Anda di halaman 1dari 18

Buku Manual

SIMPATI-2000i
Modul Perwalian

Soft-@! Inc.
www.solusipintar.com
info@solusipintar.com
Daftar Isi

DAFTAR ISI 2

PENGANTAR 3

PROSEDUR PERWALIAN 3
LOGIN KE MODUL 3
MENU MODUL 4

MENGISI DATA TRANSAKSI 6

PENENTUAN DOSEN WALI 6


PENGISIAN DATA KRS 8
PENGISIAN DATA PRS 11
KRS MAHASISWA BARU 13

MENCETAK LAPORAN 14

MENCETAK DAFTAR MAHASISWA PER DOSEN WALI 14


MENCETAK DAFTAR KRS 16

MENGGUNAKAN UTILITAS 17

PENUTUP 18

Manual SIMPATI-2000i Halaman 2


Pengantar

Modul Perwalian merupakan salah satu modul dalam kelompok Akademik. Modul ini
dikembangkan untuk mengadministrasikan proses perwalian mahasiswa secara online.
Aturan lembaga yang terkait dengan perwalian dapat diset lebih lanjut melalui modul
Konfigurasi (syarat SPP, syarat batas SKS, kalender akademik KRS/PRS).

Prosedur Perwalian

Sub-modul perwalian ini dibangun berdasarkan prosedur perwalian yang umum terjadi di
perguruan tinggi. Dengan fasilitas online pada modul Layanan Mahasiswa, setiap
mahasiswa akan memilih mata kuliah yang akan dijalaninya di semester berikutnya.
Pemilihan akan diijinkan oleh sistem setelah persyaratan akademik (prasyarat
lulus/tempuh, jumlah SKS maksimum) dan keuangan (prosentase SPP) perwalian dipenuhi.
Berdasarkan pilihan tersebut (setelah konsultasi dengan dosen wali), staf akademik
berwenang dapat memprosesnya lebih lanjut. Sejumlah laporan telah disiapkan untuk
mendukung layanan ini. Dalam kondisi tertentu, staf akademik dapat melihat isian KRS
(Kartu Rencana Studi) mahasiswa dan melakukan perubahan seperlunya.
Pada modul ini juga terdapat layanan perubahan rencana studi (PRS) yang memungkinkan
mahasiswa mengubah (tambah/kurang) mata kuliah yang akan dijalaninya di semester
berjalan.

Login ke Modul

Setelah membuka tampilan awal untuk SIMPATI-2000i, pilihlah kelompok Akademik


sehingga muncul daftar modul-modul di dalam Akademik. Pilih modul Perwalian sehingga
muncul dialog login sebagai berikut :

Manual SIMPATI-2000i Halaman 3


Dialog Login Modul Perwalian

Menu Modul

Setelah login dan password valid, maka akan dimunculkan tampilan lengkap menu-menu
pada modul ini sbb. :
Transaksi
Plot Dosen Wali
Manual
Otomatis
Pindah Dosen Wali
KRS
PRS
KRS Mahasiswa Baru
Utilitas
Pemakai
Ganti Password

Manual SIMPATI-2000i Halaman 4


Laporan
Mhs Per Dosen Wali
Daftar Hadir Mahasiswa
Surat Tugas Wali
KRS
PRS
Mhs Per Jurusan
Rekap Mhs Per Dosen Wali
Daftar Mhs Aktif
Rekap Mhs Per Mata Kuliah
Daftar Mhs Tidak Perwalian
Daftar Mhs PRS
Informasi
Logout

Manual SIMPATI-2000i Halaman 5


Mengisi Data Transaksi

Pada bagian ini Anda dapat memilih untuk melakukan penentuan Dosen Wali, Mengecek
KRS/PRS dan Mengeset KRS untuk mahasiswa baru.

