Dokumen Perusahaan Dalam Implementasi Undang-Undang No.

8 Tahun 1997
: Perlindungan Dokumen Elektronik dan Alih Media
Arsip

Aula Bank Nagari, Padang, 8 November 2006

 
Basis Data (Database), dapat dibayangkan sebagai sebuah
lemari arsip. Jika kita memiliki lemari arsip dan
berwenang/bertugas untuk mengelolanya, maka
kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti :
memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang
akan disimpan, menentukan kelompok/jenis arsip, memberi
nomor dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap
sampul/map.
Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan
yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat
dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan
secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan
(redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai
kebutuhan.
Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang
disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
 Mahasiswa
Matakuliah

Absen Nilai

Lemari arsip sebuah ruang

File Mahasiswa File Matakuliah

Disk / Storage

File Absen File Nilai

Basis data di sebuah harddisk

 Rektorat Sekretariat

PDE Dengan
PC Stand Alone

Bank Bukopin
 Bank Bukopin

SIAM UPI-YPTK
SIAM UPI “YPTK”
Pemerintah Propinsi
LAMPUNG
 
Basis Data (Database), Data tersimpan secara terintegrasi
dan dipakai secara bersama-sama
Hardware, Perangkat keras yang digunakan dalam
mengelola sistem database
Software, perangkat lunak perantara antara pemakai dengan
data fisik. Perangkat lunak dapat berupa Data Base
Management System dan berbagai program aplikasi
User, sebagai pemakai sistem
Sistem Operasi (Operating System)
Mencegah Data redudancy dan Inconsistency
Mempermudah dalam melakukan akses terhadap data
Mempertimbangkan Data Isolation
Mencegah Concurent access anomaly
Mempertimbangkan masalah ke-amanan data
Mempertimbangkan masalah integritas
 user

naive application sophisticated database

user programmer user administrator

application application Database

query
interface program Scheme

Data manipulation
language query processor
precompiler
data definition
language
application compiler
database
programs object database
manager
code management
system

file manager

data files

data dictionary
disk
storage
 Stand-alone database diakses pada komputer
personal misalnya Microsoft access, foxbase, dbase, dll

 Server database diakses oleh jaringan komputer

misalnya Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server, MYSQL,
SYBASE, INTERBASE, PARADOX, PROGRESSQL, .
Membangun Bank Arsip (Data Warehouse)
Implementasi e-Government berbasis IT diarahkan untuk membangun Bank
Data (Data Warehouse) yang didukung oleh Sistem Informasi Eksekutif dan
Informasi Pendukung Pengambil Kebijakan secera cepat dan tepat melalui
pengintegrasian data/informasi dari seluruh Instansi dilingkungan PemKo
Payakumbuh

Sekretariat Kota
Dinas Industri & Perdagangan
Dinas Kependudukan
Dinas Inkom & Humas
Badan Pengawas
Bappeda Payakumbuh
Kantor Satpol & Pamong Praja
Ass. Adm. Pem. & pembangunan
Ass. Adm dan Umum
Bag. Tata Pemerintahan
Bank Arsip
Pemko
Dinas Kantor Arsip & Perpusta-
Bag. Hukum dan Ortal kaan
Dinas Pemuda & Olah Raga
Bag. Pembangunan
Dinas Kebersihan & Taman
Bag. Protokol
Dinas Pasar
Bag. Kuangan
Dinas Perhubungan
Dinas KimPrasWil
Dinas Pertanahan
Dinas Pendidikan
Dinas Kesejahteraan Sosial
Dinas PemMasyKop & UKM
Badan Penanaman Modal
Dinas KelPerikanan&Pertanian
Badan KesBang & Pel. Masy.
Dinas Pendapatan
Dinas Tenaga Kerja
Membangun Aplikasi Operasional Instansi
Aplikasi Ketataprajaan Aplikasi Administrasi

Aplikasi
OrTal Otonomi Adm & Perleng-
Pelaporan Ke Umum
Daerah kapan
Pemprop. & Pusat

Asisten Ketataprajaan Asisten Administrasi

Pemerintahan Keuangan

SIM
Sekretariat
Kota
Aplikasi Ekonomi & Aplikasi Pembinaan
Pembangunan Hukum & Sosial

Per- Hukum Bina

ekonomian Sosial

Asisten Ekonomi Asisten Pembinaan

& Pembangunan Hukum & Sosial

KOORDINASI
KE BAWAH Pemberd.
Pem-
Perempuan
bangunan
 Sampel: Aplikasi Operasional Instansi BAPPEDA

e-Gov
PemKo

Aplikasi Perencanaan Aplikasi Perencanaan Aplikasi Sarana & Aplikasi RenBang

Ekonomi & Keuangan SDM & Sosial Budaya Prasarana & BangTek

Aplikasi Sekretariat

• Subbid Pertanian • Subbid Kependudukan, • Subbag Kepegawaian • Subbid Perhubungan

