PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM TLSK ONLINE
(TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN) PADA BAGIAN
SDM DAN ADMINISTRASI (SUB. BID. ADMINISTRASI &
FASILITAS) DI PT PLN (PERSERO) P3B JAWA BALI
REGION JAWA BARAT.
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktik Kerja Lapangan
Pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Admnistrasi Niaga

Oleh:
NIKO FAJAR HELIYANTO
07701044

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2010

ABSTRAK
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini berjudul “Penanganan Surat Masuk
dan Surat Keluar Dengan Menggunakan Sistem TLSK Online (Tatalaksana
Surat dan Kearsipan)”. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan dari 8 Februari
2010 sampai dengan 29 April 2010 di Bagian SDM dan Administrasi (Sub. Bid.
Administrasi & Fasilitas) di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat
yang beralamatkan di Jalan Moch. Toha Km. 4 Komplek PLN GI. Cigereleng,
Bandung. Ruang lingkup kegiatan yang berada di Bagian SDM dan Administrasi
(Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) khususnya Kesekretariatan adalah proses
pengelolaan Surat (Surat Masuk dan Surat Keluar) baik pengelolaan secara
manual maupun secara elektronik (TLSK Online) hingga proses pengarsipan,
penangan telepon dan fax.
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat dalam proses
pengelolaan Surat (Surat Masuk dan Surat Keluar) menggunakan Sistem TLSK
Online (Tatalaksana Surat dan Kearsipan). Sistem TLSK Online ini sangat
membantu pegawai dalam proses pengagendaan surat yang masuk dengan jumlah
yang banyak serta dalam proses penomoran surat yang otomatis sehingga tidak
akan ada nomor Agenda Surat yang sama. Tetapi timbul permasalahan ketika
Sistem TLSK Online tidak sempurna karena output berupa Formulir Pengendalian
Surat Masuk tidak bisa dicetak secara otomatis sehingga masih menggunakan
Microsoft Office Excel dengan disain yang disesuaikan dan juga masih ada
beberapa kekurangan dalam proses penyimpanan dan pencarian arsip. Untuk
memperbaiki kekurangan dalam proses penyimpanan dan pencarian arsip adalah
dengan memberi Kode Masalah pada setiap map dan Odner serta penyusunan
letak yang disusun secara sistematis sesuai dengan kode masalah, hal tersebut
akan membuat proses penyimpanan dan pencarian arsip lebih efektif dan efisien.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik
Kerja Lapangan ini dengan judul “PENANGANAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM TLSK ONLINE
(TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN)” pada Bagian SDM dan
Administrasi (Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) di PT PLN (Persero) P3B Jawa
Bali Region Jawa Barat tepat pada waktunya.
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun untuk meluluskan matakuliah
Praktik Kerja Lapangan pada Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan
Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung.
Akhir kata penulis menyadari bahwa dalam Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari sempurna, hal ini
disebabkan karena keterbatasan, pengalaman serta pengetahuan penulis. Untuk itu
saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan demi
kesempurnaan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini di kemudian hari. Penulis
berharap semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi penulis
pada khususnya dan pihak lain yang membacanya pada umumnya.

Bandung, Mei 2010

Penulis

UCAPAN TERIMA KASIH
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini tidak dapat diselesaikan tanpa
bantuan dari berbagai pihak yang telah terlibat baik langsung maupun tidak
langsung dalam membantu penyelesaian penulisan laporan ini. Untuk itu, dalam
kesempatan ini penulis bermaksud untuk menyampaikan rasa terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1.

Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M. Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi
Niaga.

2.

Nono Wibisono, SE., M. Sc, selaku Sekretaris Jurusan Administrasi
Niaga.

3.

Dra. Sholihati Amalia, S.Sos, M.Pd, selaku Kepala Program Studi
Administrasi Bisnis.

4.

Dra. Tintin Suhaeni, S. Sos, M. Si, selaku Dosen Pembimbing Praktik
Kerja Lapangan yang telah berkenan mengorbankan waktu, tenaga, pikiran
serta nasehat dengan segala kesabarannya dalam membimbing dan juga
pengarahan yang sangat berharga hingga selesainya Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini.

5.

Bapak H. Dedy Sudradjat, selaku Pembimbing Lapangan yang telah
berkenan membimbing penulis dalam melakukan kegiatan praktik kerja
lapangan selama kurang lebih 3 bulan.

6.

Bpk. Zaenudin, Bpk. Bandi, Ibu Verra dan Bpk Abo yang telah banyak
memberikan penjelasan dan arahan dalam mengerjakan Tugas-tugas
selama Praktik Kerja Lapangan di Bagian Kesekretariatan serta seluruh
pegawai yang bekerja di Bagian SDM dan Administrasi di PT PLN
(Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat yang tidak dapat disebutkan
satu persatu.

7.