Penentuan Dosen Wali

Penentuan dosen wali dapat dilakukan dengan cara manual (satu persatu diset) atau
otomatis (diset otomatis secara merata). Bergantung pada kebijakan lembaga, kdua cara
diatas dapat dilakukan dengan bantuan menu ini. Anda dapat membuka menu Transaksi
| Plot Dosen Wali | Manual sehingga muncul dialog sbb.:

Dialog penentuan dosen wali secara manual

Untuk menentukan dosen wali manual, lakukan sbb.:


• Pilih parameter terkait (jurusan, jenjang studi, tahun, semester, tahun masuk
mahasiswa, dosen wali, tgl surat keputusan dan nomor surat)
• Klik tombol Proses. Akan muncul daftar mahasiswa terkait.
• Pilih mahasiswa yang walinya adalah dosen tersebut dengan men-check kotak pilihan.
• Tekan tombol Simpan

Manual SIMPATI-2000i Halaman 6


Daftar mahasiswa untuk dosen wali secara manual

Untuk cara kedua, penentuan dosen wali secara otomatis, Anda dapat membuka menu
Transaksi | Plot Dosen Wali | Manual sehingga muncul dialog sbb.:

Isian penentuan dosen wali otomatis

Manual SIMPATI-2000i Halaman 7


Penentuan dosen wali secara otomatis akan mengeset jumlah mahasiswa secara merata
untuk jurusan dan tahun masuk tertentu kepada semua dosen yang statusnya dosen tetap
pada jurusan tersebut.
Bila karena satu hal terjadi pergantian dosen wali (misal dosen tersebut tuas belajar ke
luar negeri atau pindah kerja), maka Anda dapat melakukan pergantian dosen wali untuk
mahasiswa tertentu. Pilih menu Transaksi | Plot Dosen Wali | Pindah Dosen Wali
sehingga muncul dialog sbb.:

Pindah Dosen Wali

Untuk pindah dosen wali, lakukan sbb.:


• Pilih mahasiswa yang akan dipindahkan dosen walinya
• Isi tahun dan semester terkait.
• Klik tombol Proses. Bila ybs telah perwalian di tahun dan semester tsb, maka akan
dimunculkan daftar berikutnya yang dapat diisi.
• Pilih dosen wali pengganti, tgl mulai dan nomor surat keputusan penggantiannya.
• Klik tombol Proses. Update data dosen wali akan dilakukan.
Lakukan hal yang sama untuk mahasiswa lainnya yang akan dipindahkan dosen walinya.

Pengisian Data KRS

Pengisian data KRS mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa ybs. di modul Layanan
Mahasiswa. Hasil pengisian data terseburt dapat dilihat dan diperiksa lebih lanjut oleh staf
akademik di menu ini. Pilih menu Transaksi | KRS untuk memunculkan dialog ini.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 8


Dialog Isi KRS : bagian awal

Setelah Anda mengisi NRP mahasiswa, tahun dan semester terkait, maka sistem akan
memunculkan isian data KRS mahasiswa ybs. secara lengkap (data mhs ybs, mata kuliah
yg dapat diambil dan KRS yang telah diisi). Pada tahap ini, jika diperlukan, Anda dapat
melakukan pengubahan isian sesuai kebutuhan.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 9


Dialog isi KRS : bagian berikutnya

Untuk menambah data MK yang akan diambil, lakukan sbb.:


• Pilih mata kuliah yang akan diambil dengan men-check list dari daftar yang ada.
• Tekan tombol Proses. Mata kuliah yang dipilih akan dimasukkan dalam daftar
Matakuliah yang Diambil pada tabel bagian bawah.

Untuk menghapus mata kuliah yang diambil, lakukan sbb.:


• Pada tabel Daftar Matakuliah yang Diambil, klik icon Hapus pada baris data yang akan
dihapus.
• Jika yakin, lakukan penghapusan.

Perhatikan, jika Layanan Mahasiswa dengan isian KRS online sudah berjalan, staf akademik
cukup melihat isinya saja dan tidak disarankan untuk melakukan peruhan apa pun pada
dialog ini.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 10


Untuk melihat mata kuliah yang pernah diambil berikut nilainya untuk mahasiswa tersebut,
klik icon Lihat Daftar Mata Kuliah pada grup tampilan Data Mahasiswa sehingga
muncul dialog pop up sbb.:

Mata kuliah dengan nilainya

Pengisian Data PRS

Perubahan Rencana Studi (PRS) dapat dilakukan setelah perkuliahan berjalan Pengisian
data KRS mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa ybs. PRS dilakukan pada jadwal yang telah
ditetapkan (pada Modul Konfigurasi) untuk mahasiswa yang telah melakukan KRS
sebelumnya.
Seperti pada KRS, posisi staf akademik di menu ini lebih bersifat memonitor saja karena
dara PRS telah dimasukkan oleh mahasiswa ybs. melalui Layanan Mahasiswa. Untuk
membuka menu ini, Pilih menu Transaksi | PRS untuk memunculkan dialog ini.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 11


