Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26

Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

MMUGM JAKARTA
2010

Enterprise System for Princesses Bread

ERP – Open ERP

Sistem Informasi Teknologi

Surahyo Sumarsono

Adelin Pardede 26R1016

Hyacintha Jocelyn 26R1008
Indriasari Herdianti 26R1010
Gabrilla Ilham 26R1007
Saskia Prisandhini Tjokro 26R1015

2010

1
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

I. KLIEN

Princess Bread merupakan small medium business yang bergerak dibidang food and
beverage manufacture. Princess bread memproduksi berbagi macam roti tawar dengan
berbagai macam variasi rasa seperti roti tawar dengan kulit atau tanpa kulit, roti tawar
gandum, roti tawar keju, roti tawar coklat, roti tawar biasa, roti tawar gluten free untuk diet
dan lain-lain. Princess bread menjual rotinya kepada hotel-hotel di Jakarta dan beberapa
restaurant.
Business Model yang dibuat oleh Princess Bread yaitu sebatas membuat roti sesuai
dengan pesanan. Customer tetapnya yaitu hotel-hotel yang ada di DKI Jakarta, dalam hal ini
bukan hotel mewah yang berbintang lima. Customer tetapnya yaitu Hotel Grand Kemang
Jakarta, Hotel Kaisar, Hotel Maharani, dsb. Karena ini merupakan industry makanan maka
kendala yang dihadapi oleh klien kami yaitu experied date. Batas maksimal produk tersebut
dapat dikonsumi hanya 5 hari saja.
Princess Bread memproduksi roti sesuai jumlah yang dipesan sehingga memiliki zero
inventory dan roti yang diproduksi pun selalu fresh dan baru. Produk Princess Bread
memiliki masa kadaluarsa lima hari sehingga jika ada pesanan dalam jumlah besar harus
memesan terlebih dahulu. Princess Bread menggunakan Open ERP untuk manufacture karena
Open ERP sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh Princess Bread dan tidak mahal. Karena
Princess Bread merupakan UKM jadi cost sangat diperhatikan. Merk saingan klien kami
yaitu Sari Roti yang sudah dikenal luas masyarakat.
Dalam hubungannya dengan para supplier, tidak ada permasalahan dengan supply
chain nya sebab antara vendor-vendor mempunyai hubungan ketergantungan yang positif dan
sustainable. Setiap kali Princes Bread membutuhkan tepung, gula, mentega, susu, ragi, para
vendor selalu mempunyai stock yang selalu siap. Begitu juga dengan vendor packaging
mempunyai hubungan yang baik. Gambar kegiatan produksi Princess Bread :

2
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

3
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

Keterangan Gambar:
Dari kiri ke kanan siklus di atas menunjukkan bahan baku roti seperti tepung terigu,
mentega, gula, susu dicampur dengan menggunakan mixer kemudian dilakukan fermentasi
dengan menunggu beberapa waktu agar adonan roti mengembang kemudian dimasukkan ke
dalam mesin untuk dibentuk menjadi beberapa buah adonan yang hendak dijadikan roti.
Adonan yang telah difermentasikan dimasukkan ke dalam beberapa Loyang kemudian
dimasukkan ke dalam oven, hingga akhirnya melalui suhu/ temperature tertentu jadilah
produk akhir yaitu roti tawar yang siap untuk dipasarkan.

II. PERMASALAHAN
Klien kami memiliki permasalahan dalam business proses sales yaitu :
1. Jumlah demand roti yang datang tidak tentu terutama disaat season tertentu,
permintaan akan roti tawar sangat meningkat tetapi di lain waktu kami sepi order.
2. Untuk mempermudah operasional mereka seperti pencatatan permintaan roti,
kapasitas produksi per Loyang / oven, jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan dan
yang harus stand by terutama pada saat over demand. Berapa man power yang harus
lembur, perlu kah ada sistem shift kerja, menghitung kinerja karyawan sehingga ada
uang lembur sebagai bonus.
3. Penggantian Operating Sistem manual menjadi lebih high technology dengan
menerapkan aplikasi Software apa yang tepat bagi Princess Bread.
4. Strategy bisnis seperti apa yang harus dibuat oleh Princess Bread untuk ke depannya
dan bagaimana menghadapi pesaing yang telah exist.

4
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

III. KOMPARASI

NO KEBUTUHAN TANPA ERP HARAPAN DENGAN ERP

1 Info tentang kuantitas permintaanDicatat oleh marketing, Info terintegrasi
untuk produksi disambung oleh operation

2 Permintaan Biaya Produksi Info dari marketing ke bagInfo terintegrasi

produksi, lalu mengajukan
ke finance, lalu kembali
ke operasional

3 Pelaporan Pembayaran Diterima finance, dikroscekInfo terintegrasi

pada marketing dan ope-
rasi

4 Pencatatan akuntansi Manual dan terpisah Tenintegrasi dengan kuanti-

tas permintaan

5 Penjadwalan produksi Penghitungan manual Penjadwalan kalender oto-

dengan kalender matis

6 Info tentang supplier Manual (notebook) Terintegrasi dalam komputer

7 Pelaporan Manual (notebook) Otomatis dan harian

8 Kontak dengan Supplier Telepon Instant Messaging / email

IV. SOLUSI
Sebagai konsultan IT, kami merekomendasikan penggunanaan software ERP untuk
membantu operasional Princess Bread. Lebih spesifik, kamu merasa software yang dipilih
haruslah murah karena ukuran usahanya yang bersifat UKM. Adapun kami memberikan
perbandingan yang membuat kami keluar dengan kesimpulan ini. Alasan memilih software
ini karena program ini cocok untuk usaha kecil menengah yang kegiatan bisnisnya tidak
terlalu rumit terutama bagi yang baru memulai usaha. Aplikasinya mudah digunakan, bisa
dilihat dari fitur-fitur yang sangat customize sesuai dengan bidang usahanya.

NO Perbandingan SAP ORACLE Open ERP Ms Dynamics SL

1 Sifat Berbayar Berbayar Open source Berbayar

2 Kustomisasi Maksimal Hampir maksimal Terbatas Hampir Maksimal

3 Update Tergantung Tergantung kese- Unduh web Instalasi

kontrak pakatan

4 Perawatan Ahli Ahli bersertifikat Panduan Panduan

bersertifikat Internet / Internet /
ahli ahli

5 Pengalaman Pionir Pionir Berasal dari Berasal dari Solo-

TinyErp Mon

6 Pengguna Big Corp Big Corp Various Big-Medium Corp

5
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

Kami merekomendasikan memilih Open ERP versi Stable version karena tiap bulan
dapat di download untuk menghindari adanya bugs, juga untuk mengupdate setiap data
dengan demikian tingkat keamanannya juga terjamin. Software ini dapat di download dengan
gratis, sehingga dari segi biaya tentunya sangat ekonomis namun setelah itu konsultan IT
diperlukan untuk menjalankan program ini. Untuk itu diperlukan training bagi karyawan
dalam mengoperasikan program ERP ini. Oleh karena aktivitas usaha Princes Bread ini B2B
dan B2C, maka kami menawarkan untuk menggunakan software ERP CRM dan
Manufacturing, tujuannya untuk dapat memanage materials dan human resources. Materials
yang digunakan pada UKM ini yaitu penggunaan tepung terigu, gula, mentega, susu, ragi,
sedangkan human resources nya yakni menempatkan karyawan dalam 8 jam kerja per
harinya.
Open ERP Manufacture digunakan untuk mengetahui kegiatan vendor tepung terigu, gula,
ragi, susu, dalam memasok bahan-bahan utama (materials) misalnya : berapa kg tepung yang
sudah dipasok. Dengan demikian Open ERP Manufacture berguna untuk mengatur supply
chain mulai dari pemesanan material hingga pesanan tersebut datang atau bila ada masalah
dalam proses pemasokan dapat segera diatasi karena terlihat dalam daftar penjadwalan.

Open ERP CRM digunakan agar perusahaan dapat mengetahui kegiatan penjualan mulai dari
pemesanan roti oleh pelanggan, menetapkan harga jual roti per buah, berapa buah rata-rata
penjualan per harinya, siapa saja pelanggan yang sering melakukan transaksi. Dengan
demikan semua kegiatan terdokumentasi dengan lengkap.

6
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

V. FITUR-FITUR OPENerp
Resources
Manage two types of resources; materials and human resources. Resources are defined by
their working time and/or their capacity (number of operations done in parallel in a work
center, time to complete a production cycle).

MasterData
Master Bills of Materials describe the list of raw materials or sub-products used to make a
finished product. The hierarchical structure allows you to manage multi-level bill of
materials.

Planning
Compute schedulers. The scheduler is the heart of the ERP system in terms of planning. It
organises manufacturing orders based on priorities (sub-products manufacturing, dates
required, etc), launches purchase orders for missing components and assigns products in
stock.

7
 Enterprise System for Princesses Bread – SIT MMUGM R26
Adelin Pardede, Hyacintha Jocelyn, Indriasari Herdianti, Gabrilla Ilham, Saskia Prisandhini Tjokro

Manufacturing
Manufacturing Orders describe the list of raw material that will be used for each stage of
production. Raw material can be consumed all at once or progressively during the production
process. In addition OpenERP provides scrap management. Partial production is also
possible.

Control
Procurement Exceptions. In the MRP process, procurements orders are created to launch
manufacturing orders, purchase orders, stock allocations, etc.

Reporting
Work Center Load is a projection of loads in a work center for a given a period. The load is
expressed in hours (for human resources) or cycles (for machines).

VI. KESIMPULAN

Harapan kami sebagai konsultan IT Princesses Bread setelah menggunakan software

Open ERP, penjualan roti tawar pada UKM ini meningkat, terjadinya efisiensi kerja bagi
karyawan karena ada pembagian jam kerja yang tepat dan insentif bagi karyawan yang
memiliki produktifitas yang tinggi. Sistem filling yang akurat, adanya loyalitas customer
untuk melakukan pembelian roti tawar Princesses Bread secara continue, target penjualan
tercapai sehingga profit juga meningkat, dapat mengalokasikan dana untuk melakukan
promosi di beberapa media dan menciptakan packaging yang ramah lingkungan, memiliki
jingle produk sehingga nantinya akan memiliki brand positioning di masyarakat. Strategi
bisnis yang diharapkan yaitu terus melakukan inovasi dalam usahanya seperti meningkatkan
variasi rasa roti tawar selain rasa yang telah ada, membuat roti tawar kering yang telah
dipanggang dengan rasa manis, asin seperti garlic bread.