Selamat datang di pelatihan

ISO 9000 : 2000 Series

Auditor / Lead Auditor

Certification No. A17047

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 1
 PERKENALAN
Note: Halaman ini ada di bab 1 buku manual anda dengan
lembar kosong untuk menulis catatan
Latihan 1
•Silakan berkenalan dengan teman di samping anda selama 5 menit (bila
memungkinkan rekan yang belum anda kenal)
•Tanyakan
– Siapakah mereka
– Darimana mereka berasal
– Apa harapan mereka dalam mengikuti pelatihan
– Apa yang mereka ketahui mengenai standar ISO seri 9000
– Berapa banyak audit yang telah dilakukan
– Hal menarik lainnya – olah raga, hobi, keluarga, (claim to fame), etc.
•Perkenalkan rekan di samping anda kepada kelas
NB Please also fill out your name card in felt pen – only need first name

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 2
 Selamat datang di pelatihan
ISO 9000 : 2000 Series
Auditor / Lead Auditor

Certification No. A17047

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 3
 TUJUAN PELATIHAN
Di akhir pelatihan peserta diharapkan dapat :

• Menjelaskan tujuan sistem manajemen mutu

• menjelaskan 8 prinsip manajemen mutu
• Memahami:
– ISO 9000
– ISO 9001
– ISO 9004
– ISO 19011

• Menjelaskan peran/ tanggung jawab seorang auditor

dan lead auditor
• Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan audit
dengan efektif
LA
• melaksanakan aktifitas tindak-lanjut
Issue 9.2
Sec1 Slide No: 4
 STRUKTUR PELATIHAN
• 5 hari pelatihan
• Metodenya adalah Teori – latihan tertulis – dan
praktek
• Minimum 70% adalah praktek
• Fokus pelatihan terletak pada Live Audit
• Pelatihan mengikuti siklus audit
• Menggunakan metode belajar cepat :
– Peserta ikut mengalami sesuatu yang telah diajarkan
– Peserta merefleksikan apa yang telah dilakukan
– Peserta mengidentifikasi kelemahan pada setiap area
• Tersedia lembar evaluasi pelatihan di akhir bab
untuk menuliskan pendapat anda.
• Peserta dipersilahkan untuk mengajukan pendapat.
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 5
 KRITERIA KELULUSAN PELATIHAN
Untuk lulus dalam pelatihan ini, peserta harus :
• Peserta harus mengikuti pelatihan secara
utuh
• Lulus penilaian selama interaksi dalam kelas
(berdasarkan prinsip-prinsip yang tercantum
pada halaman 3)
• Lulus ujian pada hari ke-5 Pera Neville
Clarke
(pedoman dan contoh ujian akan Successful
Completion
didiskusikan pada hari ke-2) of Course

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 6
 SEKILAS MENGENAI AUDIT MUTU
DAN KEGIATAN AUDIT

Bab 2

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 7
 Apakah audit mutu itu ?

• „Suatu proses yang sistematis,

independen dan
terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara
obyektif untuk menentukan
sejauh mana kriteria audit
dipenuhi‟

Definisi dari ISO 9000 : 2000

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 8
 Tipe--tipe audit dan alasan-
Tipe alasan-alasan
melakukan audit

1st Party Organisasi anda

3rd Party Badan sertifikasi

Subcontractor
2nd
atau pemasok
Party

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 9
 STANDAR--STANDAR MUTU
STANDAR

Bab 3

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 10
 Apakah ISO 9000 itu?

• Konsensus internasional mengenai

praktek manajemen yang baik
• Mampu secara berulang memenuhi
persyaratan pelanggan
• Disarikan menjadi persyaratan
standar
• Meliputi organisasi apapun- baik
ukuran, industri ataupun budaya

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 11
 Seri ISO 9000
• ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu:
Dasar/ Konsep dan Kosa-kata
• ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu:
Persyaratan
• ISO 9004 Sistem Manajemen Mutu:
Pedoman untuk peningkatan kinerja
• ISO 19011 Pedoman untuk audit sistem mutu dan
lingkungan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 12
 Sekilas mengenai ISO 9000

• Meliputi konsep-konsep dan kosakata

• Secara garis besar berisi pendekatan dalam implementasi,

perawatan, pengembangan dan peningkatan sebuah sistem
manajemen mutu

• Memuat 8 pendekatan implementasi SMM

• Memuat 8 prinsip SMM untuk sukses

• Mempertimbangkan pihak terkait ( interested parties )

