Training Module Preview

Modul ini akan menyediakan: Pengenalan latar belakang Pendahuluan Proyek MS

Keuntungan menggunakan MS Pendahuluan Proyek dengan Bahaya menggunakan MS Project
Tips untuk menggunakan MS bahan Latar Belakang Proyek untuk proyek perencanaan Modul ini
dibangun sebagai yang pertama dari tiga blok di blok bangunan pendekatan.

Asumsi pertama dari setiap perencanaan proyek adalah bahwa tujuan proyek dan tugas yang
didefinisikan. Proyek MS menggunakan asumsi yang sama seperti perencanaan proyek secara
manual:
Semua tugas sudah berbeda mulai dan berakhir poin
Semua perkiraan dapat diturunkan secara matematis
Tugas harus dapat diatur dalam urutan yang didefinisikan yang menghasilkan hasil yang telah
ditetapkan
Seperti alat apapun, MS Proyek tidak dapat menentukan tujuan proyek, pengguna harus
melakukannya. MS Project adalah alat yang kuat yang dibangun di sekitar dasar PERT dan CPM
(Lihat PERT / CPM blok instruksi untuk mengkaji dasar-dasar jika istilah-istilah ini tidak familiar)
Berdasarkan perhitungan PERT dasar yang sama ditemukan pada tahun 1958
Berdasarkan perhitungan CPM dasar yang sama ditemukan pada tahun 1958
Menggabungkan penggunaan daftar Tugas WBS () format ditemukan pada tahun 1960-an.
A, program yang sangat visual belum checklist-intensif
Saldo pendekatan visual (bagan, grafik, dll) dengan pendekatan terstruktur logis (tugas dan
daftar sumber daya)
Program PM yang paling banyak digunakan karena:
Hal ini cukup umum dalam pendekatan
Sangat otomatis setelah dikonfigurasi; membutuhkan jumlah yang relatif rendah manipulasi
pengguna
Scalable - dapat digunakan untuk proyek-proyek kecil untuk besar
Sebuah pilihan biaya-efektif untuk pengguna kasual
Mudah digunakan teknik inti
teknik Advanced sangat kompleks, namun.
langkah-baik demi langkah-tutorial untuk pemula
Bagus kata kunci fungsi petunjuk dicari
Berdasarkan data entry - sekali dikonfigurasi, pengguna masuk data dan Proyek otomatis:
Menghitung setiap waktu dan biaya
Optimis, Pesimistis, Kemungkinan dan PERT-diharapkan
Mengidentifikasi Jalur Kritis, menghitung tanggal mulai akhir & awal, slack
Menghitung lengkap tentang tugas dan proyek% tingkat
Mengidentifikasi daerah-tasking lebih dari sumber daya
Menggambar lebar kisaran diagram dan grafik khusus untuk proyek
Membuat berbagai laporan khusus untuk proyek
SANGAT disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan user.
dan banyak, banyak lagi
Semua grafik, diagram, dan laporan yang dirancang untuk membantu manajer mengatur dan
melacak proyek
Semua datang dalam konfigurasi standar
Sebagian besar biasanya digunakan informasi
Termudah untuk membaca format
Semua juga disesuaikan untuk menampilkan data yang paling bermakna
Fleksibel dan dapat disesuaikan
Dirancang untuk meningkatkan komunikasi
Antara manajer dan pekerja
Antara manajer dan stakeholder
Sebuah alat yang baik untuk mengelola ekspektasi
Grafik, diagram, tabel dll dapat disimpan dalam berbagai format untuk digunakan:
Di web, di cetak, elektronik.
 Memudahkan kehilangan hubungan dengan proyek - sangat otomatis
Mengotomatiskan semua perhitungan
Dijadwalkan tanggal, biaya diproyeksikan tanggal, dll
Trek ketika sumber daya adalah over-dialokasikan namun tidak memberikan peringatan bila hal
itu terjadi
Konflik tidak ditampilkan secara intuitif
Akan "membiarkan" mendapatkan proyek di atas anggaran / over-waktu
Sebuah alat yang harus dipantau bila digunakan.
Tidak ada Fungsi Penilaian Risiko
Apakah tidak menghitung probabilitas penyelesaian
Kelemahan Kunci - info ini selalu diminta
Seorang manajer harus menghitung secara manual / dengan Excel
biaya menabrak / waktu tidak dihitung
Harus dihitung atas dasar tugas dan kemudian dibandingkan dengan baseline (atau dilakukan
secara manual)
Menganggap intervensi manual oleh Project Manager
Crash proyek secara manual dan simpan sebagai baseline baru
Proyek yang banyak dipengaruhi oleh metode Memperoleh Nilai (EVM) - khas Risk Assessment
bukan merupakan faktor dalam EVM.
Apalagi bekerja untuk pengguna dibandingkan dengan manual / perencanaan proyek MS
Excel
Apakah sebagian besar perhitungan yang diperlukan
Luas rentang grafik, tabel, laporan
Sangat dikustomisasi, sangat fleksibel
Membuat mengkomunikasikan status proyek lebih mudah - manajemen harapan.
Sangat otomatis - mudah kehilangan sentuhan
Tidak ada fungsi Penilaian Risiko
Harus dilakukan dalam MS Excel / manual
Berdasarkan PERT / CPM tetapi juga dipengaruhi oleh EVM
Berat oleh biaya proyek tugas /, bukan hanya penyelesaian
Tidak mempertimbangkan kemajuan tak berwujud yang umum dalam proyek-proyek Ilmu Sosial
Pengetahuan sebagai bagian dari proses, bukan hanya hasilnya
Kemajuan sebagai bagian dari proses penyelesaian tugas tidak hanya.
Tips menggunakan Ms Project
Mengetahui tujuan proyek sebelum memulai
Ketahui tugas yang diperlukan sebelum memulai
Identifikasi sumber daya sebelum mulai
Mengidentifikasi tugas hubungan sebelum memulai
Lihat sesering tutorial yang diperlukan
Lihat untuk membantu bagian sebanyak yang dibutuhkan
Simpan konfigurasi sesederhana mungkin
Hindari kehilangan kontak dengan proyek.
Proyek MS hanyalah alat-hal itu tidak membuat atau "memiliki" proyek - mencerminkan
data yang disediakan
Konfigurasi Semakin sederhana, semakin mudah data akan memahami, untuk semua yang
terlibat
Jika rencana tidak beres, mungkin tidak
Periksa sumber daya dan tugas tugas / hubungan
Periksa kendala dan dependensi
Carilah apa yang telah berubah dalam rencana dan ikuti petunjuk - perubahan yang tidak
disengaja kecil bisa mendatangkan malapetaka.

