Anda di halaman 1dari 39

BAB II

TINJ AUAN UMUM

A.Sejarah Perkembangan Perusahaan

Columbia yang lebih dikenal sebagai "Columbia Cash & Credit" / Tunai &
Perkreditan merupakan rangkaian toko retail yang memiliki pilihan pembiayaan
untuk konsumen di Indonesia sejak tahun 1982. Bisnis retail ini dimiliki dan diatur
oleh tim managemen dari Columbia, jaringan luas yang menjangkau kawasan
nasional, mencakup sekitar 400 showroom di 400 kota yang didukung oleh 8.000
tenaga penjual untuk menjual produk elektronik, furniture, handphone, IT &
motorcycle

Sejak 1920
Dimulai sebagai sebuah apotek & usaha ramuan Cina di Medan, Sumatera Utara.
Sejak 1930
Menjadi distributor elektronik Royal Philips dari Høland.
1950 Ekspansi bisnis ke Jakarta.
Selain Philips, menjadi distributor dari berbagai Merek Eropa seperti Telefunken,
Grundig, Graz Jerman.
1967
Dimasukkan alat musik & bisnis musik sekolah.
1968
Menjadi distributor berbagai Merek Jepang seperti Toshiba, National, Sharp, Sony,
Sanyo, Akai, Sansui, Ubix, dll
1974
Dimasukkan bisnis furnitur.
1977
Kantor Pusat pindah ke Jakarta.
1982
Columbia Didirikan pada tanggal 28 Februari 1982, sebagai pelopor untuk bisnis
sewa beli untuk elektronik konsumen & furniture.
1983
Dikembangkan label swasta pertama untuk elektronik dan komputer di Indonesia
(Fujitec).

5
1984
Dikembangkan swasta label untuk produk furnitur (Fuji)
1988
Mencapai 3.000 Karyawan
1994
Dimasukkan industri infomercial dengan mendirikan TV pertama di Indonesia
jaringan belanja (DRTV).
1996
Didirikan Sanken elektronik konsumen
1997
Karyawan meningkat menjadi 13,700 orang.
1998
Krisis moneter melumpuhkan bisnis regional & domestik dan Columbia terpaksa
berhemat dengan ruang pamer penutupan, sangat mengurangi jumlah karyawan
menjadi 4,900 orang.
2000
Karyawan meningkatkan kembali ke level 9,500. Dikembangkan Mananagement
sistem TI (ERP) dengan IBM (AS 400).
2003
Menjadi terbesar dimiliki sepenuhnya jaringan toko ritel dengan 600 outlet pikir
Indonesia.
Mendirikan perusahaan pembiayaan terbesar multi untuk konsumen elektronik,
perabotan, barang-barang telekomunikasi dalam hal jangkauan jaringan dengan nama
Ming Prima Keuangan.
2004
Columbia Quality Up meluncurkan program nasional Menerapkan ERP keuangan
lanjutan untuk multi-finance (Approva & Financore).
2005
Peluncuran sepeda motor NOZOMI private label. Membentuk perusahaan sewa
kendaraan - AUTO TRANS.
2006
Diimplementasikan Callisto - Oracle ERP untuk retail

6
B.Visi dan Misi Perusahaan

1. VISI
1. Menjadi perusahaan terbesar dan terbaik di Indonesia sehubungan dengan
penjualan dan pemasaran elektronik, furniture, komunikasi dan produk
otomotif dengan cara tunai dan kredit angsuran.
2. Mendirikan Columbia sebagai "Center of Excellence".
3. Mempertahankan eksistensi perusahaan dari waktu ke waktu sebagai aset
nasional
2. MISI
Meningkatkan kesejahteraan para pemangku kepentingan dengan cara:
1. Peningkatan kekayaan bersih perusahaa
2. Meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan karyawan
3. Memberikan fasilitas kepada masyarakat untuk memungkinkan mereka untuk
menikmati layanan dan kepemilikan elektronik, perabot, komunikasi dan
produk otomotif dengan cara tunai atau angsuran kredit (penargetan 5 rumah
tangga = 1 pelanggan)
4. Meningkatkan penjualan dan keuntungan pemasok
5. Memperluas kesempatan kerja dan mengembangkan kualitas sumber daya
manusia.
6. Memberikan kesempatan kepada lembaga keuangan untuk mencapai ekspansi
kredit dengan menyalurkan dana ke Columbia
7. Mengoptimalkan kemampuan untuk mendapatkan klien dan memberikan
kontribusi bagi kesejahteraan mereka dengan cara memfasilitasi mereka
untuk menikmati layanan kredit mudah untuk elektronik, furniture,
komunikasi dan produk otomotif dari Columbia
8. Kualitas penerimaan karyawan kualitas dan sistem manajemen yang memiliki
tingkat tinggi kesejahteraan dan memiliki potensi untuk menjadi pemimpin
bangsa

C.Columbia Quality Up

QUALITY PEOPLE
Memiliki Karyawan yang bermutu dalam bidangnya masing-masing
Karyawan kami dengan menjunjung tinggi disiplin yang wajib dan siap

7
melayani Calon Konsumen, Konsumen dan Pelanggan di setiap waktu

QUALITY ORDER

Memberikan pelayanan dalam tatalaksana pengisian


Formulir sewa beli /Aplikasi yang wajib diisi secara lengkap
dan benar

Memberikan penjelasan kepada calon konsumen atas


dokumen yang harus dipenuhi {seperti : [Foto copy
pemohon (Suami & Istri atau penjamin), Bukti kepemilikan
rumah, photo pemohon dan slip gaji (bagi karyawan)]}
Memberikan Pelayanan atas biaya administrasi yang sangat ringan
sebesar Rp. 10.000,00 setiap Pengisian / Permohonan / Aplikasi Sewa
Beli
Memberikan Pelayanan kepada Konsumen yang menjadi Pelanggan dengan
dibebaskan dari biaya Administrasi
Memberikan Pengertian kepada calon konsumen dan pelanggan untuk
bersedia disurvey di rumah maupun di tempat kerja/usaha

QUALITY SURVEY
Tenaga penjual kami akan selalu mengingatkan calon konsumen untuk
Konsumen seperti : Program Rawat Inap, Beasiswa, Daftar Harga,
perhitungan DP / lama angsuran, Persediaan Stock Barang dan lain-lain
Produk / Barang yang bermutu serta dijamin dengan Garansi selama masa
Angsuran(untuk Produk tertentu) dan Garansi Pabrik
Memberikan Pelayanan atas Produk / Barang yang sesuai dengan Jumlah,
Jenis, waktu dalam 1 x 24 jam
Memberikan pelayanan Produk / Barang yang dikirim ke konsumen sesuai
dengan
(tercetak Faktur) dari tanggal pengiriman yang telah disepakati.

QUALITY SERVICE
Memberikan Pelayanan secara Cepat dan Tanggap terhadap Keluhan
Konsumen serta diusahakan untuk menindaklanjuti keluhan tersebut dengan
batas konfirmasi maksimal 1x 24 jam.

8
D.Perkembangan SDM

Pendidikan 2007 2008 2009


S1 15 15 16
D3 5 7 5
D1 - 2 1
SMU 115 120 104
SMP - 3 2

D.Konsumen

mei juni juli


Konsumen 223 214 244
Harga cash 412.197.000 388.756.000 452.301.000
Harga kredit 631.419.000 595.025.000 702.566.000
keuntungan 219.722.000 206.269.000 250.265.000

E.Tugas dan TanggungJawab

1.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KEPALA CABANG


A. Koordinasi Bidang Penjualan
1. Menyusun target penjualan untuk periode bulanan/tahunan dan
berdasarkan target penjualan tersebut, kemudian menyusun :
a. Rencana kebutuhan barang (macam dan jumlah).
b. Rencana kebutuhan SDM (man power plan) terutama untuk tenaga
penjualan (Sales Executive dan Sales Counter)
c. Rencana pengembangan cabang (pembukaan outlet baru).
2. Merumuskan (bersama Retail Head dan Para Supervisor)
berbagai usaha yang akan dilakukan (strategi penjualan) untuk
menjamin pencapaian target penjualan sesuai dengan rencana penjualan
yang telah disusun dan menyusun rencana tindakan (Action Plan).
3. Memantau secara intensif pelaksanaan dari tindakan-tindakan
yang harus dilakukan untuk melancarkan strategi-strategi tersebut dan
melakukan penyesuaian-penyesuaian bila diperlukan.
4. Melakukan pengendalian dan pemantauan terhadap kegiatan
penjualan dan aspek-aspek lain.
a. Meminta pertanggung jawaban Retail Head terhadap
kinerjanya/produktivitasnya dan memberikan pengarahan serta
memberikan motivasi.