• Berhubungan dengan Excellence Models Criteria

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 13
 Sekilas mengenai ISO 9001
• Menjelaskan persyaratan-persyaratan untuk
sistem manajemen mutu
• Tujuannya untuk „meningkatkan kepuasan
pelanggan melalui penerapan sistem yang
efektif‟
• Memuat „Peningkatan yang berkesinambungan‟
• Menggunakan kerangka logika dari sekumpulan
proses yang saling terhubung
• Berkonsentrasi pada „apa‟ dan „mengapa‟
bukannya „bagaimana‟
• Menunjukkan model proses untuk sebuah sistem
manajemen mutu
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 14
 Sekilas mengenai ISO 9004

• Adalah sebuah pedoman standar („sebaiknya‟ bukan

„harus‟)
• ISO 9001 & ISO 9004 dikenal sebagai „sebuah pasangan
yang konsisten‟
• Memiliki struktur klausul yang sama dengan ISO 9001
• Dirancang untuk mendukung peningkatan sistem
• Mencakup kebutuhan-kebutuhan pihak terkait
• ISO 9001 text in frames

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 15
 ISO 19011
• Standar audit mutu dan lingkungan digabungkan dalam
ISO 19011
• Mencakup prinsip-prinsip dalam kegiatan audit
• Mencakup manajemen perencanaan audit
• Mencakup pedoman kompetensi auditor
• Meliputi audit internal maupun eksternal
• Merupakan pedoman standar yang menyatakan
„sebaiknya‟ bukan „harus‟
• Pelatihan audit Neville Clarke dirancang dengan
menggunakan prinsip ini

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 16
 Model ISO 9001 : 2000 Berlandaskan Proses
CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Customers Customers
Management
responsibility

Resource Measurement,
management analysis, Satisfaction
improvement

Requirements Input Product Product

Output
realization

Key
Value adding activities
Information flow

LA
Sec1
Issue 9.2
Slide No: 17 Fig. 1 Model of a Process-Based Management System
 Apakah mutu itu ?
Arti klasik Arti yang akrab ke pemakai
‘Tingkatan yang sangat ‘Keserasian terhadap tujuan’
baik’ atau
‘memenuhi kepuasan
pelanggan’
Untuk
kualitas Definisi menurut
tinggi ? ISO 9000 : 2000
Derajat dimana seperangkat
karakteristik memenuhi
persyaratan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 18
 Mengapa Sistem Manajemen Mutu
dianggap penting?

• Kepuasan pelanggan
• Biaya karena kinerja yang
buruk
• Mengulang bisnis
• Meningkatkan profit
• Meningkatkan efektifitas
• Konsisten

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 19
 Sertifikasi

• Pihak ketiga memastikan organisasi-

• Mempunyai sistem yang direncanakan untuk
memenuhi persyaratan ISO 9001
• Mengikuti apa yang sudah direncanakan
• Memungkinkan pelanggan untuk percaya diri
dalam organisasi tanpa perlu pemeriksaan lagi
Certificated
to
ISO 9001

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 20
 Akreditasi

Hirarki

Badan Akreditasi e.g. UKAS

Akreditasi

Badan Sertifikasi e.g. BSI, DNV or BVQI

Sertifikasi

Perusahaan ISO 9001 e.g. Bloggs and Co.

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 21
 8 Prinsip manajemen Mutu

• Berfokus pada pelanggan

• Kepemimpinan
• Keterlibatan karyawan
• Pendekatan proses
• Pendekatan sistem ke manajemen
• Peningkatan berkelanjutan
• Pendekatan berdasarkan fakta untuk pengambilan
keputusan
• Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 22
 PERSIAPAN AUDIT

Bab 4

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 23
 Komunikasi sebelum audit

Bisa salah satu di bawah ini :

• Kunjungan Pre-Audit (pilihan yang lebih disukai)
• Surat
• Telpon atau fax
• Email
• Video-conferencing

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 24
 Agenda umum kunjungan pre-
pre-audit
• Bertemu dengan para peran
kunci
• Menjelaskan proses
• Menjawab pertanyaan
• Konfirmasi ruang lingkup
• Konfirmasi tanggal / rincian /
kompetensi yang dibutuhkan
• Lakukan tur di area kerja
• Membuat garis besar rencana
• Memeriksa dengan daftar
perencanaan (copy daftar ini di
akhir sesi)

