EFFECTIVE COMMUNICATION SKILL

Practical Guide to Deliver The Key Message Effectively

Sesi
Effective Communication Skill

Valentino Simanjuntak, SH. MH

Exclusive Facilitator
MarkPlus Institute of Marketing

MARKPLUS INSTITUTE OF MARKETING

Segitiga Emas Business Park, CBD B 01/01 ▪ Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. 6 ▪ Jakarta 12940 – Indonesia
Tel. +62 21 5790 2338 ▪ Fax. +62 21 5790 2339
 Kemampuan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif akan memberikan manfaat, antara

lain:

1. PEMECAHAN MASALAH secara lebih cepat

2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN yang kuat

3. PRODUKTIFITAS yang meningkat

4. HUBUNGAN BISNIS yang lebih kuat

5. Meningkatkan CITRA PROFESIONAL

Kemampuan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif dapat meningkatkan

kemampuan antar divisi di perusahaan dalam
menghilangkan mis-komunikasi

Meningkatkan produktivitas perusahaan

secara tidak langsung

Membutuhkan penguasaan yang baik atas

keahlian intrapersonal dan interpersonal, mendengarkan, mengamati,
berbicara, bertanya, menganalisa, dan mengevaluasi.
Melalui komunikasi, kolaborasi yang baik dapat terjalin…
 Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi

1 2

Vocal/ Voice : 38 %
3

Body Language : 55 % Verbal : 7 %

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Ekspresi Wajah

Marah Malu Sedih Tertawa Murung Senyum Bahagia

Wajah
Sumber komunikasi Ada 3 hal

Cerminan suasana emosi seseorang
Membuat ekspresi yang
Menandakan kondisi pikiran
Membentuk wajah bersinar harus
persepsi diperhatikan

Menanamkan rasa
Berpikir positif Rileks ramah pada diri
sendiri
Berikan senyuman
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Kontak Mata

• Menandakan : Keterbukaan, apa adanya, terus terang.

• Manfaat :
- Meningkatkan kepercayaan lawan bicara pada kita dengan cara
selalu bertatapan dengan mata lawan bicara secara hangat
(senyum).
• Tatapan di daerah sekitar area mata dan hidung.
• Jangan main mata atau “piknik“.

Tips Lihatlah keseluruhan wajah ketika berbicara, bukan

hanya satu bagian saja.

Pastikan melakukan kontak mata dengan ramah dan

tanpa meninggalkan kesan negatif
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Menjaga Tatapan Mata

Business Gaze Social Gaze Intimate Gaze

• Business gaze: pada diskusi bisnis, usahakan pandangan mata tetap pada area segitiga di dahi
untuk menunjukkan keseriusan dan kesungguhan
• Social gaze: jika gerak mata jatuh antara mata, hidung dan mulut (segitiga) maka atmosfer
pembicaraan akan mengarah ke pembicaraan sosial atau lebih santai dari business gaze
• Intimate gaze: Jika pandangan jatuh antara mata, dagu sampai dada maka pembicaraan akan
menjadi lebih intim, terutama bagi lawan jenis yang melakukannya berarti menunjukkan
ketertarikan terhadap lawan bicaranya
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Postur Tubuh

CARA BERDIRI

• Tegak, bahu relaks

• Wanita :
Posisi kedua kaki merapat
• Pria :
Lebar kedua kaki tidak melebih bahu

Benar Salah
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Sentuhan

• Pastikan tangan Anda dalam keadaan kering sebelum berjabat tangan.

• Pegang telapak tangan lawan bicara, jangan hanya jarinya.
• Untuk memperoleh perhatian lawan bicara, jabat tangannya beberapa detik lebih
lama, dan mulailah bicara sebelum melepaskannya.
Benar Salah
Taking The
Control

The dead fish

Giving The
Control

JABAT TANGAN Shake Like A The Hauckle

Man Grinder
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Bahasa Tubuh

TUBUH CONDONG KE DEPAN ANGGUKAN KEPALA

• Menandakan :
Lawan bicara tertarik pada pembicaraan kita
• Manfaat : Membuat lawan bicara merasa
nyaman.
Posisikan menghadap lawan bicara, bila posisi
anda di sampingnya, lakukan dengan agak
miring
• Menandakan :
Persetujuan, afirmasi, akrab, suka
• Manfaat : Memberikan persetujuan
Dilakukan pada saat jeda diantara kalimat
yang diucapkan oleh pihak lain
Dilakukan pada saat mengucapkan kalimat
untuk mendapatkan persetujuan
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Bahasa Tubuh