9
b. Menghadiri briefing pagi dan sore, serta memberikan pengarahan
dan motivasi kepada Sales Executive, disamping mengamati
bagaimana peran dan efektivitas pengarahan serta kepemimpinan
para Supevisor.
c. Secara periodik (seminggu sekali) dan mendadak, melakukan
pengecekan terhadap laporan Prospek Call dan form-form
perencanaan serta pengendalian penjualan (sistem mercuri).
d. Melakukan pengecekan dan mengevaluasi jumlah dan produktivitas
Sales Executive dan Sales Counter, serta kinerja Sales Executive dan
Sales Counter yang diukur dari prosentase pencapaian target
penjualan dan rata-rata nilai order (AVOS), baik secara bulanan
maupun akumulatif dengan mempergunakan form laporan Realisasi
Penjualan dan Laporan Trend & Akumulasi Realisasi
e. Berdasarkan realisasi penjualan, menginstruksikan kepada Retail
Head untuk melaksanakan :

1) Percepatan penambahan dan atau penggantian SDM


2) Pelaksanaan pelatihan/mengikut sertakan tenaga penjualan,
atau Supervisor pada program-program pelatihan yang
diselenggarakan di pusat.
3) Peningkatan usaha-usaha untuk melakukan prospecting,
canvassing, penyebaran leaflet, iklan dan lain-lain.
4) Usaha-usaha untuk peningkatan Average Value Order
Sales(AVOS).
f. Melaksanakan rapat periodik (bersama Retail Head dan
para Supervisor) untuk membahas penjualan dan tingkat
persediaan barang (sales & inventory), evaluasi 4 P (Produk,
Price, Place, dan Promosi) dan customer service.
g. Menginstruksikan pelaksanaan pertemuan tenaga
penjual (Supervisor, Sales Executive dan Sales Counter)
secara periodik.
h. Memantau pelaksanaan segala kebijakan dan strategi
penjualan yang menyangkut campaign, hadiah dan lain-lain.
i. Melakukan kunjungan ke Pos dan Showroom-
showroom secara periodik.

10
j. Melihat cara kerja Sales Executive dan Supervisor
Sales Executive di lapangan dengan mengikuti canvassing
dan joint visit.
5. Memantau pelaksanaan permintaan dan pengiriman barang dari
Kantor Pusat.
6. Mengkoordinir pelaksanaan CSMAO dalam rangka peningkatan
kepuasan pelanggan.
7. Melakukan kerja sama dengan Departemen Marcomm untuk
pemasangan iklan dan usaha-usaha promosi serta memantau
pelaksanaannya.
8. Melakukan koordinasi tentang penyelenggaraan/partisipasi
Cabang dalam pameran-pameran (seperti Pekan Raya Jakarta, expo
Surabaya, Pekan Raya Pameran Pembangunan dan pameran-
pameran dalam rangka HUT Proklamasi Kemerdekaan RI dan lain-
lain).
9. Melaksanakan negosiasi/perundingan dengan pihak ketiga
(supplier, perusahaan ekspedisi, pemilik SR/Plaza dan lain-lain).
10. Melaksanakan survey terhadap kompetitor atau kondisi
kompetitor.
11. Menghadiri Credit Comitee Meeting dan melakukan sampling
untuk menilai mutu dari hasil survey. Melaksanakan sendiri survey
untuk map-map order yang cukup tinggi nilainya (Rp.25 - 50 juta).
12. Mengawasi pelaksanaan pengiriman barang dan secara periodik
dan menganalisa sebab-sebab retur serta memberikan pengarahan-
pengarahan untuk penekanan tingkat retur tersebut.
13. Melakukan pengecekan penghitungan komisi dan insentive bagi
tenaga penjual.

B. Koordinasi Bidang SDM


1. Menyusun rencana kebutuhan SDM dan pemantauan terhadap
realisasinya.
2. Mengawasi pelaksanaan perekrutan, penyeleksian dan penempatan
pegawai.
3. Melakukan review Struktur Organisasi Cabang dan diusulkan ke
HRD Manager.

11
4. Memantau kinerja semua anak buah dan membina karir mereka
(mengusulkan promosi, demosi, melaksanakan mutasi/rotasi dan
lain-lain).
5. Melakukan review struktur gaji karyawan secara periodik dan
mengusulkan penyesuaian ke kantor pusat.
6. Mengendalikan penggantian biaya pengobatan dan pinjaman
karyawan.
7. Menyusun Training Need Analisys seluruh anak buah dan
menyusun kebutuhan pelatihannya.
8. Mengkoordinasikan dan memantau pelaksanaan pelatihan dan
upgrading karyawan di cabang serta mengusulkan pengikutsertaan
karyawan di program pelatihan tingkat regional dan nasional.
9. Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan yang bersifat kebersamaan
dengan tujuan untuk meningkatkan kerja sama seperti : rekreasi,
olah raga dan kegiatan-kegiatan kreatif lainnya.
10. Memikirkan/melakukan usaha-usaha peningkatan kesejahteraan
karyawan (asuransi, beasiswa columbia dan lain-lain).
11. Melakukan hubungan dengan pihak ketiga, seperti Disnakertrans,
kepolisian jika terjadi permasalahan tenaga kerja, tindakan
kriminal, dll yang tidak dapat diselesaikan oleh intern perusahaan.
12. Menegakkan disiplin dan membina sikap mental karyawan yang baik.
a. Pengecekan tingkat absensi.
b. Penindakan terhadap karyawan yang melanggar disiplin kerja
dan penyalahgunaan wewenang atau jabatan.
c. Menyelenggarakan ceramah-ceramah agama dan kegiatan keagamaan
(misalnya pengumpulan zakat fitrah, pembelian hewan kurban,
perayaan natal, halal bihalal dan lain-lain).
13. Melakukan pengecekan penghitungan gaji, membayar dan
mempertanggung jawabkannya.
14. Mengusulkan pembagian HPHR dan bonus, membayarkan dan
mempertanggung-jawabkan ke kantor pusat.
15. Melaksanakan penilaian kinerja setiap bulan untuk seluruh Key
Person dan penilaian kinerja (Performance Appraisal) secara
periodik (setahun 2 x setiap bulan Januari dan Juni).

12
16. Melaksanakan rapat periodik bidang SDM bersama HRD SPV
(juga dengan para pejabat yang lain) untuk membahas berbagai
masalah SDM dan merumuskan cara-cara pembinaan yang lebih
baik.
17. Menindak lanjuti evaluasi SDM yang dilakukan oleh para Manager
Kompartemen SDM :
a. Range standard gaji.
b. Struktur bagian penjualan di cabang/stock.
c. Sistem penilaian kinerja.
d. Kurikulum pelatihan.
18. Melakukan evaluasi tentang efektivitas pelatihan yang dilakukan di
cabang.
19. Mengkoordinir dan memantau pelaksanaan program-program
SDM di Cabang dan evaluasinya.
20. Mengkoordinir penggunaan dan pemeliharaan inventaris kantor.
21. Menyusun rencana budget untuk bidang SDM Cabang secara
periodik.
22. Mengusulkan kepada Manajer Kompartemen SDM tentang ide-ide
yang kreatif dan inovatif yang berkaitan dengan pengembangan
dan pembinaan SDM.
C. Koordinasi Bidang Akuntansi dan Keuangan.
14. Mengkoordinasikan penyiapan anggaran biaya dan melaksanakan
pengendalian anggaran.
15. Melakukan rekonsiliasi (pencocokan/opname) secara periodik/mendadak
terhadap :
a. Stock barang secara fisik vs stock card dan pencatatan di
komputer.
b. Uang kas kecil (imprest) dan hasil collection (sebelum
ditransfer) vs saldo pencatatan.
c. Kartu A/R vs pencatatan piutang dibagian Accounting.
16. Melakukan pemantauan harian terhadap :
a. Hasil Collection.
b. Pengeluaran/tingkat biaya.
c. Tingkat persediaan (jangan sampai over/under stock)

13
17. Melakukan pengendalian yang ketat terhadap usaha-usaha penekanan
tingkat tunggakan selama 3 tahun terakhir, antara lain melalui :
a. Peningkatan mutu order dan kualitas survey
b. Peningkatan persentase konsumen yang membayar indoor (normal : 70
% indoor, 30 % outdoor).
c. Peningkatan hasil Collection.
d. Peningkatan usaha penarikan barang dan penyelesaian tunggakan
bermasalah oleh Task Force.
e. Secara periodik melaksanakan evaluasi terhadap sebab-sebab
tunggakan yang dapat dijadikan masukan untuk melakukan perbaikan-
perbaikan di bidang penjualan, survey dan layanan purna jual (after
sales service).
f. Ikut turut ke lapangan untuk ikut menyelesaikan masalah
tunggakan/penarikan barang.
g. Pembandingan hasil collection vs PJT dan melakukan usaha-usaha
tambahan untuk mengejarnya.
18. Mengkoordinir pengadministrasian kartu A/R :
a. Secara periodik/mendadak melakukan pengecekan kelengkapan A/R
dan kebenaran posting dibanding dengan laporan collection dan buku
bantu piutang/pencatatan piutang di komputer Bagian Accounting.
b. Melakukan pengecekan ketepatan waktu turunnya kwitansi.
c. Melakukan pengecekan kelancaran pembayaran konsumen, untuk
menghindari terjadinya masalah tunggakan, (misalnya sudah 3-4 kali
menunggak tetapi tidak diambil tindakan).
19. Melakukan pengecekan kebenaran penghitungan insentive bagi Surveyor
dan Collector.
20. Menghadiri collection meeting untuk meminta pertanggung jawaban hasil
collection dari para Surveyor dan Collector.
21. Mengkoordinir pekerjaan MF Head :
a. Mengendalikan ketepatan penyajian laporan keuangan cabang setiap
bulan sesuai dengan jadual yang telah ditentukan.
b. Secara berkala/mendadak melakukan pengecekan terhadap saldo
persediaan barang, piutang (A/R), penyiapan aging schedule, cash
flow.

14
c. Meminta masukan dan evaluasi dari Accounting Departemen untuk
peningkatan mutu Laporan Keuangan.
22. Mengawasi pentransferan uang dari SR (pembayaran indoor) dan
Collector (pembayaran outdoor) dan pentransferan ke kantor Pusat/Rasie
Medan oleh kasir.
23. Mengajukan permintaan kas kecil dan mempertanggung-jawabkan
penggunaannya
24. Menandatangani bilyet giro untuk pengambilan uang di bank.