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 25
 Menetapkan Ukuran tim, Durasi, tanggal dan
Standar--standar yang terlibat
Standar
Ukuran Tim dan Durasi
tergantung pada:
1. Ukuran, kompleksitas
perusahaan
2. Pedoman yang diterbitkan
untuk jumlah hari kerja
3. Waktu yang tersedia
4. Tujuan audit

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 26
 Ruang Lingkup Audit

• Ruang lingkup audit adalah

„jendela toko‟ dari organisasi
dan digunakan baik oleh auditor
maupun auditee seperti yang
terdefinisi dan dicakup dalam
sertifikat
(Menjelaskan tingkat dan
batasan-batasan audit seperti
lokasi fisik, unit organisasi,
aktivitas dan proses yang akan
diaudit).

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 27
 Ruang Lingkup Audit V Ruang Lingkup 9001

• Ruang lingkup audit bisa lebih besar

daripada ruang lingkup 9001 Audit Scope

• Keamanan Security H&S Ethical

• Kesehatan dan Keselamatan

• Lingkungan
• Peraturan dan persyaratan sektoral
• Etika
• Ruang Lingkup Audit bisa lebih kecil
- Lihat keterangan pada „pengecualian‟
di halaman berikutnya

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 28
 Pengecualian (Klausul 1.2 ISO 9001)

• Tidak boleh mempengaruhi kemampuan

perusahaan untuk memenuhi persyaratan
• Hanya berlaku untuk klausul ke- 7 dari
standar ISO 9001 NO ENTRY
(realisasi produk)–bukan klausul 4,5,6 &
8
• Contoh umum yang dikecualikan adalah
desain dimana organisasi tidak
melakukan kegiatan desain

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 29
 Sistem Mutu terdokumentasi dan
Tinjauan dokumentasi

Bab 5

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 30
 Sistem Mutu Terdokumentasi
• Harus membantu perusahaan
• Dokumen-dokumen yang harus digunakan
• Harus mencerminkan apa yang dilakukan perusahaan, bukan
apa yang ingin dilihat oleh auditor
• Harus diingat
• Tingkat dokumentasi yang berkaitan dengan keahlian/
pelatihan
• Lebih sulit menulis prosedur yang pendek
daripada yang panjang
• Dapat menggunakan diagram alur
• Sistem harus koheren dan kohesif

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 31
 Fleksibilitas dokumentasi dalam
ISO 9001
• Mengetahui bahwa kompleksitas dokumentasi
bergantung pada kompleksitas bisnis (klausul 4.2.1 ISO
9001)
• Penulisan prosedur / dokumen bisa dalam bentuk media
apapun
• Dokumentasi bertujuan untuk
• „Menggerakkkan‟ model proses
• Memastikan kepuasan pelanggan
• Ditingkatkan terus-menerus
• Mengijinkan pengecualian
• Hanya ada 6 prosedur wajib
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 32
 Sistem Mutu Terdokumentasi

Dapat berupa:
• Sebuah Manual Mutu
• Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja
• Sistem yang terdiri dari banyak lapisan, e.g. QM
Corporate, QM National dan QM Plant
• Elektronik, e.g. Intranet
• Sistem dokumen yang tersebar namun koheren
• Proses berdasarkan sistem yang mengalir dan
terencana. Jumlah prosedur, instruksi yang
sedikit

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 33
 Dokumen versus Rekaman
Dokumen
• Berisi keterangan mengenai bagaimana melakukan sesuatu
• Bisa dalam bentuk media apapun e.g. kertas, magnetik,
elektronik atau optis
• Contoh, bisa berupa drawing, prosedur atau standar

Rekaman
• Pernyataan mengenai hasil yang dicapai
• Bukti bahwa kegiatan telah dilakukan
• Contoh-contoh yang dapat menunjukkan bukti kemampuan
telusur, verifikasi atau tindakan perbaikan
• Berisi informasi mengenai sesuatu yang telah dilakukan.

