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Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios


¿Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir del 1 de julio?

tes libros contables: (i) Inventarios y Balances, De esta forma, en general, a manera
A partir del 01.07.2010 rige el artículo Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los de resumen se puede decir que todo ne-
13º de la Resolución Nº 234-2006/SU- demás libros que ordenen las leyes especiales gociante debe llevar los siguientes libros
NAT, que establece los formatos e infor- (Libros y Registros Auxiliares obligatorios). y registros:
mación mínima de los Libros y Registros
vinculados a asuntos tributarios, por tal
LIBROS PRINCIPALES:
razón, en el presente informe se abordan
Diario, Mayor, Inventarios y Ba­­lances
los aspectos más importantes relaciona- LIBROS Y
dos con el llevado de dichos libros y/o REGISTROS
LIBROS AUXILIARES OBLI­GATO­RIOS:
QUE DEBE
registros a efectos de orientar sobre el LLEVAR
Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de
adecuado cumplimiento de las formalida- Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo,
TODO
Registro del Régimen de Retenciones, Registro del Régimen de Percepciones, entre otros.
des exigidas. NEGOCIO
LIBROS AUXILIARES VO­LUNTA­RIOS:
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro
1. Generalidades de caja chica, etc.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Los libros y registros constituyen las he- ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
rramientas fundamentales para obtener infor- Así, respecto al Impuesto a la Renta, se regula
3. Libros y Registros obligatorios la obligación de llevar libros y registros en fun-
mación, evaluar la eficiencia y desempeño de –––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ción al tipo de renta que genere el contribuyente
las diversas áreas y cumplir adecuadamente El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/
sus obligaciones. Así, en función a la infor- y para el caso de Rentas de Tercera Categoría,
SUNAT –en adelante la Resolución–detalla la
mación anotada en los libros y registros se según el régimen en el cual se encuentra.
relación de los libros y registros vinculados
elaboran los Estados Financieros, permitien- A continuación se muestra gráficamente
a asuntos tributarios, que deberán llevar los
do cubrir las necesidades comunes de infor- los libros y registros que se deben llevar se-
contribuyentes en tanto resulten obligados y
mación de una amplia gama de usuarios. gún tipo de contribuyente:
que por ende deben ser legalizados.
En efecto, dado que en ellos se anotan las
operaciones realizadas por los contribuyen- CUADRO Nº 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR
tes, se proporciona a la Administración Tribu- TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
taria evidencia documentaria constituyéndo- En el ejercicio gravable anterior o en el curso del
se también en una herramienta al momento ejercicio hubieran percibido rentas brutas que
de realizar sus laborares de fiscalización y SEGUNDA CATEGORÍA excedan las 20 UITs. LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
(Artículo 65º TUO LIR) Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el
verificación. ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:
2. Perspectiva contable a. Contribuyentes del Régimen General CONTABILIDAD COMPLETA.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– (Artículo 65º TUO LIR) Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:
El artículo 33° del Código de Comercio es- TERCERA CATEGORÍA Contabilidad Simplificada
tablece que en general todo negocio (sea una b. Contribuyentes del RER Registro de Ventas y Registro de
persona natural o jurídica) debe llevar necesa- (Artículo 120º TUO LIR) Compras
riamente, con la finalidad de proteger los inte- CUARTA CATEGORÍA Aplicable a todos los generadores de rentas de LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
reses que confluyen en la empresa, los siguien- (Artículo 65º TUO LIR) cuarta categoría sin excepción

