Chapter III V

BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Banket Order System
Blanket Order System meupakan salah satu cara pemesanan untuk item-
item yang digunakan secara berulang ulang (repetitive). Dan membantu mengatasi
masalah untuk sejumlah item yang tidak termasuk dalam persediaan. Menurut
Higgine dan Stidger, Blanket Order System merupakan pemesanan yang
dilakukan untuk kebutuhan satu tahun atas item yang di beli dalam jumlah besar.
Open end order memperkenankan penambahan item-item yang diminta atau
perpanjangan kontrak.
Harga pokok dan penanganan order pembelian dikurangi, jika kondisi
memungkinkan penggunaan Blanket Order persedian atau “ open-end orders.
Blanket Order selalu menutupi variasi item. open-end orders digunakan sebagai
item tambahan atau perpanjangan waktu. Item MRO dan syarat jalur produksi
digunakan dalam volume dan pembelian yang berulang selama lebih dari satu
periode pembelian. Formulir Blanket Order dapat dilihat seperti pada Gambar 3.1
dibawah ini:
Universitas Sumatera Utara

Gambar 3.1. Formulir Blanket Order
Semua hal yang berhubungan dan kondisi yang terlibat dalam pembelian
dalam jumlah yang terbatas selama satu periode waktu digabungkan dalam order
yang asli. Sesudah itu, pengeluaran barang dalam jumlah tertentu dibuat sebagai
anti order. Sebagai contoh, mungkin untuk meningkatkan persiapan pengeluaran
barang didalam prosedur jadwal produksi dan memasukkannya kedalam
departemen pembelian untuk transmisi kepada penjual (vendor). Itu hal yang tidak
biasa bagi open-end orders untuk menyisakan barang dalam setahun atau sampai
mengganti desain, material, spesifikasi atau kondisi yang berpengaruh pada harga
atau jasa antar sebagai negoisasi baru yang dianggap pantas atau perlu.

Adapun manfaat yang diperoleh dengan penerapan Blanket Order System
adalah:
a. Hanya sedikit memerlukan pemesanan dan mereduksi pekerjaan jurutulis
Bagian Pembelian (Purchasing), Pembukuan (Accounting), dan
Penerimaan (Receiving).
b. Membebaskan pembelian dari pekerjaan rutin, memberikan kesempatan
pembelian untuk memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang utama.
c. Pembayaran sesuai dengan jumlah material yang diminta.
d. Memproteksi kenaikan harga selama periode kontrak.
e. Memusatkan pengendalian pembelian atas material sejenis.
f. Memperbaiki arus umpan balik informasi, karena pengelompokan material
dan pemasok (supplier).
g. Sistem ini membantu menguragi waktu tenggang (lead Time) dan tingkat
persediaan pembelian, karena pemasok mengadakan persediaan.
Elemen-elemen dasar kontrol yang efektif untuk pemesanan Blanket
Order System adalah:
 Jumlah surat pemesanan (PO), termasuk pencatatan biaya internal akuntansi.
 Catatan kewenangan pengiriman yang dikeluarkan.
 Bukti penerimaan material yang dapat dipercaya.

3.2. Prosedur Pengadaan
Departemen pembelian membeli banyak macam serta jenis material dan
jasa, prosedur yang digunakan dalam melengkapi transaksi keseluruhan umumnya
bervariasi antara setiap jenis pembelian. Angkah-langkah pembelian, seperti:
1. Mengenali, mendefenisi dan menguraikan kebutuhan
2. Mencerminkan kebutuhan.
3. Menyelidiki dan memilih pemasok.
4. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan (Purchase Order).
5. Menindak lanjuti pemesanan (termasuk mempercepat pengiriman).
6. Penerimaan dan pemeriksaan material.
7. Audit dokumen tagihan.
8. Menutup pesanan.
3.2.1. Definisi Kebutuhan
Tanpa memperhatikan bentuk penyampaian kebutuhan, permintaan
material harus didefinisikan secara efektif. Yang merupakan tanggung jawab
bersama antara pengguna (user) dan pembelanja (buyer). Salah satu alasan
mengapa setiap permintaan pembelian harus disetujui oleh bagian perencanaan
adalah untuk menyakinkan bahwa permintaan adalah benar-benar sudah diteliti
oleh pihak berkompeten dan selanjutnya masuk ke pembelian dalam bentuk
permintaan yang sudah benar.

3.2.2. Pemeriksaan Persediaan
Terlepas dari permintaan berjalan yang dimulai dari bagian kontrol sediaan
ketika permintaan pembelian datang ke departemen purchasing akan memeriksa
apakah barang yang diminta ada dalam persediaan, bila itu adalah material
persediaan (Stock Item). Jika persediaan rata-rata masih tersedia (On Hand), maka
pembelian tidak perlu dilakukan.
3.2.3. Permintaan Pembelian Standar (Standard Purchasing Requisition)
permintaan pembelian adalah suatu dokumen internal, berbeda dengan
surat pesanan yang mana pada dasarnya suatu dokumen eksternal. Banyak
perusahaan yang menggunakan suatu standar, nomor seri formulir permintaan
pembelian untuk permintaan yang dimulai dari departemen operasi. Biasanya
penggunaan membuatnya dua rangkap satu untuk dikirim ke pembelian dan satu
lagi untuk file pengguna. Informasi pokok yang tercangkup di dalamnya adalah
uraian material, jumlah dan tanggal dibutuhkan, perkiraan harga, pembebanan
biaya, tanggal dan tanda tangan pemberi wewenang.
Gambar 3.2. Formulir Permintaan Pembelian (Purhasing Request)

3.2.4. Daftar Material (Bill of Material/BOM)
ketika perancang disain (desain engineering) melengkapi disain barang
atau assembling, maka perancang akan membuat daftar semua material yang
dibutuhkan untuk memanufakturkan barang tersebut. Ini adalah daftar struktur
khusus yang disebut daftar material (Bill of Material/BOM). Sejalan dengan
jadwal produksi daftar material dapat dikirim langsung ke pembelian sebagai
catatan material yang dibutuhkan oleh departemen produksi. Permintaan total
diperoleh dengan sedikit mengembangkan BOM untuk menjadi jadwal dan
jumlah material yang akan diproduksi.
3.2.5. Sistem Kontrak
sistem kontrak menyangkut pengembangan kesempakatan beberapa
perusahaan biasanya satu atau dua tahun kebutuhan diikat dengan pemasok guna
pembelian sejumlah besar kelompok material terkait. Barang-barang yang akan
dibeli biasanya disebutkan secara rinci dalam sebuah katalog yang menjadi bagian
dari kontrak. Estimasi pemakaian biasanya dicantumkan, seiring dengan harga
yang sudah ditetapkan untuk masing-masing barang dan suatu kesepakatan
dengan pemasok untuk mengirim persediaan masing-masing barang yang cukup
memenuhi kebutuhan pembelanja. Tambahan keuntungan dibanding dengan
sistem Blanket Order, tujuan utama sistem kontrak adalah untuk meminimumkan
biaya administrasi kedua belah pihak pembeli dan penjual dalam suatu transaksi
pembelian.

3.3. Faktor-faktor Yang mempengaruhi Persediaan
Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan material untuk perusahaan
ada beberapa macam, dimana satu dengan yang lain saling berhubungan. Faktor-
faktor tersebut antara lain adalah:
1. Perkiraan Kebutuhan
Sebelum kegiatan pembelian material dilaksanakan Maka manajemen
harus dapat membuat perkiraan material yang akan digunakan dalam satu periode.
Perkiraan kebutuhan material ini merupakan perkiraan tentang beberapa
kebutuhan material perusahaan padawaktu yang akan dating. Perkiraan kebutuhan
material tersebut dapat diketahui dari perencanaan kegiatan dari periode yang
bersangkutan.
2. Harga Material
Harga material ikut pula menentukan besar kecilnya persediaan. Harga ini
merupakan penentu dana yang harus disedikan untuk material tersebut disamping
itu harus diperhitungkan pula biaya modal yang ditanam dalam persediaan
tersebut.
3. Biaya-biaya Persediaan
Biaya-biaya persediaan hendaknya diperhatikan pula didalam penentuan
besanya persediaan. Didalam membuat analisa tentang biaya-biaya persediaan ini
dikenal empat golongan biaya yaitu biaya pemesanan, biaya yang terjadi dari
adanya persediaan pemesanan, biaya kekurangan persediaan dan biaya yang
berhubungan dengan kapasitas. Lebih jauh hal ini akan dibicarakan dalam bagian
berikutnya.