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 34
 Contoh Dokumentasi Sistem Mutu

Manual Mutu
Kebijakan / Peta
Proses

Prosedur Operasi “Apa yang dilakukan,

Siapa melakukan dan
Kapan"
Dokumen Pendukung
e.g. Instruksi Kerja
Daftar Periksa
“Bagaimana
Gambar dilakukan"
Petunjuk Pelaksanaan

NB: Tingkat ke-

ke-4 bisa berupa „Rekaman Mutu‟
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 35
 Mengapa melakukan tinjauan
dokumen?
• Untuk memastikan kesesuaian dengan standar
• Untuk membantu melakukan audit berdasarkan proses
dengan mengidentifikasi
– Proses Bisnis ISO Manual
Clause Page No.
– Interface dan jejak audit
............. .............
– Sistem pengukuran dan kendali ............. .............
............ .............
• Untuk mendeteksi ketidaksesuaian potensial
• Untuk membantu perencanaan audit
• Untuk menghemat waktu audit, (sebaiknya),dan
merupakan salah satu persyaratan dalam ISO 19011
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 36
 Bagaimana Melakukan Tinjauan Dokumen

• Mengumpulkan seluruh sistem

mutu yang terdokumentasi untuk
level atas
• Jika mungkin dapatkan Peta Bisnis
Proses
• Periksa apakah persyaratan
dokumentasi yang diminta oleh
standar telah terpenuhi
• Membuat laporan resmi, jika
diperlukan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 37
 Selamat datang di hari ke-2
Tinjauan hasil kerja Live Auditor – Sore 1
• Rencana Audit, Bab 6
Tinjauan hari pertama
• Apa perbedaan antara Audit pihak pertama, kedua
dan ketiga ?
• Apa karakteristik dari seorang auditor yang ideal ?
• Standar apa saja yang merupakan seri ISO 9000 ?
• Sebutkan definisi yang baik untuk “Mutu”?
• Apa yang dicakup dalam ruang lingkup audit?
• Mengapa kita melakukan pre-audit, dan apa
agendanya ?
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 38
 Rencana Audit
• Rincian mengenai siapa melihat apa dan kapan
• Harus „mengikuti alur proses‟
• Mengijinkan perusahaan untuk mengetahui
apa yang direncanakan, (harus disetujui
terlebih dahulu oleh perusahaan)
• Efisien dalam penggunaan waktu Audit
Plan
• Harus fleksibel
• Jangan membatasi audit
• Persyaratan pada ISO 19011
• Harus mengikuti „proses‟ dan „peta proses‟
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 39
 Masukan--masukan dalam membuat
Masukan
rencana audit
• „Peta Proses Bisnis‟
• Hasil tinjauan DQS
• Ukuran Tim dan Keahlian
• Denah Area Kerja
• Persyaratan dalam standar
• Waktu yang tersedia
• Rencana audit sebelumnya
• Alur audit

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 40
 Alur Audit umum ( Material )
Contoh Alur

• Evaluasi Pemasok
• Penerbitan order
pembelian
• Penerimaan barang
• Penyimpanan
• Pengelompokkan
barang

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 41
 DAFTAR PERIKSA

Bab 7

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 42
 Daftar Periksa
• Memuat catatan penting
• Ringkas
• Harus mengikuti „Alur Proses‟
Check-list
• Hindari lembaran yang tebal What?
Where?
• Jangan mengambil alih audit
When?
• Pisahkan daftar periksa berdasarkan area Why?
How?
• Berguna untuk auditor baru Who?

• Dapat disesuaikan terus menerus

• Membantu dalam pengaturan waktu
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 43
 Apa Kebutuhannya ?

• Memastikan kedalaman
dan kesinambungan audit
• Meliputi semua aspek-
aspek terkait
• Memberikan kerangka
interview
• Membantu jika menemui
jalan buntu
• Lebih profesional

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 44
 Sumber--sumber untuk daftar periksa
Sumber

• ISO 9001
• DQS perusahaan
• Masalah klasik atau yang umum diketahui
• Kumpulan ide dari auditor yang lain
• Pengetahuan tentang industri
• Daftar periksa sebelumnya

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 45
 MEETING PEMBUKAAN

Bab 8

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 46
 Meeting Pembukaan

• Mendapatkan wewenang dari pimpinan puncak untuk

pelaksanaan audit
• Should help to obtain top management “buy in”
• Memperlihatkan keterbukaan
• Auditor dapat
• Menjelaskan proses
• Menyatakan harapannya
• Mengkonfirmasi rencana
• Menjawab pertanyaaan
• Mendapatkan kerja sama

