Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)

2-1
etelah proses instalasi program selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah mengatur
setup dasar penggunaan program serta melengkapi informasi-informasi penting perusahaan
di modul administrasi. Sebagai contoh, untuk dapat mulai melakukan pencatatan transaksi
bisnis perusahaan, maka kita harus memperhatikan tentang aturan-aturan penomoran
dokumen. Selain itu, kita juga harus melengkapi profil perusahaan yang dapat digunakan program
nantinya untuk menampilkan nama, alamat serta logo perusahaan di setiap laporan yang dihasilkan.
Di sisi keuangan, tentunya juga perlu diperhatikan tentang periode keuangan perusahaan yang ingin
ditetapkan dalam mencatat transaksi hariannya serta sebagai patokan dalam periode tutup buku
perusahaan. Hal-hal tersebut akan dibahas secara detil dalam bab ini selain juga pembahasan
tentang bagaimana melengkapi informasi terkait dengan data-data rekanan bisnis perusahaan
seperti pelanggan (customer) dan pemasok (supplier).
2.1 Penomoran Dokumen (Document Numbering )
Kita tentunya banyak menggunakan dokumen untuk mencatat transaksi bisnis harian di perusahaan
kita. Diantaranya adalah dokumen Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order), Laporan Penerimaan
Barang (Goods Receipt Note), Surat Order Penjualan (Sales Order), serta dokumen-dokumen penting
lainnya. Untuk itu, sistem menyediakan fungsi otomatis dalam memberi penomoran dokumen.
Untuk membuka menu pengaturan penomoran dokumen, klik menu Administrasi (Administation)/
Penomoran Dokumen (Document Numbering). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu
Penomoran Dokumen (Document Numbering) seperti pada gambar 2.1
Gambar 2.1
Berikut adalah penjelasan dari menu di atas
Objek Keterangan
1
Deskripsi
(Description)
Berisi daftar transaksi yang terdapat di program
2 Awalan (Prefix)
Gunakan menu prefix ini untuk memberi kode di bagian depan penomoran
transaksi Anda. Secara default, sistem memberikan prefix seperti pada
contoh gambar 1.2.1

S
BAB
2
Modul Administrasi
(Administration Module)
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-2
3 Mulai (Start)
Kolom start ini berfungsi untuk menentukan nomor urut awal dari dokumen
bersangkutan.
4 Angka (Digit) Tentukan digit nomor urut yang Anda perlukan
5 Tipe (Type)
Sistem menyediakan 3 tipe penomoran:
1. None, untuk penomoran urut dokumen yang terus berlanjut
2. Monthly, untuk penomoran urut dokumen yang akan mengulang setiap
bulan
3. Yearly, untuk penomoran urut dokumen yang akan mengulang setiap
tahun
6 Cara (Mode)
Sistem menyediakan 2 mode untuk penomoran
1. Manual, untuk penomoran dokumen secara manual
2. Auto, untuk penomoran otomatis dari sistem
2.2 Data Umum Perusahaan (Company Profile)
Pada bagian ini, Anda diminta untuk melengkapi informasi-informasi umum terkait dengan data
perusahaan. Untuk membuka menu Company Profile, klik menu Administrasi (Administration)/
Profil Perusahaan (Company Profile). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Profil
Perusahaan (Company Profile) seperti pada gambar 2.2
Gambar 2.2
Berikut adalah penjelasan dari menu di atas
Objek Keterangan
1
NamaPerusahaan
(Company Name)
Ketik Nama Perusahaan Anda
2 Alamat (Address ) Ketik alamat lengkap perusahaan.
3 Kota (City) Ketik nama kota domisili perusahaan
4 Kode pos (Zip Code) Ketik kode pos alamat perusahaan
5 Telepon (Phone) Ketik nomor telepon
6 Faks (Fax) Ketik nomor faximile perusahaan
7 Bank Ketik nama bank perusahaan
8 No. Akun (Account No) Ketik nomor rekening bank perusahaan
9 Email Ketik alamat email perusahaan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-3
10 Situs (Website) Ketik alamat website perusahaan
11 Catatan (Note) Ketik informasi tambahan lainnya jika diperlukan
2.3 Kontrol Periode Fiscal (Period Control)
Menu Period Control digunakan untuk mendefinisikan periode pembukuan/ keuangan perusahaan.
Periode ini terkait dengan aktivitas tutup buku transaksi secara periodik yang dilakukan
perusahaan. Untuk membuka menu Period Control, klik menu Administrasi (Administration)/
Kontrol Periode (Period Control). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Kontrol Periode
(Period Control) seperti pada gambar 2.3.a
Gambar 2.3.a
Berikut adalah penjelasan dari menu di atas
Objek Keterangan
1 Kode (Code) Ketik kode periode yang diinginkan, misalnya 2008
2 Nama (Name) Ketik nama periode yang diinginkan, misalnya Tahun 2008
3
Tanggal Mulai (Starting
Date)
Ketik periode awal yang diinginkan, misalnya 1 Januari 2008
4
Tanggal Akhir (Ending
Date)
Ketik periode akhir yang diinginkan, misalnya 31 Desember 2008
5 Periode (Period Display)
Setelah melengkapi informasi-informasi di atas, klik tombol Save.