Apa itu proyek?

proyek adalah "sebuah upaya sementara dilakukan untuk menciptakan produk yang unik,
layanan, atau hasil." *
Operasi adalah pekerjaan dilakukan untuk mempertahankan bisnis.
Sebuah proyek berakhir ketika tujuan telah tercapai, atau proyek telah dihentikan.
Proyek tersebut dapat besar atau kecil dan memakan waktu pendek atau panjang untuk
menyelesaikan.

ATRIBUT PROYEK
Sebuah proyek:
Memiliki tujuan yang unik.
Apakah sementara.
Dikembangkan dengan menggunakan elaborasi progresif.
Memerlukan sumber daya, sering dari berbagai daerah.
Harus memiliki pelanggan utama atau sponsor.
Sponsor proyek biasanya memberikan arah dan pendanaan untuk proyek tersebut.
Melibatkan ketidakpastian.
Kendala TRIPLE
Setiap proyek dibatasi dalam cara yang berbeda oleh perusahaan:
Lingkup tujuan: Pekerjaan apa yang akan dilakukan?
tujuan Waktu: Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan?
Biaya tujuan: Apa yang harus biayanya?
Ini adalah tugas manajer proyek untuk menyeimbangkan tiga gol sering-bersaing.
GAMBAR 1-1. Kendala TRIPLE DARI PROYEK
MANAJEMEN

Sukses manajemen proyek berarti

memenuhi semua tiga gol (lingkup,
waktu, dan biaya) - dan memuaskan
sponsor proyek!

