Anda di halaman 1dari 6

PENGURUSAN AM 111

--------------------------------------------------------------------------------------
--------------

PENGURUSAN AM

PENDAHULUAN

Komunikasi satu daripada kegiatan yang terpenting dalam perhubungan awam.


Pengamal perhubungan awam adalah orang perantaraan di dalam corak komunikasi
yang berterusan, mereka terlibat samada secara langsung atau tidak langsung dalam
segala aspek komunikasi. Ia menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat
awam. Untuk menjadi seorang yang mahir dalam bidang komunikasi, pengamal
perhubungan awam haruslah mengetahui tentang konsep dan teori komunikasi.

TAKRIF

Komunikasi berpunca daripada perkataan Latin communiatus yang bermaksud


berkongsi sesuatu. Dengan itu, apabila kita berkomunikasi, ini bermakna kita sedang
berusaha berkongsi idea atau maklumat dengan individu atau orang yang kita
berkomunikasi dengannya.

Dengan lain perkataan komunikasi ialah suatu proses penyampaian maklumat


dari satu pihak (penyampai) kepada suatu pihak yang lain (penerima). Komunikasi yang
berkesan akan menhasilkan maklumbalas dan seterusnya tindakbalas yang diharapkan.
Komunikasi yang berkesan akan dapat mengubah cara seseorang berfikir. Ini
selanjutnya boleh mengubah aspek-aspek yang lain seperti tindak-tanduk dan kelakuan
seseorang.

JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi boleh dibahagikan kepada dua jenis iaitu

1. Secara lisan

Melalui tulisan ) penggunaan bahasa


Perkataan )

2. Bukan lisan

Melalui Bahasa Isyarat


Gerak badan
Pernyataan Wajah
Pergerakan Mata

KOMUNIKASI SEBAGAI SATU PROSES

Komunikasi merupakan suatu proses yang berterusan seperti dalam rajah berikut:-
PENGURUSAN AM 112
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------

Halangan

Menghanta
r

Penyampai Mesej Penerima

Maklumbalas

Setelah difahami

Rajah di atas menunjukkan bahawa penyampaian sesuatu mesej tidaklah semestinya


berjalan lancar. Dalam amalan harian, banyak mesej yang tidak sampai kepada
penetima dalam keadaan yang dimaksudkan sebenar oleh penerima. Mesej itu telah
terbantut atau tergendala. Ini berlaku kerana wujud beberapa halangan yang mungkin
tidak ketara.

Langkah-langkah yang perlu diikuti bagi menentukan mesej boleh dihantar kepada
penerima ialah:

1. Membentuk idea (develop an idea Ideation)

2. Mengubah Idea ke dalam bentuk simbol (Encode)


- Ianya mungkin di dalam bentuk perkataan, rajah atau simbol-simbol.
Diperingkat ini juga penghantar menetapkan cara yang paling sesuai untuk
menghantar mesej tersebut.
3. Menghantar mesej (Transmit)
- Boleh dilakukan melalui memo, telefon ataupun pertemuan sendiri. Ia
hendaklah dilakukan pada masa yang sesuai (timing). Di peringkat ini
penghantar mesej perlulah cuba mengelakkan proses penghantaran itu daripada
gangguan ataupun halangan (free of barriers or interference) bagi mempastikan
mesej mereka sampai kepada penerima mesej dan mendapat perhatian
sepenuhnya.

4. Menerima mesej (Receive)


- Di peringkat ini peranan penerima lebih penting daripada peranan
penghantar mesej. Sekiranya penghantaran mesej dilakukan secara lisan, maka
penerima mesej hendaklah mendengar dengan teliti.
PENGURUSAN AM 113
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------

5. Memahami mesej (Decode)


- Di peringkat ini penerima kan cuba memahami mesej yang dihantar. Proses
komunikasi hanya boleh dianggap berjaya setelah mesej yang dihantar itu telah
difahami sepenuhnya oleh penerima.

6. Mengambil tindakan (Action)


- Di peringkat inilah penerima akan menggunakan/mengambil tindakan
sewajarnya ke atas mesej yang diterimanya. Disinilah nanti proses
berkomunikasi akan dapat dilihat. Dalam hal ini ada tiga kemungkinan yang akan
berlaku:-

I. Mesej diterima
- Memberi kepuasan kepada si penghantar (satisfaction)

II. Mesej tidak diterima/tidak difahami


- Menyebabkan perasaan hampa kepada si penghantar
(frustration); atau

III. Mesej yang diterima adalah lain daripada apa yang dimaksudkan oleh
si penghantar
- Mungkin menimbulkan perselisihan faham di antara si penghantar
dan si penerima (Complication).

HALANGAN DAN GANGGUAN DALAM KOMUNIKASI

- Bahasa tidak jelas


- Latarbelakang pendengar/penerima mesej yang berbeza
- Alam sekeliling (persekitaran)
- Salah tafsir (intepretasi)
- Kesesuaian masa (timing)
- Emosi penerima
- Cara penyampaian yang kurang jelas
- Sikap penghantar/penerima

KEKESANAN KOMUNIKASI

Sesuatu komunikasi itu akan berkesan jika dapat dikurangkan halangan-halangannya.


