ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Pada umumnya orang akan berpendapat bahwa terdapat perbedaan antara

administrasi dan manajemen. Untuk membedakan arti kedua kata tersebut, di
bawah ini dibuat suatu tabel agar memudahkan dalam membandingkannya.

Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga

bagian dari administrasi. Kedua hal tersebut benar, tergantung dari tempatnya
atau negaranya:
Di Eropa Daratan ( Jerman, Bld, Perancis, Itali) dikatakan manajemen bagian
dari administrasi
Di Inggris dikatakan Administration bagian dari management.

DI INDONESIA Istilah adm. berasal dari Bhs.Bld “ administratie”, yang terdiri

dari: organisasi, tata usaha, dan pengelolaan. Istilah management diIndonesia
adalah Istilah Inggris, yang berasal dari AS.
Jika mempertimbangkan kedua aspek tersebut dari segi kebudayaan, dimana
Indonesia sangat lama dijajah Belanda, maka memahami administrasi perlu lebih
ditekankan dimana berpikir secara administrasi adalah berpikir secara
organisasi-tata usaha dan manajemen.

Jika manajemen dipisahkan secara tegas dan terlepas dari administrasi, maka
organisasi dan tatausaha akan tertinggal dan tatausaha dianggap sebagai aspek
yang tidak penting.

Di Perancis, manajemen dikembangkan ala sistem AS, tetapi tidak terlepas dari
administration, dimana dikatakan, bahwa” administrasi terdiri atas documentation
(tatausaha) dan gestion (manajemen).

BERPIKIR SECARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN ADMINISTRASI

Berpikir secara administrasi adalah berpikir secara mengatur dan menjalankan
penyelenggaraan dari apa yang dikehendaki Pengemban Tugas misalnya
pemerintah, pengusaha, atau direksi. Berpikir secara manajemen adalah berpikir
secara mengendalikan, mengerahkan, dan memanfaatkan segala sumberdaya,
yang menurut perencanaan diperlukan untuk mencapai tujuan.

Administrasi atau tata penyelenggaraan dilakukan dengan membentuk,

mengembangkan, memimpin dan mempergunakan suatu organisasi. Dengan
pengertian yang luas tersebut, maka administrasi juga merupakan manajemen,
yaitu “ the overall management of an organization.”

Administrasi dijalankan oleh dan dibawah pimpinan seorang administrator oleh

suatu aparatur yang merupakan suatu organisasi. Dalam praktek, kedudukan
administrator dirangkap oleh pengemban tugas (misal:pemerintah merangkap
sebagai administrator negara) atau pengusaha (misal:pengusaha/pemilik
perusahaan merangkap sebagai direktur perusahaan). Oleh sebab itu banyak
yang tidak dapat membedakan antara “pemerintahan” dan “ administrasi
negara”, atau antara “pengusaha bisnis” dan “administrasi bisnis”.
Manajemen dijalankan oleh:
- pekerja biasa (worker), pengamat (supervisor), pemimpin/kepala, manajer,
koordinator, direktur, pengurus, pengusaha, jadi hanya berbeda-beda menurut
kedudukan (tingkatan), obyek atau bidang, dan kekompleksannya

Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi Ilmu Administrasi

Administrasi sebagai fenomena sosial.

Administrasi terdapat dalam suatu organisasi.

Administrasi merupakan suatu kekuatan yang memberi hidup/gerak kepada

organisasi. Penggerak atau kekuatan tersebut disebut administrator.

Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk mengendalikan,

menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan suatu organisasi, yang
dijalankan administrator dan dibantu oleh manajer dan stafnya.

Administrasi merupakan sekelompok orang sebagai badan pimpinan (the

governing body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan Administration.

Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang

memerlukan pengetahuan ataupun pengalaman.

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama

antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan dan direncanakan sebelumnya.
Kerjasama tersebut melalui organisasi

Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial tertentu, yang

memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu.

Administrasi merupakan suatu praktek atau teknik tertentu, sebagai suatu

tatacara melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan, ketrampilan,
kemahiran.

Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input, transportasi,

pengolahan, dan output tertentu.
Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai overall management dari
suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti administrasi.

Manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin,

materials, metode-cara-teknik, ruang, tenaga, waktu).

