MANAJEMEN REKOD AKTIF

(Bahan ini diberikan untuk membantu mahasiswa dalam rangka ujian tengah semester
mata kuliah sistem pemberkasan. Lebih rinci pelajari materi yang difotokopi dengan
judul Information and Image Management : a records systems approach, ch. 5 dan 6, hal
100- 169. Harap dipelajari karena soal uts dari bahan fotokopi tersebut).

Pengertian arsip/rekod
Rekod dan arsip diciptakan oleh semua orang dan institusi. Individu, keluarga,
bisnis, asosiasi dan kelompok, partai politik dan pemerintah semua menciptakan
arsip/rekod setiap hari. Arsip yang tercipta oleh lembaga pemerintah atau institusi lain
dalam pemerintah umumnya atau secara khusus dikenal sebagai ’arsip pemerintah’
pengelolaannya harus diatur oleh peraturan, yang ditentukan bagaimana mereka diolah
melalui daur hidupnya.
Arsip pemerintah adalah arsip yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh
sektor pemerintah. Arsip swasta: arsip yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh
sektor non pemerintah, keluarga atau individu berkaitan dengan pemerintah maupun
swasta.Adalah bahwa tanggung jawab utama pemerintah adalah peduli terhadap rekodnya
sendiri, khususnya bila rekod dibutuhkan untuk administrasi untuk layanan pemerintah.

Sistem pemberkasan (filing system) dan skema klasifikasi

Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod
yang benar tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika
dibituhkan, kemudian dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara
ekstrim tugas yang kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung
dan tidak langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun
sistem pemberkasan yang anda pilih atau sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada dua
hal penting yang perlu diingat, yaitu :
Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang mudah digunakan dan
dipahami, yang penting sistem tersebut dapat memenuhi jangka panjang. Kesederhanaan
sistem pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih
meningkatkan kemudahan dan kecepatan penggunaan.
Prinsip kedua, adalah rekod yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu
anda kemudahan untuk mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk
penelusuran’. Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice
bila mencarinya berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang
terbaik untuk setiap kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series
rekod dalam satu kantor. Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan sistem
berbeda dengan unit kerja kepegawaian.
Jadi satu yang penting dan diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan
yang mudah diingat dan digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih
mudah untuk menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus
diingat sistem pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk
memberkaskan rekod secara efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod. Dengan
kata lain, agar persyaratan rekod yang lengkap dan akurat terpenuhi maka organisasi
harus membangun sistem pemberkasan agar rekod dapat dicari dan diketemukan kembali
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan
informasi dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas untuk
mengembangkan keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas yang
diciptakan dan tercakup dalam system pemberkasan adalah untuk memberikan bukti
formal dari transaksi kegiatan atau sebuah organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah
untuk menangkap, memelihara dan memberikan akses bukti kegiatan setiap waktu dalam
rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek kegiatan.
Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan
system pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan
informasi dan meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.
Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode
klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan,
peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam
implementasi sistem.
Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi
untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya
diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi.
Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi
mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam materi klasifikasi disinin titik berat
bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih kepada memilih sistem
klasifikasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod dan
tipe arsip yang disimpan.