Selajutnya sistem akan menampilkan periode sesuai dengan starting date
dan ending date yang telah dilengkapi sebelumnya. Dalam menu period
display, sistem akan menampilkan data periode dengan kolom-kolom
sebagai berikut:
a. No
b. Kode (Code)
c. Nama (Name)
d. Tanggal Mulai (Starting Date)
e. Tanggal Akhir (Ending Date)
f. Status
Penjelasan kolom-kolom tersebut seperti yang telah dijelaskan di atas.
Adapun kolom Status menandakan status periode bersangkutan. Status
tersebut adalah
1. Open, merupakan kode yang masih terbuka
2. Close, merupakan kode yang telah dilakukan proses tutup buku
3. Current, merupakan kode bagi periode yang sedang aktif saat ini.
Anda hanya dapat melakukan proses entry data pada periode current
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-4
Untuk menentukan periode awal pemasukan data, klik tab Periode Awal Entri (Start Entry Period
Setup). Selanjutnya sistem akan menampilkan tab Periode Awal Entri (Start Entry Period) seperti
pada gambar 2.3.b
Gambar 2.3.b
Berikut adalah penjelasan dari menu di atas
Objek Keterangan
1 Persediaan (Inventory) Pilih periode awal sistem untuk sistem persediaan Anda
2
Jurnal umum (General
Ledger)
Pilih periode awal sistem untuk sistem akuntansi Anda
2.4 Jabatan (Designation)
Menu designation (jabatan) berfungsi untuk mendaftarkan jenis jabatan yang ada di perusahaan
Anda. Dengan demikian, Anda dapat mengelompokkan daftar karyawan berdasarkan jabatan.
Untuk membuka menu designation, klik menu utama Administrasi (Administration)/ Jabatan
(Designation). Selanjutnya Anda akan mendapatkan menu seperti pada gambar 2.4
Gambar 2.4
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code )
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat otomatis
oleh sistem atau diketik secara manual
2 Name (Name ) Ketik nama jabatan yang diinginkan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-5
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.5 Data Karyawan / Pekerja (Employee)
Menu Employee (Karyawan) berfungsi untuk mendaftarkan nama-nama karyawan Anda yang
berhubungan dengan fungsi penggunaan program, seperti bagian gudang, pembelian, dan
penjualan. Untuk membuka menu karyawan, klik menu utama Administrasi (Administration)/
Pekerja (Employee). Selanjutnya Anda akan mendapatkan menu seperti pada gambar 2.5
Gambar 2.5
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat otomatis
oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama karyawan yang diinginkan
3 Jabatan (Designation)
Pilih nama jabatan yang telah Anda lengkapi pada menu designation
sebelumnya. Untuk langsung membuka menu designation, Anda dapat
meng-klik tombol browse di sisi kanan kolom
4 Pemimpin (Superior)
Pilih nama atasan dari karyawan bersangkutan. Kosongkan jika tidak
diperlukan
5 Fungsi (Function)
Berisi 4 pilihan fungsi jabatan yang terkait dengan fungsi yang ada di
program. Fungsi tersebut adalah Petugas Pembelian (Purchaser), Petugas
Penjualan (Salesman), Petugas Gudang (Storeman), ataupun Pengontrol
Project (Project Leader). Pilih salah satu atau lebih fungsi bersangkutan,
dan kemudian sistem secara otomatis akan menampilkan nama karyawan
bersangkutan di menu-menu transaksi yang berhubungan
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-6
2.6 Data Rekanan Bisnis (Business Partner)
Kelompok menu Business Partner terdiri atas sub menu Jangka Pembayaran, Supplier, Customer,
Pajak, Agen Pengiriman, serta menu-menu tambahan lainnya. Secara umum berfungsi untuk
mendaftarkan informasi yang terkait dengan relasi/ patner bisnis perusahaan. Berikut adalah
penjelasan detil dari sub menu tersebut.