4. Kebijakan Pembelanjaan
Kebijakan pembelanjaan ini berhubungan dengan seberapa jauh persediaan
material tersebut akan mendapatkan dana. Apakah perusahaan akanberusaha
untuk memberikan fasilitas yang pertama, kedua atau yang terakhir, untuk dana
persediaan material. Apakah dana yang tersedia cukup untuk pembiayaan semua
persediaan yang diperlukan perusahaan atau hanya sebahagian saja.
5. Kebutuhan Senyatanya
Kebutuhan material senyatanya (dalam waktu-waktu yang lalu) harus pula
diperhatikan. Beberapa besar kebutuhan material tersebut serta bagaimana
hubungannya dengan perkiraan kebutuhan yang telah dibuat untuk periode yang
bersangkutan harus diperhatikan dan dianalisa. Dengan demikian maka akan dapat
dibuat perkiraan kebutuhan pemakaian yang lebih mendekati kepada kenyataan.
6. Waktu Tenggang
Waktu tenggang adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk menunggu
datangnya material sesudah saat pemesanan. Waktu tenggang ini perlu
diperhatikan karena hal ini erat kaitannya dengan penentuan saat pemesanan
kembali. Dengan diketahui waktu tunggu yang tepat maka kelancaran operasi
tetap terjamin sedangkan biaya-biaya persediaan dapat ditekan sampai seminimal
mungkin.
3.4. Biaya Persediaan

Adapun unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat
digolongkan menjadi empat golongan yaitu:
1. Biaya Pemesanan
Yang dimaksud dengan biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan
berkenaan dengan pemasaran material dari penjual, sejak dari pesanan/order
dibuat dan dikirim ke penjual, material tersebut dikirimkan dan diserahkan serta
diinspeksi di gudang atau didaerah pemakaian. Jadi biaya ini berhubungan dengan
biaya pesanan, tapi sifatnya agak konstan, dimana besarnya biaya yang
dikeluarkan tidak tergantung pada besarnya atau banyaknya material yang
dipesan. Yang termasuk dalam biaya pesanan ini adalah semua biaya yang
dikeluarkan dalam rangka mengdakan pemesanan material tersebut, diantaranya
biaya administrasi pembelian dan penempatan order, biaya pengangkutan, biaya
penerimaan dan pemeriksaan.
2. Biaya Penyimpanan
Yang dimaksud dengan biaya penyimpanan adalah biaya-biaya yang
diperlukan berkenaan diadakannya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran-
pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah
persediaan. Jadi biaya ini berhubungan dengan terjadinya persediaan yang disebut
juga dengan biya mengadakan persediaan. Biaya ini berhubungan dengan tingkat
rata-rata persediaan yang selalu terdapat digudang , sehingga besarnya biaya ini
bervariasi yang tergantung besar kecilnya rata-rata persediaan yang terdapat. yang
termasuk dalam biaya ini ialah biaya yang timbul karena material yang disimpan

yaitu biaya penggudangan yang terdiri dari biaya sewa gudang, upah dan gaji
tenaga pengawas dan pelaksanaan penggudangan. Biaya peralatan transportasi
material di gudang, biaya administrasi gudang, perawatan dan biaya-biaya
lainnya.disamping biaya pergudangan dalam biaya penyimpanan termasuk pula
asuransi atas persediaan yang dimiliki seperti halnya dengan aktiva lainnya, dan
pajak yang berupa pajak kekayaan atas investasi dalam persediaan yang biasanya
dalam jangka satu tahun, yang dihitung atas dasar investasi dari persediaan rata-
rata selama satu tahun. Selain itu, dalam biaya ini juga termasuk pernghapusan
dan resiko karena ketinggalan zaman atau menjadi tua, kerusakan, kecurian dan
turunnya nilai harga dalam persediaan itu, kecurian dan turunnya nilai harga
dalam persedian itu. Akhirnya yang termasuk dalam biaya ini adalah bunga atas
modal yang diinvestasikan dalam persediaan yang timbul karena hilangnya
kesempatan untuk menggunakan modal tersebut dalam investasi lain. Besarnya
biaya persediaan ditentukan sebagai suatu persentase dari pada nilai uang dari
persediian tersebut perunit dalam satu tahun.
3. Biaya Kekurangan Persediaan
Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biya yang timbul sebagai
akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil dari jumlah yang diperlukan, seperti
kerugian atau biaya tambahan yang yang diperlukan karena seorang langganan
meminta atau memesan suatu material sedangkan material yang dibutuhkan tidak
tersedia. Disamping itu juga dapat merupakan biaya yang timbul akibat
pengiriman kembali pesanan atau order tersebut.
4. Biaya Yang Berhubungan Dengan Kapasitas

Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biaya yang terdiri dari kerja
lembur, pelatihan, pemberhentian kerja dan biaya pengagguran. Biaya-biaya ini
terjadi karena adanya penambahan maupun penggurangan kapasitas atau bila
terlalu banyak terlalu sedikit kapasitas yang digunakan pada waktu-waktu
tertentu.
3.5. Frekuensi Pemakaian
Frekuensi pemakaian material merupakan cara lain dalam mengelompokan
material dalam pengendalian persediaan. Cara ini didasarkan pada asumsi
pergerakan material setiap tahunnya. Pergerakan tersebut dapat berupa tingkat
penjual atau pembeli. Disini material dikelompokan kepada fast moving part
(peralihan material dengan cepat) dan slow moving part (peralihan material
dengan lambat).
Material dikelompokkan sebagai fast moving apabila frekuensi pemakaian
melebihi tiga kali pembelian atau penjualan dalam periode satu tahun. Dalam hal
ini disebutkan sebagai slow moving part.
3.5.1. Sistem Persediaan
Didalam persoalan persediaan, keputusan untuk melakukan pengadaan
kembali barang-barang (items) dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
1. Sistem pemesanan dengan ukuran tetap (fixed order size inventory system)
atau sering disebut dengan “Q Sistem”. Pada system ini setiap kali jumlah

barang yang dipesan untuk setiap kali pemesanan jumlahnya sama, sedangkan
waktu periode pemesanannya selalu bervariasi.
Pemesanan dilakukan apabila persediaan yang ada telah mencapai titik
tertentu yang disebut dengan “Reorder Point” (titik pemesanan).
Jadi dalam sistemini ditentukan jumlah persediaan tingkat tertentu yang
merupkan batas waktu dilakukannya pemesanan. Oleh karena pengadaan
kembali barabg-barang dilakukan apabila persediaan telah mencapai reorder
point, maka jarak (interval) waktu pemesanan dengan pemesanan lainnya
tidaklah sama, dan ini tergantung pada fluktuasi kebutuhan barabg dalam
persediaan. Dengan menggunakan sistem ini sebagai interaksinya akan
diperoleh pengawasan atas jumlah dan waktu pemesanan secara teliti dan
tetap, karena setiap saat persediaan yang ada digudang sama dengan
kebutuhan selama waktu ancang-ancang ditambah persediaan keamanan.
Persediaan keamanan dimaksudkan untuk melindungi terhadap fluktuasi
selama waktu ancang-ancang.
Pada (Gambar 3.3) dibawah ini dapat dilihat sistem pemesanan tetap dengan
ukuran order tetap.

Gambar 3.3. Sistem Ukuran Order Tetap (Q Sistem)
2. Sistem pemesanan interval tetap (fixed order interval inventory system),
sering disebut dengan “P Sistem”. Pada system ini jumlah periode
pemesanannya tetap. Jadi dengan system ini ditentukan waktu pemesanan
dengan jarak yang tetap.
Gambar 3.4. Sistem pemesanan interval tetap (P. Sistem)
Sedangkan tiap-tipa pemesanan jumlah barang yang dipesan berfluktuasi
tergantung kepada banyaknya barang dalam jarak interval waktu antara
pemesanan yang lalu dengan pemesanan berikutnya. Oleh karena itu di dasarkan
pada jarak waktu yang tetap, pemesanan dilakukan kurang memperhatikan situasi
barang digudang. Persediaan keamanan dimaksudkan untuk memberikan
kebutuhan selama waktu interval pemesanan. Pada (Gambar 3.4) dapat dilihat
system pemesanan interval tetap.
Dengan melihat kedua sistem diatas serta mempelajari permasalahnnya,
maka akan digunakan pendekatan pada Q system, yaitu pemesanan ukuran order
tetap. Alasan mengapa sistem ini dipakai adalah sebagai berikut:

1. Tidak banyak menimbulkan perubahan terhadap prosedur administrasi di
bidang persediaan yang sekarang dilaksanakan
2. Karena mahalnya spare part dan banyaknya jumlah diusahakan agar modal
persediaan seminimum mungkin.
3. Memakai perhitungan relative lebih mudah dibandingkan dengan sistem
persediaan interval order tetap.
4. Sistem ini sangat tetap dipakai karena dengan menggunakan sistem ini
jumlah persediaan setiap waktu dapat diketahui
3.5.2. Teori Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang
Untuk menentukan distribusi kebutuhan barang, perlu ditentukan terlebih
dahulu distribusi frekuensinya. Kemudian frekuensi kebutuhan ini dibuatkan
sebuah tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Tentukan range (R) = (harga pemakaian tertinggi) – (harga pemakaian
terendah).
b. Tentukan panjang kelas (P), yaitu : P = R/JK
JK = Jumlah kelas
R = Range
c. Dimana JK adalah banyak kelas dan menurut aturan stuges:

