Desain dan Struktur

Organisasi Formal

Kelompok
Gilly Marlya Tiwow
Devyano Ranti
Hendrik Silamba
Gustin Lumintang

Page  1 YOUR LOGO

ORGANISASI

 Organisasi merupakan entitas-entitas yang

memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil
tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-
individu yang bertindak secara sendiri (Gibson, et.al.,
1985)
 Organisasi merupakan sebuah sistem yang terdiri dari
aneka macam elemen atau sub sistem, diantara mana
subsistem manusia mungkin merupakan subsistem
terpenting, dan di mana terlihat bahwa masing-masing
sub sistem saling berinteraksi dalam upaya mencapai
sasaran-sasaran atau tujuan-tujuan organisasi yang
bersangkutan (Winardi, 2003)

YOUR LOGO
CIRI UMUM ORGANISASI

 Sebuah organisasi senantiasa mencakup sejumlah

orang
 Orang-orang tersebut terlibat satu sama lain dengan
satu atau lain cara, artinya mereka semua
berinteraksi
 Interaksi tsb selalu dapat diatur atau diterangkan
dengan jenis struktur tertentu
 Masing-masing orang di dalam organisasi memiliki
sasaran-sasaran pribadi; beberapa diantaranya
merupakan alasan bagi tindakan-tindakan yang
dilakukannya
YOUR LOGO
Organisasi Formal

 Organisasi formal merupakan organisasi yang dengan

sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas
disusun.
 Memiliki tujuan atau sasaran
 Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur
organisasinya
 Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang
menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk
pencapaian tujuan organisasi; hubungan antarfungsi-
fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya
YOUR LOGO
Page  4
Konsep Dasar Pengorganisasian

 Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan

keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan
rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka
kerja organisasi tertentu.
 Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain
Organisasi.
 Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan
dengan Struktur Organisasi.
 Desain organisasi: penentuan struktur organisasi yang
paling memadai untuk strategi, orang, teknologi dan
tugas organisasi.

YOUR LOGO
Page  5
Desain Organisasi

 Stuktur Organisasi merupakan desain organisasi dimana manajer

melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan
pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta
bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan
dikomunikasikan

 Beberapa elemen Struktur organisasi

1.Kejelasan Amanat (Clarity of Mandate)

2. Kesatuan Tujuan (Unity of Purpose)
3. Kejelasan Hubungan (Clarity of Relationship)

YOUR LOGO
Page  6
STRUKTUR ORGANISASI

 Adalah mekanisme-mekanisme formal dengan mana

organisasi dikelola
 Menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan-hubungan, diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang
yg menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan
tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi
 struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi
dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja

YOUR LOGO
 STRUKTUR ORGANISASI

 Struktur suatu Organisasi menggambarkan bagaimana

organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimana
mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok.
 Struktur Organisasi adalah suatu keputusan yang diambil
oleh organisasi itu sendiri berdasakan situasi, kondisi
dan kebutuhan organisasi.
 Struktur suatu Organisasi ada kaitannya dengan tujuan,
sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasi itu
mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin
dicapainya.
 Struktur Organisasi adalah unik untuk setiap organisasi.
YOUR LOGO
 VARIABEL STRUKTUR

1. UKURAN (SIZE) :
- makin besar akan semakin komplek, semakin
impersonal, semakin lugas , semakin sulit
diarahkan, semakin sulit dipadukan.
- ukuran menciptakan dilemma : kecil kurang, besar
susah.
- tak ada yang tahu ukuran yang optimum.

2. RENTANG KENDALI :
- Jumlah orang yang langsung di bawah pengawasan
dan tanggung-jawab seorang pejabat/pemimpin.
- Jumlah yang optimum adalah antara 6 - 10.
- Kalau terlalu banyak tidak akan bisa diawasi, dan
disupervisi secara optimal.

YOUR LOGO
3. JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI :
- Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi
vertikal.
- Sebaiknya tak terlalu banyak.
- Perhatikan efektivitas komunikasi.

4. STRUKTUR KEWENANGAN :
- Orang-orang yang punya kewenangan membuat
keputusan bagi organisasi.
- Siapa saja yang termasuk dalam struktur ?
- Bila hanya satu orang bisa timbul kesulitan.
- Pendelegasian wewenang.

