Anda di halaman 1dari 6

Tim Akreditasi RS Karya Husada

Standar Operating Procedure (SOP)

PENGERTIAN PROSEDUR
• Gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja yang dilakukan
sebagai pegangan bila terjadi perubahan staff serta dapat digunakan
utk menilai efektivitas system.

• Melalui penerapan prosedur secara konsisten & dilakukan penilaian


secara berkesinambungan akan dapat dideteksi kelemahan sistem
apakah karena faktor manusia atau perubahan dalam system
pelayanan.

SOP :
• Suatu perangkat instruksi/langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu;
• Memberikan langkah-langkah yang benar & terbaik berdasarkan
konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan & fungsi
pelayanan;
• Membantu mengurangi kesalahan & pelayanan sub standar dng
memberikan langkah-2 yang sdh diuji & disetujui dlm melaksanakan
berbagai kegiatan.

BEBERAPA ISTILAH YANG DIGUNAKAN : Standard operating procedure


(SOP); Prosedur Tetap (Protap); Prosedur kerja; Prosedur tindakan;
Prosedur penatalaksanaan; Petunjuk pelaksanaan; Petunjuk teknis

JENIS SOP

1. SOP Profesi :
SOP memuat proses kerja yang bersifat keilmuan/teknis tertentu untuk
Diagnosa, Terapi, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi
lainnya.
o Pelayanan Medik :
• Standar Therapi : Untuk menangani penyakit tertentu (standar
yanmed), contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP
apendisitis akut,dll
• Standar Pelayanan Medis : Untuk Dx/Tx : SOP lumbal punksi,
SOP pemberian obat kejang demam,dll
• Uraian Tugas dokter
• dan lain-lain
o Pelayanan Keperawatan :
• SOP persiapan pasien operasi,dsb
o Pelayanan Profesi lain :
• meliputi lab, radiologi, rehab medis, farmasi dsb

2. SOP Pelayanan :

1
Tim Akreditasi RS Karya Husada
Memuat proses kerja yang bersifat manajerial/adminsitratif dlm yanmed,
keperawatan & penunjang medik yang berhubungan dng pelayanan
langsung kepada pasien
Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP konsultasi medis, SOP rujukan
kelaur RS.

3. SOP Administrasi :
Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar
unit kerja & kegiatan-kegiatan, umumnya kegiatan non medis.
Contoh : SOP pendaftaran pasien, SOP petunjuk teknis penyelenggaraan
RM, SOP perencanaan program/proyek/kegiatan, SOP keuangan (billing
system, akutansi,dll)

TUJUAN UMUM
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dg efisien, efektif dan aman,
serta senantiasa meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan
pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS

TUJUAN KHUSUS
1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau
kondisi ttt suatu kegiatan secara optimal
2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi
sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb
3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta
pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan
4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan
mutu pelayanan
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara
efisien dan efektif,
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugas yang terkait,
7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan
malpraktek dan kesalahan administratif lainnya,
8. Sebagai dokumen pelatihan bagi pelatih.

MANFAAT PROSEDUR
o Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS
o Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS
o Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya
o Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada
o Memastikan tidak adanya daerah abu-abu
o Overlapping & underlapping wewenang tidak ada
o Bukti adanya manajemen mutu di RS

PROSEDUR YANG BAIK


o Jangan menggunakan kalimat majemuk
o Kenali dg jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan & mengapa
o Harus menggunakan bahasa yang dikenal pemakai
o Merupakan flow charting dari proses kegiatan

1
Tim Akreditasi RS Karya Husada
Prinsip SOP
o SOP memuat segala indikasi dan syarat yang hrs dipenuhi pada
setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan
pelayanan
o SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung
berhubungan dengan pasien
o Gunakan bahasa sehari-hari, hrs memudahkan pemakaian (user
friendly), mempunyai urutan, tidak bermakna ganda
o Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta
perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan
formal.
o Harus selalu didokumentasikan.

TATA CARA PENGELOLAAN SOP


o Ketua tim akreditasi RS --> orang yang berwenang utk mengelola
SOP
o Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS
o Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan,
penyimpanan & evaluasi & revisi SOP

TATA CARA PENYUSUNAN SOP


o Format SOP  menggunakan format dari KARS
o Siapa yang menyusun,
o Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yang
menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan
tugas,
o Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum
ditandatangani pimpinan  utk menghindari tumpang tindih
dokumen antar unit kerja.

PROSES PENYUSUNAN SOP


o Sebaiknya dikelola oleh suatu Tim/Panitia, dengan masukan dari Unit
Kerja ybs
o Identifikasi kebutuhan SOP
o Sebagian SOP-SOP memerlukan uji coba
o Sumber materi SOP dapat diperoleh dari...........

YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENYUSUNAN SOP


o Ada staf yang mampu & mau  aspek pekerjaan & aspek psikologis
o Ada target waktu
o Ada komitmen pimpinan
o Ada anggaran
o Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan
dokumen

TATA CARA PENOMORAN


o Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan
penomoran  susun tata cara penomoran,

1
Tim Akreditasi RS Karya Husada
o Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan
dalam menyusun pedoman,
o Judul & nomor dokmut agar dibuatkan indeks,
o Indeks dibuat sentral .

CONTOH PENOMORAN YANG DILAKUKAN DI SUATU RS : Penomoran


dipakai 3 bag. penomoran/3 bag digit penomoran
o Digit awal utk jenis pelayanan :
o 01 : admin, 02 : yanmed,dst
o Digit tengah utk kebijakan :
o 01 : falsafah & tujuan; 02 : administrasi & pengelolaan,dst
o Digit akhir utk prosedur :
o 01 : pros identifikasi pasien dewasa; 02 : pros identifikasi
pasien bayi :
Contoh: Nomor untuk prosedur identifikasi pasien bayi : 01 01
02

PENDISTRIBUSIAN SOP
o Yang dimaksud dng distribusi adalah kegiatan atau usaha
menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yang
memerlukan SOP tsb sebagai panduan utk melaksanakan pekerjaan
o Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen 
sentralisasi atau desentralisasi
o Jenis SOP yang didistribusikan
• SOP hanya utk unit kerja tertentu
• SOP utk seluruh unit kerja
o SOP yang di lapangan adalah yang berlaku, SOP lama tidak boleh
ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretaris Tim
akreditasi/Tata usaha
o Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dengan formulir tanda
terima

PENYIMPANAN
o Yang dimaksud dengan penyimpanan disini adalah bagaimana SOP
tersebut disimpan
o Semua SOP harus tersimpan pada Tim akreditasi
o Tata cara penyimpana perlu disusun
o Unit kerja hanya menyimpan SOP yang sah sesuai jenis kegiatan
yang saat ini dilakukan  SOP yang sudah tidak dipakai
dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha tergantung SOP yang ada
di RS
o Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan  Tim akreditasi
atau tata usaha
o Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku
o Penyimpanan di unit kerja  diletakkan ditempat yang mudah
dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksana

EVALUASI
o Tujuan : membudayakan internal audit
o Evaluasi dilaksanakan

1
Tim Akreditasi RS Karya Husada

 berkala, maksimal 3 th sekali


 sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut
o Tetapkan pelaksana evaluasi
o Buat protap tata cara evaluasi SOP
o Kembangkan format/check list evaluasi
o Hasil evaluasi

PERUBAHAN atau REVISI


o Yang dimaksud dng revisi adalah keg. Atau usaha utk memperbaiki
suatu SOP, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun
seluruh isi SOP
o Revisi perlu dilakukan bila :
 Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dng keadaan
yang ada
 adanya perkembangan ilmu & teknologi
 adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
o Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi

FORMAT SOP
o Sesuai dengan lampiran Surat Edaran dari Direktur Pelayanan Medik
Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk
SOP

o Mulai diberlakukan Januari 2002


o Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng
ketentuan yang berlaku di RS jbs, kebutuhan RS, & atau standar
profesi terkait

KOTAK HEADING
o Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman
o Kotak RS diberi nama RS, dapat diberi logo
o Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal :
Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsb
o No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yang beralku
di RS ybs yang dibuat sistematis agar ada keseragaman
o No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan huruf atau
angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A,
dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka :
untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi
angka 01, dst
o Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total
halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman  halaman
peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
o Prosedur Tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yang
digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk
pelaksanaan, prosedur kerja,dsb
o Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yang
harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebut
o Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas

1
Tim Akreditasi RS Karya Husada
o Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya
memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi &
halaman

ISI SOP
1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik
3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang
menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait
denagn) bbrp kebijakan yang mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi
satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm
bbrp SOP yang “dipayungi”
4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yang menguarikan
langkah-2 kegiaatn utk menyelesaikan proses kerja ttt, &
staf/petugas yang berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan
alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalam proses
kerja yang digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap
unsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA, KAPAN & BAGAIMANA
(Who, what, where, when, how)
5. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait & atau prosedur terkait
dalam proses kerja tsb

Inti Akreditasi
Tulislah yang anda kerjakan dan kerjakan yang anda tulis; Buktikan !

Write what you do and Do what you write; Prove it !


TERIMA KASIH