Jk = 1 + 3,3 log n
n = jumlah data
d. Kemudian dari frekuensi tiap kelas
k k
e. Hitung rata ( x )  fi . xi /  fi
i 1 i 1
f. Standart deviasi (S) :
n ( fi . xi 2 )  ( fi . xi ) 2
=
n (n  1)
fi = Frekuensi
xi = Jumlah data
3.5.3. Teori Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part
Perumusan sederhana yang dapat digunakan untuk kebutuhan spare part
selama waktu pemesnan sekaligus sejumlah q unit, mengakibatkan ongkos sebesar
pemesanan adalah:
1. Kebutuhan rata-rata pertahun (q)

k
 xi
q  i  1
Dimana :

i 1
xi = jumlah kebutuhan

k = banyak periode pemakaian
i = jenis item
2. Ongkos kehabisan persediaan (k)
K = q/ 12 (T) (C)
Dimana :
q = kebutuhan rata-rata pertahun
T = lead time
C = harga per unit
3. Besarnya persediaan keamanan (W)
W = (S T ) (W)
Dimana : S = standar deviasi
T = lead time
W = harga pada tabel distribusi normal (harga g (W))
Untuk harga : g (w) adalah :
( S T ) 2 . Cr . Cc
{g (W )}2 
G.Z .K 2
Dimana: Cr = ongkos pemesanan
Cc = ongkos penyimpanan
Z = q/12
K= ongkos kehabisan persediaan
4. Periode pemesanan (t)
12 . K . f ( R  W )
t
C

g ( w)
Dimana harga : F (R + W) =
S T
F (R + W) = distribusi kemungkinan kebutuhan selama lead time
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan gambaran dari tahapan yang dilalui
dalam menyelesaikan suatu masalah yang ditemui dalam sebuah penelitian,
dimana dibuat berdasarkan kepada latar belakang dan tujuan yang hendak dicapai
dengan menggunakan teori-teori yang mendukung dalam memecahkan
permasalahan yang diteliti.
4.1. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada PT. Arun LNG yang berlokasi di Jalan Blang
Lancang, Kabupaten Lhokseumawe, NAD. Penelitian dilakukan selama dua bulan
(8 minggu) mulai dari penjajakan administrasi sampai dengan penyusunan
laporan. Waktu penelitian dimulai dari bulan juli yaitu pada bulan juni sampai
dengan bulan Juli 2007 .
4.2. Objek Penelitian
Objek Penelitian dari tugas akademis ini adalah sistem pemesanan material
yang terdapat pada bagian Automotive and Heavy Equipment (Departemen
Maintenance) PT. Arun LNG. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan cara
pemesanan Blanket Order System dalam pemesanan material.
4.3. Pelaksanaan Penelitian
1. Tahap Studi Pendahuluan
Prosedur yang digunakan pada pemesanan material di PT Arun LNG yaitu
prosedur Material Requestion. Pada prosedur ini ditemukan adanya kelemahan.
Diantaranya adalah:
- Proses tender untuk setiap kali pengadaan pemesanan relatif lama.
- Waktu tenggang yang diberikan kepada pemasok relatif panjang.
- Biaya persediaan dan tingkat persediaan relatif besar.
- Tidak tersedianya suku cadang (spare part) yang kerusaan tidak terduga.
2. Tahap Penggunaan Literatur

Adapun alasan menggunakan Blanket Order System untuk mengetahui
cara pemesanan kebutuhan yang lebih cepat dan persediaan di gudang tidak
terjadi kekurangan untuk PT. Arun LNG.
Adapun manfaat yang diperoleh dengan penerapan Blanket Order System
adalah:
- Hanya sedikit memerlukan pemesanan dan mereduksi pekerjaan juru tulis
Bagian Pembelian (Purchasing), Pembukuan (Accounting), dan Penerimaan
(Receiving).
- Membebaskan pembelian dari pekerjaan rutin, memberikan kesempatan
pembelian untuk memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang utama.
- Pembayaran sesuai dengan jumlah material yang diminta.
- Memproteksi kenaikan harga selama periode kontrak.
- Memusatkan pengendalian pembelian atas material sejenis.
- Memperbaiki arus umpan balik informasi, karena pengelompokan material
dan pemasok (supplier).
- Sistem ini membantu menguragi waktu tenggang (lead Time) dan tingkat
persediaan pembelian, karena pemasok mengadakan persediaan.
3. Pengumpulan Data
Adapun data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pengamatan langsung ke bagian Shop (bengkel) pada bagian Automotive
dan Heavy Equipment.
2. Mewawancarai berbagai pihak yang berhubungan kepada yang berwenang
dalam pengadaan persediaan.

3. Mempelajari berkas-berkas yang berkenaan dengan persediaan.
4. Pengolahan Data
Untuk memecahkan suatu persoalan dengan baik tergantung bagaimana
usaha yang dilakukan untuk mendekati persoalan yang ada, baik didalam
perlengkapan pengumpulan data maupun kelengkapan pengolahan data yang
dilakukan sehingga dapat diambil keputusan yang mendekati kebenarannya
ataupun tidak terlalu menyimpang. Dari pengumpulan data dilihat jumlah
pengamatan, sehingga dapat ditentukan yaitu:
 Teori Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang
Frekuensi kebutuhan ini dibuatkan sebuah table dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Tentukan range (R) = (harga pemakaian tertinggi) – (harga pemakaian
terendah).
2. Tentukan panjang kelas (P), yaitu : P = R/JK
JK = Jumlah kelas
R = Range
3. Dimana JK adalah banyak kelas dan menurut aturan stuges:
Jk = 1 + 3,3 log n

n = jumlah data
4. Kemudian dari frekuensi tiap kelas
k k
5. Hitung rata ( x )  fi . xi /  fi
i 1 i 1
6. Standart deviasi (S) :
n ( fi . xi 2 )  ( fi . xi ) 2
=
n (n  1)
fi = Frekuensi
xi = Jumlah data
 Teori Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part
Perumusan sederhana yang dapat digunakan untuk kebutuhan spare part
selama waktu pemesnan sekaligus sejumlah q unit, mengakibatkan ongkos sebesar
pemesanan adalah:
1. Kebutuhan rata-rata pertahun (q)

k
 xi
q  i  1
Dimana :

i 1
xi = jumlah kebutuhan
k = banyak periode pemakaian
i = jenis item
2. Ongkos kehabisan persediaan (k)
K = q/ 12 (T) (C)

Dimana :
q = kebutuhan rata-rata pertahun
T = lead time
C = harga per unit
3. Besarnya persediaan keamanan (W)
W = (S T ) (W)
Dimana :
S = standar deviasi
T = lead time
W= harga pada tabel distribusi normal (harga g (W))
Untuk harga : g (w) adalah :
( S T ) 2 . Cr . Cc
{g (W )}  2
G.Z .K 2
Dimana:
Cr = ongkos pemesanan
Cc = ongkos penyimpanan
Z = q/12
K= ongkos kehabisan persediaan
4. Periode pemesanan (t)
12 . K . f ( R  W )
t
C
Dimana harga :

g ( w)
F (R + W) =
S T
F (R + W) = distribusi kemungkinan kebutuhan selama lead time
5. Analisa Pembahasan Hasil
Hasil dari pemecahan masalah maka dilakukan analisa untuk melihat
perbandingan cara pemesanan kebutuhan dengan menggunakan Blanket Order
System dan cara pemesanan kebutuhan dengan Material Request Procedure.
6. Kesimpulan dan Saran
Pada tahap ini diuraikan hasil yang diperoleh dari pemecahan masalah
serta pemberian saran dan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan.
Metodologi peneiltian yang dilakukan dapat diperhatikan pada diagram
pemecahan masalah seperti Gambar 4.1 berikut :

Studi Pendahualuan
Perumusan Masalah
Identifikasi Masalah dan

penetapan Tujuan
Menentukan Ruang Lingkup

Penelitian
Pengumpulan Data
- Dokumentasi Perusahaan
- Data Sekunder
Pengolahan Data
- Menentukan Pola Distribusi

Kebutuhan Barang
- Menentukan Pemakaian
Kebutuhan Spare Part
Penentuan Siatem Pemesanan Blanket Order

(Sistem yang digunakan)
Analisa
Kesimpulan dan Saran
Gambar 4.1. Diagram Aliran Metode Penelitian

BAB V
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Metode Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan merupakan hasil pengamatan, wawancara, berkas
pemeliharaan, dan berkas persediaan. Data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas sarjana ini adalah kegiatan pemeliharaan di seksi Automotif dan Heavy
Equipment, kebutuhan material untuk kegiatan pemeliharaan, kebijaksanaan
pembelian, prosedur pembelian dalam negeri dan biaya-biaya persediaan.
5.2. Pengumpulan Data
A. Data Kerusakan Spare Part Peralatan Automotive
Data kerusakan Spare Part dari peralatan Automotive dapat dilihat dari
Tabel 5.1 dibawah ini.
Tabel 5.1. Jenis Spare Part pada Peralatan Automotive
Jumlah
Tahun Jenis Item
(Unit)
2003 Wifer Blade 2
Disc 4
Brake 38
Disc 10
Gear 7
Timing Belt 26
Clutch 13
Piston 10
2004 Piston 8
Kit Carburator 2
Wifer Blade 3
Timing Belt 25
Oil Filter 5