5. STRUKTUR KOMUNIKASI :
- Variabel yang terpenting.
- Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah.
- Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal. YOUR LOGO
6. STRUKTUR TUGAS :
- Sama dengan struktur peranan.
- Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada
anggota-anggotanya.
- Apakah semua pekerjaan terbagi habis ?
- Apakah semua anggota mendapat peranan ?
- Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan ?

7. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS :

- Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan
yang diberikan ?
- Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan
menjadi anggota organisasi ?
- Apakah prestis terbagi secara merata ?
- Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka
bagi semua anggota ?

8. JARAK PSIKOLOGIS :
- Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan
orang-orang di bawah (yang melakukan pekerjaan).
- Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi. YOUR LOGO
- Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak.
FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN PERANCANGAN
STRUKTUR ORGANISASI

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya

2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam
organisasi
4. Ukuran organisasi

YOUR LOGO
Empat Pilar Pengorganisasian
(Four Building Blocks of Organizing)

 Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)

 Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan
(Departmentalization)
 Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi
(hierarchy)
 Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk
mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi
atau koordinasi (coordination)

YOUR LOGO
Page  13
 Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work)

 Pembagian Kerja adalah Upaya menyederhanakan

keseluruhan kegiatan dan pekerjaan menjadi lebih
sederhana dan spesifik.

 Dinamakan juga Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih

sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi
adalah pekerjaannya, bukan orangnya.

 Contoh : Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran,

pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian
dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain
sebagainya
YOUR LOGO
Page  14
Pilar Kedua: Pengelompokan Pekerjaan
( Departmentalization)

 Setelah dispesifikkan, kemudian pekerjaan-

pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan
kriteria tertentu yang sejenis
 Pengelompokan Pekerjaan atau
Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses
pengelompokkan dan penamaan bagian atau
kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu

YOUR LOGO
Page  15
 Contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu,
pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga
pengiriman makanan dari bagian dapur kepada
pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan
menjadi satu departemen tertentu, katakanlah
bagian Pelayan

YOUR LOGO
Page  16
Pilar Ketiga :
Penentuan Relasi antar bagian dalam
Organisasi (Hierarchy)

 Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi,

baik secara vertikal maupun secara horisontal.

 Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

- Span of management control atau span of

control
- Chain of Command

YOUR LOGO
Page  17
 Span of management control terkait dengan jumlah orang
atau bagian di bawah suatu departemen yang akan
bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu

 Chain of command menunjukkan garis perintah dalam

sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi hingga
hirarki yang paling rendah.
 chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan
kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan
melapor ke bagian mana.

YOUR LOGO
Page  18
Jenis-jenis Hirarki

 Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)

 Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

YOUR LOGO
Page  19
 A

B C

D E
Hirarki
Vertikal
F G

I J K L

Hirarki Horisontal

Hirarki Vertikal dan Horisontal YOUR LOGO

Page  20
Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)

 Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan

seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian
dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai
secara efektif
 the process of integrating the activities of separate
departments in order to pursue organizational goals
effectively
 (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

YOUR LOGO
Page  21
 Tipe Struktur Organisasi

 Berdasarkan Fungsional
 Berdasarkan Produk
 Berdasarkan Pelanggan
 Berdasarkan Geografis
 Berdasarkan Matriks

YOUR LOGO
Page  22
 Departementalisasi berdasarkan Fungsi

Direktur Utama
PT ABC

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Bagian Bagian
Functional Penjualan Promosi
Departmentalization

Bagian Bagian Rekrutmen Pelatihan dan

Produksi Pergudangan dan Seleksi Pengembangan

YOUR LOGO
Page  23
 Departementalisasi berdasarkan Produk

Direktur Utama
PT ABC

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Bagian Bagian
Penjualan Promosi