D. Koordinasi Bidang lain-lain & Umum.


25. Mengendalikan efektivitas dan efisiensi penggunaan kendaraan dinas dan
barang-barang inventaris perusahaan lainnya.
26. Meninjau cara penataan barang di gudang dan kebersihan gudang dan
kebersihannya.
27. Melakukan koordinasi dan pengawasan pekerjaan sekretaris.
28. Mengadakan perundingan dengan kantor pelayanan pajak sehubungan
dengan PPh pasal 21 dan PPN.
29. Melakukan pengecekan kebenaran perlunya PPh psl 21 dan PPN serta
pengaturannya.
30. Mengkoordinir pekerjaan pemeliharaan (maintenance) dari SR/gedung
kantor, gudang dan Mess.
31. Mengendalikan penggunaan telepon/fax, listrik dan air minum serta ATK.
32. Mengkoordinir/menyiapkan laporan cabang untuk kantor pusat.
33. Menyelenggarakan Raker Cabang sebagai persiapan untuk mengikuti
Rakernas.
34. Mengkoordinir perpustakaan dan menumbuhkan semangat membaca dari
para karyawan.
35. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan program 5 S : Seiri
(Pemilahan), Seiton (Penataan), Seiso (Pembersihan), Seiketsu
(Pemantapan), Shitsuke (Pembiasaan) di semua departemen dapat berjalan.

2.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB RETAIL HEAD


1. Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan) jajaran
marketing (SE,SC, SPV) sesuai dengan target yang ditentukan berdasarkan
SK.

15
2. Melakukan pengawasan terhadap kesesuaian pelaksanaan kerja dengan
sistem dan prosedur yang berlaku di jajaran Marketing.
3. Melaksanakan perekrutan (recruitment), seleksi, pelatihan, pembinaan,
serta evaluasi terhadap hasil kinerja jajaran yang ada dibawahnya.
4. Melakukan Evaluasi Grading SC , SE , Sales Supervisor secara berkala
dan mengusulkan ke Sales Operation untuk persetujuan perubahannya.
5. Memberi dukungan kepada Kepala Cabang dalam menetapkan dan
usulan besarnya kompensasi/ upah jajaran tenaga penjual sampai dengan
tingkat SPV.
6. Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja jajaran tenaga
penjual serta eksekusi terhadap pelanggaran yang terjadi.
7. Mendukung program perusahaan dalam upaya penyehatan perusahaan
melalui 3C ( Cash In, Collection, Costdown)
8. Mengkoordinir seluruh pekerjaan administrasi kepegawaian di kantor
Cabangnya dan memastikan seluruh laporan dikirimkan sesuai dengan Dead
Line.
9. Melakukan kontrol persedian barang secara berkala ( mingguan dan
bulanan ) di gudang maupun Showroom .
10. Melakukan kontrol terhadap asset perusahaan yang sudah diberikan
( pemeliharaan mobil kanvas, gedung ) dan memberikan usulan ke perusahaan
untuk dilakukan perbaikan.
11. Melakukan monitoring terhadap perpanjangan Showroom, gudang dan
memberikan usulan penutupan atau relokasi.
12. Melakukan survey kompetitor, wilayah pemasaran dan mengajukan usulan
program peningkatan penjualan ke Sales Operation berdasarkan koordinasi
dengan Kepala Cabang.
13. Melaksanakan Cash Opname uang yang masuk ke kasir cabang yang
meliputi ;
a.Pendapatan dari DP/angsuran pertama.
b.Biaya aplikasi sesuai MO yang masuk.
c.Biaya pengiriman sesuai dengan MO yang realisasi/terkirim.
14. Melaksanakan performance appraisal terhadap jajaran SPV yang ada
dibawahnya.
15. Melakukan post training evaluation SC, SE, SPV setiap 6 bulan sekali
agar dapat mengevaluasi perkembangan AKS.

16
16. Selalu berkoordinasi dengan Multifinance Head terhadap program kerja
cabang baik dibidang Penjualan maupun Collection..
17. Berperan aktif dalam rapat koordinasi, apel siaga, canvassing massal, dan
Gesit.
18. Melakukan counseling terhadap hasil kerja jajaran yang ada dibawahnya
yang belum sesuai dengan yang disyaratkan.
19. Berperan aktif terhadap pengelolaan data base SPA lancar / konsumen
yang lancar dalam pembayaran guna peningkatan penjualan cabang.
20. Melakukan koordinasi dengan Multifinance Head dalam penuntasan
Barang DST.
21. Melakukan kontrol terhadap ketepatan, kecepatan data yang akan
dikirimkan ke Kantor pusat.
22. Melakukan kontrol terhadap penyaringan Map.
23. Membuat, mengusulkan program-program internal peningkatan penjualan
cabang.

3.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FA SPV


1. Melakukan koordinasi, pengawasan/pengendalian dan
pemberian pengarahan kepada semua staff untuk melaksanakan
pencatatan semua transaksi keuangan mulai dari jurnal harian
sampai dengan penyiapan Laporan Keuangan (Neraca dan Laporan
L/R) periodik dengan tepat waktu.
2. Mencek kebenaran pencatatan penjualan, A/R, stock dan pos-
pos lainnya sehingga dapat disusun Laporan Keuangan yang
berkualitas dan tepat waktu penyajiannya.
3. Melakukan pencocokan (rekonsiliasi ) secara berkala /mendadak:
a.Kas opname (pencocokan antara saldo menurut pencatatan kas dengan saldo
uang secara fisik) setiap sore (pukul 18:00) oleh keuangan (setiap hari).
b. Stock opname (pencocokan antara kartu gudang vs barang secara fisik
vs pencatatan pada komputer vs bukti-bukti penerimaan/pengeluaran
barang) dan catatan posisi stock manual harian di Marketing Cabang misal :
pada Adm. Gudang, per minggu untuk seluruh showroom dan minimal 1
bulan sekali untuk gudang).
c.Pencocokan data /saldo A/R pada kartu A/R vs pencatatan akuntansi (satu
bulan sekali).

17
d. Pencocokan semua data Accounting lainnya /sesuai dengan standar
kontrol dari Accounting Pusat dan kebutuhan cabang tersebut (pinjaman
karyawan, aktiva , kebenaran hasil collection dll).
4. Menyiapkan Laporan Keuangan bulanan / akhir tahun yang
akurat dan valid serta dapat disajikan tepat waktu.
5. Membina dan meningkatkan pegetahuan akuntansi dari setiap
staf yang berada di bawah koordinasinya.
6. Memberikan masukan-masukan kepada Accounting
Departemen Pusat untuk memperkaya accounting policy dan
perbaikan/penyempurnaan accounting treatment & sisdur untuk
peningkatan internal kontrol Cabang.
7. Memberikan masukan-masukan/umpan balik sehubungan
dengan pelaksanaan komputerisasi akuntansi.
8. Secara periodik/mingguan misalnya pada Rakor menyajikan
data biaya Cabang dan membantu Kepala Cabang untuk
melakukan evaluasi terhadap struktur biaya.
9. Menyiapkan berbagai data keuangan berikut evaluasinya yang
diperlukan oleh Kepala Cabang (data yang berhubungan dengan
Accounting/komputer) :
a. Hasil penjualan per masa angsuran.
b. Tingkat tunggakan per masa angsuran , per wilayah /SR, per Supervisor
dan lain-lain (per survey).
c.Tingkat persediaan /stock barang dagangan (barang baru, barang tarikan,
barang service, dead stock).
d. Posisi piutang dagang dan aging schedule.
e. Penetapan /penghitungan PJT.
f. Perbandingan antara jumlah penerimaan pembayaran indoor vs
outdoor.
g. Cash flow (swadana) mingguan (dll).
h. Laporan persediaan per 10 hari dan bulanan ke
Pusat/Marketing.
10. Secara aktif memberikan masukan-masukan dan bersama dengan MF Head, WH.
SPV melakukan perbaikan-perbaikan terhadap :
a. Administrasi keuangan dan sistem pengelolaan &
penyimpangan kartu A/R.

18
b. Sistem penyimpanan barang di gudang, pelaksanaan sistem & prosedur gudang
dan administrasi gudang.
c. Pencatatan, penyimpanan dan pengamanan barang tarikan.
d. Pengadministrasian dan pengendalian barang-barang inventaris di Cabang
sesuai dengan batas waktu yang dibutuhkan.
11. Menghitung HPP dan bersama dengan Kepala Cabang menentukan harga jual
barang tarikan.
12. Mengkoordinasi proses penyiapan faktur (fakturisasi).
13. Secara aktif memberi nasehat /rekomendasi kepada Kepala Cabang untuk hal-
hal yang menyangkut :
a. Penekanan biaya dan realisasi anggaran biaya.
b. Jumlah barang di gudang yang dikaitkan dengan bunga stock.
c. Tingkat tunggakan yang dikaitkan dengan bunga tunggakan.
d. Pengamanan asset perusahaan.
e. System insentif, campaign Sales, collection, Surveyor, dll.
14. Menyiapkan kebutuhan dokumen-dokumen tertentu dan mengontrol
penggunaan, serta keamanan penyimpanannya (penyediaan dan pengambilan
dengan persetujuan FA SPV), contoh : kwitansi, faktur, NPB, BPBP,SPB, dll.
15. Harus melakukan Back up computer data harian sesuai ketentuan dari pusat.
16. Mengarsip semua dokumen transaksi akuntansi secara rapi dan aman termasuk
mengarsip map order realisasi.
17. Menjawab secara aktif rekomendasi dari Accounting Pusat dan Audit serta
melakukan follow-up hingga selesai.
18. Melaksanakan tugas lain seperti:
a. Melakukan pemantauan terhadap presensi/absensi para Staf Bagian Accounting
dalam rangka menegakkan disiplin kerja.
b. Memeriksa kebenaran perhitungan biaya operasional.
c. Melakukan penilaian kinerja para Staff Accounting secara
berkala.

