Tim Akreditasi RS Karya Husada

Standar Operating Procedure (SOP)
PENGERTIAN PROSEDUR • Gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja yang dilakukan sebagai pegangan bila terjadi perubahan staff serta dapat digunakan utk menilai efektivitas system. Melalui penerapan prosedur secara konsisten & dilakukan penilaian secara berkesinambungan akan dapat dideteksi kelemahan sistem apakah karena faktor manusia atau perubahan dalam system pelayanan.

SOP :

Suatu perangkat instruksi/langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu; Memberikan langkah-langkah yang benar & terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan & fungsi pelayanan; Membantu mengurangi kesalahan & pelayanan sub standar dng memberikan langkah-2 yang sdh diuji & disetujui dlm melaksanakan berbagai kegiatan.

BEBERAPA ISTILAH YANG DIGUNAKAN : Standard operating procedure (SOP); Prosedur Tetap (Protap); Prosedur kerja; Prosedur tindakan; Prosedur penatalaksanaan; Petunjuk pelaksanaan; Petunjuk teknis JENIS SOP 1. SOP Profesi : SOP memuat proses kerja yang bersifat keilmuan/teknis tertentu untuk Diagnosa, Terapi, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi lainnya. o Pelayanan Medik : • Standar Therapi : Untuk menangani penyakit tertentu (standar yanmed), contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP apendisitis akut,dll • Standar Pelayanan Medis : Untuk Dx/Tx : SOP lumbal punksi, SOP pemberian obat kejang demam,dll • Uraian Tugas dokter • dan lain-lain o Pelayanan Keperawatan : • SOP persiapan pasien operasi,dsb o Pelayanan Profesi lain : • meliputi lab, radiologi, rehab medis, farmasi dsb 2. SOP Pelayanan :

1

MANFAAT PROSEDUR o Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS o Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS o Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya o Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada o Memastikan tidak adanya daerah abu-abu o Overlapping & underlapping wewenang tidak ada o Bukti adanya manajemen mutu di RS PROSEDUR YANG BAIK o Jangan menggunakan kalimat majemuk o Kenali dg jelas siapa melakukan apa. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.Tim Akreditasi RS Karya Husada Memuat proses kerja yang bersifat manajerial/adminsitratif dlm yanmed. SOP konsultasi medis. wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait. SOP perencanaan program/proyek/kegiatan. 8. Contoh : SOP pendaftaran pasien. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi ttt suatu kegiatan secara optimal 2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja. keperawatan & penunjang medik yang berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasien Contoh : SOP dokter jaga ruangan. serta senantiasa meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS TUJUAN KHUSUS 1. duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan 4. Sebagai dokumen pelatihan bagi pelatih. Untuk menjelaskan alur tugas. surveyor dsb 3. 6. umumnya kegiatan non medis. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya. SOP petunjuk teknis penyelenggaraan RM. kapan & mengapa o Harus menggunakan bahasa yang dikenal pemakai o Merupakan flow charting dari proses kegiatan 1 . efektif dan aman. SOP keuangan (billing system. supervisor. 7. dimana. keraguan. SOP Administrasi : Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-kegiatan. akutansi. SOP rujukan kelaur RS. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan 5.dll) TUJUAN UMUM Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dg efisien. 3.

. tetapkan siapa yang melakukan penomoran  susun tata cara penomoran. TATA CARA PENGELOLAAN SOP o Ketua tim akreditasi RS --> orang yang berwenang utk mengelola SOP o Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS o Buat tata cara penyusunan. penarikan. penomoran..Tim Akreditasi RS Karya Husada Prinsip SOP o SOP memuat segala indikasi dan syarat yang hrs dipenuhi pada setiap upaya... hrs memudahkan pemakaian (user friendly).. YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENYUSUNAN SOP o Ada staf yang mampu & mau  aspek pekerjaan & aspek psikologis o Ada target waktu o Ada komitmen pimpinan o Ada anggaran o Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen TATA CARA PENOMORAN o Semua SOP harus diberi nomor. PROSES PENYUSUNAN SOP o Sebaiknya dikelola oleh suatu Tim/Panitia. tidak bermakna ganda o Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs. distribusi. dengan masukan dari Unit Kerja ybs o Identifikasi kebutuhan SOP o Sebagian SOP-SOP memerlukan uji coba o Sumber materi SOP dapat diperoleh dari. penyimpanan & evaluasi & revisi SOP TATA CARA PENYUSUNAN SOP o Format SOP  menggunakan format dari KARS o Siapa yang menyusun.... bila yang menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas.. dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan o SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasien o Gunakan bahasa sehari-hari. 1 . o Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen. o Harus selalu didokumentasikan. o Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum ditandatangani pimpinan  utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja.. serta kebijakan dan peraturan formal. mempunyai urutan.

