Anda di halaman 1dari 18
ea Ca a ‘ Konsep Data, Administrasi Data, dan Informasi Para eksckutif, administrator, sistem analis, akuntan, ahli produksi, dan lain-lain dalam se- tiap jenis organisasi menanyakan, "Apa yang dilakukan komputer untuk membantu saya melaksanakan sesuatu pekerjaan?” Jawabnya tergantung pada seberapa baik informasi di- tata sebagai sumber daya keorganisasian. Daur informasi dimulai bila manajemen menya- dari kebutuhan akan informasi. Hal ini akan berkesinambungan hingga proses evaluasi meskipun kebutuhan akan informasi yang segera bagi manajemen mungkin sudah memuas- kan. Infermasi merupakan sumber daya yang mahal yang harus dikelola sebagaimana dilaku- kan terhadap sumber daya yang lain, seperti kas, inventaris, kepegawaian, dan fasilitas. Alasan untuk ini adalah bahwa informasi yang baik merupakan resep yang penting dalam pengambilan keputusan, Dalam pemerintahan atau industri, kebutuhan akan sistem infor- masi yang lebih sempurna telah menjadi hal yang kritis karena pertumbuhan dari ukuran dan keruwetan organisasi tidak terlalu mudah dipahami. Namun demikian, pengaruh ini sangat berarti dan bahkan menjadi semakin berarti manakala penggunaan komputer me- ningkat. Kebutuhan akan Informasi Dalam penggal kedua abad kedua puluh ini kita telah melihat adanya spesialisasi pekerjaan yang intensif; pertumbuhan sojumlah karyawan, atau pelayanan bagi klien; peningkatan diversifikasi fungsi operasional; perkembangbiakan komponen otganisasi; dan perluasan geografis dalam cakupan operasi, Kemudian, idealnya, organisasi kontemporer mungkin dapat digolongkan sebagai jaringan rawet yang saling berhubungan dan saling tergantung antara satu dengan yang lain, keseluruhahnya diorganisasikan dan kita operasikan untuk mencapai tujuan umum atau tujuan-tujuan tertentu — apakah itu untuk menghasilkan barang, mempertahankan negara dari serangan musth, atau melayani kebutuhan masya- rakat, Sebagai perusahaan yang berkembang dalam ukuran dan kerumitannya serta juga usaha mereka untuk mengadaptasi perubahan lingkungan yang cepat — peluru kendali, pesaing, atau ledakan penduduk — pemimpin. militer, manajer perusahaan, dan pegawai pemerin. tahan harus menerima, mengolah, dan menggunakan volume informasi yang besar dengan cara yang cepat. Dalam usahanya untuk mengamankan dan mengadaptasi dalam dunia yang berubah dengan cepat dan takputus-putusnya ini, banyak organisasi menggunakan teknologi infor- mast yang lebih luas seperti yang ditunjukkan oleh, dan tidak terbatas pada, komputer igital elektronik. Sayangnya, penggunaan teknologi dinamik yang baru untuk memecah- 472 Pengendaiian dan Auditing: EOF ” kan krisis ternyata juga membangkitkan permasalahan baru yang unik bagi dirinya. Masalat. ini meliputi penciptaan pengolahan yang efisien bagi pengembangan sistem yang mengguna- kan teknologi dan mengerjakan pengaruh pengolahan pengembangan pada manajemen dan operasi. Oleh karena itu, kita perlu memperhatikan informasi yang dibedakan dengan data. Da- lam hubungan ini, datum adalah suatu fakta dalam keterasingan sementara informasi me- rupakan suatu agregasi fakta yang diorganisasikan atau datum yang digunakan untuk meng- komunikasikan gagasan atau mengungkapkan suatu keadaan. Jadi, informasi adalah data yang memberikan arti, sementara data yang berdiri sendiri tidak mempunyai arti atau signifikan tertentu. Untuk tujuan kita, informasi adalah hasil dari data acak (random) yang berhubungan dengan beberapa tujuan atau sasaran tertentu. Dengan pemikiran ini, pemrosesan data (data processing) adalah serangkaian kegiatan yang mengubah bentuk data menjadi infor- masi, Perbedaan antara data dan informasi harus ditekankan. Kita akan memusatkan per- hatian terhadap penggunaan data ketimbang alat-alat pemrosesan data itu sendiri, Inilah alasan mengapa kita mengatakan bahwa informasi