Tabel 5.1. (Lanjutan) Jenis Spare Part pada Peralatan Automotive
Jumlah
Tahun Jenis Item
(Unit)
Brake 32
Disc 21
Gear 12
2005 Timing Belt 33
Gear 4
Oil Filter 6
Kit Carburator 2
Wifer Blade 1
Brake 30
Piston 11
Disc 20
2006 Brake 35
Timing Belt 30
Disc 16
Gear 8
Piston 9
Oil Filter 2
Kit Carburator 2
Data penggunaan spare part peralatan Automotive pada Tahun 2003
Penggunaan Spare Part Peralatan

Automotive Tahun 2003
jumlah Kerusakan
30
25
20
15
10
5
0
e
lt
on
r
h
c
c
e
T i Ge a
Be
is
is
d
tc
ak
la
st
D
lu
Br
rB
Pi
g
C
in
ife
m
W
Jenis Item
Gambar 5.1. Penggunaan spare part peralatan Automotive
pada Tahun 2003

Penggunaan Spare Part Peralatan

Automotive Tahun 2004
Jumlah Kerusakan 35
30
25
20
15
10
5
0
lt
r
r
e
de
on
r
lte
to
Be
ea
is
ak
la
st
ra
Fi
G
Br
g
Pi
rB
bu
il
in
O
m
ar
i fe
Ti
C
W
t
Ki
Jenis Item
pada Tahun 2004
Penggunaan Spare Part Peralatan Autom otive Tahun 2005

jumlah Kerusakan
50
40
30
20
10
0
Timing Belt
O il Filter
Brake
Piston
G ear
Carburator
Disc
Blade
Wifer
Kit
Jenis Item
pada Tahun 2005

Penggunaan Spare Part Peralatan Automotive Tahun

2006
Jumlah Kerusakan 40
30
20
10
0
lt
r
r
e
on
to
c
lte
r
Be
ea
ak
is
ra
st
Fi
D
G
g
Br
bu
Pi
in
il
O
ar
m
C
Ti
t
Ki
Jenis Item
pada Tahun 2006
B. Data Kerusakan Spare Part Peralatan Heavy Equipment
Data kerusakan Spare Part dari peralatan Heavy Equipment dapat dilihat
dari Tabel 5.2. dibawah ini.
Tabel 5.2. Jenis Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
Jumlah
Tahun Jenis Item
(Unit)
2003 Ingersoil Rand 8
Tie Ropes 3
Gormann Rupp 25
Trolley 38
Titling 5
Dragline 2
Clamshell 22
Pitching 20
Welding Machine 4
2004 Turbin Starter 2
Welding Machine 10
Trolley 32
Dragline 2
Tie Ropes 3
Chamshell 19
Gormann Rupp 23
Pitching 25
Ingersoil Rand 10

Tabel 5.2. (Lanjutan) Jenis Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
Jumlah
Tahun Jenis Item
(Unit)
Titling 10
Chamshell 15
Dragline 5
Trolley 30
2005
Welding Machine 25
Ingersoil Rand 7
Turbin Starter 5
Gormann Rupp 29
Pitching 24
Pitching 28
Ingersoil Rand 8
Dragline 2
Tie Ropes 4
2006
Titling 5
Welding Machine 6
Trolley 30
Chamshell 14
Gormann Rupp 30
Data penggunaan spare part peralatan Heavy Equipment pada Tahun 2003
Penggunaan Spare Part peralatan Heavy Equipment

Tahun 2003
Jumlah Kerusakan
40
30
20
10
0
Clamshell
Gormann
Ingersoil
Titling
Dragline
Pitching
Machine
Ropes
Trolley
Welding
Rand
Tie
Rupp
Jenis Item
Gambar 5.5. Penggunaan spare part peralatan Heavy Equipment
pada Tahun 2003

Penggunaan Spare Part peralatan

Heavy Equipment Tahun 2004
Jumlah Kerusakan
35
30
25
20
15
10
5
0
y
ng
r
ne
es
p
e
d
te
lle
el
up
in
an
hi
ar
hi
sh
op
o
gl
tc
lR
ac
Tr
St
ra
m
R
Pi
n
M
ha
oi
D
an
in
e
Ti
rs
rb
ng
ge
Tu
or
di
In
el
G
W
Jenis Item
pada Tahun 2004
Penggunaan Spare Part peralatan Heavy Equipment

Tahun 2005
Jumlah Kerusakan
40
30
20
10
0
Chamshell
Gormann
Ingersoil
Titling
Dragline
Machine
Pitching
Trolley
Turbin
Starter
Welding
Rand
Rupp
Jenis Item
pada Tahun 2005

Penggunaan Spare Part Peralatan Heavy

Jumlah Kerusakan Equipment Tahun 2006
40
30
20
10
0
Trolley
Machine
Pitching
Dragline
Titling
Welding
Tie Ropes
Ingersoil
Gormann
Chamshel
Rand
Rupp
l
jenis Item
pada Tahun 2006
B. Data Ongkos Pengendalian Persediaan
Ongkos pengendalian persediaan adalah termasuk ongkos pesan dan
ongkos simpan yang datanya diambil dari bagian Automotive dan Heavy
Equipment PT. Arun LNG.
1. Ongkos pesan yaitu biaya yang timbul setiap kali pemesanan meliputi:
Table 5.3. Data Kebutuhan Biaya Pada Saat Pemesanan
No Jenis Biaya Harga

1 Biaya pembuatan surat permohonan Rp. 200.000
2 Biaya telepon dan facsimile Rp. 100.000
3 Biaya menerbitkan Purchase order Rp. 50.000
4 Biaya penerimaan dan pemeriksaan material Rp. 50.000
5 Biaya transportasi Rp. 300.000
Total Rp. 700.000
Sumber : Bagian Automotive dan Heavy Equipment PT. Arun LNG

2. Ongkos simpan yaitu besarnya ongkos penyimpanan ditentukan dengan
persentase meliputi:
Table 5.4. Data Kebutuhan Biaya Pada Saat Penyimpanan
No Jenis Biaya %
1 Biaya asuransi 1%
2 Biaya pemeliharaan 2%
3 Biaya modal 5%
4 Biaya fasilitas gudang 2%
Total 10 %
Sumber :Bagian Automotive dan Heavy Equipment PT. Arun LNG
3. Lead Time (T)
Lead Time adalah jangka waktu antara dilakukan pemesanan sampai
barang tersebut diterima dan tersedia digudang. Untuk kebutuhan spare part
jangka waktu tersebut adalah 3 bulan.
4. Klafisifikasi Data
Sebelum melakukan pengolahan data terlebih dahulu mengklasifikasi
kedalam 3 kelompok jumlah biaya komponen yaitu kelompok A dengan
persediaan yang memiliki volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili
sekitar 70% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sedikit, bisa
20% dri seluruh item. Kelompok B persediaan dengan nilai volume tahunan
rupiah yang menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari nilai persediaan
tahunan dan sekitar 30 % dari jumlah item. Kelompok C barang yang nilai volume
tahunan rupiahnya rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari jumlah item
persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan.

Tabel 5.5. Data Penggunaan Spare Part pada Peralatan Automotive dari
Tahun 2003 s/d 2006
%
%
Jumlah Harga/item Total Harga Kumulatif
Jenis Item Kumulatif Kelas
(Unit) (Rp) (Rp) Nilai
Item
Brake 135 32.76 2.325.000 313.875.000 43.92 A
Timing Belt 114 60.42 1.630.000 185.820.000 69.92 A
Disc 78 79.35 1.425.000 111.150.000 85.47 B
Piston 31 86.87 1.300.000 40.300.000 91.10 B
Gear 16 90.75 1.270.000 20.320.000 93.94 B
Oil Filter 13 93.90 1.250.000 16.250.000 96.21 C
Clutch 13 97.05 1.200.000 15.600.000 96.21 C
Wifer Blade 6 98.50 980.000 5.800.000 98.39 C
Kit Carburator 6 100.00 900.000 5.400.000 100.00 C
Total 412 714.595.000
Tabel 5.6. Data Penggunaan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
dari Tahun 2003 s/d 2006
%
%
Item
Trolley 130 25.49 3.600.000 468.000.000 31.37 A
Gorman Rupp 107 46.47 2.500.000 267.500.000 49.30 A
Pitching 97 65.48 1.800.000 174.600.000 61.00 A
Chamsell 70 79.20 1.900.000 133.000.000 68.70 A
Ingersoil Rand 33 85.67 3.450.000 113.850.000 76.33 A
Welding Machine 25 90.57 4.150.000 103.750.000 83.28 B
Titling 20 94.49 5.175.000 103.500.000 90.21 B
Dragline 11 96.64 4.600.000 50.600.000 93.60 B
Tie Ropes 10 98.60 5.000.000 50.000.000 96.95 C
Turbin Stater 7 100.000 6.300.000 44.100.000 100.00 C
Total 510 1.491.800.000