4.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB HRD SPV


1 Menampilkan diri sebagai contoh teladan oleh seluruh karyawan dalam
berperilaku (ucapan, sikap, tindakan dan tingkah laku lainnya)
2 Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan)
sesuai dengan perkembangan cabangnya masing-masing

19
3 Melaksanakan pemanggilan (recruitment), seleksi, orientasi
ruang lingkup tugas-tugasnya dan lingkungan perusahaan, penempatan dan
pembinaannya sebagai tenaga kerja
4 Membantu Kepala Cabang dalam menetapkan besarnya
kompensasi/gaji sampai dengan tingkat SPV.
5 Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja
(absensi dan kepatuhan karyawan terhadap sistem dan prosedur kerja
perusahaan), serta menjatuhkan bentuk-bentuk hukuman administratif
terhadap pelanggaran yang terjadi
6 Mewakili Kepala Cabang dalam menyelesaikan masalah-
masalah yang berkaitan dengan kepegawaian di Departemen Tenaga Kerja
dan masalah-masalah cabang lainnya di kepolisian/pengadilan
7 Mengkoordinir seluruh pekerjaan administrasi kepegawaian
di kantor cabangnya
8 Mengontrol interaksi kantor pusat dengan cabang, seperti
analisa surat menyurat, e-mail, instruksi dan lainnya
9 Merencanakan dan melaksanakan bersama stafnya,
perpustakaan cabang dan membuatkan laporan kegiatan perpustakaan cabang
setiap bulan serta melaporkannya ke HRD Manager
10 Koordinasi pengadaan kebutuhan buku di perpustakaan cabang secara
rutin dengan perpustakaan kantor pusat
11 Membaca semua buku-buku yang berkaitan dengan profesinya dan
yang berkaitan dengan manajemen sebagai bahan untuk pembinaan staf
cabangnya
12 Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan lain yang bersifat umum
(general affair) dan kesekretariatan, seperti perencanaan dan penyediaan
ATK, pemeliharaan gedung/showroom, pemeliharaan kendaraan dan
koordinasi operasi kendaraan-kendaraan tersebut, pengurusan akomodasi dan
konsumsi bagi team/rapat, mencatat dan memantau barang-barang inventaris
milik cabang
13 Melaporkan keadaan barang-barang inventaris perusahaan/cabang
secara rutin ke Divisi Umum/Fixed Asset Kantor Pusat
14 Melaporkan setiap awal bulan keadaan karyawan cabangnya
(mutasi/promosi/demosi karyawan)

20
15. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas-tugas kehumasan (public
relation)
16. Membantu Kepala Cabang dalam menyeleksi calon trainee untuk
diikutsertakan dalam training tingkat Nasional di Jakarta
17. Menyelenggarakan pelatihan tingkat cabang dan juga bertindak sebagai
Instruktur
18. Membuat/menyusun (melakukan analisis) kebutuhan pelatihan terhadap
seluruh karyawan cabang, terutama untuk calon-calon yang akan dikirim ke
program pelatihan Nasional
19. Mengkoordinasi pelaksanaan performance appraisal di cabang sesuai
dengan bidang tugas/pekerjaannya masing-masing
20. Menyusun succession plan untuk semua level dan meng-up datenya
minimal 3 bulan sekali
21. Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti (pembinaan) terhadap peserta
training (trainee) yang berada di cabangnya
22. Memecahkan semua permasalahan administratif yang terjadi di cabang
dengan Kepala Cabang dan pimpinan lainnya dan jika diperlukan meminta
Departement terkait di kantor pusat untuk memecahkannya
23. Mengarahkan meeting-meeting umum dengan karyawan untuk
memberikan informasi dan instruksi umum, tentang perbaikan sikap dan
kegiatan pengakraban lainnya
24. Bersikap obyektif dalam setiap permasalahan dan adil dalam setiap
tindakan
25. Aktif secara terus menerus memberikan motivasi untuk peningkatan
penjualan kepada bagian Marketing, peningkatan collection ke SPV Collector
sehingga target-target cabangnya dapat tercapai tiap periode
26. Membuat rencana kerja bulanan, disetujui oleh Kepala Cabang dan
melaporkannya ke Manajer di kompartemen SDM (paling lambat tanggal 25
di bulan sebelumnya)
27. Membuat laporan kegiatan bulanannya, disetujui Kepala Cabang dan
melaporkan ke Manajer di kompartemen SDM (paling lambat tanggal 1 bulan
yang berikutnya)
28. Memberikan masukan-masukan konstruktif untuk perbaikan kinerjanya,
kinerja HRD Cabang, kinerja Cabang, bahkan untuk kinerja kantor pusat
secara terus menerus mengamati dan mempelajari kiat-kiat perbaikan kinerja

21
masing-masing bagian di kantor cabangnya dan kemudian mengajukannya ke
Manajer di kompartemen SDM untuk dijadikan ketetapan/keputusan
managemen perusahaan

5.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADM SPV


1. Memastikan penginputan data aplikasi di system sesuai
dengan dokumen dan pemastikan tdk adanya pending inputan aplikasi oleh
staf Data Entry.
2. Melakukan cross check dokumen realisasi dengan data
system dan input aplikasi yang realisasi di system.
3. Melakukan pemeriksaan dan kontrol atas segala
penyimpanan dan mutasi dokumen Map masuk, ACC, Tolak, Batal dan
Realisasi.
4. Bertanggung jawab dan kontrol terhadap
pendistribusian dan pemakaian kwitansi ID dan Outdor ke masing-masing
Showrrom, Kantong AR dan ke tenaga penagih.
5. Memastikan kebenaran penurunan
LPK,kwitansi,PPA,STPB dan check sheet sesuai dengan ketentuan, serta
bertanggung jawab dalam kontrol penyimpanan,mutasi dokumen AR.
6. Bertanggungjawab dan control terhadap segala
transaksi data AR di system baik di cabang maupun dikantong AR.
- Mapping wilayah Collector
- Update perubahan Collector
- Penurunan LPK & Kwitansi
- Hasil penanganan Collector berdasarkan LPK
- Hasil Collection.
- Unknown, allocate unknown dan reversal collection,
- Penanganan barang tarikan
- Update customer data.
7. Memastikan penginputan transaksi AR di system
dilakukan secara real time (tidak ada pending inputan)
8. Memastikan penanganan kartu AR manual dilakukan
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

22
9. Memastikan kebenaran penginputan transaksi AR di
system sesuai dengan dokumen.
10. Bertanggungjawab atas kontrol dan monitor penerimaan
uang adm aplikasi, pembayaran collection ID dan OD, Jasa Tagih dan denda
yang ada di Kasir Kas Perantara.
11. Bertanggungjawab dan kontrol dokumen dan fisik barang
pengganti/tarikan, terhadap segala penyimpanan dan mutasinya.
12. Menyiapkan kebutuhan dokumen-dokumen tertentu dan
mengontrol penggunaan, serta keamanan penyimpanannya.
13. Melakukan pencocokan (rekonsiliasi) dan closing secara
harian, berkala, mendadak :
a. Rekonsiliasi data realisasi sales vs dokumen MO realisasi, BAST.
b. Rekonsiliasi laporan mutasi kasir vs dokumen mencakup
collection,jasa tagih, denda dan pendapatan administrasi)
c. Rekonsiliasi data saldo AR pada kartu piutang ar manual vs pencatatan
system.
d. Stock opname (pencocokan antara pencatatan system vs dokumen
penerimaan/pengeluaran barang pengganti/tarikan vs fisik barang
pengganti/tarikan).
e. Melakukan stock opname barang cetakan dalam ruanglingkup
columbia finance.
14. Melakukan proses dan kontrol administrasi yang
berhubungan dengan dokumen Collateral mencakup :
a. Melakukan control mutasi dokumen fotocopy BPKB untuk proses
perpanjangan STNK.
b. Melakukan pengajuan BPKB Ke pusat
c. Melakukan Administrasi pengajuan claim asuransi
15. Menyiapkan berbagai data berikut evaluasinya, yang
diperlukan oleh Unit Bisnis, yang meliputi:
a. Laporan Realisasi Sales
b. Laporan Hasil Collection (LHC,%PJT)
c.Tingkat Tunggakan (FPD6 dan % OVD)
d. Posisi piutang dan aging schedule.
e. Tarik barang

23
16. Memberikan motivasi dan pengarahan, bimbingan dan
konseling terhadap staff yang berada di bawah koordinasinya.
17. Menerapkan sistem dan prosedur dan peraturan perusahaan
secara tegas dan konsisten

