Anda di halaman 1dari 6

Penerapan Knowledge Management

pada Organisasi:
Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI
Bambang Setiarso
PDII-LIPI, Jl.Gatot Subroto 10 Jakarta 12710
Bambang20022000@yahoo.com atau setiarso@pdii.lipi.go.id

Lisensi Dokumen:
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan
disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat
tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang
disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang,
kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com.

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk membangun konsep Organizational Knowledge Management System (OKMS) di
salah satu unit organisasi LIPI sebagai studi kasus dan sekaligus merupakan hasil penerapan sistem KM (Knowledge
Management) pada organisasi. Metode yang digunakan adalah dengan melakukan studi literatur dan studi banding,
membuat desain riset, serta melakukan pengumpulan data melalui survai, penyebaran kuesioner dan wawancara.
Hasil yang diperoleh adalah dengan adanya sistem KM yang akan dikembangkan pada organisasi dapat
mengakomodasi kebutuhan data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan. Sehingga dengan mengoptimalkan
fungsi Knowledge Centre yang terintegrasi dengan sistem intranet, maka setiap pengguna dapat memperoleh dan
menggunakan informasi serta knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Disarankan agar strategi KM
yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

menghabiskan waktu untuk teknologi informasi”.


Pendahuluan Sebenarnya menurut mereka bahwa knowledge
management adalah bagaimana orang-orang dari
Di era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga berbagai tempat yang berbeda mulai saling
ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan berbicara, yang sekarang populer dengan label
teknologi yang sangat pesat. Menyadari akan learning organization.
persaingan yang semakin berat, maka diperlukan
perubahan paradigma organisasi dari yang semula Untuk membangun Organizational Knowledge
mengandalkan pada resource- based menjadi Management Systems (OKMS) di unit organisasi
knowledge-based yang bertumpu pada pengembangan diperlukan enam tahap dalam siklus knowledge
metadatabases, data mining, data warehouse, dan yaitu : menciptakan knowledge Î menangkap
sebagainya. Upaya lain yang perlu dilakukan ke knowledge Î menyaring knowledge Î menyimpan
depan adalah pengembangan SDM dan knowledge knowledge Î mengelola knowledge Î
sharing (berbagi knowledge) dikalangan karyawan mendesiminasikan knowledge Î menciptakan
menjadi sangat penting guna meningkatkan knowledge lagi, dan seterusnya.
kemampuan manusia untuk menghasilkan inovasi.
Mengelola knowledge sebenarnya Pada penelitian ini diharapkan ada suatu model dan
merupakan ”bagaimana organisasi mengelola desain yang dapat dikembangkan menjadi suatu
karyawan mereka dari pada berapa lama mereka sistem siklus knowledge seperti tersebut di atas dan

Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 1


Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
dapat diimplementasikan di unit organisasi, terutama Hasil yang Diharapkan
di kemasan informasi dengan produk pohon industri Adanya suatu model OKMS yang sesuai dan dapat
yang merupakan cikal bakal untuk membangun diterapkan pada organisasi dokumentasi dan
OKMS (organizational knowledge management informasi:
systems). Diharapkan dengan penelitian ini dapat
ditindaklanjuti menjadi suatu organisasi yang berbasis • Model knowledge sharing pada komunitas
pada knowledge secara bertahap di LIPI sekaligus dokumentasi, informasi dan perpustakaan
mengantarkan ke gerbang knowledge-based society. dalam suatu organisasi dokinfopus;
• Prototipe OKMS;
• Kerangka dan rancangan perubahan organisasi
Masalah dokinfo yang sesuai dengan azas OKMS yang
1. Bagaimana terjadi dan terbentuknya jaringan mencakup : prinsip, alat analisis,
pertukaran knowledge di organisasi? pengembangan information communications
2. Bagaimana membangun knowledge sharing technology (ICT), teori-teori yang mendasari,
di unit kerja tersebut? perubahan yang strategis, peningkatan individu,
3. Apabila ke empat fungsi tersebut dapat sistem, struktur dan proses kerja, desain
dipenuhi, apakah akan mengubah organisasi organisasi, dan hubungan antar kelompok
PDII-LIPI ke depan seperti : struktur, sistem, organisasi.
perilaku, sikap, norma dan keterampilan ?