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 47
 Peran Pendamping

• Menuntun Auditor ke mana dia akan pergi

• Memperkenalkan auditor ke auditee
• Bertindak sebagai saksi
• Menyelesaikan permasalahan
• Meluruskan jawaban
• Memastikan persyaratan keselamatan dan keamanan
telah diketahui

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 48
 Audit Berdasarkan Proses

Bab 9

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 49
 Apakah proses itu ?
• Suatu aktivitas yang menerima masukan dan mengubahnya menjadi keluaran
• Sebuah SMM akan mempunyai jaringan dengan proses-proses yang saling
terhubung
• Keluaran dari satu proses dapat menjadi masukan untuk proses yang lain
• Pengukuran dapat dilakukan di semua bagian, contoh : input & output
• Membutuhkan sasaran dan pengukuran proses

Sebuah proses
sederhana
Umpan Balik

Pengukuran
Input Pengukuran
Proses
Output

• Setiap tahapan dapat dilihat sebagai „Transisi nilai tambah‟

• Semua proses, dengan alirannya, membentuk sebuah peta proses bisnis
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 50
 Sekilas mengenai pendekatan proses
& dan bagaimana penerapannya dalam audit
Auditor perlu untuk :
• Melihat sistem manajemen sebagai proses secara
keseluruhan
• Melihat bagaimana permintaan pelanggan dipenuhi
• Melihat sistem
• Masukan
• Keluaran (& pengukuran kinerja)
• Hubungan
• Melihat kebutuhan bisnis, kebijakan mutu dan mutu
• Melihat adanya peningkatan yang berkesinambungan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 51
 Organisasi manufaktur sederhana –
Contoh „Peta Proses Bisnis‟
Customer Order (QMS Principle (e) )

Sales
Marketing
Review &
Quality
Improvement

Production
Planning
Design Document
Control

Inspection &
Sub-Contractor
Testing Manufacturing
Stores Purchasing Assessment

Human
Calibration
Dispatch Training Resources
Functions

Customer After Sales

Satisfaction Service
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 52
 Penjabaran Sasaran & Pengukuran

Quality Policy
Tertinggi, dan jangka panjang, tujuan bisnis

Keseluruhan target dan strategi bisnis

Measures

Quality Objectives
Sasaran ditetapkan dan dapat diukur untuk bisnis

Divisional Objectives
Objectives

Process Objectives
Department Objectives

Product Objectives

Individual Objectives

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 53
 Model ISO 9000:2000 berdasarkan proses
CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Customers Customers
Management
responsibility

Resource Measurement,
management analysis, Satisfaction
improvement

Requirements Input Product Product

Output
realization

Key
Value adding activities
Information flow

LA Issue 9.2
Gbr.
. 1 Model dari sebuah sistem manajemen berdasarkan proses
Sec1 Slide No: 54
 Selamat Datang di hari ke-
ke-3
Tinjauan tugas Live Audit, Sore 2
• Tinjauan hari ke-2
• Mengapa kita melakukan audit sistem/ dokumen ?
• Untuk apa rencana audit itu dibuat ?
• Apa tujuan membuat daftar periksa ?
• Apa tujuan dari meeting pembukaan, dan apa saja
yang musti dicakup ?
• Apa yang dimaksud dengan sistem berdasarkan
proses ?
Bab 10, Melakukan Audit
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 55
 Ringkasan tugas team leader
Harus dapat :
• Merencanakan audit & menggunakan sumber daya yang ada
secara efektif
• Mewakili tim audit – dalam berkomunikasi dengan auditee
• mengatur & mengarahkan tim audit
• Memberikan arahan / petunjuk kepada auditor yang masih dalam
masa latihan
• Membimbing tim untuk mencapai kesimpulan
• Mencegah / menyelesaikan masalah
• Mempersiapkan laporan audit

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 56
 Ringkasan Auditor Sistem Manajemen Mutu

Harus mempunyai pengetahuan & keahlian dalam

• Peristilahan mutu
• Prinsip manajemen Mutu
• Alat bantu manajemen mutu
• Istilah-istilah khusus pada
sektor industri yang diaudit
• Karakteristik teknis pada proses/ produk / jasa

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 57
 Seperangkat alat bantu Auditor