2.6.1 Jangka Waktu Pembayaran (Term of Payment)
Menu ini digunakan untuk mendaftarkan metode hari pembayaran. Metode hari pembayaran ini
nantinya akan ditampilkan pada form-form dalam menu Transaction, yang menyatakan jangka
waktu pembayaran setelah terjadinya transaksi. Arahkan pointer Anda pada menu Administrasi
(Administration) / Termin Pembayaran (Term of Payment). Selanjutnya sistem akan menampilkan
menu Termin Pembayaran (Term of Payment) seperti pada gambar 2.6.1
Gambar 2.6.1
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Nama jangka pembayaran
3 Lama / Hari (Days) Jumlah hari dari jangka pembayaran
4 Persen Diskon (Discount Rate )
Tentukan persentase discount bila pelunasan pembayaran yang
terjadi sebelum tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan
5 Catatan (Note)
Dapat digunakan untuk mencatat informasi tambahan jika
diperlukan
6 Pilihan Utama (Default)
Aktifkan check box ini untuk menandakan bahwa data
bersangkutan adalah yang akan ditampilkan pertama kali di
setiap form yang berhubungan
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-7
2.6.2 Pemasok (Supplier)
Form Pemasok (supplier) digunakan untuk mencatat nama-nama pemasok yang terkait dengan
transaksi bisnis di perusahaan Anda. Daftar supplier ini juga sekaligus berfungsi sebagai buku bantu
hutang perusahaan. Untuk menampilkan menu Supplier, klik menu Administrasi (Administration) /
Pemasok (Supplier). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Pemasok (Supplier) seperti pada
gambar 2.6.2.a
Gambar 2.6.2.a
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
General information
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama pemasok (supplier)
3 Kategori (Category)
Kategori dari supplier. Sistem menyediakan 2 kategori sebagai
berikut:
1. Supplier
2. Supplier-Pelanggan
4
Petugas Pembelian
(Purchaser)
Berisi daftar nama petugas pembelian yang telah didafarkan di menu
employee. Pilih nama petugas pembelian (purchaser) yang diperlukan
Alamat (Addresses)
1 Tombol Tambah Alamat Baru
Klik tombol ini untuk mengisi alamat. Jika alamat pemasok (supplier)
bersangkutan lebih dari satu Anda dapat menambahkannya
menggunakan tombol ini. Jika demikian, user dapat memberi
penamaan seperti Alamat Kantor Pusat, Alamat Pengiriman Barang,
dan seterusnya
2 Jalan (Street) Digunakan untuk mencatat alamat supplier
3 Kota (City) Digunakan untuk mencatat nama kota
4 Negara (Country)
Berisi daftar nama negara. Pilih nama negara domisili supplier
bersangkutan
5 Kode Pos (Zip Code) Ketik kode pos dari alamat supplier bersangkutan
6 Telepon (Phone 1) Ketik nomor telepon supplier
7 Telepon (Phone 2) Ketik nomor telepon supplier lainnya
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-8
8 Fax Ketik nomor faksimil
9 Email Digunakan untuk mencatat alamat email
10 Website Digunakan untuk mencatat alamat website jika ada
11 Nama (Name)
Sistem akan memberikan penamaan alamat secara otomatis. Ubah
penamaan alamat tersebut untuk multi address jika diperlukan.
12 Pilihan Utama (Default)
Check box ini berfungsi untuk menandakan bahwa alamat
bersangkutan adalah yang merupakan alamat utama (yang sering
digunakan)
Setelah melengkapi informasi umum dan alamat, klik tab Petugas (Contact) untuk melengkapi
informasi personal kontak. Lihat gambar 2.6.2.b
Gambar 2.6.2.b
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Contact (Personal kontak)
1 Tombol Tambah Petugas Baru
Klik tombol ini untuk mencatat nama personal kontak. Anda dapat
mencatat beberapa nama personal kontak pada menu ini dengan
mengklik tombol tambah petugas baru.
2 Nama (Name) Ketik informasi personal dari supplier bersangkutan
3 Jenis Kelamin (Sex) Pilih data informasi jenis kelamin dari personal kontak bersangkutan
4 Jabatan (Position) Masukkan informasi jabatan jika diperlukan
5 Alamat (Address) Masukkan informasi alamat personal kontak bersangkutan
6 Tanggal Lahir (Date of Birth) Ketik tanggal lahir
7 Telepon (Phone 1 Ketik nomor telepon
8 Telepon (Phone 2) Ketik nomor telepon lainnya
9 HP (Mobile Phone 1) Ketik nomor telepon genggam
10 HP (Mobile Phone 2) Ketik nomor telepon genggam lainnya
11 Fax Ketik nomor faksimil
12 Email Daftarkan alamat email jika ada
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-9
Setelah melengkapi informasi Personal Kontak, klik tab Akun (Accounting) untuk melengkapi
informasi-informasi yang terkait dengan keuangan. Lihat gambar 2.6.2.c
Gambar 2.6.2.c
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Accounting (Informasi Akuntansi/ Keuangan)
1 NPWP Daftarkan Nomor Pokok Wajib Pajak jika diperlukan
2
Termin Pembayaran (Term of
Payment)
Berisi daftar jangka pembayaran yang terdapat pada modul
Jangka pembayaran. Pilih salah satu jangka pembayaran yang
akan digunakan
3 Bank Ketik nama Bank dari supplier bersangkutan
4 No. Rekening (Account No)
Ketik nomor rekening Bank dari bank yang didaftarkan
sebelumnya
5 Mata Uang Utama (Ccy Def) Pilih mata uang yang sering digunakan
6 AP CoA (Akun Hutang)
Pilih kode perkiraan (chart of account) default dari supplier
bersangkutan
7 Kategori Harga (Price Category)
Berisi daftar kategori harga jika Anda menggunakan multiple
price. Pilih salah satu kategori harga untuk supplier
bersangkutan
8
Tipe Pembayaran Kredit (Credit Limit
Type)
Berisi metode pembatasan kredit, yaitu:
Tidak ada batasan
Berdasarkan Jumlah Transaksi
Berdasarkan Jumlah Akumulasi Hutang
Pilih jenis pembatasan yang diperlukan.