Pemberkasan rekod/arsip
Badan korporasi menciptakan dan menerima rekod sebagai bagian kegiatannya.
Rekod yang diciptakan maupun yang diterima harus disusun, disimpan untuk ditemu
balik kemudian digunakan oleh pemakai. Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem
tersendiri. Untuk menyusun rekdo, kita memerlukan sistem pemberkasan, arstinya
penyusunan arsip dinamis secara sistematis, logis yang menggunakan angka, huruf,
kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi rekod.
Rancangan sistem pemberkasan adalah merupakan perkiraan dan penentuan
kebutuhan di dalam rangka implementasi penyimpanan berkas. Fungsi dari rancangan
pemberkasan ini adalah untul: 1) menentukan sistem pemberkasan untuk seluruh
subyek/masalah yang terdapat dalam skema kalsifikasi, 2) menentukan susunan
pemberkasan rekod untuk setiap kelompok rekod, mulai dari tingkatan dokumen, subfile,
file dan series. Semua ini merupakandasar untuk melakukan pemberkasan, penataan dan
penyimpanan serta temu kembali rekod.
Sistem pemberkasan ini merupakan jantung dari kegiatan penyimpanan dan temu
kembali informasi. Faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem
pemberkasan adalah :1) menetukan rekod, 2) menentukan bidang-bidang kegiatan
organisasi, 3) menentukan karakteristik organisasi.
Terdapat beberapa pandangan tentang macam metode pemberkasan, Seperti
Kennedy (1998:169-171) menyatakan secara garis besar pemberkasan menggunakan
sistem numerik dan sistem abjad. Sulistyo (1999:93) menyatakan terdapat sistem utama
pemberkasan rekod, yaitu abjad numerik klasifikasi, kronologis dan warna. Menurut
Gunarto (1991:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA, dan Martono (1990:22) dari
metode pemberkasan yang ada secara garis besar pemberkasan digolongkan ke dalam
tiga jenis yaitu sistem numerik/angka, sistem abjad dan sistem subyek?
 Sistem pemberkasan yang disebutkan di atas merupakan pengolahan rekod yang
tercetak atau konvensional. Dewasa ini telah banyak kantor menggunakan media
elektronik untuk manajemen rekodnya. Agus Sugiarto (2005:122) mengatakan ’dengan
menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk
dapat mengelola dokumen dengan baik dalam hal penyimpanan, pengolahan,
pendistribusian, dan perawatan dokumen. Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123)
mengatakan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering
disebut dengan sistem pengarsipan elektronik yang berbasiskan dengan penggunaan
komputer.
Terdapat 5 (lima) sistem utama pemberkasan rekod ialah 1) abjad; 2) numerik; 3)
klasifikasi; 4) kronologis dan 5) warna. Susunan abjad masih dapat diperluas lagi
menurut abjad nama, abjad geografi dan abjad subyek. Beberapa sistem dapat
dikombinasikan menjadi sistem campuran, mislanya abjad dengan numerik dikenal
sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang
ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75).

a. Sistem Numerik
Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari angka
terkecil ke angka terbesar. Pemberkasan urut angka merupakan sistem yang paling
sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan angka seperto 01, 02, 03, 04 dan seterusnya.
Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod
personil, pasien dan semua tipe rekod yang memiliki nomor tertentu dan menandai
dokumen bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi
5000 berkas. Jika lebih dari itu akan mengalami kesulitan. Karena akan memakan waktu
jika memberkaskan dengan jumlah lebih dari 4 angka (martono, 1990:23). Susunan rekod
personal seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan indeks nama
pemilik nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder
ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut
yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan
penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui oleh filer atau orang
tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka terakhir) , middle – digit (angka
tengah) dan urutan tanggal.
b. Sistem berabjad
Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan
abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas
dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang
diatur berdasarkan sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah
langganan, pasien dan sejenisnya.
c. Sistem Subyek
Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan
sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan
dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya
diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan
menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem
subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun
dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada
indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas
senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.

d. Kombinasi
Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan
subyek atau lainnya.

Persyaratan untuk sistem pemberkasan rekod

♦ Sistem harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan memfasilitasi
penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan
normal organisasi dan tidak untuk atau kemungkinan perkecualian.
♦ Berkas harus mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan
fungsi yang mana didokumentasikan.
♦ Sistem harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap
unsurnya sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas
 seperti yang sudah dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan
kata kunci. Sistem yang umum digunakan adalah alfanumerik.
♦ Kesesuaian : sistem harus memenuhi kebutuhan pengguna/departemen
♦ Pemeliharaan yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari;
cukup aman; kebijakan tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang
sesuai pada penciptaan dan penambahan pemberkasan; penyimpanan yang
aman dan cukup untuk bahan arsip.
♦ Dapat mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi
kebutuhan organisasi.
♦ Aksesibilitas : system harus memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi
rekod dan dapat mencarinya tanpa ada gangguan.
♦ Akuntabilitas : harus mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan
praktek dan prosedur .
Sistem pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan
alasan seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang;
tidak adanya system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya
waktu penemuan kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan
untuk merevisi dan menyimpan.

