Anda di halaman 1dari 25

PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN

PENDEKATAN SISTEM

Bagian Pertama: Pendekatan sistem


Seumpamanya seorang chief eksekutif dari kantor atau perusahaan tempat
anda bekerja meminta anda (dimana anda serbagai seorang sales manager) untuk
mendapatkan atau menemukan cara yang lebih baik untuk mendapatkan informasi
terhadap tenaga penjual (sales people) yang terdapat diperusahaan anda. Dari
mana anda akan memulai?, apa yang akan anda lakukan?, apakah anda akan
memutuskan untuk langsung bertindak dan berharap solusi yang anda tawarkan
merupakan solusi yang masuk diakal?. Bagaimana anda dapat mengetahui apakah
solusi yang anda tawarkan merupakan solusi yang tepat untuk suatu permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan anda? Dan apakah anda berpikir solusi tersebut
merupakan solusi yang sistematis yang akan membantu anda untuk membangun
suatu solusi yang baik terhadap permintaan dari seorang chief eksekutif (sesuai
dengan keinginan). Dari semua itu merupakan suatu proses yang sistematis dari
pemecahan suatu masalah yang lebih dikenal dengan pendekatan sistem.

Metode Berdasarkan Ilmu Pengetahuan (scientific method)


Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan
kepada metodologi pemecahan masalah (problem –solving) yang lebih dikenal
dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini
sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa
bentuk fenomena yang ada. Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman
yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon
dan baru – baru ini oleh John Dewer pada awal tahun 1900.

1
2

Berikut ini merupakan langkah-langkah dari penerapan metode


berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) :
1. Mengenal fenomena yang terjadi
2. Memformulasikan hipotesa suatu kasus yang ada dan dampaknya terhadap
fenomena tersebut.
3. Melakukan tes melalui percobaan
4. Evaluasi hasil percobaan
5. Menarik kesimpulan dari hipotesa
Contoh
Medical researchers, mengidentifikasikan bahwa sebagian orang
mengambil tindakan medic secara tepat terhadap sakit kepala yang tidak terduga.
Berdasarkan kasus ini mereka harus memformulasikan hipotesis, “ Medication A
Causes Dizziness” mereka melakukan perancangan eksperimen dimana manusia
dan hewan akan diberikan obat secara selektif dibawah kondisi pengawasan.
Setelah melakukan evaluasi dilakukan pengambilan data selama percobaan
dilaksanakan, seorang peneliti dapat menarik kesimpulan apakah hipotesis mereka
telah akurat.

Pendekatan sistem (sistem approach)


Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan
ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis
terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan
kedalam kontek sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu
solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan
seperti:
1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang kedalam kontek sistem
2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan
atau peluang.
3. Mengidentifikasi solusi alternatif
4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif
5. Memilih solusi yang terbaik
3

6. Mengimplementasikan solusi terpilih


7. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil

MEMAHAMI MASALAH
Mendefinisikan masalah atau 1
ATAU PELUANG peluang pada konteks sistem

2
Mengumpulkan data yang
menjelaskan masalah atau peluang

MEMBANGUN SOLUSI 3
Merancang solusi alternatif

4
Mengevaluasi solusi alternatif

5
Memilih solusi terbaik

MENERAPKAN SOLUSI Menerapkan solusi yang terpilih 6

7
Mengevaluasi keberhasilan dari
solusi yang telah diterapkan

Gambar 1. Pendekatan sistem pada pemecahan masalah. Masing-masing langkah dari


pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas yang dapat dikelompokan menjadi tiga
langkah besar dari sebuah penyelesaian masalah

Keterangan gambar :
1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. Mengidentifikasi
sistem pada organisasi dan lingkungan serrta hubungannya. Menentukan
komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang
tepat.
2. Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan, pengamatan
pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang
berhubungan dengan masalah atau peluang.
4

3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat,


insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain.
4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang menunjukan
keintungan dan kerugiannya.
5. Memilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria evaluasi.
6. Menerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana penerapan.
7. menawasi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang diterapkan memenuhi
tujuan sistem.

Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah bahwa
langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain. Aktifitas yang
dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat digunakan pada lebih dari satu
tahapan proses. Penyelesaian aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas
kinerja yang lainnya. Kadang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan
sebelumnya untuk mencoba kembali. Jadi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan
sistem adalah dikelompokan secara khusus menjadi sejumlah kecil langkah dari
penyelesaian masalah . Gbr.1 mengambarkan bahwa masing-masing dari tujuh
tahapan dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas. Bagaimanapun
juga, tahapan tersebut dapat dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari
penyelesaian masalah. (1) Memahami masalah atau peluang, (2) Membangun
solusi, (3) Menerapkan solusi.

