Proses dan Manajemen Proses

Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode dan
mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.
Suatu proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sequensial
yang terorganisasi.

Terdapat empat kelompok orang yang terlibat dalam operasi dan perbaikan proses, yaitu:

1. Pelanggan (customer)
Pelanggan adalah orang yang menggunakan output secara langsung atau orang yang
menggunakan output itu sebagai input dalam proses kerja mereka.
2. Kelompok kerja (Work group)
Kelompok kerja adalah orang-orang yang bekerja dalam proses untuk menghasilkan dan
menyerahkan output yang diinginkan.
3. Pemasok (supplier)
Pemasok adalah orang yang memberikan input ke proses kerja. Orang-orang yang bekerja dalam
proses pada kenyataannya merupakan pelanggan dari pemasok.
4. Pemilik (Owner)
Pemilik adalah orang yang bertanggung jawab untuk operasi dari proses dan untuk perbaikan
proses itu.

Seperti diketahui, pelanggan adalah orang yang mendefinisikan output yang diinginkan dari proses.
Hal ini diperoleh melalui dua kategori informasi yang mengalir dari pelanggan ke kelompok kerja.
Kategori pertama dari informasi adalah kebutuhan pelanggan, yang merupakan suatu deskripsi dari apa
yang diinginkan, dibutuhkan, atau diharapkan oleh pelanggan. Kebutuhan ini akan mendikte apa yang
harus dihasilkan dan diserahkan oleh proses. Kategori kedua dari informasi adalah umpan balik
(feedback), yaitu suatu keterangan tentang baik atau buruknya suatu output yang diserahkan dalam
perbandingannya dengan ekspektasi pelanggan. Umpan balik ini merupakan signal utama untuk
perbaikan proses pada operasi yang akan datang. Aliran informasi dan produk dengan pemasok
kelihatan sebagai suatu image dari proses yang digunakan untuk menghubungkan kelompok kerja
dengan pelanggannya. Konsep dari manajemen proses berkaitan dengan perbaikan kualitas. Gabriel Pall
(1987) mengindentifikasi 6 komponen yang penting untuk memanajemen proses yaitu:

1. Kepemilikan (Ownership)
Menug askan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
2. Perencanaan (Planning)
Menerapkan suatu pendekatan terstruktur dan terdisiplin untuk mendefinisikan dan
mendokumentasikan semua komponen utama dalam proses dan hubungan antar komponen
utama itu.
3. Pengendalian (control)
Menjamin efektifitas dimana semua output dapat diperkirakan dan konsisten dengan
konsistensi pelanggan.
 4. Pengukuran (measurement)
Memetakan performansi atribut terhadap kebutuhan pelanggandan menetapkan criteria untuk
akurasi, presisi dan frekuensi perolehan data.
5. Perbaikan atau peningkatan
Meningkatkan efektivitas dari proses melalui perbaikan-perbaikan yang diidentifikasikan secara
tetap.
6. Optimisasi (Optimization)
Meningkatkan efisiensi dan produktivitas melalui perbaikan –perbaikan yang diidentifikais
secara tetap.

Keenam komponen di atas merupakan landasan untuk keberhasilan manajemen dari suatu
proses apa saja. KOmponen-komponen itu dibutuhkan untuk proses kerja yang menghasilkan dan
menyerahkan produk ke pelanggan, untuk ;proses yang menspesifikasikan kebutuhan dan kepuasan
sepanjang rantai pelanggan-pemasok dan untuk proses yang mendukung pekerja dalam pekerjaan
mereka.setiap organisasi dapat mengidentifikasi proses kunci yang mempengaruhi keberhasilannya. Kita
dapat menggunakan 6 pertanyaan berikut untuk mengidentifikasi proses kunci yang memiliki dampak
terbesar pada pelanggan, yaitu:

1. Produk apa yang terpenting bagi pelanggan?

2. Proses apa yang menghasilkan produk ini?
3. Komponen atau factor kunci apa yang merangsang tindakan dalam organisasi, dan proses apa
yang mengkonversi atau mengubah rangsangan ini menjadi output?
4. Proses mana yang memiliki visibility tertinggi dengan pelanggan?
5. Proses mana yang memilki dampak terbesar terhadap standar performansi yang dikendalikan
oleh pelanggan?
6. Berdasarkan data performansi, proses mana yang memiliki potensi terbesar untuk perbaikan?

Apabila proses kunci telah dapat diidentifikasi, perbaikan systematic dan terus menerus dapat dimulai.
Jawaban terhadap enam pertanyaan di atas dapat saja berbeda untuk setiap organisasi, tergantung
pada aktivitas bisnis yang dilakukan.

Langkah-langkah perbaikan proses