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan
menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana
mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan
penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk
memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas
keamanan rekod.
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem
klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod
dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai
endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan
berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi,
sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai
guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu
pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana
suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace,
1992:513).
Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau
dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA
mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan
atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu
kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace
(1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip
dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod
berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik
(penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan,
middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan
kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian
diberkaskan secara kronolgis.
Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing).
Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam
suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah
ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses
merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan
rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk
memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan.

(Lebih rinci pelajari pada bahan yang sudah difotokopi).

Fungsi tempat penyimpanan arsip aktif dan in-aktif.
Keputusan dalam memindahkan arsip akan membantu, pertama, untuk
mengurangi biaya peralatan karena arsip yang tidak aktif dapat disimpan di tempat yang
tidak terlalu mahal. Kedua, lemari atau rak penyimpanan yang pernah digunakan melalui
pemindahan berkas dapat menyediakan ruang tambahan untuk berkas aktif yang baru.
Terakhir, efisiensi dari tempat penyimpanan dan pencarian berkas yang aktif dapat
dikembangkan karena kepadatan berkas telah dikurangi; dan ruang dalam laci, lemari, rak
atau tempat penyimpanan secara komputerisasi akan bertambah.
Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan
tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan :
1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif
2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor
tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau
penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.
3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk dipindahkan
4. beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan arsip
5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir(kontrak telah kadaluwarsa,
kasus hukum diselesaikan dan ditutup)
6. membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk
memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.

Organisasi atau unit kearsipan pencipta dan penyimpan arsip dalam lembaga.
1. Arsip aktif : Central File atau Unit Kerja – Unit Pengolah
Rekod organisasi sebanyak 25 % umumnya dikategorikan aktif yaitu rekod yang
digunakan administrasi sehari-hari oleh organisasi. Arsip aktif menyediakan informasi
yang dibutuhkan oleh manajer untuk melakukan kegiatan operasional terkini.
Berhubung rekod aktif adalah bagian yang vital dalam fungsi pembuatan
keputusan, maka rekod harus tersedia bagi manajer setiap saat ketika dibutuhkan.
Kecepatan pelayanan untuk rekod jenis ini adalah sangat perlu. Penelusuran difasilitasi
dengan menyimpan rekod aktif yang dekat dengan orang yang membutuhkannya. Pilihan
sistem penyimpanan rekod aktif bisa secara terpusat atau perbagian (sentralisasi dan
desentralisasi).
1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi
Penyimpanan rekod secara sentralisasi yaitu menyediakan tempat untuk semua
rekod aktif dalam satu lokasi dalam institusi. Semua rekod yang dibutuhkan perlu
disimpan di wilayah sentral atau pusat dan setiap departemen harus menyimpannya di
lokasi tersebut. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil, organisasi yang
besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi departemen. Sentralisasi
memberikan pendekatan yang seragam pada sistem rekod, karena semua rekod disimpan
dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Oleh karena
itu keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal :
♦ Menyediakan prosedur yang konsisten
♦ Identifikasi tanggungjawab dan akuntabilitas
♦ Menyimpan rekod yang berkaitan bersama
♦ Training sataf baru
♦ Memberikan layanan yang sama untuk semua departemen
♦ Meminimalkan duplikasi rekod
♦ Memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih baik
♦ Memberikan peningkatan keamanan rekod
♦ Memberikan satu penelusuran.

