas lebih meningkat.
perkerjaan terambil dan personnel
yang merasa keberatan atas tugas

Page
11
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

ganda yang diemban


2010
24,
May.

Evaluasi atas ketiga proses bisnis diatas menunjukkan bahwa kedua solusi memungkinkan
untuk diimplementasikan. Namun demikian, menilik pada skala prioritas, kami memilih
untuk mendahulukan restorasi pada proses bisnis yang terjadi di spare part. Proses bisnis
yang terjadi di spare part baik penerimaan dan pengeluaran barang menggunakan sumber
daya yang sama. Sumber daya yang dimaksud adalah penanaman modal infrastruktur pada
komputer, jaringan sampai server.

C. Rencana Implementasi

Untuk mengimplementasi solusi yang kami tawarkan, berikut ini kami susun rencana
biaya, waktu, dan sumber daya lainnya mencakup personnel yang terlibat dalam tabel
berikut:

a. Estimasi Biaya

Kebutuhan biaya untuk mengimplementasi rencana perbaikan proses bisnis


reengineering pada standar operasi penerimaan dan pengeluaran barang diambil dari
laba ditahan tahun – tahun sebelumnya. Total estimasi biaya yang dibutuhkan sebesar
Rp. 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah). Estimasi biaya yang dianggarkan dialokasikan
untuk pengadaan dan jasa pemasangan infratruktur sebagai berikut:

Seperangkat komputer Rp. 4.000.000

Server Rp.20.000.000

Kabel jaringan Rp. 1 .000.000

Jas pemasangan Rp. 1.500.000

Total Rp.30.000.000

Page
12
BUSINESS PROCESS REENGINEERING

b. Waktu Pelaksanaan dan Sumber Daya


2010
24, Waktu pelaksanaan implementasi ini adalah kurang lebih selama 8 hari kerja, dengan
May.
perincian sebagai berikut:

a. 5 (lima) hari kerja untuk persiapan pemasangan jaringan dan instalasi komputer
dan server.

b. 3 hari kerja untuk proses trial sistem sebelum sistem fully operated.

Sumber daya lain adalah terkait dengan pelatihan SDM. Pelatihan sdm dibutuhkan jika
personnel yang mengoperasikan tidak familier dengan sistem perusahaan.

Page
13