9 Batasan Kredit (Credit Limit Amount) Ketik nilai pembatasan yang diperlukan
10 Saldo Hutang (O/S Amount Current)
Secara otomatis sistem akan menampilkan saldo hutang
supplier bersangkutan
11 Catatan (Notes) Ketik informasi tambahan lainnya jika diperlukan
Setelah melengkapi informasi Keuangan, klik tab Lainnya (Others) untuk melengkapi informasiinformasi
penting lainnya. Lihat gambar 2.6.2.d
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-10
Gambar 2.6.2.d
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Others (Informasi Lainnya)
1 Cara Pengiriman (Delivery Term)
Berisi daftar metode pengiriman barang. ketik metode
pengiriman yang diperlukan untuk supplier bersangkutan
2 Agen Pengiriman (Shipping Agent)
Berisi daftar agen pengiriman barang. Pilih nama agen
pengiriman barang yang diperlukan
3 Catatan (Notes) Ketik informasi tambahan lainnya jika diperlukan
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.6.3 Pelanggan (Customer)
Form customer digunakan untuk mencatat nama-nama pelanggan yang terkait dengan transaksi
bisnis di perusahaan Anda. Pencatatan data customer (pelanggan) di master data ini juga sekaligus
untuk mendaftarkan buku bantu piutang customer (pelanggan). Untuk menampilkan menu
Customer, klik menu Administrasi (Administration) / Rekanan Bisnis / Pelanggan (Customer).
Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Customer seperti pada gambar 2.6.3.a
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
General Information (Informasi Umum)
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama pelanggan (customer)
3 Kategori (Categories )
Kategori dari pelanggan. Sistem menyediakan 2 kategori sebagai
berikut:
1. Pelanggan
2. Pelanggan - Supplier
4 Petugas Penjualan (Salesman)
Berisi daftar nama petugas penjualan yang telah didafarkan di
menu employee. Pilih nama petugas penjualan (salesman) yang
diperlukan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-11
Gambar 2.6.3.a
Berikut adalah penjelasan tentang menu pada gambar 2.6.3.a di atas:
Address (Alamat)
1 Tombol Tambah Alamat Baru
Klik tombol ini untuk mengisi alamat. Jika alamat pelanggan
(customer) bersangkutan lebih dari satu, maka Anda dapat
menambahkannya menggunakan tombol ini. Dengan demikian,
Anda dapat memberi penamaan seperti Alamat Kantor Pusat,
Alamat Pengiriman Barang, dan seterusnya sesuai kebutuhan.
2 Jalan (Street) Digunakan untuk mencatat alamat pelanggan
3 Kota (City) Digunakan untuk mencatat nama kota
4 Negara (Country)
Berisi daftar nama negara. Pilih nama negara domisili pelanggan
bersangkutan
5 Kode Pos (Zip Code) Ketik kode pos dari alamat pelanggan bersangkutan
6 Telepon (Phone 1) Ketik nomor telepon pelanggan
7 Telepon (Phone 2) Ketik nomor telepon pelanggan lainnya
8 Fax Ketik nomor faksimil
9 Email Digunakan untuk mencatat alamat email
10 Website Digunakan untuk mencatat alamat website jika ada
2 Tipe Alamat (Address Type)
Pilih salah satu tipe alamat yang telah disediakan. Tipe alamat
tersebut adalah:
1. Billing, merupakan alamat penagihan
2. Shipping, merupakan alamat pengiriman barang
3. General, sebagai alamat umum perusahaan, baik penagihan
maupun pengiriman barang
11 Nama
Ketik nama alamat yang diperlukan. Sebagai contoh Alamat
Kantor Pusat, Alamat Pengiriman, Alamat Gudang 1, dan
seterusnya.
12 Pilihan Yang Utama (Default)
Check box ini berfungsi untuk menandakan bahwa alamat
bersangkutan adalah yang merupakan alamat utama (yang sering
digunakan)
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-12
Setelah melengkapi informasi umum dan alamat, klik tab Petugas (Contact) untuk melengkapi
informasi personal kontak. Lihat gambar 2.6.3.b
Gambar 2.6.3.b
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Contact (Personal Kontak)
1 Tombol Tambah Petugas Baru
Klik tombol ini untuk mencatat nama personal kontak. Anda
dapat mencatat beberapa nama personal kontak pada menu ini
dengan mengklik tombol tambah petugas baru.
1 Nama (Name) Ketik informasi personal dari pelanggan bersangkutan
2 Jenis Kelamin (Sex) Ketik informasi jenis kelamin dari personal kontak bersangkutan
3 Jabatan (Position) Masukkan informasi jabatan jika diperlukan
4 Alamat (Address) Masukkan informasi alamat personal kontak bersangkutan
5 Tanggal Lahir (Date of Birth) Ketik tanggal lahir
6 Telepon (Phone 1) Ketik nomor telepon
7 Telepon (Phone 2) Ketik nomor telepon lainnya
8 HP (Mobile Phone 1) Ketik nomor telepon genggam
9 HP (Mobile Phone 2) Ketik nomor telepon genggam lainnya
10 Fax Ketik nomor faksimil
11 Email Daftarkan alamat email jika ada
Setelah melengkapi informasi Personal Kontak, klik tab Akun (Accounting) untuk melengkapi
informasi-informasi yang terkait dengan keuangan. Lihat gambar 2.6.3.c
Berikut adalah penjelasan tentang menu accounting:
Accounting
1 NPWP Daftarkan Nomor Pokok Wajib Pajak jika diperlukan
2
Termin Pembayaran (Term of
Payment)
Berisi daftar jangka pembayaran yang terdapat pada modul
Jangka pembayaran. Pilih termin yang akan digunakan
3 Bank Ketik nama Bank dari pelanggan bersangkutan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-13
Gambar 2.6.3.c
4 No. Rekening (Account No)
Ketik nomor rekening Bank dari bank yang didaftarkan
sebelumnya
5 Mata Uang (Currency (Ccy)) Pilih mata uang yang sering digunakan
6 AP CoA (Akun Hutang)
Pilih kode perkiraan (chart of account) default dari pelanggan
bersangkutan
7 Kategori Harga (Price Category)
Berisi daftar kategori harga jika Anda menggunakan multiple
price. Pilih salah satu kategori harga untuk pelanggan
bersangkutan
8
Tipe Pembatasan Kredit (Credit Limit
Type)
Berisi metode pembatasan kredit, yaitu:
Tidak ada batasan
Berdasarkan Jumlah Transaksi
Berdasarkan Jumlah Akumulasi Hutang
Pilih jenis pembatasan yang diperlukan.