1. 2. Sistem penyimpanan desentralisasi

Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap departemen atau unit ada tempat
penyimpanan dalam lokasi tersebut. Umumnya manajer rekod menyukai sistem ini,
karena memberikan kemudahan dalam pengawasan rekod dan rekod miliknya dapat
diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol rekod harus seimbang untuk menghindari
setiap departemen yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses. Masalah yang
muncul dengan sistem ini adalah :
♦ Setiap departemen mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam
dalam sistem tata kearsipannya
♦ Setiap departemen menyimpan rekodnya sendiri ; sehingga rekod yang berkaitan
tidak disimpan bersama
♦ Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan rekod yang sama; yang akan
menyebabkan duplikasi rekod
♦ Departemen mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara
peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik
♦ Setiap departemen cenderung menyimpan rekod dalam format yang berbeda, maka
keamanan rekod tidak mencukupi atau mudah rusak.
Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena
setiap departemen dapat mengawasi rekodnya secara langsung.

1.3. Sistem penyimpanan arsip secara kombinasi atau gabungan

Sistem kombinasi memberikan departemen untuk menyediakan rekodnya sendiri dibawah
kontrol sistem yang terpusat (sentral). Keuntungan pengawasan atau kontrol secara
terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas
yang tidak teratur dan kehilangan rekod; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan
pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan
perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih
baik dalam struktur manajemen.

2. Arsip inaktif : records center : pusat rekod-unit kearsipan

Penyimpanan rekod merujuk pada memberikan ‘rumah’ rekod ketika sudah semi
aktif atau inaktif, tetapi rekod tersebut masih disimpan. Rekod ini sudah jarang
digunakan tetapi masih disimpan untuk keperluan rujukan, untuk keperluan audit, atau
untuk keperluan hukum atau alas an kearsipan lebih murah bila disimpan diluar area
perkantoran. Untuk alasan ekonomi inilah pusat rekod dirancang dan dibangun. Tujuan
merancang dan mengoperasaikan pusat rekod adalah :
1. untuk mencapai ekonomis dan efisien dalam penyimpanan, penelusuran dan
pemusnahan rekod inaktif;
 2. untuk keamanan dari baik pada akses yang tidak berwenang, maupun untuk
penghancuran rekod ini dalam rangka tanggungjawab pada pengguna atau
pelanggan;
3. melindungi penyimpanan rekod dari resiko bencana alam seperti kebakaran,
kebanjiran dan gempa bumi.

Keuntungan ekonomi menyimpan rekod inaktif di tempat lain dibandingkan di

area kantor. Bisa dibayangkan biaya atau harga per meter persegi lantai di kota lebih
mahal dibandingkan di desa atau tempat yang agak jauh dari kota, akan tetap lebih mahal
dibandingkan gudang itu sendiri. Pusat rekod secara khusus dirancang yang merupakan
jenis tempat penyimpanan rekod inaktif yang memberikan keamanan, ekonomis dan
kepadatan yang tinggi, tetapi dengan alasan untuk legal dan alasan administrasi.
Pengaturan dan operasional secara benar, pusat rekod adalah komponen penting dalam
program manajemen rekod dan sumber kritis untuk biaya penyimpanan rekod inaktif dari
siklus hidup informasi. Oleh karena itu, pusat rekod dapat memberikan penghematan
biaya dalam peralatan dan ruangan, yaitu :

1. Ruang pusat rekod digunakan lebih baik – lebih dari lima kali lipat rekod
disimpan per meter perseginya sama dengan ruang kantor dengan
menggunakan peralatan lemari yang padat (compact-seperti roll opac).
2. Ruang pusat rekod yang jauh dari kota harganya lebih murah – dalam
hitungan rata-rata menghemat kurang lebih 750-1500 persen.
3. Biaya untuk petugas lebih murah di luar kota
4. Menghemat biaya perlatan karena pusat rekod menggunakan peralatan yang
compact dibandingkan peralatan biasa yang digunakan di kantor,
penghematan ini kira-kiran 25 persen.