Kerangka Teori
Tujuan dan Sasaran Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui
Tujuan dari kegiatan tahun 2006 dan 2007 adalah potensi knowledge (knowledge + pengalaman)
membangun konsep “Organizational Knowledge tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya.
Management Systems” (OKMS) di salah satu unit Mengapa demikian? Riset Delphi Group
kerja di LIPI yang merupakan hasil penerapan sistem menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi
KM yang terdiri dari empat fungsi tersebut di atas. tersimpan dalam struktur :
- 42 % dipikiran (otak) karyawan;
Sasaran tahun 2006 adalah : - 26 % dokumen kertas;
1. Membuat desain OKMS dan memasukkan - 20 % dokumen elektronik;
(entry) data ; - 12% knowledge base elektronik.
2. Identifikasi kemampuan, kegiatan (rapat,
ceramah, diskusi, seminar dsb), output yang Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu
dihasilkan misalnya pedoman, laporan, teknologi andalan dalam knowledge management,
prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya; terutama melalui empat skema penerapan dalam
3. Melakukan serangkaian kegiatan dan suatu organisasi yaitu:
sosialisasi OKMS agar ke empat fungsi yang
dibangun dapat terimplementasi secara 1. case-based reasoning (CBR) yang merupakan
efisien dan efektif. representasi knowledge berdasarkan
pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;
2. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan
Manfaat serangkaian rules yang merupakan representasi
Adanya konsep Organizational Knowedge dari knowledge dan pengalaman
Management Systems (OKMS) yang merupakan karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-
penerapan KM dengan memberdayakan ke empat kasus yang rumit;
fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge, 3. model-based reasoning (MBR) melalui
creating knowledge (diajukan sebagai proposal representasi knowledge dalam bentuk atribut,
penelitian tahun 2007) dan packaging knowledge yang perilaku, antar hubungan maupun simulasi
sudah diimplementasikan di unit organisasi LIPI, serta proses terbentuknya knowledge;
membangun budaya knowledge sharing di kalangan 4. constraint-satisfaction reasoning yang
karyawan unit kerja tsb diatas diharapkan dapat merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.
mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok
atau individu. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan
pengembangan knowledge management di salah satu
unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam
bentuk:

Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 2


Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
yang lebih besar, bersama dengan komponen lain,
1. proses mengoleksi, mengorganisasikan, yaitu :
mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan - pengembangan strategi
knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu - penyempurnaan proses
organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi - penerapan teknologi
siapapun yang memerlukannya,
2. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk Tujuan utamanya seringkali adalah
mengoperasikan database dalam suatu jaringan mengintegrasikan komponen-komponen ini,
intranet yang selalu up-to-date, misalnya dengan menciptakan kesetaraan antara
3. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap penetapan tujuan-tujuan strategis dengan kebijakan
knowledge yang terdapat di dalam pikiran SDM atau membangun infrastruktur teknologi
individu sehingga knowledge itu bisa dengan informasi baru untuk mendukung terciptanya
mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi, kerjasama antar karyawan (desain intranet baru).
4. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan Manajemen perubahan sebenarnya juga merupakan
aplikasi expert systems; penerapan teori yang menyatakan bahwa berpindah
5. analisis informasi dalam databases, data mining dari kondisi lama ke kondisi baru yang sesuai
atau data warehouse sehingga hasil analisis dengan masa depan memerlukan perubahan
tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh komprehensif dalam berbagai komponen, termasuk
lembaga, perilaku, kultur, struktur organisasi, proses kerja dan
6. mengidentifikasi kategori knowledge yang infrastruktur ICT.
diperlukan untuk mendukung lembaga,
mentransformasikan basis knowledge ke basis Prinsip pengembangan organisasi sebelumnya
yang baru, memusatkan perhatian kepada keterampilan dan
7. mengkombinasikan pengindeksan, pencarian sikap individu dan kurang memperhatikan peran
knowledge dengan pendekatan semantics atau struktur dan sistem. Dalam pandangan klasik,
syntacs, organisasi yang ingin berubah harus mengupayakan
8. mengorganisasikan dan menyediakan know-how perubahan dalam sikap dan pandangan orang
yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, sebelum mengubah struktur organisasi atau
mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, teknologi yang digunakan sebuah organisasi.
formula, best practices, prediksi dan cara-cara Dengan kata lain, pertama-tama harus ada
memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, perubahan dalam perilaku pegawai, sebelum sikap,
groupware, atau bulletin boards adalah sarana norma dan keterampilan terbentuk secara sempurna.
yang memungkinkan lembaga menyimpan dan Lalu perubahan dalam struktur formal dan sistem
mendesiminasikan knowledge, dapat berlangsung sebuah komitmen dan
9. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada kompetensi berkembang melalui keterlibatan semua
suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, anggota organisasi dalam proses perubahan.
pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.
Jadi, organisasi-organisasi modern saat ini,
Hansen, Nohria dan Tierney (1999) mengemukakan diingatkan kembali tentang perlunya perhatian
bahwa pada dasarnya bagaimana strategi organisasi kepada apa yang selama ini dikenal sebagai “modal
mengelola knowledge terbagi atas dua ekstrim yaitu: sosial” yaitu:
strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi
personalisasi (personalization strategy). 1. Jaringan hubungan pribadi antar-lintas
yang berkembang perlahan-lahan sebagai
landasan saling percaya, kerjasama, dan
Manajemen Perubahan tindakan kolektif dari sebuah komunitas
Pemikiran tentang perubahan fundamental dalam cara dalam organisasi.
berorganisasi telah melahirkan pemikiran tentang 2. Merupakan jaringan saling mengenal dan
manajemen perubahan. Menurut Worren, Ruddle dan saling menghargai.
Moore (1999) istilah manajemen perubahan (change 3. Mengandung kewajiban pada diri karyawan
management) saat ini dipakai untuk mencakup teori yang timbul karena rasa terima kasih,
dan praktik yang berhubungan dengan respek, dan persahabatan, atau adanya hak
pengembangan organisasi (organizational yang dijamin secara institusional.
development), sumber daya manusia, manajemen 4. Anggota jaringan memiliki akses ke
proyek, dan perubahan strategi organisasi. Manajemen informasi dan kesempatan.
perubahan menjadi upaya perubahan organizational

Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 3


Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
1. RDBMS
5. Status sosial atau reputasi sosial bagi seluruh 2. Client Server
Technology
anggota jaringan, terutama kalau 3. Web Service

keanggotaannya terbatas. 4. A.I. / E.S.

1. Web Browsing
2. Computer based collaboration
Activity
Penerapan Knowledge Management 3. Search/Retrieval

Selain ketiga hal tersebut di atas, Birkinsaw juga 4. Data Mining

menggaris bawahi tiga kenyataan yang sangat


mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge Mind Map Title
1.Database
2. Web platform
management yaitu: 6/27/2003 - v8 3. Data Management Tools
4. Messaging engine
Components
5. Search engine
a. Penerapannya tidak hanya menghasilkan 6. Web Services
knowledge baru, tetapi juga mendaur-ulang 7. Document Management
8. Inference engine
knowledge yang sudah ada.
b. Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa
1. Web base Application
menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial 2. Mailing List
Interface
antar anggota organisasi. 3. Web Forum

c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu 4. C/S Application

apa yang sesungguhnya mereka ketahui,


banyak knowledge penting yang harus Dengan demikian, knowledge management akan
ditemukan lewat upaya-upaya khusus, membuat berbagi informasi (shared information)
padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge
organisasi sejak lama. management termasuk strategi dari tanggung jawab
dan tindak lanjut (commitment), baik untuk
Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk
tentang manajemen perubahan ini bersinggungan pula meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari
dengan cara mereka memberlakukan knowledge knowledge management adalah meningkatkan
sebagai modal intelektual. Manajemen perubahan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses
mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan inti lebih efisien. Davenport et.al (1988)
strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur menjelaskan sasaran umum dari sistem knowledge
dan proses kerja yang di dahului dengan desain management dalam praktek adalah sebagai berikut:
organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar
bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi. 1. menciptakan knowledge : knowledge
diciptakan begitu manusia menentukan cara
baru untuk melakukan sesuatu atau
Gambaran konseptual dari elemen-elemen penyusun menciptakan know-how. Kadang-kadang
sistem adalah sebagai berikut: knowledge eksternal dibawa ke dalam
organisasi/institusi;
2. menangkap knowledge : knowledge baru
diidentifikasikan sebagai bernilai dan
direpresentasikan dalam suatu cara yang
masuk akal;
3. menjaring knowledge : knowledge baru
harus ditempatkan dalam konteks agar
dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan
kedalaman manusia (kualitas tacit) yang
harus ditangkap bersamaan dengan fakta
explicit;
4. menyimpan knowledge : knowledge yang
bermanfaat harus disimpan dalam format
yang baik dalam penyimpanan knowledge,
sehingga orang lain dalam organisasi dapat
mengaksesnya;
5. mengolah knowledge : seperti perpustakaan,
knowledge harus dibuat up-to-date. Hal

Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 4


Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
tersebut harus di review untuk menjelaskan Dalam buku Learning to fly oleh British Oil
apakah relevan atau akurat. Company menyatakan bahwa You cannot manage
6. menyebarluaskan knowledge : knowledge knowledge – nobody can ? Knowledge can be
harus tersedia dalam format yang bermanfaat created, discovered, captured, shared, etc. Jadi
untuk semua orang dalam organisasi yang hanya empat kegiatan utama yaitu: persediaan
memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap knowledge, mempercepat aliran knowledge,
saat. transformasi knowledge dan pemanfaatan knowledge.

Penutup Merebaknya fenomena manajemen knowledge


(knowledge management) dapat dilihat sebagai
Untuk merancang sistem knowledge management yang
keinginan mengembalikan hakikat “knowledge” dan
dapat membantu lembaga untuk meningkatkan
menghindari pandangan bahwa knowledge adalah
kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:
benda mati. Di dalam kehidupan berorganisasi, baik
untuk bisnis maupun non-bisnis, maka knowledge
1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi
selalu dikaitkan dengan potensi nilai yang ada pada
untuk menunjuk/mempekerjakan seorang
berbagai komponen atau proses (aliran)
document control atau knowledge manager
keseluruhan ”modal” dalam organisasi tersebut.
yang bertanggung jawab mengelola sistem
“modal” disini tentu saja bukan hanya soal investasi
knowledge management dengan cara
dan uang, tetapi juga “modal sosial” (social capital).
mendorong para karyawan untuk
Para proponen KM selalu menegaskan bahwa
mendokumentasikan dan mempublikasikan
sebuah organisasi seharusnya tidak berhenti pada
knowledge mereka, mengatur file, menghapus
“memiliki knowledge” dalam arti menimbun
knowledge yang sudah tidak relevan dan
tumpukan dokumen yang dilengkapi dengan alat
mengatur sistem reward/punishment.
temu-kembali. Persoalan terpenting yang dihadapi
2. Proses, telah dirancang serangkaian proses
organisasi-organisasi modern saat ini adalah :
yang mengaplikasikan konsep model SECI
bagaimana mengintegrasikan timbunan knowledge
dalam pelaksanaannya.
eksplisit itu ke dalam keseluruhan kemampuan dan
3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan
kegiatan organisasi? Di dalam aktivitas setiap
infrastruktur yang diperlukan untuk
organisasi, maka tidak dapat dihindari bahwa
menunjang berjalannya sistem knowledge
knowledge yang diperlukan adalah knowledge yang
management yang efektif.
tertanam di dalam diri masing-masing pribadi dan
4. Content (isi), telah dirancang content dari
juga tercakup dalam kerjasama antarpribadi. Semua
sistem knowledge management yaitu berupa
ini bukan hanya knowledge eksplisit, tapi juga
database knowledge dan dokumen yang
knowledge tacit, terlebih lagi knowledge ini menjadi
dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan
dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan yang
tugas dan kewajibannya.
terjadi di dunia eksternal maupun internal dari
sebuah organisasi. Nah, inilah urusan manajemen
Knowledge Manager/ 1. Knowledge Gap
knowledge, yaitu bagaimana mengelola dinamika
Document Control 2. Database penggunaan knowledge tacit yang terintegrasi
dengan knowledge eksplisit.