MENGERUTKAN DAHI DENGAN JARI MENOPANG DAGU DENGAN JARI

• Menandakan :
• Kondisi seseorang sedang menganalisa
pembicaraan orang lain dengan sentimen tidak
puas
• Hindari menopang dagu dengan tangan ketika
mendengarkan pihak lain bicara
• Menandakan :
• Kondisi seseorang sedang menganalisa /
menimbang pembicaraan orang lain dengan
lebih teliti
• Hindari menopang dagu dengan tangan ketika
mendengarkan pihak lain bicara
Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Jarak Bicara

INTIMATE
PERSONAL ZONE SOCIAL ZONE PUBLIC ZONE
ZONE
46 CM – 1,2 M 1,2 – 3,6 M OVER 3,6 M
15 – 46 CM
 Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal

Komunikasi Verbal
1 Artikulasi 7 Langkah Suara

2 Audibilitas 8 Warna Suara

3 Diksi Suara 9 Volume

4 Kelancaran 10 Nada Suara

5 Intonasi 11 Kecepatan Suara

6 Tinggi Nada 12 Penekanan Suara

 Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal
Artikulasi
• Kemampuan mengkombinasikan •
kata dengan ucapan
(enunciation)
• Ucapan sering dipengaruhi oleh
budaya atau bahasa ibu
Kelancaran
• Suara dalam presentasi yang
baik lahir dari fasihnya kalimat
• Kegagapan dalam berbicara
membuat pendengar merasa
terganggu dan terusik
Audibilitas
Sebuah kondisi dimana audiens mampu •
mendengar dengan baik setiap kata
yang diucapkan oleh pembicara
• Pembicara memiliki kemampuan untuk
melakukan variasi volume suaranya
Intonasi
• Kemampuan pembicara dalam
mengatur nada suara menjadi naik dan
turun
• Intonasi akan menjadi peranan penting
ketika menggunakan bahasa lain,
misalnya inggris
Diksi Suara
Kemampuan untuk memproduksi
suara jernih yang sangat
menunjang kemampuan untuk
berbicara dan bernyanyi
Tinggi Nada
• Ketika Anda gugup maka suara
Anda akan lebih tinggi
• Pembicara yang baik memiliki
kemampuan untuk mengatur
emosi dalam berbicara
 Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal
Langkah Suara
• Semakin cepat Anda berbicara
dapat menyebabkan pendengar
tertinggal
• Jadi, jangan terlalu lambat dan
terlalu cepat
Nada Suara
• Kualitas suara yang
menunjukkan perasaan hati
seorang pembicara.
• Contoh :
“Bagus sekali tindakan Anda.”
dapat bermakna pernyataan
yang tulus atau menyindir
Warna Suara
• Kualitas warna suara dipengaruhi oleh
suasana hati
• Libatkan perasaan Anda dalam
mengucapkan kata persetujuan dan
penolakan
Kecepatan Suara
• Kecepatan dalam berbicara tergantung
dari pembicara
• Variasi kecepatan untuk meningkatkan
gejolak emosi dan penegasan poin yang •
penting
Volume
• Penekanan volume pada kata-
kata akan mempengaruhi
persepsi pendengar
Penekanan Suara
• Cara penekanan bicara yang
dilafalkan tepat pada kata
sendiri.
Penekanan terhadap sebuah
kata diperlukan dalam presentasi
• Hanya poin-poin yang penting
saja yang perlu penekanan
 Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Cemas

Hal – Hal yang menyebabkan

Hal yang mengurangi
rasa cemas :
kemampuan
berkomunikasi
Ketika diminta untuk memberikan
presentasi kepada klien

Ketika harus melakukan lobi

STRESS kepada calon klien

Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam Ketika harus merespon kepada
keadaan tertekan atau mengalami stress klaim/ gugatan klien

Ketika diminta untuk menjelaskan

Efek psikologis Efek fisik produk baru di depan forum
 Video : Presentasi di Depan Klien
Video Click at theClick at
middle
the
middle
 Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tegang

Hal – Hal yang menyebabkan

Hal yang mengurangi
rasa tegang :
kemampuan
berkomunikasi
Ketika diminta untuk memberikan
laporan kepada atasan

Ketika harus memberikan laporan

STRESS dengan kinerja yang tidak baik

Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam Ketika harus menjelaskan laporan
keadaan tertekan atau mengalami stress kepada kantor pusat

Ketika diminta untuk menjelaskan

Efek psikologis Efek fisik program baru di depan atasan
 Video : Berinteraksi dengan Partner Senior
Video Click at the middle
 Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Sungkan

Hal – Hal yang menyebabkan

Hal yang mengurangi
rasa sungkan :
kemampuan
berkomunikasi
Ada perasaan segan kepada
sesama teman kerja