Memahami Masalah Atau Peluang


Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika
tidak dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem
sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara
cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. Anda juga harus
memisahkan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang
terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks
sistem.
5

Pendefinisian Masalah dan Peluang


Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan pendekatan
sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala adalah tanda-tanda yang
didasari atau disebabkan oleh suau sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta
bahwa penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah.
Masalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang
tidak diinginkan. Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi
untuk hasil yang diinginkan.

Memperoleh Data dan Informasi


Untuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan
memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. Ada beberapa cara yang
dapat dilakukan. Pada situasi bisnis, hal tersebut akan melibatkan satu atau lebih
hal-hal berikut ini :
- Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer
- Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi
- Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem
- Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya
- Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan
statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja
- Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis
atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada.

Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan


Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah memandang
masalah atau peluang pada konteks sistem. Ketika anda menggunakan konteks
sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, subsistem, dan komponen sistem
pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bahwa faktor
penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai
memiliki pandangan sistem dari suatu situasi. Jadi, untuk memahami suatu
6

masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan


tempat dimana masalah atau peluang itu muncul.

Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi


Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang
sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. Konsep
sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami
lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan
komponen sistem suatu bisnis.

Sistem Lingkungan
Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi oleh sistem
lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha untuk mempertahankan
korelasi yang baik dengan bidang ekonomi, politik, dan penanaman modal secara
umum dalam lingkungannya. Sistem informasi startegis membantu sebuah bisnis
membentuk hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam
modal dalam lingkungannya. Untuk itu para penanam modal yang berinteraksi
dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui akibatnya
pada sebuah masalah atau solusinya.
Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim proyek,
grup produksi atau satuan kerja lainnya. Proses dekomposisi mengharuskan untuk
mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan dari setiap subsistem, dan
hubungannya dengan yang lainnya selanjutnya memisahkan subsistem-subsistem
yang dipengaruhi oleh masalah atau peluang yang sedang dipelajari.
Pendekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan
batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi tidak secara
detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem dihubungkan secara ketat dengan
yang lainnya oleh sebuah organisasi pengaturan dan secara tertutup
dikoordinasikan oleh sistem informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat
mendukung hubungan diantara sistem.
7

Pengevaluasian Sistem Terpilih


Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya, diharuskan
mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan
baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan
tujuan dari organisasi sistem dan subsistem yang dikehendaki. Selain itu juga
diharuskan menetapkan bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana
strategis keseluruhan dari suatu bisnis.

Contoh
Penyediaan informasi status produksi terkini dari suatu kegiatan harian
menuju ke bagian pengangkutan.

Standarisasi
Sangatlah penting untuk menentukan standar yang digunakan untuk
mengukur tingkat kemajuan tujuan suatu sistem. Standarisasi adalah komponen
sangat vital sebagai pengendali paling efektif dari setiap sistem. Umpan balik
mengenai kinerja aktual oleh manajer dibandingkan dengan standart untuk
mengetahui tingkat pencapaian dari tujuan suatu unit bisnis. Yang biasanya
digunakan adalah anggaran dan peramalan. Dengan adanya standart akan
membantu menetapkan tingkat pemahaman masalah atau peluang dalam sistem.
Standar biasanya lebih spesifik dan kuantitatif dibandingkan dengan tujuan.

Pembuatan sebuah solusi


Dalam membuat solusi meliputi tiga aspek:
1. Merancang pemecahan alternatif
2. Mengevaluasi pemecahan alternatif
3. Memilih pemecahan alternatif

Perancangan Solusi Alternatif


Ada beberapa cara berbeda untuk mecahkan masalah. Terjun langsung dari
suatu permasalah bukan merupakan ide yang baik. Hal tersebut akan membatasi
8

pilihan dan membuat anda tidak menyadari keuntungan dan kerugian dari
beberapa alternatif. Selain itu juga akan kehilangan kesempatan untuk
mengkombinasikan hal-hal terbaik dari beberapa solusi alternatif. Dari mana
solusi alternatif datang ?, pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber
terbaik lainnya adalah saean dari yang lainya termasuk konsultan, dan sistem
pakar. Anda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran secara
kreatif. Hal ini termasuk apa yang sedang anda pikirkan. Sumber-sumber lainnya
berasal dari sebagaian besar dari organisasi-organisasi yang harus dibuat. Juga,
jangan lupa bahwa “tidak melakukan apa-apa” mengenai suatu masalah atau
peluang adalah sebuah solusi dengan keuntungan dan kerugian masing-masing.
Akhirnya paket-paket pendukung keputusan dapat digunakan untuk
mengembangkan dan memanipulasi model-model dari sebuah operasi bisnis.
Proses simulasi ini dapat menyediakan beragam solusi alternatif

Pengevaluasian Solusi Alternatif


Sekali solusi alternatif dikembangkan, alternatif-alternatif tersebut harus
dievaluasi sehingg solusi terbaik dapat diidentifikasi. Tujuan dari evaluasi adalah
untuk menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif membantu perusahaan
dan setiap sub sistem yang terseleksi mencapai tujuannya.