APAKAH MANAJEMEN PROYEK?

Manajemen proyek adalah "penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan
teknik untuk proyek kegiatan untuk memenuhi persyaratan proyek." *

PROYEK MANAJEMEN ALAT DAN TEKNIK

lat manajemen proyek dan teknik membantu manajer proyek dan tim mereka dalam berbagai
aspek manajemen proyek.

alat dan teknik khusus meliputi:

Proyek charter, pernyataan ruang lingkup, dan WBS (lingkup).
grafik Gantt, diagram jaringan, analisis jalur kritis, penjadwalan rantai kritis (waktu).
Perkiraan biaya dan manajemen yang diterima nilai (biaya).
PROSES MANAJEMEN PROYEK KELOMPOK
Proses adalah serangkaian tindakan diarahkan ke hasil tertentu.
Manajemen proyek dapat dipandang sebagai sejumlah proses saling terkait.
Kelompok-kelompok manajemen proyek proses meliputi:
Memulai proses
Proses perencanaan
Pelaksana proses
Monitoring dan pengendalian proses
Penutup proses
PROYEK Inisiasi
Memulai proyek termasuk pengakuan dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek.
Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisiasi, sementara yang lain termasuk item seperti
pengembangan kasus bisnis sebagai bagian dari inisiasi.
Tujuan utama adalah untuk secara formal memilih dan memulai proyek.
output utama meliputi:
Menetapkan manajer proyek.
Mengidentifikasi stakeholder kunci.
Menyelesaikan kasus bisnis.
Menyelesaikan proyek dan mendapatkan piagam tanda tangan di atasnya.
PERENCANAAN PROYEK
ujuan utama dari perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi.
Setiap wilayah pengetahuan meliputi perencanaan informasi (lihat Tabel 3-5 pada halaman 87-
89).
Kunci keluaran termasuk dalam proyek JWD meliputi:
Sebuah kontrak tim.
Sebuah pernyataan ruang lingkup.
Sebuah rincian struktur kerja (WBS).
Sebuah jadwal proyek, dalam bentuk grafik Gantt dengan semua dependensi dan sumber daya
masuk.
Daftar prioritas risiko (bagian dari risk register).

PROYEK Pelaksana
Proyek eksekusi biasanya membutuhkan waktu paling dan sumber daya.
manajer proyek harus menggunakan keterampilan kepemimpinan mereka untuk menangani
berbagai tantangan yang terjadi selama pelaksanaan proyek.
Tabel 3-9 pada halaman 99 daftar melaksanakan proses dan output. Banyak proyek sponsor dan
pelanggan fokus pada kiriman yang berkaitan dengan memberikan produk, jasa, atau hasil yang
diinginkan dari proyek tersebut.
Sebuah laporan tonggak (lihat contoh pada halaman 100) dapat tetap fokus pada menyelesaikan
tonggak utama.

PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK

Melibatkan mengukur kemajuan menuju tujuan proyek, pemantauan penyimpangan dari rencana
tersebut, dan mengambil tindakan korektif untuk mencocokkan kemajuan dengan rencana.
Mempengaruhi semua kelompok proses lain dan terjadi pada semua fase siklus hidup proyek.
Hasil mencakup laporan kinerja, meminta perubahan, dan pembaruan berbagai rencana.

PROYEK PENUTUP
Melibatkan mendapatkan stakeholder dan penerimaan pelanggan produk akhir dan jasa.
Bahkan jika proyek tidak diselesaikan, mereka harus secara resmi ditutup dalam rangka
merefleksikan apa yang dapat dipelajari untuk meningkatkan proyek-proyek masa depan.
Keluaran termasuk arsip proyek dan pelajaran yang diperoleh, yang merupakan bagian dari aset
proses organisasi.
Sebagian besar proyek juga termasuk laporan akhir dan presentasi kepada sponsor atau
manajemen senior.