Yang perlu dicatat bahwa, walaupun secara tradisional kita membangun pusat
rekod untuk kepentingan ekonomis, pusat rekod diperlukan sebagai pusat rujukan atau
pusat layanan rekod untuk institusi yang bersangkutan. Artinya, manajer rekod akan
mengembangkan pusat rekod bila ada jaminan bahwa memang mengurang biaya
perawatan ruang dan peralatan penyimpanan, rekod yang disimpan aman dari pencurian
atau akses yang tidak berwenang, dan tidak hilang. Walaupun program penyimpanan
rekod adalah bagian dari tahap akhir dari siklus hidup rekod, maka program ini tetap
harus direncanakan pada saat melakukan survei rekod. Karena survei rekod mulai
mendapatkan informasi tentang sistem pemberkasan yang membingungkan, barangkali
ketidak sesuaian penggunaan perangkat lunak, tidak adanya prosedur ’back-up’
perlindungan, mungkin juga tidak efisiennya peralatan pemberkasan.
Program penyimpanan rekod seharusnya dapat menangani semua jenis media
rekod, menyediakan tempat yang sesuai untuk semua jenis media rekod, memungkinkan
keamanan yang lengkap, dan menyediakan untuk layanan rujukan yang lengkap. Disisi
lain kita memiliki kekurangan, bahwa tidak tersedianya dana yang memamdai, ruang
terbatas, tenaga, peralatan bahkan ahli dalam bidang ini menjadi hambatan untuk
membuat pusat penyimpanan rekod. Tetapi janganlah kekurangan ini jangan dijadikan
alasan bahwa kita tidak dapat membangun pusat penyimpanan rekod. Manajer rekod
harus segera memulainya walaupun masih jauh dari sempurna.
Pusat rekod yang dimaksud dalam konteks di negara kita dapat disamakan adalah
unit kearsipan. Sesuai dengan penjelasan dalam pasal 3 PP No. 34 tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip) yang dimaksud dengan unit kearsipan adalah unit yang bertugas
mengarahkan dan mengendalikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah
(satuan kerja). Hal ini juga dijelaskan oleh pasal 17 UU No.8 tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan) bahwa yang dimaksud dengan Unit Kearsipan adalah satuan kerja
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah
diselesaikan oleh unit pengolah untuk disimpan dan dipelihara.
Apapun yang didefinisikan tentang pusat penyimpanan rekod, dalam
mengembangkannya, ada 4 (empat) faktor yang harus ditentukan seprti dibawah ini:
1. Apa yang akan disimpan?
 Media rekod
 Tingkat kerahasiaan rekod
 Jumlah rekod
2. Bagaimana menyimpannya?
  Lingkungan penyimpanan khusus, kelembaban, suhu atau temperatur
ruangan
 Ekstra keamanan
3. Tingkat layanan apa yang akan disediakan?
4. Dimana akan disimpan?
 Tujuan membangun pusat rekod
 Apakah arsip
 Penyimpanan komersial?
 Lantai dasar?

3. Jenis pusat rekod

3.1. Pusat rekod on-site

Pusat rekod yang umum ada di dalam gedung yang sama di institusi tersebut, lokasi
biasanya di lantai dasar gedung. Ruang pusat rekod di lantai dasar banyaknya rekod tidak
menjadi halangan, hanya saja memiliki kerugian bila ada banjir. Sehingga pusat rekod
seperti ini harus difikirkan perlindungan terhadap bahaya kebakaran, banjir, keamanan
dan pencahayaan.

3.2. Pusat rekod off-site

Lokasi pusat rekod diluar gedung tetapi dibawah operasional lembaga tersebut. Biasanya
pusat rekod jenis ini digunakan oleh institusi yang sangat besar, dimana bila menyimpan
rekod di gedungnya membutuhkan ruang yang sangat besar dan biaya sewa gedung
sangat mahal. Faktor yang harus diperhatikan adalah faktor keamanan dan
keteraksesannya.