Kriteria Evaluasi
Pertama-tama, harus anda membangun kriteria evaluasi, lalu menentukan
seberapa baik setiap solusi alternatif berhadapan dengan kriteria-kriteria ini.
Kriteria yang anda bangun harus merefleksikan kenyatan-kenyatan penguasaan
yang anda definisikan ditingkatan pertama dari proses solusi.
Kriteria boleh dirangking atau diberi bobot berdasar pada kepentingannya
dalam meraih kenyataan sistem. Akhirnya, tiap solusi alternatif harus dievaluasi
berdasar pada seberapa baik hal itu berhadapan dengan kriteria evaluasi.
9

Analisa ongkos/keuntungan
Tiap solusi yang sah akan mempunyai keuntungan-keuntungan atau
kebaikan-kebaikan dan beberapa ketidakuntungan atau biaya-biaya. Keuntungan
dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap solusi alternatif dievaluasi.
Proses ini secara khusus disebut analiasa onkos/keuntungan.
Jika ongkos-ongkos dan keuntungan-keuntungan dapat ditentukan
jumlahnya, hal itu disebut nyata, jika tidak hal tersebut dinamakan
ketidaknyataan. Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos dari perangkat
keras dan perangkat lunak, gaji pegawai dan biaya/ongkos-ongkos yang dapat
dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan
sebuah solusi. Biaya tidak nyata sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang
baik dari konsumen atau moral dari pegawai yang disebabkan oleh kerusakan dan
kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru.
Keuntungan nyata adalah hasil yang menguntungkan seperti penurunan
dalam biaya yang harus dibayar, disebabkan oleh pengurangan personil atau
penurunan biaya penyimpanan.

Tabel 1. Keuntungan dalam sistem informasi berbasis komputer


Keuntungan-keuntungan nyata Contoh
-Peningkatan dalam penjualan atau profit -Pengembangan produk berbasis komputer dan
pelayanan
-Pengurangan dalam biaya pemrosesan -Penghapusan dokumen dan prosedur yang
informasi. tidak perlu
-Pengurangan dalam biaya operasi -Pengurangan dalam ongkos pengiriman
inventori
-Pengurangan dalam investasi yang dibutuhkan -Penurunan dalam investasi inventori yang
dibutuhkan
-Peningkatan kemampuan operasional dan -Perbaikan dalam kemampuan produksi dan
efisiensi investasi,contoh:Umur sisa yang rendah, waste,
idle time.
-Keuntungan-keuntungan yang tidak nyata Contoh
-Pembaruan atau perbaikan yang tersedia_ -Tambahan waktu dan informasi yang akurat
dan tipe baru serta bentuk informasi
-Kemampuan perbaikan dalam komputerisasi -Model analisa
dan analisis
10

-Perbaikan pelayanan konsumen -Tambahan respon waktu pelayanan


-Perbaikan moral karyawan -Penghapusan tugas yang memberatkan dan
membosankan
-Perbaikan manajemen pembuatan keputusan -Analisa keputusan dan informasi yang lebih
baik
-Perbaikan posisi persaingan -Sistem yang berpatokan pada konsumen dan
penyalur
-Perbaikan pandangan komunitas dan bisnis -“kemajuan “ kesan yang dirasakan oleh
konsumen , penyalur dan investor

Sekali Semua alternatif pemecahan telah dievaluasi proses penyeleksian


solusi terbaik dapat dimulai. Alternatif pemecahan masalah dapat
diperbandingkan dengan alternatif yang lain karena pemecahan tersebut dievaluasi
dengan menggunakan kriteria yang sama, sebagain contoh: alternatif yang
didasarkan kriteria pribadi ataub nilai keseluruhan hal ini khususnya dilakukan
pada pembuatan keputusan secara resmi dan tidak resmi.
Alternatif pemecahan masalah selanjutnya dapat diurutkan berdasarkan
nilai kesdeluruhannya dan cara pemecahannya dengan menyeleksi nilai tertinggi.
Sebuah pemecahan urutan terbawah dapat digunakan sebagai variasi alasan yang
lain.
Ketika sebuah solusi telah diseleksi, solusi tersebut harus dapat diterapkan,
manajemen proyek berupaya mungkin untuk mengawasi pelaksanaan sebuah
proyek besar khususnya sebuah rencana pelaksanaan yang merinci aktivitas,
sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan yang layak.Sebagai
contoh: Hal berikut ini dapat diperinci:
- Tipe dan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak
- Kontruksi fasilitas fisik
- Kontrak dan pelatihan karyawan
- Prosedur operasi dan penjadwalan
- Jadwal pelaksanaan

Gambaran Penempatan Implementasi


11

Langkah akhir dari pendekatan sistem mengakui bahwa sebuah solusi


implementasi dapat gagal dalam memecahkan masalah hasil pelaksanaan sebuah
solusi dapat diawasi dan dievaluasi hal ini disebut sebiah proses peninjauan ulang
implementasi. Fokus dari langlah ini akan ditentukan bila solusi implementasi
dapat benar-benar membantu perusahaan dan menyeleksi unit-unit bisnis yang
sesuai tujuan mereka jika tidak, tujuan pendekatan sistem yang diambil akan
kembali kelangkah sebelumnya dan membuat solusi lain yang dapat dikerjakan.