•Clipboard
•Log Book
•Salinan dari standar
•Daftar Periksa
•Formulir Laporan
•Rencana Audit
•Catat
• Kemungkinan ketidaksesuaian
• Observasi
• Informasi yang disajikan kemudian
• Hal-hal yang perlu ditindak lanjuti
• Ide-ide peningkatan
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 58
 Tur keliling area kerja
• Hanya dilaksanakan bila diperlukan
• Auditor dapat menangkap gambaran dari perusahaan / sistem
• Ketidaksesuaian yang terlihat bisa ditangkap
• Auditor dapat melihat apakah rencana audit realistis

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 59
 Sumber--sumber Informasi
Sumber

• Wawancara
• Mengamati aktivitas
• Dokumen
• Catatan
• Ringkasan / analisa data
• Laporan, contoh : umpan balik pelanggan
• Database dan / atau website

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 60
 Proses Wawancara
1. Menentukan individu yang akan diaudit
2. Memperkenalkan diri anda sendiri
3. Menjelaskan mengapa anda berada di situ
4. Tanyakan pertanyaan terbuka
5. Tanyakan pertanyaan secara rinci
6. Lakukan „mohon tunjukkan ke saya‟
7. Periksa fakta yang ada dan buat catatan
8. Berterima kasih kepada auditee
9. Tentukan auditee berikutnya sesuai dengan alur audit

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 61
 Segitiga Audit

Pertanyaan
(Tanyakan apa yang meraka lakukan)

Pengamatan Periksa
(Lihat apa yang sebenarnya (Apa yang diminta prosedur untuk mereka lakukan)
mereka lakukan)

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 62
 Bertanya - „Corong Penyaring‟
• Pertanyaan terbuka
• Membuat auditee berbicara
dengan bebas
• Gunakan Apa, Dimana, Apa yang anda
Kapan, Mengapa, bagaimana lakukan ?
dan siapa?
• Pertanyaan periksa
• Menindak lanjuti atau fokus Bagaimana
terhadap sesuatu yang lebih dengan ini ?
rinci
• Pertanyaan tertutup
Apakah benar
• Gunakan bila kita bahwa ...?
menginginkan jawaban „ya‟
LA
atau „tidak‟
Issue 9.2
Sec1 Slide No: 63
 Pengambilan contoh untuk auditor

• Pengambilan contoh tidak

penting secara statistik
• Pilih contoh, seperti:
– Order pembelian
– Desain kemasan produk
• Ikuti alur audit, gunakan contoh
untuk memberikan anda bukti
dari kesesuaian terhadap
standar

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 64
 Auditor Seharusnya
• Hindari mencari-cari kesalahan
• Perhatikan juga poin-poin positif
• Tepat waktu
• Melaksanakan seluruh tugas
• Hindari perdebatan
• Mengaudit berdasarkan spesifikasi
• Hargai kerahasiaan di semua tingkatan
• Mengaudit sistem bukan individu
• Peka terhadap kebiasaan setempat
• Patuhi aturan/ regulasi dari auditee
• Lihat prosesnya
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 65
 Sikap Interpersonal
• Pasif
• Tegas
• Agresif
• Express your needs, wants,
views and feelings
• Stand up for your rights
• Direct and honest
• Respect rights of others
• Work towards satisfying all parties

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 66
 Berikan kemudahan
• Cari tempat terbaik untuk melakukan wawancara
• Senyum bila diperlukan
• Hindari penghalang, contoh : berseberangan meja
• Usahakan posisi fisik sama tinggi dengan auditee
• Tegas
• Jangan melanggar area pribadi
• Berbicara dengan jelas dan santun
• Selingi dengan humor pada saat yang tepat
• Berperilaku kalem, tenang dan obyektif

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 67
 Umpan Balik dari Auditor

• Mengangguk bila perlu

• Menunjukkan perhatian
• Sekali-kali mengulang apa
yang mereka katakan
• Secara halus mengarahkan
mereka
• Ciptakan pertanyaan dari
apa yang mereka ceritakan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 68
 Menyepakati Ketidaksesuaian
Bisa dilakukan dalam 2 tahap :
1) Diakui bersama guide sebagai fakta
2) Menyepakati fakta sebagai ketidak-sesuaian

Bisa dilakukan:
• Saat ditemukan
• Di akhir audit
• Di tinjauan reguler tim audit (disarankan)