6.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KASIR CAB + FAKTUR


1. Menerima pengajuan BKK dan lampirannya serta memeriksa
kelengkapan dokumen dan kewajarannya.
2. Meminta persetujuan ke Kepala Cabang dan FA SPV atas BKK tersebut.
3. Mengklaim seluruh biaya ke Pusat (membuat voucher dan Ikhtisar Kas
Kecil).
4. Melakukan pembayaran ke pihak terkait atas biaya operasional dan biaya
yang disetujui Keuangan Pusat.
5. Memantau BKK/Voucher pending di Pusat dan melakukan koordinasi
untuk penyelesaiannya (minimal 1 minggu sekali).
6. Memantau BKK pending di Cabang (pendingan kas cabang), dan meminta
pertanggungjawaban penyelesaiannya (batas waktu penyelesaian pending
paling lambat 2 minggu setelah tanggal pendingan, untuk perjalanan dinas,
1 minggu setelah kunjungan selesai), selama pendingan belum selesai
tidak diperbolehkan mengajukan pendingan baru, jika sampai terjadi dan
kasir cabang memberikan, maka menjadi tanggung jawab kasir cabang
sepenuhnya.
7. Menghitung kebutuhan dana setiap hari dan mengatur efisiensi
penggunaan Kas Cabang.
8. Mencairkan cek/dana droppingan dari pusat sesuai email atau voucher
persetujuan pusat dan menginformasikan ke Keuangan Pusat untuk
voucher-voucher yang sudah ditarik / dicairkan oleh Cabang setiap hari.
9. Transaksi pengeluaran uang untuk kasir cabang s/d pukul 16.30 WIB,
setelah itu kasir tutup buku untuk membuat laporan cash opname.
10. Membuat KMC ( Kas Masuk Cabang ) dan KKC ( Kas Keluar Cabang )
11. Kasir cabang wajib tegas untuk tidak mengeluarkan uang yang tidak
jelas/tidak sesuai prosedur perusahaan, siapapun yang memerintahkan.

24
12. Melakukan pemeriksaan data/dokumen order ACC dan melakukan
pencatatan/penginputan data untuk order yang telah ACC maupun
realisasi baik untuk system yang offline maupun system online.
13. Melakukan pengecekan atas kelengkapan dokumen/data map ACC yang
akan dikirim & monitor map yang telah dikirim ke Bagian Gudang agar
dapat dilakukan realisasi map.
14. Melakukan pencetakan dokumen-dokumen/report secara sistem maupun
secara manual baik ke pihak Internal maupun ke pihak external.
15. Menerima/meminta laporan realisasi pengiriman barang dari gudang,
map/dokumen realisasi, batal, tunda dll.
16. Melakukan pengecekan kelengkapan dan kebenaran dokumen realisasi
pembiayaan harian Cabang sebelum dikirimkan ke Departemen
Accounting di kantor pusat.
17. Merapikan dokumen transaksi dan distribusikan dokumen tersebut serta
lakukan filing dengan tetap menerapkan tertib administrasi.
18. Menerapkan Sistem dan Prosedur dan peraturan perusahaan secara tegas
dan konsisten.
19. Membuat faktur dan mencetak kuitansi map yang akan dikirim oleh
Gudang.
20. Menginput delivery order maintenance (perintah pengiriman barang)
21. Melakukan print out berita acara serah terima (BAST)
22. Melakukan print out kuitansi first payment.
23. Menginput faktur penjualan ( sales invoicing )

7. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DELIVERY DRIVER


1. Memeriksa kelengkapan fisik barang yang dikirim, termasuk kelengkapan
assesoris (seperti antena TV, kabel, dll) serta kartu garansi.
2. Memastikan kesesuaian fisik barang dengan dokumen pengiriman (data
barang pada NPB, FSB, surat jalan atau data-data pengiriman lainnya).
3. Setiap hari memeriksa dan merawat kendaraan pengiriman.
4. Mengirimkan barang ke lokasi-lokasi penjualan (SR/Outlet, MIKI, Pameran).
5. Mengirimkan barang ke tempat konsumen sesuai dengan alamat yang
diberikan konsumen seperti yang tercantum pada perjanjian sewa beli.
6. Melakukan pemasangan barang di tempat konsumen bersama Teknisi (Teknisi
elektronik untuk barang elektronik).

25
7. Jika konsumen tidak dijumpai, maka barang-barang harus dikembalikan ke
gudang pada hari itu juga.
8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh Pimpinan di Cabang.

8.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADMIN HRD


1. Membantu HRD SPV dalam melaksanakan proses perekrutan seperti
pemasangan iklan lowongan dan penerimaan calon pelamar.
2. a. Menerima dan menyimpan surat lamaran beserta Formulir Lamaran Kerja
yang telah diisi oleh Pelamar.
b. Menginventarisir data pelamar ke Daftar Calon Pelamar.
3. Menerima dan mengurus penerimaan Tanda Terima Ijazah bagi karyawan
baru. Begitu juga karyawan yang keluar, Staf HRD harus memintakan surat
pengunduran diri yang disertai tanda tangan atasan karyawan tersebut dan
menyerahkan tanda terima ijazah, agar ijazah asli yang dijadikan jaminan bisa
dikeluarkan.
4. Melakukan file/dokumentasi hasil tes calon karyawan baru dan data karyawan
baru (yang diterima)
5. Berperan aktif bersama staf lainnya di HRD dalam mengkoordinir
pelaksanaan apel pagi di Cabang.
6. Menyiapkan tugas ke-administrasian lainnya yang diinstruksikan oleh HRD
SPV.
7. Membuat laporan tentang Grade tenaga penjual melalui evaluai penjualan per
2 bulannya.
8. Menyiapkan laporan program dari HRD dan Training Pusat.
9. Menyiapkan kurikulum dan jadwal pelatihan
10. Menyiapkan materi pelatihan
11. Membantu pelaksanaan pelatihan (operasional training)
12. Ikut memberikan motivasi kepada tenaga sales pada saat briefing pagi
13. Memberikan masukan-masukan kepada HRD SPV sehubungan dengan usaha
peningkatan kinerja para Sales Executive dan Sales Counter beserta para
Supervisornya.
14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan bidang HRD dan
Training baik yang datang dari Kantor Pusat maupun dari Kepala
Cabang/HRD SPV.

26
9.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TASK FORCE
1. Melakukan briefing pagi/malam/komite yang diadakan oleh atasan langsung
atau tidak langsung yang berkaitan dengan Task Force.
2. Melakukan penagihan sesuai dengan kuitansi yang diberikan oleh
administrasi Administrasi A/R.
3. Melakukan penarikan barang / barang pengganti terhadap konsumen yang
tidak membayar, dengan memberikan STPB ( Surat Tugas Penarikan
Barang ) kepada konsumen.
4. Melakukan penyetoran uang hasil tagihan (angsuran dan biaya denda
maupun keterlambatan) kepada pejabat yang ditunjuk ( kasir perantara ) 1 x
24 jam untuk dilakukan validasi.
5. Melakukan penyerahan hasil tarik barang / atau barang pengganti kepada
perusahaan dalam waktu 1 X 24 jam.
6. Membuat laporan hasil tagihan di DPK ( Daftar Penyerahan Kuitansi ) dan
harus dipertanggungjawabkan kepada atasan langsung atau kepada Kepala
Cabang pada saat melakukan briefing pagi/malam.
7. Melakukan pelacakan terhadap konsumen yang pindah alamat dan
menindaklanjuti atas kewajiban konsumen untuk membayar angsuran yang
menunggak.
8. Mengingatkan kembali terhadap konsumen mengenai pasal-pasal
Surat Perjanjian Sewa Beli yang menyangkut kewajiban konsumen
dan konsekuensinya.
9. Melakukan pelacakan terhadap barang yang dipindahtangankan oleh
konsumen dan melakukan penagihan atas angsuran yang menunggak.
10. Memahami berbagai kebijakan (policy) dan peraturan-peraturan
bidang collection, serta program-program bidang collection yang
harus dilaksanakannya

10.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB INVENTORY


1 Melakukan monitor pengeluaran dan pemasukan dokumen yang menjadi
tanggung jawabnya.
2 Melaksanakan pemeriksaan kelengkapan dokumen sesuai dengan ketentuan
kelengkapan Dokumen.

27
3 Dokumentasi file – file pembiayaan untuk dikirimkan ke Accounting Pusat
secara harian untuk dokumen yang telah direalisasikan.
4 Memberitahukan status tindak lanjut pengurusan BPKB kepada Adm. SPV.
5 Meminta persetujuan Adm. SPV atas pengeluaran Copy BPKB/BPKB pada
saat pelunasan atau perpanjangan STNK atau untuk keperluan Audit
Internal.
6 Melakukan monitor & follow up terhadap pangajuan penutupan, claim
asuransi & pembatalan asuransi.
7 Melakukan penilaian & pengecekan Map Order realisasi dan
mengirimkannya ke Head Office.
8 Dalam menjalankan fungsinya sebagai user sistem aplikasi Financore,
melalui menu :
a. Account inqury, untuk melihat data account
b. Reposes Process, untuk melihat data object yang ditarik
c. Auction/sell/Asset, untuk fungsi melihat data-data object yg
dijual/dijadikan asset MF
d. Reposes List, untuk melihat daftar status object yg ditarik
e. Approva, untuk Report Sales, report penyelesaian BPKB, report
barang tarikan

11.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB MF HEAD


1. Memastikan penginputan data aplikasi di sistem sesuai dengan dokumen dan
memastikan tidak adanya pending inputan aplikasi oleh staf Data Entry.
2. Melakukan cross check dokumen realisasi dengan data system dan input
aplikasi yang realisasi di system.
3. Melakukan pemeriksaan dan kontrol atas segala penyimpanan dan mutasi
dokumen Map masuk, ACC, Tolak, Batal dan Realisasi.
4. Bertanggung jawab dan kontrol terhadap pendistribusian dan pemakaian
kwitansi ID dan Outdoor ke masing-masing Showrrom, Kantong AR dan ke
tenaga penagih.
5. Memastikan kebenaran penurunan LPK, kwitansi, PPA, STPB dan check
sheet sesuai dengan ketentuan, serta bertanggung jawab dalam kontrol
penyimpanan, mutasi dokumen AR.