Tidak merasa dekat dengan

STRESS teman kerja

Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam Terlalu menutup diri terhadap
keadaan tertekan atau mengalami stress teman kerja

Khawatir terhadap pertimbangan

Efek psikologis Efek fisik dari orang lain
 Video : Berinteraksi dengan Sesama Teman Kerja
Video Click at the middle
 Video : Berinteraksi dengan Pegawai Kantor
Video Click at the middle
 Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tips Mengurangi sebelum bertemu

Rasa Cemas dan Tegang klien atau atasan

Persiapakan segala sesuatu Visualisasikan tahapan apa saja

yang berhubungan dengan yang akan dilalui pada saat Tarik Nafas Panjang
presentasi melakukan presentasi

1 2 3 4
 Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tips Mengurangi sebelum bertemu

Rasa Cemas dan Tegang klien atau atasan

Usahakan relaks Renggangkan otot

Latihan dan latihan secara rutin (bebaskan pikiran dari penat – otot yang kaku
dan tekanan pekerjaan) untuk mengurangi
rasa tegang
 Video : Persiapan yang Tidak Baik
Video Click at the middle
 Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Tips Mengurangi sebelum bertemu

Rasa Sungkan teman kerja

Usahakan santai, dan tidak Lakukan ice breaking sebelum Berikan sedikit
perlu terlalu banyak memikirkan membicarakan sesuatu yang candaan untuk
hal – hal yang lain lebih serius mengenai pekerjaan mencairkan
suasana

Mulai buka pembicaraan dari

hal – hal yang paling Tukul
Humor
Lucu
sederhana

Inspirasi untuk
bahan humor

Mulai hari dengan senyuman,karena

akan dapat memberikan dorongan
yang positif dan membuat kita lebih santai
Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Mempersiapkan handout
/key notes
Handout

1. Berisi poin – poin penting

2. Tidak perlu banyak

pemakaian kata - kata

3. Poin tersebut dapat

memudahkan kita dalam
menyampaikan laporan/
presentasi

4. Dapat berupa kertas kecil

atau handout ppt
 Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Pembukaan Isi Presentasi Penutup

1. Pembukaan : Ceritakan tentang apa yang akan

disampaikan di dalam presentasi

2. Isi Presentasi : Sampaikan pesan tersebut

3. Penutup : Katakan tentang pesan yang sudah

disampaikan
 Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Pembukaan

Eye Contact

1 Dapatkan perhatian dari audiens atau peserta

rapat dan buat mereka berkonsentrasi kepada
Gunakan penekanan
pembicara
“tone of voice” yang baik
2 Lakukan Ice breaking
Body Language
3 Perkenalkan diri kepada audiens/ peserta rapat

4 Berikan latar belakang mengenai hal - hal

yang akan dibicarakan atau dilaporkan
 Video : Presentasi & Bahasa Tubuh
Video Click at the middle
 Video : Pembukaan Presentasi yang Tidak Baik
Video Click at the middle
 Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Isi Presentasi

Jika kehilangan perhatian audiens, ada beberapa cara untuk

menarik
kembali perhatian mereka:
• Berhenti bicara
• Lebih banyak bergerak, jangan terpaku pada satu posisi
• Bertanya kepada audiens
• Berikan break, terutama pada saat presentasi berjalan lama
 Menyampaikan Presentasi/ Laporan
“Diperlukan mengatur nafas dengan baik dalam
Isi Presentasi menciptakan intonasi dan kecakapan dalam
berbicara ketika melakukan presentasi”
Karakter dan Kualitas Suara yang Baik :
• Menyenangkan untuk didengar ”Perhatikan tempo perkataan yang diucapkan
• Dinamis, memberikan impresi penuh dengan volume nafas yang dikeluarkan”

tenaga dan kekuatan

• Jelas, segar, dan punya power kuat untuk didengar
• Ekspresif, kaya akan nuansa
• Mengalir wajar dan tidak dibuat-buat

“Latihan untuk Manajemen Waktu“

“Diperlukan pengaturan waktu dengan
seksama ketika melakukan presentasi agar
pelaksanaan presentasi, mulai dari
persiapan, penyampaian pengantar, isi, dan
penutupan, berlangsung secara TEPAT”
Untuk mengatur waktu dalam
memberikan presentasi/ laporan
“If you fail to prepare, you
are prepared to fail” Barrack Obama
 Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Penutup
Jangan biarkan
presentasi datar dan tidak menarik
atau
arah pembicaraan datar dan tidak
mampu menyampaikan sesuatu

Akhiri dengan suatu kalimat yang

KUAT dan POSITIF

Terima Kasih
: vsimanjuntak@gmail.com