%
%
Item

Timing Belt 33 13.69 1.325.000 43.725.000 18.11 A
Timing Belt 30 26.13 1.325.000 39.750.000 23.57 A
Timing Belt 25 36.50 1.325.000 33.125.000 36.29 A
Timing Belt 26 47.28 1.325.000 30.475.000 46.91 A
Disc 11 51.84 2.325.000 25.575.000 55.50 A
Brake 10 55.98 2.500.000 25.000.000 62.85 B
Brake 10 60.12 2.500.000 25.000.000 69.96 B
Clutch 13 65.51 1.375.000 17.875.000 76.16 B
Gear 8 68.82 1.860.000 14.880.000 76.32 B
Disc 6 71.30 2.325.000 13.950.000 82.09 B
Disc 4 72.95 2.325.000 9.300.000 83.93 B
Oil Filter 5 75.02 1.200.000 9.000.000 85.63 B
Oil Filter 6 77.50 1.200.000 7.200.000 87.18 B
Gear 4 79.15 1.860.000 7.200.000 88.73 C
Piston 10 83.29 550.000 5.500.000 90.27 C
Piston 9 87.02 550.000 4.950.000 91.91 C
Piston 8 90.33 550.000 4.400.000 92.91 C
Wifer Blade 3 91.57 1.250.000 3.975.000 94.21 C
Wifer Blade 2 92.39 1.250.000 3.750.000 95.41 C
Gear 2 93.21 1.860.000 3.720.000 96.59 C
Gear 2 94.03 1.860.000 3.720.000 97.70 C
Kit Carburator 3 95.27 900.000 2.700.000 98.69 C
Oil Filter 2 96.09 1.200.000 2.400.000 99.93 C
Piston 4 97.74 550.000 2.200.000 99.49 C
Kit Carburator 2 98.56 900.000 1.800.000 99.64 C
Kit Carburator 2 99.38 900.000 1.800.000 99.74 C
Wifer Blade 1 100.00 1.250.000 1.250.000 100.00 C
Total 241 241.370.000
Tabel 5.6. Klasifikasi Data Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
%
%
Item

Trolley 38 11.58 10.550.000 400.900.000 11.67 A
Trolley 35 22.25 10.550.000 369.250.000 32.22 A
Trolley 32 32.00 10.550.000 337.000.000 41.43 A
Trolley 30 41.14 10.550.000 316.500.000 48.55 A
Gormann Rupp 8 43.57 10.600.000 244.800.000 52.74 A
Pitching 20 49.66 7.200.000 144.000.000 56.74 B
Chamshell 11 53.01 12.500.000 137.500.000 56.74 B
Ingersoil Rand 8 55.44 15.600.000 124.800.000 60.37 B
Ingersoil Rand 8 57.87 15.600.000 124.800.000 64.00 B
Pitching 17 66.09 . 7.200.000 122.400.000 71.12 B
Dragline 7 68.22 13.350.000 93.450.000 73.84 B
Titling 17 73.40 5.400.000 91.800.000 76.51 B
Titling 15 77.97 5.400.000 81.000.000 78.86 B
Titling 14 82.23 5.400.000 75.600.000 81.06 B
Turbin Starter 9 86.79 8.000.000 72.000.000 85.28 B
Dragline 5 88.31 13.350.000 66.750.000 87.22 C
Ingersoil Rand 4 89.52 15.600.000 62.400.000 89.03 C
Chamshell 5 91.04 12.500.000 62.500.000 90.84 C
Turbin Starter 7 94.17 8.000.000 56.000.000 92.02 C
Dragline 4 95.38 13.350.000 53.400.000 94.02 C
Chamshell 4 95.59 12.500.000 50.000.000 95.47 C
Dragline 3 96.50 13.350.000 40.050.000 96.63 C
Chamshell 3 97.41 12.500.000 37.500.000 97.72 C
Gormann Rupp 3 98.32 10.600.000 31.800.000 98.64 C
Tie Ropes 3 99.23 9.000.000 27.000.000 99.42 C
Tie Ropes 1 99.53 9.000.000 9.000.000 99.68 C
Pitching 1 100.00 7.200.000 7.200.000 100.00 C
Total 328 3.435.240.000

Penngunaan Spare Part Bagian Automotive
120
100
% Kumulatif
80
60
40
20
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Jenis Item
Gambar 5.9. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Automotive
Penggunaan Spare Part Bagian

Heavy Equipment
120
100
% Kumulatif
80
60
40
20
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Jenis Item
Gambar 5.10. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Heavy
Equipment

Jumlah Harga/item Total
Tahun Jenis Item % Kelas
(Unit) (Rp) Harga (Rp)
1.250.000 3.750.000 1.16 B
Wifer Blade 2
2.325.000 9.300.000 2.90 B
Disc 4
1.860.000 3.720.000 1.15 B
2003 Gear 2
1.325.000 30.475.000 10.73 A
Timing Belt 26
1.375.000 17.875.000 5.57 B
Clutch 13
550.000 5.500.000 1.71 B
Piston 10
Tabel 5.5. (Lanjutan) Klasifikasi Data Spare Part pada Peralatan Automotive
Jumlah Harga/item Total Harga

(Unit) (Rp) (Rp)
Piston 8 550.000 4.400.000 1.37 B
Kit Carburator 2 900.000 1.800.000 0.56 C
Wifer Blade 3 1.250.000 3.975.000 1.12 B
2004 Timing Belt 25 1.325.000 33.125.000 10.32 A
Oil Filter 5 1.800.000 9.000.000 1.87 B
Brake 10 2.500.000 25.000.000 7.79 B
Gear 2 1.800.000 3.600.000 1.12 B
Timing Belt 33 1.325.000 43.725.000 11.56 A
Gear 4 1.800.000 7.200.000 2.44 B
Oil Filter 6 1.200.000 7.200.000 2.44 B
2005 Kit Carburator 3 900.000 2.700.000 0.84 C
Wifer Blade 1 1.250.000 1.250.000 0.38 C
Piston 4 550.000 2.200.000 0.68 B
Disc 11 2.325.000 25.575.000 7.98 B
Brake 10 2.500.000 25.000.000 7.79 B
Timing Belt 30 1.325.000 39.750.000 12.43 A
Disc 6 2.325.000 13.950.000 4.34 B
2006 Gear 8 1.860.000 14.880.000 4.63 B
Piston 9 550.000 4.950.000 1.54 B
Oil Filter 2 1.200.000 2.400.000 0.74 C
Kit Carburator 2 900.000 1.800.000 0.56 C

Penggunaan Spare Part Bagian Automotive
14
% KUMULATIF 12
10
8
6
4
2
0
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27
Jumlah Item
Gambar 5.9. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Automotive
Sebelum melakukan pengolahan data terlebih dahulu mengklasifikasi
kedalam 3 kelompok jumlah biaya komponen yaitu kelompok A dengan
persentase nilai diatas 7 %, kelompok B dengan persentase nilai antara 7% - 1%
dan kelompok C dengan persentase nilai dibawah 1%.
Tabel 5.6. Klasifikasi Data Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
Jumlah Harga/item Total

(Unit) (Rp) Harga (Rp)
Ingersoil Rand 8 15.600.000 124.800.000 2.9 B
Trolley 38 10.550.000 400.900.000 9.3 A
2003 Titling 15 5.400.000 81.000.000 1.8 B
Dragline 5 26.350.000 131.750.000 3.0 B
Clamshell 4 20.500.000 82.240.000 1.9 B
Pitching 1 7.200.000 7.200.000 0.16 C
Turbin Starter 9 18.000.000 162.000.000 3.7 B
Welding Machine 10 27.240.000 272.400.000 6.3 B
Trolley 32 10.550.000 337.000.000 7.8 A
2004
Dragline 7 26.350.000 184.450.000 4.2 B
Tie Ropes 3 25.000.000 75.000.000 1.7 B
Chamshell 3 20.500.000 61.680.000 1.4 B
Gormann Rupp 3 30.600.000 91.800.000 2.1 B
2005 Titling 14 5.400.000 75.600.000 1.7 B
Chamshell 11 20.500.000 225.500.000 5.2 B

Dragline 4 26.350.000 105.400.000 2.45 B
Trolley 30 10.550.000 316.500.000 7.4 A
Ingersoil Rand 4 15.600.000 62.400.000 1.4 B
Turbin Starter 7 18.000.000 126.000.000 2.93 B
Gormann Rupp 8 30.600.000 244.800.000 5.6 B
Pitching 20 7.200.000 144.000.000 3.34 B
Pitching 17 7.200.000 122.400.000 2.84 B
Ingersoil Rand 8 15.600.000 124.800.000 2.90 B
Dragline 3 26.350.000 79.050.000 1.83 B
2006 Tie Ropes 1 25.000.000 25.000.000 0.58 C
Titling 17 5.400.000 91.800.000 2.1 B
Welding Machine 6 27.240.000 163.440.000 3.80 B
Trolley 35 10.550.000 369.250.000 8.5 A
Chamshell 5 20.500.000 102.500.000 2.3 B
Penggunaan Spare Part Bagian Heavy

Equipment
10
% Kumulatif
8
6
4
2
0
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29
Jumlah Item
Gambar 5.10. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Heavy
Equipment
5.3. Pengolahan Data
Di dalam pemesanan part atau bagian Automotive dan Heavy Equipment
perlu diketahui kebutuhan jumlah spare part, harga, periode pemesanan yang
digunakan untuk pengisian pemesanan atau part/peralatan yang dibutuhkan dalam
kegiatan pemeliharaan dan perbaikan.
1. Perhitungan Kebutuhan Automotive