• Subbag Keuangan • Subbid Kerjasama
• Subbid Keuangan, TK & PP • Subbid Tata Ruang &
• Subbag Umum Luar Negeri
PDU, & Parawisata • Subbid Pemerintahan, Lingkungan Hidup
• Subbag Organisasi & • Subbid Kerjasama
• Subbid Perdagangan Hukum & Komunikasi • Subbid Pengairan &
Hukum Antar Daerah &
Koperasi & Jasa • Subbid Sumber daya Air
Lembaga Masyarakat
• Subbid Industri, Pendidikan,Mental • Subbid
• Subbid Teknologi &
Sumber Daya Alam & Spritual & udaya Pengembangan
Informasi
Kelautan • Subbid Kesehatan & Wilayah
Kesejah.Masyarakat Pembangunan
 Jenis aplikasi e-Gov.

e-Sport e-Election

e-Government e-Library
e-Commerce PemKo
e-Learning e-Services

INTERNET INTRANET
Unit Pelayanan Masyarakat Terpadu
SIM Kepegawaian Terpadu
Sistem Informasi Potensi Daerah
SIM Perencanaan dan Pembangunan Kota

BANK DATA
Sistem Informasi Investasi SIM Monitoring dan Pengawasan Proyek
Sistem Informasi Profil & Prospek Kota SIM Tanaman Pangan dan Peternakan
Pusat Informasi Layanan Masyarakat SIM Keuangan Terpadu
Pusat Informasi Kependudukan SIM Pertambangan & Peng. Energi
Pusat Informasi Bisnis SIM Koperasi, PKM dan Penanaman Modal
Sistem Informasi Pariwisata Aplikasi Profil & Prospek Kota Batam
Sistem Informasi Sektor-sektor Unggulan SIM Kependudukan & Kemasyarakatan
Sistem Informasi Industri Kecil Menengah dan SIM Perlengkapan & Barang Daerah
Kerajinan SIM Kelautan dan Perikanan
Informasi Pemilu Sis. Informasi Eksekutif dan LPJ Walikota
Sistem Informasi Legislatif
 Pilihan Akses ke layanan UP2T
JARINGAN
InterNet/intraNet
Akses
via internet/warnet
PROPINSI

Datang ke PemKo PEMKO

Unit
Layanan

Akses KECAMATAN
via telepon

Unit
Layanan
Datang Unit layanan terdapat di
langsung kecamatan dan/atau Kota, berupa loket
Pelayanan dan Perijinan Terpadu (UP2T),
dapat dilakukan dengan memberdayakan Warnet.
 Membangun Relasional Sistem Arsip Intelligent

SIM_tabel Penduduk_tabel
SIM_ID # Vehicle_tabel
Penduduk_ID Asuransi_tabel
Nomor Vehicle_ID #
Has Nama Penduduk_ID (FK)
Polres Asuransi_ID #
Alamat Owns /
Issued Buatan
Numb Pekerjaan Insured by/
Expiry date Owns by Model
er Status Nama
Kepemilikan Tahun Insures
Dll. Warna
Passport_tabel
Pass_ID # Bank_tabel

Nomor Bank_ID #
Imigrasi Nomor
Issued Visa
Expiry date Dll._tabel
Issued
Expiry date ????_ID #
???????
??????
?????
??????
Meliputi perancangan pemilihan DBMS baik secara conceptual, logical dan phisical.
Langkah-langkah dalam mendesign database (database design). Ada 3 langkah utama
dalam design database yaitu:

1. Conceptual model
Adalah mendefenisikan data-data yang diperlukan. Pada langkah pertama ini
perlu diperhatikan adalah data apa yang dibutuhkan sebagai output, baik melalui
screen (layar) atau printer, yang datanya harus disimpan dalam file database.