Penerapan Pendekatan Sistem Dalam Sistem Informasi


Pendekatan selanjutnya dalam memecahkan masalah yang baik hal
tersebut harus memudahkan pelaksanaan penerapan masalah dunia nyata namun
kadang situasi kehidupan nyata benar-benar sangat komplek dan berubah.
Demikian umumnya dengan sistem informasi, beberapa masalah
organisasi adalah menerima dalam solusi sistem informasi namun khusus semua
solusi meliputi cara orang melakukan sesuatu yang biasanya menjadi sumber
konflik. Yang juga terlibat dalam pengenalan teknologi baru.

Bagian Kedua : Studi Kasus Terhadap Solusi Sistem


Metodologi solusi sistem menggunakan metodologi yang tersirat pada
gambar 2 untuk dapat membantu anda untuk mengananlisa persoalan dan dapat
juga dijadikan sebagai solusi alternatif atau usulan untuk membantu memecahkan
permasalahan bisnis aktual dan segala macam studi kasus.

Batasan Solusi
Kegiatan menganalisa dan pengembangan solusi yang anda lakukan
dengan menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar 2 dapat
disederhanakan. Dengan mengetahui batasan-batasan khusus yang ada akan
membantu anda dalam menggunakan metodologi ini secara efektif. Batasan-
batasan yang dimaksud adalah :

- Informasi
12

Merupakan jumlah data dan informasi yang anda dapat kumpulkan dalam
suatu situasi atau permasalahan yang anda temukan dalam bahan
pembelajaran (Mutual Study)
- Asumsi
Merupakan jumlah asumsi yang anda buat. Asumsi rasional yang baik
merupakan bahan dasar dan kunci yang akan menghasilkan solusi yang baik.
- Pengetahuan
Merupakan banyaknya pengetahuan tentang bisnis dan sistem informasi yang
anda miliki.
- Waktu
Jumlah waktu yang anda habiskan untuk mengananlisa suatu permasalahan

Contoh Studi Kasus : ABC Auto Part


ABC Auto Part merupakan salah satu pemasok toko-toko yang ada di
California Selatan, dengan berpusat di Los Angeles. Perusahaan telah mendirikan
kurang lebih 14 toko dalam 10 tahun, dan menawarkan berbagai macam
komponen otomotif dan aksesorisnya. Penjualan dan keuntungan bertambah
setiap tahunnya. Tetapi tingkat pertumbuhan penjualan tidak seperti yang
diharapakan atau diramalkan dalam tiga tahun terakhir. Hasil awal yang diperoleh
pada tahun 1990 mengidentifikasikan rata-rata penjualan terus menurun,
walaupun dengan penambahan atau bertambahnya dua toko baru tahun 1989.
Penambahan toko baru ini adalah keputusan yang diambil oleh pihak manajemen
pada tahun terakhir untuk mengembalikan keadaan penjualan.
Saat ini, perusahaan menghadapinya dengan mencari solusi alternatif.
Dengan mempeetemukan pihak perusahaan dengan manajer toko dan
meningkatkan penggunaan komputer. ABC Auto Parts menggunakan komputer
untuk pengolahan berbagai macam informasi, seperti transaksi penjualan,
menganalisa keadaan penjualan, pengoperasian daftar gaji pegawai, dan
pengaplikasian pengolahan keuangan.

1. Mengidentifikasi
Permasalahan, peluang
dan gejalanya
13

2. Pernyataan masalah

3. Ringkasan solusi
alternatif

4. Evaluasi solusi
alternatif

5. Dasar pemikiran dari


solusi terpilih

6. Usulan rancangan
sistem informasi

7. Rencana Penerapan

Gambar 2. Metodologi Solusi Sistem


Keterangan gambar :
1. Memisahkan masalah pokok dan peluang dari gejalanya. Gunakan konteks
sistem berikut untuk membantu menyatakan permasalahan atau peluang yang
menjabarkan :
a. Menggambarkan sistem organisasi dan sistem lingkungannya
b. Mengidentifikasi sub sistem organisasi yang berpengaruh terhadap
komponen-komponennya
c. Mendefinisikan tujuan, standar, dan batasan organisasi dan sub sistem
organisasi.
2. Pernyataan singkat dari pokok permsalahan atau peluang yang dihadapi
organisasi
3. Identifikasi singkat dari beberapa solusi alternatif terhadap masalah yang
diidentifikasi
14