Di antara beberapa ciri yang boleh dijadikan asas untuk menentukan komunikasi yang
berkesan adalah berpandukan 7K seperti berikut:-

1. Kepercayaan
- Untuk menyampaikan sesuatu mesej dengan berkesan, penyampai
haruslah memperolehi kepercayaan (credibility) dari pendengar. Pra-syarat ini
akan dapat menarik perhatian serta mendapat tumpuan pendengar. Keadaan ini
akan membantu kelancaran penyampai maklumat dan ia juga akan lebih yakin
dalam penyampaiannya.
PENGURUSAN AM 114
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------

2. Konteks
- Mesej bagi sesuatu komunikasi itu hendaklah mempunyai kebenarannya
dalam konteks yang tertentu.

3. Kandungan
- Kandungan sesuatu mesej itu hendaklah mempunyai makna. Makna
itulah yang akan mempengaruhi pendengaran untuk bertindak.

4. Kejelasan
- Mesej yang dihantar seharusnya tidak mengelirukan. Disinilah
terletaknya pemilihan kata-kata atau simbol-simbol yang digunakan ketika
berkomunikasi.

5. Keupayaan Pendengar
- Tahap keupayaan di pihak pendengar akan menentukan kekesanan
komunikasi. Jika tinggi tahap pemahaman pendengar, maka bolehlah penyampai
maklumat memilih penggunaan ayat yang sesuai denan ilmu pendengar itu.
Sebaliknya jika rendah kemampuan pendengar, maka lebih sesuai digunakan
ayat-ayat yang boleh difahami.

6. Kaedah
- Komunikasi dilakukan melalui beberapa saluran yang dipilih. Pemilihan
ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan penyampaian maklumat. Pertimbangan
harus dibuat juga kepada apakah kumpulan sasar serta saiznya.

7. Kesinambungan
- Komunikasi adalah sebagai suatu proses yang berterusan. Ia
memerlukan perulangan untuk menarik perhatian. Disampin itu susunan ayat-
ayat juga mestilah ada hubungkaitnya untuk melicinkan penerimaan pendengar.
Malahan kesinambungan itu akan saling menguatkan fakta-fakta yang telah
disebutkan.

KOMUNIKASI MESRA

Komunikasi yang mesra bermaksud bukan sahaja ianya berkesan tetapi ianya mestilah
dapat mewujudkan perasaan puashati, rasa dihargai dan keinginan untuk saling
bekerjasama antara kedua pihak yang terlibat. Komunikasi yang mesra dan berkesan
akan dapat diwujudkan apabila:

1. Syarat-syarat di para 1 hingga 7 yang tersebut di atas diberi perhatian


sepenuhnya ketika berkomunikasi dengan orang awam.

2. Mengawal perilaku serta menunjukkan kesopanan dan kehalusan budipekerti


ketika berkomunikasi.

3. Menggunakan perkataan yang tepat, ringkas serta tekanan suara yang lembut
tetapi jelas ketika berkomunikasi.
PENGURUSAN AM 115
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------
4. Mengawal memek muka dan pergerakan diri daripada apa yang boleh
memberikan makna bahawa kita tidak menyenangi keadaan dan kehadiran orang
awam.

5. sentiasa menunjukkan kesediaan untuk berkhidmat dan memberikan kerjasama


kepada orang ramai sepanjang masa.

6. Sentiasa cuba memahami masalah orang ramai dan memberi pertolonan yang
perlu tetapi tidak melanggar peraturan yang di tetapkan.

7. Mengelakkan diri dari mengunakan perkataan-perkataan yang boleh


menyinggung perasaan orang ramai seperti bertanya hal peribadi dan sebagainya.

8. Sentiasa insaf di atas tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan serta


sentiasa berfikiran terbuka dan ikhlas sepanjang masa.

Langkah-langah asas ke arah meninggikan keberkesanan dalam berkomunikasi dengan


orang ramai di perkhidmatan kaunter.

1. Cuba fahami keadaan mereka.

2. Beri peluang tamu/pelangan anda menceritakan sesuatu (masalah).

3. Belajar untuk bercakap dalam bahasa mereka.

4. Jadikan mereka merasa diutamakan.

5. Jadikan tamu atau pelanggan anda itu mesra dengan anda.

6. Sentiasa bersedia menerima/membantu pelangan.

7. Tingkatkan kemahiran mendengar.

8. Berlaku jujur kepada diri sendiri.

9. Katakan sesuatu dengan hormat.

10. Kemaskini diri anda/elok dipandang.

11. Tahu bila harus berhenti menanya.

PENUTUP

Komunikasi adalah penting dalam perhubungan awam. Perkhidmatan yang baik akan
dapat dicapai sekiranya pegawai-pegawai dan kakitangan yang bertugas tidak dapat
berkomunikasi dengan mesra dan berkesan. Ia menentukan keberkesanan anda
melaksanakan dasar dan program kerajaan serta menentukan imej kerajaan di mata
masyarakat adalah baik.
PENGURUSAN AM 116
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------