2. Logical database design

Adalah menentukan data yang akan dikelompokan dalam suatu file database. Hal
yang penting dalam pengembangan adalah logika disain database, model relasi
dan proses normalisasi yaitu pengelompokan data menjadi satu tabel berdasarkan
entity dan relasinya.
3. Physical database design
Adalah pertimbangan kemampuan sistem yang akan
dipakai jika diperlukan pembahasan yang sesuai dengan
informasi sistem. Pada tahap ini adalah untuk
mempertimbangkan, penyisipan dan penghapusan jika
tidak terjadi maka tebel-tabel yang telah dinormalisasikan
harus digabungkan kembali yang disebut penormalisasian.
Mengapa mengambil dan memproses data yang sama berulang kali? Pertanyaan inilah yang menjadi alasan utama
mengapa data warehouse diperlukan.Ada alasan lain, akibat situasi diatas, yang selalu menimbulkan keraguan pemakai
tingkat-atas nior manager, misalnya kepala wilayah) akan kebenaran informasi yang diperolehnya. Laporan harian pada
contoh bank-bank diatas diatas dijadikan sumber data oleh fungsi-fungsi dikantor cabang dan wilayah, untuk membuat
laporan yang lain untuk keperluan masing-masing. Akibat berantainya penggunaan dan pemrosesan individu ini (terutama
re-entry manual, perbedaan pengertian nilai data (definisi dan makna) dan formula perhitungan), maka bila mereka
mengadakan rekonsiliasi kembali berdasar laporan individu tersebut (misalnya waktu rapat manajemen antar ungsi),
hampir selalu muncul masalah inconsistenc informasi. Sistem gudang data (Data Warehouse) dibangun untuk mengatasi
masalah teknis dan bisnis dalam kasus-kasus sejenis diatas, yaitu kasus kasus yang berkaitan dengan pengunaan data dan
informasi untuk mengambil keputusan bisnis dan manajemen. Bandingkan gambar 2 berikut ini dengan gambar 1.
 Pada tahun 1981, IBM memperkenalkan IBM PC bersaing dengan Apple
penggunaan Personal Computer (PC) untuk Macintosh dalam memperebutkan
penggunaan di rumah, kantor, dan sekolah pasar komputer

Pada masa sekarang, kita mengenal perjalanan IBM

compatible dengan pemakaian CPU: IBM PC/486, Pentium,
Pentium II, Pentium III, Pentium IV (Serial dari CPU buatan
Intel). Juga kita kenal AMD k6, Athlon, dsb. Ini semua
masuk dalam golongan komputer generasi keempat.
 KOMPUTER GENERASI KELIMA
Mendefinisikan komputer generasi kelima menjadi cukup sulit karena
tahap ini masih sangat muda. Contoh imajinatif komputer generasi kelima
adalah komputer fiksi HAL9000 dari novel karya Arthur C. Clarke
berjudul 2001:Space Odyssey. HAL menampilkan seluruh fungsi yang
diinginkan dari sebuah komputer generasi kelima. Dengan kecerdasan
buatan (artificial intelligence), HAL dapat cukup memiliki nalar untuk
melakukan percapakan dengan manusia, menggunakan masukan visual,
dan belajar dari pengalamannya sendiri.
 KOMUNIKASI DATA DAN JARINGAN KOMPUTER
Kemajuan teknologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada
perkembangan pengolahan data. Data dari satu tempat dapat kirim ke
tempat lain dengan alat telekomunikasi.

Media Transmisi Data Kapasitas Kanal Transmisi . Model peer to peer

Komunikasi Data

Ethernet menggunaan satu kawat (kabel)

Topologi Star atau Hub
Model Client/Server
 Penggunaan Keyboard
Penciptaan keyboard komputer di ilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya di buat dan di patenkan oleh
Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan Remington.

Penggunaan Mouse
Pada dasarnya, penunjuk (pointer) yang dikenal dengan sebutan "Mouse" dapat digerakkan kemana saja berdasarkan arah gerakan bola kecil
yang terdapat dalam mouse. Jika kita membuka dan mengeluarkan bola kecil yang terdapat di belakang mouse, maka akan terlihat 2
pengendali gerak di dalamnya. Kedua pengendali gerak tersebut dapat bergerak bebas dan mengendalikan pergerakan penunjuk, yang satu
searah horisontal (mendatar) dan satu lagi vertikal (atas dan bawah).
Penggunaan Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.
Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner
hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat
dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang
kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar
Digital Camera
Salah satu input device yang sedang marak belakangan ini adalah digital camera.
Dengan adanya alat ini, kita dapat lebih mudah memasukan data berupa gambar apa
saja, dengan ukuran yang relatif cukup besar, ke dalam komputer kita. Digital camera
yang beredar di pasaran saat ini ada berbagai macam jenis, mulai dari jenis camera
untuk mengambil gambar statis, sampai dengan camera yang dapat merekam gambar
dinamis seperti video.

OUTPUT DEVICE
Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk,
yaitu tulisan (huruf, angka, simbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau
gambar), suara, dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable
form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh
manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk
proses selanjutnya dari komputer.
 Peralatan output dapat berupa:
Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image
pada media keras seperti kertas atau film.
Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan dan
image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik.
Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol
dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic
disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output dan juga
sebagai alat input.