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Así como se ha establecido una obliga- las operaciones comerciales en forma orde- de conformidad a lo señalado en la Resolu-
ción dispuesta expresamente por la Ley nada y diligente y que sirvan de utilidad tanto ción Directoral Nº 010-DGC (13.02.70). En
del Impuesto a la Renta, se puede afir- para la propia empresa, así como proveedo- este supuesto, se requiere que se comunique
mar que la Ley del Impuesto General a res, clientes, accionistas y el Estado mismo, a la Administración Tributaria el cambio que
las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus consiste en elegir el Sistema de Contabilidad debe efectuarse necesariamente al inicio de
propias exigencias tal como se advierte a través del cual se llevarán los libros y regis- cada ejercicio que conforme a lo establecido
del artículo 37º del TUO de la LIGV don- tros vinculados a asuntos tributarios. en el artículo 24º de la Resolución de Superin-
de se señala que los “contribuyentes” Los Sistemas de Contabilidad que pueden tendencia Nº 210-2004/SUNAT (18.09.2004)
del Impuesto están obligados a llevar un ser empleados son tanto el Sistema Manual tiene como plazo los 5 días hábiles siguien-
Registro de Ventas e Ingresos y un Regis- como el Sistema Computarizado. tes, utilizando para tal efecto el Formulario Nº
tro de Compras, en los que anotarán las Sobre el particular debe tenerse en cuen- 2127: Solicitud de modificación de Datos; o
operaciones que realicen, de acuerdo ta que el Sistema Contable, viene determi- a través de SUNAT Virtual utilizando para tal
a las normas que señale el reglamento. nado según la llevanza de los Libros Princi- efecto el Sistema SOL, “SUNAT Operaciones
Además, se exige la obligación de llevar pales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios en Línea” debiendo contar para tal efecto con
un Registro de Consignaciones respecto y Balances, el que deberá ser comunicado su Código de Usuario y su clave Sol, en la op-
a contribuyentes que realicen Ventas en a la SUNAT al momento de inscribirse en el ción Modificación de Datos RUC de Trámites
Consignación. RUC. Ello implica que, los libros y registros y Consulta de RUC.
Téngase presente que también cons- distintos a los libros principales, tales como ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
tituyen libros y registros vinculados a Registros de Compras y Ventas, y otros pue- 5. Contabilidad completa y contabi-
asuntos tributarios, los libros societarios: dan llevarse mediante un sistema diferente lidad simplificada
Actas de la Junta General de Accionis- no teniendo que adecuarse estos necesaria- ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
tas, Actas del Directorio, Matrícula de mente al sistema empleado para los Libros 5.1. Contabilidad completa
Acciones y el libro de Actas de la EIRL, Principales. De conformidad con el artículo 65º del
así como la Planilla Electrónica. Adicio- Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF Nº TUO de la Ley del Impuesto a la Renta
nalmente, el mencionado Anexo 1 con- 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que los para algunos contribuyentes generado-
templa otros registros vinculados con Registros de Compras y Ventas son registros res de rentas de tercera categoría exis-
algunas actividades específicas y que de auxiliares cuya información se encuentra re- te la obligación de llevar “Contabilidad
resultar obligados a llevarlos los mismos cogida en los libros principales de Contabi- Completa”, regulándose en dicho artícu-
también tendrán que ser legalizados, tal lidad, por lo que el hecho que la recurrente lo que mediante Resolución de Superin-
como es el caso del Registro de Huéspe- lleve en otro sistema los mismos no significa tendencia se definirían los libros y regis-
des. que hubiera cambiado el sistema de contabi- tros que la comprenden; lo que ocurrió
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– lidad de los Libros Principales. con la publicación de la Resolución
4. Sistemas de contabilidad Es importante señalar que una vez adopta- Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– do el sistema en que serán llevados los Libros cuyo artículo 12º vigente a partir del
Uno de los primeros pasos que debe seguir principales no podrá ser variado en el curso 01.01.2009, se detalla los libros y regis-
toda unidad empresarial a efectos de registrar del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente tros contables que la integrarían.

CONTABILIDAD COMPLETA (*)


(A partir del 01.01.2009)

LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO

INVENTARIOS REGISTRO DE
Y BALANCES COSTOS
MAYOR
INVENTARIO INVENTARIO
DIARIO PERMANENTE PERMANENTE EN
VALORIZADO UNIDADES FÍSICAS
LIBRO CAJA Y PLANILLA
BANCOS REGISTRO
DE ACTIVOS ELECTRÓNICA y sólo en su de-
FIJOS fecto Libro de RETENCIONES
REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE COMPRAS INCISOS E) Y F) ARTÍCULO 34º LIR (1)
(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurídicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos
brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modificación producida al artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a través del artículo 2º
del Anexo del Decreto Supremo Nº 007-2008-TR (30.09.2009).

