Anda di halaman 1dari 13

Kegiatan Belajar II

1. Kompetensi dasar: Dasar surat menyurat, jenis-jenis surat


2. Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan:
a. Mengenal bemacam-macam jenis surat.
b. Siswa dapat menyusun bermacam-macam surat dengan tujuannya
c. Siswa dapat menggunakan media seperti kantor pos, warkat pos dan benda-
benda pos lainnya.

Uraian Materi
A. JENIS-JENIS SURAT
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam jenis-jenis surat yang berdar, baik antar
organisasi, antar instansi maupun antar perusahaan. Dalam hal-hal tertentu jelas ada
perbedaan-perbedaan, baik asal surat, sifat surat, tujuan, cara pembuatan ataupun cara
pengirimannya.
Jenis-jenis surat dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai mana yang diuraikan berikut ini.

1. Berdasarkan Sifat Surat


Berdasarkan sifatnya dapat digolongkan menjadi 5 jenis
a. Surat Pribadi
Adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah
keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Contoh:
 Surtat dari orang tua kepada anaknya
 Surat persahabatan
 Surat perkenalan dan sebagainya

b. Surat Dinas Pribadi


Disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang
kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan ataupun jawatan-jawatan
Contoh:
 Surat lamaran kerja
 Surat permohonan tidak masuk kerja dan sebagainya

c. Surat Dinas Swasta


Disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta,
yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi-instansi yang terkait.
Contoh:
 Surat undangan rapat untuk para karyawan
 Surat undangan pertemuan untuk para relasi
 Surat rapat tahunan para pemegang saham dan sebagainya

d. Surat Niaga
Adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang
dikirimkan kepada para pelanggan.

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 1


Contoh:
 Surat perkenalan barang
 Surat penawaran barang
 Surat pesanan barang dan sebagainya

e. Surat Dinas Pemerintah


Adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintahan yang
dibuat oleh instansi pemerintah.
Contoh:
 Surat keputusan
 Surat instruksi

2. Berdasarkan Wujud Surat


a. Surat Yang Menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blangko yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain
yang telah diberi izin oleh oleh PT Pos Indonesia untuk mencetaknya asal sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan PT Pos Indonesia.
Kartu pos biasanya dibuat dengan menggunakan kertas karton yang berukuran 15 cm
x 10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.
1) Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta
penerima.
2) Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Contoh kartu pos:

Bagian muka kartu pos diatas terdiri dari:


1. Alamat pengirim
2. Alamat yang dituju

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 2


Bagian belakang kartu pos diatas terdiri dari:
1. Tanggal
2. Alamat yang dituju
3. Salam pembuka (bila perlu)
4. Isi surat
5. Salam penutup

Kartu pos digunakan sebagai berikut:


1) Mengirim berita yang singkat-singkat saja
2) Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang
lainpun tidak menjadi masalah.
3) Dikirim untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan
meminta lagi.
4) Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.
5) Bukan untuk dikirim kepada orang tua, atau umurnya di atas pengirim.

b. Warkat Pos
Adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambang dan petunjuk
penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi yang telah
diberi izin.
Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga lipatan bagian luar dapat dipakai menulis
nama dan alamat pengirim serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis
berita-berita yang akan disampikan. Surat dengan memakai warkat pos bertujuan
untuk surat yang bersifat keluarga, yang isinya berita yang panjang-panjang, yang
bersifat rahasia keluarga, bukan keperluan dinas atau bersifat resmi.

c. Surat Bersampul
Adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas
surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai
amplop atau sampul ini gunanya:
1) Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa
lembar atau beberapa halaman,
2) Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang
lain,

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 3


3) Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa,
4) Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan, serta
5) Untuk menjaga sopan santun.
Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang
memakai sampul kelihatan rapi. Pemakaian sampul hendaknya:
 Sampul yang berukuran panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok,
 Untuk sampul yang berukuran persegi empat hendaknya digunakan kuarto,
 Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas oktavo.

Contoh sampul surat

d. Surat Kilat
Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari
surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. Cara
pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko yang telah
ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.
Contoh :

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 4


e. Surat Terbuka dan Tertutup
Surat terbuka ialah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum, misalnya surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya. Biasanya surat-surat demikian berisi antara lain:
1) Kritikan-kritikan terhadapan sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak
menyenangkan,
2) Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang
baik atau tidak pantas,
3) Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan,
4) Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu
yang kurang baik.
Surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya
tidak boleh diketahui orang lain.

f. Memorandum Dan Nota


Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan
dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam
lingkungan sendiri baik perusahaan, instansi lainnya). Pada umumnya memorandum
digunakan dari atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang sederajat
kedudukannya. Cara pembuatannya diketik atau tulisan tangan. Memorandum
dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi, memberi petunjuk atau
informasi.