Tabel 5.7. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Automotive Jenis Brake
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
1 7 - 8 4
2 - - 3 -
3 9 5 - -
4 - - - 15
5 6 8 2 -
6 - - - -
7 - 6 10 2
8 12 - 4 -
9 - - - -
10 - 13 3 9
11 - - - -
12 4 - - 5
Jumlah 38 32 30 35
Dari Tabel diatas dapat dilihat jumlah pengamatan = 20
 Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 20
= 1 + 3.3 x 1.3
= 1 + 54.29
= 5.2 ≈ 5
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K

15  2 11
= =
5 5
= 2.6
Tabel 5.8. Distribusi Frekuensi Kebutuhan
Titik
Frekuensi
Kelas Tengah (Xi)2 fi . Xi fi . (Xi)2
(fi)
(Xi)
1.0 - 3.6 2.3 5.29 2 4.6 10.58
3.7 – 6. 5 25 7 35 175
6.4 – 9.0 7.7 59.29 5 38.5 296.45
9.1 – 11.7 10.4 108.16 3 31.2 324.48
11.8 – 14.4 13.1 171.61 2 26.2 343.22
14.5 – 17.1 15.8 249.64 1 15.8 249.64
Jumlah 20 151.3 1399.37
K
 fi . Xi
i 1
Kebutuhan Rata-rata (Z) = K
 fi
i 1
151.3
= = 7.5 ≈ 8
20
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)
20 (1399.37)  (151.3) 2
=
20(20 1)
27987.4  22891.69
=
380
5095.71
=
380
= 13.4097

= 3.66
 Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part
Kebutuhan Rata-rata pertahun mulai dari Tahun 2003 s/d Tahun 2006 (q) Z
dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1
38  32  30  35
q=
4
135
= = 33.7 = 34 unit
4
Harga perbuah (C) = Rp. 2.325.000
Harga pemesanan (Cr) = Rp. 700.000
Ongkos penyimpanan (Cc) = 0.1 x Rp. 2.325.000
= Rp. 232.500
Ongkos kehabisan persediaan (K)
K = q/12 (T) (C)
K = 34 / 12 (3) (2.325.000)
= 19765000
Lead time (T) = 3 Bulan
Standart deviasi (S) = 3.66
Standart deviasi selama lead time =
Si = S T
= 3.66 3
= 6.33

Untuk menghitung harga g (w)
( S T ) 2 Cr . Cc
g (w)2 =
6. Z . K 2
( 6.33) 2 (700.000) (2.325.000)

=
6 (34 ) (19762500) 2
12
1.030
=
3.905
= 0.26
Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.6026. Besar
persediaan keamanan diperoleh dengan menggunakan persamaan.
w = (S T ) . w
= (3.66 3 ) . 0.6026
= 3.8 ≈ 4 unit
Harga (t) periode pemesanan diperoleh dengan persamaan :
12 . K . f ( R  w)
t=
C
12 (19762500) f ( R  w)
t=
2.500.000.
dimana harga
g ( w)
f (R + w) =
S T
0.26
=
6.33
= 0.04

12 (19762500) (0.04)
t =
12325000
9486000
=
2.325.000
= 3 bulan
Tabel 5.9. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Automotive Jenis
Timing Belt
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
1 4 4 - 3
2 - - - -
3 2 - 10 -
4 2 3 - 5
5 - - - -
6 2 - 7 -
7 - - - -
8 5 13 - 20
9 - - - -
10 8 - 16 -
11 - 5 - -
12 3 - - 2
Jumlah 26 25 33 30
a. Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 18
= 1 + 3.3 x 1.25

= 1 + 4.12
= 5.1 ≈ 5
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K
20  2 18
= =
5 5
= 3.6
Titik
Frekuensi
(fi)
(Xi)
1.0 – 4.6 2.8 7.84 7 19.6 54.88
4.7- 8.3 6.5 42.25 6 39 253.5
8.4 – 12.0 10.2 104.04 1 10.2 104.04
12.1 – 15.7 13.9 193.21 1 13.9 193.21
15.8 – 19.4 17.6 309.76 2 35.2 619.52
19.5 – 23.1 21.6 466.56 1 21.6 466.56
Jumlah 18 139.5 1691.71
K
 fi . Xi
i 1
 fi
i 1
13905
= = 7.75
18
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)
18 (1691.71)  (139.5) 2
=
18(18 1)

30450.78  19460.25
=
306
10990.53
=
306
= 35.91
= 5.99
b. Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part
dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1
26  25  33  30
q =
4
114
=
4
= 28.5 ≈ 29 unit
Ongkos penyimpanan (Cc) = 0.1 x Rp. 1.325.000 = Rp. 132.500
K = q/ 12 (T) (C)
K = 29 / 12 (3) (1.325.000)
= 2957975

Si = S T
= 5.99 3
= 10.36
2 ( S T ) 2 Cr . Cc
g (w) =
6. Z . K 2
( 5.99) 2 (700.000) (132.500)

=
6 (29 ) (957975)
12
33278700
=
13270086
= 0.02
Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.5080 Besar
w = (S T ) . w
= (10.36 3 ) . 0.5080
= 9.10 ≈ 10 unit
12 . K . f ( R  w)
t=
C
12 (957975) f ( R  w)
t=
1.325.000
dimana harga

g ( w)
f (R + w) =
S T
0.02
=
10.36
= 1.930 x 10-3
= 0.43
12 (957975) (0.43)
t =
1.325.000
4943151
=
1.325.000
= 3 bulan
2. Perhitungan Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
Tabel 5.11. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment
Jenis Trolley
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
1 3 - 13 12

2 - 4 - -
3 1 - 5 -
4 - - - -
5 11 9 - 8
6 - 6 - -
7 6 - 2 5
8 - 4 9 -
9 - - - -
10 7 7 - -
11 10 - 1 -
12 2 - 5
Jumlah 38 32 30 30
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 21
= 1 + 3.3 x 1.49
= 1 + 4.91
= 5.9 ≈ 6
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K
13 1 12
= =
6 6

= 2
Titik
Frekuensi
(fi)
(Xi)
1.0 – 3.0 2.0 4.00 4 8.0 16.0
3.1 – 5.1 4.1 16.81 3 12.3 50.43
5.2 – 7.2 6.2 38.44 5 3.1 192.2
7.3 – 9.3 8.3 68.89 3 24.9 206.67
9.4 -11.4 10.4 108.16 3 31.2 324.48
11.5 – 13.5 12.5 156.25 3 37.5 468.75
Jumlah 21 79.5 1258.53
K
 fi . Xi
i 1
 fi
i 1
79.5
= = 3.7 ≈ 4
21
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)
21 (1258.53)  (79.5) 2
=
21(21 1)
26429.13  6320.25
=
420
20108.88
=
420
= 47.87
= 6.91

dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1
38  32  30  30
q=
4
130
= = 32.5 = 32 unit
4
= Rp. 360.000
K = q/12 (T) (C)
K = 32 / 12 (3) (3.600.000)
= 28728000
Si = S T
= 6.91 3
= 11.95

( S T ) 2 Cr . Cc
g (w)2 =
6. Z . K 2
(11.95) 2 (700.000) (360.000)

=
6 (32 ) 28728000) 2
12
3.598
=
1.317
= 0.52
w = (S T ) . w
= (11.95 3 ) . 0.6950
= 8.30 ≈ 9 unit
12 . K . f ( R  w)
t=
C
12 (28728000) f ( R  w)
t=
3.600.000
dimana harga
g ( w)
f (R + w) =
S T
0.52
=
11.95

= 0.04
12 (28728000) (0.04)
t =
3.600.000
13789440
=
3.600.000
= 3 bulan
Jenis Gormann Rupp
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
1 2 6 - -
2 - - 1 10
3 - - 6 -
4 9 - - 12
5 - 8 10 -
6 5 7 - -
7 - - 7 -
8 4 - - 3
9 - 2 5 -
10 - - - 5
11 1 - - -
12 4 - - -
Jumlah 25 23 29 30
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 19

= 1 + 3.3 x 1.27
= 1 + 4.91
= 5.1 ≈ 5
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K
12 1 11
= =
5 5
= 2.6
Titik
Frekuensi
(fi)
(Xi)
1.0 – 3.6 2.3 5.29 4 9.2 21.16
3.7 – 6.3 5 25 6 30 150
6.4 – 9.0 7.7 59.29 5 38.5 296.45
9.1 – 11.7 10.4 108.16 3 31.2 324.48
11.8 -14.4 13.1 171.61 1 13.1 171.61
Jumlah 19 90.8 963.7
K
 fi . Xi
i 1
 fi
i 1
90.8
= = 4.7 ≈ 5
19
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)

19 (963.7)  (90.8) 2
=
19(19 1)
18310.3  8244.64
=
342
10065.66
=
342
= 29.43
= 5.42
dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1
25  23  29  30
q=
4
107
= = 26.7 = 27 unit
4
= Rp. 250.000
K = q/12 (T) (C)
K = 27 / 12 (3) (2.500.000)

= 16875000
Si = S T
= 5.42 3
= 9.37
( S T ) 2 Cr . Cc
g (w)2 =
6. Z . K 2
( 9.37) 2 (700.000) (2.500.000)