Printer dan Plotter

Printer dan plotter adalah jenis hard-copy device, karena keluaran hasil proses dicetak
di atas kertas. Printer memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran, serta ketajaman
hasil cetak. Ukuran kertas yang dapat digunakan pun beragam.
Monitor
Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device, karena keluarannya adalah berupa signal
elektronik, dalam hal ini berupa gambar yang tampil di layar monitor. Gambar yang tampil
adalah hasil pemrosesan data ataupun informasi masukan. Monitor memiliki berbagai ukuran
layar seperti layaknya sebuah televisi. Tiap merek dan ukuran monitor memiliki tingkat resolusi
yang berbeda. Resolusi ini lah yang akan menentukan ketajaman gambar yang dapat ditampilkan
pada layar monitor. Jenis-jenis monitor saat ini sudah sangat beragam, mulai dari bentuk yang
besar dengan layar cembung, sampai dengan bentuk yang tipis dengan layar datar (flat).

Infocus
Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device
 CPU terdiri dari dua bagian utama yaitu unit kendali (control
unit) dan unit aritmatika dan logika (ALU). Disamping itu, CPU
mempunyai beberapa alat penyimpan yang berukuran kecil yang
disebut dengan register

CU (Control Unit) / Unit Kendali

CPU (CENTRAL PROCESSING UNIT)

Register
Register merupakan alat penyimpanan kecil yang mempunyai kecepatan akses cukup tinggi,
yang digunakan untuk menyimpan data dan instruksi yang sedang diproses sementara data dan
instruksi lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di dalam memori utama.
Secara analogi, register ini dapat diibaratkan sebagai ingatan di otak bila kita melakukan
pengolahan data secara manual, sehingga otak dapat diibaratkan sebagai CPU, yang berisi
ingatan-ingatan, satuan
Array Processor
Bila sejumlah besar dari perhitungan harus dilakukan, maka untuk
mempercepat proses biasanya dipergunakan unit tambahan yang disebut
dengan array processor atau co-processor

MEMORI
CPU hanya dapat menyimpan data dan instruksi di register yang berukuran kecil
sehingga tidak dapat menyimpan semua informasi yang dibutuhkan untuk keseluruhan
proses program.

Random Access Memory (RAM)

Semua data dan program yang dimasukkan melalui alat input akan disimpan terlebih
dahulu di memori utama, khususnya RAM, yang dapat diakses secara acak (dapat
diisi/ditulis, diambil, atau dihapus isinya) oleh pemrogram. Struktur RAM terbagi
menjadi empat bagian utama.
Read Only Memory (ROM)
Dari namanya, ROM hanya dapat dibaca sehingga pemrogram tidak bisa mengisi
sesuatu ke dalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya berupa sistem
operasi yang terdiri dari program-program pokok yang diperlukan oleh sistem
komputer, seperti misalnya program untuk mengatur penampilan karakter di layar,
pengisian tombol kunci papan ketik untuk keperluan kontrol tertentu, dan bootstrap
program. Program bootstrap diperlukan pada saat pertama kali sistem komputer
diaktifkan. Proses mengaktifkan komputer pertama kali ini disebut dengan booting,
yang dapat berupa cold booting atau warm booting.

BUS
Hubungan antara CPU dengan memori utama ataupun dengan alat-alat input/output
(I/O) dilakukan melalui suatu jalur yang disebut dengan bus. Hubungan antara CPU
dengan memori utama melalui jalur bus yang dilekatkan pada MDR, MAR, dan unit
kendali dalam CPU. Sedangkan bus yang menghubungkan CPU dengan alat-alat I/O
tidak dilekatkan langsung ke alat-alat I/O, tetapi dapat
MEDIA PENYIMPANAN (MEMORI) EKSTERNAL