9 Batasan Kredit (Credit Limit Amount) Ketik nilai pembatasan yang diperlukan
10 Saldo Hutang (O/S Amount Current)
Secara otomatis sistem akan menampilkan saldo piutang
pelanggan bersangkutan
11 Catatan (Notes) Ketik informasi tambahan lainnya jika diperlukan
Setelah melengkapi informasi Keuangan, klik tab Lainnya (Others) untuk melengkapi informasiinformasi
penting lainnya. Lihat gambar 2.6.3.d
Berikut adalah penjelasan tentang customer -others:
Others (Informasi lainnya)
1 Cara Pengiriman (Delivery Term)
Berisi daftar metode pengiriman barang. ketik metode
pengiriman yang diperlukan untuk customer bersangkutan
2 Agen Pengiriman (Shiping Agent)
Berisi daftar agen pengiriman barang. Pilih nama agen
pengiriman barang yang diperlukan
3 Catatan (Notes) Ketik informasi tambahan lainnya jika diperlukan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-14
Gambar 2.6.3.d
Setelah melengkapi informasi Lainnya, klik tab Kategori (category) untuk melengkapi informasiinformasi
terkait sistem gudang dan persediaan pelanggan. Lihat gambar 2.6.3.e
Gambar 2.6.3.e
Berikut adalah penjelasan tentang customer -category:
Category
1 Group
Pilih data Customer Group. Daftar tersebut berisi data yang
telah Anda lengkapi di menu Customer Group
2 Sekmentasi (Segmentation)
Pilih data customer segmentation. Daftar tersebut berisi data
yang telah Anda lengkapi di menu Customer Segmentation
3 Tipe (Type)
Pilih data Customer Type. Daftar tersebut berisi data yang
telah Anda lengkapi di menu Customer Type
4 Kategori Pelanggan (Cust. Category 1)
Merupakan combo tambahan nomor 1 yang dapat Anda isi
dengan data yang telah Anda lengkapi di Setup Customer
Category dan Customer Category. Untuk penjelasan lebih
detil, dapat membuka kembali pokok bahasan yang membahas
tentang topik ini
5 Kategori Pelanggan (Cust. Category 2)
Merupakan combo tambahan nomor 2 yang dapat Anda isi
dengan data yang telah Anda lengkapi di Setup Customer
Category dan Customer Category.
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-15
6 Kategori Pelanggan (Cust. Category 3)
Merupakan combo tambahan nomor 3 yang dapat Anda isi
dengan data yang telah Anda lengkapi di Setup Customer
Category dan Customer Category.
7 Kategori Pelanggan (Cust. Category 4)
Merupakan combo tambahan nomor 4 yang dapat Anda isi
dengan data yang telah Anda lengkapi di Setup Customer
Category dan Customer Category.
8 Kategori Pelanggan (Cust. Category 5)
Merupakan combo tambahan nomor 5 yang dapat Anda isi
dengan data yang telah Anda lengkapi di Setup Customer
Category dan Customer Category.
9 Kategori Pelanggan (Cust. Category 6)
Merupakan combo tambahan nomor 6 yang dapat Anda isi
dengan data yang telah Anda lengkapi di Setup Customer
Category dan Customer Category.
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.6.4 Lihat Daftar Pelanggan (Customer Preview )
Untuk dapat menampilkan data pelanggan berdasarkan group, segementasi, ataupun type, Anda
dapat menggunakan menu Customer Preview. Sistem memberikan tampilan yang cukup flexible
bagi Anda untuk dapat melihat data pelanggan tersebut dari berbagai sisi berdasarkan klasifikasiklasifikasi
yang telah Anda tentukan.