=
6 (27 ) 16875000) 2
12
1.536
=
3.844
= 0.39
w = (S T ) . w
= (5.42 3 ) . 0.6547
= 6 unit
12 . K . f ( R  w)
t=
C

12 (16875000) f ( R  w)
t=
2.500.000
dimana harga
g ( w)
f (R + w) =
S T
0.39
=
9.37
= 0.04
12 (16875000) (0.04)
t =
2.500.000
8100000
=
2.500.000
= 3 bulan
Jenis Pitching
Bulan Kebutuhan Pertahun

2003 2004 2005 2006
1 5 - - -
2 - 3 11 6
3 - - - -
4 2 3 - -
5 - - - 5
6 2 12 4 -
7 - - 3 -
8 2 - - 8
9 - 7 3 -
10 10 - - -
11 - - 3 -
12 - - - 9
Jumlah 20 25 24 28
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 18
= 1 + 3.3 x 1.49
= 1 + 4.91
= 5
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K

12  2 10
= =
5 5
= 2
Titik
Frekuensi
(fi)
(Xi)
1.0 – 3.0 2.0 4.00 3 6 12
3.1 – 5.1 4.1 16.81 6 24.6 100.86
5.2 – 7.2 6.2 38.44 3 18.6 115.32
7.3 – 9.3 8.3 68.89 2 16.6 133.78
9.4 -11.4 10.4 108.16 2 20.8 216.32
11.5 – 13.5 12.5 156.25 2 25 312.5
Jumlah 18 111.6 890.78
K
 fi . Xi
i 1
 fi
i 1
111.6
= = 6.2 ≈ 6
18
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)
18 (890.78)  (111.6) 2
=
18(18 1)
16034.04 12454.56
=
306
3579.48
=
306
= 11.69

= 3.41
dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1
20  25  24  28
q=
4
97
= = 24 unit
4
= Rp. 180.000
K = q/12 (T) (C)
K = 24 / 12 (3) (1.800.000)
= 6480000
Si = S T
= 3.41 3

= 5.89
( S T ) 2 Cr . Cc
g (w)2 =
6. Z . K 2
(11.62) 2 (700.000) (180.000)

=
6 (24 )6480000) 2
12
1.464
=
3.023
= 0.48
w = (S T ) . w
= (5.89 3 ) . 0.6844
= 6.9 ≈ 7 unit
12 . K . f ( R  w)
t=
C
12 (6480000) f ( R  w)
t=
1.800.000
dimana harga
g ( w)
f (R + w) =
S T
0.48
=
5.89
= 0.08

12 (6480000) (0.08)
t =
1.800.000
6220800
=
1.800.000
= 3 bulan
Jenis Chamsell
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
1 10 9 - 1
2 - - 3 -
3 - 2 - -
4 - - 5 -4
5 3 - - -
6 - - - -
7 - - - -
8 - - 4 4
9 7 8 3 -
10 - - - -
11 - - - 3
12 2 - - -
Jumlah 22 19 15 14
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 15
= 1 + 3.3 x 1.17

= 1 + 3.86
= 4.8 ≈ 5
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K
10  1 9
= =
5 5
= 1.5
Titik
Frekuensi
(fi)
(Xi)
1.0 – 2.5 2.55 6.50 1 2.55 6.50
2.6 – 4.1 3.335 11.22 6 20.1 67.32
4.2 – 5.7 4.95 24.50 2 9.92 49
5.8 – 7.3 6.55 42.90 2 13.1 26.2
7.4 -8.9 8.15 66.42 2 16.3 132.84
9.0 – 10.5 9.5 90.25 2 19 180.5
Jumlah 15 80.97 462.36
K
 fi . Xi
i 1
 fi
i 1
80.97
= = 5.3 ≈ 5
15
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)
15 (462.36)  (80.97) 2
=
15(15 1)

6935.4  6556.1
=
210
379.3
=
210
= 1.80
= 1.34
dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1
202  19  15  14
q=
4
70
= = 17 unit
4
= Rp. 190.000
K = q/12 (T) (C)
K = 17 / 12 (3) (1.900.000)
= 8037000

Si = S T
= 1.34 3
= 2.31
2 ( S T ) 2 Cr . Cc
g (w) =
6. Z . K 2
(1.34) 2 (700.000) (190.000)

=
6 (17 8037000) 2
12
2.388 x 1012
=
5.464 x 1015
= 0.20
w = (S T ) . w
= (2.31 3 ) . 0.6628
= 2 unit
12 . K . f ( R  w)
t=
C
12 (8037000) f ( R  w)
t=
1.900.000
dimana harga

g ( w)
f (R + w) =
S T
0.20
=
2.31
= 0.08
12 (8037000) (0.08)
t =
1.900.000
6715520
=
1.900.000
= 3 bulan
Jenis Ingersoil Rand
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
1 - - - -
2 - - - -
3 5 - - -
4 - - - -
5 - - 2 -
6 - - - 8
7 - 10 - -
8 3 - - -
Tabel 5.19. (Lanjutan) Kebutuhan Spare Part pada Peralatan
Heavy Equipment Jenis Ingersoil Rand
Kebutuhan Pertahun
Bulan
2003 2004 2005 2006
9 - - - -
10 - - - -
11 - - - -

12 - - 5 -
Jumlah 8 10 7 8
Banyak kelas
K = 1 + 3.3 log n
= 1 + 3.3 log 6
= 1 + 3.3 x 0.77
= 1 + 2.5
= 3
Panjang kelas (P)
XiMax  XiMin
P =
K
10  3 7
= =
3 3
= 2.3
Titik
Frekuensi
(fi)
(Xi)
1.0 – 3.3 2.15 4.62 1 2.15 4.62
3.4 – 5.9 4.65 21.62 3 13.95 64.86
6.0 – 8.3 7.15 51.12 1 7.15 51.12
8.4 – 10.7 19.1 364.81 1 19.1 364.81

Jumlah 6 42.35 510.03
K
 fi . Xi
i 1
 fi
i 1
42.35
= =7
6
Standar deviasi (S)
K K
n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2
i 1 i 1
=
n (n  1)
6 (510.03)  (42.35) 2
=
6(6 1)
3060.08  1793.52
=
30
1266.66
=
30
= 42.22
= 6.49
dimana Z = q/12
k
 xi
q  i  1

28  10  7  8
q=
4
33
= = 8 unit
4
= Rp. 345.000
K = q/12 (T) (C)
K = 8 / 12 (3) (3.450.000)
= 6831000
Si = S T
= 6.49 3
= 11.22
( S T ) 2 Cr . Cc
g (w)2 =
6. Z . K 2
(11.22) 2 (700.000) (345.000)

=
6 ( 8 )6831000) 2
12

3.040
=
1.847
= 1.64
w = (S T ) . w
= (6.49 3 ) . 0.9495 = 18 unit
12 . K . f ( R  w)
t=
C
12 (6831000) f ( R  w)
t=
3.450.000
dimana harga
g ( w)
f (R + w) =
S T
1.64
= = 0.25
6.49
12 (6831000) (0.25)
t =
3.450.000
10493000
= = 3 bulan
3.450.000
BAB VI
ANALISA PEMBAHASAN

Setelah dari data pemakaian spare part yang terkumpul dan diolah, maka dengan
teori yang diuraikan bab terdahulu akan direncanakan pemesanan yang optimal.
dibawah ini akan diuraikan tentang analisa pembahasan data dengan
menggunakan Blanket Order bagian Automotive untuk kebutuhan Brake dan
Timing Belt. Bagian Heavy Equipment untuk kebutuhan Trolley, Gormann Rupp,
Pitching, Chamsell dan Ingersoil Rand.
Dari hasil perhitungan yang diperoleh baik dengan menggunakan Blanket
Order, maka dapat mengurangi waktu pemesanan yang ditentukan oleh
perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan Spare Part, bagian Automotive dan
Heavy Equipment menerbitkan Blanket Order yang ditujukan kepada kontraktor
atas Spare Part yang dibutuhkan saat tersebut atau dalam waktu dekat.
Berdasarkan formulir ini kontraktor persediaan barangnya dan pengirimannya
sesuai dengan jumlah dan spesifikasinya yang diminta. Jadi bagian Automotive
dan Heavy Equipment hanya meminta part yang benar-benar dibutuhkannya saja.
Hasil perhitungan di tunjukkan pada Tabel berikut:
Tabel 6.1. Hasil Data Pemesanan Spare Part Bagian Automotive untuk
Tahun 2003 s/d 2006
Kebutuhan Lead Persediaan Periode Periode

