Anda di halaman 1dari 8

MEMBANDINGKAN PENGEMBANGAN SISTEM

INFORMASI SECARA OUTSOURCING DAN


INSOURCING

PENDAHULUAN

Teknologi informasi adalah salah satu komponen bisnis dengan


perkembangan yang sangat pesat. Selain itu, teknologi informasi juga
merupakan sumberdaya bisnis yang sangat vital bagi perusahaan
sehingga harus dikelola dengan sangat baik karena dapat menentukan
keberhasilan atau malah menyebabkan kegagalan dalam penerapan
strategi bisnis suatu perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan Sistem
Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) yang mendukung proses bisnis
perusahaan menjadi tantangan tersendiri, baik bagi manajer bisnis dan TI
maupun kalangan profesional.
Salah satu cara yang kini populer diterapkan untuk mengelola fungsi
SI dan TI perusahaan adalah dengan mengadopsi sistem outsourcing.
Sebelum tahun 1980, perusahaan cenderung untuk merencanakan,
mengembangkan, mengoperasikan dan memelihara sistem informasinya
sendiri. Namun, tren ini mulai berubah sejak beberapa perusahaan di
negara-negara maju menyadari bahwa mereka harus lebih fokus dalam
menjalankan bisnis utamanya dan menyerahkan aktivitas-aktivitas yang
berhubungan dengan TI, seperti pemrograman software, kegiatan
operasional harian, pemeliharaan, dan lain-lain kepada perusahaan TI
profesional. Outsourcing tampaknya semakin diminati oleh sebagian besar
perusahaan mengingat sering tidak jelasnya prospek dunia usaha yang
ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar
maupun teknologi.
Di samping outsourcing dikenal pula istilah insourcing. Secara
terminologi insourcing memiliki arti yang berlawanan dengan outsourcing.
Ketika suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya,
yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi, inilah yang
disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim
khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan. Perusahaan
kadang-kadang memilih untuk melakukan insourcing karena

1
memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik
daripada jika mereka memilih outsourcing.
Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan mengapa
perusahaan lebih memilih melakukan outsourcing dalam pengembangan
maupun penerapan SI dan TI di perusahaannya. Selain itu, akan dijelaskan
pula apa saja keuntungan dan kelemahan dari pengelolaan SI dan TI
dengan menggunakan strategi outsourcing maupun insourcing.

MENGAPA OUTSOURCING ?

Definisi
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction
to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah
pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh
internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra
perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing
digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak
penyedia layangan eksternal.
Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga
ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan
solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering
kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI
yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun
operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing
adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer)
dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain
atau pihak ketiga.

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing


Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari
lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan
outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa
memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses
pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan
yang sama juga dikemukakan dalam www.outsource2india.com dimana
kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan

2
keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi
(high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu
organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan
infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan
organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi
inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya
secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing
merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan
bisnis mereka.
Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki
hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara
pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan
informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu
kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat
hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada
proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus
memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi
sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini,
outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga
sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif,
layanan entry data dan masih banyak lagi.

Keuntungan Dan Kelemahan Dari Outsourcing


Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan
perusahaan dalam memilih outsourcing adalah: harga, reputasi yang baik
dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak
provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari
kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource,
eksistensinya, dan lain-lain.
Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan
sistem outsourcing antara lain:
1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun
sendiri fasilitas SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.

3
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan
mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah
didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing.
4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource
dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih
sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang
dibutuhkan perusahaan.
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga
perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan
karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang
kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi
terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan
outsource.
7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan
investasi.
Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI
dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:
1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak
outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja
internal dengan tenaga kerja outsourcing.
3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer
tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan
perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3
tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan
bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan
peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus
merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.
5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk
karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak
outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan
inovasi secara internal di masa mendatang.

MENGAPA INSOURCING ?

4
Definisi
Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan
untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat
karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa
dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau
temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut.
Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang
menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau
perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).
Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu
organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama.
Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang
membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri
pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya
dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu
pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam
suatu perusahaan.
Alasan Perusahaan Melakukan Insourcing
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain
dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang
tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai
penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing
mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol
yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-
outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan menurut
Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam
perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi
tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar
perusahaan.

Keuntungan Dan Kelemahan Dari Insourcing


Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan
sistem insourcing antara lain:

5
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam
perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk
pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan
SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal
perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh
perusahaan dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta
dikontrol keamanan aksesnya (security acces).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)
perusahaan dibandingkan pesaing.
Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI
dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem
harganya sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus
merancangnya dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan
spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI
yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika
terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data
dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan
memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko
yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.

6
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan
perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi
yang digunakan kurang up to date.

KESIMPULAN

Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu


perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan
mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan
resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat
dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan
aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang
memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan.
Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha,
tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk
pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk dipilih jika
suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu
divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal
ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang
lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.

Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau


sebaliknya. Suatu perusahaan dapat melakukan outsource dan insource
pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing secara
bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari
yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan
keuntungan kompetitif.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. Outsourcing vs Insourcing: What's best for your Organization?.


http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-
versus-insourcing.asp.
_______. Outsourcing. http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing.
_______. IT Outsourcing. http://www.midas-solusi.com/products-
services,en,detail,9,it-outsourcing

7
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information
Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Pasaribu, F.T.P. 2010. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing.
http://ferry1002.blog. binusian.org/?p=128.
Rahardjo, B. 2006. Kesulitan Outsourcing di Indonesia.
http://rahard.wordpress.com/2006/ 02/25/kesulitan-outsourcing-di-
indonesia/.
Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing.
http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan-
insourcing.html.