PENULISAN MEMO BERKUALITI

MEMO
MEMO BERKUALITI
 Memo merupakan singkatanperkataan
‘memorandum’ yang bermaksud catatan
atau peringatan.
 Menurut kamus dewan bahasa,
memorandum bermaksud dokumen yang
merakamkan syarat-syarat perjanjian,
pembentukan syarikat, dsb;
 Nota ringkas tentang sesuatu perkara
edaran dalaman (misalnya dalam pejabat).
Samb…
 Ada sesetengah individu atau pegawai
yang membuat tanggapan negatif
terhadap memo. Apabila seseorang itu
mendapat memo, ia menganggap ia
telah melakukan kesilapan.
 Tanggapan ini salah sama sekali.
BENTUK MEMO
• Dari segi penulisannya, memo tidak
terikat dengan sesuatu bentuk
tertentuseperti surat rasmi.
• Boleh ditulis dalam bentuk borang dan
boleh juga dalam bentuk surat. Hal ini
terpulang kepada jabatan masing-masing.
• Pada umumnya, memo ini boleh dibahagi
kepada dua iaitu bentuk borang dan
bentuk terbuka
MEMO BENTUK BORANG
 Semua tajuk dan maklumat yang
diperlukan telah dicatat dalam borang.
 Penulis hanya perlu, sama ada mengisi
atau atau menandakan sahaja pada
ruang yang telah disediakan.
 Di samping itu, disediakan juga ruang
kosong untuk catatan tambahan jika
perlu.
 Contohnya:
 MEMO
Kepada:
Daripada:
Untuk kelulusan ( ) Sila uruskan ( )
Untuk makluman ( ) Sila bercakap ( )
Untuk pandangan ( ) Sila taip ( )
Untuk difailkan ( ) Sila cetak ( )
Catatan:

Tandatangan:
Tarikh:
MEMO BENTUK TERBUKA

 Bentuk memo ini sama seperti surat tetapi ada

antara jabatan yang telah membuat reka
bentuknya yang sendiri bagi tujuan memudahkan
urusan.
 Contoh:
 Institut Tadbiran Awam Negara
( INTAN)
Ruj Tuan: Tarikh:
Ruj Kami:
Perkara:
Kepada: Salinan:
Daripada:

Catatan:

Tandatangan:
Tarikh:
Bahasa Memo
Bahasa Memo

 Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo

berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi.
 Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak
disampaikan.
 Bahasa yang digunakan seharusnya:
- ringkas, padat dan jelas
- lembut dan berdiplomasi
- tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca
- tidak menimbulkan prasangka
- elakkan daripada membuat teguran berbentuk
negatif
Contoh Bahasa Memo

Bersama- sama ini dikembalikan draf memo berkenaan.

Draf ini kurang memuaskan dari segi ejaan dan
tatabahasa. Tuan diminta menulis semula dengan
membetulkan ejaan dan tatabahasa yang telah ditanda
sebelum memo ini diedarkan.
Ulasan:

Bahasa yang digunakan agak keras dan kurang

berdiplomasi. Dengan menggunakan bahasa yang
sedemikian, ia akan menyentuh perasaan
pembaca atau penerimanya. Memo tersebut boleh
ditulis seperti berikut:
Bersama-sama ini dikembalikan draf memo berkenaan.
Draf ini telahpun disemak dan dikesan terdapat sedikit
kesilapan ejaan dan tatabahasa seperti yang telah
ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya
sebelum mengedarkan.
Penggunaan ayat pasif

Semua keputusan yang telah dibuat dalam

mesyuarat hari ini hendaklah diambil
tindakan seberapa segera
 AYAT AKTIF
 Diharap tuan dapat mengambil
tindakan yang segera berkaitan
dengan keputusan mesyuarat pada
hari ini.
 Secara ringkas-memulakan isi penting dan
diikuti data sokongan
 Bahagian akhir-pengharapan penulis

Isi penting

• Kaedah - Kon terbalik

Data
sokongan

Harapan
 MERANCANG

TUJUAN REAKSI
PEMBACA

SASARAN PENGHARAPAN
 MENEPATI
TUJUAN

MENULIS

BAHASA
RINGKAS SATU ISI
JELAS SATU
LEMBUT PERENGGAN
M
AK
LU
M
AT
-T
EP
AT
&
BE
TU
TI
DA L
SI K M
KA E
P NIM
NE B
G UL
AT K
IF AN

KO
MENYEMAK

NS
TR
U KT
IF
CONTOH MEMO 1
Logo INSTITUT TADBIRA AWAM NEGARA
(INTAN)

MEMO ANTARA
PUSAT / PROGRAM / KAMPUS WILAYAH

Ruj. Tuan: Tarikh: 06 September 2005

Ruj. Kami: Jld. 1 : 430/4/2005

Perkara: Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNIKASI INTAN Bukit Kiara

Kepada: Semua Salinan: Pengarah

Penyelaras Projek Kanan INTAN, JPA Malaysia
KOMUNIKASI INTAN
Bukit Kiara

Daripada: Ketua
Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI)
INTAN Bukit Kiara
Mesyuarat tersebut akan diadakan pada:

Tarikh: 13 September 2005

Masa: 9.00 pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat 2B

2. Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/05 untuk makluman dan
tindakan tuan selanjutnya.

3. Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir.

Terima kasih.

Tandatangan:
CONTOH MEMO 2
 MEMO

Kepada: Cik Maizaitul Akma Zainee bt Abd Aziz

Daripada: Pengarah
Jabatan XYZ
Mount Hill, Kuala Lumpur
Ucapan Tahniah

Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan puan

kerana telah menerina Anugerah Khidmat
Cemerlang pada 02 Julai 2005.
Anugerah tersebut merupakan satu
penghargaan dan pengiktirafan Jabatan
terhadap segala usaha yang telah puan
laksanakan dengan jayanya sepenjang tahun
2004.
Kejayaan puan merupakan kejayaan dan
kebanggaan semua kakitangan jabatan ini.Saya
yakin anugerah yang puan peroleh ini akan
menjadi pendorong kepada kakitangan yang
lain di jabatan ini.
Saya yang ikhlas,

…………………………………
(ROGAYAH BT. ALI BACHIK)
Tarikh: 16 Julai 2005
 SEKIAN
TERIMA KASIH