MINISTERUL EDUCAŢIEI, Procedura Sistemului pentru COD : PL-47

CERCETĂRII ŞI INOVĂRII
UNIVERSITATEA"CONSTANTIN Managementul Calităţii EDIŢIE:1
BRÂNCUŞI" TÂRGU-JIU REVIZIE: 0
B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ
Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; PREDAREA DOCUMENTELOR
Pag. 1 / 5
http:// www.utgjiu.ro CĂTRE ARHIVĂ

Întocmită de : Verificată de: Aprobată de :

Departamentul pentru Comisia pentru Evaluarea şi Senatul UCB

Asigurarea Calităţii Asigurarea Calităţii

VALABILĂ DIN DATA:

1. Scopul procedurii
2. Domeniul de aplicare al procedurii
3. Definiţii şi prescurtări
4. Documente de referinţă
5. Responsabilităţi
6. Descrierea activităţii
7. Înregistrări / Documente / Formulare
8. Diagrama de flux a procesului

1. Scopul procedurii

Procedura stabileşte condiţiile şi modalitatea de predare a documentelor către arhiva

UCB.

1. Domeniul de aplicare al procedurii

Procedura se aplică în cadrul UCB – Arhivă.

2. Definiţii şi prescurtări

3.1. Definiţii:
3.1.1. Definiţiile termenilor utilizaţi in cadrul acestei proceduri sunt conform
standardului SR EN ISO 9001 : 2008 - Sisteme de management al calităţii.
Cerinţe
3.1.2. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii
fundamentale si vocabular
3.1.3. SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management
al calităţii şi / sau al mediului
3.1.4. cerinţă - nevoie sau aşteptare care este declarată, în general implicită sau
obligatorie
3.1.5. sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiective
prin care se realizeaza acele obiective
3.1.6. controlul calităţii - parte a managementului calităţii, concentrată pe
îndeplininea cerinţelor referitoare la calitate
3.1.7. asigurarea calităţii - parte a managementului calităţii, concentrată pe
furnizarea încrederii că cerinţele referitoare la calitate vor fi îndeplinite
3.1.8. organizaţie - grup de persoane şi facilităţi, cu un ansamblu de
responsabilităţi, autorităţi şi relaţii
3.1.9. produs - rezultat al unui proces
 MINISTERUL EDUCAŢIEI, Procedura Sistemului pentru COD : PL-47
CERCETĂRII ŞI INOVĂRII
UNIVERSITATEA"CONSTANTIN Managementul Calităţii EDIŢIE:1
BRÂNCUŞI" TÂRGU-JIU REVIZIE: 0
B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ
Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; PREDAREA DOCUMENTELOR
Pag. 2 / 5
http:// www.utgjiu.ro CĂTRE ARHIVĂ

3.1.10. neconformitate – neîndeplinirea unei cerinţe

3.2 Prescurtări:
3.2.1. UCB – Universitatea „ Constantin Brâncuşi “
3.2.2. SMC – Sistem de management al calităţii
3.2.3. DAC – Departamentul pentru Asigurarea Calităţii
3.2.4. CEAC - Comisia pentru Evaluarea şi Asigurarea Calităţii

4. Documente de referinţă

4.2.1. SR EN ISO 9001 : 2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe

4.2.2. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii
fundamentale si vocabular
4.2.3. SR EN ISO 19011 : 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management
al calităţii şi / sau al mediului
4.2.4. Regulament privind sistemul de management al calităţii în universitatea
"Constantin Brâncuşi"
4.2.5. HG nr. 1418 din 11 Octombrie 2006 pentru aprobarea Metodologiei de
evaluare externă, a standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei
indicatorilor de performanţă a Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii în
Învăţământul Superior
4.2.6. Legea nr. 84/1995 a Învăţământului cu modificările şi completările ulterioare
4.2.7. Legea nr. 128/1997 privind Statutul Personalului Didactic cu modificările şi
completările ulterioare
4.2.8. Regulament de funcţionare internă a Universităţii "Constantin
Brâncuşi" Târgu-Jiu.
4.2.9. Legea Arhivelor nr. 16 din 12 aprilie 1996.
4.2.10. LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii
Arhivelor Naţionale nr. 16/1996;
4.2.11. ORDONANTA DE URGENTA nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea si
completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996;
4.2.12. INSTRUCŢIUNI privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.
217 din 23 mai 1996;
4.2.13. Lege nr. 135 din 15/05/2007 Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din
22/05/2007privind arhivarea documentelor în formă electronică;
4.2.14. Normele Metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor,
copiilor de pe documentele păstrate de Arhivele Naţionale, aprobate de
Conducerea Arhivelor Naţionale intrate în vigoare la data de 1.07.2004,
modificate şi completate la data de 6.01.2005.
4.2.15. Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate în
administrarea Arhivelor Naţionale aprobate de Conducerea Arhivelor
Naţionale la 26.02.2003.
4.2.16. Legea nr. 111/1995 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea
Depozitului legal de documente, indiferent de suport – republicare – M. Of. nr.
119/ 07. 02. 2005 ;
 MINISTERUL EDUCAŢIEI, Procedura Sistemului pentru COD : PL-47
CERCETĂRII ŞI INOVĂRII
UNIVERSITATEA"CONSTANTIN Managementul Calităţii EDIŢIE:1
BRÂNCUŞI" TÂRGU-JIU REVIZIE: 0
B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ
Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; PREDAREA DOCUMENTELOR
Pag. 3 / 5
http:// www.utgjiu.ro CĂTRE ARHIVĂ

