Gestión Preparación
en Batch de Pedido
Es importante hacer notar que los modelos que se construyan están orientados
hacia el estudio de la capacidad productiva de TBANC (en ambos casos). Sin
embargo, por la naturaleza y generalidad de ellos, es posible pensar en que se
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pueden aplicar a situaciones de carácter más operativo tales como
programación de recursos productivos.
En el caso del Call Center la capacidad pueder ser medida como la máxima
cantidad de llamadas (ACD) y After Call Work (ACW) que pueden ser atendidas
por el proceso. Esta capacidad depende de los siguientes elementos:
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Niveles de Servicio: representan el tiempo de atención de los pedidos, los
cuales pueden ser definidos por su urgencia (programado o expreso), cada uno
de ellos definido como un intervalo (ventana) de tiempo.
El concepto de Call Center puede ser modelado como tres subsistemas que
interactúan (ver Figura 3): ejecutivos de cuentas, especialistas y seguridad. De
esta forma, la capacidad del Call Center corresponderá a la capacidad
combinada de los subsistemas.
Subsistema
de
Especialistas
Subsistema
de
Ejecutivos
Subsistema
de
Seguridad
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La capacidad en el subsistema seguridad no es sensible al volumen de
clientes, sino a la tasa de crecimiento de éstos. De esa forma, cuando el
sistema alcance estado de régimen, probablemente será suficiente contar con
un operario en este subsistema. Sólo en períodos en que haya una alta tasa de
captación de clientes (producto de una campaña intensa, por ejemplo) puede
llegar a haber una fuerte congestión en esta estación.
Por lo tanto, el resto del trabajo considera que todo el análisis del Call Center
se centrara en el estudio del subsistema de ejecutivos de cuenta, y que los
otros dos subsistemas podrán ser determinados a partir de los resultados de
los ejecutivos de cuenta.
En particular los ejecutivos son el recurso productivo escaso, y por ende son
los responsables de generar una buen o mal nivel de servicio, cuellos de
botella, etc. Para caracterizar el proceso asociado a este subsistema, se
consideran los siguientes elementos.
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Etapas en la atención: Cada vez que un ejecutivo recibe una llamada está en
contacto directo con el cliente por un lapso de tiempo variable (ACD). Una vez
que la llamada finaliza, el ejecutivo permanece ocupado todavía durante un
lapso de tiempo adicional (ACW), desarrollando trabajo vinculado a la llamada
que no requiere contacto directo con el cliente.
Tiempo real de trabajo : como se menciona más arriba, los ejecutivos gastan
una parte de su tiempo atendiendo a los clientes en línea (ACD) y otra a
realizar trabajo vinculado a la llamada que se efectúa después que el cliente
cuelga (ACW). Además, como en cualquier sistema de espera que no ha
colapsado, existe capacidad de reserva, es decir los ejecutivos están una
fracción del tiempo desocupados, esperando llamados (AVAIL). Por último, y
más importante, los ejecutivos pasarán lapsos de tiempo fuera de servicio
(AUX), lo cual introduce una diferencia entre el tiempo que un ejecutivo está
nominalmente presente en el Call Center y el tiempo que efectivamente está
en condiciones de prestar servicios. Las fuentes de estos tiempos fuera de
servicio son diversas (descanso, baño, reuniones, capacitación, etc.), y la
capacidad de programarlas anticipadamente varía según la fuente.
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Carga de Trabajo Configuración del Proceso Patrones de Servicio
- llamadas clientes antiguos - Perfil de Trabajo Ejecutivos
- llamadas clientes nuevos - Tiempo medio
- Reglas de Operación
- otras llamadas - Distribución
Modelo de Capacidad
del
Call Center
Modelamiento
Por esta razón, se propone utilizar una combinación de los dos enfoques (teoría
de colas y simulación) en un modelo jerárquico de dos niveles. Se aplicará por
una parte un modelo simplificado (teoría de colas), que permita llegar a
soluciones analíticas para una amplia gama de “preguntas”. Este modelo se
puede utilizar para obtener soluciones aproximadas respecto de los
requerimientos de los recursos productivos y las medidas de desempeño
relevantes para el sistema. Por otro lado, se puede desarrollar un modelo de
simulación que describa el sistema en detalle, el cual se utilizará para obtener
soluciones más precisas del comportamiento del sistema y de sus medidas de
desempeño. La Figura 5 presenta un esquema de operación de este modelo
jerárquico.