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 5


Dari contoh memorandum di atas dapat digolongkan tiga bagian memorandum yang
sangat penting, yakni kepala, badan, dan kaki memorandum. Contoh skema memo
atau memorandum dapat dilihat dibawah ini:

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 6


Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat dan suatu unit organisasi yang
digunakan secara intern (dalam lingkungan sendiri) tetapi bersifat resmi. Guna nota
adalah:
 Untuk meminta penjelasan
 Untuk memberikan keputusan, dan
 Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.

g. Telegram
Adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio
atau alat telegrap mengenai sesuatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dan jarak jauh. Ada
dua macam cara penyampaiannya, yaitu:
 Telegram yang pengirimnya melalui Perum Telekomunikasi (seperti morse, telek,
dan teleprinter).
 Surat telegram atau surat kawat ialah yang dituliskan dengan gaya bahasa
telegram tetapi pengirimnya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas perusahaan
atau instansi)

Blangko telegram dibawah ini terdiri dari:


1. Bagian atas
Bagian ini diisi oleh petugas kantor telegram. Jadi, harus diperhatikan tempat-
tempat khusus yang harus diisi oleh pengirim atau petugas kantor telegram.

2. Bagian tengah
Bagian ini tempat pengirim telegram menulis berita. Penulisan telegram harus
mengikuti ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Perum Postel. Untuk tata cara
penulisan ini ada uraian khusus yang membicarakan mengenai telegram. Bagian
tengah ini terdiri dari:
a. Sifat telegram
b. Alamat yang dituju
c. Isi telegram
d. Nama pengirim (nama perorangan, instansi, atau organisasi)

3. Bagian bawah
Bagian ini terdiri dari:
a. Bagian kiri perkataan “Priksa awal” (diisi oleh petugas kantor telegram)
b. Bagian kanan perkataan”Periksa akhir” (diisi oleh petugas kantor telegram)
c. Bagian “Nama” dan “Alamat pengirim” (diisi oleh pengirim telegram)

Contoh:

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 7


h. Surat Biasa
Adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbatas oleh
orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para
siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Keamanan Isinya


Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolngkan menjadi tiga jenis.
a. Surat Sangat Rahasia
Adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang berhubungan
dengan keamanan negara atau surat-surat yang berupa dokumen negara, sehingga bila
surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat
atau bangsa dan negara.
Contoh:
 Surat-surat yang berhubungan dengan strategi perang.
 Surat-surat yang berhubungan dengan batas-batas negara.
 Surat-surat yang berhubungan dengan alat-alat perang, nuklir, pesawat dan
sebagainya.
Dengan demikian penyampainnya harus hati-hati, sampul yang digunakan harus tiga
sampul dan caranya:
 Surat atau dokumen telah dimasukkan ke dalam sampul pertama diberi tanda
sangat rahasia kemudian diberi lak.
Dokumen Sampul I
Masukan SRHS

Dilem + dilak
Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 8
 Kemudian sampul yang berisi dokumen ini masukkan kedalam sampul yang
kedua dan diberi lagi tanda sangat rahasia dan dilak.

Sampul I berisi dokumen Sampul I


Masukan SRHS
SRHS

Dilem + dilak

 Sampul kedua yang telah berisi dokumen ini masukan lagi ke dalam sampul
ketiga dan sampul ini tidak boleh diberi tanda sangat rahasia juga tidak boleh
dilak, hanya dilem seperti surat biasa, tujuannya supaya tidak mengandung
kecurigaan terhadap mereka yang tidak bertanggung jawab.

Sampu II Sampul III


Masukan Tidak memakai SRHS
SRHS
dan hanya dilem

b. Surat Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang
lain, karena kalau jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan
perusahaan atau instansi tersebut.
Contoh:
 Surat-surat atau dokumen mengenai resep-resep produksi.
 Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan
sebagainya.

Cara penyampaiannya dengan menggunakan dua amplop atau sampul yaitu:


 Surat atau dokumen masukkan kedalam sampul pertama, kemudian diberitanda
rahasia dan diberi lak.

Dokumen Sampul I
Masukan SRHS

Dilem + dilak

 Sampul yang telah diberi isi dokumen tersebut masukkan lagi ke dalam sampul
kedua dan jangan diberi tanda rahasia, jangan dilak cukup dilem seperti surat
biasa, tujuannya sama yaitu untuk menghilangkan kecurigaan pihak yang tidak
bertangung jawab.

