Anda di halaman 1dari 5

KETERANGAN CHEKLIST PEMERIKSAAN DANA UPK

I. KEMAMPUAN DAN TANGGUNGJAWAB UPK


Tugas UPK secara umum adalah:

1. Tugas dan tangung jawab Ketua UPK


• Pengendalian organisasi
• Melakukan pembinaan administrasi di TPK
• Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
• Fungsi hubungan masyarakat
• Memimpin rapat/pertemuan UPK
• Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait
• Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun
bendahara
• Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan
rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan
pihak lain.
Speciment rekening dana kolektif, dana operasional UPK, Dana
Operasional Kegiatan (DOK) dan dana pengembalian

1. Tugas dan tangung jawab Bendahara UPK


• Melakukan pembinaan administrasi di TPK
• Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
• Mencatat setiap transaksi keuangan harian
• Membuat laporan keuangan
• Memegang semua rekening dan bank dana PNPM MPd
• Memegang uang kas dana PNPM MPd
• Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua
• Membuat perencanaan keuangan dan anggaran
• Mengisi form-form laporan keuangan

1. Tugas dan tangung jawab Sekretaris UPK


• Melakukan pembinaan administrasi di TPK
• Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
• Bertanggung jawab atas segala kearsipan dokumen baik yang
menyangkut masalah keuangan PNPM MPd dan proses kegiatan PNPM
MPd
• Menempelkan, memberikan informasi tentang pertanggungjawaban
keuangan kepada masyarakat melalui papan informasi dan media
informasi lainnya
• Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen
• Mengisi dan mencatat agenda harian
• Bentindak sebagai humas bila ketua berhalangan
• Mengelola inventaris
• Merencanakan pengadaan administrasi kantor
• Membuat surat-surat

Keterangan kualitas
C : Cukup, jika pengurus UPK telah melaksanakan tugas, cara kerja
dan tanggungjawabnya sesuai dengan porsinya masing-masing
secara jelas, jujur dan tidak melakukan penyimpangan dana.
AK : Agak Kurang, jika sudah ada pembagian tugas yang jelas, tetapi
msih ada beberapa tugas yang belum dilaksanakan oleh pengurus
UPK
K : Kurang, jika pembagian tugas masing-masing pengurus UPK
tidak jelas dan ada dominasi salah satu pengurus UPK atau
terlibat dalam penyimpangan dana

1. Jadwal kegiatan dan Rencana Kerja Pengelola UPK


UPK diharapkan membuat rencana dan jadwal kegiatan bulanan

2. Laporan UPK pada Papan Informasi


UPK harus melakukan pengelolaan dana secara terbuka dengan
memberikan informasi kepada masyarakat tentang kondisi keuangan di UPK
yang ditempelkan pada papan informasi dan media informasi lainnya.

II. ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN UPK

Dana Kolektif
1. Alokasi dan Rencana Penyaluran Dana Kolektif
Pembuatan alokasi dan rencana penyaluran dana kolektif ke desa
berdasarkan dengan RPD yang diajukan oleh masing-masing desa
2. Buku Kas Harian Kolektif
3. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas (uang tunai) yang
berkaitan dengan dana kolektif. Setiap transaksi harus dicatat secara
kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada
bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk
apa)
4. Buku Bank Kolektif BPPK
5. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
dana kolektif. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan
penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
6. Bukti-bukti transaksi
7. Arsip kelengkapan kuitansi (KW 2) pencairan ke desa. Kuitansi (KW 2)
merupakan bukti TPK menerima dana dari UPK yang ditandatangani oleh
ketua TPK dan ketua UPK serta diketahui oleh FK
8. Speciment sesuai dengan aturan
9. Speciment untuk rekening kolektif terdiri dari salah satu wakil masyarakat
yang terpilih dalam MAD, Ketua UPK dan semua FK
10. Proses Penyaluran ke desa sesuai dengan RPD dan LPD
11. Proses penyaluran dana harus sesuai dengan kebutuhan. UPK bersama FK
harus melakukan verifikasi terhadap kelengkapan syarat-syarat penyaluran
(RPD/LPD) dan melakukan pengecekan dengan kondisi lapangan.