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Modelo Basado en
Teoría de Colas
Modelo Basado en
Simulación
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con el fin de elevar la eficiencia operativa de sus agentes y brindar altos
niveles de servicio de manera sencilla y rápida al menor costo de inversión.
¡Reduzca tiempos de espera y dirija a sus clientes con el agente adecuado!
A través del enrutamiento inteligente se distribuyen de forma ágil y rápida
todas las llamadas que acceden a su centro de contactos mediante menús de
bienvenida y anuncios apropiados en la espera.
• Horarios de atención
• Nombres de campaña
• Asignación de agentes
• Manejo de skills
• Supervisores
• Mensajes
• Llamadas abandonadas
• Llamadas no contestadas
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o Llamadas atendidas
o Llamadas abandonadas
• Su estado
• Número de extensión
• IVR
• CTI
• Módulo Administración
• Módulo Agentes
• Módulo Supervisor
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• Módulo Reportes
• Correo de voz
• Scripts
MODULO DE ADMINISTRADOR
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• Horarios de atención: asignación de horarios de atención de llamadas
para cada grupo de ACD.
MODULO AGENTES
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• Cambiar su estatus en línea explicando el motivo por el cual se puso en
ese estado por ejemplo: supervisión, comida, tocador, etc., además de
las opciones ya predefinidas como: ready (agente disponible), busy
(agente ocupado), not ready (agente no disponible o ausente), break
(receso), etc.
o Fecha
o Hora
o Número telefónico
o Llamadas en espera
Indicadores visuales:
MODULO SUPERVISOR
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El módulo de supervisión es el complemento ideal para monitorear, medir y
mejorar el rendimiento de su centro de contacto a través de numerosos
indicadores visuales que informan en línea a los supervisores con gráficas y
tablas todo lo que acontece en su centro de contactos como a continuación se
enlistan:
• Llamadas recibidas
• Llamadas contestadas
• Llamadas abandonadas
• Llamadas desbordadas
• Nivel de servicio
Indicadores de Agentes
• Llamadas contestadas
• Tiempo en notas
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• Porcentaje de productividad
• Rapidez de contestación
• Calificación de llamadas
o Disponible
o En línea
o Ocupado
o Ausente
o Break
o Firmado, etc.
o Duración de la llamada
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• Monitoreo silencioso: permite hacer la intromisión en la llamada para
escuchar la conversación de manera silenciosa.
Todos los reportes se pueden generar por hora, por fecha, por período de
tiempo, por grupo, por campaña, por cliente y por supervisor con la flexibilidad
de exportarse a Excel, Cristal Report y PDF.
Indicadores ACD entrada
• Llamadas recibidas
• Llamadas contestadas
• Llamadas abandonadas
• Llamadas desbordadas
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• Nivel de servicio
• Llamadas contestadas
• Tiempo en notas
• Porcentaje de productividad
• Rapidez de contestación
• Calificación de llamadas
Cuenta con la integración del CTI sin costo adicional, para que los agentes
puedan visualizar en su computadora todos los datos del cliente que llama,
aún antes de contestar la llamada (Screen-Pop-up), evitando solicitar
nuevamente la información al cliente.
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• CenterWare Outbound®
• CenterWare AVRS®
• CenterWare Reminder®
• CRM
MODULOS CenterWare Inbound®
MODULO DE ADMINISTRADOR
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• Asignación de agentes: selección en línea los agentes para que
pertenezcan a uno o más grupos de ACD.