Manusia Content
Beberapa keuntungan Enterprise Knowledge Portal
(EKP) meliputi penyediaan:
SISTEM • Gambaran yang konsisten mengenai
organisasi,
Proses Teknologi
• Kemampuan mengelola dan mencari
informasi,
• Akses langsung ke informasi dan sumber
Aturan Penunjang daya organisasi,
Sistem KM 1.
2.
Infrastuktur yang diperlukan
Prioritas Kebutuhan User • Hubungan langsung ke laporan-laporan,
pada Fitur-fitur KM dan pertanyaan-pertanyaan,
• Hubungan langsung ke data yang
Gambar. Usulan Sistem Knowledge Management dibutuhkan dan keahlian seseorang,
(OKMS) • Identitas individu dan akses ke isi/subyek
(content) yang dapat dipersonalisasi.

Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 5


Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
Davidson, Carl & Philip Voss (2003). Knowledge
Jadi Model Organizational Knowledge Management Management : An Introduction to
System (OKMS) apabila mau diterapkan sebaiknya creating Æ Competitive Advantage from
melalui pendekatan stok dan alur knowledge yang intellectual capital, Vision Books, New
merupakan karakteristik dari OKMS. Stok dan alur Delhi, India.
knowledge tersebut adalah sebagai berikut :
Housel, Thomas J and Arthur H.Bell (2001).
• Stok knowledge adalah sesuatu yang telah Measuring and Managing Knowledge.
diketahui yang dapat berupa database atau Boston: Mc Graw-Hill International Edition.
perpustakaan, organisasi/institusi, tersebar di
seluruh organisasi/institusi dalam berbagai Kling, Rob (2000). “Learning about Information
kantor, filling cabinets, rak buku Technology and Social Change: the
(bookshelves), dsb atau ada di kepala Constribution of Social Informatics”.
karyawan. The Information Society, Vol.16, No.3,
• Alur knowledge Î agar knowledge dapat pp 217-232.
bermanfaat (yaitu: agar dapat menjamin
bahwa knowledge yang ada di manapun Malhotra, Yogesh (2000). “ From Information
dalam organisasi/institusi dapat tersedia di Management to Knowledge Management:
manapun apabila diperlukan, sangat penting Beyond the “Hi-Tech Hidebound’
untuk menjamin apakah knowledge yang ada Systems” dalam K. Srinantaiah dan MED
dalam organisasi/institusi mampu untuk Koenig (ed). Knowledge Management
menyebar ke manapun dalam organisasi. for the Information Professional.
Medford, N.J: Information Today, Inc.
Pendekatan tersebut perlu untuk membangun pp:37-61.
knowledge sharing dan learning organization dalam
organisasi/institusi tersebut. Istilah learning Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka (1995). The
organization (organisasi yang selalu belajar) di Knowledge- Creating Company: How
maksudkan sebagai kemampuan organisasi/institusi Japanese Companies Create the
untuk belajar dari pengalaman masa lalu (Dibell,1995). Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford
Organisasi/institusi baru disebut learning University Press.
organization , apabila organisasi/institusi tersebut
melakukan lima kegiatan utama yaitu : 1). Setiarso, Bambang (2005). “ Knowledge Sharing in
penyelesaian masalah yang sistematis, 2). Organizations: models and mechanism”.
bereksperimentasi kreatif, 3). belajar dari pengalaman Kualalumpur (Malaysia) : Special
masa lalu, 4). belajar dari praktek organisasi/institusi Library Conference (Slib 2005), May 15-
lain yang sukses, dan 5). mentransfer knowledge 17, 2005.p 14.
secara cepat dan efisien ke seluruh organisasi.
Setiarso, Bambang (2005). Strategi Pengelolaan
Knowledge untuk Meningkatkan Daya
Daftar Pustaka Saing UKM. Proceeding Seminar Ilmiah
Nasional PESAT 2005.
Abell, Angela dan Nigel Oxbrow (2001). Computing Jakarta: Universitas Guna Darma, Vol. 1 –
with Knowledge: The Information Agustus 2005, 9 hal.
Professional in the Knowledge
Management Age. London: Library Subagyo, H. 2006, “Metodologi Pengukuran
Association Publication. Peranan Forum Diskusi dalam Proses
Berbagi Knowledge; Kasus Intra PDII-LIPI”,
Bell, Housel (2001). Measuring and Managing Diklat Peneliti Tingkat I, Juli 2006.
Knowledge, McGraw-Hill, Singapore.

Davenport, Thomas H and Prusak,L(1998). Working


Knowledge : How Organizations Manage
What They Know. Boston: Harvard
Business School Press.

Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 6


Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com