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 69
 Tinjauan Tim

• Memantau/ merevisi rencana audit

• Memastikan semua area perusahaan telah tercakup
• Memastikan semua aspek standar telah di-identifikasi
• Tukar informasi
• Fokuskan pada area-area yang bermasalah
• Utarakan permasalahan
• Mencapai kesepakatan dalam temuan audit
beserta kesimpulannya
• Diskusikan tindakan audit selanjutnya

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 70
 Rapat umpan balik klien
• Dilaksanakan bila audit lebih dari 1 hari
• Informasikan ke organisasi mengenai:
• Ketidaksesuaian
• Perkembangan audit ( kesesuaian
dengan rencana audit )
• Area yang berpotensi untuk
bermasalah
• Kendala-kendala teknis yang
dihadapi
• Informasi-informasi lain yang
dibutuhkan
• Organisasi bisa mulai memikirkan
rencana tindakan perbaikan
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 71
 Pelaporan dan Penentuan Tingkat Temuan

Bab 11

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 72
 Ketidaksesuaian Harus
• Berdasarkan fakta/ obyektif
• Jelas dan ringkas
• Memberikan nomor klausul dari Standard Mutu /
Dokumen perusahaan
• Dapat ditemukan oleh auditor yang lain
• Mendefinisikan contoh nyata – Bukti obyektif
• Diberi identitas unik
• Dikategorikan (contoh : minor/major) jika audit dilakukan
sebagai pihak ketiga
• Diketahui/ ditandatangani oleh perusahaan
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 73
 Kategori Ketidaksesuaian

Minor
Suatu kegagalan untuk memenuhi salah satu
persyaratan dari sub-klausul ISO 9001 atau
suatu penyelewengan yang terjadi dalam
implementasi satu persyaratan dari prosedur
sistem manajemen mutu perusahaan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 74
 Kategori Ketidaksesuaian

Mayor
Tidak ada atau kegagalan total suatu proses untuk
memenuhi persyaratan dari sub-klausul ISO 9001
secara lengkap, menyebabkan kerugian atau
berpotensi merugikan bagi kepuasan pelanggan
atas produk. Beberapa ketidaksesuaian minor atas
sub-klausul ISO 9001 yang terjadi pada saat
bersamaan mengurangi efektivitas proses secara
luas sehingga menyebabkan kerugian atau
berpotensi merugikan bagi kepuasan pelanggan
dapat menjadi ketidaksesuaian mayor.

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 75
 Laporan Audit
Menurut ISO 19011 mencakup :
• Identifikasi klien dan organisasi yang diaudit
• Sasaran, ruang lingkup dan rencana audit
• Kriteria audit
• Tanggal dan tempat audit
• Temuan-temuan audit
• Identifikasi auditee / pendamping
• Identifikasi tim audit
• Kesimpulan proses audit
• Kerahasiaan pernyataan
• Distribusi laporan
• Bukti obyektif yang ditemukan selama audit
• Rencana tindakan yang disepakati
• Opini-opini yang belum terselesaikan
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 76
 Observasi

• Dapat menuju ke arah

ketidaksesuaian
• Persyaratan kesehatan/
keselamatan kerja
• Jika diperbolehkan, rekomendasi
• Merupakan kesempatan istimewa
untuk menginformasikan aspek-
aspek positif
• Peluang untuk peningkatan
• Tindakan pencegahan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 77
 Memberikan Saran
Jika diperbolehkan, lakukan juga
Auditor pihak ketiga jangan pernah
menyarankan bagaimana mengatasi
ketidak-sesuaian dimana bila tidak bisa
menyebabkan :
• Kerahasiaan (dari perusahaan lain)
bocor
– Dapat mengakibatkan konflik
kepentingan
– Jika salah, dapat mengakibatkan
pelanggaran hukum
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 78
 Rapat Penutupan

Bab 12

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 79
 Tujuan Rapat Penutupan
• Untuk memberikan ringkasan dan kesimpulan secara
berimbang
• Untuk menyatakan ketidaksesuaian dan observasi
• Untuk menyelesaikan kesalahan teknis /
kesalahpahaman
• Rekomendasi
• Rencana pengawasan
• Menyepakati tindak lanjut dan
kegiatan yang akan datang

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 80
 TINDAK LANJUT DAN PEMANTAUAN

Bab 13

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 81
 Pemantauan Mutu

Pengawasan dan verifikasi terus

menerus terhadap status dari
prosedur, metode, kondisi, proses,
produk dan layanan, serta analisis
terhadap data dalam kaitannya untuk
menetapkan acuan guna meyakinkan
bahwa persyaratan mutu yang telah
ditetapkan sedang dipenuhi