Dana Operasional UPK


1. Rencana Penggunaan Dana Operasional UPK
2. Pengurus UPK harus membuat Rencana penggunaan dana operasional UPK
yang harus disampaikan untuk disepakati dalam musyawarah antar desa
3. Buku Kas Harian Operasional
4. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan
dana operasional. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan
sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti
penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
5. Buku Bank Operasional
6. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
dana operasional. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan
sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti
penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
7. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti transaksi
8. Setiap transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran yang terjadi dalam
transaksi bank maupun kas harus dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti
transaksi selain bukti pengeluaran dan penerimaan uang juga harus dilampiri
bukti transaksi penggunaan uang yaitu berupa bon/nota dari pembelian
barang. Untuk memudahkan pencarian dokumentasi dari bukti-bukti transaksi
maka harus dilakukan penomoran bukti transaksi berdasarkan urutan kejadian
transaksi
9. Speciment sesuai dengan aturan
10. Speciment untuk rekening operasional UPK terdiri dari dua orang, yaitu Ketua
UPK dan Bendahara UPK.

Dana UEP (Usaha Ekonomi Produktif)


1. Rencana dan Jadwal Pengembalian UEP
2. Rencana dan jadwal pengembalian UEP merupakan target pengembalian
setiap bulan (atau sesuai kesepakatan) sehingga UPK bisa memonitor
pengambalian UEP tersebut sesuai dengan rencana
3. Buku Kas Harian UEP
4. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan
dana pengembalian UEP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis
dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti
penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
5. Buku Bank UEP
6. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
dana pengembalian UEP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis
dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti
penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
7. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
8. Bukti transaksi dana UEP merupakan bukti setoran dari desa dan bukti
penyerahan dana ke desa/kelompok penerima manfaat. Bukti transaksi ini
agar dibuat rangkap yang harus disimpan UPK dan dai pihak desa
9. Kartu Kredit UEP
10. Adalah kartu yang merupakan bukti penerimaan dan pengembalian pinjaman
UEP dari kelompok ke UPK
11. Speciment sesuai dengan aturan
12. Speciment untuk rekening dana UEP terdiri dari dua orang, yaitu salah satu
wakil masyarakat yang terpilih dalam MAD dan Ketua UPK.

Dana SPP (Simpan Pinjam khusus Perempuan)


1. Rencana dan Jadwal Pengembalian SPP
2. Rencana dan jadwal pengembalian SPP adalah daftar yang memuat tentang
waktu pengembalian, besarnya pengembalian (pokok dan bunga) dan jangka
waktu
3. Buku Kas Harian SPP
4. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan
dana pengembalian SPP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan
sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti
penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
5. Buku Bank SPP
6. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
dana pengembalian SPP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan
sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti
penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukkannya untuk apa)
7. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
8. Bukti transaksi dana SPP merupakan bukti setoran dari desa dan bukti
penyerahan dana ke desa/kelompok penerima manfaat. Bukti transaksi ini
agar dibuat rangkap yang harus disimpan UPK dan dai pihak desa
9. Kartu Kredit SPP
10. Adalah kartu yang merupakan bukti penerimaan dan pengembalian pinjaman
SPP dari kelompok ke UPK
11. Speciment sesuai dengan aturan
12. Speciment untuk rekening dana SPP terdiri dari dua orang, yaitu salah satu
wakil masyarakat yang terpilih dalam MAD dan Ketua UPK

Dana Operasional Kegiatan (DOK)