merupakan sumber daya yang mahal yang harus dikelola sebagaimana pengelolaan organisasi terhadap kas, inventaris, personil (kepegawaian), fasilitas, dan sumber daya lainnya. Perhatian kita adalah manajemen yang efektif dan efisien untuk sumber daya tertentu. Manajemen informasi Para staf membangun informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan roda organisasi. Orga- nisasi ini kemudian mempunyai informasi, sedangkan manajemen memiliki tanggung jawab untuk menggunakan informasi itu demi kebrrhasilan perusahaan. Semakin besar keberhasil- an, maka akumulasi aktiva juga akan semakin besar. Selanjutnya perhatian yang semakin besar akan diberikan untuk memastikan penggunaan aktiva untuk kepentingan yang ter- baik bagi organisasi yang bersangkutan. Informasi adalah suatu aktiva, dan ia akan berakumulasi. Juga, bila tidak dikelola de- ngan baik, ia akan menjadi faktor perkembangbiakan bagi dirinya sendiri. Sejak kehadiran komputer, akumulasi informasi telah dipercepat, dan perusahaan berlomba-lomba untuk paling banyak mengetahui sesuatu agar selalu menjadi nomor satu. Beberapa organisasi tidak terlalu berhasil dibandingkan dengan yang lain, karena mereka tidak member! per- hatian penuh terhadap manajemen informasi. Berbagai masalah diciptakan oleh orang yang tidak mengetahui informasi apa yang di- butuhkan dan untuk berapa lama informasi itu diperlukan. Hasilnya, mereka ingin tetap memakai semua bahan-bahan selama organisasi tersebut beroperasi. Pertanyaan dan per- aturan pemerintah telah menambah permasalahan terhadap informasi yang masih terting- gal. Akan tetapi, hasil yang positif dapat dicapai jika perhatian yang cermat diberikan terhadap informasi itu sebagai suatu aktiva. Manajemen informasi adalah istilah yang ber- kaitan dengan penggunaan informasi yang tepat dalam organisasi. Pada permulaan arus informasi, dari awal hingga disposisi akhir, seseorang harus memu- tuskan apa yang harus didokumentasikan (direkam) sebagai hasil dari operasi dan apa yang harus diterima sebagai komunikasi dari luar organisasi itu. Seseorang perlu mengetahui hal- hal berikut: Informasi apa yang dibutuhkan? Dalam bentuk apa? Untuk berapa orang? Dan berikutnya, masih ada beberapa pertanyaan: Berapa lama informasi seharusnya diper- tahankan? Bagaimana tingkat keamanannya? Apakah informasi tersebut siap dipanggil? Memperoleh jawaban atas pertanyaan itu saja mungkin sudah merupakan suatu tantangan, tetapi seseorang masih harus melihat kebutuhan-kebutuhan akan pemeriksaan keuangan, hukum, serta pajak. Dan sebelum disposisi akhir informasi, masih ada aspek historis untuk generasi yang akan datang. Semua ini merupakan alasan untuk mendokumentasikan (me- rekam) informasi kehidupannya. Akan tetapi, banyak organisasi bertumpu (berkonsen- trasi) pada fakta finansial operasi agar mendapatkan keuntungan tanpa menyadari bahwa kurangnya perhatian terhadap manajemen informasi akan memungkinkan terhalangnya pertumbuhan operasi mereka. Mari kita lihat situasi yang mencakup informasi yang telah direkam dan melihat apakah kita dapat mengambil filosofi penanganan informasi terdokumentasi tersebut. Sebagai con- Lampiran H. Konsep Data, Administras: Data, dan Informasi 473 toh, komunikasi verbal menyajikan informasi yang tidak didokumentasikan — seperti reputasi yang baik, atau perbuatan baik — yang dikeluarkan dengan ucapan. Dan sebalik- nya, bila komunikasi verbal negatif, suatu organisasi sering mencoba memperbaiki citranya. Bila organisasi tersebut kurang dalam menciptakan sesuatu yang menarik, maka organisasi ini pada umumnya hanya dapat dinilai tetap seperti biasa — tidak ada bukti terdokumen- tasi yang mendukung sesuatu pernyataan. Bila sebuah organisasi memiliki informasi yang terdokumentasi, maka organisasi ini masih dapat berjalan terus secara biasa (netral). De- ngan manajemen