FASES DA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

1. Levantamento de dados
2. análise dos dados coletados

3. Planejamento
3.1. Posição do arquivo na estrutura da instituição
3.2. Centralização x descentralização e coordenação
3.3. Escolha de métodos de arquivamento
3.4. Estabelecimentos de normas de funcionamento
3.5. Recursos humanos
3.6. Escolha das instalações e equipamentos
3.7. Constituição de arquivos intermediários e permanentes
3.8. Implantação e acompanhamento

ARQUIVOS CORRENTES – ATIVIDADES

- Protocolo: recebimento e classificação; registro e movimentação

- Expedição
- Arquivamento: inspeção, estudo e classificação (determinação da entrada e das referências
cruzadas)
- Empréstimo e consulta
- Destinação: análise, avaliação, seleção e eliminação

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Métodos básicos

ALFABÉTICO
- direto
- vantagens: rápido, fácil e barato
- desvantagens: erros de arquivamento, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos
nomes
- regras de alfabetação regras de ordenação: letra por letra; ou palavra por palavra
→

GEOGRÁFICO
- direto
- vantagens: de fácil manuseio
- desvantagens: exige duas classificações – local e correspondente
- melhores ordenações:

estado – capital/cidade – correspondente

cidade – estado – correspondente
com outros países: país – capital/cidade – correspondente

NUMÉRICO SIMPLES
- indireto
- cada correspondente recebe um número, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro,
sem preocupação

com a ordenação alfabética

- a projeção da guia recebe o número ou o número e o nome
- a fim de evitar duplicação de número, é indispensável um índice alfabético, remissivo
- tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e
especializados

NUMÉRICO CRONOLÓGICO
- indireto
- utilizado em repartições públicas
- o documento é autuado (colocado numa capa de cartolina e chamado de processo)

- ficha de protocolo: é o registro propriamente dito, onde será indicada toda a

movimentação do documento ou
processo
- índices auxiliares (em fichas): alfabético-onomástico; de procedência; e de assunto
- vantagens: maior grau de sigilo; menor possibilidade de erros (mais fácil lidar com
números do com que
letras)
- desvantagens: método indireto

NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
- indireto
- documentos numerados seqüencialmente; porém leitura em pares de algarismos da
direita para a esquerda

- vantagens: redução de erros de arquivamento; rapidez de localização e arquivamento;

possibilidade de divisão eqüitativa de trabalho entre os arquivistas

- desvantagens: leitura não-convenciona

POR ASSUNTO – ALFABÉTICOS

- direto
- enciclopédico ou dicionário
- não é fácil, pois depende de interpretação dos documentos
- exige elaboração de esquema, índice, plano ou código de assuntos para classificação
- classificações padronizadas (CDD ou CDU) somente em Biblioteconomia

POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – DUPLEX

- oferece as mesmas possibilidades do método decimal no que se refere a agrupamento de
assuntos, porém,
abertura ilimitada de classes
- desvantagens: se não forem bem definidas as classes, encontraremos documentos que
tratam do mesmo
assunto em mais de um lugar
POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – DECIMAL
- derivado do CDD
- vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam reunidos em
grupos; números
classificadores fáceis de reter na memória; expansão ilimitada para subdivisões dos assuntos
- desvantagens: limitação de 10 números para a classificação
POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – UNITERMO ou INDEXAÇÃO COORDENADA
- não recomendado para arquivos convencionais; tem aplicação nos arquivos especiais e
especializados
PADRONIZADOS – VARIADEX
- variante do método alfabético
- aplica cores

- a grande vantagem é que o trabalho se reduz em até 80%, evitando-se, desta forma,
arquivamentos errôneos e
agilizando-se a pesquisa
SEMI-INDIRETO – ALFANUMÉRICO
- não é básico, nem padronizado
- também reduz os erros do método alfabético nominal