Dalam istilah Administrasi tercakup adanya pesan, tugas, tanggung jawab dan
kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik organisasi.
Dalam aktivitas pekerjaan yang kita lakukan sehari-hari, baik secara sadar atau
pun tidak, kita selalu disuguhkan dengan dua istilah yang sangat populer ini,
yaitu administrasi dan manajemen. Sebagai contoh kecil, dimana ketika kita
melakukan pengurusan dokumen-dokumen (paper work) di instansi, lembaga,
atau kantor yang biasanya pada kantor pemerintah, kita akan selalu dimintai
kompensasi atas pembuatan paperwork tersebut dengan istilah ‘biaya
administrasi”, atau misalnya ketika kita akan berobat ke Rumah Sakit, maka kita
akan diminta untuk mengurus administrasi terlebih dulu—yang maksudnya untuk
registrasi pasien dan pembayaran biaya berobat. Kemudian ketika ada pekerja
pada suatu pabrik yang meminta THR akan diminta menunggu keputusan dari
manajemen dan lain sebagainya.

Lantas apakah istilah yang dikenalkan pada kita tersebut sudah memiliki batasan
yang tepat, sehingga kita benar-benar memahami makna dan perbedaan antara
administrasi dengan tatausaha, dan atau administrasi dengan manajemen.
Karena beberapa Sarjana Ilmu Administrasi seperti Henry Fayol—ada yang
mengatakan dia sebagai Father of Administration Scientifically dan ada pula
yang mengatakan dia adalah Father of Management Scientifically–, Cyril
O’Donell, G.R.Terry dan lainnya tidak memberikan konsepsi yang jelas
mengenai perbedaan antara keduanya. Maka berikut ini saya akan mencoba
memberikan rumusan mengenai kedua istilah ini sehingga dapat me-reduce
deviasi pemahaman antara keduanya.

1. Administrasi dengan Tata Usaha (Administration to Administratie)Administrasi

berasal dari kata latin “ad” dan “ministrare” yang berarti membantu, melayani
atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris adalah “Administration”—yang sampai
sekarang tetap dipergunakan dan dalam bahasa Indonesia diterjemahkan
menjadi Administrasi. Namun, karena selama lebih kurang 350 tahun Indonesia
dijajah Belanda, maka sedikit banyak istilah yang digunakan Belanda terinfiltrasi
kedalam Bahasa Indonesia, salah satu contohnya adalah “Administratie” yang
menurut Pariatra Westra dkk, definisinya adalah Setiap penyusunan keterangan-
keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud
untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam
keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Dalam bahasa
Indonesia, pengertian tersebut pada hakekatnya adalah pengertian dari
Tatausaha. Menurut sudut pandang penulis, bahwa Tatausaha itu merupakan
suatu kegiatan pengumpulan data dan informasi dan dilakukan pencatatan
secara sistematis dalam suatu organisasi untuk menghasilkan kumpulan
keterangan yang dibutuhkan. Jadi sekarang dapat dipahami, bahwa kegiatan
tatausaha masih termasuk dalam unsur Administrasi dalam arti luasdan bukan
merupakan faktor dari administrasi. Dengan demikian, apabila kegiatan yang
dimaksud adalah kegiatan tatausaha, seyogyanya kita tidak menggunakan istilah
administrasi agar tidak menimbulkan bias antara kedua istilah ini.
2. Administrasi dengan Manajemen (Administration to Management)Seperti
dikemukakan pada poin sebelumnya, bahwa istilah administrasi yang digunakan
sampai sekarang adalah dalam bahasa Inggris, yaitu “administration”. Beberapa
Ahli Ilmu Administrasi memberikan definisi yang berbeda-beda namun secara
harfiah memiliki maksud yang sama. Seperti menurut Leonald D. White, bahwa
administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha
kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta, sipil atau militer baik dalam
skala besar ataupun kecil. Lain halnya menurut Herbert A. Simon, yang dalam
arti luas didefinisikan sebagai kegiatan dari kelompok orang-orang yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Kemudian setelah mengalami
beberapa kali revisi dan penyempurnaan bersama Drs. Sutarto, Drs. The Liang
Gie memberikan definisi administrasi sebagai segenap rangkaian penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu. Dari beberapa definisi tersebut, maka penulis memiliki
batasan tersendiri mengenai definisi administrasi, yaitu : suatu proses penataan
usaha yang timbul ketika dua orang atau lebih yang memiliki tujuan yang sama
yang kemudian berinteraksi dalam suatu organisasi, melakukan kerjasama
dengan menggunakan instrumen dan sumber yang mungkin terbatas.