4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria evaluasi yang


menyatakan keuntungan dan kerugiannya
5. Memilih solusi yang paling baik memenuhi kriteria evaluasi, dan menjelaskan
secara singkat alasan dari pemilihan tersebut
6. Mengusulkan rancangan untuk memperbaharui atau memperbaiki sistem
informasi yang dibutuhkan untuk solusi terpilih. Gunakan satu atau lebih
perangkat analisa dan perancangan untuk menggambarkan usulan rancangan
anda
7. Mengusulkan rencana penerapan untuk solusi terpilih

Bagaimanapun juga, transaksi penjualan oleh pelanggan tetap dicatat oleh


bagian penjualan. Selain itu, badan usaha dan manajer toko tergantung pada
laporan analisis penjualan harian yang mengandung informasi yang selalu
terlambat beberapa hari.
Rata-rata manajer toko, sejalan dengan vice president bagian penjualan
dan sistem informasi, memperdebatkan bahwa otomatisasi pada tingkat eceran
adalah kunci untuk mengembalikan trend penjualan perusahaan ABC. Mereka
percaya bahwa menggunakan terminal “ Point-of-sale” (POS) pada masing-
masing toko akan secara drastis memperpendek waktu yang dibutuhkan oleh
seorang bagian penjualan untuk mencatat penjualan. Ini tidak hanya akan
meningkatkan pelayanan konsumen, hal ini juga akan membebaskan tenaga
penjual untuk menjual ke konsumen. Manajer menyebut ini “tingkat penjualan”
keuntungan dari otomatisasi pada tingkat eceran.
Titik utama lainnya yang muncul adalah bahwa otomatisasi pada tingkat
eceran akan memungkinkan penangkapan secara cepat dan pemrosesan terhadap
data transaksi penjualan. Informasi kinerja penjualan terkini dapat tersedia bagi
manajer pada tingkat “management workstation”, yang akan menghubungkan
personal computers dengan jaringan komunikasi data perusahaan. Ini akan
menyediakan kemampuan untuk informasi pada kinerja penjualan untuk
disesuaikan pada informasi masing-masing manajer yang dibutuhkan. Saat ini,
manajer tergantung pada laporan analisis penjualan yang menggunakan format
15

laporan yang sama. Terlalu banyak waktu manajer digunakan untuk


membangkitkan informasi kinerja penjualan yang disediakan oleh sistem. Manajer
mengeluhkan bahwa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk merencanakan
dan mendukung usaha penjualan kecuali mereka membuat keputusan tanpa
informasi yang cukup.
President ABC Auto Parts telah menentang usulan terdahulu untuk
mengotomatisasi proses penjualan. Dia mengetahui otomatisasi akan melibatkan
investasi yang besar dan bertentangan dengan teknologi bagi tenaga penjualan dan
manajer. Dia khawatir akan kehilangan interaksi tenaga penjualan/ pelanggan. Dia
juga khawatir bahwa manajer akan menjadi tergantung pada komputer jika
mereka memilikinya di kantor mereka. Bagaimanapun juga, kinerja penjualan
mengecewakan terus-menerus telah melemahkan posisinya. Selain itu president
menyadari bahwa sistem POS telah menjadi tempat yang umum pada semua tipe
dari toko eceran. Pesaing utama dari ABC telah menerapkan yang sistem yang
serupa, yang pertumbuhan mereka merlanjut hingga melebihi kapasitas
perusahaannya. Perusahaan telah gagal mencapai tujuannya untuk meningkatkan
pembagian pasar komponen otomotif.

Perencanaan dan Investigasi


Sesi perencanaan jangka panjang dengan manager dan grup konsultasi
manajemen mengidentifikasi peran strategis untuk sistem informasi pada
perusaan. Rencana strategis jangka panjang dibangun dengan menekankan
kebutuhan untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi
biaya perusahaan untuk melakukan bisnis dan untuk meningkatkan produk dan
pelayanan yang ditawarkan. Otomatisasi pada tingkat eceran diidentifikasi sebagai
suatu arah dari peranan sistem informasi. Kemungkinan yang lain termasuk sistem
yang maju dalam hal pemasaran, distribusi dan jumlah area yang lain. Rencana ini
juga menekankan pada prioritas utama dari sistem informasi yang baru harus (1)
mendukung “personal selling”, (2) menyesuaikan informasi yang dibutuhkan
manager dan (3) menyatukan sumber daya sistem informasi dan pelayanan.
16