Untuk menampilkan menu Customer Preview, klik menu Administrasi (Administration)/ Rekanan
Bisnis / Lihat Daftar Pelanggan (Customer Preview). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu
Customer Preview seperti pada gambar 2.6.4
Berikut adalah penjelasan tentang menu tipe pelanggan:
Objek Keterangan
1 Combo box pada sisi kiri atas form
Berisi jenis klasifikasi pelanggan, yaitu group, segementation,
dan type. Anda dapat memilih klasifikasi yang Anda inginkan
2 Kolom detil pada sisi kiri form
Secara otomatis akan menampilkan data-data klasifikasi
pelanggan yang telah Anda lengkapi sebelumnya
3 Kolom detil pada sisi kanan form
Berisi daftar pelanggan secara detil beserta kolom-kolom
keterangan yang berkaitan dengan pelanggan tersebut
Gambar 2.6.4
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-16
2.6.5 Menampilkan Daftar Pelanggan berdasarkan Kategori
(Customer Category Preview)
Untuk dapat menampilkan data pelanggan berdasarkan kategory pelanggan yang telah Anda
lengkapi pada menu Setup Customer Category, Anda dapat menggunakan menu Customer Category
Preview. Sistem memberikan tampilan yang cukup flexible bagi Anda untuk dapat melihat data
pelanggan tersebut dari berbagai sisi berdasarkan kategori-kategori spesial yang telah Anda
tentukan.
Untuk menampilkan menu Customer Category Preview, klik menu Administrasi (Administration)/
Rekanan Bisnis / Lihat Kategori Pelanggan (Customer Category Preview). Selanjutnya sistem akan
menampilkan menu Lihat Kategori Pelanggan (Customer Category Preview) seperti pada gambar
2.6.5
Gambar 2.6.5
Berikut adalah penjelasan tentang menu tipe pelanggan:
Objek Keterangan
1 Combo box pada sisi kiri atas form
Berisi jenis kategori pelanggan, yang telah Anda definisikan
sebelumnya pada menu setup customer category
2 Kolom detil pada sisi kiri form
Secara otomatis akan menampilkan data-data customer
category pelanggan yang telah Anda lengkapi sebelumnya
3 Kolom detil pada sisi kanan form
Berisi daftar pelanggan secara detil beserta kolom-kolom
keterangan yang berkaitan dengan pelanggan tersebut
2.6.6 Kategori Pelanggan (Customer Category)
Menu customer category ini erat kaitannya dengan menu setup customer category yang telah kita
bahas sebelumnya. Data-data setup yang telah Anda definisikan di menu setup customer category
secara otomatis akan tampil pada menu customer category ini. Fungsi dari menu ini adalah untuk
mendaftarkan secara detil isi data dari customer category yang telah Anda lengkapi pada menu
setup customer category.
Agar lebih mudah memahami menu ini, berikut akan diberikan contoh pendefinisian customer
category berdasarkan setup yang telah kita tentukan sebelumnya.
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-17
Provinsi
(Category 1)
Kabupaten/ Kota
(Category 2)
Kecamatan
(Category 3)
Kelurahan
(Category 4)
Kepulauan Riau
Kotamadya Batam
Batam Kota
Taman Baloi
Baloi Permai
Belian
Sei. Panas
Teluk Tering
Sukajadi
Nongsa
Kabil
Batu Besar
Sambau
Ngenang
Lubuk Baja
Baloi Indah
Pelita
Lubuk Baja Kota
Tanjung Uma
Batu Selicin
Kabupaten Bintan
Teluk Sebong
Sri Bintan
Lagoi
Ekang Anculai
Berakit
Bintan Utara
Tanjung Uban Utara
Tanjung Uban Barat
Indrapura Raya
Lancang Kuning
Satria Utama
Dan seterusnya …
Adapun untuk Category 5 merupakan category yang berdiri sendiri. Berikut adalah contoh data
untuk category 5 : Tipe Outlet
Code Category Name
C01 Hypermarket
C02 Supermarket
C03 Minimarket
C04 Toko Kosmetik
C05 Toko Obat
C06 Kantin
C07 Sub Distribution
C08 Hotel
C09 Rumah Sakit
C10 Tourist Shop
C11 Grosir
Untuk menampilkan menu Setup Customer Category, klik menu Administrasi (Administration)/
Rekanan Bisnis / Kategori Pelanggan (Customer Category). Selanjutnya sistem akan menampilkan
menu Customer Category seperti pada gambar 2.6.6.a
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-18
Gambar 2.6.6.a
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Tombol Add
Tombol Add berfungsi untuk membuat data detil dari category yang
telah Anda tentukan sebelumnya di menu Setup Customer Category.
Tombol Add di sisi kiri bawah form merupakan tombol untuk mengisi
data yang merupakan sub level category. Tombol Add sisi kanan form
adalah tombol untuk mengisi level paling atas (level1) dari customer
category. Dengan kata lain, Anda hanya akan menemukan nama
category yang merupakan level paling atas di combo box Add di sisi
kanan ini.
2
View Category Detail (Form
Sebelah Kiri)
View category detil akan menampilkan data-data category customer
yang telah Anda lengkapi sebelumnya. Untuk menambah atau
melakukan editing terhadap data category ini, klik tombol add pada
sisi kiri bawah form. Perlu Anda perhatikan bahwa data yang Anda isi
di kolom bagian ini adalah untuk data yang merupakan sub level dari
level yang lebih tinggi darinya. Dari kolom view category ini Anda
akan dengan mudah melihat leveling dari category yang telah Anda
buat dengan meng-klik tombol plus (menampilkan detilnya) ataupun
meng-klik tombol minus (menarik kembali).