5.2. Contabilidad simplificada se regula que los perceptores de rentas (i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro
A raíz de la modificatoria efectuada al de tercera categoría (sin hacer distin- de Compras y (iii) Libro Diario de Forma-
artículo 65º de la Ley del Impuesto a la go de la calidad de persona, es decir to Simplificado, de acuerdo a las normas
Renta por el artículo 2º del Anexo del sea persona natural o jurídica) cuyos de la materia.
TUO de la Ley de MYPES (aprobado ingresos brutos anuales no superen las El artículo 38° del Reglamento de la Ley
por Decreto Supremo Nº 007-2008-TR), 150 UIT deberán llevar como mínimo del Impuesto a la Renta, señala que para

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determinar los ingresos referidos en el Según el numeral 2.4 del artículo 2º de Al respecto, debemos señalar que
artículo 65° se considerarán los ingresos la Resolución, en ningún caso el número dado que existe un plazo máximo
obtenidos en el ejercicio gravable ante- de legalización, folios o de registros po- de atraso (Anexo 2 de la Resolución)
rior y la UIT correspondiente al año en drá contener adicionalmente caracteres para anotar (incluye impresión) las
curso. En el caso que inicien actividades distintos, tales como letras. operaciones en los libros y/o registros
generadoras de rentas de tercera catego- vinculados a asuntos tributarios, la
ría en el transcurso del ejercicio consi- a. Procedimiento para legalización Administración Tributaria tiene como
derarán los ingresos que se presuman se En el supuesto que el contribuyente criterio aplicar dicho plazo también
obtendrán en el mismo. haya optado por el Sistema Compu- para efectos de la legalización.
Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen tarizado, el procedimiento a seguir
a S/. 540,000. sería el siguiente: a.2. Proyección de hojas a utilizar
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– En principio, los contribuyentes que
6. Contenido de la Resolución Nº a.1. Plazos a considerar opten por llevar sus registros y libros
234-2006/SUNAT y su vigencia Tal como se ha referido, los libros vinculados a asuntos tributarios en
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– y/o registros contables vinculados a forma computarizada deben efectuar
asuntos tributarios deben ser legali- una adecuada proyección del núme-
Vigencia de la Norma zados antes de su uso, vale decir an- ro de hojas continuas que se van a
tes de que se efectúe la impresión de legalizar de acuerdo a la frecuencia
– Legalización y Empaste las operaciones que comprendan los con que planifiquen que vayan a
– Requisitos generales que mismos. efectuar dichas legalizaciones.
deben contener
– Modificación de la razón o 01.01.2007
denominación social PROYECCIÓN DE HOJAS
– Plazo máximo de atraso

– Pérdida y Destrucción 01.01.2007 Se debe tener en cuenta:

– Contabilidad Completa 01.01.2009


– Formatos e Informa- El volumen de Elección del papel ade- – Fallas durante la impre- Referencia del núme-
ción mínima que de- 01.07.2010 operaciones que cuado para cada tipo sión. ro de hojas utilizadas
ben incluir en cada realiza la em- de libro y/o registro, – Errores del personal en- en el ejercicio ante-
libro o registro presa de acuer- de acuerdo al número cargado de la impresión. rior complementado
do a su giro o de columnas que éstos – Errores del sistema al con las expectativas
En función a la estructura antes referida, se actividad. contienen, según el momento de la impre- del crecimiento de
aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la re- tipo de impresora. sión. la empresa.
gulación dispuesta en el artículo 13º respecto
a los formatos e información mínima a incluir
en cada libro o registro. A continuación, en el a.3. Foliación del artículo 5º de la Resolución
presente numeral referimos algunos alcances Una vez determinado el número de Nº 234-2006/SUNAT las hojas
relacionados con los aspectos que regula la hojas continuas a legalizar, se deberá sueltas o continuas correspon-
Resolución Nº 234-2006/SUNAT y que se en- proceder a su foliación, vale decir a dientes a un libro o registro de
cuentran vigentes. la numeración de cada uno de los fo- una misma denominación, que
lios que constará el libro y/o registro no hubieran sido utilizadas para
6.1 Legalización contable llevado en forma computa- el registro de operaciones del
Para que los libros y registros adquieran rizada. ejercicio en que se trate, podrán
validez éstos deben legalizarse, en tanto emplearse para el registro de
se lleven bajo el sistema manual o com- a.4. Tratamiento de las Hojas operaciones del ejercicio inme-
putarizado (2), estableciendo el artículo diato siguiente.
3º de la Resolución de Superintendencia • Inutilizadas En este caso, de producirse el em-
Nº 234-2006/SUNAT que éstos deben Pueden producirse errores, fallas paste en varios tomos, cada uno
ser legalizados ANTES de su uso, por un de impresión o cualquier otra si- incluirá como primera página una
Notario quien certificará la apertura de tuación que inutilice una hoja fotocopia del folio que contenga
libros u hojas sueltas de actas de con- previamente legalizada, en estas la legalización del libro o registro
tabilidad y otros que la Ley señale, o a circunstancias, conforme al últi- al que corresponde.
falta de éstos, los jueces de paz letrados mo párrafo del numeral 5.3 del
o jueces de paz, quiénes sellarán todas artículo 5º de la Resolución Nº b. Legalización del segundo y siguien-
las hojas del libro o registro, las mismas 234-2006/SUNAT, se deberá in- tes libros
que deberán estar debidamente foliadas cluir las hojas anuladas dentro Para la legalización del segundo y si-
No existe un plazo máximo propiamen- del periodo que se empastará. guientes libros y registros vinculados
te dicho para efectuar la legalización, Entendiendo que, la anulación se a asuntos tributarios, de una misma
sin embargo teniendo en cuenta el plazo realizará tachándolas o inutilizán- denominación, el artículo 4º de la
máximo de atraso permitido para anotar dolas de manera visible. Resolución establece que se deberá
las operaciones; se puede advertir en tener en cuenta lo siguiente:
función a la fecha en que se legaliza si • Sobrantes – Utilizando hojas sueltas o conti-
se había observado o no dicho plazo. Conforme con el numeral 5.3 nuas: Se deberá presentar el úl-