diambil & dibaca oleh pelaksana EVALUASI o Tujuan : membudayakan internal audit o Evaluasi dilaksanakan 1 . 02 : yanmed.dst Digit akhir utk prosedur : 01 : pros identifikasi pasien dewasa.dst Digit tengah utk kebijakan : 01 : falsafah & tujuan. 02 : administrasi & pengelolaan.Tim Akreditasi RS Karya Husada o o o Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun pedoman. SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretaris Tim akreditasi/Tata usaha o Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dengan formulir tanda terima PENYIMPANAN o Yang dimaksud dengan penyimpanan disini adalah bagaimana SOP tersebut disimpan o Semua SOP harus tersimpan pada Tim akreditasi o Tata cara penyimpana perlu disusun o Unit kerja hanya menyimpan SOP yang sah sesuai jenis kegiatan yang saat ini dilakukan  SOP yang sudah tidak dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha tergantung SOP yang ada di RS o Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan  Tim akreditasi atau tata usaha o Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku o Penyimpanan di unit kerja  diletakkan ditempat yang mudah dilihat. Judul & nomor dokmut agar dibuatkan indeks. PENOMORAN YANG DILAKUKAN DI SUATU RS : Penomoran bag. 02 : pros identifikasi pasien bayi : Contoh: Nomor untuk prosedur identifikasi pasien bayi : 01 01 02 CONTOH dipakai 3 o o o o o o PENDISTRIBUSIAN SOP o Yang dimaksud dng distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yang memerlukan SOP tsb sebagai panduan utk melaksanakan pekerjaan o Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen  sentralisasi atau desentralisasi o Jenis SOP yang didistribusikan • SOP hanya utk unit kerja tertentu • SOP utk seluruh unit kerja o SOP yang di lapangan adalah yang berlaku. penomoran/3 bag digit penomoran Digit awal utk jenis pelayanan : 01 : admin. Indeks dibuat sentral .

Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00. yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP o Revisi perlu dilakukan bila :  Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dng keadaan yang ada  adanya perkembangan ilmu & teknologi  adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru o Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi FORMAT SOP o Sesuai dengan lampiran Surat Edaran dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. dokumen revisi pertama diberi angka 01.02.dsb o Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yang harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebut o Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas 1 . bisa menggunakan huruf atau angka. Misal SOP dng 5 halaman  halaman peratma : 1/5.dst. kebutuhan RS. maksimal 3 th sekali  sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut Tetapkan pelaksana evaluasi Buat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi PERUBAHAN atau REVISI o Yang dimaksud dng revisi adalah keg.2. Prosedur tetap. dst o Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. 00.dsb o No. dapat diberi logo o Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya. prosedur kerja. Petunjuk pelaksanaan. Persiapan pasien operasi. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yang beralku di RS ybs yang dibuat sistematis agar ada keseragaman o No.dst o Prosedur Tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yang digunakan RS. Biopsi ginjal. misal : Konsultasi medis. halaman kedua 2/5.837 tertanggal 1 Juni 2001.2. revisi : diisi dng status revisi. & atau standar profesi terkait o KOTAK HEADING o Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman o Kotak RS diberi nama RS. dokumen revisi I diberi huruf B.Tim Akreditasi RS Karya Husada o o o o  berkala. perihal bentuk SOP Mulai diberlakukan Januari 2002 o Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yang berlaku di RS jbs. misalnya Prosedur. Atau usaha utk memperbaiki suatu SOP. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A.

KAPAN & BAGAIMANA (Who. DIMANA. sehingga tercantum dlm bbrp SOP yang “dipayungi” 4. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP. when. & staf/petugas yang berwenang. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. No revisi & halaman ISI SOP 1. judul SOP. Dapat berisi (terkait denagn) bbrp kebijakan yang mendasari SOP tsb.Tim Akreditasi RS Karya Husada o Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS. diuraikan secara lengkap unsur-2 yang menyangkut : SIAPA. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian 2. what. Buktikan ! Write what you do and Do what you write. where. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digunakan. Prove it ! 1 . waktu. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb Inti Akreditasi Tulislah yang anda kerjakan TERIMA KASIH dan kerjakan yang anda tulis. Bila memungkinkan. frekuensi dalam proses kerja yang digunakan. No dokumen. how) 5. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yang menguarikan langkah-2 kegiaatn utk menyelesaikan proses kerja ttt. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik 3.