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 82
 Tindakan Perbaikan

• Auditee adalah orang yang tepat untuk

merencanakan tindakan perbaikan
• Harus menjelaskan ketidaksesuaian
• Harus menjelaskan akar permasalahan
• Harus mencegah permasalahan terulang kembali
• Harus mampu membantu meningkatkan sistem mutu
• Harus mempunyai target waktu untuk perbaikan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 83
 Memeriksa Tindakan Perbaikan
• Auditor pada awalnya akan mengevaluasi usulan untuk
memeriksa apakah tindakan tersebut cocok / efektif.
• Diperbaiki sesuai dengan waktu yang ditentukan (tidak terlalu
lama dan tidak terlalu singkat)
• Tindakan perbaikan harus dapat memastikan bahwa akar
permasalahan dapat diatasi
• Ketidaksesuaian minor dapat diperiksa melalui pos / email,
dsb atau pada kunjungan rutin berikutnya.
• Ketidaksesuaian mayor bisa memerlukan kunjungan khusus
untuk kejelasan
• Bukti obyektif akan selalu dibutuhkan untuk menutup sebuah
ketidaksesuaian

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 84
 Surveillance bisa meng-
meng-agendakan
• Menjalankan audit ulang untuk rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya
• Analisa terhadap perubahan sistem mutu
• Memastikan ketidaksesuaian sebelumnya telah diatasi
• Hanya mengaudit elemen yang terkait dengan peningkatan /
perawatan sistem mutu
• Mengevaluasi efektifitas dari tindakan perbaikan
• Meninjau pengukuran terhadap kepuasan pelanggan
• Peningkatan berkesinambungan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 85
 Aspek--aspek lain
Aspek

• Membangun kepercayaan
• Kapan anda menarik kembali
persetujuan ?
• Tindakan apa yang dilakukan
jika ada masalah ?

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 86
 Frekuensi Surveillance Bergantung Pada
• Seberapa kritikal supplier kita (Pihak ke-2)
• Keterbatasan finansial dan logistik (Pihak ke-2)
• Kinerja mutu sebelumnya
• Dimana pelaksanaan audit ulang
• Temuan dari audit yang sesungguhnya
• Kunjungan surveillance yang direncanakan –
(Pihak ke-3)
Hal ini dapat diumumkan ataupun tidak

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 87
 Teknik Sabotase Audit

Buang waktu oleh Auditee The 'Cook's Tour'

Provokasi Fixed Ballot
Kasus khusus Unjuk kekuatan
Tidak Jujur Rasa iba
Ketidak-hadiran Lupa
Halangan bahasa Sogok

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 88
 IRCA

Bab 14

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 89
 Penyedia jasa sertifikasi auditor internasional
dan Program pelatihan sertifikasi auditor

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 90
 Kegiatan mendunia…
• 60,000 setiap tahun • QMS 2000 & 1994

• 24,000 sejak 1984 • EMS

• 100 negara • OH&S

• 100 penyedia • FSMS

• London, UK • ISMS

• IQA • Program sektoral

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 91
 Mengapa menjadi seorang auditor yang
tersertifikasi IRCA?
Kenali kompetensi anda
Tingkatkan kepercayaan
Pengakuan Internasional
Meningkatkan pendapatan potensial
Meningkatkan CV / resume
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 92
 Tahap yang mana ?
Internal Auditor
Provisional Auditor
Auditor
Lead Auditor
Principal Auditor
LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 93
 Apa saja persyaratannya ?
Kursus Pelatihan Auditor
Pendidikan & Kualifikasi
Pengalaman kerja (umum dan spesifik)
Pengalaman mengaudit

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 94
 Bagaimana dengan sekarang ?

Hubungi IRCA untuk mengajukan sertifikasi auditor:

www.irca.org atau email ke irca@irca.org
atau
telephone +44 (0)20 72456833

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 95
 Ringkasan Code of Conduct

• Bersikap dapat diandalkan dan tidak memihak

ke salah satu pihak
• Memperlihatkan semua konflik kepentingan
• Tidak menerima suap
• Menjaga kerahasiaan
• Tidak bersifat menghakimi
• Bekerja sama atas semua permintaan

LA Issue 9.2
Sec1 Slide No: 96