Cakupan dari kegiatan administrasi sangatlah luas, yaitu keseluruhan proses

mulai dari menentukan bentuk dan tujuan organisasi, cara mencapai tujuan,
siapa saja yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pencapaian tujuan ini,
pengendalian proses pelaksanaan, sampai bagaimana mendayagunakan
instrumen atau sumber yang terbatas. Pada dasarnya, cakupan dari kegiatan
penataan usaha ini adalah bagian dari disiplin ilmu lain, oleh karenanya kegiatan
ilmu administrasi hanya dibatasi pada aktivitas-aktivitas penyelenggaraan atau
pelaksanaan saja—yang direpresentatifkan dengan penataan usaha. Dengan
demikian pula, dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi dalam arti sempit
adalah kegiatan yang dilakukan oleh para administrator (pimpinan) dan dalam
arti luasnya adalah keseluruhan kegiatan dalam organisasi.

Namun belakangan, istilah administrasi dikaburkan dengan istilah manajemen,

karena sekilas kegiatan keduanya hampir sama dalam konstelasi organisasi.
Bahkan beberapa pendapat para ahli Ilmu Administrasi di Amerika Serikat dan
Inggris pun tidak membedakan kedua istilah tersebut dengan tegas. Drs. Usman
Tampubolon pernah memberikan batasan terhadap kedua istilah ini dalam
artikelnya yang berjudul Perkembangan Ilmu Administrasi (1974:17), jika dilihat
dari sudut sejarah terjadinya istilah-istilah ini sebagai berikut: bahwa ada 2
tingkatan bahasa yang dikenal pada zaman Yunani dulu, yaitu bahasa orang-
orang bangsawan, ningrat, politisi, negarawan dan Bahasa kasar, bahasa orang
kebanyakan, pedagang, kuli pelabuhan, dan lain-lainnya Bahasa kasar yang
disebutkan belakangan ini dipakai oleh orang-orang yang yang hidup di pinggiran
kota yang kemudian dikenal sebagai bahasa Italia. Untuk mengartikan suatu
usaha memimpin oleh orang-orang pinggiran (Italia) ini disebut “maneggiare”.
Sedangkan untuk Kaum ningrat, politisi, dan negarawan untuk maksud yang
sama mempergunakan istilah “administrare”. Overlap atau kesimpangsiuran
istilah ini ternyata masih diikuti sampai sekarang. Untuk memberikan perbedaan
yang jelas mengenai istilah ini, BPA (Balai Pembinaan Administrasi)
menempatkan administrasi pada posisi dengan batasan yang luas, dan
manajemen merupakan bagian dari administrasi. Menurut BPA, administrasi
merupakan segenap proses penyelenggaraan atau penataan tugas-tugas pokok
sesuatu usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama.
Dan membatasi manajemen sebagai salah satu usaha yang hanya membatasi
pada segi kepemimpinan yang mengarahkan orang-orang yang bekerjasama
berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya sehingga semua dapat berjalan dengan
baik. Mengenai manajemen, Koontz dan O’Donnel memberikan definisi bahwa
manajemen adalah usaha untuk mendapatkan hal-hal yang dikerjakan dengan
usaha orang lain. GR Terry juga kemudian mengemukakan pendapatnya bahwa
manajemen adalah pencapaian suatu sasaran yang telah ditentukan melalui
usaha orang lain. Dari pendapat tersebut, jelas esensi dari kegiatan manajemen
adalah pengendalian dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia dan
dilakukan oleh seorang manajer (pimpinan). Menurut pandangan penulis, bahwa
manajemen itu merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk mengendalikan
sumber-sumber yang ada agar dapat menghasilkan keluaran yang efektif dan
efisien.

Dan dapat dikonklusikan pula bahwa kegiatan manajemen juga merupakan

unsur dari administrasi, bukan merupakan faktor terjadinya administrasi. Setelah
definisi administrasi dan manajemen saya uraikan menurut perspektif saya,
mudah-mudahan tidak lagi terjadi deviasi yang bertendensi menimbulkan bias
dalam konteks pemahaman kedua istilah ini. Wassalam