3.3. Jasa pusat rekod komersial

Komersial pusat rekod biasanya penitipan penyimpanan rekod in-aktif organisasi
dengan biaya yang cukup mahal, karena organisasi perlu membayar titipan dan layanan
jasa yang dilakukan oleh pusat rekod tersebut. Jasa ini juga digunakan bila organisasi
tidak memiliki ruangan untuk menyimpan rekod inaktif.
 Pusat rekod untuk menyimpan rekod inaktif karena dari proses penjadwalan atau
penyusutan untuk dilakukan pemindahan. Pemindahan rekod inaktif dari unit kerja
digunakan daftar rekod yang dipindahkan dilampirkan berita acaranya.
Pusat rekod komersial kemungkinan bersaing dengan off-site pusat rekod, tetapi
tetap pertimbangannya adalah bahwa kebanyakan organisasi kekurangan penyediaan
keamanan, dan faktor ekonomi untuk pengaturan rekod inaktif serta bila dibandingkan
membeli fasilitas, pembelian rak dan pemeliharaan peralatan, jasa pusat rekod komersial
lebih murah dan nyaman. Jasa pusat rekod akan memberikan beban biaya kepada
organisasi tergantung kepada jasa layanan yang diminta. Jasa layanan yang dapat
diberikan oleh pusat rekod komersial adalah :
♦ Pengantaran dan pengambilan rekod
♦ Memasukkan data ke dalam database
♦ Pencarian rekod
♦ Pengantaran rekod yang diperlukan
♦ Fotocopi
♦ Scan, fax dlsb
♦ Pemusnahan rekod
♦ Pembuatan laporan secara periodik.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan rekod

Apa yang akan disimpan di pusat rekod?
Keputusan yang harus diambil adalah menyangkut rekod apa yang akan diterima
di pusat rekod. Seperti pertanyaan kertas tetapi bukan buku? Gambar teknik buka foto?
Pita magnetik bukan disket? Setiap bahan atau media tersebut mempunyai kebutuhan
kemasan, lingkungan penyimpanan atau peralatan untuk pemeliharaannya. Apakah semua
ini bisa diperoleh, dipelihara dan dijalankan? Apakah tingkat kerahasiaannya dapat
dijamin? Apakah mungkin anggarannya mencukupi untuk membayar staf keamanan?
Dari hasil survei rekod akan terlihat jumlah perkiraan rekod inaktif per tahun dan dalam
media apa saja.
Bagaimana rekod harus disimpan?
Sebagian besar rekod non kertas sangat membutuhkan lingkungan yang terkontrol
untuk penyimpanan jangka panjang. Sementara itu banyak juga rekod yang harus segera
dimusnahkan, lainnya mungkin akan dipindahkan ke arsip nasional sebagai arsip statis,
sehingga kondisi lingkungan di tempat penyimpanan harus disesuaikan dengan media
rekodnya. Anda harus mengetahui beberapa kondisi ruang tempat penyimpanan yang
dibutuhkan pada saat ini (kemungkinan saja bis berubah).
 Kertas harus disimpan dalam temperatur lingkungan antara 13-18 derajat celcius,
dengan tingkat kelembabab ruan antara 55-65%;
 Mikrofilm harus disimpan dengan kondisi temperatur ruang penyimpanan antara
15-20 derajat celcius dan kelembabannya 20-40 %. Juga harus bersih dari debu
dan gas yang dikeluarkan oleh lemari arsip kabinet dan juga gas diazo dari film
duplikat;
 Slide berwarna membutuhkan ruang yang gelap, dengan temperatur 18 derajat
celcius dan kelembaban antara 30-35%;
 Pita magnetik dan disk membutuhkan ruang stabil dengan temperatur 20 derajat
celcius dan kelembaban 50% serta bebas debu.
Dengan demikian ruangan terpisah dalam pusat rekod harus mempunyai kondisi
lingkungan yang berbeda karena menyimpan media berbeda, anda harus menghindari
penyimpanan rekod dalam ruang yang sama untuk media rekod yang berbeda. Masalah
lain yang juga harus diperhatikan adalah tentang keamanan rekod. Pengguna sangat
mengharapkan bahwa rahasia atau tidak, rekodnya yang akan disimpan, mereka ingin
rekod yang disimpannya aman dari bahaya api, banjir, rusak bahkan hilang.

Tingkat layanan apa yang diberikan oleh pusat rekod?