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timo folio legalizado por notario presentación del libro o registro Contabilidad u otro similar distin-
del libro o registro anterior. anterior concluido o fotocopia to, en cuyo caso deberán utilizar
– Llevados en forma manual: Se legalizada por notario del folio estos últimos.
deberá acreditar que se ha con- donde conste la legalización y del • Totalización de los importes por
cluido con el anterior. Dicha último folio del mencionado libro cada folio, columna o cuenta
acreditación se efectuará con la o registro. contable.
• Expresado en moneda nacional y
en castellano, salvo la excepción
Regla General: Dentro de los cuatro (4) primeros dispuesta en el numeral 4 artículo
Empastar las hojas sueltas por meses del ejercicio gravable al que
periodo. corresponden las operaciones. 87º del Código Tributario referi-
Empaste de
Hojas Sueltas da a contribuyentes autorizados
o Continuas a llevar Contabilidad en Moneda
Regla Especial: Dentro de los cuatro (4) primeros me- Extranjera.
Empastar sólo a partir del periodo ses del ejercicio gravable siguiente a Lo expresado anteriormente, no re-
en que se tiene 20 hojas o más. aquél en que se reunieron 20 hojas. sulta aplicable para los siguientes
libros regulados en normas especia-
les:
6.2. Empaste de los Libros y/o Registros lle- o registro, se entiende que deberá – Libro de Actas de la Empresa Indi-
vados en hojas sueltas o continuas ser consignada en todos los folios vidual de Responsabilidad Limita-
En caso existan hojas sobrantes y no se o páginas de ser llevado en forma da.
desee utilizarlas en el año siguiente, las computarizada. – Libro de Actas de la Junta General
mismas deberán ser anuladas e incluidas • Incluir los registros o asientos de de Accionistas.
en el empaste a realizar. ajuste, reclasificación o rectifica- – Libro de Actas del Directorio.
ción que corresponda, así como – Libro de Matrícula de Acciones.
6.3. Plazo máximo de atraso de los libros y las operaciones que se omitieron – Libro de Planillas.
registros registrar en meses o ejercicios res- ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
La anotación de las operaciones implica pecto de los cuales ya se realizó 7. Formatos e información mínima
asentar una operación a través del co- la totalización correspondiente. vigente a partir del 01.07.2010
rrespondiente registro contable ya sea • Contener folios originales, no ad- ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
en forma manual o computarizada. El mitiéndose la adhesión de hojas o
plazo máximo de atraso, se regula en el folios, salvo disposición legal en 7.1. Antecedentes
anexo 2 de la Resolución Nº 234-2006/ contrario (3). A través de la Resolución de Super-
SUNAT (30.12.2006). En el caso de sis- Como una Regla Específica, se intendencia Nº 239-2008/SUNAT
tema computarizado, se entiende que dispone que en el caso del Libro (31.12.2008) y vigente a partir del 1
dentro del plazo máximo de atraso debe de Inventarios y Balances se con- de enero 2009, se produjeron modifi-
efectuarse la legalización, anotación y signe la firma al cierre de cada pe- caciones a la Resolución Nº 234-2006/
posterior impresión. riodo o ejercicio gravable, según SUNAT relacionadas con el Libro Diario
corresponda, por: de Formato Simplificado, la información
6.4. Requisitos generales en la llevanza de • Deudor tributario o su represen- mínima y de algunos formatos del Libro
los Libros y Registros vinculados a asun- tante legal. de Inventarios y Balances.
tos tributarios • Contador Público Colegiado Producido los cambios referidos, a partir
La Resolución Nº 234-2006/SUNAT (CPC) o Contador Mercantil, res- del 01.01.2009; entraron en vigencia el
establece en su artículo 6º, las siguien- ponsable de su elaboración. artículo 12º (que regula sobre Contabi-
tes condiciones que deben llevar los lidad Completa) y 13º (Información Mí-
libros y registros vinculados a asuntos b) Respecto de las Operaciones conte- nima y Formatos) de la Resolución. No
tributarios: nidas en los libros obstante, a través de la Resolución de
De manera general establece las si- Superintendencia Nº 017-2009/SUNAT
a) Respecto al Libro guientes cinco (5) condiciones: (24.01.2009) se suspende en forma ex-
En lo que concierne al contenido, en • Orden cronológico y correlativo. cepcional a partir del 25 de enero y has-
general éstos deben tener como Da- • Legibilidad y confiabilidad. ta el 31 de diciembre de 2009, la aplica-
tos de Cabecera lo siguiente: • Empleo del Plan Contable Ge- ción de lo previsto en el artículo 13º de
• Denominación del libro o regis- neral vigente en el país. Para el la Resolución, con excepción de lo es-
tro. ejercicio 2010, puede utilizarse tablecido en el inciso 5-A (Libro Diario
• Periodo y/o Ejercicio al que co- el PCGR o el PCGE, según la op- de Formato Simplificado) y el numeral
rresponde la información regis- ción que tome el contribuyente. 13.4. (Registro de Inventario Permanente
trada. A partir del ejercicio 2011, obli- en Unidades).
• Número de RUC del deudor tribu- gatoriamente se debe utilizar el Sin embargo, con la dación de la Re-
tario, Apellidos y nombres, deno- PCGE. solución de Superintendencia N°286-
minación y/o razón social de éste. No obstante, dada la existencia 2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga
Esta información sólo será nece- de ciertos sectores económicos la suspensión de la vigencia del artículo
saria en el primer folio de cada con características propias que se 13° hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su
periodo o ejercicio en caso de ser encuentren obligados a emplear vigencia ocurre a partir del 1 de julio
llevado en forma manual el libro un Plan de Cuentas, Manual de 2010, en forma obligatoria.