28
6. Bertanggungjawab dan kontrol terhadap segala transaksi data AR di sistem
baik di cabang maupun dikantong AR.
- Mapping wilayah Collector, Surveyor dan Task Force
- Update perubahan Collector, Surveyor dan Task Force
- Penurunan LPK & Kwitansi
- Hasil penanganan Collector berdasarkan LPK
- Hasil Collection.
- Unknown, allocate unknown dan reversal collection,
- Penanganan barang tarikan
- Update customer data.
7. Memastikan penginputan transaksi AR di sistem dilakukan secara real time
(tidak ada pending inputan)
8. Memastikan penanganan kartu AR manual dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
9. Memastikan kebenaran penginputan transaksi AR di sistem sesuai dengan
dokumen.
10. Bertanggungjawab atas kontrol dan monitor penerimaan uang adm aplikasi,
pembayaran collection ID dan OD, Jasa Tagih dan denda yang ada di Kasir
Kas Perantara.
11. Bertanggungjawab dan kontrol dokumen dan fisik barang pengganti/tarikan,
terhadap segala penyimpanan dan mutasinya.
12. Menyiapkan kebutuhan dokumen-dokumen tertentu dan mengontrol
penggunaan, serta keamanan penyimpanannya.
13. Melakukan pencocokan (rekonsiliasi) dan closing secara harian, berkala,
mendadak :
14. Menyiapkan berbagai data berikut evaluasinya, yang diperlukan oleh
Cabang, yang meliputi:

12.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB WH SPV


1. Mengkoordinir dan memonitor segala tugas dan tanggung jawab bagian
penerimaan barang, penyimpanan, pengiriman,dan administrasi gudang.
2. Melakukan pengawasan dalam hal penerimaan uang realilisasi dari
konsumen (DP/Angsuran 1) dan menyetorkannya ke kasir perantara.
3. Melakukan pantauan dan pengawasan produktivitas mobil pengiriman.

29
4. Mengingatkan seluruh jajaran pengiriman untuk menjadi survey terakhir
dalam penyaringan Map Order.
5. Mengkoordinir pembuatan laporan barang-barang yang rusak (complain) dari
teknisi di Cabang yang akan di laporkan ke kantor Pusat.
6. Membuat laporan stock barang harian, mingguan, dan bulanan untuk
kantor Pusat.
7. Melaporkan realisasi pengiriman harian ke Retail Head mapun
Kepala Cabang.
8. Membantu pencapaian target penjualan dengan cara membuat laporan
stock barang yang tersedia untuk diketahui oleh seluruh tenaga
penjual.
9. Melakukan koordinasi dengan SPV Sales dalam hal pengadaan
barang untuk dipajang di Showroom.
10. Menjalankan fungsinya sebagai pemantau dan kontrol terhadap
proses penggunaan sistem aplikasi Oracle - Calisto
11. Membuat laporan rekap Kartu Garansi sesuai dengan standar waktu
pelaporan yang ditetapkan ke Data Entry

13. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SALES COUNTER


1. Mengikuti briefing harian pagi dan malam dalam rangka mendapatkan
pengarahan dalam mendatangkan atau melayani konsumen
2. Melakukan kunjungan ke rumah calon konsumen sesuai dengan target yang
sudah di tetapkan sebelumnya
3. Memelihara konsumen SPA dengan cara memberikan kartu ucapan,
menginformasikan program / produk produk terbaru, melakukan kunjungan
untuk dapat memelihara hubungan baik dengan konsumen SPA agar dapat
order baru / referensi
4. Membuat laporan harian (daily report) berdasarkan target yang disusun
dalam sales plan bulanan dan evaluasi dilakukan Mingguan (weekly plan vs
actual report )
5. Melakukan telemarketing
6. Membuat buku calon konsumen, konsumen dan selalu menjaga hubungan
secara konsisten
7. Melayani semua pengunjung SR dengan baik

30
14.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB STOCK CONTROL
1. Memantau kebenaran pelaksanaan mutasi stock (penambahan dan
pengeluaran /penjualan barang persediaan) setiap hari baik yang menyangkut
barang baru maupun barang tarikan /sita jaminan.
2. Menyiapkan laporan mutasi dan saldo stock setiap dua hari/setiap minggu
/setiap bulan dan menyampaikan laporan stock tersebut melalui FA SPV
kepada OPSU Retail dan ditembuskan kepada Accounting.
3. Melakukan stock opname secara rutin di seluruh lokasi dimana fisik barang
berada dan menelusuri sampai tuntas apabila ditemukan adanya selisih.
( Pelaksanaan opname dapat melibatkan seluruh staf Accounting yang ada ).
4. Segera melakukan penelusuran bersama Warehouse SPV bila terjadi selisih
stock dan melaporkan hasilnya kepada FA SPV. Dalam hal terjadi pencurian
/manipulasi , maka harus juga segera disampaikan kepada Kepala Cabang.
5. Bersama-sama dengan FA SPV dan atau Kepala Cabang atau sendiri
melakukan sidak secara sampling terhadap stock barang baru/tarikan
(apabila tidak dilakukan sendiri, frekuensinya minimal seminggu sekali).
6. Melakukan pengecekan terhadap ketepatan waktu pencatatan keluar
/masuknya (bertambah /berkurangnya) barang di gudang, di bin card
maupun di kartu /buku stock gudang. Segera menyampaikan laporan kepada
FA SPV apabila terjadi ketidakdisiplinan Adm. Gudang dalam pencatatan
mutasi stock tersebut untuk diambil tindakan.
7. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh atasan

15. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB HELPER


1. Membantu aktivitas supir dalam pengiriman barang ke konsumen atau ke
Showroom.
2. Membantu memasukan barang ke gudang dan keluar gudang untuk segera
dikirimkan.
3. Membantu pengawasan keamanan barang yang ada di gudang maupun yang
keluar dari gudang.
4. Menandatangani kuitansi pengiriman barang ke konsumen.

16.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SURVEYOR

31
1. Melakukan kegiatan survey dan memberikan laporannya dalam waktu
maksimal 2 x 24 jam.
2. Melakukan survey langsung bertemu dengan
pemohon/pendamping/penjamin baik di rumah maupun tempat kerja untuk
menjelaskan pasal-pasal perjanjian kredit.
3. Mencari informasi data sekunder untuk memastikan calon konsumen
layak/tidak diberi kredit.
4. Menjelaskan dan menekankan pembayaran indoor kepada konsumen serta
tata cara dan keuntungan pembayaran indoor yang didapat oleh konsumen.
5. Mampu mempertanggung jawabkan hasil survey yang disampaikan dengan
memastikan data yang diterima asli adanya.
6. Melakukan Credit Commite Meeting untuk membahas hasil survey
setiap hari.
7. Meminta kelengkapan persyaratan dari konsumen yang berasal dari
showroom yang masih kurang, contoh : Kartu Keluarga (KK).
8. Mengikuti pertemuan dengan jajaran Marketing untuk peningkatan
mutu Map Order.
9. Memantau dan menuntaskan tunggakan angsuran 1 – 6 FPD6
maksimal 2,5%.
10. Menjaga sopan santun dalam menjalankan tugas menjaga kerahasiaan
data konsumen
11. Menyampaikan claim/komplain dari konsumen sehubungan dengan
kondisi/kualitas produk, hadiah, dan keluhan-keluhan lainnya serta
secara aktif membantu penyelesaiannya kepada atasan langsung atau
berkoordinasi dengan bagian penerimaan complain.
12. Memahami berbagai kebijakan survey dan collection, serta program-
program Credit A/R serta wajib untuk melaksanakannya.
13. Menjelaskan isi perjanjian kredit, meminta tanda tangan konsumen
pada pasal-pasal di perjanjian kredit dan meminta tanda tangan
konsumen (jika konsumen belum tanda tangan saat pengisian
aplikasi).
14. Menerapkan sistem dan prosedur dan peraturan perusahaan secara
tegas dan konsisten.

17.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KASIR PERANTARA

32
1. Melayani konsumen yang membayar angsuran, denda dan pembayaran
lainnya yang berhubungan dengan transaksi pembiayaan.
2. Mencetak kuitansi indoor atas pembayaran konsumen.
3. Bertanggung jawab atas seluruh uang atau giro atau cek yang diterimanya,
dan wajib melakukan cash opname secara harian dengan diawasi oleh
atasannya.
4. Melakukan cross check data pembayaran Customer.
5. Membuat slip setoran Bank dan melakukan penyetoran/transfer ke Bank
serta melampirkan bukti penyetoran/transfer Bank.
6. Membuat rekapitulasi penerimaan Kas setiap hari, mencocokan rekap kas
dengan kuitansi pembayaran, uang yang diterima dan
mempertanggungjawabkannya keatasannya, menyimpan copy-nya dan
mengirimkan ke Finance Departemen Keuangan setelah diperiksa oleh
Kepala Cabang.
7. Melakukan monitoring saldo bank secara harian.
8. Mencatat transaksi lain-lain yang telah mendapat persetujuan yang
berwenang.
9. Melakukan input penerimaan pembayaran pada sistem meliputi:
• Pembayaran angsuran Indoor ( ID ) dari konsumen
• Pembayaran angsuran Outdoor ( OD ) dari collector
• Transaksi Unknown (Transaksi yang tidak diketahui identitasnya)
• General payment ( diluar pembayaran angsuran ID ataupun OD)
10 Melakukan cetak Laporan Mutasi Kas dan menyerahkan ke ADM SPV
untuk dilakukan pemeriksaan dan tandatangan.
11 Merapikan dokumen transaksi dan distribusikan dokumen tersebut ke
Departemen Keuangan di Kantor Pusat serta lakukan filing dengan tetap
menerapkan tertib administrasi.