Sebuah fasilitas penyimpanan dapat dengan mudah mengontrol lingkungan dan
keamanan gedung, yang mana departemen atau organisasi ’dialloted” dalam ruang
tertentu. Ruang ini dibagi dalam, dan setiap departemen menangani areanya sendiri.
Departemen mengirim petugasnya untuk menyimpan, mencari dan memelihara rekodnya.
Manajer rekod tidak melakukan apapun selain memelihara lingkungan dan keamanan
gedung. Keuntungan seperti ini adalah sangat murah, hampir membutuhkan staf
administrasi. Kerugiannya adalah sementara menyediakan penyimpanan fisik, tidak
efisien penggunaan ruang, dan manajer tidak, dalam kata lain, memberikan bantuan ke
manajemen rekod. Tetapi, bagaimanapun memberikan lebih langsung mengawasi
dibanding jika departemen tidak memiliki pusat rekod, atau secara individu kontrak
dengan komersial fasilitas pusat rekod.
Sebagian pemilihan pusat rekod akan memberikan rujukan informasi penuh dan
layanan penyimpanan. Dalam hal ini, fasilitas tertentu adalah aman dan dijalankan secara
penuh oleh staf manajemen rekod. Pengiriman, penerimaan, penyimpanan, perlindungan,
penghancuran, dan pemindahan semuanya dilakukan oleh staf manajemen rekod. Satu
departemen rujukan penuh akan menelusur berkas, dokumen atau tape atas permintaan;
atau akan menelusur informasi di disk atau tape atau membuat laporan. Keuntungan dari
sini, adalah keamanan yang tinggi untuk informasi, dan mengelolanya sebagai sumber,
lebih tinggi untuk mengeksploitasinya, untuk keuntungan organisasi. Kerugiannya
adalah, kebutuhan yang besar staf berkualitas, kendaraan, perangkat keras dan perangkat
lunak komputer, adalah mahal.

Pusat rekod dapat dilakukan oleh institusi, pemerintah atau organisasi lain untuk
penggunaan sendiri. Seperti, pusat rekod in-house adalah sangat penting dalam
komponen program manajemen rekod, maka organisasi juga terkadang melakukan
pembayaran dengan kontrak pusat rekod komersial yang memberikan harga untuk
penyimpanan rekodnya. Beberapa organisasi menggunakan penyedia jasa komersial
sebagai tambahan pusat rekodnya khusus untuk jenis rekod atau khusus untuk wilayah
tertentu. Ada tiga pilihan untuk pusat rekod yaitu: pusat rekod on-site (dalam gedung);
fasilitas off-site (diluar gedung) yang dikelola oleh organisasi dan pusat rekod komersial.
Beberapa kriteria yang menjadi dasar tingkat layanan karena adanya kebutuhan
dan kemampuan organisasi, yaitu:
1. Kebutuhan informasi pengguna, apakah rekod masih dibutuhkan sebagai
informasi secara reguler atau memang informasi masih digunakan atau memang
berguna dan lainnya. Hal ini harus ditanyakan ke departemen apakah masih
dibutuhkan?
 2. Keuntungan ’sharing’ informasi, dalam survei rekod, manajer rekod akan
mengetahui departemen atau bagian mana yang akan mempunyai rekod duplikat.
3. Biaya, layanan penyimpanan pusat rekod harus jelas menguntungkan pengguna
4. Ketersediaan staf yang berkualitas, dibutuhkan staf yang berkualitas.

Dimana akan disimpan?

Untuk menentukan dimana rekod akan disimpan, manajer rekod dalam memilih harus
mempertimbangkan hal-hal berikut, dibawah ini:
 Media – apakah tempat penyimpanan dapat menerima semua jenis media rekod?
 Jumlah – adalah hal yang lebih penting mudah untuk tempat yang besar untuk
menyimpan semua rekod?
 Keamanan – apakah keamanan lebih penting dibanding yang lain?
 Lingkungan – atau lingkungan yang sesuai , untuk memungkinkan kelangsungan
hidup rekod, lebih penting?
 Layanan- akhirnya, kualitas dan jumlah layanan rujukan menjadi perhatian
primer.