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7.2. Aspectos que regula el artículo 13º

7.3. Sistemas de llevado de Libros y Regis- libros y registros en forma electrónica nual o Computarizado con el Sistema
tros: Manual, Computarizado y/o Siste- pero en forma opcional, por lo cual Electrónico), ya que la opción para este
ma Electrónico corresponderá a cada contribuyente último sistema (electrónico) puede ser
A partir del 01.07.2010 también entra evaluar la opción a utilizar. Inclusive solo para un Libro o Registro.
en vigencia el sistema de llevado de pueden coexistir ambos sistemas (Ma-

SistemaMa- Información Mínima y formatos


nual y Com- Artículo 13º Resolución de Superintenden- OBLIGATORIO
putarizado cia Nº 234-2006/SUNAT

OPCIONAL El ejercicio de la opción genera para el ejer-


Sistema Determinación de los formatos, estructura e Para cada libro o registro
información de los libros y registros cicio 2011, la obligación de llevar todos los
Electrónico del 01.07.10 al 31.12.10 libros y/o registros de manera electrónica
Resolución Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009)

NOTAS
(1) El uso de este libro es de carácter residual, el inciso j) del artículo 21º del RLIR modificado por Decreto Supremo Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el
sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica.
(2) A través de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros vinculados a
asuntos tributarios de manera electrónica. Al respecto, si el contribuyente opta por esta opción para llevar sus libros y/o registros, ya no tendrá obligación a nivel
tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se procederá a su impresión (computarizado) o anotación (manual), ello independientemente que
tenga que contar con un sistema para generar los archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SUNAT, denominado aplicativo PLE.
(3) La única disposición legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro de Actas, es el artículo 136º de la Ley General de Sociedades que de manera excep-
cional permite la adhesión.

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