BAHAGIAN II

PENTADBIRAN
SUMBER MANUSIA
Rekod Perkhidmatan Pegawai

• menentukan maklumat perkhidmatan pegawai di

bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur,
lengkap dan terkini.

• direkodkan dengan menggunakan kemudahan

komputer atau di dalam buku yang disediakan
khas untuk tujuan tersebut. Jika maklumat
pegawai direkodkan secara manual, catatannya
hendaklah menggunakan dakwat kekal.
Kenyataan Perkhidmatan
Merupakan dokumen sejarah
perkhidmatan seseorang Anggota Perkhidmatan
Awam dari mula ia dilantik sehinggalah kepada
peringkat ia mencapai umur persaraan atau
ditamatkan perkhidmatannya.

Setiap peristiwa / perubahan

yang berlaku akan dicatatkan
dalam buku berkenaan.
Rekod Perkhidmatan
terbahagi kepada empat (4) bahagian:-
1. Butir-butir peribadi -
1. Nama
2. No: kad pengenalan
3. No. Fail Jabatan
4. Tarikh dan tempat lahir
5. No: Fail caruman kumpulan wang
6. Nama dan alamat waris
7. Kelayakan akademik dan ikhtisas
Rekod Perkhidmatan terbahagi kepada empat (4) bahagian:-
2. Kenyataan Perkhidmatan -
1. Nama
2. Tarikh lahir
3. Tarikh lantikan pertama
4. Jawatan sekarang
5. Tarikh lantikan jawatan sekarang
6. Tarikh sah jawatan
7. Jabatan sekarang
8. Surat kuasa
9. Butir-butir perubahan
10. Tarikh kuat kuasa
11. Gaji atau elaun layak
12. Keputusan pemeriksaan perubatan
 Rekod Perkhidmatan terbahagi kepada empat (4) bahagian:-
2. Kenyataan Perkhidmatan -
13.Pengisytiharan harta
14.Aku Janji
15. Keputusan peperiksaan yang pernah diduduki
16. Opsyen perkhidmatan
17. Kursus-kursus yang pernah dihadiri
18. Anugerah perkhidmatan yang diterima
19. Cuti Tanpa gaji yang pernah diluluskan
20. Cuti belajar yang pernah diluluskan
21. Tindakan tatatertib yang pernah dikenakan
Maklumat yang perlu direkodkan hendaklah dicatatkan
dengan segera.
Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala
peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.
Catatan secara manual hendaklah ditandatangani oleh
pegawai yang diberi kuasa beserta cop jabatan. Untuk
membolehkan catatan sentiasa terkini, rekod
perkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawai
berkhidmat;
 Rekod Perkhidmatan terbahagi kepada empat (4) bahagian:-

3. Kenyataan Cuti -
Semua jenis cuti yang pernah diluluskan
sepanjang perkhidmatannya –

Cuti sakit
Cuti tanpa gaji
Cuti separuh gaji
Cuti belajar
Cuti bersalin
Cuti haji
Cuti rehat
Cuti sambilan / rehat khas
Cuti tanpa rekod dll.,
 Rekod Perkhidmatan terbahagi kepada empat (4)
bahagian:-

4. Lembaran Kelakuan -

1. Anugerah-anugerah yang diterima

2. Kurniaan yang diterima
3. Keputusan tatatertib yang
dihadapkan
Rekod perkhidmatan pegawai adalah
bertaraf SULIT.

Pegawai berkenaan boleh melihat

rekodnya sendiri dengan kebenaran
pegawai penyelia rekod.
Pembangunan Modal Insan
(a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai
di dalam dan di luar jabatan;

(b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path)

dan perancangan pelan penggantian (succession plan);

(c) merancang dan melaksanakan pusingan kerja

mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang; dan

(d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai

bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di
organisasi yang lain.
 Rekod Kehadiran -

Setiap pegawai bertanggungjawab untuk

merekodkan waktu mereka sampai dan waktu
mereka meninggalkan pejabat / tempat bertugas.

Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah

mampu memantau kehadiran pegawai dengan
berkesan.
 Penilaian Prestasi

merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan

personel yang digunakan untuk membantu setiap
pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing.

Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai

tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi
kesan negatif kepada prestasi pegawai yang
berkenaan. Ketua Jabatan perlu memastikan
penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut
prosedur yang ditetapkan.
• Objektif, adil, telus, teratur dan beterusan;
• Berasaskan aspek dan kriteria yang di-
tetapkan;
• Menggunakan skala penilaian yang di-
tetapkan;
• Tanpa dipengaruhi prestasi tahun sebelumnya;
• Tidak pilih kasih;
• Tidak terlalu murah hati atau sebaliknya.
Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang
dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai
hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang
dinilai dengan jelas;

Pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan

bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh
pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;
 dan

Pegawai penilai tidak menggunakan penilaian

prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau
mengugut seseorang pegawai yang dinilai.

Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai

suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi
dan prestasi pegawai.
Pemupukan Budaya Kerja Positif -

(a) mewujud dan memupuk semangat

bekerja sebagai satu pasukan;

(b) memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan

yang baik dan berkesan;

(c) memberi tunjuk ajar, kaunseling dan

bimbingan (mentoring and coaching);
(d) memberi tanggungjawab dan
kepercayaan kepada pegawai bagi
melaksanakan tugas yang telah diamanahkan;
dan

(e) memberi pengiktirafan dan penghargaan

kepada pegawai yang telah memberi sumbangan
kepada organisasi, Kerajaan dan negara.
 Sijil Penghargaan

Pegawai tetap yang telah menyumbangkan

perkhidmatan yang baik secara berterusan tidak
kurang daripada 15 tahun hendaklah diberi Sijil
Penghargaan sekiranya mereka telah menamat atau
ditamatkan perkhidmatan.
Pewartaan

Semua pelantikan dan kenaikan pangkat

pegawai dalam Kumpulan Pengurusan
Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau
dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di
peringkat negeri dan ke atas tanpa mengira
kumpulan atau gred jawatan.
Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara
Elektronik
Melaksanakan dengan arahan dan garis
panduan:-

Selaras dengan arahan Kerajaan;

Peringkat Jabatan / Bahagian /
Cawangan / Unit yang menguruskan
sumber manusia;
Pegawai yang cukup, cekap dan
berkesan;
Peruntukan kewangan yang
mencukupi;
 Maklumat sentiasa dikemas kini;
Latihan aplikasi sistem;
Lantik Pentadbir Sistem
mengkonfigurasi capaian;
Wujud meja bantuan menangani
masalah pelaksanaan;
Inventori (perkakas).