Dialog PRS : awal

Pada dialog bagian ini, Anda diminta untuk mengisi NRP, Tahun dan Semster terkait serta
tanggal proses (biarakan default jika sekedar melihat data). Klik tombol Proses akan
memunculkan informasi data mahasiswa, daftar mata kuliah yang bisa diambil, trasaksi
PRS dan KRS akhir setelah proses PRS.
Penambahan mata kuliah dilakukan di grup data Daftar Mata Kuliah Yang Bisa Diambil.
Check isian dari list yang tersedia lalu klik tombol Tambah di bawahnya. Untuk
pengurangan mata kuliah, dari daftar mata kuliah yang telah diambil sebelumnya (lihat
daftar KRS di tabel paling bawah), akan dimunculkan daftar mata kuliah terkait. Isi alasan
pengurangan jika perlu. Jika selesai, klik tombol Kurang untuk mengurangi mata kuliah di
KRS akhir.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 12


Dialog PRS : bagian berikutnya

Perhatian, isian PRS ini dilakukan secara online oleh mahasiswa pada Layanan Mahasiswa.
Staf akademik cukup memonitor saja data yang telah ada. Pada kasus tertentu (Layanan
Mahasiswa tidak berjalan karena LAN atau PC mahasiswa tidak berfungsi misalnya), Anda
dapat mengisi data PRS mahasiswa melalui menu ini.

KRS Mahasiswa Baru

Khusus mahasiswa baru, pengisian KRS pertama kali (tahun pertama), dapat dilakukan
secara otomatis sesuai dengan kurikulum yang berlaku untuk jurusan terkait. Untuk
mengeset KRS bagi mahasiswa baru, pilih saja menu Transaksi | KRS Mahasiswa Baru
sehingga muncul dialog sbb.:

Manual SIMPATI-2000i Halaman 13


KRS Mahasiswa Baru

Tombol Proses akan mengeset secara otomatis KRS untuk mahasiswa di jurusan yang
dipilih. Pastikan Anda telah mengeset mata kuliah dengan benar di modul KURKULUM.

Mencetak Laporan

Berdasarkan data yang telah dimasukkan, Anda dapat mencetak laporan sesuai kebutuhan.
Laporan akan dicetak dikertas A4 dengan kop laporan sesuai dengan lisensi pengguna.

Mencetak Daftar Mahasiswa Per Dosen Wali

Pilih menu Laporan | Daftar Mhs Per Dosen Wali sehingga muncul dialog sbb. :

Pilihan dalam laporan

Isi parameter sesuai kebutuhan (tahun, semester dan dosen wali yang diinginkan).
Selanjutnya akan muncul laporan tersebut.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 14


Preview laporan
Untuk melihat format siap cetaknya lengkap dengan logo, klik icon printer yang ada
sehingga muncul sbb.:

Laporan siap cetak

Manual SIMPATI-2000i Halaman 15


Mencetak Daftar KRS

Pilih menu Laporan | KRS sehingga muncul dialog sbb. :

Pilihan mencetak

Isi NRP, tahun dan semester terkait sehingga muncul tampilan sbb.:

Laporan KRS mahasiswa


Lakukan dengan cara yang sama (isi parameter ssuai kebutuhan) untuk melihat laporan
lainnya.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 16


Menggunakan Utilitas

Menu utilitas berguna untuk melakukan set password dan melihat daftar pemakai untuk
model terkait. Pilih menu Utilitas lalu pilih sub menu sesuai kebutuhan sehingga akan
muncul dialog sbb. :

Daftar pemakai

Ubah password

Manual SIMPATI-2000i Halaman 17


Penutup

Jika Anda selesai menggunakan modul ini, jangan lupa untuk melakukan LOGOUT dari
sistem. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian oleh mereka
yang tidak berhak.
Berdasarkan data di modul ini, Anda dapat memanfaatkan modul-modul lain di bidang
akademik sesuai kebutuhan.

Manual SIMPATI-2000i Halaman 18