Bagian Bagian Rekrutmen dan Pelatihan dan

Produksi Pergudangan Seleksi Pengembangan

Susu Sabun Pasta Gigi Mi Instan

Mandi

Product
Departmentalization

YOUR LOGO
Page  24
Departementalisasi berdasarkan Pelanggan

Bagian Produksi PT
ABC

Susu Sabun Pasta Gigi Mi Instan

Mandi

Bayi Anak-anak Remaja Dewasa

Customer
Departmentalization

YOUR LOGO
Page  25
 Departementalisasi berdasarkan Geografis

Manajer
Pemasaran
PT ABC

Bagian Bagian
Penjualan Promosi

Jakarta Bandung Makassar Medan

Geographic
Departmentalization

YOUR LOGO
Page  26
 Departementalisasi berdasarkan Matriks

Direktur Utama
PT ABC

Profit Manajer Manajer Manajer Manajer Riset dan

Project Keuangan Pemasaran SDM Pengembangan

Susu

Sabun
Mandi

Pasta Gigi

Mi Instan

YOUR LOGO
Page  27
 - Struktur Matriks
- Dikelompokkan dalam Departemen Fungsional dan dipinjam apabila ada
proyek atau progra tertentu.
- Keuntungan: fleksibel, pengambilan keputusan kelompok dapat dilakukan,
karyawan memperoleh mempeljari ilmu baru, sumberdaya bisa digunakan
dengan efisien, karyawan dengan sistem dua komando, dapat menjembatani
proyek dengan fungsional dan meningkatkan koordinasi, mendorong
desentralisasi.
- Kekurangan: karyawan tidak merasa pasti karena ada atasan ganda, manajer
merasa wewenang mereka dikebiri, kelemahan dalam pengambilan keputusan
kelompok dapat muncul karena matriks menggunakan kelompok dalam
pengambilan keputusan.

YOUR LOGO
Page  28
KEKUASAAN

 Kekuasaan : Kemampuan untuk memberikan

pengaruh pada orang lain.

Suatu kemampuan untuk mengubah sikap atau

tingkah laku individu atau kelompok.

YOUR LOGO
Page  29
Kekuasaan

 Bentuk – bentuk kekuasaan:

 Kekuasaan pribadi (personal power)

Kekuasaan yang di dapat dari pengikut dan didasarkan pada seberapa besar
pengikut tersebut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.
Mis:kekuasaan keahlian dan kekuasan rujukan.

 Kekuasaan posisi (position power)

Kekuasaan yang di dapat dari wewenang formal organisasi. Tergantung pada
besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
Mis: kekuasaan memaksa, kekuasaan menghagai, kekuasaan sah dan
kekuasaan pengendali informasi.

YOUR LOGO
Page  30
Wewenang

Wewenang :
Hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau
tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.

 Memberi wewenang termasuk memberikan kebebasan

dan tanggung jawab kepada karyawan melakukan
pekerjaannya menurut cara terbaik menurutnya.

YOUR LOGO
Page  31
 Wewenang

- Pandangan Klasik
- Wewenang datang dari atas yang kemudian diturunkan ke tingkat yang lebih
bawah.
- Manajer memperoleh wewenang memerintah dari tingkatan yang lebih tinggi
(pemegang saham), dan karyawan mempunyai kewajiban melaksanakan
perintahnya.

- Pandangan Penerimaan
- Fokus pada karyawan.
- Penerima perintah bersedia menjalankannya karena dia menerima perintah
tersebut. Wilayah penerimaan merupakan wilayah dimana seseorang bersedia
menerima perintah.

YOUR LOGO
Page  32
Komponen Struktur Organisasi (lanj’)

- Wewenang Lini dan Staff

- Wewenang Lini dimiliki oleh Manajer Lini yang mengambil keputusan untuk
mencapai tujuan organisasi secara langsung.
- Wewenang staff dimiliki oleh orang atau kelompok yang memberikan nasehat
kepada manajer lini.

- Delegasi Wewenang
- Penugasan wewenang atau tanggung jawab formal organisasi kepada orang
lain (karyawan atau manajer tingkat bawah)
- Mempunyai keuntungan membuat manajer dapat menyelesaikan tugas lebih
banyak.
- Halangan: keengganan manajer mendelegasikan wewenangnya ke bawahan.

YOUR LOGO
Page  33
DELEGASI

 Delegasi adalah Memberikan wewenang formal

kepada orang lain (kekuasaan sah) dan
tanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas
tertentu.

Pendelegasian perlu agar organisasi dapat

berjalan secara efisien.

YOUR LOGO
Page  34
DESENTRALISASI DAN
SENTRALISASI

 Seberapa jauh wewenang formal didelegasikan oleh manajer di

seluruh organisasi erbentang dalam kontinuum dari desentralisasi
dan sentralisasi.
 Dalam organisasi yang terdesentralisasi, wewenang dan tanggung
jawab dan tanggung jawab dalam jumlah besar diteruskan ke bawah
lewat hierarki organisasi.
 Dalam organisasi yang relatif tersentralisasi, wewenang dan
tanggung jawab yang cukup besar tetap berada di puncak hierarki.

YOUR LOGO
Page  35
Terima Kasih

Page  36 YOUR LOGO