18.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SALES SPV


Bidang Penjualan :
1. Mencapai target penjualan.
2. Menyusun rencana untuk pengembangan dan peningkatan kinerja
showroom dan Grup Sales Executive

33
3. Menjabarkan / break down target penjualan kepada setiap Sales
Counter dan Sales Executive.
4. Memantau usaha-usaha penjualan Sales Counter dan Sales Executive
baik sewa beli maupun cash serta pemantauan dalam tunggakannya.
5. Memantau penjualan per kategori produk.
6. menjalankan program penjualan yang dibuat oleh Retail Head dalam
rangka peningkatan omzet penjualan.
7. Mengusulkan strategi-strategi penjualan dalam hal Price & Product
serta melakukan analisa terhadap kompetitor
8. Memberikan masukan kepada Retail Head tentang kiat dan strategi
peningkatan penjualan.
9. Meningkatkan produktivitas Sales Counter dan Sales Executive
melalui joint visit, konseling, pelatihan dan training
10. Menjalankan SOP sesuai bidangnya dan memastikan pemahaman
SOP dikuasai dengan baik oleh bawahannya.

Bidang Promotion :
1. Menjalankan Program Customer Satisfaction yang ada
2. Mengusulkan strategi – strategi promosi :
a. Below the line (pengajuan sarana promosi eksternal misal :
spanduk, umbul – umbul dan internal misal label harga, leaflet dll)
b. Above the line : pengajuan promosi via media elektronik dan
media cetak

Bidang Operation :
1. Membuat jadwal kebersihan dan Piket Sales Counter untuk buka dan
tutup showroom
2. Meningkatkan Traffic konsumen melalui program – program
perusahaan dan activity SR yang sudah ada
3. Menjaga performance showroom melalui implementasi program 5 S,
meliputi:
a. Seiton (Penataan), yaitu : penempatan item yang dibutuhkan dapat
dengan mudah terlihat oleh siapapun.
b. Seiso (Pembersihan), yaitu : menjaga kebersihan baik produk
maupun lingkungan showroom secara menyeluruh.

34
c. Seiketsu (Pemantapan), yaitu : selalu menjaga dan memperbaiki
proses dari Seiri, Seiton, dan Seiso.
d. Shitsuke (Pembiasaan), yaitu : melakukan sesuatu secara benar dan
diinternalisasikan menjadi kebiasaan
e. Seiri (Pemilahan), yaitu : dapat membedakan dengan jelas antara
sesuatu yang penting/mendesak dengan sesuatu yang tidak
penting/mendesak.

4. Menerima laporan, komplain, pertanyaan baik dari konsumen maupun calon


konsumen (khusus SR yang tidak memiliki CSMAO) untuk diteruskan ke
departemen terkait
5. Memberikan tugas – tugas lain ke Sales Counter yang menunjang operasional
perusahaan
Bidang HRD :
1. Melaksanakan proses perekrutan dan seleksi dari kebutuhan
tenaga sesuai dengan rencana yang ditetapkan, menentukan
penempatannya, mengusulkan surat pengangkatan dan pemberhentian.
2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi setiap Sales
Counter dan Sales Executive yang berada di bawah koordinasinya.
3. Memberikan pelatihan baik salesmanship, produk knowledge
maupun pelatihan lain yang dibutuhkan Sales Counter, untuk
peningkatan produktivitasnya.
4. Menjaga Performance dan Image Sales Counter dan Sales
Executive
5. Melakukan pembinaan dan motivasi kepada seluruh Sales
Counter dan Sales Executive dibawah pantauannya

Bidang Visual Merchandising :


1. Melakukan kontrol stock display product (saldo awal, barang
keluar – masuk, saldo akhir) di Shoow Room serta kelengkapannya
2. Melakukan standarisasi Visual Merchandising di shoowroom
3. Menyiapkan produk – produk display di ”centre point” sesuai
program merchandising dan kebutuhan SR

Bidang Keuangan :

35
1. Mengawasi dan mengendalikan biaya operasional showroom
sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
2. Membuat laporan penjualan dan biaya operasional showroom
secara periodik dan menyampaikan kepada atasan baik langsung
maupun tidak langsung.
3. Mengkoordinir dan bertanggungjawab terhadap penerimaan
pembayaran indoor, biaya administrasi/pendaftaran, termasuk
penerimaan NK (jika showroom tersebut tidak memiliki kasir
perantara) serta mencocokan antara data dengan fisik uang.
4. Mengkoordinir aktivitas transfer uang melalui bank ke Cabang
(jika showroom tersebut tidak memiliki kasir perantara)
5. Melakukan koordinasi penyiapan dan pengamanan terhadap
penyimpanan-penyimpanan dokumen penting
6. Mengkoordinir administrasi kepegawaian antara lain
pembagian insentif dan komisi Sales Counter.
7. Melakukan penyetoran uang aplikasi Map Order.

19.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KA SCC


1. Memastikan setiap barang yang selesai diperbaiki di Service Center dalam
kondisi baik (bekerja normal sesuai spesifikasi barang), bersih dan kondisinya
harus lebih baik dan/atau sama dengan saat diserahkan pada Service Center.
2. Memastikan bahwa semua peralatan/asset Service Center dalam posisi aman,
sewaktu meninggalkan Service Center.
3. Kepala Service Center bertanggung jawab secara operasional sehari-hari pada
KepalaCabang (tanggung jawab operasional).
4. Kepala Service Center bertanggung jawab total terhadap aktifitas pelayanan
purna jual Service Center kepada Manager NSQC Pusat (tanggung jawab
struktural).
5. Memantau hasil pelaksanaan Home Service serta menyusun laporannya.
6. Memberikan counseling dan pembinaan kepada Teknisi.
7. Mengelola ( administrasi ) pengadaan dan distribusi spare
parts untuk perbaikan barang di SCC

36
8. Mengkoordinir pembuatan laporan barang-barang yang rusak
(complain) dari teknisi di Cabang yang akan di laporkan ke kantor
Pusat.
9. Membantu dan memantau kecepatan perbaikan (Quick Repair)
dari SCC

20.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB COLL SPV


1. Melakukan penagihan atas pembayaran konsumen yang telah melewati jatuh
tempo yang tidak dapat ditangani oleh collector di rumah/ditempat kerja
konsumen di wilayah tunggakan 61 – 90 hari.
2. Melakukan monitoring pemberian surat peringatan PPA ( Perjanjian
Pembayaran Angsuran ) kepada konsumen yang menunggak oleh collector.
3. Menetapkan pemberian batas waktu janji bayar kepada konsumen dan juga
collector dengan tetap mengikuti ketentuan perusahaan dan berdasarkan
kondisi di lapangan.
4. Mempertanggungjawabkan hasil tagihan dan melaporkan hasilnya di
Collection Report dan menyerahkan kembali kuitansi yang tidak tertagih ke
Adm A/R.
5. Bertanggung jawab atas hasil tagihan dan menyerahkan hasil tagihan ke kasir
kas perantara untuk dilakukan validasi.
6. Melakukan briefing pagi/malam/komite untuk melaporkan hasil tagihan dan
masalah-masalah yang dihadapi di lapangan untuk dibahas bersama.
7. Melakukan penekanan kepada konsumen untuk melakukan pembayaran
indoor dan jika melakukan pembayaran outdoor, konsumen diharuskan
membayar biaya penagihan.
8. Merealisasikan kuitansi yang diterima dari Adm A/R berupa
hasil tagihan atau tarik barang.
9. Melakukan pelacakan terhadap barang yang dipindahtangankan/konsumen
yang pindah alamat.
10. Mengingatkan kembali terhadap konsumen mengenai pasal-pasal
Surat Perjanjian Sewa Beli yang menyangkut kewajiban konsumen
dan konsekuensinya.
11. Menyampaikan berbagai informasi terutama yang bersifat pelanggaran
terhadap kebijakan sewa beli (radius, profesi konsumen, konsumen

37
atas nama dll) yang bisa dipergunakan untuk peningkatan kualitas
survey.
12. Memberikan informasi kepada Adm A/R untuk setiap perubahan
informasi alamat konsumen atau informasi penting lainnya.
13. Membuat catatan penting sehubungan dengan kebiasaan bayar
konsumen (sejarah bayar konsumen).
14. Menyampaikan claim / komplain dari konsumen sehubungan dengan
kondisi/kualitas produk, hadiah, dan keluhan-keluhan lainnya serta
secara aktif membantu penyelesaiannya.
15. Menyampaikan berbagai informasi terutama yang bersifat pelanggaran
terhadap kebijakan pembiayaan (radius,profesi konsumen,konsumen
atas nama dll) yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas
survey.
16. Melakukan koordinasi dengan eksternal collector untuk proses
pelacakan konsumen dengan persetujuan MF Head.
17. Memahami berbagai kebijakan (policy) dan peraturan-peraturan Credit
AR, serta program-program bidang collection yang harus
dilaksanakannya

