Definisi Formulir

Formulir
merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi .

Gambar contoh formulir “Faktur Penjualan Tunai “

Formulir Elektronik

Merupakan ruang yang ditayangkan

dalam layar komputer yang digunakan
untuk menangkap data yang akan diolah
dalam pengolahan data elektronik
 Tidak pernah kehabisan formulir
 Tidak pernah ketinggalan jaman
 Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
 Tidak dimungkinkannya penggunaan formulir
yang salah
 Kecepatan pengisian formulir
 Penangkapan data dilakukan sekali
 Tidak ada data yang mengambang
 Kemudahan dalam pengolahan formulir
 Menetapkan tanggung jawab timbulnya
transaksi bisnis perusahaan
 Merekam data transaksi bisnis perusahaan
 Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan
cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk
tulisan
 Menyampaikan informasi pokok baik secara
intern organisasi atau antar organisasi.
 Formulir yang dibuat dengan disimpan
dalam perusahaan
 Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada
pihak luar perusahaan
 Formulir yang diterima dari pihak luar
perusahaan
 Formulir yang dibuat untuk meminta
dilakukannya suatu tindakan
 Formulir yang digunakan untuk mencatat
tindakan yang telah dilaksanakan
 Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Hal ini dilakukan untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus,
maksudnya dengan sekali pengerjaan beberapa tujuan dapat
tercapai.
 Menghindari duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindari pengumpulan data yang sama
lebih dari satu kali. Sekali data telah terkumpulkan dari
sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam
formulir sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi
semua departemen yang membutuhkan.
 Perancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas dapat
menghindari perekaman data yang tidak diperlukan sehingga
akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku
pembantu.
 Memasukkan unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagian dari bagian internal check dalam
organisasi. Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan
informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga
kekayaan organisasi. Pengisiandata ke formulir seringkali
mengandung kesalahan manusiawi. Untuk menghindari
kemungkinan kesalahan dalam pengisian formulir, analis sistem
memasukkan unsur internal check pada saat perancangan
formulir.

 Mencantumkan nama, dan alamat perusahaan pada formulir

untuk komunikasi dengan pihak luar.
Untuk formulir yang dikirim keluar perusahaan, nama, alamat
bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir untuk
memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan
penerima.
 Mencantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
Contoh : Untuk formulir yang idgunakan untuk meminta barang dari
bagian gudang maka formulir itu diberi nama bukti permintaan
barang gudang.

 Beri nomor untuk identifikasi formulir.

 Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir,
jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan
salah pengisian.

 Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan
tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin
ketik, garis tidak perlu dicetak, karena akan memakan waktu yang
lama. Namun apabila pembuatan menggunakan komputer,
pencetakan garis dapat dilakukan dengan sangat mudah.
 Cantumkan nomor urut tercetak.
Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian
formulir dan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. Nomor urut
tercetak ini akan dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga
memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung
informasi yang dicatat dalam catatan tersebut.

 Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi

hanya membubuhkan tanda , atau X, atau dengan menjawab ya
atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian.

 Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,

atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau
cetaklah dengan kertas tanpa karbon.
 Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir sibagi
menurut blok – blok daerah yang berisi data yang saling
terkait.
 Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu
digunakan.
 Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali,
penggunaan formulir akan mengurangi waktu
penulisan informasi tersebut.
 Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu
disatukan dalam tempat yang sama, untuk
memudahkan pengecekan yang cepat mengenai
kelengkapan informasinya, maka formulir harus
digunakan.
 Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab
terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.
 Siapa yang memerlukan formulir tersebut ? . Hal ini akan menentukan
berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
 Apakah terdapat duplikasi informasi antara formulir satu dengan yang lain
?. Jika duplikasi informasi terjadi , maka akan lebih baik jika informasi
yang terduplikasi tersebut digabungkan.
 Apakah elemen – elemen formulir telah disusun menurut urutan yang
logis ?. Penyusunan yang baik akan mengurangi kesalahan pengisian,
mengurangi waktu pengisian formulir dan menghemat formulir.
 Dengan cara apa formulir tersebut diisi. Apakah dengan tulisan tangan
 ( manual ) , dengan mesin komputer ( otomatis ) atau dengan kombinasi
keduanya ?. Hal ini akan mempengaruhi format paragraf, lebar spasi dan
penggunaan garis.
 Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau
mesin khusus atau dengan cara yang lain ? . Hal ini akan menentukan jenis
dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah kolom yang harus
disediakan untuk pencatatan informasi.
 Dimana formulir tersebut akan disimpan ?. Hal ini akan menentukan mutu
kertas dan ukuran kertas yang harus digunakan.
 Informasi yang diperlukan dalam merancang
kembali suatu formulir

Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu

ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu
tidaknya diadakan penyempurnaan , penggantian, atau
penghentian pemakaian formulir yang sedang
digunakan. Untuk itu diperlukanlah sebuah survai.
Survai ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi
tentang :

a. Formulir itu sendiri. Seperti informasi mengenai isi,

jumlah lembar tembusan dan jenis kertas yang dipakai.
b. Kegiatan penyedian, pengisian, dan pencatatan
informasi dari formulir tersebut
 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

 Dokumen sumber
Merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.

 Dokumen Pendukung
Merupakan dokumen yang melampiri dokumen
sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang
direkam dalam dokumen sumber. Dokumen
pendukung berfungsi untuk membuktikan sahihnya
transaksi pnejualan yang direkam dalam faktur
penjualan.
Berikut ini merupakan tabel daftar nama dokumen
sumber dan dokumen pendukung yang terkait