Category Name (Form Sebelah
Kanan)
Kolom ini akan menampilkan seluruh nama (judul) category yang telah
Anda buat di menu Setup Customer Category. Sistem akan membuat
kotak berwarna secara otomatis untuk memudahkan Anda mengenal
data detil dari kelompok-kelompok category yang telah Anda tentukan
Berikut adalah penjelasan lebih detil untuk tombol Add. Untuk menampilkan kolom tersebut, klik
tombol Add Category di sisi bawah kiri atau kanan form. Selanjutnya sistem akan menampilkan
form entry sebagai berikut:
Gambar 2.6.6.b
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-19
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code) Merupakan kode spesifik dari data (primary key), ketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama category yang diinginkan
3 Kategori (Category)
Secara otomatis sistem akan mendeteksi nama category pada saat
Anda meng-klik tombol Add. Ini akan sesuai dengan posisi category
yang Anda pilih di kolom view category detil
4 Parent
Secara otomatis akan menampilkan data parent (level yang tepat
berada di atas) dari category bersangkutan
Klik tombol OK untuk menyimpan data yang telah Anda buat atau klik tombol Cancel untuk
membatalkannya.
2.6.7 Kelompok Pelanggan (Customer Group)
Seperti halnya menu customer category yang telah kita bahas sebelumnya, sistem juga
menyediakan tambahan analisa lainnya untuk pelanggan, yaitu kelompok pelanggan (customer
group) Anda dapat memanfaatkan klasifikasi ini untuk kepentingan analisa Anda jika dibutuhkan.
Jika tidak dibutuhkan, Anda dapat mengabaikannya.
Untuk menampilkan menu Customer Group, klik menu Administrasi (Administration)/ Rekanan Bisnis
Kelompok Pelanggan (Customer Group). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Kelompok
pelanggan (Customer Group) seperti pada gambar 2.6.7
Gambar 2.6.7
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama kelompok customer
3 Catatan (Note) Ketik keterangan tambahan jika diperlukan
4 Pilihan Utama (Default)
Aktifkan check box ini untuk menandakan bahwa data
bersangkutan adalah yang akan ditampilkan pertama kali di
setiap form yang berhubungan
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-20
2.6.8 Segmentasi Pelanggan (Customer Segment)
Segementasi pelanggan juga merupakan salah satu menu untuk kepentingan analisa pelanggan
seperti halnya customer group.
Untuk menampilkan menu Customer Segment, klik menu Administrasi (Administration)/ Rekanan
Bisnis / Segmentasi Pelanggan (Customer Segment). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu
Customer Segment seperti pada gambar 2.6.8
Gambar 2.6.8
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama segmentasi customer
3 Catatan (Note) Ketik keterangan tambahan jika diperlukan
4 Pilihan Utama (Default)
Aktifkan check box ini untuk menandakan bahwa data
bersangkutan adalah yang akan ditampilkan pertama kali di
setiap form yang berhubungan
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.6.9 Tipe Pelanggan (Customer Type)
Kelompok terakhir dari menu analisa untuk pelanggan adalah tipe pelanggan. Anda dapat
memanfaatkan menu analisa ini jika diperlukan. Untuk menampilkan menu Customer Type, klik
menu Administrasi (Administration) / Rekanan Bisnis / Tipe Palanggan (Customer Type).
Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Tipe Pelanggan (Customer Type) seperti pada gambar
2.6.9
Berikut adalah penjelasan tentang menu tipe pelanggan:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama tipe pelanggan
3 Catatan (Note) Ketik keterangan tambahan jika diperlukan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-21
4 Pilihan Utama (default)
Aktifkan check box ini untuk menandakan bahwa data
bersangkutan adalah yang akan ditampilkan pertama kali di
setiap form yang berhubungan
Gambar 2.6.9
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.6.10 Setup Customer Category
Setup customer category merupakan fasilitas khusus yang disediakan sistem untuk kepentingan
analisa data pelanggan. Sistem menyediakan 6 buah combo box data yang dapat Anda manfaatkan
untuk kepentingan analisa tersebut. Istimewanya lagi, sistem penamaan dari combo box data
tersebut diserahkan kepada Anda untuk mendefinisikannya. Masing-masing combo box data tersebut
dapat juga Anda buat saling berhubungan atau dengan kata lain bertingkat.
Untuk memudahkan pemahaman Anda tentang kegunaan combo box customer category ini, berikut
saya berikan contoh pendefinisiannya. Contoh berikut ini adalah pendefinisian kategori pelaggan
berdasarkan area domisili pelanggan. Misalkan sebuah perusahaan perlu menganalisa penjualannya
berdasarkan area pelanggan yang dimilikinya.
Category 1 : Provinsi
Category 2 : Kabupaten/ Kota
Category 3 : Kecamatan
Category 4 : Kelurahan
Category 5 : Tipe Outlet
Combo box category 1 sampai dengan categori 4 saling berhubungan dan bertingkat dengan level
terbesar dari nomor 1 sampai dengan nomor 4. Untuk category 5 berdiri sendiri dan tidak
berhubungan dengan category diatasnya (nomor 4). Setelah mendefinisikan setup customer
category dengan contoh di atas, selanjutnya Anda dapat melengkapi isi data detil dari combo
tersebut melalui menu customer category.
