Anda di halaman 1dari 11

PROSEDUR PENGENDALIAN

REKAMAN
Nama Dokumen : XXX-022-2004
Nomor : OT0102/XXX00/005/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL


XXXXXXXXXXXXXX

Kawasan Puspiptek Serpong Tangerang 15314


Telp. (021) xxxxxx ext. xxxx. (021) xxxxx
Fax. : (021)xxxxxxx
xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 2 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

DAFTAR ISI
1 TUJUAN.............................................................................................................................2
2 RUANG LINGKUP...........................................................................................................2
3 ACUAN .............................................................................................................................2
4 DEFINISI...........................................................................................................................2
5 TANGGUNG JAWAB ......................................................................................................3
6 URAIAN ............................................................................................................................3
6.1 Pengidentifikasian Rekaman Mutu..............................................................................3
6.2 Pengumpulan Rekaman Mutu.....................................................................................3
6.3 Pengindeksan Rekaman Mutu.....................................................................................3
6.4 Penempatan Rekaman Mutu........................................................................................3
6.5 Penyimpanan Rekaman Mutu......................................................................................4
6.6 Penggunaan Rekaman Mutu........................................................................................4
6.7 Pemeliharaan Rekaman Mutu......................................................................................5
6.8 Pemusnahan Rekaman Mutu.......................................................................................5
7 LAMPIRAN.......................................................................................................................5
8 REKAMAN........................................................................................................................5

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 1 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

1 TUJUAN
Prosedur ini menetapkan sistem yang digunakan untuk pengidentifikasian, pengumpulan,
pengindeksan, penempatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan
rekaman mutu.

2 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di xxxxx dalam hal pengidentifikasian, pengumpulan, pengindeksan,
penempatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman mutu.

3 ACUAN
Pedoman Mutu xxxxxx

4 DEFINISI
Rekaman Mutu
Hasil kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja serta barang-barang bukti
lain yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 2 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

5 TANGGUNG JAWAB

5.1.1 Kepala Bidang xxxxxxxx bertanggungjawab atas pelaksanaan prosedur ini.

5.1.2 Kepala Sub Bagian Tata Usaha bertanggungjawab dalam tata cara penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman mutu.

5.1.3 Kepala Bidang/Kepala Sub Bidang menyimpan rekaman mutu sesuai tanggung
jawabnya.

6 URAIAN

6.1 Pengidentifikasian Rekaman Mutu


Rekaman mutu harus diserahkan ke Bidang xxxxxxxxxx untuk diidentifikasi. Identifikasi
rekaman mutu dilakukan dengan cara memberi nomor, kode atau tanda lain yang dapat
membedakan secara jelas.

6.2 Pengumpulan Rekaman Mutu


Rekaman mutu yang berasal dari seluruh xxx dikumpulkan di Bidang xxxxxxxxx sebagai
sebuah master rekaman mutu.

6.3 Pengindeksan Rekaman Mutu


Rekaman mutu yang terkumpul dimasukkan ke dalam Daftar Induk Rekaman Mutu
(Lampiran 1).

6.4 Penempatan Rekaman Mutu

6.4.1 Master rekaman mutu diletakkan di Bidang xxxxxxxxx

6.4.2 Salinan master rekaman mutu diletakkan di Sub Bagian Tata Usaha

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 3 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

6.5 Penyimpanan Rekaman Mutu

6.5.1 Dalam penyimpanan rekaman mutu diklasifikasikan berdasarkan


a. Bentuk fisik rekaman : Kertas, elektronik, microchip, CD ROM dan pita
magnetik
b. Sifat rekaman : Sangat rahasia, rahasia dan biasa.

6.5.2 Rekaman mutu disimpan di tempat yang aman dari gangguan hewan pengerat, api,
air, tidak lembab dan gangguan lain yang dapat menyebabkan kerusakan.

6.5.3 Lama penyimpanan rekaman mutu ditentukan berdasarkan bentuk fisik dan sifat
rekaman.

6.5.4 Rekaman mutu disimpan dalam sebuah daftar yang menunjukkan nama rekaman,
sifat rekaman, uraian singkat rekaman, lokasi penyimpanan dan masa penyimpanan
(Lampiran 1).

6.6 Penggunaan Rekaman Mutu

6.6.1 Setiap penggunaan rekaman mutu dilakukan dengan mengisi Formulir Permintaan
Peminjaman (Lampiran 2) dan diajukan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha.

6.6.2 Personil yang bertanggungjawab dalam penggunaan rekaman mutu harus ditunjuk
oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha.

6.6.3 Formulir yang telah diisi dan ditandatangani oleh peminjam, petugas dan Kepala
Sub Bagian Tata Usaha harus didokumentasikan.

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 4 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

6.7 Pemeliharaan Rekaman Mutu

6.7.1 Rekaman mutu harus dipelihara untuk menjaga agar tetap utuh sesuai masa
penyimpanan dan cara pemeliharaannya sesuai dengan spesifikasi bentuk fisik
rekaman mutu.

6.7.2 Rekaman mutu dalam bentuk media elektronik harus di “back up” untuk mencegah
atau mengurangi kerusakan data akibat kesalahan yang mungkin terjadi.

6.7.3 Kondisi ruang penyimpanan harus dijaga temperatur, kelembaban bila perlu dan
secara periodik harus dikontrol untuk memastikan bahwa rekaman mutu tetap
terjaga kondisinya.

6.8 Pemusnahan Rekaman Mutu

6.8.1 Rekaman yang dinyatakan tidak berlaku lagi ditarik oleh Sub Bagian Tata Usaha
dan diberi cap tidak berlaku.

6.8.2 Rekaman yang tidak berlaku lagi disimpan/ditempatkan dalam tempat yang
terpisah dengan rekaman yang baru atau rekaman yang mutakhir.

7 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Daftar Induk Rekaman Mutu
Lampiran 2 : Formulir Permintaan Peminjaman

8 REKAMAN

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 5 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 1 : DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU

No. Nama Sifat Uraian Tanggal Lokasi Masa


Rekaman Terima Penyimpanan Penyimpanan

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 6 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

LAMPIRAN 2 : FORMULIR PERMINTAAN PEMINJAMAN

Nama
No. Nama Rekaman Jumlah Keterangan
Peminjam

Petugas : Penerima : Disetujui :


Kepala Sub Bagian Tata Usaha

……………………… …………………………... xxxxxxxxxxxxx


NIP. 33000 NIP. 33000 NIP. 33000

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 7 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

BUKTI PENGESAHAN
Status : Revisi 0
Tanda Tangan :

Tanggal :
Nama :
URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSI
Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

01. 13.
02. 14.
03. 15.
04. 16.
05. 17.
06. 18.
07. 19.
08. 20.
09. 21.
10. 22.
11. 23.
12. 24.

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 8 dari 9


xxxx-022-2004
Pusat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

DAFTAR DISTRIBUSI

No. Salinan Distribusi


Dokumen Nama Jabatan
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15

Revisi ke 0 ; 1 Oktober 2004 9 dari 9