MODULO AGENTES
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• Firmarse con un Log-in y desfirmarse con un Log-out para que el agente
pueda ingresar y salir del sistema.
o Fecha
o Hora
o Número telefónico
o Llamadas en espera
Indicadores visuales:
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• El campo de estatus cambia de color conforme excede el tiempo de no
disponible.
MODULO SUPERVISOR
• Llamadas recibidas
• Llamadas contestadas
• Llamadas abandonadas
• Llamadas desbordadas
• Nivel de servicio
Indicadores de Agentes
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• Llamadas contestadas
• Tiempo en notas
• Porcentaje de productividad
• Rapidez de contestación
• Calificación de llamadas
o Disponible
o En línea
o Ocupado
o Ausente
o Break
o Firmado, etc.
o Duración de la llamada
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o Tiempo en espera de la llamada
Todos los reportes se pueden generar por hora, por fecha, por período de
tiempo, por grupo, por campaña, por cliente y por supervisor con la flexibilidad
de exportarse a Excel, Cristal Report y PDF.
MODULOS CenterWare Outbound®
MODULO ADMINISTRACIÓN
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• Asignación de permisos: el administrador puede crear un Log-in y
Log-out para cada uno de los agentes y supervisores definiendo los
accesos y facultades dentro del sistema.
MODULO DE AGENTES
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Cambiar su estatus en línea explicando el motivo por el cual se puso en ese
estado por ejemplo: supervisión, comida, tocador, etc., además de las opciones
ya predefinidas como: ready (agente disponible), busy (agente ocupado), not
ready (agente no disponible o ausente), break (receso), etc.
Visualizar información: Los agentes cuando reciben una llamada pueden ver
la siguiente información:
• Nombre de la Campaña
• Fecha
• Hora
• Duración de la llamada
• Número Telefónico
• Registros Callbacks
Indicadores visuales:
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• Componentes ActiveX para aplicaciones hechas con software de
Microsoft.
MODULO DE SUPERVISOR
• Duración de la llamada.
Indicadores de Agentes
• Llamadas realizadas
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• Tiempo en notas
• Porcentaje de Productividad
• Rapidez de contestación
• Calificación de llamadas
• Llamadas realizadas
• Llamadas contestadas
• Llamadas no contestadas
• Llamadas ocupadas
• Tiempos muertos
• Calificación de llamadas
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• Porcentaje de llamadas ocupadas
• Agentes disponibles
• Agentes no disponibles
• Nivel de productividad
Indicadores de Agentes
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• Tiempo acumulado no disponible
• Llamadas contestadas
• Tiempo en notas
• Porcentaje de productividad
• Rapidez de contestación
• Calificación de llamadas
Todos los reportes se pueden generar por hora, por fecha, por período de
tiempo, por grupo, por campaña, por cliente y por supervisor con la flexibilidad
de exportarse a Excel, Cristal Report y PDF.
• Llamadas realizadas
• Llamadas contestadas
• Llamadas no contestadas
• Llamadas ocupadas
• Tiempos muertos
• Calificación de llamadas
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• Porcentaje de llamadas ocupadas
• Agentes disponibles
• Agentes no disponibles
• Nivel de productividad
• Tiempos muertos
OBJETIVOS:
Se trata de un taller teórico / práctico en el que se
incentivará la participación de los asistentes.
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Profesionalizar al responsable del call-center del
área de Atención al Cliente / Customer Care, brindando
las herramientas de gestión que no puede dejar de
conocer para llevar adelante su área.
QUIEN
Team Leaders, Supervisores, Jefes, Gerentes,
Responsables de Call-Centers de Atención al Cliente /
Customer Care, de Bancos, Financieras, Estudios
Jurídicos, Agencias de Cobranza, Empresas
Comerciales.S DEBEN ASISTIR:
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Técnicas de persuasión.
La conversación conflictiva.
Ejercitación intensiva.
Taller de Expresión Oral Profesional a cargo de
Locutora Nacional.
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