Untuk menampilkan menu Setup Customer Category, klik menu Administrasi (Administration) /
Rekanan Bisnis / Setup Kategori Pelanggan (Setup Customer Category). Selanjutnya sistem akan
menampilkan menu Setup Kategori Pelanggan (Setup Customer Category) seperti pada gambar
2.6.10
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-22
Gambar 2.6.10
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Category 1 - 6
Ketik nama category yang Anda butuhkan. Anda dapat melihat contoh
pendefenisian category yang telah dijelaskan di atas. Klik check box
category yang ada di sisi kiri form untuk mengaktifkan combo
tersebut.
2 Has Parent
Aktifkan check box Has Parent untuk menandakan category
bersangkutan memiliki hubungan dengan category yang berada di level
atasnya. Secara otomatis sistem akan mendefinisikan hubungan
parent and child terhadap sebuah category yang diaktifkan check box
has parent. Tingkatan hubungan category ini dapat dibuat sampai
dengan 6 level
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di menu Customer Category.
2.6.11 Pajak (Tax)
Menu ini berfungi untuk mendefinisikan jenis-jenis pajak beserta tarif-nya yang berkaitan dengan
transaksi bisnis perusahaan Anda. Untuk membuka menu Pajak, arahkan pointer Anda ke Menu
Administrasi (Administration)/Rekanan Bisnis / Pajak (Tax). Selanjutnya sistem akan menampilkan
menu Pajak seperti pada gambar 2.6.11
Gambar 2.6.11
Berikut adalah penjelasan tentang menu pajak:
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-23
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat
otomatis oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Nama tarif pajak
3 Tarif (Rate) Persentase tarif pajak
4 Tipe (Type)
Merupakan jenis pajak. Sistem membaginya ke dalam 2
kelompok, yaitu:
1. Value Added Tax
2. Witholding Tax
5 Tipe Pajak Jasa (Witholding Type)
Pilih tipe Menambah (Enhance) atau Mengurangi (Deduct) nilai
sub total
6 Penyedia (Supplier) Pilih nama institusi pemungut pajak
7 Akun Hutang (Tax Input CoA) Akun pajak masukan
8 Akun Biaya (Tax Output CoA) Akun pajak keluaran
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.6.12 Agen Pengiriman (Shiping Agent)
Menu ini berfungsi untuk mendefinisikan agen pengiriman barang yang berhubungan dengan
transaksi bisnis perusahaan Anda. Untuk membuka menu Agen Pengiriman (Shiping Agent), arahkan
pointer Anda ke Menu Administrasi (Administration) / Rekanan Bisnis / Agen Pengiriman (Shiping
Agent). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Agen Pengiriman (Shiping Agent) seperti pada
gambar 2.6.12
Gambar 2.6.12
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat otomatis
oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Nama agen pengiriman
3 Pemasok (Supplier) Pilih nama supplier dari shiping agent bersangkutan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-24
4 Catatan (Note) Dapat digunakan untuk mencatat informasi tambahan jika diperlukan
5 Pilihan Utama (Default)
Aktifkan check box ini untuk menandakan bahwa data bersangkutan
adalah yang akan ditampilkan pertama kali di setiap form yang
berhubungan
Klik tombol Simpan (save) untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem
akan menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.
2.6.13 Produsen (Principal)
Menu principal dapat Anda gunakan jika Anda ingin menganalisa langsung transaksi bisnis barang
dagang Anda berdasarkan Principal (produsen) dari barang bersangkutan. Dengan fasilitas ini,
barang dagang Anda akan terkelompok berdasarkan produsen penghasil barangnya. Sebagai contoh,
pada saat transaksi pembelian Anda lakukan, setelah memilih principal dalam transaksi tersebut,
maka sistem akan mem-filter secara otomatis barang dagang yang akan Anda pilih berdasarkan
principal tersebut. Untuk kepentingan analisa, sistem juga akan menyediakan laporan-laporan
penjualan dan pembelian berdasarkan principal.
Untuk membuka menu Principal (Produsen), arahkan pointer Anda ke Menu Administrasi
(Administration)/ Produsen (Principal). Selanjutnya sistem akan menampilkan menu Principal
seperti pada gambar 2.6.13
Gambar 2.6.13
Berikut adalah penjelasan tentang menu di atas:
Objek Keterangan
1 Kode (Code)
Merupakan kode spesifik dari data (primary key), dapat dibuat otomatis
oleh sistem atau diketik secara manual
2 Nama (Name) Ketik nama principal yang diinginkan
3 Catatan (Note) Dapat digunakan untuk mencatat informasi tambahan jika diperlukan
4 Pilihan Utama (Default)
Aktifkan check box ini untuk menandakan bahwa data bersangkutan
adalah yang akan ditampilkan pertama kali di setiap form yang
berhubungan
Bab 2 – Modul Administrasi (Administration Module)
2-25
Klik tombol save untuk menyimpan informasi yang telah Anda buat. Setelah itu, sistem akan
menampilkan daftar data yang telah tersimpan tersebut di sisi kanan form (list data). Untuk
melakukan pencarian data, klik tombol searching berdasarkan variabel data yang telah Anda
tentukan sebelumnya di sisi bawah form.