informasi yang hati-hati dalam perjalanan bisnisnya, sesuatu organisasi akan mempunyai bukti yang cukup yang dapat disajikan sebagai dasar atas tujuan-tujuan baik dan keterandalan prestasinya. Organisasi yang sahih tidak boleh merasa takut untuk menunjukkan bahwa informasi tersebut dapat digunakan demi tujuan dan prestasi tersebut. Apa yang sedang kita bicarakan ini adalah program manajemen informasi (information management atau IM) yang akan memberikan informasi yang benar kepada orang-orang yang pantas memperolehnya secepat dan seefisien mungkin. Para pengambil keputusan, akan mendapat informasi yang tepat, dapat menyusun strategi untuk meneruskan keber- hasilan sebuah organisasi. Tentu saja operasi untuk masa yang akan datang tidak sama de- ngan operasi sekarang, penilaian untuk operasi di masa datang tidak dapat didasarkan atas, informasi masa lampau. Informasi sekarang ini diperlukan untuk mengambil keputusan hari ini dan esok. Manajemen harus memutuskan berapa lama setiap jenis informasi diper- tahankan dan menyusun garis besar rencana untuk informasi yang lain. Sejak informasi menjadi bidang ilmu (IS) beberapa dekade yang lalu, kita telah meng- gunakan informasi dengan cara yang lebih efisien. Dengan bantuan komputer, dan teknik pengolahan data, informasi sudah dapat disajikan dalam bentuk yang diinginkan lebih cepat dari sebelumnya. Bagaimana informasi diolah? Orang-orang tertentu harus memiliki kesempatan mene- tapkan pengetahuan mereka terhadap situasi tertentu di dalam organisasi yang spesifik. Meskipun dua situasi itu tidak akan sama, namun prinsip dasar yang sama dapat diterapkan secangkan perlengkapan yang sejenis dapat dipergunakan. Manajer informasi dibutuhkan untuk membahas program-program tersebut. Untuk merangkul inovasi dan permintaan perubahan program yang selalu berubah, orang ini harus bersikap dapat beradaptasi, me- miliki wewenang di dalam organisasi, dan sudah terlatih dalam berbagai teknik pengen- dalian informasi, serta mengetahui sistem terbaru yang tersedia guna melakukan pekerjaan tertentu sebaik mungkin. Juga, orang ini harus memahami hal-hal yang berhubungan de- ngan audit (pemeriksaan), hukum, dan persyaratan pajak yang termasuk dalam kelengkap- an informasi. a Hanya beberapa organisasi yang mengembangkan program manajemen informasi leng- kap dan memiliki pengertian mendalam bahkan hanya sejumlah kecil yang memiliki mana- jer informasi. Dalam organisasi yang besar,'manajer informasi didukung oleh satu tim pro- fesional yang bekerja untuk mencapai program yang mapan dan berfungsi. Nah, mari kita lihat kontribusi yang dibuat oleh manajemen informasi dalam operasi yang efektif pada sebuah organisasi. Bila informasi mulai dibangun, seseorang harus memperhati- kan pertanyaan ini: Apa yang diperlukan oleh siapa? Dalam bentuk apa? Berapa salinannya? Berapa sering? Jawaban pertanyaan ini sulit ditentukan, adalah lebih baik memulainya dengan petunjuk terbaik yang tersedia dan membuat penyesuaian atas dasar pengalaman terakumulasi, Dalam bal ini, mesin fotocopy — dapat merupakan aktiva atau passiva. Dengan informasi terklasifi- kasi, pengendalian penggandaan (copying) sangat penting untuk situasi tertentu. Manajer informasi harus mengetahui siapa saja yang memerlukan informasi tertentu dan untuk tujuan apa. Tanpa pengendalian terhadap kegiatan penggandaan, lembaran-lembaran salinan dan penggunaan mesin fotocopy untuk butir-butir (items) nonperusahaan dapat menjadi masa- lah periggandaan yang mahal. Satu salinan yang digilix bagi beberapa orang tertentu dapat mengurangi jumlah salinan yang terdistribusi. Pengendalian terhadap pengendalian dapat menghindari kemewahan bagi mereka yang ingin memiliki sendiri salinan dari setiap lem- bar informasi tersebut terlepas dari apakah mereka menggunakannya atau tidak. Suatu Generasi Informasi