Floppy Disk
Floppy disk drive yang menjadi standar pemakaian terdiri dari 2 ukuran yaitu 5.25” dan 3.5”
yang masing-masing memiliki 2 tipe kapasitas Double Density (DD) dan High Density (HD).
DVD (Digital Versatile Disc)
DVD adalah generasi lanjutan dari teknologi penyimpanan dengan menggunakan media
optical disc. DVD memiliki kapastias yang jauh lebih besar daripada CD-ROM biasa, yaitu
mencapai 9 Gbytes. Teknologi DVD ini sekarang banyak dimanfaatkan secara luas oleh
perusahaan musik dan film besar,
DVD Data rate Equivalent Actual CD
1x 11.08 Mbps 9x 8x-18x
2x 22.16 Mbps 18x 20x-24x
4x 44.32 Mbps 36x 24x-32x
5x 55.40 Mbps 45x 24x-32x
6x 66.48 Mbps 54x 24x-32x
8x 88.64 Mbps 72x 32x-40x
10x 110.80 Mbps 90x 32x-40x
16x 177.28 Mbps 144x 32x-40x
DVD menyediakan format yang dapat ditulis satu kali ataupun lebih, yang disebut dengan
Recordable DVD, dan memiliki 6 macam versi, yaitu :
DVD-R for General, hanya sekali penulisan
DVD-R for Authoring, hanya sekali penulisan
DVD-RAM, dapat ditulis berulang kali
DVD-RW, dapat ditulis berulang kali
DVD+RW, dapat ditulis berulang kali
DVD+R, hanya sekali penulisan
Sistem Operasi

Sistem Operasi Berbasis Teks

Sistem Operasi Brbasis Grafis
Aplikas Office

Word : Program Pemroses Kata

Excel : Program Pemroses Tabel Player Suara / Musik
 Player Film BrowserInternetExplorer

komunikasi melalu teks (messsage), juga bisa berupa suara (voice) mapun film (webcam)
SIAM UPI-YPTK
SIAM UPI-YPTK

SERVER SIAM
UPI-YPTK
 SERVER

SIAM
UPI-YPTK
 Univ. Putra Indonesia “YPTK”

SIAM UPI-YPTK
 Bank Bukopin

SIAM UPI-YPTK
 SIAM UPI-YPTK
Bank Bukopin
Keamanan
Setiap transaksi, arsip dan informasi di encrypted, Vendor
bertanggung jawab atas keamanan server.
Kepercayaan
Apakah Vendor Legitimate ? (Hanya berdasarkan informasi
yang tertera pada homepage). Apakah konsumen
legitimate ?. (Hanya berdasarkan no. credit card, beberapa
vendor hanya mengirim produk ke alamat penagihan credit
card)
Services Keamanan Services Keamanan secara
secara Elektronik Non-Elektronik
• Identitas Foto, Nama lengkap, dll
• Authentication
• Pembuka Pintu dan kunci Masternya,
• Access Control check point
• Surat Tersegel tinta yang tidak
• Confidentiality terlihat
• Tinta tidak terhapus, hologram pada
• Integrity credit card
• Tanda tangan notaris surat yang
• Non-Repudiation terintegrasi
ARSIP PANDANG DENGAR
Arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki
bentuk fisik beranega ragam.
ARSIP PERMANEN
Arsip yang mempunyai nilai guna yang tinggi bagi kehidupan kebangsaan dan
pertanggungjawaban nasional
ARSIP REKAMAN SUARA
Arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem
perekam tertentu
ARSIP SEMI AKTIF
Arsip yang frekwensi penggunaannya secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
ARSIP STATIS
Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
ARSIP TEKSTUAL
Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks.
ARSIP TERATUR
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem tertentu dan masih utuh
penataannya, ditangani sebagai berikut:
1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan misalnya ;Sistem Buku Agenda, Sistem
Kartu/Srstem Kaulbach.
2. Drtertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya dapat lancar.
3. Arsip yang tidak diperlukan balk oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan sebagai bahan bukti
pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesual
ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintah yang bersangkutan tetapi diperlukan dan
penting sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian
diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang
bersangkutan, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Penyimpanari Arsip
6. Apabila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan
ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan
maka daftar waktu penyimpanan arsip disesuaikan dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.
ARSIP VIDEO
Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian garnbar
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
ARSIP VITAL
Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha,
sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang
primer

AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN

Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu
organisasi.
AZAS GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan
desentralisasi.
AZAS PENYIMPANAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi
2. Azas Desentralisasi
3. Azas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi
AZAS SENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu
pusat penyimpanan arsip
BADAN PEMERINTAH
Seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini Perusahaan-perusahaan yang modalnya
sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah.
BADAN SWASTA
Bidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau
pembangunan serta perkembangan kehidupan kebangsaan pada umumnya, seperti Badan-badan
atau Organisasi - organisasi dibidang sosial politik atau ekonomi.
BAKI SURAT (LETTER TRAY)
Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk meletakan/menyimpan surat yang biasanya
disimpan diatas meja.
BERKAS
Himpunan dokumen / arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi.
BRANKAS (SAFE KEEPING DOCUMENT)
Lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman dan biasanya
untuk menyimpan arsip-arsip penting / rahasla.
BROSUR
Terbitan yang mengandung infomasi tertentu yang bersifat aktual.
CANDI DEWA MATROEN
Tempat penyimpanan dokumen-dokumen negara, catatan sidang, peraturan-peraturan buku catatan dan lain-
lain di kota Athena, Yunani sekitar abad 5 dan 6 sebelum Masehi, dianggap merupakan lembaga kearsipan
pertama di dunia.
CARA PEMUSNAHAN
1. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan
sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
2. Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang
bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat dimusnahkan, dengan
ketentuan bahwa :
a. Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar dengan pertimbangan Ketua
Badan Pemeriksa Keuangan.
b. Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Kepala
Badan Administrasi Kepegawalan Negara.
c. Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan - ketentuan yang
berlaku untuk itu
Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya, serta disaksikan oleh. dua orang pejabat dari bidang hukum /
perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dan lembaga- lembaga / badan-
badan Pemerintahan yang bersangkutan.
4. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang
dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
5. Pemusnahan arsip hasil penyusutan harus dengan persetujuan Pusminda dan
Kantor Arsip Daerah Propirisi DKI Jakarta.
CARA PENATAAN
Sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut:
1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan, misalnya : sistem buku agenda,
sistem kartu / sistem kaulbach dan lain-lain.
2. Diterbitkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya lancar.
3. Arsip yang tidak diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti
pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai
ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang tidak diperlukan oIeh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, tetapi
diperlukan dan penting sebagai bahan bukti.pertanggungjawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya
untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan
yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu Penyimpanan Arsip.
6. Apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan
pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang
bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut
dalam Jadwal Retensi Arsip.
GUNA ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumentasi yang efektif;
3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief)
HUKUM PIDANA
1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana
dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2. Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a
Undang-undang ini, yang dengan senagaj memberitahukan hal-hal tentang isi
naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
3. Tindak pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut
dengan Peraturan Perundangan.
INFORMASI
Informasi pada dasarnya adalah data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang
kemudian dikirimkan kepada orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi.
Informasi sebagai satu kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi
merupakan suatu keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari
pengumpulan data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan
si penrima atau pengguna layanan informasi.
JARINGAN INFORMASI
Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara
terpadu dan diolah secara professional.
JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM
Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm.
1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan
cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara.
2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau
jurnal.
3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna
atau hitam putih.
4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon/statie dan cabinet.
5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil.
6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan
ukuran kecepatan (speed) tertentu.
7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi/suara akustik yang bernilai administrasi, hokum, sejarah dan ilmiah.
8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan
kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih.
9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip/dokumen.
KEGIATAN KEARSIPAN
Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan kearsipan.
KEGIATAN PENATAAN
1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah sebagai berikut:
a. Penyiangan/penyortiran menurut materi dan keadaan fisik
b. Penyusutan/retensi
c. Restorasi
d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu berkas.
e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan
dosir tuntas.
f. Inventarisasi isi berkas dan dosir 9contoh model pada lampiran III)
g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V)
h. Pengemasan dalam/folder dan box.
i. Pengkodean (codenering).
j. Penyimpanan berkas atau dosir.
2. Lembar arsip tulis inaktif pada map/folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral)
3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut:
a. Berkas menurut Satmikal;
b. Dosir menurut judul urusan.
KEGUNAAN ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu kejadian atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumen yang efektif;
3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan.
KERUGIAN AZAS SENTRALISASI
1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-
masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta
arsip.
2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain,
mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis
3. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan
KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI
Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI
1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh
2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan
3. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.
KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI
Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.
KERUGIAN MICRO FILM
1. Perawatan yang mahal
2. Adanya penambahan komponen lain
3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang
KLASIFIKASI
Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan kelompok masalah.
KODE ARSIP
Tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola
klasifikasi arsip.
KOMPUTER
Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta
dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.
KURIR
Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.
LABEL
Petunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan
lemari arsip).
MANFAAT ARSIP
1. Dalam bentuk kegiatan organisasi:
• Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;
• Sebagai bahan pengambilan keputusan/kebijaksanaan
• Sebagai bahan membuat perencanaan
• Sebagai bahan untuk penyusunan program
• Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan
• Sebagai bahan evaluasi dan laporan
2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi
3. Bahan penulisan sejarah
NILAI GUNA ARSIP
1. Nilai guna administarsi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna kebijaksanaan
5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian
NILAI GUNA HUKUM
Bahwa arsip/dokumen mempunyai nilai yang sangat diperlukan dalam upaya melengkapi alat
bukti utama dalam proses peradilan.
NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya setiap pimpinan structural selalu terlibat dalam
proses penentuan kebijaksanaan dan pengamilan keputusan.
NILAI GUNA KEUANGAN
Setiap instansi pemerintah wajib mempertanggungjawabkan setiap kegiatan yang dananya
bersumber dari uang negara yang digunakan untuk membiayai kegiatan yang dilaksanakan.
NILAI GUNA PENELITIAN
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam mendukung berhasilnya kegiatan
penelitian khususnya dalam rangka penyediaan data, fakta dan informasi yang relevan dengan
obyek penelitian.
NILAI GUNA PELAKSANAAN KEGIATAN
Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah merupakan pelaksanaan rangkaian
program yang saling berkaitan antar aprogram terdahulu, program sekarang dan program yang
akan datang.
NILAI GUNA SEJARAH
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam penulisan sejarah agar dapat lebih mendekati kebenaran dan dapat
dipercaya.
PEMUSNAHAN ARSIP, DENGAN CARA:
Pemusnahan arsip adalah tindakan kegiatan secara fisik yang sudah berakhir
fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan
secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain
sehingga tidak dapat lagi dikenal baik maupun bentuknya. Pemusnahan arsip-arsip
yang mempunyai waktu penyimpanan 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan
dengan ketetapan pimpinan lembaga negara/badan pemerintah masing-masing setelah
memperhatikan pertimbangan panitia penilai arsip serta dari Badan Pemeriksa
Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau dari Badan Administrasi
setelah mendapat persetujuan dari Arsip nasioanl.
Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk Badan
Negara atau Badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan
peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepada
Badan Administrasi Kepegawaian Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan
pendapat dari Arsio Nasional.
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP
1. Filing Kabinet
2. Ordner
3. Baki surat (Letter Tray)
4. Brankas (Safe Keeping Document)
5. Rak buku (lemari terbuka)
6. Lemari Arsip
7. Visible record cabinet
8. Compact rolling shelving (roll o-pact)
9. Rotary Filing System
10. Compact rotary filing
11. Vertikal plan filing system
12. Data plan tray filing system (kardex)
13. Retrix
14. Memory writer
15. Microfilm
16. Komputer
17. Desk tray
18. Rollafile trolley
PERSONIL ARSIP (SYARATNYA)
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecermatan
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu memegang/menyimpan rahasia
8. Peramah, sopan santun
9. Kesabaran/tidak emosional
10. Memiliki keahlian dibidang kearsipan
PERUSAK ARSIP
Arsip rusak karena faktor:
· Biologis (iklim tropis, kelembaban)
· Phisik (cahaya, panas, air)
· Kimiawi (gas acidic)
· Banjir, kebakaran, ulah manusia
POLA KLASIFIKASI ARSIP
Pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah sistematis dan logis serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
FOGGING/PENGASAPAN
Suatu cara untuk mengkaliskan atau membebaskan arsip/dokumen dari hama/serangga, dengan
cara menyemprotkan pestisida ke dalam ruangan arsip.
PUBLIC RECORD OFFICE
Kantor Arsip Nasional di Inggris, didirikan tanggal 14 Agustus 1838.
PRESERVASI
Usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
PROSES PENYIMPANAN 
1. Memisah-misahkan arsip (segregating)
2. Meneliti arsip (examining)
3. Memasukkan arsip (assembling)
4. Mengklasifikasikan arsip
5. Mengindeks arsip
6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
7. Menyusun arsip
8. Memfile arsip
PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP
1. Penyortiran
2. Retensi
3. Klasifikasi
4. Inventarisasi
5. Indeks
6. Label/Tiket
7. Penyimpanan
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
1. Mudah dilaksanakan
2. Mudah dimengerti
3. Murah/ekonomis
4. Tidak memakan tempat
5. Mudah dicapai
6. Cocok bagi organisasi
7. Luwes
8. Dapat mencegah kerusakan
9. Mempermudah pengawasan
SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas
(Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994)
2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak
menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan
Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976.
3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga
mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan
Gubernur nomor 4 tahun 1976
4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum
simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur
KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984).
5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya.
6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI
Jakarta nomor 2989 tahun 1984)
SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)
Sistem penataan arsip berdasarkan tempat/lokasi, daerah atai wilayah tertentu.
SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN
Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip.
SURAT PENTING
Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan
tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap
(permanen) dan bernilai sejarah, hokum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan
sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang
dapat menimbulkan akibat-akibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran
dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya.
SURAT BIASA
Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat
tersebut terlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan
tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.
SURAT TERBUKA
Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh
petugas kearsipan.
SURAT TERTUTUP
Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap
bersampul)
SYARAT PETUGAS KEARSIPAN
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecermatan
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu memegang/meyimpan rahasia
8. Kesadaran dan tidak emosional
9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan
TEXTUAL
Arsip/Dokumen yang berupa naskah tulis/ketik/cetak.
TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS
Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan sekarang.
TRANSFER
Kegiatan memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak
digunakan lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan
perkantoran.
TRANSLITERASI ARSIP
Penyalinan arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain.
TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA
Penyalinan dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan.
TUGAS CABANG TATA USAHA
Membantu pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha.
TUGAS INDUK TATA USAHA
1. Membantu/melaksanakan tugas-tugas setiap unit Satminkal.
2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha.
UNIT KEARSIPAN
Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi
atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip aktif juga sebagai pusat arsip inaktif.
UNIT PENGOLAH
Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan
memanfaatkan arsip aktif.
VISIBLE RECORD CABINET
Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di
dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.
VERTICAL PLAN FILING SYSTEM
Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang
vertical (digantungkan).
WAJIB SERAH ARSIP
Satminkal/organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif/statis yang dikuasainya
kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau
warkat beserta daftar isi.
WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA)
Organisasi pernagkat DAErah atau Satminkal berkewajiban menyerahkan
arsip/dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI
Jakarta.
- Arsip/dokumen yang diserahkan dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar
isinya yang berisi arsip/dokumen hasil penyusutan dengan berpedoman pada Daftar
dan Jadwal Retensi.
- Setiap penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda
- Serah Terima diproses dalam Berita Acara.
- Penyimpanan dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif/statis yang
telah diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah
Propinsi DKI Jakarta.
WARKAT
Kumpulan arsip berdasarkan kelompok masalah.
WEWENANG ARSIP NASIONAL
Arsip Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi
bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-
undangan di bidang kearsipan.
WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
1. Sekretaris Daerah bertanggungjawab dalam bidang administrasi kearsipan
Pemerintah propinsi DKI Jakarta
2. Sekretaris Daerah bertugas mengawasi pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan
Pemerintah Propinsi DKI Jakarta.
3. Pusat Administrasi Daerah bertugas mengkoordinasikan dan membina tehnis
kearsipan Satminkal.
4. Biro Umum bertindak selaku Pusminda
5. Satuan Administrasi Pangkal bertugas:
- Mengendalikan pengelolaan kearsipan
- Menyimpan arsip inaktif
- Memilah-milah arsip dalam rangka penyusutan
 Arsip tidak cukup hanya melalui teks dan grafik saja. Sekarang Arsip
mencakup teks, grafik, animasi gambar, dan video, yang disertai dengan
sajian audio berasal dari teknologi Database (Kearsipan)
 Era Globalisasi, para pimpinan organisasi dalam mengambil keputusan
(decision making) tertentu untuk pengembangan solusi yang baru maupun
perubahannya akan digantikan oleh peranan Bank Data (Data Warehouse)
yang didukung oleh TI yang tepat guna dan database. Salah satu modal yang
harus ditingkatkan untuk menghadapi hal tersebut adalah efektifitas
pemanfaatan TI.
 Regulasi, Globalisasi dan teknologi database merupakan driving forces
perubahan yang mempunyai dampak terhadap perubahan gaya hidup (life
style) dan gaya bekerja (work style) yang menghendaki perubahan tuntutan
layanan dengan karakteristik : Speedly, Simplicity, effeciency, dan
excellency.
 Tuntutan layanan Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency hanya
dapat terpenuhi dengan memanfatkan sistem informasi dan teknologi Arisp
dan Akses (File & Access) yang berbasiskan Teknologi Informasi.
 Sumber-Sumber dan Informasi Lebih Lanjut
   Laudon, “Management Information Systems; Organization and Technology”, Mcmillan Publishing Co., 1993.
    Marchand, A. Donald, "Competing with Information", Wiley, 2000
    M. Roche, “Managing Information Technology in Multinational Corporations”, Mcmillan Publishing Co., 1992.
    Schultheis, M. Sumner, “ File Organization, Processing and Accessing ”, Irwin, 1995.
    Internet Resources:
• http://www.erp-enterprise-resource-planning-erp-software.com/
• http://www.erpassist.com/
• http://www.sap.com/
• http://www.oracle.com
• http://www.intracomm.com/
• http://www.microsoft.com
• http://www.linux.org/
• http://www.ibm.com
• http://www.microsoft.com/mobile/pocketpc/default.asp
• http://www.gsmworld.com/technology/wap.html
• http://www.voipwatch.com/
• http://www.edi-indonesia.co.id/