1. Rencana Penggunaan DOK
2. Rencana penggunaan DOK dibuat berdasarkan aturan yang telah ada dan
diperkirakan sesuai jadwal kegiatan perencanaan. Rencana penggunaan DOK
ini dibuat oleh FK dan UPK yang disampaikan dalam MAD untuk disepakati
3. Buku Kas Harian DOK
4. Adalah buku untuk mencatat semua transaksi pengambilan dari rekening
operasional kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran yang terjadi untuk
membiayai proses perencanaan
5. Buku Bank DOK
6. Adalah buku untuk mencatat secara detail semua transaksi yang terjadi dalam
rekening bank DOK. Saldo di buku bank dana operasional kegiatan (DOK)
harus sama dengan saldo di rekening bank DOK
7. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
8. Setiap penerimaan dan pengeluaran atau penggunaan dana untuk kegiatan
perencanaan harus disertai dengan bukti transaksi seperti kuitansi, nota toko,
dan lain-lain. Kuitansi supaya diberi nomor sesuai dengan jenis dan urutan
transaksi
9. Speciment sesuai dengan Aturan
10. Speciment untuk rekening DOK, terdiri dari salah satu wakil masyarakat yang
terpilih dalam MAD, Ketua UPK dan semua FK
11. Penggunaan DOK sesuai dengan aturan
12. Aturan penggunaan DOK sesuai dengan surat Pimpro No 414.21/147/1
perihal Dana Operasional PPK tahun 2003

Daftar Inventaris
UPK harus membuat daftar inventaris untuk memonitor/mengetahui jenis dan
jumlah inventaris yang dimiliki oleh UPK dan untuk mengetahui nilai buku
inventaris tersebut

Pengarsipan Dokumen Keuangan


Dokumen keuangan adalah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan setiap
transaksi-transakti yang terjadi dalam pengelolaan dana PNPM MPd, Dokumen
keuangan terdiri dari buku rekening bank, buku pencatatan transaksi, bukti
transaksi, buku inventaris, dokumen pelaporan keuangan. UPK harus
mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut sehingga mudah dilakukan pencarian
jika dibutuhkan

Pengarsipan Dokumen Non-Keungan


Dokumen Non-Keuangan adalah segala dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan kegiatan PNPM MPd.

I. LAPORAN BULANAN UPK

1. Neraca
Neraca adalan posisi keuangan UPK per tanggal tertentu yang terdiri dan
dua komponen yaitu aktifa dan pasifa
2. Laporan Operasional UPK
Laporan Operasional UPK adalah laporan yang menunjukkan kinerja
keuangan UPK dalam satu periode tertentu. Laporan Operasional UPK
didapat dari pengurangan total pendapatan dengan biaya-biaya dalam satu
periode tertentu contohnya satu bulan
3. Realisasi Penyaluran Dana
Realisasi Penyaluran Dana merupakan kumulatif dana yang telah disalurkan
ke desa per kegiatan
4. Laporan Perkembangan Pinjaman
Laporan Perkembangan Pinjaman merupakan laporan target dan realisasi
pengembalian pinjaman serta saldo pinjaman dari kelompok/desa
5. Laporan Kolektibilitas Pinjaman
Laporan Kolektibilitas Pinjaman merupakan laporan kualitas pinjaman yang
ada di kelompok/desa untuk mengetahui tingkat kesehatan pinjaman.

Keterangan kualitas untuk administrasi dan pembukuan UPK


C : Cukup, jika telah memenuhi syarat, baik, benar dan lengkap. Tertip
serta ada inovasi kreatif yang menambah kualitas.
AK : Agak Kurang, jika sudah memenuhi syarat namun ada beberapa hal
yang kurang lengkap dan kurang tertib.
K : Kurang, jika tidak memenuhi syarat, tidak lengkap dan tidak tertib
sehingga harus diperbaiki

II. SELISIH DANA SAAT PEMERIKSAAN

Perhitungan selisih dana ada pada lampiran. Jika terjadi selisih, beri ceklist telah
dilakukan dan isi berapa jumlah selisih.

Anda mungkin juga menyukai