Keluarga tercinta, Ibu dan Papa, yang telah membesarkan, mendidik dan
bekerja keras untuk memenuhi semua hal yang diberikan kepada Penulis,

Nita dan Nazfa yang sudah menjadi adik yang baik dan selalu ceria,
Mamah Eneng dan Mamah Agus yang selalu mendoakan cucunya setiap
saat, semoga Allah SWT selalu melimpahkan kesehatan dan rizki kepada
kalian semua.
8.

Teman-teman seperjuangan Kiagus, Lanaro, Firman, Andri, Thias,
Ridwan, Rian, Asep, teman-teman 3 AB-B dan semua teman-teman
angkatan 2007 yang telah bersama-sama melewati dua tahun terakhir ini
dalam susah dan senang.

9.

Pengurus dan Anggota HMAN 2008 dan 2009 yang selalu memberikan
semangat dan motivasi kepada Penulis.

10.

Teman-teman Kontrakan Vikar, Jeffri, Eka, Rendi, Aldo, Farid, Rayza,
Om Teddy, Isnen, Hardi, Tommy dan Mas Erwin yang selalu memberi
masukan dan inspirasi bagi Penulis.

11.

Hayati (Ay) yang setia menemani, memberi semangat serta perhatiannya
sampai sekarang kepada Penulis.
Semoga segala amal kebaikan yang telah dan akan diberikan mendapat
balasan berlipat ganda di dunia dan akhirat kelak. Amin.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Praktik Kerja

Lapangan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu,
saran dan kritik terbuka demi kesempurnaan laporan ini, penulis terima dengan
senang hati. Semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi Penulis
khususnya dan pembaca umumnya. Amin.
Bandung, Mei 2010

Penulis

DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK............................................................................................................ i
KATA PENGANTAR......................................................................................... ii
UCAPAN TERIMA KASIH............................................................................... iii
DAFTAR ISI........................................................................................................ iv
DAFTAR GAMBAR........................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang................................................................................. 1
1.2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan....................................................... 3
1.3. Manfaat Praktik Kerja Lapangan..................................................... 3
1.4. Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan.......................................... 4
1.5. Sistematika Penulisan....................................................................... 5
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................... 6
2.1. Gambaran Umum Perusahaan.......................................................... 6
2.1.1. Sejarah Perusahaan............................................................... 7
2.1.2. Visi, Misi, dan Philosofi Perusahaan................................... 10
2.1.2.1 Visi Perusahaan .................................................... 12
2.1.2.1 Misi Perusahaan ................................................... 12
2.1.2.1 Philosofi Perusahaan ............................................ 10
2.1.3. Arti Lambang Perusahaan.................................................... 13
2.1.4. Struktur Organisasi............................................................... 14
2.1.5. Job Description..................................................................... 17
2.2. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.................................................... 20
2.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk...................................... 23
2.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar...................................... 26
2.2.3. Prosedur Penanganan Surat Masuk menggunakan Sistem Tata
Laksana Surat dan Kearsipan (TLSK) Online...................... 28
2.2.4. Prosedur Pengarsipan Surat.................................................. 38

2.2.5 Penanganan Telepon dan Faximile....................................... 39
2.3. Pembahasan...................................................................................... 41
2.3.1. Penanganan Surat Masuk..................................................... 41
2.3.2. Penanganan Surat Keluar..................................................... 42
2.3.3. Penanganan Surat Masuk menggunakan TLSK Online....... 43
2.3.4. Pengarsipan Surat................................................................. 45
2.3.5. Penanganan Telepon dan Fax............................................... 50
BAB IIIKESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 52
3.1.

Kesimpulan........................................................................... 52

3.2.

Saran..................................................................................... 53

DAFTAR GAMBAR

2.1 Gedung PT PLN (Persero) P3B RJBR tampak depan................................... 6
2.2 Logo Perusahaan........................................................................................... 13
2.3 Struktur Organisasi ..................................................................................... 16
2.4 Penulis bersama Pembimbing PKL di Perusahaan........................................ 21
2.5 Pegawai: Bapak Zaenudin............................................................................ 22
2.6 Pegawai: Bapak Abo.................................................................................... 22
2.7 Pegawai: Ibu Verra...................................................................................... 22
2.8 Mesin Fax JWOT......................................................................................... 23
2.9 Mesin Tik Otomatis..................................................................................... 23
2.10 Odner Surat Masuk...................................................................................... 23
2.11 Flowchart Penanganan Surat Masuk........................................................... 25
2.12 Flowchart Penanganan Surat Keluar........................................................... 27
2.13 Flowchart Pengarsipan Surat Masuk........................................................... 38
2.14 Flowchart Pengarsipan Surat Keluar.......................................................... 39

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A. Surat permohonan PKL
Lampiran B. Surat persetujuan PKL
Lampiran C. Formulir bimbingan
Lampiran D. Daftar hadir PKL
Lampiran E. Laporan Daily dan Weekly
Lampiran F. Formulir Penilaian PKL
Lampiran G. Model Surat : Model 1, 2 dan 3
Lampiran H. Kode Masalah

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful