Operaciones de negocios
básicas para el empresario
Guide 6: Operaciones de negocios básicas
para el empresario
n INTRODUCCIÓN
n Visión general
Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,
el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un
aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su
negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para
tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias
de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía
incluirá los cinco tópicos siguientes:
Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades
de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos
aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.
Proprietario único
T��������������������������������������������������������������������
Esta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la
más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de
menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse
a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de
Actividad: Revise
�����������������������������������������������������������
el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:
negocio?
• Localización e instalaciones
¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su
negocio?
Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo
anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones
siguientes?
• ����������������������������
¿Costo anual de alquileres?�
• �������������������������������
¿Costo anual de arrendamiento?�
• ������������������������
¿Costo anual de compra?�
• Empleados
Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo
contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los
• ����������������������
Asistencia profesional
Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar
a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del
negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,
muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras
y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de
la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo
qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y
hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo
e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir
a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que
incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como
Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su
negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar
los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.
Actividad
Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,
haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto
final.
Localización e
instalaciones
Equipo de operaciones
y mantenimiento
Equipo de producción
y materiales
Empleados
Asistencia profesional
Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,
destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad
intelectual, documentos legales y seguro del negocio.
Los trámites
Formación del negocio para la obtención
Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo de permisos y
mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos licencias son un
paso importante
los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes
para que su
puntos: negocio sea legal.
• Gobierno federal
Número de identificación del empleador – Formulario SS-4
No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre
existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,
debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como
Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de
Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las
declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que
envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario
SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.
Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de
presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del
Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html
Los negocios
• Gobierno del estado están sujetos a
Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos diferentes tipos de
que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar impuestos.
su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del
ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.
Impuestos
La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted
ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos
impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,
el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos
de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través
• Impuesto a la renta
Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a
la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del
estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,
como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y
reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.
Es importante
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina) proteger sus
Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance ideas originales
Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del con patentes y
copyrights.
trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por
ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá
que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo
haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así
como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El
Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido
por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y
completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar
la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los
sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma
trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)
del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las
contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.
• Patentes
La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso
es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que
otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener
derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.
Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de
examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente
de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark
Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda
inicial para determinar si una patente realmente existe.
• Marcas comerciales
Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.
Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo
El seguro es otro
• Derechos de autor aspecto crítico de
S���������������������������������������������������������������������������
in importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo la protección de
las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de la inversión de su
negocio.
autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,
anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que
efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del
ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un
“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar
un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una
cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas
dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para
usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.
• Acuerdos de confidencialidad
Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando
uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de
autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de
las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.
Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de
negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las
partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,
usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un
Documentos legales
Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan
la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,
contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.
El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades
desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,
familiarícese con las normas de la industria de su negocio.
Trate de conocer
los tipos de
Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la responsabilidad
operación de su negocio. que cubre su
póliza de seguro.
• Contratos
Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones
que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos
patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que
cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde
contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por
correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado
bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor
defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.
Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá
incluir todos o algunos de los componentes siguientes:
• Arriendamiento
Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten
al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del
contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en
todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,
porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El
mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y
responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de
que surjan dudas.
• Contratos de ventas
El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de
los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,
desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales
Seguro
El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos
asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,
considere las siguientes opciones de seguro.
Sistema contable
Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de
control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y
procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento
GASTOS
Costo de productos vendidos El flujo de caja
Nómina será importante
Impuestos, excepto el impuesto a la renta
para las
operaciones diarias
Gastos de ventas
de su negocio.
Alquiler de oficina, otros gastos
Costos de equipos, otros
Teléfono
Marketing, anuncios, promoción
Intereses de préstamos
Cobros bancarios
Viajes y entretenimiento
Aportes
Servicios públicos
Beneficios, salud
Beneficios, incapacidad
Seguro, negocio
Honorarios profesionales
Millaje
Envío y porte de correo
Almacenamiento, otros
Varios
Total gastos
Ingreso neto
Menos impuesto a la renta
INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS
FLUJO DE
EFECTIVO MENSUAL
FLUJO DE EFECTIVO
ACUMULATIVO
+ or –
Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su
ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio
generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques
cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de
su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.
• Recibo de compras
En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso
de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir
cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta
con tarjeta de crédito, facturas, etc.
• Recibo de gastos
En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su
negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta
• Activo
Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso
que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras
y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las
partidas del activo:
• ������������������
Cuándo lo adquirió • ������������������
Las pérdidas, etc.
• ����������������
Precio de compra • ���������������������
Cómo se uso el activo
• �����������������������������
Costos de mejoras, de ser el • ��������������������������
Cuándo y cómo dispuso del
caso mismo
• ����������������
Deducciones por • ��������������������������
Precio de venta junto con
depreciación gasto de la venta
c c
Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender
perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la
siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y
ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Proceso de producción
(Sí o no)
• ��������������������������������������������������������
¿Son accesibles y están disponibles las materias primas
que sean necesarias?
• ��������������������������������������������������
¿Es accesible y está disponible el equipo que sea
necesario?
• ����������������������������������������������������������
¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su
trabajo?
• ���������������������������������������������������������
¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales
de producción?
• �������������������������������������������������
¿Pueden moverse los materiales y suministros con
facilidad y seguridad?
• ������������������������������������
¿Gozarán de seguridad los empleados?
• ������������������������������������������������������
¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes
del producto final?
• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la
producción?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)
• ��������������������������������������������������������
¿Aplico los estándares de la industria para producir mi
producto?
• ��������������������������������������������������
¿Me dan una ventaja competitiva los estándares de
producción que aplico?
• �������������������������������������������������������
¿Se produce el volumen necesario con los estándares de
producción que aplico?
• �����������������������������������������������������
¿Sirven de soporte mis estándares de producción para
un flujo positivo de las materias primas, mano de obra,
equipo y transportación del producto final?
• ������������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los
estándares de producción?
Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad
para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Terminación satisfactoria del producto
(Sí o no)
• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega
de los productos?
• ����������������������������������������
¿Quién es responsable del procesamiento?
• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas
para la terminación satisfactoria del producto y para
finanzas?
• ���������������������������������������������������������
¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a
fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?
• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la
terminación satisfactoria del producto?
El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?
La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo
que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.
Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,
se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,
herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un
negocio exitoso.
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Gestión de inventario
(Sí o no)
• ������������������������������������������������������
¿Cuento con un procedimiento de control de inventario
para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?
• ����������������������������������������������������������
¿Existe una persona específica responsable del control de
inventario?
• ������������������������������������������������
¿Se toma un inventario físico en forma regular?
• ������������������������������������������������������
¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?
• ����������������������������������������������������
¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,
¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?
• �����������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso establecido para verificar la
calidad de la gestión de inventario?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio: ��
establecido? Proceso de facturación y cobranza
(Sí o no)
• �������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?
• ����������������������������������������������������
De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?
• ���������������������������������������������������
Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo
solucionar esos problemas?
• �����������������������������������������������������������
¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para
mi negocio?
• ������������������������������������������������������
¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de
facturación?
• ����������������������������������������������������������
¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y
externos?
• �����������������������������������������������������
¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el
proceso externo de cobranza?
• ¿En
��������������������������������������������������������
qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca
recibidos?
n Resumen
Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas
funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son
importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con
un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,
estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en
formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una
Propiedad intelectual
Todo concepto, idea, creación literaria,
programa de computadora o trabajo creativo
que es definible, medible y objeto de la
propiedad de alguien por su naturaleza.
Responsabilidad ilimitada
No existe distinción entre la responsabilidad
del negocio y la responsabilidad personal. Los
bienes personales de una persona pueden ser
tomados y aplicados a la cancelación de las
deudas del negocio.
Responsabilidad limitada
La limitación de la pérdida potencial de
una persona a la cantidad invertida sin
responsabilidad personal. Los bienes personales
de una persona no pueden tomarse para
cancelar las deudas de un negocio.
Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en
estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. De requerirse servicios
legales, financieros o tributarios u otra asesoría especializada, deberá buscarse los servicios de un
profesional calificado.
n INTRODUCCIÓN
n Visión general
Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,
el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un
aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su
negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para
tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias
de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía
incluirá los cinco tópicos siguientes:
Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades
de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos
aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.
Proprietario único
T��������������������������������������������������������������������
Esta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la
más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de
menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse
a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de
Actividad: Revise
�����������������������������������������������������������
el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:
negocio?
• Localización e instalaciones
¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su
negocio?
Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo
anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones
siguientes?
• ����������������������������
¿Costo anual de alquileres?�
• �������������������������������
¿Costo anual de arrendamiento?�
• ������������������������
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• Empleados
Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo
contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los
• ����������������������
Asistencia profesional
Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar
a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del
negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,
muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras
y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de
la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo
qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y
hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo
e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir
a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que
incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como
Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su
negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar
los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.
Actividad
Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,
haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto
final.
Localización e
instalaciones
Equipo de operaciones
y mantenimiento
Equipo de producción
y materiales
Empleados
Asistencia profesional
Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,
destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad
intelectual, documentos legales y seguro del negocio.
Los trámites
Formación del negocio para la obtención
Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo de permisos y
mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos licencias son un
paso importante
los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes
para que su
puntos: negocio sea legal.
• Gobierno federal
Número de identificación del empleador – Formulario SS-4
No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre
existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,
debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como
Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de
Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las
declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que
envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario
SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.
Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de
presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del
Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html
Los negocios
• Gobierno del estado están sujetos a
Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos diferentes tipos de
que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar impuestos.
su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del
ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.
Impuestos
La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted
ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos
impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,
el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos
de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través
• Impuesto a la renta
Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a
la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del
estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,
como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y
reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.
Es importante
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina) proteger sus
Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance ideas originales
Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del con patentes y
copyrights.
trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por
ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá
que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo
haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así
como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El
Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido
por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y
completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar
la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los
sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma
trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)
del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las
contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.
• Patentes
La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso
es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que
otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener
derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.
Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de
examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente
de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark
Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda
inicial para determinar si una patente realmente existe.
• Marcas comerciales
Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.
Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo
El seguro es otro
• Derechos de autor aspecto crítico de
S���������������������������������������������������������������������������
in importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo la protección de
las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de la inversión de su
negocio.
autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,
anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que
efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del
ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un
“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar
un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una
cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas
dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para
usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.
• Acuerdos de confidencialidad
Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando
uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de
autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de
las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.
Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de
negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las
partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,
usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un
Documentos legales
Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan
la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,
contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.
El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades
desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,
familiarícese con las normas de la industria de su negocio.
Trate de conocer
los tipos de
Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la responsabilidad
operación de su negocio. que cubre su
póliza de seguro.
• Contratos
Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones
que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos
patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que
cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde
contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por
correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado
bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor
defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.
Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá
incluir todos o algunos de los componentes siguientes:
• Arriendamiento
Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten
al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del
contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en
todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,
porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El
mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y
responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de
que surjan dudas.
• Contratos de ventas
El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de
los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,
desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales
Seguro
El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos
asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,
considere las siguientes opciones de seguro.
Sistema contable
Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de
control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y
procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento
GASTOS
Costo de productos vendidos El flujo de caja
Nómina será importante
Impuestos, excepto el impuesto a la renta
para las
operaciones diarias
Gastos de ventas
de su negocio.
Alquiler de oficina, otros gastos
Costos de equipos, otros
Teléfono
Marketing, anuncios, promoción
Intereses de préstamos
Cobros bancarios
Viajes y entretenimiento
Aportes
Servicios públicos
Beneficios, salud
Beneficios, incapacidad
Seguro, negocio
Honorarios profesionales
Millaje
Envío y porte de correo
Almacenamiento, otros
Varios
Total gastos
Ingreso neto
Menos impuesto a la renta
INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS
FLUJO DE
EFECTIVO MENSUAL
FLUJO DE EFECTIVO
ACUMULATIVO
+ or –
Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su
ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio
generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques
cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de
su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.
• Recibo de compras
En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso
de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir
cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta
con tarjeta de crédito, facturas, etc.
• Recibo de gastos
En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su
negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta
• Activo
Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso
que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras
y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las
partidas del activo:
• ������������������
Cuándo lo adquirió • ������������������
Las pérdidas, etc.
• ����������������
Precio de compra • ���������������������
Cómo se uso el activo
• �����������������������������
Costos de mejoras, de ser el • ��������������������������
Cuándo y cómo dispuso del
caso mismo
• ����������������
Deducciones por • ��������������������������
Precio de venta junto con
depreciación gasto de la venta
c c
Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender
perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la
siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y
ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Proceso de producción
(Sí o no)
• ��������������������������������������������������������
¿Son accesibles y están disponibles las materias primas
que sean necesarias?
• ��������������������������������������������������
¿Es accesible y está disponible el equipo que sea
necesario?
• ����������������������������������������������������������
¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su
trabajo?
• ���������������������������������������������������������
¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales
de producción?
• �������������������������������������������������
¿Pueden moverse los materiales y suministros con
facilidad y seguridad?
• ������������������������������������
¿Gozarán de seguridad los empleados?
• ������������������������������������������������������
¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes
del producto final?
• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la
producción?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)
• ��������������������������������������������������������
¿Aplico los estándares de la industria para producir mi
producto?
• ��������������������������������������������������
¿Me dan una ventaja competitiva los estándares de
producción que aplico?
• �������������������������������������������������������
¿Se produce el volumen necesario con los estándares de
producción que aplico?
• �����������������������������������������������������
¿Sirven de soporte mis estándares de producción para
un flujo positivo de las materias primas, mano de obra,
equipo y transportación del producto final?
• ������������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los
estándares de producción?
Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad
para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Terminación satisfactoria del producto
(Sí o no)
• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega
de los productos?
• ����������������������������������������
¿Quién es responsable del procesamiento?
• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas
para la terminación satisfactoria del producto y para
finanzas?
• ���������������������������������������������������������
¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a
fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?
• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la
terminación satisfactoria del producto?
El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?
La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo
que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.
Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,
se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,
herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un
negocio exitoso.
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Gestión de inventario
(Sí o no)
• ������������������������������������������������������
¿Cuento con un procedimiento de control de inventario
para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?
• ����������������������������������������������������������
¿Existe una persona específica responsable del control de
inventario?
• ������������������������������������������������
¿Se toma un inventario físico en forma regular?
• ������������������������������������������������������
¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?
• ����������������������������������������������������
¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,
¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?
• �����������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso establecido para verificar la
calidad de la gestión de inventario?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio: ��
establecido? Proceso de facturación y cobranza
(Sí o no)
• �������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?
• ����������������������������������������������������
De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?
• ���������������������������������������������������
Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo
solucionar esos problemas?
• �����������������������������������������������������������
¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para
mi negocio?
• ������������������������������������������������������
¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de
facturación?
• ����������������������������������������������������������
¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y
externos?
• �����������������������������������������������������
¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el
proceso externo de cobranza?
• ¿En
��������������������������������������������������������
qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca
recibidos?
n Resumen
Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas
funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son
importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con
un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,
estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en
formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una
Propiedad intelectual
Todo concepto, idea, creación literaria,
programa de computadora o trabajo creativo
que es definible, medible y objeto de la
propiedad de alguien por su naturaleza.
Responsabilidad ilimitada
No existe distinción entre la responsabilidad
del negocio y la responsabilidad personal. Los
bienes personales de una persona pueden ser
tomados y aplicados a la cancelación de las
deudas del negocio.
Responsabilidad limitada
La limitación de la pérdida potencial de
una persona a la cantidad invertida sin
responsabilidad personal. Los bienes personales
de una persona no pueden tomarse para
cancelar las deudas de un negocio.
Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en
estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. De requerirse servicios
legales, financieros o tributarios u otra asesoría especializada, deberá buscarse los servicios de un
profesional calificado.
n INTRODUCCIÓN
n Visión general
Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,
el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un
aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su
negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para
tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias
de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía
incluirá los cinco tópicos siguientes:
Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades
de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos
aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.
Proprietario único
T��������������������������������������������������������������������
Esta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la
más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de
menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse
a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de
Actividad: Revise
�����������������������������������������������������������
el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:
negocio?
• Localización e instalaciones
¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su
negocio?
Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo
anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones
siguientes?
• ����������������������������
¿Costo anual de alquileres?�
• �������������������������������
¿Costo anual de arrendamiento?�
• ������������������������
¿Costo anual de compra?�
• Empleados
Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo
contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los
• ����������������������
Asistencia profesional
Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar
a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del
negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,
muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras
y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de
la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo
qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y
hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo
e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir
a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que
incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como
Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su
negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar
los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.
Actividad
Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,
haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto
final.
Localización e
instalaciones
Equipo de operaciones
y mantenimiento
Equipo de producción
y materiales
Empleados
Asistencia profesional
Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,
destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad
intelectual, documentos legales y seguro del negocio.
Los trámites
Formación del negocio para la obtención
Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo de permisos y
mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos licencias son un
paso importante
los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes
para que su
puntos: negocio sea legal.
• Gobierno federal
Número de identificación del empleador – Formulario SS-4
No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre
existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,
debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como
Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de
Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las
declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que
envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario
SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.
Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de
presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del
Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html
Los negocios
• Gobierno del estado están sujetos a
Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos diferentes tipos de
que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar impuestos.
su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del
ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.
Impuestos
La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted
ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos
impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,
el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos
de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través
• Impuesto a la renta
Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a
la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del
estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,
como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y
reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.
Es importante
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina) proteger sus
Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance ideas originales
Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del con patentes y
copyrights.
trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por
ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá
que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo
haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así
como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El
Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido
por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y
completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar
la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los
sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma
trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)
del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las
contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.
• Patentes
La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso
es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que
otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener
derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.
Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de
examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente
de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark
Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda
inicial para determinar si una patente realmente existe.
• Marcas comerciales
Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.
Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo
El seguro es otro
• Derechos de autor aspecto crítico de
S���������������������������������������������������������������������������
in importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo la protección de
las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de la inversión de su
negocio.
autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,
anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que
efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del
ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un
“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar
un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una
cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas
dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para
usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.
• Acuerdos de confidencialidad
Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando
uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de
autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de
las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.
Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de
negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las
partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,
usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un
Documentos legales
Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan
la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,
contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.
El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades
desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,
familiarícese con las normas de la industria de su negocio.
Trate de conocer
los tipos de
Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la responsabilidad
operación de su negocio. que cubre su
póliza de seguro.
• Contratos
Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones
que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos
patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que
cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde
contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por
correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado
bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor
defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.
Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá
incluir todos o algunos de los componentes siguientes:
• Arriendamiento
Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten
al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del
contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en
todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,
porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El
mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y
responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de
que surjan dudas.
• Contratos de ventas
El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de
los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,
desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales
Seguro
El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos
asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,
considere las siguientes opciones de seguro.
Sistema contable
Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de
control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y
procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento
GASTOS
Costo de productos vendidos El flujo de caja
Nómina será importante
Impuestos, excepto el impuesto a la renta
para las
operaciones diarias
Gastos de ventas
de su negocio.
Alquiler de oficina, otros gastos
Costos de equipos, otros
Teléfono
Marketing, anuncios, promoción
Intereses de préstamos
Cobros bancarios
Viajes y entretenimiento
Aportes
Servicios públicos
Beneficios, salud
Beneficios, incapacidad
Seguro, negocio
Honorarios profesionales
Millaje
Envío y porte de correo
Almacenamiento, otros
Varios
Total gastos
Ingreso neto
Menos impuesto a la renta
INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS
FLUJO DE
EFECTIVO MENSUAL
FLUJO DE EFECTIVO
ACUMULATIVO
+ or –
Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su
ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio
generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques
cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de
su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.
• Recibo de compras
En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso
de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir
cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta
con tarjeta de crédito, facturas, etc.
• Recibo de gastos
En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su
negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta
• Activo
Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso
que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras
y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las
partidas del activo:
• ������������������
Cuándo lo adquirió • ������������������
Las pérdidas, etc.
• ����������������
Precio de compra • ���������������������
Cómo se uso el activo
• �����������������������������
Costos de mejoras, de ser el • ��������������������������
Cuándo y cómo dispuso del
caso mismo
• ����������������
Deducciones por • ��������������������������
Precio de venta junto con
depreciación gasto de la venta
c c
Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender
perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la
siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y
ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Proceso de producción
(Sí o no)
• ��������������������������������������������������������
¿Son accesibles y están disponibles las materias primas
que sean necesarias?
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¿Es accesible y está disponible el equipo que sea
necesario?
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¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su
trabajo?
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¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales
de producción?
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¿Pueden moverse los materiales y suministros con
facilidad y seguridad?
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¿Gozarán de seguridad los empleados?
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¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes
del producto final?
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¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la
producción?
¿Tengo un
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establecido? Estándares de producción
(Sí o no)
• ��������������������������������������������������������
¿Aplico los estándares de la industria para producir mi
producto?
• ��������������������������������������������������
¿Me dan una ventaja competitiva los estándares de
producción que aplico?
• �������������������������������������������������������
¿Se produce el volumen necesario con los estándares de
producción que aplico?
• �����������������������������������������������������
¿Sirven de soporte mis estándares de producción para
un flujo positivo de las materias primas, mano de obra,
equipo y transportación del producto final?
• ������������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los
estándares de producción?
Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad
para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Terminación satisfactoria del producto
(Sí o no)
• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega
de los productos?
• ����������������������������������������
¿Quién es responsable del procesamiento?
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¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas
para la terminación satisfactoria del producto y para
finanzas?
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¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a
fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?
• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la
terminación satisfactoria del producto?
El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?
La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo
que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.
Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,
se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,
herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un
negocio exitoso.
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Gestión de inventario
(Sí o no)
• ������������������������������������������������������
¿Cuento con un procedimiento de control de inventario
para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?
• ����������������������������������������������������������
¿Existe una persona específica responsable del control de
inventario?
• ������������������������������������������������
¿Se toma un inventario físico en forma regular?
• ������������������������������������������������������
¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?
• ����������������������������������������������������
¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,
¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?
• �����������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso establecido para verificar la
calidad de la gestión de inventario?
¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio: ��
establecido? Proceso de facturación y cobranza
(Sí o no)
• �������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?
• ����������������������������������������������������
De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?
• ���������������������������������������������������
Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo
solucionar esos problemas?
• �����������������������������������������������������������
¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para
mi negocio?
• ������������������������������������������������������
¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de
facturación?
• ����������������������������������������������������������
¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y
externos?
• �����������������������������������������������������
¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el
proceso externo de cobranza?
• ¿En
��������������������������������������������������������
qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca
recibidos?
n Resumen
Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas
funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son
importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con
un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,
estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en
formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una
Propiedad intelectual
Todo concepto, idea, creación literaria,
programa de computadora o trabajo creativo
que es definible, medible y objeto de la
propiedad de alguien por su naturaleza.
Responsabilidad ilimitada
No existe distinción entre la responsabilidad
del negocio y la responsabilidad personal. Los
bienes personales de una persona pueden ser
tomados y aplicados a la cancelación de las
deudas del negocio.
Responsabilidad limitada
La limitación de la pérdida potencial de
una persona a la cantidad invertida sin
responsabilidad personal. Los bienes personales
de una persona no pueden tomarse para
cancelar las deudas de un negocio.
Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en
estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. De requerirse servicios
legales, financieros o tributarios u otra asesoría especializada, deberá buscarse los servicios de un
profesional calificado.