Sekumpulan manager toko dan analisis sistem dari departemen pelayanan


informasi ditugaskan untuk mengadakan penelitian yang mungkin tentang pilihan
otomatisasi pada tingkat eceran yang dihadapi perusahaan. Bagaimanapun juga,
president menuntut mereka mengikut sertakan pilihan untuk mempertahankan
sistem yang sekarang, alternatif ini akan melibatkan penambahan tenaga penjual
untuk meningkatkan “personal selling” dan pelayan konsumen. Asisten staf juga
akan dipekerjakan untuk masing-masing manager toko. Tugas mereka juga
termasuk analisi informasi, manager yang bebas melakukan keputusan
manajemen.
Seorang analisis sistem membuat pengamatan pribadi terhadap sistem
proses penjualan yang sedang dilakukan, dan interaksi manager, tenaga penjual,
dan pekerja yang lain. Deskripsi berikut ini dari sistem proses penjualan saat ini
merupakan ringkasan informasi yang diperoleh oleh analis sistem. Informasi ini
dinyatakan dalam susunan yang berurutan, untuk membuat ini lebih mudah diikuti
tentang kejadian yang muncul pada teransaksi penjualan.

The Present System


Pada transakasi penjualan saat ini dan sistem informasi analisis pada ABC
auto parts digambarkan oleh flow chart sistem pada gambar 3.
17

Menerim
1. a
Transaks
i
Penjuala
n

Bentuk
Pemesanan
Penjualan
Kata
2. kunci

3.

Daftar
Transaksi
Data Transaksi

4.
Data
Perawatan
Induk
Data Penjualan
Penjualan baru
Data
Transaksi
Tersusun
Analisa
Data
penjualan Data
Induk
Penjualan
baru
Analisa
5.
Pelaksanaan
penjualan

Analisa
Laporan
penjualan

Gambar 3. Sistem Informasi Terkini


18

1.
2. Masukan 3.
Peneerima Data
Kesalaha
online
n
an
Prosedur
Penjualan Terminal
POS

4. Perawatan
Basis data
Online

6.
Basis data Basis data
Perusahaan Pendukung
Terkini Yang diperlukan

5. Analisa
Pelaksanaan
Penjualan Gambaran
Analisa
penjualan

Laporan Manajemen
Analisa Yang
Penjualan diperlukan

Gambar 4. Usulan Sistem Informasi

1. Ketika seorang konsumen ingin membeli sebuah suku cadang, seorang


pegawai penjualan menulis sebuah bentuk pemesanan penjualan. Hal yang
19

direkam dalam bentuk ini adalah data konsumen seperti nama, alamat dan
nomor perhitungan serta data produk seperti nama, nomor produk dan harga.
Sebuah salinan dari bentuk pemesanan penjualan diberikan kepada konsumen
sebagai tanda terima.
2. Bentuk-bentuk pemesanan penjualan dikirim diakhir tiap hari menuju kepada
informasi.
3. Berkas dari transaksi penjualan sekarang siap untuk pemrosesan komputer.
Hari berikutnya, semuanya direkam kedalam pita magnetik dengan
menggunakan peralatan masukan data kunci ke tape.
4. Transaksi penjualan yang terkatagorikan digunakan oleh sebuah diagram
proses penjualan untuk memperbarui ssebuah berkas induk penjualan untuk
merefleksikan penjualan baru. Sebuah berkas induk penjualan yang baru pada
pita magnetik telah dibuat.
5. Proses penjualan juga menghasilkan sebuah berkas analisis. Berkas ini
mengandung data historis tentang kinerja penjualan sebelumnya, sebaik data
penjualan baru. Komputer yang menggunakan berkas ini dan sebuah program
analisis penjualan untuk menampilkan analisis penjualan. Laporan analisis
penjualan dihasilkan dan menginformasikan trend manajemen dalam kinerja
penjualan dari beragam produk.

Sistem Usulan
Berdasarkan pada sebuah analisis kebutuhan pengguna awal, sistem
analisa mengusulkan sebuah informasi baru yang disebut sistem “Sales
Transaction-procesing and analisis” (STPA). Sistem ini menampilkan jaringan
kerja sistem telekomunikasi dari terminal “Point of Sale” (POS) atau angka
penjualan dan stasiun kerja manajemen. Sebuah penjelasan singkat dari sebagian
sistem ini diikuti, diilustrasikan oleh diagram alir sistem dalam gbr.4