Sampul I yang berisi dokumen Sampul II


SRHS Masukan Tidak pakai kode RHS
dan hanya dilem

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 9


c. Surat konfidensial
Surat konfidensial adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya
tidak boleh diketahui oleh orang lain, cukup diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan
nama baik orang tersebut. Contohnya, surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4. Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya


Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat sangat segera atau surat kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama, karena surat ini harus
segera dikirimkan secepatnya sebab penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
Contoh:
 Surat-surat berita musibah
 Surat-surat panggilan
 Surat perintah dan sebagainya.

b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaiannya dari pihak penerima.
Contoh:
 Surat pengumuman
 Surat penawaran
 Surat pesanan dan sebagainya.

c. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian
karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
Contoh:
 Surat ucapan selamat hari raya, ulang tahun, dan sebagainya.

B. SURAT MENYURAT DINAS POS


Surat berdasarkan dinas pos adalah surat-surat yang dikirimkan melalui kartu pos dan
dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. Surat berdasarkan dinas pos dapat
digolongkan menjadi empat jenis.

1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau
tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan
yang secepatnya dari penerima.

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 10


Dengan demikian, surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya
tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas atau perangkonya cukup murah.
Contoh:
 Surat ucapan selamat hari raya, ulang tahun.
 Surat mengenai persahabatan, perkenalan dan sebagainya.

2. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapatkan tanggapan
dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara
penyampaiannyapun, ongkos pengirimannya atau perangkonya lebih mahal dari pada
surat biasa.
Contoh:
 Surat promosi dan perkenalan barang.
 Surat penawaran barang.
 Surat pesanan barang.
 Surat pengumuman dan sebagainya.

3. Surat Kilat Khusus


Surat kilat khusus ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh
PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat
khusus ini. Cara pengirimannya ialah:
(1) Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petugas pos.
(2) Surat didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos.
(3) Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resi pos yang dapat
digunakan untuk bahan bukti bila ad penyimpangan dalam pengiriman surat.
(4) Harga pengiriman / prangko lebih mahal dari surat kilat.
(5) Memakai nomor monitoring yang sesuai dengan resi agar mudah memonitor, apakah
surat sudah sampai atau belum.
Contoh:

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 11


Contoh resi surat kilat khusus:

Surat Kilat Khusus adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting
dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya dari penerima. Dengan demikian kantor sangat mengutamakan sekali cara
pengirimannya dan waktu penyampainnya kepada penerima sudah dapat dipastikan. Soal
biaya dan ongkos atau perangko kilat khusus ini mahal, karena memperhitungkan hal-hal
berikut ini:
a. Ongkos disesuaikan dengan jarak antara tempat pengiriman dengan tempat penerima.
b. Diperhatikan berat surat dan kertas surat tersebut.
c. Pihak dinas pos sangat bertanggung jawab terhadap penyampain surat tersebut.
Contoh:
 Surat berita musibah
 Surat panggilan
 Surat yang bersifat rahasia dan sebagainya.
Biasanya dikirim dengan kilat khusus.

4. Surat Tercatat
Surat tercatat adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting,
sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut
mendapatkan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari pihak penerima.
Surat ini hampir sama dengan surat kilat khusus.
Cara penyampainya oleh dinas pos sangat diutamakan. Ongkos atau perangkonya mahal,
karena ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
a. Perangko disesuaikan denganjarak antara pengirim dan penerima
b. Surat itu ditimbang dulu
c. Nama dan alamat pengiriman serta jenis surat dicatat oleh dinas pos.
d. Setelah sampai ditempat penerimaan, penerima harus menendatangani tanda
penerimaan surat.

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 12


Tes Kompetensi II
I. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan benar.
1. Apakah yang dimaksud dengan surat bersampul?
2. Sebutkan tiga kegunaan sampul surat!
3. Apa yang dimaksud dengan:
a. Surat Terbuka
b. Surat tertutup
4. Jelaskan apa kegunaan prangko!
5. Apa yang dimaksud dengan dengan :
a. Surat Pribadi
b. Surat Dinas Pribadi
6. Jelaskan mengapa kartu pos disebut surat terbuka!
7. Jelaskan apa kegunaan warkat pos!
8. Berdasarkan wujudnya surat dibolongksn stas tiga macam, sebutkan!
9. Apa yang dimaksud dengan surat kilat?
10. Apa yang dimaksud dengan surat konfidensial?

II. Praktek
1. Tulislah sutat yang ditujukan kepada otang tuamu yang mengabarkan bahwa kamu butuh
uang untuk bayar SPP.
2. Tulislah surat ijin kepada sekolah mu karena kamu berhalangan masuk karena sakit.
3. Menulis surat perkenalan dengan kartu pos.

Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 13