4.2.17. Legea nr. 182/ 2000 privind protejarea patrimoniului cultural naţional
mobil – M. Of. nr. 530/ 27. 10. 2000, modificată şi completată prin O.U.G.
16/2003- M.Of. 232/5.04.2003, prin L. 105/2004 – M.Of. 320/13.04.2004, prin
L. 314/2004 – M.Of. 577/29.06.2004, modificată prin L. 488/28.12.2006 –
M.Of. 10/8.01.2007.
4.2.18. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public
- M.Of. nr. 663/ 23. 10. 2001, cu modificările aduse de L. 371/2006 – M.Of.
837/11.10.2006, L. 380/2006- M.Of. 846/13.10.2006, L. 188/2007 – M.Of.
425/26.06.2007.
4.2.19. H.G. nr.123 din 07. 02. 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
de aplicare a Legii nr.544/ 2001, privind liberul acces la informaţiile de
interes public - M.Of. nr.167 din 8. 03. 2002.
4.2.20. H.G. nr. 781/25.06. 2002 privind protecţia informaţiilor secrete de
serviciu -M.Of. nr. 575/ 5.08.2002.
4.2.21. O.G. 27/ 30.01.2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a
petiţiilor - M.Of. nr. 84/1.02. 2002; modificată şi completată prin Legea 233/
23. 04. 2002 - M.OF. nr. 296/ 30. 04. 2002.
4.2.22. Legea nr. 677/21.11.2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor
date – M. Of. nr. 790/ 12.12.2001, modificată şi completată prin L.
102/3.05.2005 – M.Of. 391/9.05.2005.
4.2.23. Legea nr. 334/ 2002 privind bibliotecile – republicare – M. Of. nr. 132/ 11.
02. 2005, modificată şi completată prin O.U.G. 26/26.01.2006,
L114/4.05.2006, L. 277/4.07.2006.

5. Responsabilităţi

5.1. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

5.1.1. Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină
evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern,
precum şi a celor ieşite, potrivit legii.
5.1.2. Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi
termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care
se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.
5.1.3. Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către
Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către direcţiile judeţene
ale Arhivelor Naţionale.
5.1.4. Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al
doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces verbal de predare
primire.
5.1.5. Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe
baza unui registru de intrări-ieşiri.
5.1.6. Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea
conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente.

6. Descrierea activităţii
 MINISTERUL EDUCAŢIEI, Procedura Sistemului pentru COD : PL-47
CERCETĂRII ŞI INOVĂRII
UNIVERSITATEA"CONSTANTIN Managementul Calităţii EDIŢIE:1
BRÂNCUŞI" TÂRGU-JIU REVIZIE: 0
B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ
Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; PREDAREA DOCUMENTELOR
Pag. 4 / 5
http:// www.utgjiu.ro CĂTRE ARHIVĂ

Fiecare compartiment/departament/serviciu/structură are dreptul de a arhiva

documentele. Arhivarea se face după o perioadă de 2 ani de la emiterea
documentelor.
Persoana desemnată pentru fiecare compartiment trebuie să aducă la arhivă
dosarele numerotate, cu opis.
La predarea dosarelor se întocmeşte proces verbal de predare-preluare (cod F/PL-
47/01), în două exemplare, unul pentru arhivă şi unul pentru persoana desemnată cu
predarea dosarelor.
Dosarele preluate de către arhivist sunt înregistrate în registrul de intrări-ieşiri al
documentelor din arhiva instituţiei.
Ridicarea dosarelor din arhivă se face pe bază de cerere aprobată de conducerea
universităţii.
Arhivarea se face pe grupe de documente, conform Nomenclatorului Arhivistic nr.
4104 din 11.07.2006.

Arhivistul întocmeşte procesul verbal şi inventarul (cod F/PL-47/02), care conţine

următoarele:
ƒ Numărul dosarului;
ƒ Indicativ nomenclator, pentru fiecare compartiment;
ƒ Conţinutul dosarului;
ƒ Anul;
ƒ Numărul de file;
ƒ Observaţii.

7. Înregistrări / Documente / Formulare

Perioada de Locul de
Denumire document Cod Suport
Elaborator Pastrare Arhivare Pastrare Arhivare formular
(ani) (ani)
Proces Verbal Arhivist Per. Conf. Arhivă Arhivă F/PL-47/01, hârtie
predare-preluare valabilit. cerinţe
legale
Inventar Arhivist Per. Conf. Arhivă Arhivă F/PL-47/02 hârtie
valabilit. cerinţe
legale
Registru Intrări – Ieşiri documente Arhivist Per. Conf. Arhivă Arhivă F/PL-47/03 hârtie
arhivă valabilit. cerinţe
legale

8. Diagrama de flux a procesului

 MINISTERUL EDUCAŢIEI, Procedura Sistemului pentru COD : PL-47
CERCETĂRII ŞI INOVĂRII
UNIVERSITATEA"CONSTANTIN Managementul Calităţii EDIŢIE:1
BRÂNCUŞI" TÂRGU-JIU REVIZIE: 0
B-dul Republicii, nr.1, jud. GORJ
Tel: +40-253-214307;Fax: +40-253-215794; PREDAREA DOCUMENTELOR
Pag. 5 / 5
http:// www.utgjiu.ro CĂTRE ARHIVĂ

Compartiment/Departament/
Serviciu/Structură
Desemnare persoană
responsabilă predare
documente către arhivă

Arhivă/
Arhivar

Întocmire Proces Verbal

predare-preluare

Întocmire
Inventar

Înregistrare în
registrul intrări-
ieşiri

Arhivare
documente