1. Ketika seorang konsumen berkeinginan untuk membeli sebuah


suku cadang, pegawai penjualan memasukan data konsumen dan produk
20

dengan menggunakan sebuah POS terminal yang siap digunakan. Pos terminal
memiliki sebuah keyboard untuk masukan data dan layar video untuk
tammpilan dari data masukan, sebaik data masukan, saran dan pesan.
Terminal proses dihubungkan dalam sebuah jaringan telekomunikasi, menuju
penyimpanan komputer mainframe yang menggunakan program pemrosesan
transaksi penjualan yang dapat dimengerti.
2. Terminal POS menampilkan sebuah daftar penjualan untuk
konsumen yang mengandung data konsumen dan produk dan melayani
sebagai sebuah transaksi .
3. Kerusakan pada data masukan dapat menyebabkan sebuah indikasi
yang rusak yang ditampilkan oleh pos terminal. Pegawai penjualan harus
mengikuti beragam prosedur yang rusak untuk memperbaiki kerusakan yang
serupa.
4. POS terminal menyiarkan atau menginformasikan data transaksi
penjualan ke penyimpanan frame komputer. Hal ini secara cepat
memperbaharui rekaman penjualan dalam database perusahaan yang direkam
kedalam unit cakram magnetik.
5. Komputer menampilkan analisa penjualan menggunakan rekaman
penjualan yang terbaru dalam database perusahaan setelah itu, informasi
kinerja penjualan yang tersedia untuk perhimpunan dan manajer penyimpanan
dalam sebuah keberagaman dari format laporan dalam manajemen stasiun
kerja mereka.
6. Perangkat lunak database manajemen juga mendukung database
yang diperiksa oleh manajer, yang dapat menerima respon secara cepat
tentang kinerja penjualan dalam tampilan pada stasiun kerja manajemen
mereka.
21

Beberapa gejala yang menjadikannya jelas bahwa masalah serius yang


muncul pada ABC autoparts:
1. Gejala pelaksanaan penjualan. Penjualan menjadi rendah
dibandingkan tahun sebelumnya, dan pada tingkat yang rendah dibandingkan
dari beberapa pesaing utama. Pelaksanaan penjualan tidak dapat memenuhi
tujuan perusahaan mengenai tingkat pertumbuhan dari penjualan untuk
meningkatkan perluasan pemasaran. Penjualan saat ini tidak dapat memenuhi
peramalan penjualan yang ditetapkan.
2. Gejala tingkat penjualan. Penjual terlalu menghabiskan banyak
waktu dalam melakukan transaksi penjualan. Mereka tidak memberikan
pelayanan yang memuaskan dan usaha penjualan kepada konsumen.
Konsumen tidak menerima pelayanan yang cepat dan perhatian perorangan.
3. Gejala manajemen. Perusahaan dan manager penjualan terlalu
banyak menghabiskan banyak waktu untuk mendapatkan informasi yang
diperlukan, atau mereka mengambil keputusan berdasarkan informasi yang
tidak sesuai. Manager tidak menghabiskan banyak waktu pada perencanaan
pemasaran dan tugas lain.
Manager, penjual, dan konsumen telah dipenuhi informasi produk yang
tidak baik dan pelayanan. Pelaksanaan penjualan dari perusahaan menjadi
timpang oleh proses transaksi penjualan, yang membatasi usaha penjualan oleh
penjual dan menurunkan pelayanan kepada konsumen. Manager tidak menerima
tipe informasi pelaksanaan penjualan yang dibutuhkan dan mereka menghabiskan
banyak waktu untuk mencoba memenuhi informasi tersebut yang mengurangi
waktu yang dibutuhkan dalam tugas manajemen yang lain. Untuk alasan ini,
kualitas keputusan pemasaran dan pelaksanaan penjualan perusahaan lebih
menurun.

Catatan : Untuk mempersingkat analisa studi kasus ini, kami akan membatasinya
sampai dua solusi alternatif meskipun dua solusi lain berkembang diantara dua
solusi tersebut dapat dikembangkan, khususnya jika data yang diberikan lebih
banyak atau lebih banyak asumsi-asumsi yang dibuat.
22

Solusi 1: Mempertahankan sistem informasi terkini untuk proses penjualan dan


proses analisis. Memperkerjakan lebih banyak penjual untuk
menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen.
Memperkerjakan lebih banyak asisten untuk mengurangi tugas analisa
dari manager informasi penjualan.
Solusi 2 : Mengembangkan sistem informasi baru dengan menggunakan teknologi
otomatisasi retail terkini. Sistem POS memperbolehkan transaksi
penjualan berlangsung cepat, dan memperbolehkan penjual untuk
menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. Sistem yang
baru seharusnya menjadikannya mudah bagi manager untuk menerima
respon dengan cepatmengenai permintaan untuk informasi penjualan,
sesuai dengan kebutuhan mereka.
Keuntungan :
1. Biaya persiapan yang rendah untuk pelatihan pekerja baru.
2. Sederhana, sistem manual yang mudah digunakan oleh para penjual.
3. Peningkatan penjualan yang diharapkan melalui penjualan perseorangan
dan pelayanan kepada konsumen oleh beberapa penjual.
4. Kesesuaian informasi dengan manager oleh asisten staf seharusnya
mengarah kepada penggunaan manajemen waktu yang lebih baik dan
pengambilan keputusan yang baik.
Kerugian :
1. Biaya operasi meningkat sejalan dengan dipekerjakannya pekerja baru.
2. pemakaian waktu proses transaksi penjualan untuk penjual
3. Informasi pelaksanaan penjualan akan selalu menjadi beberapa hari
sebelumnya
4. Integrasi yang tidak baik dengan perkembangan penjualan, penyaluran,dan
sistem lainnya yang sedang direncanakan.
5. Tidak sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi
sistem informasi untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan dan
pelayanan.
23