21.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SALES EXECUTIVE


1. Melaksanakan aktivitas penjualan sesuai dengan target yang telah ditentukan
2. Menyiapkan sales kit dan buku reporting sales
3. Mengikuti briefing harian pagi dan malam dalam rangka mendapatkan
pengarahan dalam kunjungan ke calon konsumen
4. Memelihara konsumen SPA ( Sudah Pernah Ambil ) dengan cara memberikan
kartu ucapan, menginformasikan program / produk produk terbaru, melakukan
kunjungan untuk dapat memelihara hubungan baik dengan konsumen SPA
agar dapat order baru / referensi
5. Membuat laporan harian (daily report) berdasarkan target yang disusun dalam
sales plan bulanan dan evaluasi dilakukan Mingguan ( weekly plan vs actual
report )
6. Melakukan kunjungan / prospect call minimal 15 kunjungan per hari
7. Membuat buku caln konsumen, konsumen dan selalu menjaga hubungan
secara konsisten

38
8. Memberi pelayanan pra, closing order, proses penjualan dan after sales
service

22.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ADM GUDANG


1. Melakukan pengeluaran SPB ( Surat Penerimaan Barang ) Gudang setiap ada
barang datang dari Gudang Pusat dan Supplier .
2. Mengeluarkan SPB internal setiap ada barang datang dari Outlet atau SR.
3. Melakukan pengeluaran NPB ( Nota Pengeluaran Barang ) Gudang untuk
setiap barang yang akan dikirim atau return ke Gudang Pusat.
4. Melakukan pengeluaran NPB internal untuk setiap barang yang akan dikirim
ke SR / Outlet / Pameran / Mini kios ( Miki ) dan lain – lain.
5. Melakukan pengeluaran NPB internal untuk SR jika SR tersebut mengajukan
permintaan barang akibat pembelian tunai oleh konsumen.
6. Melakukan pengeluaran SPB Sita / Tarikan untuk barang – barang tarikan
yang masuk.
7. Melakukan pengeluaran BPBK ( Bukti Pengeluaran Barang Konsumen )
untuk seluruh barang yang akan dikirimkan ke konsumen ( realisasi )
8. Melakukan pencatatan seluruh transaksi mutasi barang dalam kartu stock atau
buku stock.
9. Bertanggungjawab dan memonitor terhadap penerimaan uang pembayaran
first payment dari konsumen setelah melakukan pengiriman dan melakukan
penyetoran ke Kasir Perantara dan atau transer ke rekening Pusat.
10. Dalam menjalankan fungsinya sebagai user Oracle – Calisto :
a. Menginput shipment document maintenance /BPBK penjualan sewa beli
dan tunai shipping (penjualan tunai yang barangnya dikirim oleh Gudang )
b. Melakukan print out berita pengeluaran barang konsumen (BPBK)
penjualan sewa beli dan tunai shipping.
c. Menginput pemotongan / pengeluaran stock barang gudang (good issue)
penjualan sewa beli dan tunai shipping.
d. menginput status delivery order (do realization) penjualan sewa beli dan
tunai shipping.
e. Menginput barang yang diterima dari gudang pusat dan gudang wilayah
(transfer order receipt).
f. Menginput pengeluaran barang ke showroom (inventory issue transfer)
g. Menginput penerimaan barang dari showroom (inventory receipt transfer)

39
h. Menginput return barang ke pusat ( transfer order issue )
i. Menginput ke dalam sistem callisto jika ada penambahan mobil
pengiriman (transport vehicle maintenance)

23.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TEKNISI


1. Mengunjungi rumah konsumen untuk melakukan perbaikan/pengecekan
barang elektronik atau furniture (out door).
2. Melakukan perbaikan barang elektronik milik konsumen Columbia yang
ditarik ke kantor Cabang (indoor)
3. Mengunjungi showroom – showroom untuk melakukan perbaikan barang
elektronik milik showroom/cabang (barang display atau barang DST) di
wilayah Cabang.
4. Melakukan perbaikan barang-barang elektronik DST milik cabang yang
ditarik.
5. Melakukan tugas ke cabang-cabang di luar kota untuk men-support Teknisi
Cabang atas instruksi Asst. Manager SQC bila dipandang perlu.

24.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB COLLECTOR


1. Melakukan penagihan atas pembayaran konsumen yang telah jatuh tempo di
rumah/ditempat kerja konsumen sesuai dengan DPK/DPP.
2. Mempertanggungjawabkan hasil tagihan dan melaporkan hasilnya di
Collection Report dan menyerahkan kembali kuitansi yang tidak tertagih ke
Adm A/R.
3. Bertanggung jawab atas hasil tagihan dan menyerahkan hasil tagihan ke kasir
kas perantara untuk dilakukan validasi.
4. Melakukan pengecekan jumlah kuitansi yang diturunkan oleh Adm. A/R (yang
menunggak ≤ 2 bulan) dan disesuaikan dengan yang tercatat di DPK/DPP.
5. Melakukan evaluasi pagi/malam/komite untuk melaporkan hasil tagihan dan
masalah-masalah yang dihadapi di lapangan untuk dibahas bersama-sama.
6. alamat.
7. Mengingatkan kembali kepada konsumen mengenai pasal-pasal Surat
Perjanjian Sewa Beli yang menyangkut kewajiban konsumen dan
konsekuensinya.

40
8. Menyampaikan berbagai informasi terutama yang bersifat pelanggaran
terhadap kebijakan sewa beli (radius, profesi konsumen, konsumen atas
nama dll) yang bisa dipergunakan untuk peningkatan kualitas survei.
9. Memberikan informasi kepada Adm A/R untuk setiap perubahan
informasi alamat konsumen atau informasi penting lainnya.
10. Membuat catatan penting dalam buku pegangan pribadi sehubungan
dengan kebiasaan bayar konsumen (sejarah bayar konsumen).
11. Menyampaikan klaim/komplain dari konsumen sehubungan dengan
kondisi/kualitas produk, hadiah, dan keluhan-keluhan lainnya serta
secara aktif membantu penyelesaiannya.
12. Menyampaikan berbagai informasi terutama yang bersifat pelanggaran
terhadap kebijakan pembiayaan (radius,profesi konsumen,konsumen
atas nama dll) yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas
survey.
13. Memahami berbagai kebijakan (policy) dan peraturan-peraturan
bidang collection, serta program-program CAR yang harus
dilaksanakannya.

25.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DATA ENTRY


1. Melakukan Input MO Acc hasil Credit Commitee Meeting (CCM) dari Adm
Pos.
2. Melakukan Edit data Konsumen pada System apabila terjadi Kesalahan.
3. Melakukan Cross Check kelengkapan Dokumen untuk membuat DPM ke
Fakturisasi.
4. Melakukan Cross Check Status MO (Real atau Batal) pada sistem.
5. Melakukan Cross Check data konsumen pada system dan memasukkan status
SPA untuk Konsumen yang pernah melakukan transaksi sebelumnya.
6. Melakukan Print Out Dokumen Perjanjian.
7. Membuat Memo Disbursment yang telah disetujui oleh Adm. SPV
8. Menyerahkan MO batal ke Adm. Pos untuk dilakukan penyimpanan .
9. Memastikan kebenaran penggunaan User Previlage pada sistem untuk data
entry.
a. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya. Dalam
menjalankan fungsinya sebagai user system aplikasi Financore, melalui
menu :

41
b. Initiation, melakukan input data awal order
c. Assign Surveyor, melakukan input penunjukan surveyor
d. Data Entry & Survey, melakukan update/edit data yang telah diinput
sebelumnya
e. Recomendation, melengkapi data survey dan rekomendasi tentang
kelayakan Ordersecara System
f. Approval, melakukan pengambilan keputusan tentang disetujui atau
tidaknya orderyang telah diproses
g. Legal, Untuk memilih apakah transaksi akan menggunakan notaris atau
tidak
h. Check Document, Untuk dilakukan cek terhadap dokumen konsumen
yang harus dilampirkan dalam order
i. Printing, melakukan print Legal Dokumen
j. Final Check, melakukan cek terakhir terhadap order yang telah diproses
k. Return, melakukan pengeditan apabila terjadi kesalahan
l. Cancel, Untuk melakukan cancel apabila order pada tahap Final Check
dibatalkan olehKonsumen
Jika Adm Pos berhalangan masuk kerja, maka mengerjakan tugas staf admin
sebagai user callisto sebagai berikut :
1. Sebagai user Oracle – Calisto Menginput
map order di system callisto, yaitu :
a. Input customer master
b. Input customer finance initiation
c. Input sales order maintenance
d. Input purchase request
2. Sebagai user callisto yang berkaitan dengan fakturisasi, yaitu :
a. Menginput delivery order maintenance (perintah pengiriman barang)
b. Melakukan print out berita acara serah terima (BAST)
c. Melakukan print out kuitansi first payment.
d. Menginput faktur penjualan ( sales invoicing )

Tata Kerja
1. Untuk menjamin ketentuan pelaksanaan dan kegiatan dalam melaksanakan
tugasnya maka tiap pegawai dalam unit organisasi wajib melaksanakan dan

42
memelihara hubungan konsultasi dan kerjasama baik vertikal maupun horisontal
secara erat, serasi tanpa terlampau terikat formalitas, namun tetap
memperhatikan tata tertib administrasi dan disiplin kerja.
2. Apabila dipandang perlu, direksi dapat mengadakan rapat atau pertemuan
dengan perdepartemen dan staf lainnya untuk membahas secara menyeluruh
mengenai penyelenggaraan perusahaan.

43