Kebutuhan
rata-rata Time (T) Keamanan Pemesanan Pemesanan

pertahun Bulan (w) Unit (t) Bulan Sistem
(q) Unit Lama (t)
Bulan
Brake 34 3 4 3 11
Timing Belt 29 3 10 3 9
Tabel 6.2. Hasil Data Pemesanan Spare Part Bagian Heavy Equipment
untuk Tahun 2003 s/d 2006
Periode
Kebutuhan
Lead Persediaan Periode Pemesanan
rata-rata
Kebutuhan Time (T) Keamanan Pemesanan Sistem
pertahun
Bulan (w) Unit (t) Bulan Lama (t)
(q) Unit
Bulan
Trolley 32 3 9 3 11
Gormann 3 10
27 3 6
Rupp
Pitching 24 3 7 3 9
Chamsell 17 3 2 3 8
Ingersoil 3 10
8 3 10
Rand
Kegiatan dalam pemesanan material yang dilakukan di PT. Arun LNG
selama ini meliputi menetapkan kebutuhan material dan mengajukan permohonan
pembelian atau formulir MR, serta pemindahan dari gudang kepada bagian
Automotive dan Heavy Equipment, serta membuat Request for Quotation (RFQ)
dan penerbitan Purchase Order oleh bagian pembelian. Karena setiap kali
formulir MR diterbitkan bisa sampai 3 sampai 4 kali sebulan, maka bagian
pembukuan harus memeriksa kebenaran faktur pembelian. Namun hal ini dapat di
atasi dengan mengadakan pemeriksaan faktur sebulan sekali menggunakan
Formulir Blanket Order . Waktu tenggang yang digunakan di perusahaan terbagi
2 bagian pertama yaitu masa sebelum diterbitkan Purchase order dan kedua yaitu
masa setelah Purchase order diterbitkan. Waktu yang diperlukan mulai dari

pemakai mengajukan permintaan pembelian sampai diterbitkan Purchase order
adalah 90 hari. Tetapi lamanya pemesanan yang digunakan di pabrik untuk
kebutuhan Automotive jenis Brake11 bulan dan Timing Belt 9 bulan dan untuk
kebutuhan Heavy Equipment jenis Trolley 11 bulan, Gormann Rupp 10 bulan,
Pitching 9 bulan, Chamsell 8 bulan dan Ingersoil Rand 10 bulan.
Dari analisa ini maka dengan penggunaan formulir Blanket Order waktu
pemesanan Spare Part tidak terlalu lama dibandingkan menggunakan material
request production yang digunakan di pabrik. Hal ini membuktikan bahwa perlu
penerapan cara pemesanan dengan metode tersebut.
Dengan proses pemesanan yang cepat, maka proses produksi akan berjalan
dengan lancar karena cukupnya persediaan di gudang sehingga tidak akan
terganggu ataupun terhenti dalam proses produksi.
BAB VII
KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan
Dari hasil perhitungan yang diperoleh dari pengolahan data sampai analisa
pemecahan masalah, dapat diambil kesimpulan yaitu dengan menggunakan
perhitungan ukuran pemesanan yang berdasarkan metode Blanket Order System
diperoleh hasil kebutuhan berikut:
Hasil perhitungan Spare Part Bagian Automotive untuk Tahun 2003 s/d 2006
1. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Brake sebanyak 34 unit.
Hasil perhitungan rata-rata tahunan Timing Belt sebanyak 29 unit.
2. Rata-rata lead time yang dibutuhkan ketiga jenis spare part yaitu 3 bulan.
3. Kebutuhan persediaan keamanan Brake 4 unit
Kebutuhan persediaan keamanan Timing Belt 10 unit
4. Periode pemesanan kebutuhan Brake 3 bulan
Periode pemesanan kebutuhan Timing Belt 3 bulan
5. Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Brake 11 bulan
Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Timing Belt 9 bulan
Hasil perhitungan Spare Part Bagian Heavy Equpment untuk Tahun 2003
s/d 2006.
1. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Trolley sebanyak 32 unit.
Hasil perhitungan rata-rata tahunan Gormann Rupp sebanyak 27 unit.
Hasil perhitungan rata-rata tahunan Pitching sebanyak 24 unit.
Hasil perhitungan rata-rata tahunan Chamsell sebanyak 17 unit.
Hasil perhitungan rata-rata tahunan Ingersoil Rand sebanyak 8 unit.
2. Rata-rata lead time yang dibutuhkan ketiga jenis spare part yaitu 3 bulan.

3. Kebutuhan persediaan keamanan Trolley 9 unit
Kebutuhan persediaan keamanan Gormann Rupp 6 unit
Kebutuhan persediaan keamanan Pitching 7 unit
Kebutuhan persediaan keamanan Chamsell 2 unit
Kebutuhan persediaan keamanan Ingersoil Rand 10 unit
4. Periode pemesanan kebutuhan Trolley 3 bulan
Periode pemesanan kebutuhan Gormann Rupp 3 bulan
Periode pemesanan kebutuhan Pitching 3 bulan
Periode pemesanan kebutuhan Chamsell 3 bulan
Periode pemesanan kebutuhan Ingersoil Rand 3 bulan
5. Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Trolley 11 bulan
Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Gormann Rupp 10 bulan
Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Pitching 9 bulan
Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Chamsell 8 bulan
Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Ingersoil Rand 10 bulan
Maka dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan Blanket Order
System, waktu pesanan yang diinginkan lebih cepat dari pada menggunakan
Material Request Procedure.
7.2. Saran
1. Untuk penerapan sistem Blanket Order yang efektif, maka manajemen PT.
Arun sebaiknya menyesuaikan formulir pemesanan yang selama ini digunakan
dengan formulir Blanket Order System.

2. PT. Arun LNG sebaiknya menggunakan Blanket Order System dari pada
sistem yang lama supaya dapat mempercepat proses pemesanan dan
memudahkan kegiatan pembelian spare part.
3. Perlunya membuat catatan mengenai kerusakan spare part yang tidak terduga
sebelumnya.

Chapter III V

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Anda mungkin juga menyukai

Chapter III V

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Chapter III V

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB III

3.1. Banket Order System

Higgine dan Stidger, Blanket Order System merupakan pemesanan yang

Open end order memperkenankan penambahan item-item yang diminta atau

Harga pokok dan penanganan order pembelian dikurangi, jika kondisi

memungkinkan penggunaan Blanket Order persedian atau “ open-end orders.

Universitas Sumatera Utara

anti order. Sebagai contoh, mungkin untuk meningkatkan persiapan pengeluaran

barang didalam prosedur jadwal produksi dan memasukkannya kedalam

Universitas Sumatera Utara

a. Hanya sedikit memerlukan pemesanan dan mereduksi pekerjaan jurutulis

Bagian Pembelian (Purchasing), Pembukuan (Accounting), dan

b. Membebaskan pembelian dari pekerjaan rutin, memberikan kesempatan

pembelian untuk memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang utama.

c. Pembayaran sesuai dengan jumlah material yang diminta.

d. Memproteksi kenaikan harga selama periode kontrak.

e. Memusatkan pengendalian pembelian atas material sejenis.

f. Memperbaiki arus umpan balik informasi, karena pengelompokan material

dan pemasok (supplier).

persediaan pembelian, karena pemasok mengadakan persediaan.

Elemen-elemen dasar kontrol yang efektif untuk pemesanan Blanket

Order System adalah:

 Jumlah surat pemesanan (PO), termasuk pencatatan biaya internal akuntansi.

 Catatan kewenangan pengiriman yang dikeluarkan.

 Bukti penerimaan material yang dapat dipercaya.

Universitas Sumatera Utara

Departemen pembelian membeli banyak macam serta jenis material dan

jasa, prosedur yang digunakan dalam melengkapi transaksi keseluruhan umumnya

bervariasi antara setiap jenis pembelian. Angkah-langkah pembelian, seperti:

1. Mengenali, mendefenisi dan menguraikan kebutuhan

3. Menyelidiki dan memilih pemasok.

4. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan (Purchase Order).

5. Menindak lanjuti pemesanan (termasuk mempercepat pengiriman).

6. Penerimaan dan pemeriksaan material.

7. Audit dokumen tagihan.

3.2.1. Definisi Kebutuhan

Tanpa memperhatikan bentuk penyampaian kebutuhan, permintaan

material harus didefinisikan secara efektif. Yang merupakan tanggung jawab

mengapa setiap permintaan pembelian harus disetujui oleh bagian perencanaan

adalah untuk menyakinkan bahwa permintaan adalah benar-benar sudah diteliti

oleh pihak berkompeten dan selanjutnya masuk ke pembelian dalam bentuk

permintaan yang sudah benar.

Universitas Sumatera Utara

ketika permintaan pembelian datang ke departemen purchasing akan memeriksa

pembelian tidak perlu dilakukan.

3.2.3. Permintaan Pembelian Standar (Standard Purchasing Requisition)

permintaan pembelian adalah suatu dokumen internal, berbeda dengan

perusahaan yang menggunakan suatu standar, nomor seri formulir permintaan

pembelian untuk permintaan yang dimulai dari departemen operasi. Biasanya

uraian material, jumlah dan tanggal dibutuhkan, perkiraan harga, pembebanan

biaya, tanggal dan tanda tangan pemberi wewenang.

Gambar 3.2. Formulir Permintaan Pembelian (Purhasing Request)

Universitas Sumatera Utara

ketika perancang disain (desain engineering) melengkapi disain barang

dibutuhkan untuk memanufakturkan barang tersebut. Ini adalah daftar struktur

khusus yang disebut daftar material (Bill of Material/BOM). Sejalan dengan

jadwal produksi daftar material dapat dikirim langsung ke pembelian sebagai

catatan material yang dibutuhkan oleh departemen produksi. Permintaan total

diperoleh dengan sedikit mengembangkan BOM untuk menjadi jadwal dan