Evaluasi dari Solusi 2:


Keuntungan:
1. Secara relatif biaya operasi rendah untuk operasi dan pemeliharaan.
2. Sistem POS yang mudah digunakan dengan menggunakan teknologi
terkini yang dapat diterima secara luas.
3. Proses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual dengan menggunakan
terminal POS
4. Informasi pelaksanaan penjualan terkini dapat terpenuhi untuk manajer.
5. Peningkatan penjualan yang diharapakan dapat dipenuhi melalui penjualan
perorangan dan pelayanan kepada konsumen dan pemekaian serta manajemen
waktu yang baik.
6. Kesesuaian informasi dengan manajemen berdasarkan pada data terkini
dan berlaku pada permintaan harus diarahkan pada pengambilan keputusan
yang baik.
7. Dirancang untuk dapat diintegrasikan kemajuan pemasaran, penyaluran,
dan sistem lainnya yang sedang direncanakan
8. Sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi sistem
informasi untuk mengurangi biaya dan peningkatan penjualan dan pelayanan.
Kerugian:
1. Biaya persiapan yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan
pengembangan serta penerapan dari sistem yang baru.
2. Kesulitan menggunakan teknologi automasi terpisah oleh beberapa penjual
dan manajer.

Alasan Pemilihan Solusi


ABC Auto Parts harus mengembangkan proses transaksi penjualan yang
baru dan sistem informasi analisis. Hal ini memperbolehkan proses transaksi
penjualan yang cepat oleh penjual, sementara manajer memberikan informasi
tepat pada waktunya sesuai dengan yang mereka butuhkan. Penjual memperoleh
waktu yang lebih banyakbagi konsumen dan pelayanan, dan manajer akan
mempunyai banyak waktuuntuk tugas manajerial yang lain. Tingginya biaya
24

persiapan adalah harga yang pantas yang harus dibayar untuk keuntungan
tersebut, dan untuk kemampuan dari sistem yang baru untuk dapat di integrasikan
dengan kemampuan sistem yang lain dan dengan rencana strategis perusahaan
untuk sistem informasi.

Usulan Rancangan Sistem Informasi


Beberapa perlengkapan pengembangan sistem harus pada informasi yang
ditemukan pada studi kasus untuk mengembangkan sebuah usulan rancangan
sistem. Diagram alir pengembangan sistem di gunakan untuk menganalisa sistem
informasi terkini dan usulan sebuah rancangan yang memenuhi kebutuhan dari
pemakainya dan organisasi.
Analisa dan rancangan proses mengakibatkan dalam sebuah usulan
rancangan umum untuk proses transaksi dan analisa system. Banyak pekerjaan
yang harus diselesaikan untuk mengembangkan spesifikasi rancangan secara
detail untuk system yang baru. Namun sejalan dengan usulan rancangan umum
untuk system yang baru cukup memadai untuk pihak manajemen ABC sebagai
pemakai akhir. Hal tersebut mengijinkan mereka untuk mengusulkan solusi sistem
informasi yang efektif untuk masalah bisnis mereka. Solusi usulan dapat
dirancang secara detail dan diterapkan oleh organisasi spesialis system informasi.

Penerapan Rencana
Usulan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh ABC Autp Parts
menjaadi permasalahan yang utama. Untuk dapat diterapkan secara baik,
rancangan ini harus mencakup pengimplementasian aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
- Mengevaluasi dan mendapatkan peerangkat keras dan perangkat lunak
baru. Sistem komputer, terminal POS, manajemen stasiun-stasiun kerja,
dan pengolah data komunikasi, serta fasilitas jaringan untuk perangkat
keras. Sedangkan untuk perangkat lunak adalah sistem manajemen basis
data, pengawas komunikasi, dan sebuah proses transaksi penjualan, serta
paket analisa.
25

- Mengembangkan setiap komputer yang tidak dibeli sebagai paket


perangkat lunak. Membuat modifikasi yang dipelukan mengenai paket
perangkat lunak yang diperlukan.
- Mempersiapkan dokumentasi mengenai bagaimana menggunakan proses
transaksi penjualan yang baru dan system analisa untuk manajer, tenaga
penjual, operator komputer.
- Mendidik dan melatih bagian manajemen, tenaga penjual, dan petugas
sistem informasi yang mengoperasikan sistem yang baru.
- Menguji system dan memperbaikinya sampai dapat berfungsi dengan baik.
- Mengadakan peruabahan pada system yang baru berdasarkan fase
penyimpanan berdasarkan penyimpanan untuk mengurangi kegagalan.
Penggunaan penyimpanan yang pertama adalah sebagai sebuah acuan arah
untuk membantu dalam pengujian dan pelatihan.